Costos ocultos de la producción biotecnológica y farmacéutica en Cuba

La investigación se realizó con el objetivo de diseñar un procedimiento de Gestión Económica para la detección de costos ocultos en los procesos biotecnológicos y farmacéuticos, permitiendo la mejora de proceso.

Para la aplicación del procedimiento es necesario realizar un diagnóstico de la situación actual, después la proyección de soluciones; utilizándose para ello métodos y técnicas como: entrevistas, encuestas, observación, análisis de documentos, listas de chequeo, fichas de proceso,  diagramas de flujos y cuadro de mando integral; además, de las herramientas digitales como Microsoft Office, el software bibliográfico EndNote y el software Minitab.

El estudio arroja como principal conclusión, que en Cuba no se cuantifican los costos ocultos relacionados al proceso productivo, sólo se han realizado investigaciones en dos centros del país: Instituto Superior Politécnico José Antonio Echevarría (ISPJAE) y el Centro de Inmunología Molecular (CIM); y que en el mundo solo países como Francia (ISEOR), Estados Unidos y Colombia, han presentado estudios de esta índole.

Las principales causas de costos ocultos están vinculadas a tiempos improductivos, incorrecta identificación de competencias laborales, mala planificación y distribución del trabajo, etc.; traduciéndose en costos ocultos que van a impactar el resultado financiero de la entidad, ya sea como aumento de las erogaciones o disminución de los flujos de caja, es por ello que es necesario controlarlos para mejorar los resultados organizacionales, optimizando  recursos para obtener mayores beneficios incurriendo en menores gastos.

Palabras claves: Gestión Económica, Costos Ocultos, Proceso de Producción.

Introducción

En las organizaciones del siglo XXI se considera al conocimiento como recurso estratégico para crear y mantener ventajas competitivas, y al aprendizaje como una capacidad crítica a potenciar internamente. Los cambios en la actual gestión de producción están dirigidos a introducir el enfoque de gestión de procesos, la gestión de competencias e identificar los aspectos de naturaleza intangible, que se establecen hoy como factores determinantes para alcanzar los niveles de competitividad de su gestión, estos desafíos son planteados por las organizaciones.

Hoy es un hecho que es necesario concurrir al desarrollo de relaciones laborales sanas en las empresas apoyándose en la gestión y el desarrollo de los recursos humanos [1]. Existen diversos factores que pueden explicar esta tendencia. En primer lugar, la mayor importancia, con respecto a tiempos pasados, que adquiere la competitividad de la empresa, obliga a los empresarios a prestar más atención a la productividad, a la flexibilidad de empleo, la remuneración y la jornada laboral, a la salud y seguridad en el lugar de trabajo, a la formación y perfeccionamiento de las habilidades del personal y, por supuesto, a la calidad.

En toda empresa, para la identificación de los problemas iniciales se utilizan diferentes técnicas, entre ellas entrevistas a trabajadores y directivos, observación directa a los puestos de trabajo, así como análisis de documentos relacionados con la Gestión de Recursos Humanos y la Gestión Económica, tales como: los registros contables financieros y los balances económicos de los últimos 5 años, resultado de los cuales se requiere identificar, de manera general, lo siguiente:

Existencia de   gastos asociados a la Gestión de los Recursos Humanos que no se tienen en cuenta en los registros contables, esto conlleva al falseo de la información, atenta contra la veracidad de los registros contables y contra el aprovechamiento, al máximo, de las reservas de productividad.

En el 100 % de las empresas de Cuba, los tiempos improductivos, de inactividad, no son cuantificados.

En la mayoría no se realizan estudios de organización de trabajo en los procesos productivos y las competencias no están bien diseñadas, lo que conlleva a una disminución de la productividad.

De ahí que constituya un problema para las empresas la existencia de disfuncionalidades en el sistema productivo los cuales provocan costos ocultos que no son monitoreados y afectan el desempeño de la empresa.

En vista a solucionar el problema planteado se propone el siguiente objetivo general: Diseñar un procedimiento para el enfoque económico del proceso productivo que identifiquen los costos ocultos que se generan a partir de disfuncionamientos existentes en el mismo para gestionarlos y mejorar su desempeño empresarial.

La investigación se desarrolla utilizando los siguientes métodos teóricos: el análisis histórico-lógico, el método analítico- sintético, el método inductivo – deductivo como vía para precisar las tendencias predominantes y el enfoque sistémico durante el proceso de investigación.

Entre los Métodos Empíricos se encuentran las entrevistas individuales, la observación, el análisis de documentos, balances de procesos, OTIDA, mapa de procesos y lista de chequeo.

Este estudio es de importancia para las empresas, dado que no se establece la cuantificación de algunos derroches dentro de las producciones.

Procedimiento para la identificación de costos asociados a la organización del trabajo.

Se parte de un estudio bibliográfico donde se consultan los modelos existentes como [2], [3] y [4]. El procedimiento tiene como bases teórico- metodológicas:

• Enfoque en Sistema: al considerar la estructura de las empresas como sistemas complejos de relaciones que trabaja para dar respuesta a las necesidades del entorno, a partir de la integración de sus subsistemas con la estrategia de la empresa, para obtener un resultado de alto impacto económico y social [5],
• Enfoque a proceso: en el diseño de los subprocesos a partir del Modelo Extendido del Proceso de GRH [6] para la modelación de los subprocesos, permite revelar la interrelación de los subprocesos.
• La Metodología de Diseño Organizacional integrando el enfoque a procesos y competencias de [7], pues el diseño organizacional optimiza los recursos, no solo materiales, sino también humanos.
• El procedimiento de Gestión Socio-económica desarrollado por [4] que define, conjuntamente el estudio de los procesos del Sistema de Gestión Integrada de Capital Humano y el análisis de los disfuncionamientos existentes, así como la cuantificación de los costos asociado a los mismos.
• El Decreto 281 del 2007 y Decreto Ley 252 [8], así como la Ley 60, 2011[9], las normas ISO 9001:2015 para la implementación de un sistema de calidad, y los lineamientos de la política económica cubana, de los cuales se tienen en cuenta sus principales conceptos, políticas, requisitos y los elementos para su diseño y aplicación.

Estas constituyen las referencias fundamentales de la investigación.

La metodología para la cuantificación de los costos ocultos en los procesos productivos, es la siguiente:

Procedimiento para la identificación de costos ocultos en los procesos productivos. Fuente: Elaboración propia

El procedimiento consta de 3 etapas: Alineación, Diagnóstico de la planeación estratégica y del sistema productivo y Proyección de alternativas de mejoras.

Etapa 1. Alineación: en esta etapa se reúne la información existente en la empresa, además se constituye el equipo de trabajo para desarrollar la investigación.

1. Ambientación: en esta etapa se comienza con una breve introducción sobre la empresa a estudiar y todas las particularidades de la misma.
2. Confección de grupo de trabajo: se crea un comité de expertos en el sistema productivo y económico, a su vez se solicita la aprobación de este grupo de trabajo por la alta dirección.
3. Levantamiento de información: es en esta fase donde se recopila la información de la empresa necesaria para la detección de los principales problemas.

Etapa 2. Diagnóstico de la planeación estratégica y del sistema productivo: en esta etapa se analiza el proyecto estratégico de la organización, sus principales indicadores y además se realiza la detección de los disfuncionamientos asociados a los principales problemas.

1. Análisis del proyecto estratégico: aquí se determina la misión, visión, objetivos estratégicos, valores y el mapa de procesos de la empresa y se evalúan todos estos elementos en función de los requisitos que deben cumplir, para obtener de forma global la estrategia de la empresa.
2. Análisis de indicadores económicos: en esta fase se analiza el comportamiento financiero de la empresa e indicadores como la productividad, los costos por producto, gastos mensuales e ingresos, etc.
3. Análisis del proceso organización del trabajo y sistema productivo: en esta fase se realizará un diagnóstico del proceso organización del trabajo y sistemas productivos, aplicando las técnicas de estudios de métodos, de tiempos y aprovechamiento de la jornada laboral en el área productiva, actualizando las normas de tiempo y consumo, balanceando los procesos y determinando todos los tiempos improductivos; propiciando la optimización de los recursos y tiempos, sin afectar la calidad de los productos siguiendo lo establecido en las buenas prácticas de fabricación (BPF).
4. Cuantificación de los costos ocultos: aquí a través de las fichas de costo, se cuantificarán los costos ocultos generados por los disfuncionamientos detectados, tales como tiempos improductivos, mala rotación del personal o alto índice de fluctuación laboral.

El cálculo de los costos ocultos constituye una extensión en la esfera social de prácticas de contabilidad analítica. Este permite identificar problemas mayores al proveer una vía de entrada y de explotación del sistema socioeconómico de las empresas. En efecto, los costos ocultos miden el desperdicio de recursos económicos provocados por los disfuncionamientos.

Los costos ocultos se clasifican en un grupo de cinco indicadores: ausentismo, accidentes de trabajo, rotación del personal, calidad de los bienes y servicios y productividad directa. Además debe agregarse el indicador fluctuación de personal dado que también genera un conjunto de costos ocultos.

Etapa 3. Proyección de alternativas de mejoras: en esta etapa se proyectan las alternativas de mejoras junto con su evaluación.

1. Planteamiento de alternativas de mejoras: en esta fase se evalúan las alternativas de mejora para disminuir costos dentro de los procesos, partiendo de los disfuncionamientos detectados en el diagnóstico inicial.
2. Desarrollo de alternativas de mejoras: luego se diseñan las mejoras relacionadas a los disfuncionamientos encontrados, utilizando todas las herramientas necesarias para reorganizar y optimizar procesos.
3. Evaluación de alternativas de mejoras: seguidamente se evalúan las alternativas de mejora seleccionando la de mayor factibilidad para la empresa según los criterios a seguir.

CONCLUSIONES

• En Cuba no se ha estudiado el tema relacionado con los costos ocultos, mientras que en países como Francia y Estados Unidos se realizan estudios para su evaluación.
• La detección de los costos ocultos juega un papel fundamental en toda entidad dado que impactan el resultado financiero, ya sea como aumento de las erogaciones o disminución de los flujos de caja, es por ello que es necesario controlarlos para mejorar los resultados organizacionales, optimizando recursos para obtener mayores beneficios incurriendo en menores gastos.

REFERENCIAS

1. SAVALL, ZARDET Y BONNET, Véronique ZARDET, Henry ZAVAL, Marc BONET Libérer les performances cachées des entreprises par un management socio-économique. 2e édition ed, ed. e. édition. 2008.
2. SAVALL Y OTROS, S.H.y.Z.V., ed. Ingeniería Estratégica, Un Enfoque Socioeconómico. ed. U.A. Metropolitana. Vol. 1. 2009: México. 487 ISBN 978-607-477-063-6.
3. MARSÁN Y OTROS, J.M.C., Armando Cuesta Santos, Sonia Freitas Triana, Carmen García ÄLvarez, Vania García Fenton Organización del Trabajo, Estudio de Métodos, ed. E.F. Varela. 2011, La Habana.
4. NEGRÓN, Ana María Negrón González. Procedimiento para la Gestión Socioeconómica del Capital Humano. Tesis de Maestría. Departamento de Ingeniería Industrial, Instituto Superior Politécnico “José Antonio Echeverría”, CUJAE.
5. CHIAVENATO, I., Administración de Recursos Humanos. 2004, Bogota, Colombia: McGraw – Hill.ISBN 85-224-2004-1.
6. FLEITAS Y VENEGAS, S.F.y.L.V., Enfoque de proceso en la Gestión de Recursos Humanos. Ingenieria Industrial, 2002. Vol. XXIII(No. 2): p. pp 17-20 ISSN 1815-5936.
7. RODRÍGUEZ Y OTROS, R.I.J.G., González Aleida González, Noy Patricia Viamontes, Pérez Sibelys Sotolongo, Metodología de Diseño Organizacional integrando enfoque a procesos y competencias. Ingeniería Industrial, 2012. Vol. XXXIII/No. 2: p. p. 188-199 ISSN 1815-5936.
8. GACETA OFICIAL, C.d.E.y.C.d.M., Decreto Ley 252 y Decreto 281 actualizados y ampliados. Gaceta Oficial, 2013. No.007: p. 193-351 ISSN: 1682-7511.
9. GACETA OFICIAL, C.d.l.R. Resolución 60. Gaceta Oficial, 2011. 13, p.39-50 ISSN: 1682-7511