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Creación de un manual de procedimientos

MANUAL DE PROCEDIMIENTO
1. Introducción
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de
actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad
administrativa, o de dos o más de ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen
precisando su responsabilidad y participación.
Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o
documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro
dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la
empresa.
En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica
referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las
labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en
los empleados y en sus jefes de que el trabajo se esta realizando o no
adecuadamente.
2. Utilidad
Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de
tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal
ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
Interviene en la consulta de todo el personal.
Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de
tiempos, delegación de autoridad, etc.
Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.
Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su
alteración arbitraria.
Determina en forma mas sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación.
Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo
deben hacerlo.
Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.
Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los
sistemas, procedimientos y métodos.
3. Conformación Del Manual
A) IDENTIFICACIÓN
Este documento debe incorporar la siguiente información:
Logotipo de la organización.
Nombre oficial de la organización.
Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular
debe anotarse el nombre de la misma.
Lugar y fecha de elaboración.
Número de revisión (en su caso).
Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.
Clave de la forma. En primer término, las siglas de la organización, en
segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la
forma y, por último, el número de la forma. Entre las siglas y el número
debe colocarse un guión o diagonal.
B) ÍNDICE O CONTENIDO
Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del
documento.
C) PRÓLOGO Y/O INTRODUCCIÓN
Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e
importancia de su revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de la máxima
autoridad de las áreas comprendidas en el manual.
D) OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS
Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.
Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y
evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores;
facilitar las labores de auditoria; facilitar las labores de auditoria, la evaluación del
control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si
el trabajo se está realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la
eficiencia general, además de otras ventajas adicionales.
E) ÁREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS
Esfera de acción que cubren los procedimientos.
Dentro de la administración pública federal los procedimientos han sido
clasificados, atendiendo al ámbito de aplicación y a sus alcances, en:
procedimientos macroadministrativos y procedimientos mesoadministrativos o
sectoriales.
F) RESPONSABLES
Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en
cualquiera de sus fases
G) POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN
En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción que
se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de responsabilidad de
las distintas instancias que participaban en los procedimientos.
Además deberán contemplarse todas las normas de operación que precisan las
situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operación de los
procedimientos. A continuación se mencionan algunos lineamientos que deben
considerarse en su planteamiento:
Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriben el
marco general de actuación del personal, a efecto de que esté no incurra en
fallas.
Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean
comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos
administrativos o con el procedimiento mismo.
Deberán ser lo suficientemente explícitas para evitar la continua consulta a
los niveles jerárquicos superiores.
H) CONCEPTO (S)
Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento, las
cuales, por su significado o grado de especialización requieren de mayor
información o ampliación de su significado, para hacer más accesible al usuario la
consulta del manual.
I) PROCEDIMIENTO
(descripción de las operaciones). Presentación por escrito, en forma narrativa y
secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento,
explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se
hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción del
procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe anotarse
la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se trata de una
descripción detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el
puesto responsable de cada operación. Es conveniente codificar las operaciones
para simplificar su comprensión e identificación, aun en los casos de varias
opciones en una misma operación.
J) FORMULARIO DE IMPRESOS.
Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan
dentro del mismo o se adjuntan como apéndices. En la descripción de las
operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia específica de éstas,
empleando para ello números indicadores que permitan asociarlas en forma
concreta. También se pueden adicionar instructivos para su llenado.
K) DIAGRAMAS DE FLUJO.
Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un
procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las
unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen
(procedimiento detallado), en cada operación descrita. Además, suelen hacer
mención del equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas
representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripción
clara de las operaciones, lo que facilita su comprensión. Para este efecto, es
aconsejable el empleo de símbolos y/o gráficos simplificados.
L) GLOSARIO DE TÉRMINOS.
Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de
elaboración de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso
o consulta. Procedimiento general para la elaboración de manuales
administrativos
DISEÑO DEL PROYECTO.
La tarea de preparar manuales administrativos requiere de mucha precisión , toda
vez que los datos tienen que asentarse con la mayor exactitud posible para no
generar confusión en la interpretación de su contenido por parte de quien los
consulta. Es por ello que se debe poner mucha atención en todas y cada una de
sus etapas de integración, delineando un proyecto en el que se consiguen todos
los requerimientos, fases y procedimientos que fundamentan la ejecución del
trabajo.
A) RESPONSABLES
Para iniciar los trabajos que conducen a la integración de un manual, es
indispensable prever que no queda diluida la responsabilidad de la conducción de
las acciones en diversas personas, sino que debe designarse a un coordinador,
auxiliado por un equipo técnico, al que se le debe encomendar la conducción del
proyecto en sus fases de diseño, implantación y actualización. De esta manera se
logra homogeneidad en el contenido y presentación de la información.
Por lo que respecta a las características del equipo técnico, es conveniente que
sea personal con un buen manejo de las relaciones humanas y que conozca a la
organización en lo que concierne a sus objetivos, estructura, funciones y personal.
Para este tipo de trabajo, una organización puede nombrar a la persona que tenga
los conocimientos y la experiencia necesarios para llevarlo a cabo. Por la
naturaleza de sus funciones puede encargarlo al titular de la unidad de
mejoramiento administrativo (en caso de contar con este mecanismo). Asimismo,
puede contratar los servicios de consultores externos.
B) DELIMITACIÓN DEL UNIVERSO DE ESTUDIO
Los responsables de efectuar los manuales administrativos de una organización
tienen que definir y delimitar su universo de trabajo para estar en posibilidad de
actuar en él; para ello, deben realizar:
ESTUDIO PRELIMINAR
Este paso es indispensable para conocer en forma global las funciones y
actividades que se realizan en el área o áreas donde se va a actuar. Con base en
él se puede definir la estrategia global para el levantamiento de información,
identificando las fuentes de la misma, actividades por realizar, magnitud y
alcances del proyecto, instrumentos requeridos para el trabajo y en general, prever
las acciones y estimar los recursos necesarios para efectuar el estudio.
4. Fuentes De Información
Referencia de las instituciones, áreas de trabajo, documentos, personas y
mecanismos de información de donde se pueden obtener datos para la
investigación. Entre las más representativas se pueden mencionar:
*Instituciones:
-Organizaciones que trabajan coordinadamente o forman parte del mismo grupo o
sector de la que es objeto de estudio.
-Organizaciones líderes en el mismo campo de trabajo.
-Organizaciones normativas que dictan lineamientos de carácter obligatorio.
-Organizaciones que prestan servicios o suministran insumos necesarios para el
funcionamiento de la organización que se estudia.
*Archivos de la organización:
-General.
-De las áreas de estudio.
*Directivos y empleados:
-Personal del nivel directivo que maneja información valiosa, ya que conocen si el
conjunto de archivos responde a la realidad.
-Personal operativo cuyas opiniones y comentarios son de gran ayuda, puesto que
ellos tienen a su cargo las actividades rutinarias, por lo que pueden detectar
limitaciones o divergencias en relación con otros puntos de vista o contenido de
documentos.
*Áreas de trabajo:
-Niveles de la organización que reflejan las condiciones reales de funcionamiento,
medios y personal.
*Clientes y/ o usuarios: Receptores de los productos y/ o servicios que genera la
organización.
*Mecanismos de información: Recursos computacionales que permiten el acceso
a información interna o externa a la organización que sirven como soporte al
estudio.
5. Preparación Del Proyecto
Recabados los elementos preliminares para llevar a cabo el manual, se debe
preparar el documento de partida para concretarlo, el cual debe quedar integrado
por:
*Propuesta técnica, (que debe de incluir):
-Antecedentes: recuento de todos los manuales o esfuerzos análogos preparados
con anterioridad.
-Naturaleza: tipo de manual que se pretende realizar.
-Justificación: demostración de la necesidad de efectuarlo en función de las
ventajas que ello reportará a la organización.
Objetivos: logros que se pretenden alcanzar.
-Acciones: iniciativas o actividades necesarias para su consecución.
-Resultados: beneficios que se esperan obtener en cuanto a mejorar el
funcionamiento de la organización, sus productos y/ o servicios, clima
organizacional y relaciones con el entorno.
-Alcance: área de aplicación que cubre el estudio en términos de ubicación en la
estructura orgánica y/ o territorial.
-Recursos: requerimientos humanos, materiales y tecnológicos necesarios para
desarrollarlo.
-Costo: estimación global y específica de recursos financieros que demanda su
ejecución.
-Estrategia: ruta fundamental necesaria para orientar los recursos de acción y
asignación de recursos.
-Información complementaria: material e investigaciones que pueden servir como
elementos de apoyo.
c) PROGRAMA DE TRABAJO
-Identificación: nombre del manual.
-Responsable(s): unidad o grupo que tendrá a su cargo la implantación del
manual.
-Área(s): universo bajo estudio.
-Clave: número progresivo de las actividades estimadas.
-Actividades: pasos específicos que tienen que darse para captar la información.
-Fases: definición del orden secuencial para realizar las actividades.
-Calendario: fechas asignadas para el inicio y terminación de cada fase.
-Representación gráfica: descripción del programa en cuadros e imágenes.
-Formato: presentación y resguardo del programa de trabajo.
-Reportes de avance: seguimiento de las acciones.
-Periodicidad: espacio de tiempo dispuesto para informar avances.
B) PRESENTACIÓN DEL PROYECTO A LAS AUTORIDADES COMPETENTES
a) PARTICIPANTES
Para depurar el contenido del proyecto, afinar sus parámetros y determinar su
viabilidad operativa, es recomendable presentarlo a:
*Área (s) que intervendrá directamente en su aplicación, por lo cual tienen la
obligación de conocer el proyecto en forma detallada.
*Áreas afectadas por la implantación del proyecto, ya que tendrán que cambiar o
adecuarse.
*Área responsable del manejo de los recursos económicos, para cuantificar el
costo del proyecto en forma más específica.
b) RESPONSABLE DE SU AUTORIZACIÓN
Asimismo, el proyecto debe presentarse al titular de la organización o de la unidad
administrativa responsable de su ejecución, para su aprobación.
Una vez autorizado, el responsable debe hacer del conocimiento de todos los
niveles jerárquicos la intención que tiene la organización de elaborar el manual,
resaltando los beneficios que de este esfuerzo se obtendrán, a fin de que todos
brinden su apoyo durante el desarrollo del trabajo. Sin este requisito, la labor de
integración del manual se vería seriamente dificultada.
C) CAPTACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Como primer paso de esta etapa se debe obtener una lista del personal que va a
participar en el levantamiento de la misma, considerando la magnitud y
especificaciones del trabajo.
a) Capacitación del personal
Una vez integrado el grupo de trabajo, se debe capacitarlo, no sólo en lo que
respecta al manejo de medios de investigación que se utilizarán para el
levantamiento de la información, sino también en todo el proceso que se seguirá
para preparar el manual.
Por ello, se debe dar a conocer a los participantes el objetivo que se persigue, así
como los métodos de trabajo adoptados, calendarización de actividades,
documentos que se emplearán.(cuestionarios, formatos, etcétera), responsables
del proyecto, unidades administrativas involucradas, inventario de información a
captar y distribución del trabajo a cada persona.
Cuando el grupo de trabajo sea numeroso, puede resultar conveniente formar
subgrupos, coordinados cada uno por un responsable, quien debe encargarse de
revisar y homogeneizar la información.
Es recomendable efectuar un estudio en un área piloto, para luego comparar y
evaluar los resultados obtenidos.
b) Levantamiento de la información
Los esfuerzos de recopilación deben enfocarse en el registró de hechos que
permitan conocer y analizar información específica y verdaderamente útil para el
manual, pues de lo contrario se puede incurrir en interpretaciones erróneas, lo cual
genera retraso y desperdicio de recursos. Asimismo, debe aplicarse un criterio de
discriminación, basado en el objetivo del estudio, y proceder continuamente a su
revisión y evaluación para mantener una línea de acción uniforme.
Esta actividad exige mantener una relación constante con las fuentes internas
emisoras de la información, así como con las áreas u organizaciones con otra
ubicación física.
Para recabar la información en forma ágil y ordenada se puede utilizar alguna o
una combinación de las siguientes técnicas de recopilación:
Investigación documental:
Esta técnica permite la selección y análisis de aquellos escritos que contienen
datos de interés relacionados con el manual. Para ello se estudian documentos
tales como bases jurídico-administrativas, diarios oficiales, actas de reuniones,
circulares, oficios y todos aquellos que contengan información relevante para el
estudio.
Consulta a sistemas de información
Acceso a sistemas computacionales que contienen información y recursos de
apoyo para estructurar el manual. Este mecanismo permite recabar información
interna y/o de sistemas externos a la organización enlazados a través de redes.
Encuesta:
Este método implica la realización de entrevistas personales con base en una guía
de preguntas elaborada con anticipación. También se puede utilizar un
cuestionario, a fin de que las entrevistas tengan un contenido homogéneo.
Esta técnica se considera de gran utilidad para reunir información preliminar al
análisis o para efecto de plantear cambios o modificaciones a la estructura actual
de la información. La encuesta puede realizarse en forma individual o reuniendo a
directivos y empleados de una misma área o que intervienen en la misma clase de
tareas.
También se puede recabar información de clientes y/o usuarios, prestadores de
servicios y proveedores que interactúan con la organización.
Los cuestionarios que se utilizan en la encuesta, y que sirven para obtener la
información deseada, están constituidos por series de preguntas escritas,
predefinidas, secuenciadas y separadas por capítulos o temática específicos.
Este medio permite ahorrar recursos y tiempo; sin embargo, la calidad de la
información que se obtiene depende de su
estructuración y forma de presentación.
En términos generales, todo cuestionario debe expresar el motivo de su
preparación, procurar que las preguntas sean claras y concisas, con un orden
lógico, redacción comprensible, facilidad de respuesta y evitar demasiadas
preguntas. Asimismo, se puede incluir un instructivo de llenado para indicar mo
contestarlo.
La entrevista consiste básicamente en celebrar reuniones individuales o grupales
en las cuales se cuestiona orientadamente a los participantes para obtener
información. Este medio es posiblemente el más usado y el que puede brindar
información más completa y precisa, puesto que el entrevistador, al tener contacto
con el entrevistado, además de obtener respuestas, puede percibir actitudes y
recibir comentarios.
Para que una entrevista se desarrolle positivamente, es conveniente observar
estos aspectos:
Tener claro el objetivo: para cubrir este aspecto, se recomienda preparar
previamente un cuestionario o guía de entrevista que contenga los principales
puntos que se desea captar. Esta guía puede operar a manera de marco de
trabajo para que, al término de la misma, se pueda verificar si se ha obtenido la
información requerida.
Establecer anticipadamente la distribución del trabajo: esta etapa consiste en
asignar responsabilidades y determinar las áreas a investigar.
Concretar previamente la cita: es importante que el entrevistado esté preparado
para proporcionar la información con el tiempo y tranquilidad necesarios para
disminuir el margen de error y evitar interrupciones.
Clasificar la información que se obtenga: esta fase implica diferenciar la situación
real de la relativa a sugerencias para mejorarla, procurando no confundir ambos
aspectos.
Para apoyar y/o agilizar la captura de información se puede emplear el muestreo,
que es una técnica estadística auxiliar que sirve para inferir información acerca del
universo que se investiga, a partir del estudio parcial del mismo.
Cuando el universo de estudio es de gran magnitud, pero la información sea
homogénea en virtud de normas de operación y requisitos uniformes, se establece
la posibilidad de conocer sus características sin necesidad de encuestar o
investigar a todas las unidades, ni de entrevistar a cada uno de los empleados.
Existen tablas de muestreo que, de acuerdo con las características y volumen de
la información, establecen cuál es la mínima cantidad de información
representativa del todo -muestra- que es necesario recabar para que los
resultados que se obtengan a partir de ésta tengan validez.
Observación directa
Este recurso puede ser empleado por los técnicos o analistas en el área física
donde se desarrolla el trabajo de la organización. A partir del análisis de la
información recabada se deben sostener pláticas con algunas de las personas que
prestan sus servicios en estas áreas para complementarla o afinarla.
Otra forma consiste en que el jefe del área de trabajo realice la observación
directa, comente y discuta algunos de los puntos con sus subordinados y presente
los resultados de su análisis al investigador. La ventaja de este procedimiento
radica en que debido a la familiaridad entre jefe y subordinados, la información
puede ser más completa, pero habrá ocasiones en que los resultados no serán los
deseados, debido a inhibiciones o problemas internos, o que pueda plantearse
una situación que no corresponde a la realidad operativo.
D) Integración de la información
Una vez que se cuenta con la información de las áreas involucradas en el estudio,
se debe ordenar y sistematizar los datos a efecto de poder preparar su análisis.
a) Cómo clasificar la información.
Para facilitar la tarea de integración, es recomendable que la información obtenida
se vaya accesando a equipos de cómputo para salvaguardaría y facilitar su
manejo. Con este propósito se pueden:
Crear directorios, subdirectorios y archivos para desagregarla en función de
la división del trabajo.
Crear bases de datos o programas específicos.
Utilizar paquetes acordes con las necesidades específicas del proyecto.
Combinar los puntos anteriores para optimizar resultados.
En forma paralela deben abrirse carpetas con apartados específicos con los
documentos fuente del estudio, en las que se debe compendiar la información por
área, sistema, procedimiento, equipos, políticas, etcétera. Es conveniente que los
documentos que se recaben contengan el visto bueno de la persona que
suministra la información.
También es recomendable que conforme se recaben datos sobre algún aspecto,
se concentren en un documento de trabajo que pueda servir de memoria en el
diseño posterior del proyecto.
b) ÁREAS PARA AGRUPAR LA INFORMACIÓN
Antecedentes.
Se debe tomar en cuenta la reglamentación jurídico-administrativa que regula la
realización del trabajo, como se ha atendido por parte de las unidades
responsables de hacerlo y qué efecto ha tenido sobre otras unidades,
organizaciones, clientes y/o usuarios.
También es oportuno, en su caso, considerar la evolución o desarrollo de las
estructuras organizacionales anteriores y los resultados que se obtuvieron, lo cual
permite contar con un marco de referencia histórico para comprender mejor la
situación actual.
Situación actual.
Se toma en cuenta los siguientes aspectos:
Objetivos
Estructura orgánica Normas y políticas administrativas
Funciones
Procedimientos
Instrumentos jurídico-administrativos
Equipo
Condiciones de trabajo
Ambiente laboral
E) ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN
En esta etapa se debe realizar un estudio o examen crítico de cada uno de los
elementos de información o grupos de datos que se integraron con el propósito de
conocer su naturaleza, características y comportamiento, sin perder de vista su
relación, interdependencia o interacción interna y con el ambiente, para obtener un
diagnóstico que refleje la realidad operativa.
Esta mecánica de estudio puede seguir la siguiente secuencia:
Conocer
Describir
Descomponer
Examinar críticamente
Ordenar cada elemento
Definir las relaciones
Identificar y explicar su comportamiento
Un enfoque muy eficaz en el momento del análisis de los datos consiste en
adoptar una actitud interrogativa y formular de manera sistemática seis
cuestionarios fundamentales:
¿Qué trabajo se hace?
¿Para qué se hace?
¿Quién lo hace?
¿Cómo se hace?
¿Con qué se hace?
¿Cuándo se hace?
Después de obtener respuestas claras y precisas para cada una de las preguntas
anteriores, las mismas deben someterse, a su vez, a un nuevo interrogatorio
planteando la pregunta ¿por qué?. Las nuevas respuestas que se obtengan darán
la pauta para formular el manual y las medidas de mejoramiento administrativo.
a) TÉCNICAS DE APOYO PARA EL ANÁLISIS
En esta fase comprende los recursos técnicos que se emplean para estudiar la
información obtenida con el fin de conocerla en forma detallada t determinar
alternativas de acción específicas que permitan derivar soluciones óptimas para
lograr los resultados deseados.
Las técnicas de análisis que se pueden utilizar en esta fase están directamente
relacionadas con el origen del proyecto, así como con la información técnica del
líder o responsable en función del tipo de manual, factibilidad para su aplicación,
disponibilidad de tiempo, asignación de recursos y nivel técnico del grupo de
trabajo.
Este tipo de instrumentos se puede utilizar como respaldo para el proyecto o en
sentido inverso, a raíz de la implantación de un proceso de cambio organizacional
que debe culminar con la edición de un manual administrativo.
Entre las técnicas que generalmente se utilizan para auxiliar el análisis
administrativo en este campo, se encuentran las siguientes:
Organizacionales.
Administración por objetivos
Análisis de sistemas
Análisis de costo-beneficio
Análisis de estructuras
Árbol de decisiones
Auditoría administrativa
Autoevaluación
Control total de calidad
Estudio de factibilidad
Estudio de viabilidad
Benchmarking
Desarrollo organizacional
Reingeniería organizacional
Reorganización
Cuantitativas.
Análisis de series de tiempos
Correlación
Modelos de inventario
Modelos integrados de producción
Muestreo
Números
Números índices
Programación dinámica
Programación lineal
Simulación
Teoría de colas o de líneas de espera
Teoría de los grafos
Teoría de las decisiones
F) PREPARACIÓN DEL PROYECTO DEL MANUAL
Una vez que se cuenta con toda la información del manual se procederá a
integrarlo; para tal actividad se requiere convocar a todos los participes de la
presentación del manual, para revisión del contenido y presentación de cada
apartado.
a) Validación
La información verificada de cada área o unidad administrativa deberá presentarse
a la persona entrevistada para que firme de conformidad en un espacio específico
para este objetivo; debe verificar que la información esté completa y comprensible.
b) ESTRUCTURACIÓN
Una vez que se reúne la información revisada y firmada por cada área, los
involucrados en la presentación del manual deben reunirse para compaginar e
integrar el proyecto final del manual.
G) FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES
Para seleccionar las recomendaciones más viables, se toma en cuenta su costo,
recursos necesarios para aplicarlas y sus ventajas y limitaciones.
a) TIPOS DE RECOMENDACIONES
De mantenimiento: preservación general de la misma estructura orgánica,
funciones, sistemas, procedimientos, personal y formas.
De eliminación: supresión de sistemas, reemplazo de formas, registros e informes,
eliminación total o parcial de procedimientos, bajas de personal, desaparición de
áreas o unidades administrativas, etc.
De adición: introducción de un nuevo sistema, incremento del número de
operaciones en determinado procedimiento, aumento de personal o programas,
etc.
De combinación: intercalar el orden de aplicación de programas de trabajo,
combinar el orden de las operaciones de un procedimiento, compaginar la
utilización de formas de uso generalizado con nuevas formas, etc.
De fusión: agrupación de áreas, unidades administrativas o personas bajo un
mismo mando, unificación de formas, registros e informes, etc.
De modificación: cambios en los procedimientos o las operaciones, reubicación
física de personal, equipo o instalaciones, redistribución de cargas de trabajo,
modificación de formas, registros, informes y programas, etc.
De simplificación: reducción de pasos de un procedimiento, introducción de
mejoras en los métodos de trabajo, simplificación de formas, reportes, registros,
programas, etc.
De intercambio: redireccionamiento de funciones, procedimientos, recursos,
personal o flujo del trabajo entre áreas u organizaciones del mismo grupo o sector.
b) ELABORACIÓN DEL INFORME
Para entregar los resultados del estudio es necesario redactar un informe, en el
que además de exponer las razones que llevaron a obtenerlos, incorpore la
información estratégica del proyecto que le permita a la alta dirección la toma de
decisiones oportuna y correcta.
El informe consta de los siguientes elementos, generalmente:
Introducción: es el resumen del propósito, enfoque, limitaciones y el plan de
trabajo.
Parte principal o cuerpo: sección donde se anotan los hechos, argumentos y
justificaciones.
Conclusiones y recomendaciones.
Apéndices o anexos: inclusión de gráficas, cuadros y demás instrumentos de
análisis administrativo que se consideren elementos auxiliares para apoyar la
propuesta y recomendaciones.
H) PRESENTACIÓN DEL MANUAL PARA SU APROBACIÓN
Una vez que el manual ha quedado debidamente estructurado, el encargado del
proyecto debe someterlo a las instancias procedentes para su aprobación;
convocará a su grupo de trabajo para la última revisión de la documentación que
se presentará.
a) A los niveles directivos
Es recomendable que esta presentación parta en un documento síntesis derivado
del informe, cuya extensión no sea mayor a treinta cuartillas, para que en caso de
ser analizado, requiera de un mínimo de tiempo que deje un lapso adicional para
explicaciones, así como para intercambio de opiniones.
Si el tiempo de que se dispone es muy breve, el documento síntesis puede ser
entregado a las autoridades correspondientes y hacer la presentación del manual
exclusivamente con el apoyo de equipos de cómputo, láminas o audiovisuales,
donde se destaquen los elementos más relevantes para el proceso de toma de
decisiones.
El documento síntesis puede subdividirse en el siguiente capitulado:
Introducción: breve descripción de las causas que generaron la necesidad
de preparar el manual, los mecanismos de coordinación y participación de
empleados para su desarrollo, así como los propósitos y explicación
general acerca de su contenido.
Análisis de la estructura organizacional: exposición de la génesis y
desarrollo de la organización, es decir los cambios, sucesos y vicisitudes de
mayor relevancia que ha afrontado en forma total o parcial y que influyeron
en la decisión de preparar el manual.
Diagnóstico de la situación actual: definición de las causas y/o problemas
que originaron el estudio y que justifican los cambios o modificaciones que
se proponen en el manual.
Propuestas de mejoramiento: presentación de alternativas de acción para la
organización, ventajas y desventajas que pueden derivarse, implicaciones
de los cambios, así como los resultados que se espera obtener con el
manual.
Estrategia de implantación: explicación de los pasos sucesivos o etapas
previstas para poner en práctica el manual y las medidas de mejoramiento
administrativo derivadas de él. Asimismo, la forma en que se efectuarían los
cambios previendo los factores sobresalientes de actuación de las áreas,
unidades, mecanismos y funcionarios involucrados en el esfuerzo.
Seguimiento, control y evaluación: precisión de los mecanismos de
información, proceso de control y evaluación, así como los criterios y
medidas que podrían tomarse en cada caso.
Al Órgano De Gobierno
De acuerdo con la normatividad vigente y/o a las políticas dictadas por el titular de
la organización, una vez que el manual propuesto ha sido revisado y analizado por
los niveles superiores, debe presentarse ante el consejo de administración o su
equivalente para su aprobación definitiva.
c) A OTROS NIVELES JERÁRQUICOS
La exposición a los niveles departamentales, de oficina o de área también puede
basarse en el documento síntesis, pero tratando siempre de hacerlo en la forma
más accesible posible para facilitar su comprensión. Asimismo, servirá para
fortalecer el compromiso entre todas las partes involucradas, elemento
fundamental para el posterior seguimiento y evaluación de las actividades.
I) REPRODUCCIÓN DEL MANUAL
Una vez que el grupo responsable de la elaboración del manual haya recabado e
integrado las observaciones surgidas en los diferentes niveles de decisión, debe
coordinarse con la unidad o área que maneja los recursos económicos para que
éste sea reproducido para su distribución e implantación. Para este efecto, el líder
del proyecto debe suministrar los parámetros técnicos para el diseño de la
impresión. Aun cuando existen varias opciones para hacerlo, pero las unidades de
medida más aceptadas para este tipo de documento son:
Utilizar formatos intercambiables, a fin de facilitar su revisión y
actualización.
Que los formatos sean de 28x21 cm (tamaño carta).
Las gráficas o cuadros que por necesidad sobrepasen el tamaño carta,
serán dobladas hasta lograr esta dimensión.
Utilizar el método de reproducción en una sola cara de las hojas.
Procurar que la división en apartados, capítulos, áreas y/o secciones
queden separados por divisiones, las cuales presenten impreso este
nombre.
Que todo el documento quede integrado por carátula, portada, índice o
contenido, introducción y cuerpo.
Carátula
Es la cubierta o cara exterior del documento, que tiene como objetivo su
identificación a través de los siguientes elementos:
Nombre oficial de la organización.
Logotipo oficial.
Nombre genérico del manual en relación con su contenido.
Nombre de la unidad administrativa responsable de su elaboración y/o
aplicación.
J) IMPLANTACIÓN DEL MANUAL
La implantación del manual representa el momento crucial para traducir en forma
tangible las propuestas y recomendaciones en acciones específicas para elevar la
productividad, mejorar la coordinación, agilizar el trabajo y homogeneizar el
conocimiento de la dinámica y componentes organizacionales.
a) MÉTODOS DE IMPLANTACIÓN
La selección de método para implantar administrativos está estrechadamente
relacionada con elementos de estructura tales como:
Tipo de manual
Cobertura
Recursos asignados
Nivel técnico del personal
Clima organizacional
Entorno
En función de estas variables, las alternativas para implantarlos son:
Método instantáneo. Generalmente es el mas utilizado, ya que la decisión
de preparar manuales administrativos-en la mayoría de los casos- proviene
de los más altos niveles de la estructura de una organización, lo cual les
confiere una naturaleza o validez casi obligatoria. También se adopta
cuando la organización es nueva, si no se involucra a un número amplio de
unidades administrativas, si es relativamente sencillo, si no implica un gran
volumen de funciones, sistemas u operaciones, o si en la organización
existe una sólida infraestructura administrativa.
Método del proyecto piloto. Esta forma de implantación implica aplicar el
contenido del manual en lo una parte de la organización, con la finalidad
de medir los resultados que ello genera.
El beneficio que pueda aportar radica en que permite realizar cambios en una
escala reducida, llevando a cabo cuantas pruebas sean necesarias para
determinar la viabilidad de la propuesta.
Una probable desventaja de este método es que no siempre es posible asegurar
que lo que es valido para los proyectos piloto se destinan recursos y una atención
especial que no puede a toda la organización.
-Método de implantación en paralelo. Cuando se trata de manuales de amplia
cobertura, que implican el manejo de mucha información o de carácter estratégico,
un volumen considerable de recursos o para garantizar la seguridad de todo un
sistema de trabajo, se emplea este método que implica la operación simultanea,
por un periodo determinado, tanto del ambiente de trabajo o condiciones
tradicionales como las que se van a implantar. Esto permite efectuar cambios sin
crear problemas, ya que las nuevas condiciones accionan libremente antes de que
se suspendan las anteriores.
Método de implantación parcial o por aproximaciones sucesivas. Este
método, de gran utilidad para implantar manuales que implican
modificaciones sustanciales a la operativa normal, consiste en seleccionar
parte de su contenido o de àreas especìficas para introducir los cambios sin
causar grandes alteraciones, y dar el siguiente paso sòlo cuando se haya
consolidado el anterior, lo que permite un cambio gradual y controlado.
Combinación de métodos. Es el empleo de màs de un método para
implantar un manual en función de los requerimientos técnicos de su
contenido.
b) ACCIONES DE IMPLANTACIÓN DEL MANUAL
Para dar a conocer el manual es conveniente definir un programa para su
presentación y que, con base en las acciones que para este efecto se
establezcan, se proceda a celebrar platicas, seminarios, foros de decisión y
cualquier otro tipo de evento de esta naturaleza.
También se pueden llevar a cabo reuniones de sensibilización , por medio de las
cuales se puede incrementar la confianza y colaboración del personal, ya que a
través de ellas se les comunican los objetivos propuestos y las bondades que de
ello puede resultar.
En forma paralela se deben emprender campañas de difusión mediante revistas,
boletines, folletos, paneles y cualquier otro recurso de información que refuerce la
aceptación, particularmente cuando las medidas de lo mejoramiento puedan
afectar a una organización en forma radical o a nivel grupal o sectorial.
K) REVISIÓN Y ACTUALIZACIÒN
La utilidad de los manuales administrativos radica en la veracidad de la
información que contienen, por lo que se hace necesario mantenerlos
permanentemente actualizados por medio de revisiones periódicas. Para
ello es conveniente:
Evaluar en forma sistemática las medidas de mejoramiento administrativo
derivadas de la implantación del manual, así como los cambios operativos
que se realicen en la organización.
Establecer en calendario para la actualización del manual
Designar un responsable para la atención de esta función.
a) MECANISMOS DE INFORMACIÓN
Son aquellos que ponen en pràctica con la finalidad de establecer los flujos
adecuados par que la información administrativa, tanto de implantación de mejoras
como respuestas a desviaciones, pueda llegar con agilidad y claridad a las àreas y
niveles que las necesiten.
Para ese efecto, se debe aprovechar la infraestructura instalada, utilizando
servicios del grupo técnico responsable de la elaboración del manual.
Una vez definidos los parámetros para evaluar el comportamiento del manual,
operativamente, la organización debe efectuar el seguimiento de las acciones por
conducto de la(s) unidad(es) responsable(s) de su aplicación, apoyadas por una
comisión, grupo o subgrupo designado para ese propósito.
6. Bibliografía
ORGANIZACIÓN DE EMPRESAS, ANÁLISIS DISEÑO Y ESTRUCTURA
FRANKLIN FINCOWSKY ENRIQUE BENJAMÍN MÉXICO, FCA - UNAM
"MANUALES ADMINISTRATIVOS: GUÌA PARA SU ELABORACIÓN"
FRANKLIN FINCOWSKY ENRIQUE BENJAMÌN MÉXICO, FCA - UNAM
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS GÒMEZ CEJA, MÉXICO, Mc GRAW HILL 1997

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Palma José. (2003, noviembre 28). Creación de un manual de procedimientos. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/creacion-de-un-manual-de-procedimientos/
Palma, José. "Creación de un manual de procedimientos". GestioPolis. 28 noviembre 2003. Web. <http://www.gestiopolis.com/creacion-de-un-manual-de-procedimientos/>.
Palma, José. "Creación de un manual de procedimientos". GestioPolis. noviembre 28, 2003. Consultado el 26 de Mayo de 2015. http://www.gestiopolis.com/creacion-de-un-manual-de-procedimientos/.
Palma, José. Creación de un manual de procedimientos [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/creacion-de-un-manual-de-procedimientos/> [Citado el 26 de Mayo de 2015].
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