En Puerto Rico opera la Disciplina Progresiva en el empleo, estemos de acuerdo o no. Lo importante es saber cómo hacer que ésta situación opere favorablemente en nuestra empresa. La disciplina progresiva es un proceso paulatino y hay que estudiarlo y conocerlo para aplicarlo correctamente.
Disciplina Progresiva
En términos prácticos disciplina progresiva significa que si tu empresa interesa despedir a un empleado sin tener que pagarle compensación adicional alguna, como la mesada, y sin activar alguna posible presunción de discrimen, tiene que darle al empleado la oportunidad de ir corrigiendo sus fallas, a menos que la falta sea tan significativa que ponga en peligro y riesgo la operación de la empresa. Entonces procede el despido inmediato.
La aplicación del concepto podemos apreciarla mejor en casos de faltas intermedias como lo son el incumplimiento a cabalidad con el trabajo asignado o fallas en la asistencia. A un empleado que está, por primera vez, fallando en la ejecutoria de su trabajo o en la asistencia, tu empresa no puede despedirlo de hoy para mañana sin incurrir en responsabilidad. Pero puede inicialmente disciplinarlo de forma liviana con una amonestación verbal. La intención de la disciplina progresiva es darle al empleado la oportunidad de mejorar o corregir la conducta inaceptable.
Ahora, si el empleado no corrige satisfactoriamente la conducta y continúa fallando en lo mismo, entonces las ofensas subsiguientes del mismo asunto son disciplinadas de forma progresivamente más severa, por ejemplo, con una suspensión corta, una suspensión más larga, suspensión de empleo y sueldo hasta llegar al despido.
Como vemos la disciplina progresiva incluye amonestaciones verbales, amonestaciones escritas, suspensión de empleo y sueldo, y, finalmente, el despido. La medidas disciplinarias se toman porque:
1) la empresa estima que el empleado no ha cumplido con las normas, reglamentos o política de la empresa; o,
2) la empresa cree que el empleado no está desempeñando sus funciones de acuerdo a las normas establecidas.
Para imponer disciplina progresiva a un empleado que no está cumpliendo con las funciones de su puesto, las normas, reglamentos o políticas de la empresa es importante que el empleado conozca las funciones de su puesto y las normas, reglamentos o políticas de la empresa y que la empresa pueda probar que así es. Por lo tanto, es importante tener en el expediente del empleado recibos firmados por él haciendo constar que recibió copia de su descripción de deberes y de las normas, reglamentos y políticas de la empresa.
Si los dirigentes de la empresa no aplican disciplina progresiva, la omisión puede crearle responsabilidad legal a la empresa. Es así porque sobre la empresa cae el peso de la prueba en los casos de disciplina.
Justa Causa para Disciplinar
Un concepto importante en la disciplina progresiva es el de justa causa. Justa causa lo que significa es que los directivos de la empresa tienen que tener una razón con fundamento para imponer la disciplina. Las siguientes preguntas te ayudarán a calibrar que tan fuerte o débil es la causa para disciplinar:
1. ¿Tuvo el empleado suficiente advertencia sobre las consecuencias probables de su conducta?
2. ¿Estuvo la directriz u orden de la empresa razonablemente relacionada con el funcionamiento eficaz y seguro de la ejecución del trabajo?
3. ¿Investigaron los directivos antes de aplicar la medida disciplinaria?
4. ¿Fue la investigación de los directivos justa y objetiva?
5. ¿Produjo la investigación evidencia sustancial o prueba de que el empleado era culpable de la falta imputada?
6. ¿Aplica el gerente sus normas, órdenes y penas de manera uniforme y sin discriminación?
7. ¿Está relacionado el rigor de la disciplina a la gravedad de la falta y al servicio prestado en el pasado por el empleado? (¿Se ajusta «el castigo con el crimen»?)
Si la respuesta a una o más de estas preguntas es «no,» la justa causa de la empresa para la decisión disciplinaria es débil y debe reconsiderarse.
Insubordinación
La insubordinación es la negativa o el rechazo a llevar a cabo una orden directa y procede desde la imposición de disciplina progresiva o el despido, dependiendo de las consecuencias de la orden incumplida. Para sostener que un empleado se insubordinó, la empresa tiene que haber (1) dado una orden directa al empleado, y (2) notificado al empleado la consecuencia de no cumplir la orden. Sin embargo, la imposición de medidas disciplinarias por insubordinación tiene límites. Hay órdenes que el empleado tendría razón en no cumplir y por ende no deben ser la base de una medida disciplinaria:
• Las que se originan en la raza, condición social, color, ideas políticas, ideas religiosas, origen nacional, origen social, discapacidad, matrimonio a otro empleado de la empresa, por ser víctima de violencia domestica, religión, genero, o edad de los empleados.
• Las que obstaculizan o desalientan las actividades sindicales legales.
• Las que castigan al empleado por no aceptar labores o riesgos potencialmente lesivos a la salud o integridad física, a menos que dichas labores sean la esencia de su descripción de labores.
• Las que castigan al empleado por negarse a un acto ilícito.
Cuando una medida disciplinaria es confusa o no está bien establecida, hay base para que el empleado la impugne y exponga a la empresa a responsabilidad. Por ende, una medida disciplinaria de esta naturaleza debe ser reconsiderada o consultada con un profesional.
Forma de Administrar Disciplina Progresiva
Los objetivos de la disciplina progresiva son correctivos y de carácter positivo; los dirigentes de la empresa moderna desecharon ya hace muchos años la noción del castigo. El propósito de imponer disciplina es corregir, educar, alentar.
El castigo lo que produce son efectos colaterales indeseables como apatía, ausentismo y temor al supervisor.
Por lo tanto, la forma de administrar disciplina progresiva sin el lastre de castigo es presentando la situación en una secuencia de positivo-negativo-positivo. O sea, el directivo hace primero un comentario positivo («tu productividad es excelente, Juan»), seguido por un comentario negativo («desafortunadamente, no cuidaste de manera adecuada este valioso compresor y permitiste que se dañara y por lo tanto la empresa te está haciendo esta advertencia verbal/escrita para así corregir la situación») seguido por un comentario positivo final («aún así, cuando se trata de precisión en compresores difíciles, sigues siendo tú el mejor del departamento»).
El próximo paso es que el directivo y el empleado se concentren en la solución al problema del compresor dañado y en las medidas cautelares que evitarán daños similares en el futuro.
Notificación
Es importante que el empleado disciplinado conozca en todo momento las consecuencias de no corregir su conducta. Por lo tanto, si se trata de una advertencia verbal es importante que el directivo exprese por escrito el haber dado una advertencia verbal al empleado, la fecha en que la hizo y que explicó al empleado que de no corregir su conducta en x tiempo, procederá la imposición de una amonestación escrita. La constancia de la advertencia verbal debe ser firmada por el empleado.
A su vez, si se trata de una amonestación escrita, ésta debe expresar que de no corregirse la conducta en x tiempo, procederá otra amonestación escrita y/o la suspensión de empleo y/o sueldo. Una suspensión de empleo y/o sueldo debe ser notificada al empleado con expresión del día en que habrá de comenzar y el día en que concluirá. Además, debe incluir una advertencia a los efectos de que una vez reintegrado al trabajo, si el empleado reincide en el mismo tipo de falta procederá el despido.
Tendencias
La disciplina progresiva va dirigida a mejorar el entorno laboral que a su vez tiene una íntima relación con el aliento a la participación de los empleados.
Existen muchas técnicas para mejorar el entorno laboral. Una de las más populares se originó hace ya varias décadas en Japón y recibe el nombre de círculos de calidad.
Los círculos de calidad los componen empleados provenientes de la misma área de trabajo, que se reúnen periódicamente con su supervisor para identificar y resolver problemas laborales.
Estos círculos brindan la oportunidad de recibir el insumo de los empleados en la solución a los problemas que afectan a sus miembros. Los sistemas socio-técnicos se proponen el cambio estructural de las relaciones humanas y de trabajo que existen en una organización.
Es muy común y deseable que los empleados participen en la gestión de estos cambios. Los avances tecnológicos son una fuente de alternativas para desarrollar formas y foros donde los empleados y los directivos hagan causa común.
