Los 12 principios de la eficiencia de Emerson fueron promulgados en 1912 en un libro que lleva ese mismo nombre, en el cual el Señor Harrington Emerson, uno de los más avanzados discípulos de la escuela de la administración científica, encabezada por Frederick W. Taylor, expresó que las ideas son el factor productivo más importante (por encima del capital, la tierra y la mano de obra) y que éstas se deberían centrar en eliminar el despilfarro y en crear un sistema industrial más eficiente.
Pueden ser empleados como indicadores, en cualquier industria, para medir y localizar sus ineficiencias ya que son premisas básicas, interrelacionadas entre sí, formuladas con la intención de que los procesos empresariales funcionen con fluidez y permitan generar el sustento necesario para el crecimiento de las organizaciones.
Los cinco primeros principios (altruistas) atañen a las relaciones humanas, específicamente a la relación empleador-empleado, mientras que los siete restantes (prácticos) corresponden a los métodos y sistemas administrativos aplicados.
Los doce principios de la eficiencia
«La eficiencia, como la higiene, es un estado, un ideal, no un método.» Harrington Emerson
A continuación una breve descripción de cada uno:
1. Definición clara de los objetivos (ideales)
La fijación de objetivos es uno de los principios fundamentales de la administración, en esto Emerson también fue pionero, algunos lo mencionan como un adelantado a la administración por objetivos propuesta hacia mediados del siglo XX. Si un directivo (empresa) no ha planteado objetivos (ideales) claros y concretos le será imposible avanzar o avanzará en cualquier dirección.
La vaguedad, la incertidumbre y la falta de rumbo que caracteriza a los empleados no es sino una consecuencia de la vaguedad, la incertidumbre y la falta de rumbo que caracteriza a los empleadores. Si cada gerente formula sus propios objetivos (ideales), los promulga y publica en todas partes y los inocula en todos los empleados, la organización podrá alcanzar la excelencia.
2. Emplear el sentido común
Emerson creía que cuando a una empresa le faltan ideales, organización y sentido común, tiende a resultar sobrecapitalizada. Se compran máquinas innecesarias y se instalan y se emplean menos del tiempo total. Esto añade una carga general excesiva y resulta destructor del éxito de la organización.
Un sentido común supremo que lo capacita a uno para distinguir entre los árboles y el bosque. Es un sentido común que lleva al conocimiento y pide consejo de todos los departamentos, no está confinado a una sola posición y, sin embargo, mantiene la dignidad del equilibrio.
3. Buscar activamente el consejo de personas competentes
La complejidad creciente de la empresa requiere el uso frecuente de expertos técnicos. Ningún directivo por sí solo puede ser competente en todas las áreas necesarias para llevar adelante con éxito una empresa. Por lo tanto, para asegurar que en todas las áreas se utilizan las mejores prácticas, debería utilizarse un consejo competente y el directivo debería ser receptivo al consejo ofrecido por tales asesores.
4. Disciplina
Decía Emerson que «La cooperación no es un principio, pero su ausencia es un crimen».
El principio de la disciplina hace referencia específica a que trabajar con ideales comunes en una organización disciplinada proporciona cooperación, para explicar los fundamentos del principio se hace un símil con el gobierno de una colmena: ninguna abeja parece obedecer a ninguna otra abeja, y sin embargo el espíritu de la colmena es tan fuerte que cada abeja trabaja duramente en su tarea específica asumiendo que cualquier otra abeja está trabajando conscientemente también tan duro como sea posible en interés de la comuna.
Adherencia a las reglas; obediencia estricta. La función de este principio es asegurar la lealtad y la observancia de los once principios restantes.
5. Trato justo
Los directivos necesitan tres cualidades importantes: simpatía, imaginación y, sobre todo, sentido de justicia. El mayor problema para asegurar un trato justo es el fracaso en el establecimiento de equivalencia entre el salario y el resultado. Deberían desarrollarse sistemas de salario de modo tal que se asegure que el día de hoy se hace soportable sin descartar la esperanza de un mañana mejor. Semejantes sistemas de retribuciones proporcionan estímulos e incentivos.
6. Mantener registros fiables, inmediatos, adecuados y permanentes
El objeto de los registros de información consiste en aumentar el alcance y el número de las advertencias, proporcionarnos más información que la que usualmente recibimos mediante nuestros sentidos. Con contabilidades atrasadas, sin información presupuestal, sin flujos de caja día a día, es imposible la toma de decisiones racional. Los registros proporcionan las bases para la toma de decisiones.
7. Despacho (Expedición)
Planificación científica a través de la cual cada pequeña función es efectuada de manera tal que sirve para unir el todo y capacita a la organización para llegar a su objetivo, para lo cual se deben formular técnicas eficaces de plazos y control de la producción. Para que una organización sea eficiente es necesario que «despache», que tenga garantizado lo que podríamos llamar la infraestructura mínima.
8. Normas y programas (estándares y guías)
Se debe hacer explícito un método y un tiempo para que las tareas se ejecuten, lo cual se logra a través de estudios de tiempos y movimientos, del establecimiento de estándares de trabajo y de la planificación de la producción, de tal manera que se establezca un ritmo «crítico» constante que permita la máxima eficiencia.
9. Condiciones estandarizadas
Se debe procurar una uniformidad del medio ambiente organizacional, de tal manera que se reduzca el desperdicio de tiempo, de esfuerzo y de dinero.
10. Operaciones estandarizadas
La estandarización de operaciones, en todo tiempo y lugar posibles, elevará grandemente la eficiencia. La estandarización de las operaciones constituye el plan operativo detallado, que si no es supervisado día a día no logrará la obtención de los objetivos estratégicos. Se trata de uniformar los métodos, las formas en que se ejecutan las tareas.
11. Instrucciones escritas, prácticas y estandarizadas
La documentación de las labores es esencial, si existiera la costumbre obligatoria de dejar por escrito lo que se hizo, cómo se hizo, por qué se hizo y qué resultados produjo, no se repetirían los errores y se aceleraría el progreso.
12. Recompensa a la eficiencia
El trabajo bien hecho, eficiente, merece ser recompensado, para lo cual es recomendable el establecimiento de programas de incentivos que motiven a los trabajadores en la búsqueda de la eficiencia individual y de esta manera, colaboren en la construcción de la eficiencia organizacional.
Bibliografía
- Duncan W., Jack. Grandes ideas en dirección de empresas. Ediciones Díaz de Santos, 1991
- Emerson, Harrington. The twelve principles of efficiency. The Engineering Magazine Co., 1924.
- Fernández-Ríos, Manuel y Sánchez, José C. Eficacia organizacional: concepto, desarrollo y evaluación. Ediciones Díaz de Santos, 1997.
- Sicard Ramírez, Jaime. Libertad, ciencia y eficiencia: objetivos de la gerencia universitaria. Publicaciones Icesi No. 43, 2010. p. 17-36.