Tal como es habitual, los albores de cada año se convierten en un momento propicio para fijarnos los objetivos a corto plazo y, en el mejor de los casos, comprometernos con ellos en el lapso de los próximos doce meses.
Más allá de los chistes que circulan en redes sociales, y que hacen mención a la diferencia entre ideales y realidad (por ejemplo dejar de cumplir la intención “Cambiar el mundo” por otra de “No meter la pata”) mi propuesta en este artículo es instar a los empresarios a que tomen real conciencia de la importancia clave que tiene el hecho de Planificar para su negocio; y que esta acción no quede solo en las declaraciones, sino que se lleve a la práctica con todo lo que ella implica.
Por mi formación como psicólogo y mi experiencia en el ámbito de las organizaciones, soy un convencido que una buena planificación es capaz de disminuir sensiblemente los niveles de ansiedad tan habituales en personas que ocupan cargos jerárquicos, y que tanto malestar generan.
Nota: Usar GanttPRO para aprender más del tema.
Comencemos: el empresario Pyme muchas veces se jacta de su intuición. Y, atendiendo a los resultados que logra, en muchos casos es necesario reconocer la verdad en ello. Sin embargo, a la intuición hace falta ponerle una cuota de racionalidad si se pretenden maximizar los beneficios y minimizar las pérdidas.
Así las cosas, una vez tomada la decisión de sentarse y pensar el año entrante, podemos utilizar métodos simples y muy útiles. Dentro de los más conocidos, existen dos que considero claves y son los Diagramas de Gantt y PERT.
Para quienes no estén familiarizados con los mismos, diré que el primero consiste en un esquema gráfico en el que a la izquierda se confecciona una lista de actividades y en las columnas de la derecha ubicaremos los meses o semanas en las que queramos dividir el año. Luego, se trazan barras desde el inicio hasta el final de cada tarea según corresponda a su duración. De este modo, a simple vista tendremos la representación gráfica de los trabajos y su plazo de duración, lo que permite un seguimiento y control preciso de los mismos.
Ejemplo Área RRHH:
Ejemplo Diagrama de Gantt
En lo que atañe al Método Pert, es similar al anterior (en tanto refiere a tareas y plazos) pero su representación es distinta. Propone, además, cálculos sencillos para estimar la duración de cada actividad, discriminando entre tiempos mínimos, máximos y promedios. También muestra si una actividad depende de otra.
Ejemplo:
Ejemplo PERT – Método Camino Crítico
Como puede verse los números identifican el orden y las letras representan las tareas. Asimismo, los recuadros se llenan con los estimativos de tiempos aludidos.
Y una vez elegido el método, será necesario diseñar cuáles serán nuestros indicadores de gestión claves, si es que ya no los tenemos.
No hay que temerle a los números ni a las mediciones. Por el contrario. Es verdad que los cuadros de Excel no tienen esa cuota de lirismo y picardía tan apreciada por muchos empresarios, pero resultan insustituibles.
Indicadores tales como Gestión de Stock, Ausentismo, Rotación, Grado de Productividad de los empleados o Punto de equilibrio se vuelven aliados indispensables para guiar al líder en el camino de la consecución de sus metas fijadas. Contar con balizas en ruta permite que palabras como plan de negocios, presupuestos y objetivos se conviertan en realidades medibles y observables.
Es necesario identificar estos parámetros porque serán los que muestren si nuestro negocio avanza, retrocede o se queda estático.
En resumen, se trata de aprovechar las herramientas metodológicas disponibles para sumarle sustentabilidad y previsibilidad a nuestro negocio.
