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Desarrollo organizacional y administración del tiempo

Cuando uno desperdicia el tiempo está desperdiciando el dinero”. Oscar Wilde “No trate de mantener ocupado a Su personal puesto que puede terminar siendo experto en mantenerse ocupado usted mismo … lo que le puede impedir alcanzar Resultados” Eric Gaynor Butterfield.
“¿Amas la vida? Pues no malgastes el tiempo, porque es la tela de la vida”. Benjamin Franklin “¿Por qué será que NO le damos valor al Tiempo? ¿Será porque No hemos pagado un precio por él?” Eric Gaynor.

En los últimos años 10 años han requerido cada vez con mayor frecuencia asistir a las organizaciones privadas tanto multinacionales como nacionales, en materia de “Administración del Tiempo”, a través del delivery de cursos, talleres, seminarios.

Es sumamente llamativo que cada 3 a 5 años emerja una nueva disciplina o contenido que puede vincularse con alguna “Best Practice” en particular, que a su vez ha de tener una duración limitada.

La Administración del Tiempo ha emergido como una de estas prácticas que los directores, gerentes, ejecutivos y profesionales en las organizaciones deben saber manejar y esto no les resulta fácil ya que tienen incorporadas pautas de conducta “anteriores” (en la familia, en los estudios) que no siempre privilegiaron a la variable “tiempo”.

El emperador Tito se preguntaba todas las noches si es que “Había utilizado bien su tiempo” (Florence Montreynaud: “Diccionario de citas literarias”; ed. Everest – 1985). Y su importancia y valor ha estado presente hasta en las primeras civilizaciones como en el caso de Plutarco (“Vidas de Hombres Ilustres”) al manifestar: “Tener tiempo es la posesión del bien más preciado por quien aspira a grandes cosas”.

El impacto del tiempo es devastador y alcance todos los ámbitos teniendo una vigencia total dentro de los ámbitos organizacionales y empresariales ya que estos están forzados a introducir cambio, y además no existe una sola especie que no sea influida por el (“El tiempo tiene unos secretos para modificarlo todo que ni el genio mismo desvela: Charles Maurice de Talleyrand- Perigord).

Los directivos en las empresas se ven acuciados por “no tener tiempo” como ellos mismos manifiestan, y ante esta percepción pueden orientarse a la repetición de actos que se traducen en comportamientos automáticos que solamente han de actuar en contra de ellos.

Saint-Evremond (“Sobre los caracteres de las tragedias”) manifestaba que

“A medida que tengo menos tiempo para practicar las cosas, menos curiosidad tengo por aprenderlas”.

Vamos a sugerir que además de tener en cuenta el concepto de “Administración del Tiempo” como es usualmente reconocida ésta práctica dentro del mundo organizacional, nos planteemos también el concepto de “Gerenciando Nuestro Tiempo”.

Y hemos de explorar en el transcurso del día como pensamos cada uno de nosotros respecto de estos dos términos y cuales son sus implicancias en las organizaciones. ¿Es posible “Administrar el Tiempo”?

Nos parece que quizás debemos posicionarnos en “Gerenciar Nuestro Tiempo” puesto que – como decía Pierre de Ronsard (“Continuación de los amores”): “El tiempo pasa, señora, el tiempo pasa; pero ¡ay!, no es el tiempo: pasamos nosotros”.

Por ello es que el pragmático Francis Bacon no dudaba en declarar que “Escoger el propio tiempo es ganar tiempo (“Ensayos”). Y los hombres responsables de lo que sucede en las empresas y en las organizaciones que acuden a sus conocimientos e inteligencia deben tener presente la afirmación de Honore de Balzac (“Las ilusiones perdidas”): “El tiempo es el único capital de aquellos que sólo poseen la fortuna de su inteligencia” y también la declaración de Isabel I antes de morir: “¡Todos mis bienes por un poco de tiempo!”.

Es bastante común el refrán dentro de algunas culturas latinoamericanas respecto de que “Se está matando el tiempo” para lo cual es bueno tener en cuenta la perspectiva de Joaquín María Machado de Assis al afirmar (“Quincas Borba”): “Nosotros matamos al tiempo, pero el nos entierra”.

Y no queremos dejar pasar por alto la visualización del impacto del tiempo desde la perspectiva de un proceso como lo ha manifestado Georges Poulet (“Medida del Instante”): “El ser humano no ha tenido tiempo de ser; tan sólo ha tenido tiempo de llegar a ser”.

Para Gerenciar eficientemente Nuestro Tiempo lo que más tenemos que saber tiene que ver con “Comportamiento Humano”, es decir con las personas. Uno tiene que satisfacer los requerimientos de otras personas y ellos a su vez, tienen que llegar a satisfacer las necesidades de uno. Y esa integración de necesidades – necesidades insatisfechas hasta ese momento – representan la Motivación para encontrarse.

De modo que todos los elementos que vamos a tener en cuenta y que están relacionados con Gerenciar eficientemente Nuestro Tiempo (como es el caso de relojes, programas, agendas, calendarios, planes, entre otros) tienen que ver con que muchas personas tienen que hacer muchas cosas relacionadas de alguna manera entre sí, en un único momento determinado.

De modo que si queremos Gerenciar eficientemente Nuestro Tiempo debemos reconocer que el éxito en la vida tiene que ver con “trabajar junto a otras personas”. Y prueba de ello es que no hay un solo millonario, investigador, artista que haya llegado al éxito sin la participación de “otro” humano.

Importancia del tiempo

Podemos decir que las únicas cosas seguras con que hemos de convivir los humanos en esta vida son: la muerte (con su polo opuesto que es la vida – nacimiento), los impuestos y el cambio. Ahora bien todas ellas se relacionan muy fuertemente con una variable, que es el Tiempo. Por lo tanto si queremos lidiar eficaz y eficientemente con estos tres componentes debemos echar más de una ojeada al Tiempo.

Aprender sobre como Gerenciar Eficientemente nuestro Tiempo es de vital importancia para todos aquellos que estamos sumamente ocupados; de modo que alégrese si usted tiene dificultades para lidiar con el Tiempo pues esto quiere decir que usted está participando activamente en este planeta y ahora.

Y lo que es particularmente importante en los seres humanos como característica distintiva, es el hecho que nuestras acciones (desde nuestro nacimiento y hasta la muerte) están impulsadas mayormente por imágenes.

Si no tuviéramos – en el presente – imágenes “archivadas” respecto del pasado podríamos estar sentados frente a otra persona por horas mirándonos frente a frente sin decirnos una sola palabra ni tomar iniciativa alguna.

También es cierto que si no nos formáramos imágenes hacia delante – para el futuro – nos costaría mucho impulsarnos, desde donde estamos en el presente.

Y esta es la extraordinaria maravilla del Tiempo para los seres humanos que tiene que ver con las imágenes que tenemos en tres tiempos distintos: presente, pasado y futuro (otras especies viven casi totalmente integrados en el presente, con las consiguientes ventajas y desventajas del mismo).

La presencia de esta distinción que es característica de los seres humanos, ofrece un mundo de oportunidades y aventuras que a veces pueden también venir acompañados de sentimientos “menos felices”, si es que no realizamos una gestión eficaz de nuestro tiempo.

Podemos decir que el Tiempo, como la Vida misma, es un milagro y que está en nosotros convertirlo en una bendición. Y la maravilla que este milagro es “una bendición” y además es “una bendición diaria”.

Aunque los filósofos y otros científicos han sido capaces de explicar el espacio, no han tenido igual éxito con el tiempo. Resulta paradójico, que aunque inexplicable en gran medida, todo es posible con el tiempo, y nada lo es sin él.

El tiempo es un real milagro diario que comienza a partir del momento que abrimos nuestros ojos, representando posiblemente la más valiosa de todas las posesiones terrestres.

Con el regalo de la Vida hemos sido todos premiados por igual, independientemente de nuestras creencias, lo que somos, lo que pensamos, lo que hacemos y lo que contribuimos.

Todos recibimos diariamente el regalo de 24 horas más y nadie se lo puede quitar.

Tampoco existe una sola persona que reciba más – ni menos – de 24 horas al día, representando la única democracia real y perfecta en cuanto a la recepción de este valiosísimo recurso.

Así como el sabio o el genio no reciben un minuto de más tampoco se le quita un minuto al holgazán o al necio (y tampoco se le propina castigo alguno por no hacer un buen uso del Tiempo). Por ello es que podemos afirmar que en el “reinado del Tiempo” no existe aristocracia alguna.

El hecho de que no exista un sistema de recompensas de algunos a “otros”, no hará que Dios nos recorte o aumente la cantidad de Tiempo puesta a nuestra disposición. Por más que uno desperdicie el Tiempo, no se nos negará el suministro.

A diferencia del dinero uno no puede pedir “adelantos a cuenta” por lo cual resulta imposible endeudarse (de hecho si pudiera uno endeudarse tampoco podría pagar esa deuda). Uno solamente actúa sobre el presente, que sí puede ser malgastado o usado erróneamente.

Uno tampoco puede acortar o alargar el día viviendo menos o más que 24 horas al día. De esas únicas 24 horas uno tiene que hacer uso de ellas con el propósito de obtener salud, placer, dinero, felicidad, respeto, amor, y la elevación hacia la inmortalidad.

Es por ello que Hacer USO del Tiempo en forma correcta y efectiva resulta de máxima importancia y de gran actualidad. Especialmente teniendo en cuenta las “3 T” que emergen como consecuencia del surgimiento descomunal de: mayor número de “novedades”, mayor diversidad de dichas novedades, y la “menor duración” de éstas últimas (Alvin Toffler & Eric Gaynor).

Algunas de las características del Tiempo

  •  Puede ser su aliado o su enemigo dependiendo de las habilidades, destrezas y competencias con que usted cuente respecto de cómo Gestionar Eficazmente el Tiempo (GET)
  •  Todos los días tenemos sin costo alguno, 24 horas a nuestra entera disposición
  •  El mayor inventario del Tiempo se da en el mismo momento en que nacemos; de allí en más cada vez disminuye el tiempo que tenemos a nuestra disposición
  •  También puede el tiempo ser su aliado o su enemigo en relación a la consecución de sus metas y objetivos, tanto del punto de vista individual como grupal u organizacional
  •  No se puede comprar el Tiempo (ver salvedad mencionada más abajo)
  •  Sí se puede vender el Tiempo; para ello es necesario que Usted enseñe y muestre a otros como pueden ellos gestionar más eficazmente su tiempo
  •  Debe desarrollar Usted la habilidad de “encontrar” oportunidades donde aprenda y le muestren como gestionar más eficazmente Su Tiempo (esto se llama poder comprar tiempo)
  •  Es imposible guardar, atesorar e invertir el Tiempo
  •  No es posible regresar a estadios anteriores
  •  No se puede volver a disfrutar plenamente lo acontecido anteriormente ni tampoco se puede modificar lo actuado y los consiguientes resultados
  •  Si Usted es pro-activo e iniciador de propuestas con enfoques positivos puede disfrutar hoy algo de los beneficios del tiempo futuro. Algunas personas llaman “esperanza” a este fenómeno que ha estado presente en la vida de las personas.
  • – Es fascinante que los mejores Centros de Investigación y de Enseñanza en el planeta, no enseñen como Gestionar eficazmente el Tiempo. Más aún, muchos de ellos ni siquiera lo practican con su personal, ni con sus Clientes.

Es una de las paradojas más grande de la humanidad ya que nos quejamos de “que no tenemos suficiente tiempo” a pesar de que contamos con muchísimo tiempo y la mayor parte del tiempo no tiene costo alguno.

Organización y distribución del Tiempo

Ya que el tiempo “existe” es necesario tener en cuenta algunos aspectos que están fuertemente relacionados con la Organización y Distribución de Nuestro Tiempo.

Es bueno que reparen en que preferimos hablar en términos de “Nuestro Tiempo” y no solamente “del Tiempo”.

Y también es importante que esto lo manifestemos durante nuestras conversaciones.

Pues si hablamos del Tiempo pareciera que “no nos cuesta nada” mientras que el posesivo “nuestro” – en el caso de no hacer buen uso de él – nos hace ver que podemos estar “perdiendo”.

Y esta es la concepción que debemos grabarnos en nuestras mentes: no hacer buen uso del Tiempo y no Gestionarlo en forma eficiente, representa un error fatal en especial dentro del mundo laboral o de las empresas.

Esforcémonos en comprender dos puntos importantes:

1) El tiempo es posiblemente el bien real más importante que tenemos a nuestra disposición para relacionarnos eficazmente con las tres variables a que hemos hecho mención al principio: muerte (con la consiguiente vida), impuesto, y cambio.

Si NO existiera el tiempo no estaríamos en condiciones de obtener frutos de nuestro trabajo.

No es casualidad que aquellas culturas menos desarrolladas desde el punto de vista económico, son aquellas donde el tiempo es percibido de escaso valor, existe una limitada proyección “hacia el futuro”.

El pasado está signado por la inacción, la que a su vez tiene una fuerte influencia sobre la “inacción del presente”, y por lo tanto condiciona un futuro de “esperar a que algo pase”.

2) El tiempo no es algo vago, general; ha tenido que ver con el pasado, tiene que ver con el ahora (el presente), y también se relaciona con el futuro.

Lo importante es que el presente es como “efectivo o cash”, y por lo tanto lo debemos de aprovechar al máximo.

El tiempo presente es el que realmente tiene mucho valor y por lo tanto debemos aprender a gestionar nuestro tiempo; por ello no es casualidad que los primeros europeos en usar relojes personales – inventados durante el siglo XVII – fueran los hombres de negocio. La importancia del Tiempo es magnificada por toda persona mayor cuando manifiesta “Como no tener 20 años y la experiencia de ahora”

Por lo tanto, ‘Quien gana tiempo, lo gana todo’. No hay que malgastar el tiempo. Una vez pasado, no se puede volver a tener; se va para siempre.

El tiempo, usado con acierto, nos puede proporcionar no sólo dinero, sino, además, la realización de nuestros sueños y el logro de nuestros objetivos.

“Si uno NO se esfuerza (minuto a minuto) en Gestionar Eficientemente el Tiempo … estará sujeto a “Perder más Tiempo”.

De modo que la forma en que organizamos y distribuimos nuestro tiempo está absolutamente en nuestras manos y somos nosotros los arquitectos de como empleamos el Tiempo.

Insistimos en hablar de Nuestro Tiempo y no del Tiempo; es necesario generar esta nueva forma de expresarnos para tener una real conciencia de que la Gestión del Tiempo está realmente en nuestras manos…

si es que nosotros nos esforzamos para ello.

Es bastante común que las personas manifestemos:

“Lo haré cuando disponga de un poco más de Tiempo”. Usted debe tener algo por seguro: nunca podrá disponer de MÁS Tiempo. Uno tiene, y siempre ha tenido, el Único tiempo que realmente Hay!

El hijo de Charles Darwin destacaba que su padre jamás olvidaba cuán valioso es el tiempo, al destacar que se caracterizaba por organizarse en una forma que le permitiera economizar los minutos. Incluso cuando “no se relacionaba con aprovechar los minutos extras para el trabajo trataba de ejecutar todo rápidamente, con una especie de contenido ardor”.

Veamos otros ejemplos de personas que aprovechaban muy positivamente los minutos, y que decidían de esa manera en como distribuirlo.

Aguesseau, canciller y político francés del siglo XVIII, presentó un día a su mujer, como “plato de entrada”, un libro que había escrito mientras esperaba que le sirvieran el almuerzo.

Stuart Mill era empleado de la “Casa de la India Oriental” cuando escribió sus más celebres tratados con los cuales se ha hecho famoso. En sus tiempos libres como cirujano Galileo Galilei realizó sus mayores descubrimientos e invenciones. El “Infierno de Dante” fue traducido por Longfellow en intervalos de 10 minutos, mientras calentaba el café durante varios años.

Burns escribió sus más hermosos poemas durante el tiempo que trabajó como granjero.

Hugo Miller transcribió las lecciones aprendidas en los bloques de piedra que labraba mientras trabajaba en un cantero. Enriqueta Beecher Stowe escribió “La Cabaña del Tío Tom” en sus pocos ratos libres de sus tareas domésticas.

Lo que el extraordinario inventor Faraday deseaba en mayor medida era contar con más tiempo disponible.

Gladstone siempre portaba un libro como material de lectura para aprovechar cualquier minuto libre.

La traducción de “Lucrecio” fue realizada por el Doctor en Medicina Mason Good mientras iba en su mula a visitar a sus enfermos.

El extraordinario inventor George Stephenson aprovechaba cada minuto que podía como si fuera oro; aprendió aritmética estudiando de noche cuando desarrollaba trabajos como maquinista.

Diagnóstico del Uso de Su Tiempo

“Uno de los grandes males de las personas tiene que ver con su calidad de diagnóstico”

Muchas veces estamos tan ocupados que no dedicamos suficiente tiempo para detenernos a ver en qué estamos empleando el Tiempo. ¿Siente que necesita organizarse mejor y ser más productivo?

¿No tiene la sensación de pasar el día en medio de una actividad frenética, solamente para darse cuenta que finalmente no solo no ha logrado lo suficiente y que además ha desperdiciado en gran medida importantes esfuerzos, energías y recursos?

Existen algunos indicadores notorios que todo directivo, gerente y ejecutivo debe tener en cuenta; entre ellos:

  • Estar trabajando muchas más horas que las empleadas habitualmente
  • Tener demasiados trabajos comenzados
  • Tener demasiados trabajos comenzados y agregando otros trabajos más
  • Imposibilidad de cumplir dentro de las fechas comprometidas
  • Necesidad de más recursos a los inicialmente previstos
  • Tener dificultades en distinguir lo Importante de lo Urgente
  • Hacer trabajos de “poca monta”
  • Realizar trabajos que bien podrían ser hechos por otros
  • Percibir que el valor agregado es pequeño en relación a su esfuerzo
  • Hacer trabajos que podrían ser hechos por otros

Muchas veces no se tienen en cuenta “tiempos menores” que realmente no lo son. Es el caso del tiempo que se dedica a efectos de transportarse, para resolver situaciones no previstas o para tomar decisiones “no programadas”

  • Una distribución del tiempo pobremente planeada o donde se han hecho distribuciones de tiempo incorrectas
  • Una tendencia de dejar algunas cosas de importancia para más adelante y finalmente no se dedica suficiente tiempo para resolverlas
  • Cuando no se dice “No” en momentos y situaciones que es necesario hacerlo.
  • Cuando encuentran que confunden sus prioridades.
  • Al identificar que establecen metas lejos de ser posibles de alcanzar.
  • Dejan actividades y tareas sin registrar esperando hacerlo “más adelante”, algo que nunca sucede en la realidad.
  • En situaciones frecuentes llegan tarde a las reuniones, en especial a las de los Clientes.
  • Cuando tiendan a hacer uso del celular “como mecanismo de explicación de atrasos”.
  • Distingue una disminución en la capacidad de alcanzar soluciones creativas.
  • Observa que está operando dentro del síndrome de la generalización “Siendo incapaz de tratar distinto a personas distintas”.

Podríamos decir que la primer tarea que debe hacer alguien que está interesado en Gestionar Eficientemente Su Tiempo consiste en conocer y analizar como lo está empleando en la actualidad.

El Tiempo está vinculado con la Vida y el mejor o peor uso del Tiempo tiene que ver en gran medida con la calidad de vida que vivimos para nosotros y también para otros.

Podemos sugerir dos maneras principales que nos han de ayudar para analizar como empleamos nuestro Tiempo.

La primera de ellas tiene como propósito principal analizar como emplea usted su tiempo (es decir su inversión en tiempo) en relación con los objetivos que usted tiene, y se sugiere seguir la siguiente secuencia:

  1. Defina cuáles son sus objetivos
  2. Escriba cada uno de ellos
  3. Desarrolle una lista de actividades en las cuales emplea su tiempo
  4. Incluya también una lista de las personas a las cuales les dedica tiempo, incluyendo también a usted

Como consecuencia usted estará en condiciones de saber cuáles son los compromisos que tiene.

Vincule los compromisos con cada uno de los objetivos mencionados en el punto a.

Lleve un registro de todas y cada una de las actividades que usted realiza a partir de allí, con intervalos de unos 30 minutos.

Cada período de tiempo registrado es vinculado con un objetivo.

Ahora vaya a su calendario donde incluye las reuniones realizadas y anote que objetivo puntual fue alcanzado con dicha reunión

Resulta obvio que muchas personas no han de sentirse muy bien como resultado de este trabajo, y esa puede ser una de las razones por las cuales no lo hacemos y como consecuencia no somos buenos Gerenciadores de Nuestro Tiempo.

Muchas personas nos han manifestado que es una experiencia bastante frustrante, con la cual no se han sentido para nada cómodos.

Nuestra propuesta no es modificada; este es un excelente primer paso.

Y a aquellos que no se sienten cómodos y para estimularlos a seguir adelante les hacemos saber que solamente “las necesidades insatisfechas – es decir aquellas que NO alcanzamos – son fuerzas motivadoras”.

Por lo tanto bajo este enfoque tratamos de movilizar y sacar a una persona desde su zona de “incomodidad”.

Lo positivo de este enfoque es que muy rápidamente uno observa que mucho de nuestro tiempo empleado no tiene que ver con nuestros propios objetivos, tal cual lo vemos “ahora”.

Lo importante es que hemos cambiado la perspectiva de observarnos, tenemos una nueva imagen de cómo empleamos nuestro tiempo, y si no estamos satisfechos con esa imagen lo que tenemos que hacer es salir de dicha zona. Resulta paradójico que debamos “posicionar en una zona de incomodidad” para poder salir de una zona de comodidad donde no alcanzamos nuestros objetivos.

Existe una segunda forma de analizar como empleamos nuestro Tiempo, que es la que sugerimos si usted no está acostumbrado a comparar como emplea su tiempo y sus compromisos frente a sus propios objetivos.

En ese caso usted puede dividir su tiempo entre distintas categorías, sobre la base del tiempo empleado o estableciendo porcentajes de distribución de tiempo.
Esas categorías pueden tener que ver con:

a quien le dedicamos el tiempo :

a. En el trabajo

  •  Tiempo no discrecional dedicado a superiores
  •  Tiempo no discrecional dedicado a pares y subordinados
  •  Tiempo no discrecional dedicado a Clientes
  •  Tiempo discrecional dedicado a nosotros

b. A relaciones en general

  •  Amigos
  •  Familiares
  •  Personal
  •  Asociados
  •  Uno mismo

c. Dedicación de tiempo por tipo de trabajo

  •  El que es realizado en el trabajo
  •  El que realizamos en la casa
  •  El trabajo de tipo voluntario

d. Dedicación de tiempo según sea:

  •  Trabajo físico
  •  Trabajo mental
  •  Trabajo emocional

e. Por alguna etapa o fase del trabajo

  •  Planeamiento
  •  Programación
  •  Organización
  •  Ejecución
  •  Liderazgo
  •  Control
  •  Seguimiento

Es importante tener en cuenta que si no aprendemos como empleamos AHORA nuestro tiempo, nos ha de resultar sumamente difícil cambiar hacia una mejor gestión de nuestro tiempo.

En realidad nosotros cambiamos constantemente como empleamos nuestro tiempo porque en el transcurso de nuestras vidas hemos empleado nuestro tiempo de distintas maneras, pero lo que este Curso

– Taller tiene que ver con, es una manera Mejor de gestionar Nuestro Tiempo para ser más efectivos y eficientes.

Solamente una vez que tenemos una imagen de cómo empleamos nuestro tiempo podemos crear una imagen de cómo queremos emplear nuestro tiempo de aquí en más.

Por supuesto que le van a surgir muchas preguntas al llegar a este estadio, como por ejemplo:

  • ¿Por qué he empleado Mi tiempo de esa manera?
  • ¿Por qué hice todas las cosas que he estado haciendo?
  • ¿Por qué es que no he cambiado mis hábitos de cómo emplear Mi tiempo?
  • ¿Por qué es que he estado haciendo tantas cosas que no he querido hacer?
  • ¿Por qué es que he estado haciendo cosas que no me han agregado valor ni a mi ni a la empresa?
  • ¿Como es que esperaba progresar en mi vida empleando Mi tiempo de esa manera?

Los “ladrones de tiempo”, básicamente otras personas y los desviadores de tiempo (interrupciones) están al corazón de las respuestas a las preguntas que hemos descripto más arriba.

Lo importante es que a estas alturas usted no se sienta culpable de cómo ha estado haciendo las cosas.

Debe convencerse que si hace las cosas que tiene que hacer para Gestionar mas eficientemente Su Tiempo, usted ha de tener muchas ventajas competitivas que son de vital importancia en estos momentos. Y nosotros estamos para acompañarlo en este proceso.

Antes de completa esta etapa usted tiene identificados los ladrones e tiempo (“los monitos que se le trepan a sus espaldas”) y los desviadores de tiempo. Ahora usted SI puede hacer algo respecto de ellos.

Haga un poco de limpieza respecto de cómo hacía las cosas y empleaba su tiempo, desarrolle un plan y programa distinto, y comience a poner foco en las prioridades y aquellas cosas de importancia.

Muéstrese a usted mismo que puede Cambiar como estaba haciendo algunas cosas. No intente cambios y mejoras dramáticas;

Dios se ha tomado varios días para hacer el mundo. Pero introduzca cambios y lleve esos cambios en la acción. Vea las pequeñas mejoras que puede introducir.

Si realmente ahorra un 20 % de tiempo en alguna actividad tenga en cuenta que vivir un 20 % es algo que ningún médico ni investigador o experto le puede garantizar.

No tiene que hacer ninguna dieta ni privarse de lo que le gusta hacer; más bien tiene que eliminar todo aquello que le “privaba de vivir” y gozar la vida. Hágalo Ya!

Y además tenga en cuenta que este es un proceso continuo, lo que significa que debe mejorarse día a día. Debe incorporar “nuevos” hábitos y más efectivos. Pasemos ahora a tratar lo relacionado con el tema de hábitos y comportamientos automáticos.

Hábitos en el uso del tiempo

“Es realmente desafortunado que por lo general los humanos estamos más propensos a abandonar los buenos hábitos en lugar de los malos hábitos”

Cuando se es joven existe como un sentimiento de eternidad con el tiempo porque se siente que tenemos mucho y a medida que avanzamos en la vida adquirimos un sentido más agudo del valor del tiempo. La dimensión del tiempo varía dependiendo del uso que estamos haciendo de el y del tiempo que nos queda.

Es importante señalar que el buen uso del tiempo va mucho más allá de nuestro trabajo. La dimensión “tiempo” abarca otras áreas de gran relevancia para la existencia de los humanos, como lo son su Familia y sus “Entretenimientos”.

El gran escritor y filósofo argentino José Ingenieros lo expresó así: “Nada hay que iguale el valor del tiempo. El dinero mismo no puede comparársele, pues éste vuelve y aquél no; en una vida se pueden rehacer diez fortunas, pero con diez fortunas no se puede recomenzar una vida.”

Por lo tanto manifestar que “El tiempo es oro” es, por lo tanto, un refrán poco preciso. Si bien el tiempo es la dimensión en la que se crea y se utiliza el dinero, es mucho más: es la propia vida. Además, vale la pena repetirlo: el tiempo no se puede comprar. Ni con todo el oro del mundo.

Y no sólo en el terreno laboral.

No se puede comprar el tiempo para estar con la familia, o los amigos, o para cultivarse internamente. Por eso, ‘el tiempo, por lo común, es algo más que dinero.

Porque sea cual sea su fortuna personal, no podrá comprar un minuto más del tiempo que tiene otro ser”.

La frase popular – especialmente dentro de la cultura de USA – “Time is Money” – resulta, por decir lo menos, ser incompleta.

Los estadounidenses han sido exhortados a hacer el máximo y mejor uso posible del tiempo – especialmente del tiempo laboral – al recordarles por medio de otros refranes más: “La pérdida de tiempo es el peor de los pecados” o “Las manos ociosas son como el taller del demonio”.

El Tiempo es en realidad mucho más que el dinero puesto que el dinero puede conseguirse y también comprarlo, algo que no es posible con el Tiempo.

Pero no solamente en los Estados Unidos de Norteamérica se ha relacionado tan estrechamente el dinero con el factor Tiempo; otros países empeñados en privilegiar los niveles de “productividad y desarrollo económico” también lo han hecho como es el caso de la URSS.

Cuando se produjo la revolución en Rusia en el año 1917 se instaló en el gobierno una serie de mensajes orientados a que el pueblo hiciera un uso más eficaz del tiempo y se ahorrara tiempo. Bajo el nuevo estadio del proletariado los ratos de ocio que existían bajo los zares debían extinguirse.

Se creó la “Asociación Soviética del Tiempo” que, entre sus responsabilidades, estaba la de identificar y denunciar las “pérdidas de tiempo”.

En realidad las palabras que usaban en aquel entonces a principios del siglo XX eran muy similares a las que se puede llegar a escuchar dentro de muchas corporaciones modernas en los Estados Unidos: “Para controlar el Tiempo, usted debe Medirlo”. “Trabaje con rapidez ahorrando Tiempo”. “No postergue lo que tiene que hacer”. “Hágalo ya”. “Sea productivo con el Tiempo”.

Además, vale la pena repetirlo: el tiempo no se puede comprar. Lo más significativo – y que debemos tener muy en cuenta – es que El Tiempo NO se puede comprar, y esto no es solamente aplicable al ámbito laboral sino también al de la Familia y al área de Entretenimiento. Ni con todo el oro del mundo.

Independientemente de la fortuna que cada persona pueda haber acumulado, de ninguna manera podrá jactarse que “Tiene Hoy más Tiempo que el que tenía Ayer”.

Todos tenemos la misma cantidad cada día, y sólo algunos saben sacarle verdadero partido. Tenemos la enorme suerte de haber ganado Tiempo en solo un instante de nuestra vida, en el mismo momento que hemos nacido.

Pero de allí en más “no se puede ganar o comprar o acumular más tiempo”; lo que si podemos hacer es perderlo, pues se nos va de entre nuestras manos como lo hace la arena y el agua. Pero lo que sí podemos aspirar es a poder hacer nosotros una gestión más eficaz de nuestro tiempo.

Es por ello que particularmente nos parece insuficiente la concepción de “Administración del Tiempo” pues creemos que no lo podemos administrar. Oscar Wilde – que acostumbraba a no ser muy puntual a las citas – habiendo llegado tarde a un almuerzo fue increpado por la señora que lo había invitado, a lo cual él respondió cortésmente: “Señora ¿cómo podría este tan pequeño reloj llegar a saber lo que estaba haciendo el hermoso Sol dorado en ese momento?”.

Por lo tanto es muy presuntuoso, y posiblemente también equivocado, pensar que gestionamos el tiempo.

Lo que realmente podemos hacer como humanos es gestionarnos a nosotros mismos en nuestras acciones diarias organizándonos de una manera inteligente.

Todos tenemos la misma cantidad cada día, y por lo tanto todo depende de nuestras habilidades para sacar verdadero provecho del Tiempo.

Y además hay que tener en cuenta que el tiempo no se puede ganar, pero sí puede llegar a perderse.

Por lo tanto debemos esforzarnos en hacer uso una gestión más efectiva de nuestro tiempo.

Y hay algo más que debemos tener muy en claro: no podemos ni gestionar el tiempo ni administrar el tiempo; lo único que podemos hacer es gestionarnos a nosotros mismos en relación al reloj.

Y para ello es necesario que nos organicemos en forma inteligente.

Los hábitos son sumamente útiles.

Es muy probable que aquellas personas que no tienen ningún hábito, estén gastando demasiados recursos, energías y tiempo y aún no estén sabiendo cuál es la siguiente tarea que deben realizar.

Debe quedar en claro que existen también muchos hábitos y costumbres que repetimos en el tiempo como los comportamientos automáticos, que no siempre son útiles pues se aplican en forma generalizada independientemente de la situación existente.

Existen dentro de los hábitos rutinas incorporadas que no requieren de un proceso razonador para llevar a la acción.

Y por lo tanto, se da una tendencia natural a sostener los hábitos en el tiempo.

Se sabe que las personas a medida que ganan en edad, tienden a sostener más fuertemente sus preferencias y necesidades habituales que las personas más jóvenes.

Existen algunas cosas que nosotros podemos hacer para cambiar los “malos hábitos”,entre ellas :

1. Descubrir que es lo que verdaderamente dispara el hábito o comportamiento habitual. Si un fumador saca de su bolsillo un atado de cigarrillos y se predispone a fumar es bastante probable que el fumador que está conversando con él esté dispuesto a fumar un cigarrillo

(Aunque antes de que el fumador saque el atado de cigarrillos, él no tenía ningún deseo de fumar).

2. Asuma la responsabilidad de dejar de fumar.

La responsabilidad no es suficiente, porque uno puede excusarse y explicar porque es “que aún no ha dejado de fumar”. Hable con “otros” respecto de dejar de fumar cigarrillos y manifieste que tiene una fecha tope de abandono del cigarrillo.

En la medida en que somos “respondables” – y estamos frente a otro – es más probable que cambiemos el hábito de fumar. Y tenga presente que abandonar un hábito no significa que debemos dejarlo por un solo día sino que lo abandonamos en el tiempo.

3. También puede cambiar un hábito malo teniendo siempre presente un buen hábito que lo reemplaza u otros buenos hábitos. Cambiarlo por su opuesto por lo general no es fácil; los opuestos siguen representan una paradoja pues siguen atrayéndose.

4. Por lo tanto sugerimos que tenga muchos buenos hábitos, que los conozca. Es bueno escribir todos los buenos hábitos que tiene, y esforzarse por aumentar la lista.

Algunos buenos hábitos son: escribiendo una lista de cosas por hacer; discriminando el tiempo que dedicamos a otras personas (Clientes, familiares, amigos, superiores, subordinados, pares, etc.); haciendo checklists; escuchar; asignando tiempo para crear e innovar.

5. Respecto de los pocos malos hábitos que tiene, haga el favor de escribirlos.
No se sienta mal escribiéndolos ya que conocerlos – y reconocerlos en la escritura – son un muy buen punto de partida.

Establezca un orden de prioridades respecto de los hábitos malos que tiene y que desea cambiar (para eso puede usar el esquema ABC a que hacemos mención en la sección de prioridades).

Algunos malos hábitos que atentan contra nuestra eficiencia son: durmiendo muy poco; postergando el inicio de acciones (procrastination); considerar que el desplazamiento de papeles está relacionado con la organización; decir que “sí” respecto de cualquier invitación a un proyecto nuevo; permitir ser interrumpido, entre otros.

Planificación del Tiempo

La Gestión eficiente de nuestro Tiempo (GET) es, en la actualidad, uno de los temas claves del mundo empresarial y organizacional, debiendo destacar que su importancia y consecuencias no son nuevas en absoluto.

Para ello podemos acudir a las palabras del francés Víctor Hugo que se caracterizaba por privilegiar el manejo del tiempo.

“Aquel que PREPARA las cosas que tiene que hacer durante el día, y luego se atiene a ese plan, lleva consigo el hilo que le guiará a través del laberinto de una vida ocupada. Pero allí donde no se traza plan alguno, donde la disposición del tiempo se deja exclusivamente en manos del azar, no tarda en reinar el caos.”

Claves para planificar el tiempo

PREVENIR (una fase de Planificar) no es solamente “mejor que curar”; ES GANAR TIEMPO

Si prevé las crisis y toma ciertas medidas para evitarlas o enfrentarse a ellas, estará invirtiendo sabiamente su tiempo.

Las cosas muy rara vez evolucionan hasta el nivel de una crisis sin alguna señal previa.

Un poco de previsión, atención, observación, escucha activa y de mantenimiento preventivo le asegurarán que pasará su tiempo dedicado al logro de sus metas, en vez de pasarlo reaccionando a las crisis.

NO debe “crearse uno mismo” estrés negativo

Ya hemos hablado más arriba de la “velocidad”. El apuro (es su hermana gemela), aunque parezca lo contrario, no es muy práctico. ‘Voy despacio, pero así nunca desando lo andado’, decía Abraham Lincoln, quien justamente no se caracterizaba por llevar una vida ociosa.

Aun así, éste el aspecto menos importante de ‘vivir apurado’. La consecuencia más dramática es el daño a la salud.

Los cardiólogos californianos Meyer Friedman y Ray Rosenman observaron que los pacientes aquejados de enfermedades cardíacas eran víctimas de la “enfermedad del apuro”.

Su problema, según el doctor Friedman, “se origina en un deseo insaciable de lograr demasiado o de participar en demasiadas cosas en el tiempo disponible”.

En el libro del Dr. Donald Cole y Eric Gaynor titulado “Suicidio Profesional o Asesinato Organizacional” (Ed. The O. D. Institute International, Latinoamérica – 2003) los autores destacan que una de las principales dificultades de parte de directivos, ejecutivos y profesionales, es la de gestionar eficientemente su propio tiempo, lo que incluso puede afectar tan negativamente sus carreras laborales hasta el punto de que en muchas oportunidades van más allá de una simple interrupción “parcial”.

Esto sucede cuando las organizaciones son operadas bajo una filosofía de dirección “por compromiso del subordinado”.

Escribir es un excelente Recurso para Organizar mejor el Tiempo

Un buen método para la Gestión Efectiva de nuestro Tiempo es el de escribir las tareas a realizar e irlas encarando una a una.

Este es el método preferido del empresario y escritor Mark McCormack: “He aprendido a separar mis emociones vinculadas con el trabajo, así como mi día laboral.

Lo escribo todo y como dejo mis notas donde sé que aparecerán en el lugar correcto y en el momento oportuno, una vez que he anotado algo lo olvido.

El resultado final es que cuando dejo de trabajar, también dejo el stress relacionado con el trabajo”.

La Necesidad de un “Plan B”

Así como es necesario contar con un plan en la práctica es necesario tener en cuenta las contingencias, lo que a su vez requiere la existencia de un “Plan B”. Tenga en cuenta que si existe la posibilidad de que algo no funcione, probablemente así será (una de las leyes de Murphy).

Las fallas están presentes todo el tiempo de modo que debemos recordar que “lo importante en relación al Éxito tiene que ver con cómo vivimos con los Fracasos”.

Si realmente todos nosotros hubiéramos tenido éxito en el 100 % de nuestros planes no estaríamos hoy haciendo lo que estamos haciendo.

El jugador de béisbol más exitoso en los Estados Unidos en toda la historia – Ted Williams – tenía un record de “hits” de .400 en toda su carrera; esto significa que fracasaba en el 60 % de las veces.

Diego Maradona, posiblemente el mejor jugador de fútbol de todos los tiempos, ha sido el único jugador que ha errado cinco “penales” en forma consecutiva.

De modo que: 1. el plan “A” puede ser que tenga que ser modificado para lo cual es necesario un plan “B”; y 2. lo más importante en relación con el Éxito tiene que ver como lidiamos y vivimos con el Fracaso.

Divide (tus tareas) y Vencerás

Al concentrarnos en una sola tarea por vez, no sólo gestionamos eficazmente nuestro tiempo, sino que ganamos en eficiencia.

Los ejemplos gráficos de este principio pueden encontrarse hasta en el deporte.

“Los atletas exitosos saben que deben ejercer una práctica mental específica para funcionar al máximo de sus posibilidades.

Un golfista debe ocuparse de cada golpe por separado y no desconcentrarse a causa del grueso error cometido en el agujero anterior, que lo llevó a perder un golpe simple.

Lo mismo se aplica a jugadores de tenis, quienes deben considerar cada jugada como una entidad totalmente diferente, sea un saque magistral que lo condujo a un cinco-cero o una tensionante jugada que le permitirá salvar un match point.

Si vivimos cada día como una entidad diferente nos liberamos de los contratiempos del pasado y evitamos las atemorizantes expectativas del futuro.

Esta fue la política que adoptó el explorador Robert Swann cuando encabezó la exitosa expedición al Polo Sur. “Para protegernos del desaliento”, escribió, “adoptamos una regla básica: cada día era considerado en forma totalmente separado y por sí mismo”.

Eric Gaynor incluye dentro de esta habilidad de “dividir tareas y actividades” la capacidad de operar con un “switch” donde uno puede funcionar como lo hacen los interruptores de luz, por ejemplo.

Napoleón Bonaparte adjudicaba su increíble capacidad de trabajo al siguiente método o actitud: “Cuando he terminado con un tema, cierro el compartimiento y abro otro, de manera que mis diversas tareas nunca se superponen y no me producen confusión ni fatiga”.

Una importante regla a seguir en relación con el trabajo eficaz, sugiere que debemos hacer cada cosa a su tiempo, a fondo, sin prisa y sin agitación.

Podemos Además agregar Color

Una forma de mejorar un plan diario consiste en utilizar el color. Escriba en varios colores, o subraye los asuntos a tratar con diversos colores que representen prioridades y niveles de importancia. Recuerde la importancia – Como ya lo hemos señalado – de las imágenes sobre las acciones a tomar. Un programa de TV en blanco y negro ha de tener ciertas implicancias – Definitivamente menores – en los espectadores que las que se producen a través de TV en color.

Tenga además en cuenta que las señales de peligro y de advertencia (en los pasos a nivel de ferrocarril, en los semáforos, entre otros) son acompañadas por el color rojo. Y además recuerde que así como imágenes de “otros” tienen un impacto en nosotros – a veces con consecuencias no anticipadas – puede Usted “crear” sus propias imágenes con lo cual tiene la maravillosa oportunidad de no tener consecuencias no-anticipadas o no previstas!

  •  Ladrones del Tiempo

Por lo general conocemos a las personas “que nos visitan”, que se comunican con nosotros, y que se relacionan con nosotros. Pero no los consideramos como si fueran “Enemigos de Nuestro Tiempo”.

Incluso en muchas oportunidades hasta nos sentimos bien con su visita, su comunicación y su relacionamiento.

Ahora bien, si Usted realmente quiere Gestionar eficazmente Su propio tiempo debe estar alerta a las personas que hacen USO de su tiempo a través de distintos métodos.

Lo primero que debe hacer es identificar a estos enemigos de Su Tiempo, distinguir cuanto de su tiempo consumen cada uno de ellos, y también diferenciar qué aportes y contribuciones le hacen a usted.

Tampoco tiene que ponerse obsesivo respecto de aquellos que consumen su tiempo pues es posible que ellos le hagan llegar señales que de otra manera no estarían en contacto con sus sentidos.

Tenemos desarrollada una dinámica sobre este tema donde los participantes han de explorar situaciones donde se presentan ciertas pérdidas de tiempo. En Talleres desarrolladas hasta la fecha, los participantes han destacado que más del 25 % del tiempo “no productivo” dentro de sus empresas se debe a este motivo.

  •  Priorización del tiempo

Ivy Lee ha realizado una importante lista que debe tenerse en cuenta en relación al establecimiento de prioridades. Desde hace tiempo este consultor de empresas recomendaba la necesidad de seguir un método para maximizar su tiempo lo que consistía en una serie de pasos:

  •  Todas las noches, y por escrito, haga un lista de las seis prioridades más importantes que tenga que hacer el día de mañana.
  •  Todas las mañanas, comience a trabajar sobre la primera prioridad, una vez finalizada, siga con la próxima y así sucesivamente
  •  Al finalizar el día, rompa su lista y comience de nuevo

Poner prioridades y hacer una lista donde nos podamos focalizar, nos ordena, aunque no tiene mayor ingerencia en la solución de los factores externos como: empleados, padres, directivos, pero es una pieza utilizable para un orden propio de acciones a realizar.

  •  En el registro del tiempo cotidiano se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos:

Enumerar las metas diarias o los trabajos más importantes a desempeñar ese día.

Registrar cada actividad en períodos establecidos de tiempo.

Definir la prioridad relativa y el objetivo de cada actividad.

Determinar el momento para suspender la actividad y establecer cuando se volverá a realizar.

Para ayudarnos en el establecimiento de prioridades puede ser bueno que tengamos en cuenta lo que denominamos el “ABC”.

El “ABC” tiene como propósito ayudarnos a concentrarnos en la existencia de por lo menos tres categorías de importancia, con lo cual nos ayuda significativamente a decidir.

Uno puede tener una larga lista de actividades y tareas “para hacer” y lo primero que nos vamos a encontrar es con la dificultad de establecer un orden de importancia entre todas ellas.

Algo que podemos hacer es crear una categoría de cosas “muy importantes” bajo el rubro de “A” y de cosas “nada importantes” bajo el rubro de “C”.

Por lo tanto el resto de actividades y tareas han de pertenecer a la categoría “B”.

Existe otra forma práctica que nos ayuda a establecer prioridades. Podemos distinguir lo que tenemos que hacer en tres grupos:

  1.  lo que Debo (necesaria y obligatoriamente) hacer
  2.  lo que Debiera hacer
  3.  lo que Puedo hacer

Urgente versus importante

Aquí debe ponerse foco a un trabajo de Análisis. Describa sus actividades y asígneles una importancia.

Este sistema ideado por Joseph Trickett, analiza cada una de las tareas y les determina cuatro columnas con valores: tareas muy importantes (hay que hacerlas), tareas importantes (habría que hacerlas), no tan importantes pero necesarias, y tareas no importantes.

Primeramente se realiza una lista de actividades que realizo a cargo del club y/o de la escuela de tenis. Cuáles corresponde a las que tiene una importancia para los objetivos, cuáles son urgentes, cuáles puedo delegar y cuáles pertenecen a un campo de relación.

Por ejemplo: Winston Churchill sorprendía a la mayoría de sus colegas con aseveraciones sobre informaciones que algunos de los propios directores a cargo no conocían, o no habían leído de sus propios departamentos.

Churchill, tenía una lista de prioridades que actuaba durante todo el día donde el conocimiento de la información, era una de las primeras.

Tal era así, que siendo famoso, a media tarde se tomaba un baño relajante de media hora en pleno palacio de gobierno; una de sus dos secretarias, le leía los cables y los documentos durante el mismo, sin parar.

Era muy difícil tomarlo por sorpresa a Churchill, quien hacía gala de un dominio de su tiempo, envidiable por la calidad y la cantidad de información que tenía que procesar y las decisiones que este tiempo implicaba.

A la vez, todo plan de administración de tiempo requiere, dos conceptos que indispensablemente recomiendo se tenga en cuenta: el tiempo para relacionarse y el tiempo para promocionar mis servicios.

El primero, forma parte de este mundo de interrelación, donde solamente alcanzamos resultados a través de otros. No hay un solo millonario, ni genio, ni inventor que haya trabajado sin ayuda de otros.

En lo referente a la promoción, es difícil que otros conozcan nuestro producto “si no lo publicitamos”. Esto requiere tiempo. Tiempo para pensar; para generar la idea; para diseñar un folleto; un nuevo programa; para una reunión; para un nuevo emprendimiento.

Las personas dentro de las organizaciones asumen compromisos de distinto tipo, en especial aquellos pertenecientes a la fuerza de ventas.

Tienen los objetivos que le plantea la organización que no siempre coinciden con los objetivos de su departamento o de su unidad de negocios.

Por otro lado tiene sus propios objetivos que a su vez dependen de terceros que, por supuesto, también tienen objetivos distintos en sus mentes.

Durante el Taller y a través de una dinámica, los participantes han de explorar la importante distinción entre lo Urgente vs. lo Importante y que es lo que DEBE HACER bajo estas distintas situaciones.

Se espera ir algo más allá explorando asimismo como lidiar con estas dos dimensiones cuando ponemos exclusivamente foco en el Cliente.

Los participantes se han de familiarizar con las distinciones en materia de las distintas etapas de relacionamiento con el Cliente (que van más allá de las de contactar y relacionar que se ven en CRM) y como debe perfeccionar su diálogo para hacer mejor gestión de su propio tiempo.

Podemos distinguir ciertas características en las 4 opciones:

Importante y Urgente – Esto TIENE que hacerse Si o Si.

Un ejemplo de esto: usted está teniendo una discusión sumamente acalorada con un Superior suyo quien controla sus recursos.

El trato que le está dando “no es el que usted espera de él”. Usted decide – urgentemente – salir rápido de la situación “para respirar” y organizar sus fuerzas.

Si no decide esto en forma inmediata y urgente puede tomar decisiones de las cuales puede llegar a arrepentirse, entre ellas, la de perder su trabajo sin tener en este momento otra opción laboral.

Son acciones de Altísima Prioridad.

Importante y No Urgente – Estas acciones a tomar son sumamente críticas pero NO tiene que resolverlas ya mismo.

Le piden que haga un presupuesto financiero para su unidad de negocios para el año que viene, pero aún tiene tiempo para presentarlo. Puede esperar algo hasta acercarse la fecha límite.

De todas maneras no puede descuidarse y tratar de accionar a último momento ya que siendo actividades importantes con poco tiempo disponible puede que no sea usted muy efectivo.

No Urgente y NO Importante.

Estas son las tareas que a veces lo atrapan a uno y hacen que uno dedique mucho tiempo “hasta que deje de ganar” como hemos hecho mención anteriormente.

Las actividades en este cuadrado deben estudiarse para ver si se pueden llegar a eliminar parcial o totalmente, o ser delegadas en otros, aunque inicialmente usted perciba que tiene que dedicarse a acciones que usualmente tienen mas que ver con un formador, educador o entrenador.

Urgente y NO importante.

Estas acciones son las que usted no ha podido delegar a otro y que otro estaría en condiciones de Hacer, pero en este momento es posible que no tengan disponibilidad de tiempo.

Son acciones de “menor calibre” a su función. Debe cuidarse de que “los monitos” no estén trepados sobre sus espaldas o de otros que son recursos suyos o que están aparentando como que están ocupados.

Tenga en cuenta muy especialmente que la división a que hemos hecho referencia no es necesariamente rígida puesto que usualmente con el TIEMPO – que cambia y altera todo – es posible que se desplacen las actividades de un cuadrante a otro. Usted tendrá que estar alerta a estos cambios que a veces no son muy perceptibles.

Administración del Tiempo Laboral

En qué consiste la Administración del tiempo laboral

Preferimos hablar de una Gestión efectiva de Nuestro Tiempo en lugar de Administración del Tiempo.

“Malgasté el tiempo, y ahora el tiempo me malgasta a mí” William Shakespeare

Dentro del campo laboral y en la empresa, la “organización” que emerge se caracteriza por dos aspectos: parametriza el comportamiento de sus participantes y además estos participantes operan bajo un método predeterminado.

Algunas condiciones mínimas que el “método” debe contemplar son:

1. Planificar,

lo que incluye el desarrollo de una lista con los objetivos a alcanzar. Existe coincidencia con los expertos en materia de gestionar el tiempo, en destacar que los minutos más productivos del día son aquellos que se dedican a planificar.

De modo que 20 minutos diarios de planificación pueden ayudarle a ahorrar una hora, hacerlo diariamente le ahorrará 5 horas a la semana, lo que significa 250 horas al año, más de 2 semanas extra de tiempo para alcanzar sus objetivos.

2. Priorizar.

Uno debe decidir cuáles de ellos son los mas importantes y que por lo tanto deben encabezar la lista. Ya que “nada es más fácil que estar ocupado, y nada más difícil que ser efectivo”.

Nunca se repetirá lo suficiente: deben fijarse prioridades.

Algunas personas llevan a término todas las tareas posibles que aparecen en su lista, logrando un elevado porcentaje de tareas realizadas, pero su efectividad es baja debido a que las tareas desempeñadas en su mayoría son de una prioridad ‘C’.

De allí la frase de Eric Gaynor (Congreso de Desarrollo Organizacional – Buenos Aires, 1999): “No hay nada más inútil que hacer eficientemente todo lo que NO es necesario”.

3. Agendar.

Determinar cuándo se hará cada uno de los puntos. La clave no es dar prioridad a lo que está en la agenda, sino ordenar en la agenda las prioridades.

4. Hacer “seguimiento”. Hacer las cosas de acuerdo a lo planeado y verificar los pasos de cada objetivo.

  •  La necesidad de un Método

En su monumental trabajo (“El Discurso del Método”) Descartes se dispara de todo lo hecho por los científicos anteriormente, cuando sus distintas disciplinas estaban incorporadas dentro de la filosofía.

De aquí en más la humanidad comienza a tener “un método” para cada ciencia / disciplina y los descubrimientos científicos se desarrollarían sin igual, aunque muchas veces sin dar respuesta al “para qué”.

Y dentro del plano estrictamente laboral existe incluso una necesidad mayor de contar con un método para gestionar el tiempo que en otras áreas como ser la familia o el entretenimiento.

Si es que realmente deseamos hacer una mejor gestión de nuestro tiempo debemos tener en cuenta la siguiente máxima :

“Todos encontramos tiempo para hacer lo que realmente queremos hacer”

Es por ello que nos vale seguir el consejo de Charles Schwab quien estando a cargo de la empresa Bethlehem Steel (la más grande fábrica de acero en el mundo) le presentó un desafío a Ivy Lee (un consultor organizacional).

Le pidió al consultor que le muestre un método que le permita lograr más cosas en el tiempo, ofreciendo por ello pagarle honorarios importantes, siempre dentro de lo razonable.

A esto el Sr. Lee respondió con la siguiente recomendación:

“Escriba cada noche las cosas que tenga que hacer en el día de mañana y numéreles en orden de importancia”. “Trabaje a la mañana siguiente de acuerdo con el orden establecido es decir por el número 1 y luego por el número 2,

y así sucesivamente. Y no se preocupe si es que no logra terminarlos todos. Y haga uso de este mismo método todos los días”.

Para satisfacción del consultor – quien se vio gratamente sorprendido – el recibió en recompensa un cheque por US$ 25.000.00.

Y por si fuera poca su sorpresa, Lee se enteró que Charles Schwab manifestó que esta fue la lección más rentable que hubiera aprendida a través de toda su carrera empresarial (“Administración del Tiempo”, por John Adair).

Comportamientos, Actitudes y Orientaciones respecto del Tiempo

  •  Vivir en el presente (con todo lo que Tiene que hacerse Hoy)
  •  Llevar una agenda semanal, y contar con un Plan mensual y Programa anual
  •  Hacer una lista diaria (estableciendo límites de tiempo – inicio y fina – para todas las tareas, especialmente al principio revisando luego si el tiempo estimativo se pudo cumplir)
  •  Establecer prioridades dentro de las tareas o clasificar por TDP discriminando lo que Tiene que hacerse hoy, lo que Debe hacerse hoy y lo que Puede hacerse hoy.
  •  Desarrolle habilidades para poner foco y dirección
  •  Reconozca que debe tomar el nuevo concepto de cómo Gestionar Eficazmente Su Tiempo en lugar del tradicional concepto de Administración del Tiempo.

No hay nada que usted pueda hacer para estirar o acortar el día; lo que sí está en sus manos es hacer una mejor gestión de las 24 horas al día que están a su disposición.

  •  Dentro de a remuneración que Usted recibe debe incluir aprender sobre como Usted y otros pueden llegar a malgastar el tiempo.
  •  Ya existen demasiados comportamientos automáticos que no agregan valor; por lo tanto, no agregue aún más.
  •  Identifique rápidamente todas las actividades que implican un derroche de Su tiempo; es preferible no hacer absolutamente nada a hacer algo que es innecesario.
  •  Recuerde permanentemente que no hay nada más inútil que hacer eficientemente todo lo que NO es necesario.
  •  Desarrolle un método para identificar los “ladrones de Su tiempo”. Usualmente se sugiere reconocer a los ladrones del tiempo, pero preferimos referirnos prioritariamente a la fuerte necesidad que usted tiene para identificar a aquellos “que roban su tiempo”.
  •  Registre todas y cada una de sus actividades y tareas por pequeñas que ellas sean; va a notar que les dedica mucho tiempo a tareas que son de tipo personal, satisfacción de curiosidades y relacionamientos que no siempre agregan valor a la empresa. Si usted no lo hace, puede haber alguien de la organización que lo haga por Usted.
  •  Las formas nuevas de estar ocupado “haciendo algo con la computadora” por lo general no permiten mantener una relación adecuada en cuanto a rendimiento entre lo que se invierte y lo que se recibe.
  •  Si usted está realmente interesado en Gestionar Eficazmente SU Tiempo debe fijarse objetivos para hacerlo.
  •  Tenga en cuenta con las buenas predisposiciones para cambiar NO son suficientes. Existen demasiadas personas que tienen conocimiento respecto de que fumar es dañino para la salud … pero siguen fumando.

Incluso muchas de ellas muestran actitudes de cambio; sin embargo – en sus comportamientos y acciones – no cambian.

  •  No divague mucho respecto de poner en práctica su programa de Gestión Efectiva del Tiempo. Haga algo que sea concrete, muestre resultados y se vea acompañado por cambios en su comportamiento.

Elimine algo que NO es necesario, pero hágalo YA mismo ! Las corporaciones no son proclives a contar con filósofos.

  •  Tenga en cuenta como puede vivir con las presiones del trabajo sin que ellas representen “distress”. Usted debe saber exactamente cual es la presión de estrés que puede manejar; nadie le va a vender un termostato para su propio nivel de manejo de presiones.
  •  Tenga en cuenta que si cambia conductas las mismas deben venir acompañados de nuevas consecuencias o resultados.

Y en lo posible los resultados deben ser medidos. Aunque no lo parezca “Es bastante difícil controlar … todo lo que no se puede medir.”

  •   Si el Tiempo es un recurso escaso – y prácticamente gratis – desarrolle herramientas para poder gestionarlo eficazmente.

NO existe una sola profesión o vocación que no incluya un “kit de herramientas” para realizar sus actividades.

Por ejemplo el Outlook le puede ser de suma utilidad.

  •  Tenga presente lo que siempre hacen los sectores que son auditados por los profesionales en auditoria externa o interna.

Lo primero que hacer es cumplimentar con la mayor parte de las observaciones que estos profesionales realizan, especialmente cuando conllevan muy poco tiempo. Por supuesto no deje afuera alguna observación o recomendación a implementar que es de vital importancia.

  •  Recuerde permanentemente que si usted tiene muchas tareas es porque alguien las ha delegado en Usted porque confiaba en Usted.

Por lo tanto Usted ha de tener que confiar en alguien a quien le puede delegar dichas tareas.

  •  Establezca Prioridades. No todas las tareas tienen la misma importancia. En el futbol, como deporte, es necesario que los jugadores se hagan “pases” antes de llegar al gol; pero debe tener en cuenta que es un solo pase – el que entra al arco – el que hace la diferencia.
  •  Aprenda la nueva forma de delegar que tiene a su disposición y que es reconocida actualmente como “tercerización”. Y distinga claramente entre lo que usted debe hacer, lo que usted puede delegar, y lo que a su vez puede tercerizar.
  •  Si no fueran por las rutinas establecidas – tanto interna como externamente en nuestro propio cuerpo – no podríamos hacer ni la mitad de las cosas que realmente hacemos.

Las rutinas le han de facilitar el trabajo de delegación, acortar el tiempo para la realización de las actividades y además en situaciones de crisis usted ha de contar con más tiempo libre para encontrar una solución realmente creativa e innovadora.

  •  Recuerde lo que sabiamente ha manifestado Parkinson: “Toda tarea requiere tanto Tiempo como el que nosotros tenemos previsto para realizarla.”

Por lo tanto es necesario que Usted establezca los tiempos para aquellas actividades que le encomienda a otros, que ha de realizar Usted mismo, y que además participe activamente en establecer los Tiempos de aquellas tareas que le son encomendadas a usted por otros.

  •  La Tecnología Informática le da acceso a prácticamente toda la información que está archivada en el planeta en toda una Ciudad Capital.

De modo que tenga en cuenta al ingresar a esta Biblioteca de no quedar atrapado en ella, donde incluso puede llegar a “perder” la información con que ha entrado.

  •  Los límites de Tiempo deben ser establecidos al igual que los límites de territorio.

Las investigaciones muestran que las personas operan más libremente y creativamente cuando operan dentro de ciertos límites, es decir, donde se ha “marcado la cancha”.

  •  Toda la información debe ser categorizada y archivada de alguna manera en particular puesto que solamente cuando la misma es agrupada – algo que erróneamente es llamada segmentación – es posible de ser accedida y usada.
  •  Tenga en cuenta que todo lo que archiva y categoriza debe ser sujeto además a algún tipo de “imagen diferencial”.

Las personas no podemos accionar y actuar si es que no contamos con “imágenes”.

Si dos personas se ponen frente a frente y ninguna de ellas tiene imagen alguna, pueden pasarse la vida mirándose sin tomar acción.

  •   Los tiempos de espera deben de ser aprovechados al máximo.

De todas maneras debe tener cuidado que no le hagan esperar porque usted antes no ha llegado a tiempo. Llegue siempre a tiempo, y haga saber que es así como debe ser.

Toda señal de irrespeto es prima hermana de la desconfianza, y la desconfianza impide el desarrollo de acciones enriquecedoras.

  •  Las reuniones representan un perfecto mecanismo para que nadie se haga responsable de lo que allí sucede. Es por ello que a la pregunta de ¿Que es un camello? el refranero popular lo distingue por ser “Un caballo hecho por un Comité”.
  •  Esté sumamente atento al sistema de votación vigente en las reuniones para dirimir sobre situaciones y luego implementar decisiones. Muchas veces las reuniones no se realizan para dirimir situaciones sino para comprometer a todos … en algo que implica resultados de los cuales nadie quiere hacerse responsable.
  •  Recuerde lo que hemos manifestado en la primera parte de este Manual del Participante respecto de cómo personas sobresalientes hacían uso de sus tiempos de espera, que para la mayoría de las personas son tiempos “perdidos”.
  •  Y si realmente no tiene nada productivo para hacer no se involucre en actividades donde usted puede “retroceder”: los juegos electrónicos, gran parte de las revistas y programas de TV están hechos para que usted no se distinga del resto. James March & Herbert Simon (“Organizations”; Wiley & Sons – 1958) dedicaron muchas de sus energías para demostrar los límites de la “organización cognitiva”.
  •  Conviértase en un experto respecto de observar “lo que hacen otros con Su tiempo”. No existe un solo millonario, descubridor, inventor o creativo en este planeta que haya alcanzado el éxito por sí solo.

Tiempo, eficiencia y eficacia

La Velocidad_ y su relación con la Gestión Efectiva de Nuestro Tiempo

La primera cuestión en torno a la Gestión efectiva de Nuestro Tiempo es el concepto de velocidad, que no es sinónimo de hacer las cosas ‘a los apurones’.

La importancia de la velocidad la ilustró Lewis Carroll hace muchos años con curiosas palabras, y mejor que muchos especialistas, en su obra ‘Alicia en el país de las Maravillas’, donde señala:

“Tiene que ser muy rápido para mantenerse en el mismo puesto. Pero si quiere llegar a otra parte debe ir dos veces más rápido.”

El extraordinario ciclista Armstrong – único en el planeta que ganó siete veces y forma consecutiva el Tour de France, ante una afirmación – pregunta de un periodista donde le hace mención que “en la próxima etapa siendo el especialista en ella” tiene prácticamente asegurado el triunfo, Armstrong le responde :

”Esto no es necesariamente así.

En la próxima etapa puede haber más de una persona que ha corrido toda la carrera con el único propósito de ganar esta etapa que sigue.”

De modo que debemos tener en cuenta que además de la carrera total, están las carreras “por etapas” (o ciclos – procesos en el lenguaje de las organizaciones). Sin duda es difícil encontrar una mejor definición que la que realiza Lewis Carroll. Parafraseando a Carroll podríamos decir que ahora:

No es el pez gordo el que se come al chico, sino que más bien es el rápido (que no es gordo) el que se come al lento (que puede ser gordo)”.

Existen algunos aspectos Claves que NO podemos ignorar, más aún que debemos Todos los Días tener en cuenta en el ejercicio de Nuestro Trabajo. Estos Aspectos CLAVES se detallan a continuación:

1. Tener en claro nuestros objetivos y metas lo que nos ha de permitir distinguir entre lo urgente y lo importante

2. Desarrollar una concepción personal de Nuestro Tiempo (y también del tiempo de “otros”)

3. Identificar todo aquello que no estoy pudiendo Hacer en el día de hoy, y que realmente es necesario Hacerse Hoy.

4. Delegar eficientemente de modo que podamos aumentar el alcance de nuestra influencia.

5. Aumentar nuestro nivel de confianza hacia otros que ha de permitir que a su vez otros confíen en nosotros.

La confianza se relaciona con el estilo de liderazgo que elegimos, el tipo y calidad de relacionamiento, el dominio sobre nosotros, nuestro nivel de competencia, nuestra capacidad de supervisar, el grado de confiabilidad, y finalmente estos factores influyen sobre la cultura y clima organizacional.

6. Conocer las diferencias entre lo que YO debo hacer y lo que Otros deben Hacer.

7. Categorizar, ordenar y organizar. El desorden tiende a desorientarnos y la falta de organización nos desorganiza lo que influye negativamente sobre lo Que debemos Hacer y también sobre Como debemos Hacerlo.

8. Colocar los objetos (virtuales o no) en espacios, y elegir espacios desde donde funcionar. Es importante elegir e influir sobre el espacio con el que contamos para hacer las cosas, la iluminación, la comodidad y la belleza con la que nos rodeemos.

9. Desarrollar un plan o una estrategia que no sea demasiado complejo.

Debe recordarse “Que todo aquello que empieza fácil de todas maneras se complica, y aquello que comienza complicado se torna muchas veces en algo imposible”.

10. Adjudicarse uno mismo tareas y actividades en función de los tiempos más productivos y más creativos.

Las personas reducimos nuestros rendimientos en el tiempo, y además rendimos más respecto de unas tareas que sobre otras en el tiempo. Algunos rendimos más de noche y otros por la mañana.

11. Reconocer que la disponibilidad total, es lo más próximo que hay “al no-manejo de nuestro tiempo”. Recordar para ello la famosa frase de Oscar Wilde: “Cuando uno visita a otro es para gastar el tiempo del otro”. Haga su propia curva de rendimientos, algo que Taylor, Galbraith y otros realizaron hace más de 50 años atrás.

12. Llevar un registro diario de cómo emplea sus horas, en qué usa tu tiempo, y la importancia relativa de dichas actividades en términos de contribución para la empresa.

13. Desarrollar una lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos de 15 minutos cada una, lo que ha de facilitar la utilización efectiva del tiempo.

14. Dedicar alrededor de 15 a 30 minutos por día para realizar la planeación de Su tiempo; está demostrado que cada media hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados.

15. Utilizar los últimos 20 minutos de las labores de cada día a planear el día siguiente.

16. Ser consciente que rara vez el ejecutivo utiliza exactamente Su tiempo como el lo planea. Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos.

17. Tener objetivos y programas planeados, más que por la pura casualidad.

18. Dedicar el tiempo disponible a tareas en orden de prioridad, o sea que los ejecutivos deben utilizar su tiempo en relación a la importancia de sus actividades.

19. Establecer un determinado tiempo o fechas límite para cumplir con los compromisos lo que ha de ayudar también al resto del grupo de trabajo a sobreponerse a la indecisión y a la tardanza.

20. Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar los esfuerzos en cada actividad.

21. No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones con resultados.

22. Dedicar un tiempo realista en dar respuesta a los problemas que surgen y que a su vez se limiten a las necesidades de cada situación en particular, ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse por sí mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo.

23. Tener en cuenta que posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hábito que desperdicia tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la presión de las fechas límite establecidas.

24. Reconocer que las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos generales deben ser delegadas o eliminadas hasta donde sea posible.

25. Agrupar las actividades similares para eliminar de esa manera la repetición de acciones y reducir las interrupciones a un mínimo como contestar o hacer llamadas telefónicas.

26. Mantener siempre a la vista la agenda del día lo que ha de facilitar el proceso de administrar correctamente el tiempo.

27. Detallar y registrar como se piensa utilizar el tiempo en el día, en la semana o en el mes, puesto que omitir detalles es tan perjudicial para los objetivos del registro del tiempo, como confiar en la memoria o establecer metas irreales.

28. Establecer un plan de actividades con la debida anticipación y con los objetivos a alcanzar.

29. Detallar luego las metas tanto mensuales como semanales y diarias en función de los objetivos y las actividades que conllevan.

30. Llevar un registro y control de las actividades desarrolladas (si el no lo hace seguramente otra persona (superior posiblemente) lo esté haciendo y además lo realice “la organización” en función de los resultados alcanzados.

31. Establecer prioridades y estar atento a las “señales” de nuevos requerimientos.

32. Desarrollar la capacidad de reprogramar actividades y acciones.

33. Mantener activo su “banco de imágenes” y la concordancia entre ellos con lo que se vive en el presente y también con su relación en el futuro.

34. Listar las actividades con cada una de las tareas a realizar detallando el grado urgencia e importancia de ellas. Se sabe que por cada hora dedicada al planeamiento en forma eficaz se economiza unas dos a tres horas.

35. Todos los días viernes debe realizarse el “operativo limpieza” sin dejar en lo posible asuntos pendientes. Y también es bueno realizarlo aunque en menor medida diariamente aunque más no sea para tener en “los archivos mentales” lo que confronta al día siguiente.

36. Respetar lo planeado el día anterior era algo positivo hace muchos años como lo prueba los $ 25.000.00 dólares recibidos por el consultor gerencial Ivy Lee y que fueron pagados gustosamente por el entonces Presidente de Bethlehem Stell Company, Charles Schwab.

Sin embargo se debe procurar, en la medida que esto sea posible, cumplir con las tareas, actividades y compromisos fijados en la fase de planeamiento.

37. Los ejecutivos y profesionales deben aprender a “conocer” cuales son los reales objetivos que se esperan de ellos, y los medios que se ponen a su disposición para alcanzarlos.

El Dr. Donald Cole y Eric Gaynor en el libro “Professional Suicide or Organizational Murder” (ya citado) destacan que una de las principales causas de resolución de este dilema que está relacionado con la permanencia del ejecutivo o profesional, tiene que ver fuertemente con el establecimiento de objetivos claros, precisos y transparentes.

38. El ejecutivo debe aprender a discernir correctamente entre lo urgente, lo importante, lo necesario, lo irrelevante, y todo aquello que no agrega valor.

39. La fijación de plazos y fechas tope de cumplimiento, ayudan al equipo de trabajo a lograr su objetivo. Está demostrado que para ello los plazos deben ser alcanzables aunque con un cierto esfuerzo adicional al que están acostumbrados los miembros del equipo.

40. El ejecutivo ha de tener competencias en el área de “poner foco y dirección” al proyecto en general, como así también a cada una de sus fases. Y a partir de allí desarrollar un grado de concentración óptimo.

41. En el trabajo monumental de James March y Herbert Simon (1958 – ya citado) ellos dejan bien en claro que los participantes organizacionales discriminan y actúan dentro de las empresas, siguiendo una de dos opciones: la de asistir y concurrir a la empresa, y la de producir.

Por lo tanto el ejecutivo debe desarrollar competencias que le ayuden a identificar estos dos perfiles distintivos de los miembros de su equipo de trabajo, lo que le ha de permitir no confundir desplazamiento, movimientos y acciones con prestaciones de valor agregado para la organización.

42. Algo que hemos estado sugiriendo – y que lamentablemente no hemos tenido el debido éxito – se relaciona con la distinción entre “dar feedback” y “dar respuesta”. Dentro de las culturas latinoamericanas (Eric Gaynor – Congreso de Desarrollo Organizacional,

Buenos Aires, 2003) muchas veces los diálogos son interrumpidos esperando contar “con la respuesta correcta que dé solución al problema” cuando por lo general el “otro” está esperando solamente feedback (que tiene que ver con el status de la situación).

43. Otra característica que hemos encontrado dentro de las culturas organizacionales en latinoamérica tiene que ver con lo que se conoce en idioma inglés como “procrastinate” (es fascinante que esta palabra no exista en español, lo que permite que exista pero no se hable de ello y se perpetúa de ese modo la inacción).

La postergación de feedback, decisiones, y comportamientos en general pueden ser nefastos tanto para la organización como para el ejecutivo involucrado.

44. Una característica de las organizaciones eficientes es la de “rutinizar todo lo que es posible de rutinizar”.

Por lo tanto el ejecutivo debe tener siempre bien presente que las acciones de rutina que son usualmente de bajo valor agregado para la empresa pueden y muchas veces deben ser delegadas a otros miembros del equipo.

También debe darse consideración a la posible eliminación total de ellas.

45. Los ejecutivos no pueden esperar que los Departamentos de Organización y Métodos o de Métodos y Procedimientos mejoren sus propios procesos y procedimientos.

Esa tarea ya es propia del incumbente puesto que si se deja a cargo de estos otros dos departamentos arriba mencionados, es muy posible que el mismo profesional y ejecutivo se quede él sin trabajo.

46. La agenda “de otros” es algo que tiene que tener siempre en cuenta el profesional y para ello puede hacer uso de tecnologías y metodologías que facilitan enormemente esta tarea.

47. Así como el ejecutivo sabe que “todo lo que no se mide no se controla” debe tener también presente que “todo lo que el no registra de lo que el mismo hace” no es posible de mejora.

Desviadores de Su Tiempo

Los profesionales, supervisores y ejecutivos confrontan diversos problemas en las organizaciones que están relacionados con “desvíos” – interrupciones – “vías muerta” que alteran en gran medida lo que ellos hacen y los consiguientes resultados. Conocer como lidiar con estos “desviadores de tiempo” es de vital importancia.

A diferencia de lo que hemos visto en la sección de “Ladrones de Su Tiempo” aquí hemos de identificar aquellas situaciones que se presentan y que usualmente no son anticipadas ni previstas por usted.

A ellas las llamamos Desviadores de Su Tiempo.

  •  Aunque parezca increíble mucho de los “desvíos” tienen que ver con el propio personal de la empresa.

Usted debe estar sumamente alerta y observar el comportamiento de los demás, especialmente cuando se acercan o relacionan con usted. No debe olvidar la famosa máxima de Oscar Wilde:

“Cuando alguien visita a otra persona no es para perder su propio tiempo, sino para perder el tiempo del otro.” Por lo tanto comience a registrar las visitas de otros y en general las interrupciones de otros que pertenecen a su propia empresa.

  •  También debe observar la situación y/o momento en que se produce la interrupción. Muchas interrupciones de otros – comunicaciones e informaciones – parece que estuvieran orientados a ”mantenerlo al tanto” de cómo están las cosas.

Pero a veces detrás de dicha visita la otra persona lo quiere mostrar es que “ha estado activa”. Usted puede observar como, después de que ha estado algunas horas fuera de su oficina, o ha estado ausente un día entero, muchas personas se acercan a usted participando novedades que realmente no lo son.

Mucho tiempo de su personal – al acercarse a usted – puede ser dedicado a “mostrar que ha estado ocupado”.

Y usted debe dedicar sus energías para erradicar estos comportamientos en otros, puesto que una persona efectiva no puede permitir la existencia de desviadores de tiempo.

  •  Muchas de las tareas que a veces están a cargo nuestro son llevadas a cabo en la actualidad porque históricamente se realizaban.

Todas las personas en las organizaciones durante las ocho horas hacen cosas con eficacia, pero quizás no son absolutamente necesarias ni agregan valor alguno.

Existe una predisposición en las organizaciones a crear estos mecanismos y tareas “de ocupación” – que son originados por otros, pero que tienen incidencia en uno y desvían el recurso tiempo que usted tiene a su disposición.

Trate de identificarlos y erradíquelos.

  •  Más aún, las personas tendemos a sentirnos “cómodos” en realizar estas tareas que realmente no agregan valor, ya que como tampoco lo quitan, uno no puede ser castigado por no realizarlo correctamente.

Eric Gaynor (Universidad de Michigan State, 1975) sugiere que muchos consultores al poner foco en lo que “no funciona” o está mal dentro de la empresa, olvidan de considerar la enorme cantidad de tiempo que es dedicada a tareas que son realizadas con eficacia … pero que son absolutamente innecesarias. De allí que debemos el refrán de Gaynor :

“No hay nada más inútil que hacer eficientemente todo lo que no es necesario.

  •  Las organizaciones y empresas operan hoy en día bajo lo que se conoce como “Gerenciamiento por Proyectos”. Acordar participar en un proyecto donde los objetivos que “aparecen claros” en realidad no lo son, representan desviadores de tiempo.

En cuanto el proyecto se pone en marcha usted ha de observar como “se agregan” nuevos requerimientos que alteran el proyecto inicial – y lo desvían de su objetivo original. Por lo tanto antes de iniciar su marcha hasta la cúspide del Himalaya tenga en cuenta que si se compromete el objetivo debe ser claro, debe contar con los recursos necesarios y además el tiempo requerido.

Todo plan que se cambia sobre la marcha es un desvío de tiempo, y es usualmente consecuencia de una falla de planeamiento.

  •  La falta de planeamiento adecuado provoca “desvíos de tiempo” y son usualmente consecuencia de “planeamientos inconscientes” o ceguera de planeamiento”.

Las organizaciones no pueden irse acomodando a lo que se va presentando en el tiempo así como ningún DT de fútbol puede pedirle a sus once jugadores que se “acomoden durante los primeros minutos como les parezca” para que luego de algunos minutos él DT decida los cambios a realizar.

  •  La práctica de postergar el inicio de acciones es resultado de algún desviador de tiempo. Las personas deben realizar esfuerzos en identificar a que se debe que “no inician acciones” de inmediato y más bien postergan cosas en el tiempo.

Los “anglos” – que son eminentemente prácticos tienen una palabra para definir esta “inacción” (la llaman procrastinate) y además se refieren a los que actúan de esta manera en forma peyorativa.

  •  En diversos trabajos de campo se han observado distintos desviadores de tiempo. La conexión con la computadora hace muy fácil no tener que perder tiempo visitando a otra persona; ahora lo podemos hacer ya que tenemos a “alguien” delante nuestro y sentado cómodamente en nuestro propio escritorio.

Y la relación es prácticamente “perfecta”, ya que a diferencia de cuando nos encontramos con otro, podemos hacer durar la “conversación” el tiempo que consideremos conveniente, podemos hacer “callar” al otro, y además podemos mostrar que estamos ocupados (aunque estemos navegando sin rumbo o participando en algún juego o entretenimiento).

También hemos observado que las personas se “crean” trabajos incluso cuando otros han hecho esfuerzos por eliminarles tareas.

Mantener las cosas en desorden, o en un orden solo entendible por nosotros resultan buenas maneras para desviar nuestro tiempo y también lograr el desvío de tiempos de otros.

  •  Una forma perfecta de generar desviadores de tiempo consiste en “auto-recompensarse” erróneamente.

Si nos recompensamos por acciones naturales y repetitivas que pueden ser realizadas a través de la computadora o de otras personas a un costo menor, y no lo hacemos por contribuciones genuinas, vamos a generar nuevas acciones que han de resultar en desviadores de tiempo.

  •  La aceptación incondicional a cualquier propuesta que nos hace un superior puede constituirse más adelante en un desviador de tiempo.

Su aceptación sin el debido involucramiento consolidará una filosofía de dirección “por compromiso del subordinado” donde este puede encontrarse “con un pincel que está colgado del techo”.

  •  Usted debe estar alerta al sistema de señales, y como las distintas personas a través de señales tratan de impactar en usted.

¿Cuántas veces se producen “señales de incendio” cuando en realidad no lo son, y por otro lado no hay alerta alguno a pesar de que se avecina un gran incendio? Las señales de incendio falsas implican desvíos de tiempo que usted debe tener en cuenta.

Un caso típico de “señales de incendio falsas” se presenta cuando la persona ocupa una nueva posición como resultado de una promoción.

Por lo general, el nuevo incumbente no es alertado de lo importante y se lo mantiene muy ocupado con cosas urgentes, lo que ha de influir negativamente en la calidad de su influencia sobre el personal.

  •  Nosotros podemos crearnos desvíos de tiempo. En realidad cuando no registramos como empleamos nuestro tiempo, y por lo general cuanto esto sucede no hacemos un uso eficiente de nuestro tiempo, estamos auto-generando un “desvío de tiempo”.
  •  La participación en reuniones, comités, visitas a otros (superiores, pares y subordinados), son desviadores de tiempo importantes.

Hemos encontrado una importante tendencia dentro del mundo organizacional a no-participar en lo que es realmente importante, y sí participar en lo que no lo es.

Muchos ejecutivos de empresa tienden a asistir a “cursos” de capacitación cuando se realizan en un “Hotel importante” donde el almuerzo va mucho más allá de lo que almuerza todos los días. Cuando la capacitación es desarrollada en otros sitios “de menor jerarquía”.

  •  El teléfono celular permite el incumplimiento – muy frecuentemente de citas – al poder avisar en cualquier instante y en cualquier sitio, que uno no puede cumplir con el compromiso.

Lo que significa en la práctica que como desvío de tiempo se “crea” una nueva reunión que llena una parte de la agenda futura, y en esa reunión uno ha de verse con alguien que probablemente responda y se relacione con nosotros en base a nuestro incumplimiento original.

Lo que probablemente no se constituya en una provechosa reunión.

  •  La falta de un tiempo razonablemente largo sin interrupción que permita desarrollar opciones creativas e innovadoras, genera la “creación” de desviadores de tiempo, que no hacen más que reforzar el círculo de “mostrarse preocupados” pero “dentro de una zona de comodidad”.
  •  Una de las diferencias entre un gerente y un líder consiste en que éste último se orienta a correr riesgos que modifican el estado actual de las cosas.

Una predisposición a mantenerse “ciego respecto de lo que uno hace en el tiempo”, es un maravilloso desviador.

Al no saber exactamente lo que no estamos haciendo eficientemente, pero de todas maneras estando ocupados, eso nos permite concluir – equivocadamente – que todo “está bajo control”.

Ejemplo de Desviadores de Su Tiempo (en el Deporte)

Los hechos que nos llevan a desperdiciar nuestro tiempo son muchos y dependen en gran medida de nuestro tipo de arreglo organizacional, el tipo de sector industrial de que se trate, el rol que usted desempeñe, la filosofía de dirección de la empresa, como opera y está conformado su equipo de trabajo, y más puntualmente con los objetivos, metas y tareas y actividades del día a día suyo.

Podemos describir alguno de ellos para tenerlos en cuenta y empezar a definirlos como parte de los que cada día, nos lo complican; éstos “Desviadores de Su Tiempo” (en un caso Deportivo) son:

  •  Visitantes fuera de esquema
  •  Falta de un plan para delegar
  •  Centralización de las decisiones
  •  Metas contradictorias
  •  Falta de descripción en cartelera o en algún lugar informativo, sobre quién esta a cargo
  •  Falta de descripción en cartelera de cuáles son los horarios y los objetivos de la actividad
  • Charlas con personal que tiene bajo nivel y con poca claridad de su tarea
  •  Morosidad
  •  Correspondencia innecesaria o demasiado extensa
  •  Falta de planificación
  •  Reuniones de dirección para tratar temas menores
  •  Asuntos sin importancia
  •  Falta de una agenda de la organización con esquema de reuniones y trabajo conjunto
  •  Mucho café
  •  Llamadas de teléfono fuera de horario

Vamos a dejar para la jornada del día de mañana un material importante en relación con la forma en que gerenciamos Nuestro tiempo, que tiene que ver con la relación “con el Cliente”.

Una de las funciones principales de los directivos, ejecutivos y gerentes en las empresas y las organizaciones está dirigida hacia la generación de ingresos que resulta ser una fuente principal de energía para las mismas.

Las organizaciones pueden dedicar más personas – lo que implica más tiempo y u8n mayor costo consiguiente para la empresa – como así también hacer que las actuales personas dediquen más tiempo a las ventas.

Pero el Cliente tampoco tiene un tiempo “infinito” para dedicarnos de modo que tenemos que aprender a como gerenciar eficientemente nuestro tiempo en relación con el Cliente.

Este punto es de tanta importancia que preferimos prestarle especial consideración. Por ahora les sugiero comenzar un coffee break de no más de unos 20 minutos y al regreso les solicito que se organicen alrededor de las mesas en grupos de hasta 6 personas, idealmente “diversas” en cuanto a su fuente de trabajo y a su género.

Allí hemos de explorar a través de varias dinámicas como estos contenidos expuestos hasta ahora pueden aplicarse en los ambientes de trabajo.

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Escrito por:

Ph. D. (abd) - Presidente The Organization Development Institute International, Latinamerica (Board member de The Organization Development Institute- Worldwide)

Cita esta página
Gaynor Butterfield Eric. (2006, enero 18). Desarrollo organizacional y administración del tiempo. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/desarrollo-organizacional-y-administracion-del-tiempo/
Gaynor Butterfield, Eric. "Desarrollo organizacional y administración del tiempo". GestioPolis. 18 enero 2006. Web. <http://www.gestiopolis.com/desarrollo-organizacional-y-administracion-del-tiempo/>.
Gaynor Butterfield, Eric. "Desarrollo organizacional y administración del tiempo". GestioPolis. enero 18, 2006. Consultado el 22 de Mayo de 2015. http://www.gestiopolis.com/desarrollo-organizacional-y-administracion-del-tiempo/.
Gaynor Butterfield, Eric. Desarrollo organizacional y administración del tiempo [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/desarrollo-organizacional-y-administracion-del-tiempo/> [Citado el 22 de Mayo de 2015].
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Imagen del encabezado cortesía de oswaldo en Flickr

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