La necesidad de garantizar una correcta gestión de los fondos públicos ha dado lugar al establecimiento en el ordenamiento jurídico de una serie de medidas orientadas a evitar irregularidades y a corregirlas en caso de que se produzcan. A este conjunto de medidas se les conoce bajo la genérica expresión de “control de la actividad financiera”. En realidad toda actividad administrativa, sea publica o privada, está sujeta al control. Pero en el manejo de los fondos públicos es necesario su revisión y rendición, lo que ha dado lugar a que se establezcan controles específicos. Las causas hay que buscarlas en dos circunstancias: de una parte, los fondos públicos no son propios de quien los gestiona y, por tanto, ha de dar cuenta de su empleo, y la otra, el riesgo de una mala administración del dinero conlleva a una penalización por parte de la ley contra la corrupción.
El objetivo de esta investigación es fundamentar la importancia de la gestión de los fondos públicos, en las universidades venezolanas tomando como punto de partida a la Universidad Bolivariana de Venezuela como proyecto bandera dentro del sistema educativo.
Introducción
La Educación superior en Venezuela a tenido una evolución, señalándose que como consecuencia del auge petrolero la educación venezolana no era considerada como prioridad y que para el año cincuenta existía únicamente tres universidades como la Universidad Central de Venezuela, la de los Andes y la del Zulia. Por otra parte con el levantamiento de la democracia en el año 58 nace la autonomía del sector universitario aunado a la renta petrolera y a un modelo de sustitución de importaciones, trayendo con esto un rápido crecimiento de las Instituciones de Educación Superior.
La educación superior en Venezuela para principios del año 2003 se había convertido en un privilegio, ya que solo una mínima parte de la población podía acceder a este derecho, debido principalmente a la escasez de recursos presupuestarios destinados a instituciones públicas de educación superior y por otra parte, al alto costo exigido para la matricula en instituciones privadas de educación superior.
Una buena Gerencia Universitaria, requiere una organización integrada con una concepción clara de su identidad y fines. Para poder llevar a cabo una organización eficiente sobre la base de modelos adecuados de planificación con sistemas de información apropiados y las decisiones originadas deben ser centralizadas a través de un equipo gerencial de calidad, tendiendo a una estructura de toma de decisiones que evite la incertidumbre y la falta de control en las acciones propuestas.
La Ley de la Administración Pública tiene bajo su responsabilidad el cuidado, manejo y utilización de los bienes públicos, en procura del beneficio y del bien común de todas las personas que habitan el territorio nacional, dentro del marco de la Constitución y las Leyes y en este sentido, las entidades públicas (universidades) están orientadas a prestar un servicio y su legitimidad se sustenta en la eficiencia y calidad para poder satisfacer las demandas de su comunidad dentro de un marco de valores compartidos que promuevan los derechos humanos, el bien común y la dignidad de las personas.
Gestión de los fondos
La gestión de fondos son todos los procesos que consisten en conseguir, mantener y utilizar dinero, sea físico (billetes y monedas) o a través de otros instrumentos, como cheques y tarjetas de crédito. La gestión financiera es la que convierte a la visión y misión en operaciones monetarias.
Funciones
• Determinación de las necesidades de recursos financieros: planteamiento de las necesidades, descripción de los recursos disponibles, previsión de los recursos liberados y cálculo de las necesidades de la financiación externa.
• Adquisición de financiación según su forma más beneficiosa: teniendo en cuenta los costos, plazos y otras condiciones contractuales, las condiciones fiscales y la estructura financiera de la empresa.
• Aplicación juiciosa de los recursos financieros, incluyendo los excedentes de tesorería: de manera de obtener una estructura financiera equilibrada y adecuados niveles de eficiencia y rentabilidad.
• Análisis financiero: incluyendo la recolección, el estudio de información de manera de obtener respuestas seguras sobre la situación financiera de la empresa.
• Análisis con respecto a la viabilidad económica y financiera de las inversiones.
En otras palabras la gestión financiera o gestión de fondos, es una de las áreas funcionales, hallada en cualquier organización, la cual le corresponde los análisis, decisiones y acciones relacionadas con los medios financieros necesarios a la actividad de dicha organización. Así, la función financiera integra todas las tareas relacionadas con el logro, utilización y control de recursos financieros.
Gestión de los fondos en las Universidades Venezolanas
Los fondos en las universidades venezolanas son asignados a través del presupuesto nacional para la administración central y de allí para los entes descentralizados como el caso de las universidades publicas. Existen dos tipos de fondos que son: fondo en avance y fondo en anticipo. Para el manejo de dichos fondos se realiza la apertura de una cuenta bancaria la cual debe ser previamente autorización de la Oficina Nacional del Tesoro
Se entiende por avance, las entregas de fondos que se hagan a los responsables de las unidades administradoras centrales y desconcentradas del respectivo órgano, para atender los compromisos derivados de los siguientes conceptos:
1. Gastos de defensa y seguridad del Estado.
2. Gastos de las embajadas, consulados y delegaciones acreditadas en el extranjero y cualesquiera otras unidades administradoras constituidas en el exterior.
3. Sueldos y sus compensaciones, primas, salarios, remuneraciones especiales, bono vacacional, aguinaldos, gastos de representación, pagos por comisiones de servicio y cualquier otro gasto de remuneración de carácter permanente que a los efectos del presente Reglamento, se denominan gastos de personal, salvo los conceptos que se autoriza a pagar con fondos en anticipo, en los términos establecidos en el artículo 70 de este Reglamento.
4. Pensiones, jubilaciones y demás asignaciones para el personal pensionado o jubilado.
5. Gastos por concepto de becas.
6. Los referidos a la partida de asignaciones no distribuidas y otras partidas centralizadas en el Ministerio de Finanzas.
7. Gastos relacionados con Maniobras o ejercicios de instrucciones militares, de la Fuerza Armada Nacional.
8. Comisiones bancarias, derivadas de la apertura y servicios de las cuentas a que se refiere la disposición establecida en el Reglamento Nº 3 Sobre el Sistema de Tesorería
Los fondos en anticipo son los girados con carácter permanente y de reposición periódica, a los funcionarios responsables de las unidades administradoras del respectivo órgano, quienes tienen obligación de rendir cuenta de la utilización de los mismos conforme a la normativa vigente. No podrá exceder del ocho por ciento (8%) de la sumatoria anual de los créditos presupuestarios asignados a dicha dependencia en la distribución administrativa de los créditos presupuestarios, para las siguientes partidas o subpartidas del plan o clasificador presupuestarios:
1.- Gastos de personal, excepto aquellos de carácter permanente que se paguen con fondos en avance.
2.- Adquisición de Materiales y suministros.
3.- Servicios no personales, excepto servicios de gestión administrativa.
4.- Activos reales, excepto:
a) Inmuebles y equipos existentes.
b) Conservación, ampliaciones y mejoras.
c) Estudios y proyectos para inversión en activos fijos.
d) Contratación de inspección de obras.
e) Construcciones del dominio privado.
f) Construcciones del dominio público
5.- Donaciones a personas.
Los órganos del sector público ordenadores de compromisos y pagos podrán modificar el porcentaje establecido, hasta un máximo del diez por ciento (10%) de la sumatoria anual de los créditos presupuestarios asignados a dicha dependencia en la distribución administrativa de los créditos presupuestarios, previa aprobación de las Oficinas Nacionales de Presupuesto y del Tesoro. Dicha modificación, deberá ser solicitada antes del inicio del respectivo ejercicio presupuestario.
De lo anteriormente descrito la autora considera que los fondos de avance y de anticipo son asignados por el estado a la administración central y desconcentrada, para la adquisición de bienes y servicios menores los cuales se relacionan con las partidas presupuestarias “Materiales, Suministros y Mercancías” y “servicios no personales”.
Gestión de los fondos en las Instituciones de Educativas Superior (UBV)
La Universidad Bolivariana de Venezuela (UBV) fue creada por el Presidente de la República Hugo Rafael Chávez Frías por decreto Presidencial Nº 2.517 el 18 de julio del 2003, bajo la estructura de una IES con característica experimental, donde se busca establecer un modelo de gestión diferente de las demás universidades experimentales existentes en Venezuela, donde los grandes pilares fundamentales de la gestión universitaria como lo son la Docencia, Investigación y Extensión sufren cambios con el propósito de vincular la universidad más con la sociedad y de esta forma dar respuesta directa a las demandas existentes.( Gaceta Oficial Ordinaria Nº 37.737)
Serán fondos en anticipo los girados con carácter permanente y de reposición periódica, a los coordinadores de la sede de la UBV, designados por el consejo universitario para ese fin procediéndose de la siguiente manera:
– Toda solicitud de anticipo se hará mediante comunicación previa a la dirección de apoyo socio administrativo, en la cual se exponga el motivo del mismo.
– Se podrá utilizar el fondo en anticipo para los siguientes conceptos:
1. compra de materiales y suministros.
2. Servicio de reparación.
3. Mantenimientos correctivos y preventivos de equipos y bienes.
4. Materiales y equipos para el uso de las propias sedes.
5. Donaciones a personas.
– Para la determinación de las cantidades por las cuales podrán girarse los fondos en anticipo, la Dirección de Apoyo socio-administrativo de la UBV, analizara los requerimientos de recursos por parte de la sedes y la presentara ante el Consejo Universitario para su aprobación y una vez aprobado por consejo universitario la dirección de apoyo socio administrativo remitirá copia de la resolución de aprobación con el memorando de solicitud a la dirección de administración para que esta emita ordenes e inicie el proceso de apertura del fondo mediante elaboración de cheque.
– El usuario del fondo en anticipo, adscrito a la Unidad deberá consignar para la rendición de cuenta los siguientes documentos:
1. facturas y/o recibos.
2. Relación de gastos por concepto, código, monto y fecha.
3. Estados de cuentas y conciliación bancaria.
4. Libro de banco.
– El responsable de manejo de fondo en anticipo podrá solicitar ante la dirección de apoyo Socio Administrativo la reposición correspondiente cuando se haya utilizado, al menos el (75%) del fondo.
– Al realizarse la transferencia del fondo, la unidad de caja se comunicará con el encargado el manejo del fondo en anticipo.
– La unidad de Auditoria Interna de la UBV, debidamente autorizado podrán realizar arqueos sorpresivos al fondo en anticipo.
– De hallarse alguna irregularidad en el correspondiente manejo del fondo en anticipo por parte de la sede de la UBV, se deberá levantar una acta de la situación encontrada y remitirla a las autoridades de estas, con copia a la dirección de apoyo socio administrativo y auditoria interna.
De lo anterior escrito, se considera que los fondos en anticipo en la Universidad Bolivariana de Venezuela son asignados a las sedes con la finalidad cubrir los gastos de funcionamiento y estos a su vez deben rendir cuenta de su función ante las autoridades como lo establece la ley.
Función de supervisión de los Fondos
La asignación de funciones y procedimiento debe incluir la supervisión de cada funcionario sobre las operaciones bajo su autoridad, así como la verificación del cumplimiento de los objetivos de control interno. La supervisión de los fondos recae en el funcionario responsable de dicho fondo ya que debe llevar los registros necesarios a los fines de su contabilización y control, además deberá optar las medidas para cancelar de manera inmediata los gastos causados debidamente conformados. Los responsables de los fondos en avance y/o en anticipo deben manejar por cada tipo de fondo una cuenta corriente bancaria a nombre del organismo, de acuerdo con lo dispuesto en la normativa vigente de conformidad con lo previsto en el reglamento Nº 1 sobre el sistema presupuestario
El control sobre la eficacia y eficiencia en la administración de los Fondos corresponden a: El Director o Jefe de la Unidad responsable del manejo operativo del mismo, la Dirección de Finanzas y la Dirección de Auditoria Interna, según lo dispuesto en las leyes vigentes y en los procedimientos internos de cada instancia.
Los funcionarios responsables del Manejo de los Fondos en Anticipo, Especiales y otros en ocasión del desempeño de sus funciones, responden penal, civil, disciplinaria y administrativamente por los actos, hechos y omisiones contrarios a la presente normativa
Conclusiones
La gestión de los fondos a nivel internacional así como nacional son establecidos por el estado para el manejo de gastos menores, fijándole un porcentaje del presupuesto asignado a cada institución, los cuales son supervisados por la dirección de administración y finanzas, como también por las unidades de auditoria interna, a través de leyes y reglamentos del estado incluidos en los manuales y normas de procedimientos para los fondos en anticipo y en avance.
Bibliografía
1. El Reglamento Nº 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público (LOAFSP.2005).República Bolivariana de Venezuela.
2. Reglamento de Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” 2008. Barquisimeto. Venezuela.
3. Manual de Normas de Control Interno 2005. Superintendencia de Auditoria Interna. República Bolivariana de Venezuela.
4. Decreto de creación de la Universidad Bolivariana de Venezuela. Gaceta Oficial Ordinaria Nº 37.737
5. Ley Orgánica de la Administración Pública, Gaceta Oficial 37.305 (2001).
