Diagnóstico administrativo

El Diagnóstico Administrativo es un estudio sistemático, integral y periódico que tiene como propósito fundamental conocer la organización administrativa y el funcionamiento del área objeto de estudio, con la finalidad de detectar las causas y efectos de los problemas administrativos de la empresa, para analizar y proponer alternativas viables de solución que ayuden a la erradicación de los mismos.

Surge como una necesidad empresarial por detectar los problemas que ocasionan crisis dentro de la empresa, así como las necesidades de adaptación del presente al futuro.

Se fundamenta en que todas las organizaciones deben adecuar y modernizar su aparato estructural y funcional para enfrentar y estar acorde con la evolución de los mercados actuales, de ello resulta que deben adaptar su mentalidad y acciones a los cambios que se le presentan y aceptar, enfrentar como un reto y encontrar soluciones a los problemas particulares y generales en cualquier momento.

Su campo de aplicación no tiene límites ni barreras, puede aplicarse a todo nivel dentro de cualquier área, departamento, función o proceso, simplemente se encontrarán variantes de cómo aplicarlo dependiendo de las características particulares del problema que se desee atacar.

Debe realizarse en forma integral sobre el problema detectado y todos aquellos aspectos administrativos que se encuentran relacionados directa o indirectamente con él, además es necesario realizar análisis periódicos sobre las áreas objeto de estudio para retroalimentar las soluciones y mejorarlas permanentemente.

El Diagnóstico Administrativo no es más que el análisis de los siguientes aspectos:

• De la estructura administrativa y orgánica, líneas de autoridad y tramos de control.
• De las funciones de cada uno de los órganos administrativos, que comprende al conjunto de actividades relacionadas entre sí que se necesitan llevar a cabo para lograr con los objetivos de la misma.
• De los procesos generales y descripción gráfica de la secuencia de las funciones que se llevan a cabo para cumplir con cada uno de ellos.
• De facultades delegadas dentro del personal, así como la relación existente entre la ejecución de las funciones específicas de los puestos y el proceso de toma de decisiones.
• De comunicación y coordinación entre dos o más áreas para determinar la relación existente entre cada una de ellas.

Para realizar adecuadamente el Diagnóstico Administrativo, es necesario llevar un orden lógico para lograr recopilar e interpretar adecuadamente la información y cumplir con los objetivos deseados, difícilmente se podrán obtener si no existen parámetros de evaluación que indiquen los aspectos que se deben evaluar.

Las etapas que integran el Diagnóstico Administrativo pueden resumirse en:

• Recopilación de información
• Análisis organizacional o administrativo
• Obtención de conclusiones
• Propuesta y plan de acción

Recopilación de información:

La información que se recoge debe ser lo más exacta posible, pues representa la base para las futuras conclusiones, cuando el analista es experto en diagnósticos bastará la información objetiva con solo observar o intuir cual es el problema directo o al menos tratar de comprender los síntomas directos; la información deberá ser procesada y analizada con mucho cuidado pues de ella dependerán las posibles soluciones a los problemas detectados, es necesario indicar que cada fuente de información es variada y diferente en relación a la fuente original y que cada una de ellas agrega valor al analizarla y contribuye a la solución final.

En todo proceso de recolección de datos existe la información a substituir, si se tiene a mano se procesa y analiza en forma inmediata, si no se cuenta con ella se crea, es decir se recopila de fuentes personales con información verbal directa y luego se ampara con fuentes legales y otros documentos del área afectada, para realizar en forma breve y rápida el análisis de lo recolectado que facilite la finalización del diagnóstico en el menor tiempo posible.

También es necesario analizar la información proveniente de fuentes externas, pues indicará las características, las posibilidades y la situación particular del medio de cada elemento, sus funciones o actividades que puedan desarrollar en consonancia con el análisis del problema. Esta información es necesaria para obtener otros criterios que ayuden a normalizar y orientar el estudio.

El marco normativo gubernamental y el crecimiento de los mercados internacionales que limita el volumen de productos y/o servicios, anula la demanda, surge la competencia imperfecta, dependencia económica y tecnológica, implican desequilibrio orgánico y funcional y alientan a la expansión, restricción o desaparición de las empresas.

Lo anterior obliga a cualquier empresa a estudiar las organizaciones mediante la investigación administrativa como función permanente, para que con sus productos y/o servicios se adecúe a lo que el medio ambiente requiere.

La información interna existente en la empresa es de fundamental base para realizar el estudio y se puede obtener de dos fuentes que son los registros de la empresa y experimental a través de la información que proveen las personas que pertenecen a la unidad afectada recolectada con base en entrevistas y conversaciones debidamente planificadas y ejecutadas ordenadamente, esta información debe ser verificada por lo subjetivo de sus respuestas, la de registro debe controlarse para su análisis de calidad y cobertura o amplitud, su actualización es necesaria para obtener datos fidedignos, debe verificarse y comprobar el costo de su obtención tomando en cuenta la utilidad que prestará al estudio.

En síntesis es vital tener a disposición una lista de posibles funciones a examinar, un listado de problemas para iniciar un autodiagnóstico preliminar, tomando en cuenta la información registrada o de los elementos pertenecientes a la empresa, así como información externa al departamento o área afectada para comprobar su existencia a fin de substituir la ya existente y de esta forma determinar el análisis de la información y sus posibles conclusiones.

Análisis organizacional o administrativo:

Esta fase del Diagnóstico Administrativo tiene como objetivo comparar la información registrada en la etapa de análisis y los aspectos técnicos establecidos, a efecto de enumerar los hallazgos y determinar los puntos críticos que afectan al buen desempeño del área evaluada.

Dentro de sus principales objetivos están:

• Recolectar datos que permitan obtener una idea general de la empresa.
• Determinar con datos reales la evolución de la empresa en un período más o menos largo, en lo referente a capital, ventas o servicios, recursos, etc. para analizar sistemáticamente si ha existido crecimiento o se ha desarrollado tanto en sus aspectos administrativos como también en los operativos.
• Investigar al personal, sus actividades, funciones, relaciones, etc.

Se realiza a través del análisis de los siguientes aspectos organizacionales:

Análisis de la estructura:

Comprende el estudio de cada una de los componentes que integran la estructura organizacional, para determinar si la forma en la que se encuentran organizados ayuda a cumplir con la misión, visión y objetivos de la misma y de la empresa en general.

Los aspectos que se deben evaluar como mínimo son los siguientes:

• Organigrama estructural
• Niveles jerárquicos
• Tipo y líneas de autoridad
• Tramos de control
• Recursos existentes
• Dependencia y relación con otras áreas

Análisis de las funciones:

Comprende el estudio de las funciones asignadas al área objeto de estudio, así como las atribuciones y obligaciones que tienen que cumplir para el desempeño del trabajo.

La base para este tipo de análisis la representa cada uno de los puestos de trabajo que integran la estructura organizacional, por lo tanto es importante verificar:

• Funciones principales del área objeto de estudio.
• Relación existente entre las funciones que se desempeñan en cada puesto de trabajo con los objetivos del área y si se encuentran normadas adecuadamente o simplemente se realizan en forma empírica.
• Duplicidad u omisión de funciones dentro del área en relación a los objetivos de la misma.
• Grado de complejidad y especialización que se necesita para realizar cada una de las funciones.
• Descripción y perfiles de los puestos de trabajo

Análisis de los procesos:

Comprende el estudio de los procesos que se desarrollan dentro del área objeto de estudio, así como el aporte que ofrecen parcialmente a los procesos generales de la organización en los cuales se ve involucrada.

La base para este tipo de análisis la representa la secuencia de cada una de las actividades que se desarrollan dentro del área objeto de estudio.

• Procesos principales
• Sub-procesos
• Procesos contingentes
• Actividades que se llevan a cabo que corresponden a procesos de otras áreas.

Es de mucha utilidad para realizar este análisis basarse en el Manual de Normas y procedimientos que se desarrollan dentro del área.

Análisis de relaciones:

Comprende el estudio de la coordinación, comunicación y dependencia que existe entre los elementos integrantes de la organización en general y que se relacionan con el área objeto de estudio.

Los tipos de relaciones que se deben definir y evaluar son los siguientes:

• Entre los niveles jerárquicos que integran la estructura organizacional del área objeto de estudio.
• Entre el personal en general del área objeto de estudio con las otras áreas.
• Entre las funciones y los puestos de trabajo que integran el área.
• Entre los procesos generales de la organización en los cuales dependencia del área en por lo menos una de sus actividades componentes.

Obtención de conclusiones:

Todas las etapas del diagnóstico administrativo están íntimamente ligadas, cada una de ellas puede producir conclusiones, aún antes de finalizar la recolección de los datos, y por simple observación al inicio del estudio dando resultados comprobados posteriormente por medio de la información obtenida.

Para realizar un análisis más completo es importante revisar sobre la evolución y desarrollo que han sufrido a través del tiempo y comparación de esos datos con otros similares, ya sean de otras áreas o departamentos dentro de la empresa o bien con otras empresas similares y finalmente verificar o comprobar si se ha logrado el objetivo fijado mediante un control efectivo de la situación.

Siguiendo las etapas o fases anteriores es justo indicar que también se deben analizar tanto la organización del área afectada como las técnicas de dirección empleadas para su funcionamiento, actividades y relaciones entre sus elementos, crecimiento del área y la etapa en la que se encuentra determina que objetivos persigue, que políticas y procedimientos emplea cuál es su estructura formal y que reglamentos la establecen, cuáles son los canales de comunicación y distribución utilizados, en que manera se motiva o incentiva al personal y si se ha considerado el eventual retiro de alguno de ellos.

Es necesario también el análisis de la información, sus necesidades, su fuente, su calidad y cantidad, sus procedimientos de obtención y registro, así como el uso adecuado del procesamiento electrónico de datos, si existe un sistema integrado de información o un simple sistema general; con todo esto se desarrollará el análisis funcional que no es más que la forma operativa en la que se realizan las actividades inherentes al problema objeto de estudio.

Por último se debe elaborar un listado de las cosas que están mal y producen fallas dentro de la organización, para obtener conclusiones parciales de los problemas y la forma de resolverlos en importancia relativa a la solución final, seleccionar las posibles soluciones y establecer o estructurar un plan de acción.

Algunos ejemplos de problemas organizacionales que se puede llegar a detectar a través de la aplicación del Diagnóstico Administrativo son los siguientes:

• Inexistencia de misión, visión y objetivos definidos claramente.
• Inexistencia de estrategias, metas y políticas administrativas que orienten sobre los objetivos de la organización, para no confundir autonomía con independencia.
• Falta de estructura organizacional acorde a los objetivos del área de estudio
• Dualidad de mando y abuso de autoridad
• Incapacidad o falta de interés gerencial de los mandos medios para dirigir a sus subordinados y cumplir eficientemente con los objetivos de la empresa.
• Improvisación en el trabajo como consecuencia de la inexistencia de planes y programas administrativos.
• Falta de comunicación y coordinación entre el personal a todo nivel o entre las diferentes áreas o departamentos que integran la empresa (línea jerárquica).
• Falta de información oportuna para la adecuada toma de decisiones.
• Existencia de burocracia dentro de los procesos que se desarrollan dentro de la empresa.
• Obsolescencia de procedimientos, método y técnicas de trabajo.
• Insuficiencia de calidad profesional y técnica en los diferentes puestos de trabajo.
• Falta de programas de inducción y capacitación para el personal que realiza las diferentes actividades.
• Duplicidad de funciones
• Cuellos de botella.
• Instalaciones inadecuadas a las tareas que se realizan.
• Falta de controles para la adecuada utilización de los recursos disponibles.
• Exceso de papelería y formularios en general.
• Inadecuada distribución del trabajo, que no permite delimitar responsabilidades.
• Falta de delegación de autoridad y responsabilidad.
• Excesivo tramo de control
• Resistencia al cambio y actitudes conformistas del personal
• Inadecuada utilización de habilidades y destrezas del personal.
• Proceso lento y complejo para la toma de decisiones, concentrándolas y congestionándolas en la alta dirección aún aquellas que son rutinarias.
• Exceso de mandos medios o puestos innecesarios
• Baja productividad como consecuencia de problemas técnicos, humanos y organizacionales.
• Crecimiento no programado, cuando no se prevé y toman medidas correctas a lo que el medio ambiente provoca y que implica que la organización estructural y funcional sea condicionada por factores externos e internos lo cual implica un debilitamiento e improductividad por parte de los responsables de realizar las actividades dentro de la empresa.
• Especialización del trabajo en una sola persona o área (no substitutos)
• Falta de líderes o líderes inadecuados.

El listado de conclusiones se representa a través del FODA administrativo, el cual incluye las Fortalezas y Debilidades como factores internos y las Oportunidades y Amenazas como factores externos, así como la interrelación entre los cuatro factores.

Propuesta y plan de acción:

Es la sincronización del detalle de las acciones a tomar, tanto para llevar en orden la investigación, el análisis de la información y para tener la facilidad de soluciones posibles en la organización o reorganización que determina cuales fases son necesarias para una investigación real, que áreas son afectadas en el estudio, que objetivo se persigue, cuáles recursos son necesarios para el análisis, obtener conclusiones que permitan recomendar las posibles soluciones o alternativas para un mejor resultado, evaluando el tiempo necesario, sus costos de y para la operación y la metodología a adoptar en el nuevo sistema indicado en todo el proceso de estudio.

La propuesta y plan de acción en términos muy generales debe describir:

• Cómo aprovechar las fortalezas de la organización, para hacer frente a las oportunidades detectadas.
• Cómo minimizar las debilidades de la organización, para contrarrestar a las amenazas detectadas.

A través de la siguiente serie de video-lecciones impartidas por el profesor Antonio Verdú, de la Universidad Miguel Hernández de Elche, podrás aprender más sobre algunas técnicas y herramientas útiles en el análisis empresarial que permiten identificar aquellos aspectos que pueden ser considerados como puntos fuertes y débiles de la organización. Específicamente se abordan los siguientes tópicos: (1) diagnóstico interno de la empresa; (2) la cadena de valor; (3) el análisis de recursos y capacidades; (4) Las matrices de análisis estratégico y (5) La matriz DAFO. Un buen complemento al tema del diagnóstico administrativo. (11 videos – 42 minutos)