TIP 130 - Administre su Correo

Situación

Se estima que si se sigue creciendo el volúmen de mensajes de correo que llegan al buzón, se le dedicará más de cuatro horas cada día contestando mensajes de correo electrónico relacionado con el trabajo. Es imperante aprender a manejar los mensajes que recibimos, antes que se llegue a estos volúmenes, para no perder mucho tiempo en su proceso.

Recomendación

La administración del correo se puede hacer sencillamente siguiendo las siguientes recomendaciones:

• Establezca carpetas para organizar el correo. Por ejemplo, cree una bajo el nombre de Urgente con cosas que debe atender de inmediato. Una con el nombre "viejo" para incluir mensajes con más de 30 días de recibidos, y coloque en otra carpeta todos los que reciba como copias (CC) ya que no requieren acción inmediata suya. También puede crear carpetas para tareas que debe realizar y una para mensajes que tienen que ver con actividades venideras y que tampoco requieren acción inmediata. Para los demás, simplemente clasifíquelos automáticamente por el remitente y la fecha.
   
• Filtre el correo "basura" a la carpeta de borrados. Todos los mensajes que inician con ADV son publicidad, por ejemplo. En la medida que maneja su correo aprenderá a clasificar estos mensajes intuitivamente.
   
• Busque entre las opciones de su programa de correo está la alternativa de ver unas cuantas líneas del mensaje al igual que la linea del asunto. Puede que esta información sea suficiente para resolver y responder el mensaje.
   
• Seleccione bien las listas de correo a las cuales se suscribe. Cancele las que no le aporten ningún valor.
   
• Mantenga cuentas separadas para asuntos de la oficina y asuntos personales.
   
• Tendrá que leer y responder algunos de los mensajes. Se sugiere que destine un tiempo en la mañana y otro en la tarde para administrar su correo.
   
• Puede también contribuir para que los demás puedan manejar el correo que usted envía en una forma ágil, mediante la correcta selección de encabezados, la escritura de mensajes cortos y efectivos, y evitar el envío de documentos muy grandes.

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