Diseño de un sistema de contabilidad para diferentes cuentas en Cuba

DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD PARA LAS CUENTAS DE ACTIVOS FIJOS,
CAJA Y BANCO, NOMINA E INVENTARIOS
Autores: Lic. Valia González Rivadeneira1
Lic. Francisco Pérez Jiménez2
Miguel Angel Pereda Quiroga3
Institución: Universidad de Ciego de Ávila Máximo Gómez Báez,
Institución de Proyectos Azucareros Azcuba, Cuba.
RESUMEN
Para el diseño de un Sistema de contabilidad se consultó la base normativa del sistema de
control interno para después desarrollar los procedimientos contables y financieros específicos
para la Empresa de proyectos de la industria azucarera, sirviendo de complemento de la
Resolución No 297/2003 y teniendo como objetivo lograr mayor eficiencia en el desempeño
de las tareas, además se logró una adecuada sistematización en el ámbito estratégico,
administrativo y operativo para convertirse en herramienta integral de la dirección. Esto
permitió aplicar una herramienta de control interno contextualizada con la Resolución 60 de la
Contraloría General de la República de Cuba para que entonces evaluar el grado de aplicación y
cumplimiento de los procedimientos de control establecidos en la Oficina provincial de proyectos del
MINAZ de Ciego de Ávila. Resulto conveniente además aplicar, hasta donde las condiciones
concretas de la Entidad lo permitieron, la práctica de rotar a los trabajadores en sus distintos
puestos de trabajos teniendo en cuenta sus conocimientos y nivel ocupacional, lo que limito
los riesgos de la comisión de fraudes viabilizando su descubrimiento en caso de producirse
éstos y teniendo además la ventaja de aumentar la eficiencia del trabajo al conseguir un
entrenamiento más integral.
Palabras claves: normas, procedimientos, control.
SUMMARY
For the design of a system of rules based accounting internal control system and then develop
specific accounting and financial procedures for the company's sugar industry projects, serving
as a complement to the Resolution No 297/2003 and having consulted as aim to achieve
greater efficiency in performing tasks, also adequate systematization in the strategic,
managerial and operational level was achieved to become an integral tool of management.
This allowed to apply internal control tool contextualized with Resolution 60 of the
Comptroller General of the Republic of Cuba to then assess the degree of implementation and
compliance with the procedures included in the provincial offices of the Ministry of Sugar in
Ciego de Avila. Also proved convenient to apply, as far as the specific conditions of the Bank
allowed it, the practice of rotating workers at different work stations taking into account their
knowledge and occupational level, limiting the risks of making possible the commission of
fraud discovery if they occur and also having the advantage of increasing the efficiency of
work to get a more comprehensive training.
Keywords: rules, procedures, decisions.
INTRODUCCIÓN
El control interno comprende el plan de organización, los métodos y procedimientos que tiene
establecidos una empresa o negocio, constituidos en un todo para la obtención de tres
objetivos principales: la obtención de información financiera correcta y segura, la salvaguarda
de los activos y la eficacia de las operaciones.
La implementación de un sistema de contabilidad es la herramienta que permite llevar un
control de las negociaciones mercantiles y financieras para así obtener una mayor
productividad y aprovechamiento de los recursos. Para la realización del procedimiento se
tomaron en cuenta lo planteado en la Resolución No 54/2005 del Ministerio de Finanzas y
Precios de fecha 24 de marzo, que norma los elementos a tener en cuenta en el manual de
costo que debe elaborar cada entidad a partir de la norma cubana de Contabilidad y como parte
del Sistema de Control interno.
Registrando y clasificando las operaciones de la empresa, para así informar los hechos
económicos en forma pertinente, permitiendo ejecutar las tareas según los procedimientos
preestablecidos, todo bajo control y supervisión del contador de nuestra Empresa.
MINISTERIO DE FINANZAS Y PRECIOS Resolución No. 610 de marzo de 1998 Norma
Financiera relacionada con el procedimiento de Registro y Control contable.
MATERIALES Y MÉTODOS.
Se realizó una investigación bibliográfica para el estudio de las distintas fuentes de
información que permitieron fundamentar desde los puntos de vista teórico y metodológico los
aspectos relacionados con la implementación de un sistema de contabilidad que facilitara los
procedimientos contables de la empresa. Se revisaron los antecedentes y se determinó la
evolución del sistema después de implantado los procedimientos
SISTEMA DE CONTABILIDAD
Constituye una estructura ordenada y coherente mediante la cual se recoge toda la información
necesaria de una entidad como resultado de sus actividades operacionales, valiéndose de
todos los recursos que la actividad contable le provee y que al ser presentados a los
directivos y accionistas le permitirán tomar las decisiones operativas y financieras que le
ayuden a la gestión del negocio.
Organización del Registro Contable, Sub-división para el registro de la Información
primaria.
DEFINICIÓN
El control interno comprende el plan de organización, así como los métodos debidamente
clasificados y coordinados, además de las medidas adoptadas en la entidad para proteger sus
recursos, propender a la exactitud y confiabilidad de la información contable, apoyar y medir
la eficiencia de las operaciones y el cumplimiento de los planes, así como estimular la
observancia de las normas, procedimientos y regulaciones establecidas.
La implantación de las medidas de control interno y la realización sistemática de los controles
y de la aplicación de divisiones para erradicar las deficiencias detectadas, deben ser Áreas
priorizadas de cada dirigente y de todos los trabajadores, que redundarán en un incremento de
la eficiencia económica y en la calidad y el resultado positivo de las actividades desarrolladas
por cada entidad.
Para establecer un eficaz sistema de control interno, previamente ha de tomarse en cuenta la
organización de la entidad sobre la base de determinados principios, entre los cuales son
fundamentales los siguientes:
Adecuada división del trabajo, que garantice que los responsabilizados con la custodia de
los medios y la elaboración de los documentos primarios no tengan autoridad para aprobar
los mismos y que ambos no tengan la función o posibilidad de efectuar anotaciones en los
registros contables; o sea, que en ningún caso una sola persona tenga el control íntegro de
una operación. Esto posibilita además, que la tarea ejecutada por un trabajador lleve
implícita la comprobación de la realizada por otro con anterioridad.
Garantizar que los procedimientos inherentes al control de las operaciones económicas, así
como la elaboración y aprobación de los documentos pertinentes, permitan determinar en
todos los casos, la responsabilidad primaria sobre todas las anotaciones y operaciones
llevadas a cabo, partiendo de la concepción de que las normas y procedimientos
estructurados sobre la base de una adecuada organización, prevean las funciones de cada
área, o sea qué hay que hacer, así como las consecuentes responsabilidades de cada uno de
los integrantes de la misma. La anotación oportuna de todas las operaciones contables debe
garantizar que todo recurso o servicio recibido o entregado, sea registrado y a la vez sirva
de evidencia documental que precise quién lo ejecutó, aprobó, registró y verificó.
Supervisión de las operaciones reflejadas en cada cuenta y subcuenta o análisis en forma
sistemática, por personal independiente al que efectúa dichas anotaciones, con el fin de
observar si las operaciones registradas se corresponden con el contenido de cada cuenta.
Aplicación a la función contable
Para que un Sistema de Contabilidad garantice un eficiente control interno, requiere estar
conformado por:
El Nomenclador de Cuentas, que precise las cuentas, subcuentas y análisis, tanto de uso
general como específico que deben utilizarse por la entidad, de acuerdo a las actividades que
desarrolla.
Definición del contenido y uso de las cuentas, subcuentas y análisis, en especial de las de
utilización específica, establecidas atendiendo a las peculiaridades de la entidad, así como de
las aclaraciones que procedan en las de uso general.
Integración y divulgación de los Principios Contables Generalmente Aceptados y de los
Principios de Control Interno a cumplimentar por la entidad.
Recopilación de las Normas y Procedimientos a aplicar, basados en las regulaciones
emitidas por los organismos globales y ramales, así como los específicos de cada
entidad, atendiendo a las particularidades de su actividad y a los requerimientos de su
organización y dirección.
Elaboración de un Sistema de Contabilidad de Costo consecuente con las normativas
vigentes en esta materia ramales y nacionales, condicionado a las particularidades de
las actividades que desarrolla la entidad y consecuente con la organización del
proceso productivo o de prestación de servicios.
Establecimiento del Sistema Informativo Interno compatible con el Sistema
Informativo General vigente para toda la economía, que garantice las necesidades de
análisis a cada nivel.
Definir los aspectos de carácter general a tomar en consideración en función de
adaptar cada uno de los subsistemas que conforman los Subsistemas de Control
Interno.
Control interno Principios que rigen el control interno División del trabajo
La esencia de éste principio descansa en la separación de funciones de la unidad operativa de
actividades de forma tal que una persona no tenga un control completo de la operación, para lo
cual se debe distribuir el trabajo de modo que una operación no comience y termine en la
persona o departamento que la inició. De esta forma el trabajo de una persona es verificado
por otra, que trabaja independientemente, pero que al mismo tiempo está verificando la
operación realizada, lo que posibilita la detección de errores u otras irregularidades.
Lo esencial es precisar que los procesos de elaboración y aprobación de los documentos
primarios, se efectúen por personas distintas a las que los registran y éstos no sean los que
elaboran y aprueban los Comprobantes de Operaciones que sirven de base a las anotaciones.
Es necesario dividir las diferentes operaciones en forma tal que los resultados parciales de una
operación puedan ser verificados con el resultado de su contabilización.
Se extiende este principio a toda actividad laboral administrativa y debe aplicarse hasta donde
las posibilidades del personal lo permitan, esto quiere decir que a pesar de los beneficios que
ofrece su aplicación, debe ser objeto de una lógica adecuación cuando la plantilla del personal
es pequeña, el aumento del personal con este fin debe ser la última de las alternativas, cuando
no haya otra solución, ya que debe tenerse en cuenta que el costo de un control no debe ser
superior a los beneficios que se deriven.
De acuerdo a lo planteado la Empresa define lo siguiente:
La División del trabajo entre los departamentos:
Almacenes(Aseguramiento)
En la actividad de almacenes los trabajadores que llevan los sub.- mayores de inventario no
poseen acceso a las tarjetas de estiba ni a las propias estibas Así como se probe que estos
despachen mercanas. Solamente participan en la toma física de los inventarios parciales o
totales con la presencia del dependiente del área de responsabilidad. El dependiente y responsable
de almacenes no tienen acceso a los sub-mayores de inventarios ni a los documentos de salida,
entrada u otros desps de su archivo en contabilidad además la recepcn la realiza sin el
documento de factura o conduce auxiliándose del método de recepción a ciegas, las entregas de
recursos en los almacenes se ejecutan teniendo en cuenta la resolución de firmas autorizadas en
los almacenes, que describe además los productos que estos pueden extraer en cada caso. A los
almacenes y sus estibas, así como a la documentacn del mismo no tienen acceso personal
externo. Solamente los autorizados por el director de la Empresa y en compañía del almacenero.
Los trabajadores de los almacenes así como el jefe de abastecimiento no tienen firmas autorizadas
para extraer recursos y aquellos que la tienen les esta prohibido hacer compras, Además los
compradores no están autorizados a firmar solicitudes de materiales.
Produccn
Ejecuta el control de la produccn desde el punto de vista sico entregando a contabilidad los
reportes de hombres as por cada proyecto, conciliando la producción en proceso, detectando
posibles desviaciones o paralizaciones, así como el costo por peso y controla la ejecución sica
de cada contrato, sen la estructura organizativa de la Unidad realiza las facturas de venta por
servicios terminados y controla en registro habilitado el cobro de las mismas.
Comercial:
El especialista Comercial se encarga de la búsqueda de trabajo para el departamento técnico,
sen la estructura organizativa realiza la facturación de las ventas, teniendo preenumerado las
facturas en blanco, crear los mecanismos para que se desarrolle una buena gestión en los cobros
que este ayude a la liquidez de la entidad
Recursos Humanos
El departamento de recursos humanos entrega a contabilidad el Control de Datos mina,
reportes de pago y las prenóminas, sen corresponda. Los reportes de pago son archivados por
el departamento de contabilidad en su documento original, tanto las correspondientes al pago
normal de salario en moneda nacional, Pago por resultado en MN y Estimulación en Divisas.
Controla este departamento los contratos de trabajo de cualquier tipo y las asistencias al trabajo,
así como estas son computadas para la confeccn de los reportes de pago.
Especialista B Gestn Económica (ESP PRINCIPAL)
El Especialista B Gestn Económica (Esp. Principal) tiene la responsabilidad de dirigir y
organizar la actividad económica y contable, y en las UEB trabajar coordinar y controlar la
confección del plan técnico económico así como evaluar la situación de la entidad. Definir la
correcta segregación de funciones entre lo operativo, administrativo y de custodia en el radio de
acción garantizando que ninn departamento controle los registros contables relativos a sus
operaciones y que ningún trabajador controle todas las fases de una transacción. Su autoridad
es definida en cuanto a la actividad que dirige y todos aquellos departamentos que por su
vinculación estrecha con economía puedan afectar el buen desarrollo económico de la empresa en
la política contable, en el control interno, en las finanzas, en los costos y en los precios, además,
se faculta para solicitar medidas disciplinarias a aquellos funcionarios y dirigentes que incumplan
la política económica y de control, tanto en las finanzas como en la contabilidad, y otras materias
económicas. Su autoridad también es definida en la determinación de la implantación de los
diferentes sistemas de control, programas computarizados y explotacn del equipamiento
cibernético.
Especialista B Gestión Económica (Contabilidad)
Especialista B Gestión Económica (Financista)
Especialista B Gestión Económica (Planificación)
Las funciones de estos especialistas están determinadas en cada Unidad en correspondencia
con la distribución interna que se haya realizado en el Departamento de Contabilidad y
Finanzas, previamente establecido en el diseño del puesto de cada uno
Efectivo en Caja es el responsable en cada entidad de mantener el efectivo y valores
equivalentes en lugar apropiado que ofrezca garantía contra robos, incendios, etc. observando
las disposiciones vigentes dictadas por la Banca Central de Cuba y los Ministerios de Finanzas
y Precios y de Economía y Planificación.
Efectivo en Banco representa la existencia de los medios monetarios depositados en cuentas
bancarias que operan en la entidad.
PROCEDIMIENTOS CONTABLES EFECTIVO EN BANCO
Cuenta Subcuenta Detalle Parcial Debe Haber
101 Efectivo en banco XXX
01 Operaciones corrientes XXX
135 Cuentas por Cobrar a Corto plazo XXX
01 Sector MINAZ XXX
05 Sector no MINAZ XXX
340 Cuentas por cobrar diversas XXX
01 Sector MINAZ
05 Sector no MINAZ
341 Relaciones Financieras Entre Unidades XXX
01 Operaciones mercantiles entre unidades XXX
164 Adeudo Presupuesto del Estado XXX
05 Invalidez parcial XXX
39 Otros Adeudos XXX
167 Adeudo Organismo Superior XXX
09 Otras XXX
PROCEDIMIENTOS CONTABLES INVENTARIOS
Representan el valor atribuido a los objetos de trabajo de la empresa que constituye sus
reservas productivas, la producción en proceso, las mercancías en circulación y otros medios
que por su peculiaridad se incluye en este grupo.
Cuenta Subcuenta Detalle Parcial Debe Haber
189 Materias primas y Materiales XXX
01 Viveres XXX
02 Materiales XXX
191 Partes y Piezas de Repuestos XXX
192 Envasesy Embalajes Retornables XXX
01 En Almacen XXX
193 Utiles y Herramientas XXX
01 En Almacen XXX
196 Mercancias Para la Venta XXX
410 Cuentas por pagar XXX
01 Sector MINAZ XXX
05 Sector no MINAZ XXX
413 Cuentas por Pagar en Divisas XXX
01 Sector MINAZ XXX
05 Sector no MINAZ XXX
568 Relaciones Financieras Entre Unidades XXX
01 Operaciones mercantiles entre unidades XXX
PROCEDIMIENTOS CONTABLES ACTIVOS FIJOS
Medios de trabajo destinados a la prestación de servicios o producción material, que conserva
su vida útil por un tiempo prolongado, generalmente más de un período económico y que
transfieren gradualmente su valor al producto elaborado o servicios prestados.
Cuenta Subcuenta Detalle Parcial Debe Haber
240 Activos Fijos XXX
01 Edificios XX
02 Otras Construcciones XX
03 Máquinas y Equipos Energéticos XX
04 Máquinas y Equipos Productivos XX
05 Aparatos y Equipos Tecnicos Especiales XX
06 Medios y Equipos de Transporte XX
07 Muebles y Otros Objetos XX
08 Animales XX
421 Cuentas por Pagar AFT-MLC XXX
01 Empresariales XXX
02 Estatales XXX
422 Cuentas por Pagar AFT-MN XXX
01 Empresariales XXX
02 Estatales XXX
PROCEDIMIENTOS CONTABLES NOMINAS
Constituye el documento que formaliza el cobro de los trabajadores por conceptos de haberes
y salarios, vacaciones, subsidios, primas o vinculaciones, obteniéndose la conformidad de
estos mediante la firma en este documento.
Cuenta Subcuenta Detalle Parcial Debe Haber
822 Gastos Administrativos XXX
09 Otras Actividades (Elemento Gasto) XXX
700 Producción Principal en Proceso XXX
03 Débitos Años (Elemento Gasto) XXX
731 Gastos Indirectos Producción XXX
09 Otras Actividades (Elemento Gasto) XXX
865 Otros Gastos XXX
01 Comedor y Cafeterías (Elemento Gasto) XXX
492 Provisión para Vacaciones XXX
440 Obligaciones con el Presupuesto del Estado XXX
02 Seguridad Social XXX
04 Imp. Personal Seguridad Social Especial XXX
05 Créditos personales XXX
06 Viviendas Vinculadas XXX
CONCLUSIONES.
El manual de normas y procedimientos contable y financiera, contiene la base normativa como
parte del sistema de control interno, sirve de complemento de la Resolución No 60/2011 y
tiene como objetivo lograr mayor eficiencia en el desempeño de las tareas, además lograr una
adecuada sistematización en el ámbito estratégico, administrativo y operativo para convertirse
en herramienta integral de la dirección. Constituye una guía de trabajo para los departamentos
contables de la Empresa de Ingeniería y Proyectos ubicado en la Oficina Central, UEB
Occidente, Centro Oeste, Centro este y las Oficinas Provinciales de Cienfuegos, Sancti
Spíritus, Ciego de Ávila, Las Tunas, Holguín y Granma, siendo de obligatorio cumplimiento
en todo el proceso contable.
BIBLIOGRAFÍA
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2. GRAIG-COOPER, M. y DE BACKER, P. Auditoría de gestión. Barcelona: Ed. Folio,
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Ed. Centrum técnicas y científicas, 1989.
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5. MORGAN, G. Imagenes de la organización. Madrid: Ed. Ra-Ma, 1990.
6. TERMES ANGLES, F. La auditoría de performance en el sector público. Madrid: Ed:
Instituto de Censores Jurados de Cuentas de España, 1991.
7. TRIGUEROS, J.A. y REIG, J. Técnicas y procedimientos de auditoría operativa.
Madrid: Revista técnica del Instituto de Censores Jurados de Cuentas de España, 1996.
8. PRADO, J.M. y GONZALEZ, M.I. Hacia una formulación de la auditoría no
financiera: La auditoría de gestión. Madrid: Revista técnica del Instituto de Censores
Jurados de Cuentas de España, 1996.
9. LAWRENCE L. Vance AUDITORIA. Nueva Editorial Interamericana

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Pérez Jiménez Francisco. (2016, febrero 1). Diseño de un sistema de contabilidad para diferentes cuentas en Cuba. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/diseno-sistema-contabilidad-diferentes-cuentas-cuba/
Pérez Jiménez, Francisco. "Diseño de un sistema de contabilidad para diferentes cuentas en Cuba". GestioPolis. 1 febrero 2016. Web. <http://www.gestiopolis.com/diseno-sistema-contabilidad-diferentes-cuentas-cuba/>.
Pérez Jiménez, Francisco. "Diseño de un sistema de contabilidad para diferentes cuentas en Cuba". GestioPolis. febrero 1, 2016. Consultado el 11 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/diseno-sistema-contabilidad-diferentes-cuentas-cuba/.
Pérez Jiménez, Francisco. Diseño de un sistema de contabilidad para diferentes cuentas en Cuba [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/diseno-sistema-contabilidad-diferentes-cuentas-cuba/> [Citado el 11 de Diciembre de 2016].
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