Es necesario resaltar la importancia de los controles internos en las organizaciones, debido a los constantes cambios que experimentan. Los seres humanos se equivocan por lo que hay que identificar los errores antes de que causen daño.
El control interno, es una expresión que se utiliza con el fin de descubrir las acciones adoptadas por los directores, gerentes o administradores, para evaluar y monitorear las operaciones en sus organizaciones. Por ello se define el término de control interno como un proceso continuo realizado por la dirección, gerencia y otros empleados de la entidad para proporcionar seguridad razonable con respecto así se está logrando los objetivos siguientes.
• Promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y, la calidad en los servicios;
• Proteger y conservar los recursos públicos contra cualquier pérdida,
• Despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal;
• Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales; y,
• Elaborar información financiera válida y confiable, presentada con oportunidad.
En otras palabras el control interno comprende el plan de la organización y el conjunto de métodos y procedimientos que aseguran que los activos están debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la organización se desarrolla eficazmente según las directrices marcadas por la administración.
El Informe Coso lo define como “un proceso, ejecutado por la junta directiva o consejo de administración de una entidad, por su grupo directivo (gerencial) y por el resto del personal diseñado específicamente para proporcionarles seguridad razonable de conseguir en la empresa las tres siguientes categorías de objetivos:
• Efectividad y eficiencia de las operaciones
• Suficiencia y confiabilidad de la información financiera
• Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
El Control Interno se divide en Control Administrativo y Control Financiero. El primero es aplicado en todas las fases del proceso administrativo y el segundo se orienta hacia el control de las actividades contables y financieras de la organización y la interrelación de ambos se crea un sistema integrado de control interno.
El control interno consta de cinco componentes que se derivan de la forma cómo la administración maneja el ente, y están clasificados de la siguiente manera:
1. Ambiente de Control
Consiste en el establecimiento de un entorno que estimule e influencie la actividad del personal con respecto al control de sus actividades. Es la base de los demás componentes de control y consta de siete factores como son: integridad y valores éticos, el compromiso a ser competente, las actividades de la junta directiva y el comité de auditoría, la mentalidad y estilo de operación de la gerencia, la estructura de la organización, la asignación de autoridad y responsabilidades y las políticas y prácticas de recursos humanos.
2. Evaluación de riesgos:
Es la identificación y análisis de riesgos relevantes para el logro de los objetivos y la base para determinar la forma en que tales riesgos deben ser mejorados. La evaluación de riesgos debe ser una responsabilidad ineludible para todos los niveles que están involucrados en el logro de los objetivos. Esta actividad de autoevaluación debe ser revisada por los auditores internos para asegurar que tanto el objetivo, enfoque, alcance y procedimiento han sido apropiadamente llevados a cabo.
3. Actividades de Control:
Son aquellas que realizan la gerencia y demás personal de la organización para cumplir diariamente con las actividades asignadas y están expresadas en las políticas, sistemas y procedimientos. Pueden ser manuales o computarizadas, administrativas u operacionales, generales o específicas, preventivas o detectivas.
4. Sistemas de Información y Comunicación
Son los procesos, canales, medios y acciones que, con enfoque sistémico y regularidad, aseguran que fluya la información en todas las direcciones, internamente y desde /hacia fuera de la entidad, con calidad y oportunamente, permitiendo cumplir las responsabilidades individuales y grupales.
5. Supervisión y Monitoreo:
Proceso diseñado para verificar la vigencia, calidad y efectividad del sistema de control interno de la entidad, que incluyen algunas de las siguientes características: buen criterio administrativo interno; supervisiones independientes (auditoría externa); autoevaluaciones (revisiones de la gerencia); supervisión a través de la ejecución de operaciones. El resultado de la supervisión, en términos de hallazgos (deficiencias de control u oportunidades de mejoramiento del control), debe informarse a los niveles superiores (gerencia, comités o junta directiva).
El control interno no es una secuencia estricta de componentes, en que cada uno influye únicamente en el que le sigue, sino que es dinámico, flexible e interactivo, de tal manera que todo componente puede impactar sobre otro, provocando acciones determinadas que corrijan una desviación o refuercen una medida. Cada organización debe diseñar el sistema de control que mejor se ajuste a sus características y condiciones.
La Dirección es la responsable directa del control interno y varía según su jerarquía; el presidente o director de una organización tiene la responsabilidad de asegurar la existencia de un entorno de control interno positivo debiendo dirigir y orientar las actividades de los altos cargos, estableciendo principios, valores y políticas que forman parte de la base del sistema de control interno de la organización e igualmente debe reunirse periódicamente con los responsables de las distintas áreas con el fin de revisar sus responsabilidades. Los directivos de cada área poseen la responsabilidad de implementar las políticas y procedimientos de control que permitan conseguir los resultados esperados y sus actuaciones deben integrarse al sistema de control interno de la organización. Los responsables de las funciones financieras y sus equipos poseen una importancia vital hacia el control interno, dado que sus acciones se encuentran estrechamente vinculadas con todas las unidades operativas y funcionales de la organización por la actividad que realizan en cuanto al presupuesto y la planificación financiera, además de que deben prevenir y detectar información financiera fraudulenta.
El Consejo de administración tiene la función de orientar y controlar las actividades de la organización y a través de la supervisión se involucra en todos los aspectos referentes al control interno. El comité de auditoría cumple un papel importante en la organización y tiene la autoridad para interrogar a los directivos sobre cómo están cumpliendo con sus responsabilidades, e investigar junto con auditoría interna la existencia de altos directivos que intentan eludir los controles internos.
Los Auditores internos son los que examinan en forma directa los controles internos, recomendando si así lo amerita mejoras sobre los controles aplicados La Auditoría Interna es un proceso sistemático de evaluar y obtener objetivamente las evidencias acerca de las afirmaciones relacionadas con acontecimientos económicos comunicando los resultados a las partes interesadas Sus objetivos están fundamentados en evaluar el control de la actividad administrativa y sus resultados; en examinar las operaciones contables y financieras y sus disposiciones legales; dictaminar sobre los resultados de los estados financieros; evaluar la eficacia en la utilización de los recursos; prevenir el uso indebido de recursos; fortalecer la disciplina administrativa-financiera mediante la evaluación e información de los resultados a quien corresponda y por último a coadyuvar a mantener la honestidad en la gestión administrativa y la preservación de la integridad moral de los trabajadores.
Es por ello, qué el conocimiento que un empleado tenga de las fallas que exista en la organización, asociado a la poca remuneración o deudas, da pie a cometer errores intencionales y no intencionales, que pueden llegar a provocar fraude en la organización. El fraude es una acción contraria a la verdad y a la rectitud que perjudica a la persona contra quien se comete. También es el acto tendiente a eludir una disposición legal en perjuicio del Estado o de terceros,
¿Y que se dice de la Corrupción?
La corrupción es cuando una persona, ilícitamente, pone sus intereses personales por sobre los de las personas y los ideales que está comprometido a servir. Se presenta en muchas formas y puede variar desde lo trivial hasta lo monumental. La corrupción se ha referido más al sector público pero normalmente cuando ello sucede está igualmente involucrado el sector privado.
¿Y la Ética en donde la dejamos?
La ética como elemento fundamental para el control interno se ha visto cuestionada en los últimos años, debido a la crisis financiera global, que ha hecho perder la confianza de los inversionistas en cuanto a la gestión transparente de las empresas. A muestra un botón, tenemos los escándalos financieros en los que están involucrados presidentes, ejecutivos, directores, empleados de organizaciones importantes, los cuales han adulterado la información financiera, demostrando con ello una gran carencia de ética en los negocios, sumándose a esto la falta de fiscalización y control por parte de los gobiernos
La ética es acción, está en todas nuestras relaciones laborales con nuestros compañeros de trabajo, con los clientes, proveedores y demás relacionados, y se manifiesta en una comunicación abierta y de confianza mutua. Un ambiente interno, o de control solo puede ser positivo en las organizaciones donde hay gente con Valores Éticos, competente, y comprometida con su organización. La ética laboral es el pilar fundamental del control interno porque es la base para que los demás componentes puedan sostenerse, si la gente que trabaja en una organización carece de ética, los objetivos establecidos serían pocos confiables, los riesgos de incumplimiento serían implícitos y difícilmente se lograrían actividades de control confiables. No se es razonable el tener solo creencias y pensamientos éticos y actuar de manera incorrecta, injusta, deshonesta o ilegal
Para que exista un comportamiento ético laboral debemos dominar las 3 Rs..
El Respeto que se le debe dar a todas las personas con las que interactuamos y a los bienes de la organización.
La Responsabilidad al ofrecer los bienes que elaboramos o los servicios que prestamos, en el tiempo estipulado y con calidad.
Los Resultados están en función de la calidad y cantidad de los resultados que generemos.
Para concluir se concibe al control como el mecanismo que permite corregir desviaciones a través de indicadores cuantitativos y cualitativos dentro de un contexto social amplio, a fin de lograr el cumplimiento de objetivos claves para el éxito organizacional.
Y para que estos controles tengan éxito debe cultivarse en las organizaciones los valores éticos, demostrando respeto, responsabilidad y mostrando resultados transparentes y de calidad.
Bibliografía
1. Estupiñán Gaitan, R., (2006).”Control Interno y Fraudes con base en los ciclos transaccionales”, 2a ed. Bogotá-Colombia. Ecoe Ediciones.
• Revista CPC del Contador Público. Órgano divulgativo del Colegio de Contadores Públicos del Estado Miranda.2009.
• Ormaechea Juan (2005).”Auditoría y Control Interno”. Nueva edición revisada. Madrid-España. Cultural, S.A.
