Control Interno y Auditoría de Gestión en la Educación Superior del Perú

PROYECTO DE INVESTIGACIÓN:
EL EXAMEN DEL CONTROL INTERNO Y LA MODERNA AUDITORÍA DE
GESTIÓN EN LAS ENTIDADES DE EDUCACIÓN SUPERIOR EN EL PERÚ.
AUTOR: DOCTOR DOMINGO HERNÁNDEZ CELIS
I. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO DE INVESTIGACION
I.1.ANTECEDENTES
Los antecedentes son los siguientes:
Marticorena (2015)1; señala que no es suficiente cumplir con el proceso de auditoría,
sino que es necesario, evaluar el trabajo de los auditores para asegurar un desarrollo
eficiente y efectivo. El control de calidad aplicado a la auditoria es la garantía de un
trabajo con los mejores estándares. El control de calidad permite el aseguramiento de la
aplicación correcta de las normas de auditoria, los criterios de auditoria, el proceso,
procedimiento y técnicas para obtener la evidencia sobre la economía, eficiencia y
efectividad de la gestión institucional. La calidad de la auditoria se puede medir desde
diferentes escenarios; pero uno de veras importante es el relacionado con la obtención
de la evidencia suficiente, competente y relevante; y esto tiene su razón de ser en la
naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoria de gestión para
determinar el grado de economía, eficiencia y efectividad.
Honores (2015)2; señala que la auditoria de gestión se desarrolla sobre la base de un
proceso sistémico, procedimientos, técnicas y prácticas que se relacionan con las
actividades administrativas, comerciales, contables, tributarias y de otro tipo que llevan
a cabo las empresas. También se dirige a examinar las políticas, estrategias, tácticas y
acciones que han incidido en las metas, objetivos y misión institucional. Dicha auditoria
es una fuente de evidencias sobre la economía, eficiencia y efectividad de mucha
utilidad para la gestión empresarial. Esta auditoria va más allá que cualquier otra
tradicional, porque evalúa el desempeño de los recursos humanos, materiales y
financieros.
1 Marticorena Luque, Rosario (2015). Tesis: “Control de calidad en el desarrollo de la auditoría de gestión”,
presentada para potar el Grado de Maestro en Contabilidad en la Universidad Nacional Mayor de San Marcos.
2 Honores Yupanqui, Daniel (2015). Tesis: “La de gestión en las decisiones de las empresas modernas”, presentada
para optar el grado de Maestro en Administración en la Universidad San Martín de Porres.
Román (2015)3, concluye que la contabilidad es la herramienta que valúa, registra y presenta la
información; en cambio la auditoria de gestión, examina el proceso administrativo; luego, ambas se
constituyen en herramientas que pueden facilitar el logro de las metas, objetivos y misión de las
empresas en general, por cuanto la información que contienen puede ser utilizada en la formulación
de nuevos planes, en decisiones de financiamiento e inversión, rentabilidad y riesgos; y, también
como medio de control empresarial. La información de la auditoria de gestión ayudará a la
economía, eficiencia y efectividad de las empresas, en cuanto a nuevos planes, nuevos productos,
mejora continua y competitividad de dichos entes en un mercado competitivo.
Martínez (2015)4, señala que la auditoria de gestión es una herramienta que facilitará información
sobre la economía, eficiencia, efectividad, mejora continua y competitividad de las empresas; lo que
se extrapolará positivamente en la planeación, toma de decisiones y control empresarial. Dicha
auditoria se planifica, ejecuta o desarrolla e informa; sobre la base de lineamientos establecidos en
las Normas Internacionales de Auditoria, Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas, Normas de
Auditoria Gubernamental y los procedimientos contenidos en el Manual de Auditoria
Gubernamental. La auditoría de gestión evalúa el proceso de gestión institucional, es decir el
planeamiento, organización, dirección, coordinación y control institucional.
Farfán (2015)5; señala que el proceso de la auditoría de gestión gubernamental está compuesto por
la planeación, ejecución e informe. En la planeación se establece el objetivo, alcance, se diseñan los
procedimientos y técnicas, entre otras actividades. En la ejecución se aplican los procedimientos y
técnicas de auditoria para obtener evidencia suficiente, competente y relevante. En el Informe, el
auditor expresa su opinión sobre la razonabilidad de la economía, eficiencia y efectividad de la
gestión municipal. Por otro lado se acompaña la denominada Carta de Recomendaciones del
Control Interno, donde se facilita una serie de pautas sobre la gestión municipal. La auditoría de
gestión evalúa los sistemas administrativos de las entidades gubernamentales, tales como el de
personal, abastecimiento, tesorería, presupuesto, contabilidad, control; con el propósito de
determinar el grado de economía, eficiencia y efectividad como se han gestionado.
Angulo (2015)6; concluye que en los últimos tiempos ha cambiado el rol del auditor de gestión,
pasando del enfoque tradicional del control al enfoque de la facilitación de la gestión integral de las
3 Román Gómez, Andrés (2015). Tesis: “La contabilidad y la auditoría de gestión, herramientas para la competitividad empresarial”,
presentado para optar el Grado de Maestro en Auditoria en la Universidad Nacional del Callao.
4 Martínez González Juan Ramón (2015). Tesis: “La auditoría de gestión en la efectividad institucional” presentado para optar el
Grado de Maestro en Auditoria en la Universidad de San Martín de Porres.
5 Farfán Rosas, Héctor Felipe (2015). Tesis: “El Proceso de la Auditoría gubernamental en la gestión municipal”, presentada para
optar el Grado de Maestro en Contabilidad en la Universidad Nacional Mayor de San Marcos.
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empresas de servicios, mediante la entrega de recomendaciones bien documentadas sobre
planeación, organización, dirección, coordinación y control. Es decir a la par que examina el grado
de razonabilidad de la información contable, también aporta información para la gestión en cuanto a
economía, eficiencia y efectividad. El auditor de gestión tiene que tener formación profesional
múltiple, ser contador, abogado, administrador, economista, financista, etc; porque de otro modo va
a tener serias dificultades en determinar los procedimientos para aplicar y obtener evidencia sobre la
economía, eficiencia y efectividad empresarial. El auditor de gestión tiene que ser en sí, un equipo
multidisciplinario. El auditor de gestión tiene que saberlo casi todo, no puede estar a expensas de lo
que opine un equipo, el en sí mismo debe ser un equipo para tener una comprensión total de los que
hace y lo que hacen el resto de su equipo. Por lo demás en todo lo que haga debe imponer un alto
nivel de aseguramiento del fiel cumplimiento de las normas, proceso, procedimientos y técnicas
propias de la auditoria de gestión.
Monteza (2014)7, indica que el problema de la investigación se manifiesta en la insuficiente
optimización empresarial del transporte urbano de pasajeros, específicamente en la falta de
eficiencia (productividad), economía (relación beneficio/costo) y efectividad (logros de metas y
objetivos). Las causas del problema son las siguientes: Deficiente planeación, toda vez que estas
entidades sólo trabajan para el corto plazo y en buena cuenta para el día a día; Falta de organización
estructural y funcional adecuadas, lo que origina problemas con choferes, cobradores, supervisores;
Deficiente dirección empresarial por que no se dispone de información adecuada para la toma de
decisiones; Falta de coordinación entre dependencias y personas; y, Deficiente control empresarial
por la falta de evaluaciones financieras (auditoría financiera) y de control interno (auditoría
financiera). La pregunta general de la investigación fue: ¿De qué manera puede contribuir la
Auditoría Financiera en la optimización de la gestión de las empresas de transporte urbano? Sobre
esa base la propuesta de solución viene dada por la hipótesis principal del trabajo: La auditoría
financiera contribuye en la optimización de la gestión de las empresas de transporte urbano.
Bendezú (2015)8, desarrolla el proceso de la auditoría de gestión, tratando en primer lugar la
evaluación del sistema de control interno, que será de suma utilidad para este trabajo de
investigación; por cuanto en la auditoria de gestión, como otra auditoria se parte evaluando como
está el sistema de control interno, para poder dimensionar en forma precisa la naturaleza,
6 Angulo Luperdi, Antonio (2015) tesis: El nuevo rol del auditor de gestión en las empresas de servicios”, presentada para optar el
Grado de Magister en Auditoria en la Universidad de Buenos Aires – Argentina
7 Monteza Pérez, Wilfredo (2014), tesis: “La auditoría de gestión como instrumento para la optimización empresarial en el sector
transportes”; presentada para optar el Grado de maestro en la Universidad Inca Garcilaso de la Vega.
8 Bendezú Iriarte Juan Héctor (2015). Tesis: “La auditoría de gestión en la empresa moderna”, presentada para optar el Grado de
Maestro en Administración en la Universidad Nacional Federico Villarreal.
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oportunidad y alcance de los procedimientos y técnicas para evaluar la eficiencia, economía,
efectividad y transparencia de los recursos y actividades de una entidad del estado. Según el autor
se entiende por eficiencia el examen de los costos –costo mínimo- con los cuales la entidad alcanza
sus objetivos y resultados en igualdad de condiciones de calidad. Los objetivos cuando se evalúa la
eficiencia son los siguientes: establecer el indicador principal de eficiencia: el cual permite valorar
los costos y beneficios de la entidad; medir la eficiencia a partir del índice de productividad el cual
relaciona el volumen de producción frente al volumen de insumos; implantación de indicadores
complementarios y financieros para evaluar la empresa en el mediano y largo plazo; análisis de los
costos para establecer si realmente se tiene el concepto del costo mínimo. En cuanto a las
metodologías para medir le eficiencia indica que estas son las siguientes: Análisis Financiero;
dentro de ello el examen de los costos, rentabilidad, índice de productividad. Otra metodología es el
análisis de los costos, como la mayoría de las entidades no llevan contabilidad de costos, es difícil
determinar los verdaderos costos, incurridos en el proceso productivo; los cuales en algunas
entidades se pueden identificar mientras que en otras estos se deben manejar por medio de los
denominados gastos operacionales. Otra metodología es determinar la rentabilidad, porque los
niveles de beneficio que está teniendo la entidad. Otra metodología es la medición de la
productividad. El autor resalta el estudio de la economía en la empresa, al respecto indica que la
economía trata del estudio de la asignación de los recursos humanos, físicos y financieros hecho
por las entidades entre las diferentes actividades, con el fin de determinar si dicha asignación fue
óptima para la maximización de los resultados. Por la referencia a indicadores en forma específica
resultará de mucho interés este trabajo.
Rodas (2015)9, señala que el problema en este trabajo fue identificado en las deficiencias del control
interno y su incidencia en el proceso de gestión institucional. El trabajo buscó superar las
deficiencias de control y lograr un proceso de gestión institucional adecuado. La hipótesis consistió
en que el control interno efectivo facilita la efectividad institucional, mediante el aprovechamiento
de sus fortalezas y superación de sus deficiencias o debilidades. El método utilizado fue el no
experimental. El 97% de los encuestados apoya que el control interno efectivo facilita la efectividad
institucional. El autor concluye que la superación de los problemas que tiene el control interno
previo, concurrente y posterior; facilitará el la efectividad institucional expresado en metas,
objetivos y misión institucional
9 Rodas Vallejos, Ada (2015). Tesis: Control interno y efectividad institucional, presentada para optar el Grado de Maestro en
Administración en la Universidad de San Martín de Porres.
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López (2015)10, señala que el problema fue identificado en la falta de efectividad de las entidades
del estado. El objetivo fue determinar la manera como el control eficaz facilita la efectividad de una
entidad del estado. La hipótesis consistió en indicar que el control interno facilita la efectividad de
una entidad del estado. El método utilizado fue el deductivo. El autor presenta varios resultados
entre los que destaca que el 100% de los encuestados acepta que el control interno facilita la
efectividad de una entidad del estado. El autor concluye que la aplicación de un modelo de control
que facilite la consecución de los objetivos institucionales, es fundamental para concretar el proceso
de gestión de las empresas cooperativas de servicios múltiples.
Montenegro (2014)11, señala que la falta de efectividad en la ejecución presupuestal es un verdadero
problema en las entidades del estado, toda vez que impide el gasto en bienes, servicios y otros
elementos que necesitan las entidades para desarrollar su giro. El objetivo del trabajo fue determinar
el modo que el control interno puede facilitar la efectividad del proceso de ejecución presupuestal.
La hipótesis fue el control interno facilita la efectividad del proceso de ejecución presupuestal. El
método utilizado fue el no experimental. Entre varios resultados destaca el que apoyan 94% de los
encuestados referente a que el control interno facilita la efectividad del proceso de ejecución
presupuestal. La autora concluye que el sistema de control interno mediante las acciones de control
puede determinar si el proceso de ejecución se está llevando a cabo como corresponde y sobre esa
base recomienda la retroalimentación correspondiente.
Encalada (2014)12; señala que la falta de evaluación del sistema de control interno de las
instituciones es un problema que no permite lograr economía, eficiencia y efectividad institucional.
El objetivo principal del trabajo realizado fue determinar la forma como el control de las áreas
institucionales facilitará la efectividad de la administración. El método utilizado fue el descriptivo.
La hipótesis fue el control de las áreas institucionales facilita la optimización de la administración,
mediante la aplicación de acciones de control aplicadas a la economía, eficiencia y efectividad. El
95% de los encuestados acepta que el control de las áreas institucionales facilita la efectividad de la
administración de una entidad. El autor concluye que el control actúa en todas las áreas y en todos
los niveles de la entidad. Prácticamente todas las actividades están bajo alguna forma de control o
monitoreo. Las principales áreas de control en la empresa son: Áreas de producción: Si la empresa
es industrial, el área de producción es aquella donde se fabrican los productos; si la empresa fuera
10 López Chumacero, Juliana (2015). Tesis: Control interno para la efectividad institucional, presentada para optar el Grado de
Magister en Administración en la Pontificia Universidad Católica del Perú.
11 Montenegro Gutiérrez, Marlene (2014). Tesis: El control interno y la auditoria interna en la efectividad del proceso de ejecución
presupuestal. Presentado para optar el Grado de Maestro en Auditoria en la Universidad Inca Garcilaso de la Vega.
12 Encalada Urbano Hermelinda (2014) en la tesis denominada: Control para el logro de las metas, objetivos y misión institucional;
presentada para optar el Grado de Maestro en Finanzas y Contabilidad en la Universidad San Martín de Porres.
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prestadora de servicios, el área de producción es aquella donde se prestan los servicios; los
principales controles existentes en el área de producción son los siguientes: Control de producción:
El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e implantar todas las medidas
tendientes a lograr un optima rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y
lugar más idóneos para lograr las metas de producción, cumpliendo así con todas las necesidades
del departamento de ventas.
Herrera (2014)13, señala que la efectividad institucional se puede ver comprometida cuando no se
lleva a cabo la evaluación del sistema de control interno, que permite determinar a priori, en
simultáneo o en forma posterior como anda la administración de los recursos. El proceso de
evaluación del sistema de control interno facilita la efectividad de la ejecución presupuestal
mediante las acciones puntuales y permanentes. La evaluación del control interno permitirá
determinar como anda la economía, eficiencia y efectividad de los recursos humanos, materiales y
financieros de los agentes económicos. La evaluación del sistema de control interno, juega un papel
importante en la gestión institucional. Nada es factible si n un control interno efectivo. El objetivo
del trabajo fue determinar la forma como el control facilita la ejecución presupuestal. El 90% de los
encuestados aceptó que el control es una herramienta facilitadora de la ejecución presupuestal. El
autor concluye que es relevante implantar, evaluar y retroalimentar el control para que facilite en
forma adecuada la ejecución presupuestal de las instituciones del estado. Las acciones de control
son las herramientas de control para evaluar la ejecución presupuestal y luego recomendar las
mejores pautas.
I.2.PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN
I.2.1. DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN PROBLEMÁTICA
El problema se ha identificado en la falta de calidad en el desarrollo de la auditoria de gestión,
llevada a cabo en las Entidades de Educación Superior en el Perú.
SÍNTOMAS:
Actualmente se experimenta una situación difícil respecto a la calidad de la auditoria de gestión. Se
ha determinado la falta de experiencia para llevar a cabo la auditoria de gestión. No se dispone de
criterios sobre economía, eficiencia y efectividad. No se obtienen evidencia, suficiente, competente
y relevante. También se ha determinado que algunos auditores utilizan las hojas de comprensión de
13 Herrera Domínguez, Carla (2014), en su tesis denominada: Control interno y ejecución presupuestal de una institución del
estado, presentada en la Universidad Autónoma de México para optar el Grado académico de Magíster en Contabilidad con mención
en Auditoria Superior
6
las operaciones de una determinada entidad para otras de una actividad diferente; lo mismo sucede
con el cuestionario de control interno, memorando de planeamiento y programas de auditoria de
gestión que son utilizados en forma estandarizada; pese a que cada entidad tiene su propia
naturaleza.
CAUSAS:
La causa de esta situación corresponde a varios entes. En primer lugar a los auditores por aplicar un
facilismo que termina quitándole calidad al trabajo que llevan a cabo. Son también responsables los
clientes de las auditorias de gestión por aceptar fácilmente informes de auditoría que no reúnen los
requisitos de calidad. Otra causa es que los auditores no se perfeccionan ni entrenan en forma
competente, creen que con los conocimientos que tienen es suficiente para afrontar diversas
situaciones. No le dan mucha importancia a la evaluación del sistema de control interno que es la
base de todo el acontecer institucional; porque de acuerdo como esté el control interno se pondera la
naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoria de gestión.
PRONÓSTICO:
Los eventos descritos no auguran nada positivo para el desarrollo de la auditoria de gestión con la
calidad y competencias que actualmente se exigen. No es posible llevar a cabo la auditoria de
gestión si no se cuenta con una adecuada evaluación del sistema de control interno que permita
ponderar la evidencia que se va obtener. La evidencia que se obtenga seguirá teniendo dudas por
cuanto no se tendrán los criterios de economía, eficiencia y efectividad que permita examinar los
resultados del desarrollo del giro o actividad.
CONTROL DE PRONÓSTICO:
El desarrollo de la auditoria de gestión tiene que planearse, ejecutarse e informarse con calidad que
exigen las Entidades de Educación Superior en el Perú. La planeación se hará sobre la base del
conocimiento del giro o actividad. Si no se conoce el giro o actividad se obtiene un plan de
auditoria de gestión incorrecto y por tanto programas de auditoria de gestión con procedimientos
que no tienen la naturaleza, oportunidad ni alcance para determinar donde están los problemas. En
la ejecución de la auditoria es necesario considerar la experiencia o conocimientos necesarios para
aplicar los procedimientos correctos y exactos que permitan obtener la evidencia suficiente,
competente y relevante sobre la economía, eficiencia y efectividad de las Entidades de Educación
Superior en el Perú.
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El plan de auditoría financiera y la misma ejecución tienen que asegurar la calidad del examen; la
evidencia obtenida tiene que compararse con los criterios de auditoria de gestión, para asegurar la
calidad correspondiente.
El Informe de auditoría debe ser formulado con independencia, objetividad, integridad e
imparcialidad correspondientes para asegurar la calidad de la auditoria de gestión.
La evaluación del sistema de control interno de las Entidades de Educación Superior en el Perú es
el evento básico para desarrollar la auditoria de gestión; porque el control marca la pauta para la
gestión y solo una buena evaluación facilitará información para una auditoria de gestión de calidad
para las Entidades de Educación Superior en el Perú.
I.2.2. FORMULACIÓN
PROBLEMA PRINCIPAL
¿De qué manera el examen del control interno podrá facilitar el desarrollo de la auditoria
de gestión en las Entidades de Educación Superior en el Perú?
PROBLEMAS SECUNDARIOS
1) ¿De qué modo el ambiente de control podrá facilitar el desarrollo de la auditoria de
gestión en las Entidades de Educación Superior en el Perú?
2) ¿De qué forma la hoja de comprensión de las operaciones podrá facilitar el desarrollo de
la auditoria de gestión en las Entidades de Educación Superior en el Perú?
3) ¿De qué modo el cuestionario de control interno podrá facilitar el desarrollo de la
auditoria de gestión en las Entidades de Educación Superior en el Perú?
I.3. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION
I.3.1. OBJETIVO GENERAL
Determinar la manera como El examen del control interno podrá facilitar desarrollo de la
auditoria de gestión en las Entidades de Educación Superior en el Perú
I.3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1) Establecer el modo como el ambiente de control podrá facilitar el desarrollo de la
auditoria de gestión en las Entidades de Educación Superior en el Perú.
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2) Estipular la forma como la hoja de comprensión de las operaciones podrá facilitar el
desarrollo de la auditoria de gestión en las Entidades de Educación Superior en el Perú.
3) Determinar el modo como el cuestionario de control interno podrá facilitar el desarrollo
de la auditoria de gestión en las Entidades de Educación Superior en el Perú.
I.4. JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA
I.4.1. JUSTIFICACIÓN METODOLÓGICA
En este trabajo en primer lugar se ha identificado la problemática existente en el deficiente
desarrollo de la auditoria de gestión en las Entidades de Educación Superior en el Perú, sobre
dicha problemática se han formulado las posibles soluciones a través de las hipótesis; luego se ha
establecido los propósitos que persigue el trabajo por intermedio de los objetivos. Todos estos
elementos se han formado en base a las variables e indicadores de la investigación. Todo lo
anterior tiene el sustento en una metodología de investigación que identifica el tipo, nivel y diseño
de investigación, la población y muestra a aplicar; así como también las técnicas e instrumentos
para recopilar, analizar e interpretar la información.
I.4.2. JUSTIFICACIÓN TEÓRICA
El examen del control interno es el evento básico para desarrollar la auditoria de gestión en las
Entidades de Educación Superior en el Perú.
El examen del control interno en esencia aporta información sobre los recursos humanos,
materiales y financieros; sobre las actividades de planeación, organización, dirección,
coordinación y control institucional; también sobre los sistemas administrativos de las Entidades
de Educación Superior en el Perú como presupuesto, tesorería, abastecimientos, recursos
humanos, contabilidad, control, etc. Asimismo aporta información sobre la economía, eficiencia y
efectividad de los recursos, actividades, proceso sy procedimientos institucionales.
El examen del control interno tiene por objeto, propender al apropiado, oportuno y efectivo
estudio y examen del control gubernamental, para prevenir y verificar, mediante la aplicación de
principios, sistemas y procedimientos técnicos, la correcta, eficiente y transparente utilización y
gestión de los recursos y bienes del Estado, el desarrollo honesto y probo de las funciones y actos
de las autoridades, funcionarios y servidores públicos, así como el cumplimiento de metas y
resultados obtenidos por las instituciones sujetas a control, con la finalidad de contribuir y orientar
el mejoramiento de sus actividades y servicios en beneficio de la Nación.
9
El examen efectivo del sistema de control interno, consiste en la supervisión, vigilancia y
verificación de los actos y resultados de la gestión pública, en atención al grado de eficiencia,
eficacia, transparencia y economía en el uso y destino de los recursos y bienes del Estado, así
como del cumplimiento de las normas legales y de los lineamientos de política y planes de acción,
evaluando los sistemas de administración, gerencia y control, con fines de su mejoramiento a
través de la adopción de acciones preventivas y correctivas pertinentes. La información del
examen efectivo del sistema de control, ayudará al desarrollo de la planeación, ejecución e
informe de la auditoria de gestión.
I.4.3. JUSTIFICACIÓN PRÁCTICA
Esta investigación es básica o pura; sin embargo reunirá también las condiciones para ser aplicada,
en tanto las Entidades de Educación Superior en el Perú, lo estimen conveniente.
I.4.4. IMPORTANCIA
La importancia está dada por el hecho de presentar un modelo de investigación que busca resolver
una problemática.
Asimismo, porque permite plasmar el proceso de investigación científica, los conocimientos y
experiencia profesional.
II. MARCO TEÓRICO
II.1. EXAMEN DEL CONTROL INTERNO
Interpretando a Argandoña (2015)14, el examen del control interno de las Entidades de Educación
Superior en el Perú; comprende el examen de la estructura, las políticas, los procedimientos y las
cualidades del personal, con el objetivo de saber en que grado se protegen los activos, asegura la
validez de la información, promueve la eficiencia en las operaciones, y estimula y asegura el
cumplimiento de las políticas y directrices emanadas de la dirección. Los controles en el marco
del control interno, pueden ser caracterizados bien como contables o como administrativos: 1. Los
controles contables, comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos
cuya misión es la salvaguarda de los bienes activos y la fiabilidad de los registros contables; 2.
Los controles administrativos se relacionan con la normativa y los procedimientos existentes en
una empresa vinculados a la eficiencia operativa y el acatamiento de las políticas de la Dirección
y normalmente sólo influyen indirectamente en los registros contables. Es obvio que el auditor
independiente debe centrar su trabajo en los controles contables por las repercusiones que éstos
14 Argandoña Dueñas, Marco Antonio (2015) Nuevo enfoque de la auditoría Financiera, Presupuestal y de Gestión Gubernamental.
Lima. Marketing Consultores S.A.
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tienen en la preparación de la información financiera y, por consiguiente, a los efectos de las
normas técnicas, el control interno se entiende circunscrito a los controles contables. Sin embargo,
si el auditor cree que ciertos controles administrativos pueden tener importancia respecto a las
cuentas anuales, debe efectuar su revisión y evaluación. La implantación y mantenimiento de un
sistema de control interno es responsabilidad de la dirección de la entidad, que debe someterlo a
una continua supervisión para determinar que funciona según está prescrito. Todo sistema de
control interno tiene unas limitaciones. Siempre existe la posibilidad de que al aplicar
procedimientos de control surjan errores por una mala comprensión de las instrucciones, errores
de juicio, falta de atención personal, fallo humano, etc. Las transacciones son el componente
básico de la actividad empresarial y, por tanto el objetivo primero del control interno; La
transacción origina un flujo de actividad desde su inicio hasta su conclusión. Tendremos flujos de
ventas, compras, costes, existencias, etc. Las cuatro fases son: autorización, ejecución, anotación,
y contabilización. Por definición, todo sistema de control interno va estrechamente relacionado
con el organigrama de la empresa. Este debe reflejar la auténtica distribución de responsabilidades
y líneas de autoridad. Las obligaciones de un conjunto de empleados deben estar atribuidas de tal
forma que uno o varios de estos empleados, actuando individualmente, comprueben el trabajo de
los otros. Es fundamental que toda empresa tenga una clara y bien planteada organización y cada
uno de sus miembros tenga un conocimiento apropiado de su función.
Interpretando a Brink (2015)15, El examen del control interno incluye dos fases: 1. La revisión
preliminar del sistema con objeto de conocer y comprender los procedimientos y métodos
establecidos por la entidad. 2. La realización de pruebas de cumplimiento para obtener una
seguridad razonable de que los controles se encuentran en uso y que están operando tal como se
diseñaron. El grado de fiabilidad de un sistema de control interno, se puede tener por:
cuestionario, diagrama de flujo. Un cuestionario, utilizando preguntas cerradas, permitirá
formarse una idea orientativa del trabajo de auditoría. Debe realizarse por áreas, y las empresas
auditoras, disponen de modelos confeccionados aplicables a sus clientes. La representación
gráfica del sistema nos permitirá realizar un adecuado análisis de los puntos de control que tiene
el sistema en sí, así como de los puntos débiles del mismo que nos indican posibles mejoras en el
sistema. Se trata de la representación gráfica del flujo de documentos, de las operaciones que se
realicen con ellos y de las personas que intervienen. Este sistema resulta muy útil en operaciones
repetitivas, como suele ser el sistema de ventas en una empresa comercial. En el caso de
operaciones individualizadas, como la adquisición de bienes de inversión, la representación
15 Brink, M. (2015) Auditoria Interna Moderna. Buenos Aires. Editorial megabyte
11
gráfica, no suele ser muy eficaz. La información que debe formar parte de un diagrama de flujo,
es: los procedimientos para iniciar la acción, como la autorización del suministro, imputación a
centros de coste, etc.; la naturaleza de las verificaciones rutinarias, como las secuencias
numéricas, los precios en las solicitudes de compra, etc.; la división de funciones entre los
departamentos, la secuencia de las operaciones, el destino de cada uno de los documentos (y sus
copias); la identificación de las funciones de custodia. Una prueba de cumplimiento es el examen
de la evidencia disponible de que una o más técnicas de control interno están operando durante el
periodo de auditoría. El auditor deberá obtener evidencia de auditoría mediante pruebas de
cumplimiento de: Existencia: el control existe; Efectividad: el control está funcionando con
eficiencia; Continuidad: el control ha estado funcionando durante todo el periodo. El objetivo de
las pruebas de cumplimiento es quedar satisfecho de que una técnica de control estuvo operando
efectivamente durante todo el periodo de auditoría; Periodo en el que se desarrollan las pruebas y
su extensión. Los auditores independientes podrán realizar las pruebas de cumplimiento durante el
periodo preliminar. Cuando éste sea el caso, la aplicación de tales pruebas a todo el periodo
restante puede no ser necesaria, dependiendo fundamentalmente del resultado de estas pruebas en
el periodo preliminar así como de la evidencia del cumplimiento, dentro del periodo restante, que
puede obtenerse de las pruebas sustantivas realizadas por el auditor independiente. La
determinación de la extensión de las pruebas de cumplimento se realizará sobre bases estadísticas
o sobre bases subjetivas. El muestreo estadístico es, en principio, el medio idóneo para expresar
en términos cuantitativos el juicio del auditor respecto a la razonabilidad, determinando la
extensión de las pruebas y evaluando su resultado. Cuando se utilicen bases subjetivas se deberá
dejar constancia en los papeles de trabajo de las razones que han conducido a tal elección,
justificando los criterios y bases de selección. Realizados los cuestionarios y representado
gráficamente el sistema de acuerdo con los procedimientos, hemos de conjugar ambos a fin de
realizar un análisis e identificar los puntos fuertes y débiles del sistema. En esa labor de
identificación, influye primordialmente la habilidad para entender el sistema y comprender los
puntos fuertes y débiles de su control interno. La conjugación de ambas nos dará el nivel de
confianza de los controles que operan en la empresa, y será preciso determinar si los errores
tienen una repercusión directa en los estados financieros, o si los puntos fuertes del control
eliminarían el error.
Interpretando a Aldave y Meniz (2015)16, el examen del control interno de las Entidades de
Educación Superior en el Perú es la ponderación del auditor de gestión, hecha sobre los datos que
16 Aldave Uriarte, Juan y Meniz Roque, Julio (2015) Casuística de Auditoria y control gubernamental. Lima. EDIGRABER.
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ya conoce a través del estudio, y con base en sus conocimientos profesionales, del grado de
efectividad que ese control interno suministre. De este estudio y evaluación, se podrá desprender
la naturaleza de las pruebas diferentes sobre una misma partida. De ello dependerá la extensión
que deba dar a los procedimientos de auditoría de empleados y la oportunidad en que los va a
utilizar para obtener los resultados más favorables posibles. La evaluación del sistema de control
interno define las fortalezas y debilidades de la organización empresarial mediante una
cuantificación de todos sus recursos. Mediante el examen y objetivos del control interno, registros
y evaluación de los estados financieros se crea la confianza que la entidad debe presentar frente a
la sociedad. La evaluación del sistema de control interno basado en principios, reglas, normas,
procedimientos y sistemas de reconocido valor técnico es el fundamento de la realización de una
buena auditoría financiera. El auditor financiero debe asegurarse que se cumplan todas las
medidas adecuadas y necesarias en la implementación del sistema de evaluación de control
interno. En el proceso de evaluación del control interno un auditor debe revisar altos volúmenes
de documentos, es por esto que el auditor se ve obligado a programar pruebas de carácter
selectivo para hacer inferencias sobre la confiabilidad de sus operaciones. Para dar certeza sobre
la objetividad de una prueba selectiva y sobre su representatividad, el auditor tiene el recurso del
muestreo estadístico, para lo cual se deben tener en cuenta los siguientes aspectos primordiales:
La muestra debe ser representativa; El tamaño de la muestra varía de manera inversa respecto a la
calidad del control interno; El examen de los documentos incluidos debe ser exhaustivo para
poder hacer una inferencia adecuada; Siempre habrá un riesgo de que la muestra no sea
representativa y por lo tanto que la conclusión no sea adecuada. El Método de cuestionario,
consiste en la evaluación con base en preguntas, las cuales deben ser contestadas por parte de los
responsables de las distintas áreas bajo examen. Por medio de las respuestas dadas, el auditor
obtendrá evidencia que deberá constatar con procedimientos alternativos los cuales ayudarán a
determinar si los controles operan tal como fueron diseñados. La aplicación de cuestionarios
ayudará a determinar las áreas críticas de una manera uniforme y confiable. El Método narrativo,
consiste en la descripción detallada de los procedimientos más importantes y las características
del sistema de control interno para las distintas áreas, mencionando los registros y formularios que
intervienen en el sistema. El Método gráfico, también llamado de flujogramas, consiste en revelar
o describir la estructura orgánica las áreas en examen y de los procedimientos utilizando símbolos
convencionales y explicaciones que dan una idea completa de los procedimientos de la entidad;
tiene como ventajas que: Identifica la ausencia de controles financieros y operativos; Permite una
visión panorámica de las operaciones o de la entidad; Identifica desviaciones de procedimientos;
Identifica procedimientos que sobran o que faltan; Facilita el entendimiento de las
13
recomendaciones del auditor a la gerencia sobre asuntos contables o financieros; La evaluación
debe asegurar la integridad y exactitud de las operaciones realizadas por el ente económico. Entre
las técnicas de evaluación; tenemos: 1. Técnicas de verificación ocular, entre estas se encuentran:
Comparación, Observación, Revisión selectiva, Rastreo. 2. Técnicas de verificación verbal:
Indagación. 3. Técnicas de verificación escrita: Análisis: Conciliación; Confirmación. 4. Técnicas
de verificación documental: Comprobación, Computación. 5. Técnicas de verificación física:
Inspección. Todas estas técnicas de evaluación las puede encontrar aplicadas en los diferentes
tipos de artículos que tienen que ver con este tema en el canal financiero. La ficha de evaluación
gráfica y cuantifica el nivel de desempeño de la empresa, está fundamentada en: Los criterios o
áreas a ser evaluados; La ordenación de compromisos; Las sub-áreas o unidades a evaluar dentro
de la respectiva área; Calificación del control; Marcas de desviaciones; Cumplimiento de
recomendaciones; Estudio y evaluación del sistema de control interno
Interpretando al Informe COSO17, se determina que El examen del control interno de las
Entidades de Educación Superior en el Perú es el punto de partida para llevar a cabo una
auditoria de gestión en las mejores condiciones, porque a través de ello el auditor obtendrá
información del giro, proceso, actividades, procedimientos y todos los aspectos del ente a auditar.
El control interno es un proceso efectuado por la administración de las Entidades de Educación
Superior en el Perú y el resto del personal, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de
seguridad razonable en cuanto a la consecución de la eficacia y eficiencia de las operaciones,
fiabilidad de la información financiera y cumplimiento de las normas.
El informe COSO, establece los componentes del control interno: Entorno de control, evaluación
de los riesgos, actividades de control, información, comunicación y supervisión. El Informe
COSO, brinda el enfoque de una estructura común para comprender al control interno, el cual
puede ayudar a cualquier entidad a alcanzar logros en su desempeño y en su economía, prevenir
pérdidas de recursos, asegurar la elaboración de informes de auditoría financiera confiables, así
como el cumplimiento de las leyes y regulaciones, tanto en entidades privadas como públicas.
El concepto de control interno discurre por cinto componentes: 1) ambiente de control, 2)
evaluación del riesgo, 3) actividades de control, 4) información y comunicación; y, 5) supervisión.
Estos componentes se integran en el proceso de gestión y operan en distintos niveles de
efectividad y eficiencia, los que permiten que los directivos se ubiquen en el nivel de evaluadores
de los sistemas de control, en tanto que los gerentes que son los verdaderos ejecutivos, se
17 Committee Of Sponsoring Organizations Of The Treadway Commission (COSO).
14
posicionen como los propietarios del sistema de control interno, a fin de fortalecerlo y dirigir los
esfuerzos hacia el cumplimiento de sus objetivos.
II.1.1. HOJA DE COMPRENSIÓN DE LAS OPERACIONES DE LA ENTIDAD A
AUDITAR
Interpretando a Cashin, Neuwirth y Levy (201118; para el desarrollo de la auditoria de gestión, se
necesita información de las Entidades de Educación Superior en el Perú ; dicha información se
puede obtener con varios instrumentos, siendo uno de lo mas importantes la Hoja de trabajo para la
comprensión de operaciones de la entidad a auditar. Dicha Hoja es un documento o papel de
auditoria que permite recopilar información general de la empresa para que el equipo de auditoria se
forme una idea sobre el cliente y a partir de allí formule el cuestionario de evaluación del control
interno, el memorando de planeamiento y los programas de auditoria. En la medida que se recopile
la mayor cantidad de información y esta se verosímil es mejor para llevar a cabo la auditoría
financiera. Esta hoja es un documento elemental, sin lo cual no se tendría elementos para llevar a
cabo la auditoria. Como es de entender es un documento que se formula al inicio del trabajo de
auditoria y permite tener una comprensión adecuada del todo el acontecer de la empresa a auditar.
Esta hoja puede tener muchas o pocas secciones. Lo más común es que tenga al menos las
siguientes diez secciones para reunir la información mínima indispensable para llevar a cabo el
trabajo de auditoria, las mismas que se detallan a continuación:
SECCIÓN 1: INFORMACION GENERAL DE LA ENTIDAD: Normas legales; Actividades
principales; Ubicación; Capital Social; Directorio; Estructura orgánica de la entidad; principales
líneas de autoridad de la entidad; Situación financiera de la entidad; Planeamiento de las actividades
de la entidad:
SECCIÓN 2: OPERACIONES: Sector en donde opera; Naturaleza de sus actividades, incluyendo
sus métodos de operación; Principales servicios o productos; Factores no usuales que afectan a la
entidad; Modalidad de venta y políticas de comercialización en caso sea aplicable; Principales
clientes de la entidad; Contratos significativos; Proveedores principales; Adquisiciones importantes
contratadas y contratos futuros (incluyen contratos significativos y montos)
18 Cashin, J. A., Neuwirth P.D. y Levy J.F. (2015) Manual de Auditoria. Madrid: Mc. Graw-Hill Inc
15
SECCIÓN 3: ESTRUCTURA FINANCIERA; Acreedores principales; Contratos de
arrendamiento financiero: Empresa Bancaria
SECCIÓN 4: PERSONAL: Estructura del Personal; Política de remuneraciones, selección de
personal, ascensos y entrenamiento personal; Calificaciones y competencias del personal clave de la
entidad; Rotación del personal clave
SECCION 5: POLITICAS CONTABLES: Políticas contables significativas establecidas por la
entidad (principios de contabilidad generalmente aceptados y prácticas contables); Principales
hallazgos de auditoria del año anterior
SECCION 6: EXPECTATIVAS DE LA ENTIDAD: Expectativas del sector en el que opera;
Resultados financieros y de operación, tendencia en el año en curso y perspectivas para el futuro;
Expectativas de la auditoria; Otras preocupaciones importantes
SECCION 7: OTROS ASUNTOS: Litigios vigentes; Asesores legales y tributarios, según los
casos; Publicaciones recientes, o notas de prensa sobre las actividades ejecutadas por la entidad;
Función de auditoria interna
SECCION 8: FACTORES EXTERNOS: Crisis económica, crisis financiera, inflación
internacional, recesión internacional, depresión internacional; competencia internacional; nuevos
mercados internacionales, convenios, acuerdos, etc.
SECCIOON 9: RIESGOS IDENTIFICADOS DURANTE EL CONOCIMIENTO DE LA
ENTIDAD: Control de personal, control de activos, documentos normativos, negligencia, etc.
SECCION 10: SISTEMA DE INFORMACION COMPUTARIZADA –AMBIENTE SIC:
Hardware, software y seguridad informática.
HOJA DE TRABAJO PARA LA COMPRENSIÓN DE OPERACIONES
ENTIDAD: UNFV. AÑO TERMINADO: 2012
PREPARADO POR: DHC APROBADO POR: EMQ
FECHA: 25/11/2012 FECHA: 30/11/2012
16
SECCION 1: INFORMACION GENERAL DE LA ENTIDAD
NORMAS LEGALES:
NORMAS
LEYES
GENERALES
NORMAS
SECTORIALES
OTRAS
NORMAS
OTRAS
NORMAS
Constitución Política
del Estado
Estatuto de la
universidad
Ley de la carrera
administrativa
Ley Universitaria. Reglamento General de
la Universidad
Otras.
Ley anual del
presupuesto
Otras
Otras
ACTIVIDADES PRINCIPALES
ACTIVIDADES PRINCIPALES
BIENES SERVICIOS
Aplicación restringida Académicos
UBICACIÓN:
OFICINA PRINCIPAL LOCALES
ACADEMICOS
OTROS LOCALES
Distrito de San Miguel Varios Varios
AUTORIDADES
CARGOS RESOLUCION NOMBRES
RECTOR
17
VICERECTOR ACADEMICO
VICERECTOR DE INVESTIGACION
DECANOS
ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA UNIVERSIDAD
ORGANOS EXISTENCIA
ASAMBLEA UNIVERSITARIA SI
CONSEJO UNIVERSITARIO SI
RECTOR SI
VICERECTOR ACADEMICO SI
VICERECTOR DE INVESTIGACION SI
DIRECTOR DE ADMINISTRACION SI
DIRECTOR DE LOGISTICA SI
DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS SI
ASESORIA LEGAL SI
OTRAS ASESORIAS SI
OTRAS AREAS SI
PRINCIPALES LÍNEAS DE AUTORIDAD DE LA ENTIDAD
CARGO NOMBRE DEL FUNCIONARIO
ASAMBLEA UNIVERSITARIA AAA
CONSEJO UNIVERSITARIO TTT
RECTOR GGG
SECRETARIO GENERAL FFF
SITUACIÓN FINANCIERA DE LA ENTIDAD:
INVERSIONES FUENTES DE FINANCIAMIENTO
Capital de trabajo: 100,000 Deudas de corto plazo: 50,000
Bienes de capital: 600,000 Patrimonio : 650,000
18
Tasa de las inversiones: 15%
PLANEAMIENTO DE LAS ACTIVIDADES DE LA ENTIDAD:
INGRESOS: EGRESOS:
Ventas: 350,000 Costos: 170,000
Servicios: Académicos Gastos: 120,000
SECCION 2: OPERACIONES
A. SECTOR EN DONDE OPERA:
SECTOR % DEL MERCADO
Servicios académicos 30%
B. Naturaleza de sus actividades, incluyendo sus métodos de operación:
ACTIVIDADES METODOS DE OPERACION
Servicios académicos A cargo del Estado
C. Principales servicios o productos
PRODUCTOS SERVICIOS
VARIOS Varios
D. CONTRATOS SIGNIFICATIVOS
CONTRATOS
SIGNIFICATIVOS
IMPORTE F.INICIO FECHA
TERMINO
NO APLICABLE - - -
19
E. PROVEEDORES PRINCIPALES
PROVEEDOR BIENES PROM.COMPRAS
MENSUALES
ABC SAC VARIOS1 SIN INFORMACION
PPK SRL VARIOS2 SIN INFORMACION
RPG SAC VARIOS3 SIN INFORMACION
F. ADQUISICIONES IMPORTANTES CONTRATADAS Y CONTRATOS FUTUROS
(INCLUYEN CONTRATOS SIGNIFICATIVOS Y MONTOS)
ADQUISICIONES IMPORTANTES CONTRATOS FUTUROS
NO APLICABLE S/. NO APLICABLE S/.
SECCION 3: ESTRUCTURA FINANCIERA
ACREEDORES PRINCIPALES
ACREEDORES TIPO DE
FINANCIAMIENTO
IMPORTES GARANTIAS
ENTREGADAS
Banco de la Nación CREDITO PARA
CAPITAL DE
TRABAJO
100,000 NINGUNA
SECCION 4: PERSONAL
A. ESTRUCTURA DEL PERSONAL:
CLASIFICACION NR
FUNCIONARIOS 50
DOCENTES 500
NO DOCENTES 300
20
OTROS 100
B. CALIFICACIONES Y COMPETENCIAS DEL PERSONAL CLAVE DE LA
ENTIDAD
PERSONAL
CLAVE
CALIFICACIONES COMPETENCIAS OBSERVACIONES
AAA Buenas VARIAS EMPRESAS
PPP Buenas IDEM
GGG Buenas IDEM
SECCION 5: POLITICAS CONTABLES
A. POLÍTICAS CONTABLES SIGNIFICATIVAS ESTABLECIDAS POR LA ENTIDAD
(PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS Y PRACTICAS
CONTABLES)
PRINCIPIOS Y NORMAS CONTABLES POLITICAS CONTABLES
P.C.G.A. SI Valuación de existencias SI
N.I.C.-SP SI Costo de activos fijos SI
Plan contable gubernamental SI Registro de operaciones SI
Instructivos contables SI Varios rubros SI
Asign.gastos a costos SI
B. PRINCIPALES HALLAZGOS DE AUDITORIA DEL AÑO ANTERIOR
HALLAZGOS AUDITORIA ANTERIOR SEGUIMIENTO
FALTANTES DE CAJA NO SE REALIZO
FALTANTES DE INVENTARIOS NO SE REALIZO
ACTIVOS OBSOLETOS NO SE REALIZO
SECCION 6: EXPECTATIVAS DE LA ENTIDAD
21
A. Expectativas del sector en el que opera
TIPO DE ESPECTATIVA OBSERVACIONES
Incrementar ingresos del Tesoro público SIN INFORMACION
Incrementar ingresos directamente recaudados IDEM
Reducir costos IDEM
Reducir gastos IDEM
B. EXPECTATIVAS DE LA AUDITORIA
EXPECTATIVAS DE AUDITORIA
ASPECTO FINANCIERO SE APRECIA RAZONABLE
ASPECTO ECONOMICO IDEM
ASPECTO PATRIMONIAL IDEM
ASPECTO DEL CONTROL INTERNO DEFICIENTE
SECCION 7: OTROS ASUNTOS
A. LITIGIOS VIGENTES:
LITIGIOS VIGENTES
DETALLE DEL LITIGIO MONTO
INVOLUCRADO
SITUACION A
LA FECHA
NO APLICABLE
B. ASESORES LEGALES Y TRIBUTARIOS, SEGÚN LOS CASOS:
ASESORES PARA ENTREVISTAS DE AUDIORIA
ASESORES LEGALES NR DE ASESORES ESPECIALIDADES
DPTO LEGAL VARIOS VARIAS
22
C. PUBLICACIONES RECIENTES, O NOTAS DE PRENSA SOBRE LAS ACTIVIDADES
EJECUTADAS POR LA ENTIDAD
PUBLICACIONES RECIENTES.
MEDIO FECHA/OBS
PERIODICOS NINGUNA
REVISTAS IDEM
TELEVISION IDEM
OTROS IDEM
D. FUNCIÓN DEL ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL
OCI
ORGANIZACIÓN SI EXISTE
FUNCIONAMIENTO IDEM
INFORMES IDEM
APOYO A LA AUDITORIA EXTERNA IDEM
OTROS ASPECTOS INCREMENTA EL RIESGO DE CONTROL
SECCION 8: FACTORES EXTERNOS
A. Indique cualquier asunto que sea importante para la entidad, incluya la opinión de la
gerencia al respecto (por ejemplo: situación de la entidad, progresos en tecnología de
información, etc.)
FACTORES EXTERNOS
OPORTUNIDADES AMENAZAS OPINION DE LA
GERENCIA
MERCADO CAUTIVO COMO
UNIVERSIDAD PUBLICA
NINGUNA NO DENOTA
PREOCUPACION
B. INDIQUE CUALQUIER ASUNTO QUE SEA IMPORTANTE PARA LA ENTIDAD,
INCLUYA LA OPINIÓN DE LA GERENCIA AL RESPECTO:
ASUNTOS VARIOS
23
POLITICAS DEL
ESTADO
OBSERV. AUDITORIA OPINION DE LA
GERENCIA
POLITICA ECONOMICA INCREMENTA EL
RIESGO
DENOTA PREOCUPACION
POLITICA CAMBIARIA IDEM IDEM
POLITICA TRIBUTARIA IDEM IDEM
SECCION 9: RIESGOS IDENTIFICADOS DURANTE EL CONOCIMIENTO DE LA
ENTIDAD:
RIESGOS IDENTIFICADOS
RIESGO OSERVACIONES
FALTA DE CONTROL DE PERSONAL PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
FALTA DE CONTROL DE CAJA IDEM
FALTA DE CONTROL DE EXISTENCIAS IDEM
FALTA DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS IDEM
SECCION 10: SISTEMA DE INFORMACION COMPUTARIZADA –AMBIENTE SIC
AMBIENTES SIC
HARDWARE SOFTWARE SEGURIDAD
INFORMATICA
07 LAP TOP OFFICE DEFICIENTE
07 IMPRESORAS CONTABLE IDEM
07 ESTABILIZADORES SUNAT IDEM
II.1.2. CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
Interpretando lo dispuesto por la CGR (2015)19; el cuestionario es un documento o papel de trabajo
que será preparado para asistir al personal de auditoría en la determinación de la eficiencia del
sistema de control interno establecido por la empresa y no tiene el propósito de cubrir todos los
aspectos o situaciones específicas de cada cliente.
El cuestionario debe modificarse en las secciones en las que existan preguntas específicas aplicables
a la empresa en particular, insertando estas preguntas al cuestionario.
19 Contraloría General de la República (2015) Manual de auditoria gubernamental-MAGU. Lima.
Editora Perú.
24
Los espacios previstos para las respuestas deben contestarse con “SI - NO - N/A “y en su caso con
otras marcas y/o referencias que se crea convenientes.
Las preguntas deben ser preparadas para que en caso de respuestas negativas (NO), estas deban
influir al considerar si se siguen procedimientos alternativos por el cliente y en su caso tener en
cuenta estas respuestas para la aplicación y/o modificación de los procedimientos de auditoría
(oportunidad y alcance).
La contestación del cuestionario no es suficiente para evaluar el control interno, por lo que deberá
completarse con “Graficas de flujo”, “Narrativos”, etc. De las principales operaciones de la empresa
y verificar por pruebas (cumplimiento) que realmente se están siguiendo en la práctica los
procedimientos indicados en las respuestas a este cuestionario.
Al término de cada sección se deberá indicar si el control interno a juicio del auditor es “ALTO-
MODERADO O BAJO” y también se deberán presentar en su caso los comentarios sobre las áreas
o elementos del control interno que muestren mayores deficiencias, que den las bases para la
aplicación de procedimientos específicos y adicionales de auditoría, su alcance y oportunidad, si el
espacio previsto no es suficiente efectuar las anotaciones en una página anexa o detrás del propio
cuestionario.
El cuestionario debe ser contestado por el auditor encargado y revisado completamente por el
supervisor o gerente de la auditoría.
Para examen es subsecuentes este cuestionario deberá ser actualizado y modificado según
corresponda.
Son objetivos de su estudio: 1. Verificación de que los estados financieros han sido preparados con
base en los libros de contabilidad. 2. Determinación de la importancia o significación relativa de los
conceptos que forman los estados financieros sujetos a examen. 3. Verificación de la normalidad de
las variaciones habidas en los distintos conceptos que forman los estados financieros de una fase
(etapa) a otra del examen. 4. Determinación de la posición de la compañía en monedas extranjeras y
verificación de que en el estado de posición financiera se señalan todos aquellos derechos
importantes adquiridos y obligaciones contraídas liquidables en monedas extranjeras, así como
determinación de su correcta conversión y valuación. 5. Verificación de la adecuada presentación de
los elementos que componen los estados financieros (NIIF´s).
25
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO PARA LAS
ENTIDADES DE EDUCACIÓN SUPERIOR EN EL PERÚ
1. AMBIENTE DE CONTROL
RESPUESTA
26
PREGUNTAS SI NO N/A
INTEGRIDAD Y VALORES ÉTICOS
Muestra la universidad pública interés por la integridad y los
valores éticos? Hay un código de conducta y/o una política de
ética, y estos han sido comunicados adecuadamente?
Se ha comunicado eficazmente el compromiso de la
universidad pública a la integridad y el comportamiento ético a
todo el personal de la indicada Empresa, tanto en palabras como
en hechos (documentado)?
Se le pide al personal de la universidad pública que ha sido
contratado fuera de la institución que se familiarice con la
importancia de altos valores éticos y controles?
Trata la universidad pública de eliminar o reducir las
posibles tentaciones que pueden propiciar que el personal se
involucre en actos fraudulentos, ilegales o no éticos?
Toma la universidad pública acción disciplinaria apropiada
en respuesta a las desviaciones de políticas y procedimientos
apropiados o violaciones del código de conducta?
CONCIENCIA DE CONTROL DE LA UNIVERSIDAD PUBLICA
Y ESTILO OPERATIVO
Es apropiada la estructura de la universidad pública y existe
una supervisión eficaz por parte de la misma?
Tiende a ser conservadora la filosofía de la universidad
pública sobre cómo reportar la información operativa, incluyendo
su actitud hacia el desarrollo de estimaciones?
Existe un mecanismo establecido para educar y comunicar
regularmente a los funcionarios y a los empleados la importancia
de los controles internos y elevar el nivel de entendimiento de los
mismos?
27
Presta la universidad pública una apropiada atención al
control interno, incluyendo los efectos del procesamiento de
sistemas de información?
Corrige la universidad pública oportunamente las
deficiencias identificadas en el control?
COMPROMISO DE LA UNIVERSIDAD PÚBLICA A SER
COMPETENTE
Parece el personal tener la capacidad y el entrenamiento
necesario para su nivel de responsabilidad asignado o la naturaleza
y complejidad de la actividad?
Posee la universidad pública una amplia experiencia
funcional
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y ASIGNACIÓN DE
AUTORIDAD Y RESPONSABILIDADES
Es la estructura organizacional adecuada para el tamaño,
actividades operacionales, y ubicación de la universidad pública?
Es apropiada la estructura organizacional general (es decir,
no demasiado compleja, ni abarca numerosas áreas o poco usuales,
líneas administrativas de autoridad?
Hay políticas y procedimientos apropiados para el eficiente y
eficaz desarrollo de la actividad?
Es clara la asignación de responsabilidades, incluyendo
responsabilidades del procesamiento que se registran y se ordenan
por tipo de transacción?
Revisa y modifica la universidad pública la estructura
organizacional de la misma de acuerdo a los cambios de
condiciones en la institución?
Hay una adecuada supervisión y monitoreo de las
operaciones que se realizan?
POLÍTICAS Y PRACTICAS DE RECURSOS HUMANOS
Son claras las políticas y procedimientos y se emiten,
actualizan y modifican oportunamente? Se comunican eficazmente
al personal?
28
Hay descripciones de funciones, manuales de referencia u
otras formas de comunicación que informen al personal sobre sus
obligaciones?
El desempeño del trabajo es evaluado y revisado
periódicamente con cada empleado?
Resuma las razones que soportan su evaluación, a menos que sean
obvias:
EFICAZ :
INEFICAZ :
...........................................................................
............................................................................
2. EVALUACIÓN DE RIESGOS
PREGUNTAS RSPTA.
SI NO N/A
Son establecidos, comunicados y monitoreados los objetivos de
la universidad pública, del servicio y/o actividad educativa?
Existe un proceso que periódicamente revise y actualice los
planes estratégicos de toda la universidad pública?
29
Existe un mecanismo adecuado que identifique riesgos en
materia de procesamiento y clasificación de transacciones, en
autorización, en materia de verificación y evaluación, incluyendo
aquellos que resulten de:
- Las Áreas/Sedes o líneas conexas?
- Ofrecimiento de nuevos métodos de registros e ingresos?
- Cumplimiento de requerimiento de privacidad y protección
de información?
- Otros cambios en el servicio, la economía y el entorno
regulador?
La universidad pública considera cuánto riesgo está dispuesto a
aceptar cuando fija la dirección estratégica o la entrada a nuevos
métodos de registros e ingresos, y se esfuerza por mantener los riesgos
dentro de esos niveles?
Se hacen revisiones periódicas o existen otros procedimientos
para que, entre otras cosas, se anticipen e identifiquen eventos o
actividades rutinarias que puedan afectar la capacidad del servicio a
cumplir con sus objetivos y tratarlos?
Resuma las razones que soportan su evaluación, a menos que sean obvias:
EFICAZ:
INEFICAZ: ......................................
3. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
PREGUNTAS RPTA.
SI NO N/A
INFORMACIÓN
Los sistemas de información y comunicación apoyan la identificación,
captura e intercambio de información en una forma y oportunidad que
permite a la universidad pública y a otro personal cumplir con sus
responsabilidades
30
Hay un nivel alto de satisfacción de los usuarios con el
procesamiento de los sistemas de información, incluyendo aspectos
como confiabilidad y oportunidad del servicio?
Hay un nivel suficiente de coordinación entre las funciones/áreas y
procesamiento de sistemas de información?
El tipo de información utilizado es adecuado (incluyendo leyes y
normas)?
COMUNICACIÓN
Son claramente definidas y comunicadas las líneas de autoridad y
responsabilidad (incluyendo líneas de reportes) dentro de la universidad
pública?
Existen descripciones de funciones por escrito y manuales de
referencia que describan las responsabilidades del personal?
Son las políticas y procedimientos establecidos y comunicados al
personal
Hay adiestramiento/orientación para los nuevos empleados, o
empleados que comienzan en una nueva posición, para discutir la
naturaleza y alcance de sus deberes y responsabilidades? El
adiestramiento/orientación incluye una discusión de controles internos
específicos de los cuales son responsables?
Hay un proceso para que los empleados comuniquen situaciones
impropias? Es el proceso bien comunicado a toda la universidad
pública? El proceso permite guardar la identidad de quienes reportan
posibles situaciones impropias?
Son revisadas, investigadas y resueltas oportunamente todas las
posibles situaciones impropias reportadas?
Creen los empleados que tienen información adecuada para
cumplir con las responsabilidades de su trabajo?
Hay un proceso que comunique rápidamente la información crítica
a toda la universidad pública cuando sea necesario?
31
Se asignan responsabilidad a un miembro de la universidad
pública para ayudar a conseguir que la institución responda apropiada,
oportuna y correctamente a las comunicaciones de los usuarios y otras
partes externas?
Resuma las razones que soportan su evaluación, a menos que sean obvias:
EFICAZ:
INEFICAZ:
..........................................................................
..........................................................................
.........................................................................
4. ACTIVIDADES DE CONTROL
PREGUNTAS RESPUESTA.
SI NO N/A
Las actividades de control son las políticas y procedimientos que ayudan
a asegurar que las directrices de la universidad pública sean cumplidas
Existen políticas y procedimientos necesarios con respecto a que cada
una de las actividades de la institución y los controles señalados por la
política están siendo aplicados
Revisa la universidad pública sus políticas y procedimientos?
32
Hay una apropiada segregación de actividades incompatibles
( p. Ej., separación entre autorización, procesamiento y
clasificación de transacciones, verificación y evaluación y en
materia de salvaguarda física?
Son revisados los organigramas para asegurar que existe una
segregación apropiada de deberes?
Se requieren aprobaciones apropiadas de parte de la alta
dirección antes de permitir acceso a un individuo a aplicaciones y
bases de datos específicas?
Se realizan comparaciones periódicas de cantidades
registrados en la base de datos o archivos físicos de la
documentación que se recepciona y se hacen su ingreso
respectivo?
Ha establecido la universidad pública procedimientos para
conciliar periódicamente las transacciones?
Se han establecido políticas para controlar el acceso a programas y
archivos de datos. Se usa software de seguridad de acceso, software
de sistema operativo, y/o software de aplicaciones para controlar el
acceso a programas de datos. Existen una función de seguridad de
información y es responsable de monitorear el cumplimiento de las
políticas y procedimientos de seguridad de información.
Son usados el software de seguridad de acceso, software de
sistemas operativos, y software de aplicaciones para controlar
ambos accesos centralizados y descentralizados a:
- Información y datos?
- Capacidad funcional de programas (p. El., ejecutar,
actualizar, modificar parámetros, solamente leer)?
Es razonable la seguridad física sobre los activos de
tecnología de información (tanto en el departamento de IT y
usuarios), dada la naturaleza de la actividad de la Empresa?
La información crítica es respaldada diariamente y guardada
fuera de las instalaciones?
33
Resuma las razones que soportan su evaluación, a menos que sean
obvias:
EFICAZ:
INEFICAZ:
...........................................................................
...........................................................................
5. SUPERVISIÓN/MONITOREO.
RESPUESTA RESPUESTA
SI NO N/A
Monitoreo es un proceso que evalúa la calidad de desempeño del control
interno a través del tiempo.
Se realizan evaluaciones periódicas del control interno y el personal,
mientras realiza sus deberes regulares, obtiene evidencia de que el sistema
de control interno sigue funcionando.
Requieren los procedimientos que la universidad pública revise
los procesos de control para asegurarse que los controles están siendo
aplicados tal como se espera?
34
Existen procedimientos para monitorear cuándo los controles
son omitidos y para determinar si la omisión fue apropiada?
Existen políticas / procedimientos para asegurar que se toman
acciones correctivas de forma oportuna cuando ocurren excepciones
en los controles?
Resuma las razones que soportan su evaluación, a menos que sean obvias:
EFICAZ :
INEFICAZ:
...........................................................................
...........................................................................
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PARA EL ACTIVO DISPONIBLE DE LAS
ENTIDADES DE EDUCACIÓN SUPERIOR EN EL PERÚ
Periodo evaluado: Enero 01-Diciembre 31/20XX
Fecha de evaluación: Enero de 20XX
Fecha de elaboración: Febrero de 20XX
CRITERIOS DE EVALUACIÓN SI NO N/A OBS
1. CAJA
1.1 PROTECCIÓN
1.1.1 La dependencia de caja es un área restringida.
35
1.1.2 Existe caja fuerte para la custodia del efectivo y sus
documentos.
1.1.3 Es conocida la clave por personal deferente al cajero,
tesorero y gerente.
1.1.4 Se conservan en la caja fuerte los ingresos del día,
hasta su depósito en bancos.
1.1.5 Se encuentran con pólizas de manejo el tesorero y el
cajero.
1.1.6 Se ha responsabilizado a una sola persona el manejo de
las cuentas con cheques, detallando claramente los
nombres de los responsables.
1.1.7 Se archivan en un lugar seguro y apropiado todos los
comprobantes que soportan tanto ingresos como
egresos.
1.1.8 Son adecuados los custodios para salvaguardar
físicamente el dinero en operación
1.2 Recaudo
1.2.1 Los valores recaudados diariamente son ingresados a
caja.
1.2.2 Son registrados en respectivo libro.
1.2.3 Se expiden los respectivos recibos de caja.
1.2.4 Están debidamente clasificados de acuerdo a su
naturaleza los ingresos.
1.2.5 Están debidamente registrados los recaudos en libro
auxiliar.
1.2.4 Se endosan o cruzan los cheques al momento de ser
recibidos para evitar que se cobren en efectivo
1.2.5 Son adecuados los controles para asegurar que se
cubren las mercancías, servicios entregados o
36
vendidos.
1.2.6 Se depositan intactos los ingresos, es decir se cuida de
no disponer de ingresos entrantes para efectuar gastos.
1.2.7 Se listan los cheques y otros valores recibidos por
correspondencia por una persona diferente al cajero
antes de entregárselos a este.
1.3 Recibos de caja
1.3.1 Se expiden los recibos de caja al momento de
efectuarse la recepción de valores.
1.3.2 Existe numeración consecutiva y pre numerada.
1.3.3 Los recibos anulados son conservados en forma
consecutiva.
1.3.4 Los recibos en blanco son guardados en la caja fuerte.
1.3.5 Se confrontan los valores estipulados en números y
letras.
1.3.6 Se confrontan los originales con las copias
posteriormente.
1.4 Caja menor
1.4.1 Existe un fondo fijo para caja menor.
1.4.2 Están separadas las funciones de custodia y manejo del
fondo fijo de caja de las autorizaciones de pagos y
registros contables.
1.4.3 Los gastos respectivos son autorizados por
funcionarios encargados para tal fin.
1.4.4 En las entregas de efectivo, existe autorización previa
del funcionario responsable, y una adecuada
comprobación de las erogaciones correspondientes.
1.4.5 Existen formatos específicos para relacionar los gastos
37
de caja menor.
1.4.6 Son archivados y sellados de manera adecuada los
recibos de caja menor.
1.4.7 Se codifican los comprobantes de egreso y se
identifican con el nombre y firma del responsable que
efectuó el gasto.
1.4.8 Antes de pagar cualquier comprobante, se revisa el
cumplimiento de políticas y disposiciones
administrativas para este tramite.
1.4.9 Se cancelan los comprobantes con sello de pagado en
el momento de ser cubiertos con recursos del fondo de
caja menor.
1.4.10 El procedimiento de reembolso de caja menor es
suficientemente dinámico para evitar el exceso de
fondos o la falta de efectivo.
1.4.11 Está prohibido que los fondos de caja menor sirvan,
para cambiar cheques a empleados clientes o
proveedores.
1.4.12 Se expiden cheques de reembolso a favor de la persona
encargada de la caja menor.
1.4.13 Existen topes máximos para ser destinados por gastos
de caja menor.
1.4.14 Si se presentan anticipos para gastos que se cubran con
los fondos de caja menor, se delimita claramente el
tiempo en que se efectuara el gasto, se da seguimiento
para que pasado ese tiempo se solicite la devolución
del dinero o bien la comprobación del gasto.
1.5 Arqueos
1.5.1 Se realizan arqueos sorpresivos a los fondos
recaudados.
38
1.5.2 Existen formatos apropiados para realizar los arqueos.
1.5.3 Existen medidas correctivas cuando se presentan
inconsistencias.
2 BANCOS
2.1 Apertura de cuentas
2.1.1 Son autorizadas por la junta directiva cada una de las
cuentas corrientes.
2.1.2 Están registradas a nombre de la entidad las cuentas de
cheques que se manejan en ella.
2.1.3 Son estudiados los servicios prestados por cada uno de
los bancos, antes de la apertura de una cuenta
corriente.
2.1.4 Las firmas giradoras están debidamente autorizadas.
2.1.5 Las cuentas corrientes tienen destinación específica,
según la naturaleza del gasto.
2.2 Protección
2.2.1 Es verificado el número de cheques, al momento de
entregadas cada una de las chequeras por parte del
banco.
2.2.2 Son guardadas en caja de seguridad las chequeras en
blanco.
2.2.3 Se encuentran debidamente protegidos los cheques
girados y no cobrados.
2.2.4 Se encuentran debidamente custodiados los diversos
sellos restrictivos
2.2.5 Se mantiene en lugar seguro copia de las tarjetas donde
aparecen las firmas autorizadas para expedir cheques.
39
2.2.6 Se mantienen permanentemente actualizados, en el
banco y en las oficinas de la entidad, el registro y
autorización para expedir cheques.
2.2.7 Se encuentran archivados en orden secuencial los
cheques anulados.
2.3 Giro de cheques
2.3.1 Están pre numerados todos los cheques.
2.3.2 Se giran en orden secuencial
2.3.3 Se giran para toda clase de pagos excepto los de caja
menor.
2.3.4 Se lleva su registro en libros auxiliares de bancos.
2.3.5 Existe verificación de soportes antes del giro.
2.3.6 Se realiza verificación de cifras y números antes de su
firma.
2.3.7 Se utiliza sello restrictivo para pago para el primer
beneficiario.
2.3.8 Existe más de una firma en el giro de pagos por
cheque.
2.3.9 Se expiden cheques con firmas mancomunadas
2.3.10 Se realiza confirmación telefónica por parte del banco
para pagos por sumas superiores a $500.000.
2.3.11 Se evita firmar cheques en blanco, al portador o a la
vista.
2.3.12 Son entregados los cheques previa presentación de la
respectiva autorización del beneficiario.
2.3.13 Existen horarios y días especiales para la entrega de
cheques.
2.3.14 Se utiliza sello protector de cheques.
40
2.3.15 Existe alguna clase de política que contemple la
posibilidad de cancelar en un tiempo determinado
aquellos cheques en transito que no hayan sido
cobrados.
2.4 Conciliaciones
2.4.1 Se realizan conciliaciones de manera periódica.
2.4.2 Se descuentan oportunamente las notas débito.
2.4.3 Son archivadas en orden secuencial las conciliaciones.
2.4.4 El funcionario que realiza el pago y el que concilia son
diferentes.
2.4.5 Se realizan los ajustes necesarios luego de elaborar las
conciliaciones.
2.5 Boletines diarios
2.5.1 Se elaboran diariamente los boletines de caja y bancos.
2.5.2 Llevan una numeración estrictamente consecutiva.
2.5.3 Se determinan claramente los conceptos por ingresos
y por pagos.
2.5.4 Existe soporte documental sobre todo ingreso o egreso
para conocer su origen y autorización.
2.5.6 Se elaboran informes y programas de flujo de efectivo
para prever tanto la inversión de excedentes, como la
obtención de créditos para cubrir necesidades.
2.5.7 Se archivan con los documentos justificativos para
informes o consultas posteriores.
3 GENERALES A CAJA Y BANCOS
3.1 Están separadas adecuadamente las actividades de
ingresos y egresos.
41
3.2 Se procura tener niveles adecuados a las
circunstancias, en lo relacionado al dinero en
operación.
3.3 Las monedas extranjeras propiedad de la entidad, se
valúan para efectos del balance general, a precios de
cotización a la fecha del referido.
II.2. DESARROLLO DE LA AUDITORIA DE GESTION
Lo establecido por la Contraloría General de la República (2015)20, es similar a lo expresado por
Estupiñán (2015)21; cuando señalan que el desarrollo de la auditoria de gestión implica la ejecución
de un examen objetivo, sistemático y profesional de evidencias, realizado con el fin de
proporcionar una evaluación independiente sobre el desempeño (rendimiento) de las Entidades de
Educación Superior en el Perú , orientada a mejorar la efectividad, eficiencia y economía en el
uso de los recursos públicos, para facilitar la toma de decisiones por quienes son responsables de
adoptar acciones correctivas y mejorar su respondabilidad ante el público. El desarrollo de la
auditoria de gestión involucra la evaluación de la efectividad, eficiencia y economía en las
operaciones de una entidad, así como la verificación de la relacn costo/beneficio; desempeño,
rendimientos, logros, resultados, etc. El desarrollo de la auditoría de gestn por su enfoque involucra
una revisión sistetica de las actividades de una entidad en relación al cumplimiento de objetivos y
metas (efectividad) y, respecto a la correcta utilización de los recursos (eficiencia y economía). Su
propósito general puede verse seguidamente: Evaluacn del desempeño (rendimiento); Identificacn
de las oportunidades de mejoras; y Desarrollo de recomendaciones para promover mejoras u otras
acciones correctivas.
La Evaluacn del desempeño, se refiere a la evaluación del desempo obtenido por una entidad.
Esta evaluacn implica comparar la ruta seguida por la entidad al conducir sus actividades con: a) los
objetivos, metas, políticas y normas establecidos por la legislacn o por la propia entidad, y; b) otros
criterios razonables de evaluacn.
20 Contraloría General de la República (2015) Manual de auditoria gubernamental-MAGU. Lima. Editora Perú.
21 Estupiñán Gaitán, Rodrigo (2015) Administración de Riesgos E.R.M. y la Auditoria de gestión. Bogotá. ECOE ediciones.
42
La Identificación de oportunidades de mejoras, se refiere al incremento de las condiciones de
efectividad, eficiencia y economía, constituyen las categorías bajo las cuales pueden clasificarse las
mejoras en las operaciones. Pueden identificarse oportunidades de mejoras, mediante análisis de
informacn, entrevistas con funcionarios de la entidad o fuera de ella, observando el proceso de
operaciones, revisando los informes internos del pasado y presente y, ejercitando el juicio profesional
basado en la experiencia del auditor o en otras fuentes.
El Desarrollo de recomendaciones para promover mejoras u otras acciones correctivas, se refiere a la
naturaleza y alcance de las recomendaciones elaboradas en el proceso de la auditoría de gestión es
variable. En algunos casos, pueden formularse recomendaciones sobre asuntos espeficos; sin
embargo, en otros casos, desps de analizar el costo/beneficio de implementar recomendaciones
sobre actividades de mucha complejidad, puede ser factible sugerir que la propia entidad lleve a cabo
un estudio más profundo del área espefica y adopte las mejoras que considere apropiadas, en las
circunstancias.
Interpretando a Hernández (2015)22; el desarrollo de la auditoria de gestión se enmarca es un
examen amplio a los sistemas administrativos de las universidades, al efecto se examina el sistema
de personal, tesorería, abastecimiento, presupuesto, endeudamiento, contable y control; todo con el
objeto de determinar el grado de economía, eficiencia y efectividad con el cual se gestionan los
recursos y actividades de estas entidades. El desarrollo de la auditoria de gestión involucra la
determinación a priori de los objetivos, tales como: i) Determinar el grado en que se están
logrando los resultados o beneficios previstos por la normativa legal, por la propia entidad, el
programa o proyecto, según sea el caso; ii) Establecer si la entidad adquiere, protege y utiliza sus
recursos de manera eficiente y económica; iii) Determinar si la entidad, programa o proyecto
ha cumplido con las leyes y reglamentos aplicables en materia de eficiencia y economía; iv)
Establecer si los controles gerenciales implementados en la entidad o proyecto son efectivos y
aseguran el desarrollo eficiente de las actividades y operaciones.
Lo establecido por la Contraloría General de la República (2015)23, es similar a lo expresado por
Herrador (2015)24; cuando señalan que el desarrollo de la auditoría de gestión considera un examen
integral de varios componentes de la gestión institucional de las Entidades de Educación Superior en
el Perú , tales como la efectividad; eficiencia; economía; financiero y de cumplimiento. Al respecto la
22 Hernández Rosales, Andrea (2015) La auditoria de gestión .Madrid: Editorial Dias de Santos.
23 Contraloría General de la República (2015) Manual de auditoria gubernamental-MAGU. Lima. Editora Perú.
24 Herrador Alcaide Teresa Carmen (2015) Auditoria de gestión. Madrid. Editorial Tirant Lo Blanch
43
efectividad: se refiere al grado en el cual una entidad programa o proyecto gubernamental logran sus
objetivos y metas u otros beneficios que pretendían alcanzarse, previstos en la legislación o fijados
por otra autoridad. La eficiencia, está referida a la relacn existente entre los bienes o servicios
producidos o entregados y los recursos utilizados para ese fin (productividad), en comparación con un
estándar de desempeño establecido. La economía, está relacionada con los términos y condiciones
bajo los cuales las entidades adquiere recursos, sean éstos financieros, humanos, sicos o
tecnológicos (Sistema de Información Computarizada), obteniendo la cantidad requerida, al nivel
razonable de calidad, en la oportunidad y lugar apropiado y, al menor costo posible. El componente
financiero es fundamental para tener una adecuada contabilidad y procedimientos apropiados para la
elaboracn de informes financieros. En una auditoa de gestión el componente financiero puede
constituir sólo un elemento a considerar en la evaluacn de otras áreas en la entidad examinada. Del
cumplimiento, generalmente se ejecuta con el componente financiero. El cumplimiento está referido
a la sujeción de los funcionarios públicos a las leyes y regulaciones aplicables y políticas y
procedimientos internos.
Dentro de su alcance, la auditoría de gestión puede incorporar elementos de carácter financiero, de
cumplimiento, efectividad, eficiencia y economía. Las normas de auditoría gubernamental-NAGU
emitidas por la Contraloa General de la República son aplicables para el desarrollo de la auditoría de
gestión, dado que constituyen criterios que fortalecen y uniformizan su ejercicio, así como permiten
evaluar el desarrollo y resultado de los trabajos realizados. Sin embargo tales guías no contienen toda
la informacn que necesita el auditor para satisfacer, por ejemplo, el requisito de planear
debidamente su labor o determinar la magnitud de la evidencia necesaria para sustentar una
observación; dado que muchos aspectos tienen que ver con el buen juicio y criterio del auditor.
METODOLOA PARA EL DESARROLLO DE LA AUDITOA DE GESTN.
Lo establecido por la Contraloría General de la República (2015)25, es similar a lo expresado por
Hevia (2015)26; cuando indican que el desarrollo de la auditoria de gestión involucra la realización de
un proceso de evaluación que incluye tres grandes fases como el Planeamiento; Ejecucn; e, Informe.
i) El Planeamiento: Si bien las actividades relacionadas con el planeamiento tienen mayor incidencia
al inicio del examen, ellas continúan durante la ejecución y aún en la formulacn del informe, por
cuanto mientras el documento final no sea aprobado y distribuido, su contenido puede estar sujeto a
ajustes, producto de nuevas decisiones que obligarán a afinar el planeamiento aún en la fase del
informe. La formulación del informe no se inicia en la tercera fase, sino que empieza a considerarse
desde el planeamiento. Durante el planeamiento el equipo de auditoría se dedica, básicamente, a
25 Contraloría General de la República (2015) Manual de auditoria gubernamental-MAGU. Lima. Editora Perú.
26 Hevia Vásquez, Eduardo (2015) auditoria de gestión. Madrid. Editorial Tirant Lo Blanch
44
obtener una adecuada comprensión y conocimiento de las actividades de la entidad a examinar,
llevando a cabo acciones limitadas de revisión, en base a lo previsto en el plan de revisn estratégica,
con el objeto de determinar, entre otros aspectos, los objetivos y alcance del examen, así como las
condiciones para realizarlas. Durante esta fase el auditor dedica sus mayores esfuerzos a planear la
estrategia que utilizará en el caso de la auditoría. Ii) Ejecución: Esta fase involucra la recopilación de
documentos, realización de pruebas y alisis de evidencias, para asegurar su suficiencia,
competencia y pertinencia, de modo de acumularlas para la formulación de observaciones,
conclusiones y recomendaciones, así como para acreditar haber llevado a cabo el examen de acuerdo
con los estándares de calidad establecidos en el presente manual. Durante la fase de ejecución se
aplican procedimientos y técnicas de auditoría y comprende: pruebas y evaluación de controles,
identificación de hallazgos (condicn y criterio), desarrollo de observaciones (incluyendo condición,
criterio, causa, efecto y evaluacn de comentarios de la entidad) y comunicacn de resultados a los
funcionarios de la entidad, programa y/o proyecto examinada; iii) Informe: Durante la tercera fase,
el equipo de auditoría formaliza sus observaciones en el informe de auditoría. Este documento, que es
producto final del examen deberá detallar, además de los elementos de la observación (condicn,
criterio, causa y efecto), comentarios de la entidad, evaluación final de tales comentarios, acomo las
conclusiones y recomendaciones. Después del control de calidad, mediante el que se confirman los
estándares de calidad utilizados en la preparación del informe, finalmente este es aprobado y remitido
a la entidad auditada, en la forma y modo establecidos por la Contraloría General de la República.
45
Fuente: Manual de Auditoria Gubernamental- MAGU
ADMINISTRACN DEL DESARROLLO DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN
46
Lo establecido por la Contraloría General de la República (2015)27, es similar a lo expresado por
Tuesta (2015)28; cuando señalan que el desarrollo de la auditoria de gestión incluye la administracn
en la forma más convenientemente posible. Dado que el desarrollo de la auditoria de gestión involucra
la participación de equipos y del mayor nivel posible; los cuales deben ser administrados para cumplir
con las actividades y misiones encomendadas. Los equipos de auditoría son de carácter
multidisciplinario, están conformados por profesionales de diversas especialidades, habilidades y
niveles de experiencia. Tales equipos, incluyen generalmente: Gerente de Auditoría; Supervisor;
Auditor encargado; Auditores; Especialistas y Asistentes: i) El Gerente de Auditoría o nivel gerencial
equivalente tiene responsabilidad en la auditoría de gestión, desde la selección de la entidad a ser
examinada y planeamiento, hasta la formulación del correspondiente Informe, así como tambn en
cuanto al cumplimiento de las políticas fijadas para su realización. Sus responsabilidades
comprenden: Adquirir un conocimiento profundo de la entidad bajo examen, coordinar los aspectos
relativos al proceso de recopilación y análisis de información; Vigilar que el proceso de planeamiento
de la auditoa se hay desarrollado en forma satisfactoria; Cautelar que los hallazgos, observaciones,
conclusiones y recomendaciones sean válidas, apropiadas y pertinentes; Administrar el personal a
cargo de la auditoría y los recursos financieros que le asignen; Establecer un flujo de información
apropiado con el jefe de equipo y los miembros del equipo de auditoría y funcionarios de la entidad
auditada; Efectuar el seguimiento sobre el desarrollo de los trabajos, a fin que se cumplan los plazos
establecidos para la culminación de los trabajos; Cautelar el cumplimiento de las normas de
auditoa gubernamental y las disposiciones del Manual de Auditoría Gubernamental-MAGU; ii)
Para cada auditoría debe asignarse la responsabilidad de su dirección al Supervisor y un auditor
encargado experimentado. Sus responsabilidades comprenden: Formular y ejecutar el plan de revisión
estratégica y preparar el reporte de revisión estratégico; Examinar el(las) área(s) y cada actividad en la
fase de ejecución; Cautelar el cumplimiento de los plazos establecidos para la terminación del trabajo;
Supervisar el trabajo realizado por los miembros del equipo de auditoría, asegurando el cumplimiento
de las labores fijadas en los programas de trabajo detallados; Cumplir y cautelar el cumplimiento de
las normas de auditoría gubernamentales y las disposiciones contenidas en el Manual de Auditoría
Gubernamental-MAGU; iii) Los miembros del equipo de auditoría son quienes desarrollan la fase de
ejecución y tienen contacto con los funcionarios y empleados de la entidad auditada, con el objeto de
obtener evidencias, realizar pruebas, elaborar papeles de trabajo y coordinar la labor de los asistentes
de auditoría que colaboran en la formación de los archivos corrientes del trabajo. Igualmente, tiene
participación en el planeamiento y organización de los programas detallados de auditoa a utilizarse
en la fase de ejecución.
27 Contraloría General de la República (2015) Manual de auditoria gubernamental-MAGU. Lima. Editora Perú.
28 Tuesta Riquelme, Yolanda. (2015). El ABC de la Auditoria Gubernamental.. Lima. Iberoamericana de Editores SA.
47
PLANEAMIENTO DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN
Lo establecido por la Contraloría General de la República (2015)29, es similar a lo expresado por
Panéz (2014)30; cuando indican que el planeamiento de la auditoría de gestión se refiere a la
determinación de los objetivos y alcance de la auditoría, el tiempo que requiere, los criterios, la
metodología a aplicarse y la definicn de los recursos que se consideran necesarios para garantizar
que el examen cubra las actividades más importantes de la entidad, los sistemas y sus
correspondientes controles gerenciales. El planeamiento garantiza que el resultado de la auditoría
satisfaga sus objetivos y tenga efectos productivos. Su realizacn cuidadosa reviste especial
importancia cuando se evalúa la efectividad, eficiencia y economía en las entidades, o proyectos
gubernamentales, dado que los procedimientos que se aplican son complejos y variados. Por ello, este
proceso pretende establecer un adecuado equilibrio entre los objetivos y alcance de la auditoría, el
tiempo disponible para ejecutarla y, el número de horas que debe trabajar el personal profesional para
lograr un nivel óptimo en el uso de los recursos destinados para la auditoría. La fase de planeamiento
de la auditoría de gestión comprende dos etapas: revisn general y revisión estratégica. La Revisión
General, comprende: Conocimiento inicial de la entidad examinar; Análisis preliminar de la entidad
y Formulación del plan de revisión estratégica. La Revisión Estratégica, comprende: Ejecución del
plan; Aplicación de pruebas preliminares e identificación de criterios de auditoría; Identificacn de
los asuntos más importantes y Formulación del reporte de revisn estratégica
CRITERIOS DE AUDITORIA DE GESTN:
Interpretando a Mantilla (2015)31; el desarrollo de la auditoria de gestn se lleva a cabo mediante la
determinación a priori de los criterios de auditoria de gestión. Dichos criterios son normas para la
evaluación del diseño y el desempeño de los sistemas y controles gerenciales. Usualmente, los
criterios deben ser amplios para permitir modos alternativos de satisfacerlos, pero suficientemente
específicos para determinar su adherencia a ellos. Asimismo, deben ser aplicables a entidades de
diversos tamaños, variando sólo los medios apropiados en las circunstancias. Por ejemplo, los
mecanismos de control ambiental aplicados en un yacimiento minero de una empresa estatal, serán
mucho más sofisticados que en una instalación minera artesanal, de una empresa de menor volumen
de operaciones. El auditor evalúa las condiciones existentes contra los criterios. La utilizacn de los
criterios varía según la etapa de la auditoría. Considerando que en la Revisión Estratégica, sólo se
llevan a cabo pruebas preliminares, los criterios establecidos pueden ser más genéricos; por el
29 Contraloría General de la República (2015) Manual de auditoria gubernamental-MAGU. Lima. Editora Perú.
30 Panéz, J. (2014) Auditoria Contemporánea. Lima: Iberoamericana de Editores SA.
31 Mantilla Blanco, Samuel Alberto (2015) Control Interno y auditoria de gestión. Bogotá. ECOE Ediciones.
48
contrario, durante la fase ejecucn, en razón que el objetivo será llegar a juicios detallados de
auditoa, el criterio debe ser mas espefico. En este sentido, el nivel de detalle del criterio de
auditoa utilizado determinará el nivel de detalle de los hallazgos y observaciones de auditoa.
Los criterios de auditoa deben tener las siguientes caractesticas: i) Brindar pautas útiles para
evaluar el manejo de los recursos físicos, humanos, financieros y tecnológicos y determinar si esn
siendo logrados los resultados o beneficios previstos; ii) Constituirse en una herramienta para la
administracn al desarrollar o comparar sus propios procedimientos operativos; y, iii) Ser la base de
evaluación de los sistemas y procedimientos que practiquen los administradores gubernamentales.
Los criterios de auditoría pueden derivarse de diversas fuentes, dentro de ellas, pueden referirse:
disposiciones legales y normas gubernamentales, opinión de expertos, sentido común, buenas
prácticas gerenciales y de administración. Para que el criterio sea más efectivo debe ser aceptado por
las partes involucradas en la auditoría de gestión (auditores y funcionarios gerenciales de la entidad
examinada).
En ausencia de criterios expresos, el auditor debe aplicar sus conocimientos para desarrollar los
criterios que serían aplicables en circunstancias espeficas. Esto puede efectuarse en el curso de la
auditoa, a partir de considerar que el desarrollo del criterio corresponde a lo que una persona bien
informada y razonable esperaa que hiciera la administración en determinada situación.
En situaciones específicas el auditor puede seleccionar o desarrollar los criterios generales pertinentes.
Dada la importancia de los criterios en la ejecución de la auditoría de gestión en tales casos, el auditor
encargado y el supervisor deben revisar con el nivel gerencial correspondiente, los criterios a ser
utilizados en el examen.
Durante el planeamiento inicial de la auditoría, el auditor debe discutir los criterios con los
funcionarios responsables de la entidad, programa o proyectos a ser examinada, a efecto de conocer
su percepción sobre si los consideran apropiados y razonables.
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA DE GESTN:
Lo establecido por la Contraloría General de la República (2015)32, es similar a lo expresado por Kell
& Boynton (2015)33; cuando señala que el desarrollo de la auditoria de gestión se lleva a cabo sobre la
base de programas que contienen procedimientos propios de la auditoria de gestión; los cuales basan
su naturaleza, oportunidad y alcance en las hojas de comprensión de las operaciones de las Entidades
de Educación Superior en el Perú , así como en las respuestas obtenidas al aplicar el cuestionario de
32 Contraloría General de la República (2015) Manual de auditoria gubernamental-MAGU. Lima. Editora Perú.
33 Kell, Walter G. & Boynton William c. (2015) Auditoria moderna de gestión. México. CEC-SA DE CV.
49
evaluación del control interno. Los procedimientos de auditoria son los instrumentos que permiten
obtener informacn de la gestión institucional, es decir evidencia, suficiente, competente y relevante.
Los procedimientos de auditoria de gestión se diseñan en la fase de planeación, se ejecutan en la fase
de ejecución y se obtienen resultados sobre los mismos en la fase del informe de auditoría de gestión.
Durante la fase ejecución, el equipo de auditoría se aboca a la obtención de evidencias y realizar
pruebas sobre las mismas, aplica procedimientos y técnicas de auditoría, desarrolla hallazgos,
observaciones, conclusiones y recomendaciones. Los procedimientos de auditoría son operaciones
específicas que se aplican en una auditoría e incluyen cnicas y prácticas consideradas necesarias, de
acuerdo con las circunstancias.
Lo establecido por la Contraloría General de la República (2015)34, es similar a lo expresado por
Holmes (2014)35; cuando señalan que los procedimientos de auditoria de gestión se concretan en la
obtencn de información mediante las técnicas de auditoria de gestión. Aun cuando las técnicas son
las mismas para casi todas las auditorias, sin embargo para cada tipo de auditoria tendrán
determinados énfasis; como en el caso de la auditoria de gestión, el énfasis es que incidan en la
determinación del grado de economía, eficiencia y efectividad de los recursos y actividades de las
Entidades de Educación Superior en el Perú. Las técnicas de auditoría son métodos prácticos de
investigación y prueba que utiliza el auditor, para obtener evidencia necesaria que fundamente su
opinión. Las prácticas de auditoría constituyen las labores específicas realizadas por el auditor como
parte del examen. Las técnicas de auditoría de gestión s utilizadas para reunir evidencia en las
Entidades de Educación Superior en el Perú son las siguientes:
Técnicas de verificación ocular: i) Comparacn, es el acto de observar la similitud o diferencia
existente entre dos o s elementos. Dentro de la fase de ejecución se efeca la comparación de
resultados, contra criterios aceptables, facilitando de esa forma la evaluación por el auditor y la
elaboracn de observaciones, conclusiones y recomendaciones; ii) Observación, es el examen ocular
realizado para cerciorarse como se ejecutan las operaciones. Esta técnica es de utilidad en todas las
fases de la auditoría, por cuyo intermedio el auditor se cerciorará de ciertos hechos y circunstancias,
en especial, las relacionadas con la forma de ejecución de las operaciones, apreciando personalmente,
de manera abierta o discreta, como el personal de la entidad ejecuta las operaciones.
Técnicas de verificación oral: i) Indagación, es el acto de obtener información verbal sobre un
asunto mediante averiguaciones directas o conversaciones con los funcionarios de la entidad. La
respuesta a una pregunta formulada por el auditor, comprende una porción insignificante de
elementos de juicio en los que puede confiarse, pero las respuestas a muchas preguntas que se
34 Contraloría General de la República (2015) Manual de auditoria gubernamental-MAGU. Lima. Editora Perú.
35 Holmes, Arthur. W. (2014) Auditoria. México: Unión Tipográfica Hispanoamericana.
50
relacionan entre si, pueden suministrar un elemento de juicio satisfactorio, si todas son razonables y
consistentes. Es de especial utilidad la indagación en la auditoría de gestión, cuando se examinan
áreas espeficas no documentadas; sin embargo, sus resultados por si solos no constituyen evidencia
suficiente: ii) Las Entrevistas, pueden ser efectuadas al personal de la entidad auditada o personas
beneficiarias de los programas o proyectos. Para obtener mejores resultados debe prepararse
apropiadamente, especificar quienes serán entrevistados, definir las preguntas a formular, alertar al
entrevistado acerca del propósito y puntos a ser abordados. Asimismo, los aspectos considerados
relevantes deben ser documentados y/o confirmados por otras fuentes y su utilización aceptada por la
persona entrevistada; iii) Las Encuestas pueden ser útiles para recopilar información de un gran
universo de datos o grupos de personas. Pueden ser enviadas por correo u otro método a las personas,
firmas privadas y otros que conocen del programa o el área a examinar. Su ventaja principal radica en
la economía en rminos de costo y tiempo; sin embargo, su desventaja se manifiesta en su
inflexibilidad, al no obtenerse s de lo que se pide, lo cual en ciertos casos puede ser muy costoso.
La informacn obtenida por medio de encuestas es poco confiable, bastante menos que la
informacn verbal recolectada en base a entrevistas efectuadas por los auditores. Por lo tanto, debe
ser utilizada con mucho cuidado, a no ser que se cuente con evidencia que la corrobore.
Técnicas de verificación escrita: i) Analizar, consiste en la separacn y evaluación ctica, objetiva y
minuciosa de los elementos o partes que conforman una operación, actividad, transacción o proceso,
con el fin de establecer su naturaleza, su relación y conformidad con los criterios normativos y
técnicos existentes. Los procedimientos de análisis esn referidos a la comparacn de cantidades,
porcentajes y otros. De acuerdo a las circunstancias, se obtienen mejores resultados si son obtenidos
por expertos que tengan habilidad para hacer inferencias lógicas y juicios de valor al evaluar la
informacn recolectada. Las técnicas de análisis son especialmente útiles para determinar las causas
y efectos de los hallazgos de auditoría; ii) Confirmacn, es la técnica que permite comprobar la
autenticidad de los registros y documentos analizados, a través de información directa y por escrito,
otorgada por funcionarios que participan o realizan las operaciones sujetas a examen (confirmacn
interna), por lo que esn en disposición de opinar e informar en forma válida y veraz sobre ellas. Otra
forma de confirmación, es la denominada confirmacn externa, la cual se presenta cuando se solicita
a una persona independiente de la organización auditada (terceros), información de interés que lo
ella puede suministrar; iii) Tabulación, es la técnica de auditoa que consiste en agrupar los resultados
obtenidos en áreas, segmentos o elementos examinados, de manera que se facilite la elaboracn de
conclusiones. Un ejemplo de aplicacn de esta técnica lo constituye la tabulación de los resultados
obtenidos como consecuencia de las respuestas efectuadas en una encuesta por los beneficios de algún
programa o proyecto; iv) Conciliacn, implica hacer que concuerden dos conjuntos de datos
51
relacionados, separados e independientes. Esta técnica consiste en analizar la información producida
por diferentes unidades operativas o entidades, respecto de una misma operación o actividad, con el
objeto de establecer su concordancia entre si y, a la vez, determinar la validez y veracidad de los
informes, registros y resultados que están siendo examinados.
Técnicas de verificación documental: i) Comprobación, se aplica en el curso de un examen, con el
objeto de verificar la existencia, legalidad, autenticidad y legitimidad de las operaciones efectuadas
por una entidad, mediante la verificación de los documentos que las justifican; ii) Computación, se
utiliza para verificar la exactitud y corrección aritmética de una operación o resultado. Se prueba
solamente la exactitud de un lculo, por lo tanto, se requiere de otras pruebas adicionales para
establecer la validez de los datos que forman parte de una operación; iii) Rastreo, es utilizada para dar
seguimiento y controlar una operación de manera progresiva, de un punto a otro de un proceso interno
determinado o, de un proceso a otro realizado por una unidad operativa dada. Esta técnica puede
clasificarse en dos grupos: a) rastreo progresivo, que parte de la autorizacn para efectuar una
operacn hasta la culminacn total o parcial de ésta; y, b) rastreo regresivo, que es inverso al
anterior, es decir, se parte de los resultados de las operaciones para llegar a la autorización inicial; iv)
Revisn selectiva, consiste en el examen ocular rápido de una parte de los datos o partidas que
conforman un universo homogéneo en ciertas áreas, actividades o documentos elaborados, con fines
de separar mentalmente asuntos que no son normales, dado el alto costo que representaría llevar a
cabo una revisión amplia o, que por otras circunstancias, no es posible efectuar un análisis profundo.
Técnicas de verificacn física: Inspección, es el examen físico y ocular de activos, obras,
documentos y valores, con el objeto de establecer su existencia y autenticidad. La aplicación de esta
técnica es de mucha utilidad, especialmente, en cuanto a la constatación de efectivo, valores, activo
fijo y otros equivalentes. Generalmente, se acostumbra a calificarla como una técnica combinada,
dado que en su aplicacn utiliza la indagación, observación, comparacn, rastreo, tabulación y
comprobación.
Carmona (2015)36, coincide con Hierro (2015)37; cuando indican que en el desarrollo de la auditoria
de gestión a parte de las cnicas tradicionales para obtener evidencia, se tiene a las denominadas
prácticas de auditoría. Dichas prácticas de auditoría son las operaciones o labores específicas que se
realizan como parte del examen y no son consideradas como técnicas. Sirven a las labores de
auditoa como elemento de apoyo muy importantes. Existen también otros elementos que
contribuyen efectivamente a seleccionar las técnicas o prácticas de auditoría que deben aplicarse;
éstos son: los síntomas y la intuición: i) Síntomas: Son definidos como los indicios de una cosa que
36 Carmona Rojas, Ana María (2015). Auditoria de gestión. Lima. Edición a cargo de la autora.
37 Hierro Cuenca, Alfredo (2015) La Auditoría de gestión y las ISO 9000. Madrid. Días de Santos, Editor.
52
está sucediendo o va a suceder. En el campo de la auditoría constituyen las señales de alerta temprana
que se detectan en el curso del examen. En su ejemplo más elemental, es el humo que presagia la
presencia del fuego. La identificación de síntomas como práctica de auditoría puede ser de mucha
entidad para el auditor experto que está en capacidad de percibirlos, por cuanto le permite seleccionar
las cnicas más apropiadas para obtener evidencia o para profundizar el análisis de algún asunto; ii)
Intuicn: La institución es entendida como la facultad para comprender las cosas en forma
instantánea, tal como si se tuviera a la vista. En el campo de la auditoría gubernamental, la intuición
puede ser aplicada en algunas situaciones, sin que ésta deba considerarse como una práctica común a
utilizarse. A lo largo de su carrera los auditores pueden desarrollar un “sexto sentido que es la
intuición, la que viene a ser el resultado de su capacidad de reacción ante señales que otros auditores
con menos experiencia podrían no detectar.
EVIDENCIA DE AUDITORIA DE GESTIÓN:
Lo establecido por la Contraloría General de la República (2015)38, es similar a lo expresado por la
Editorial Océano (2015)39; cuando indican que la evidencia de auditoria de gestn es el conjunto de
hechos comprobados, suficientes, competentes y pertinentes que sustentan las conclusiones del
auditor. Es la informacn específica obtenida durante la labor de auditoría a través de observacn,
inspección, entrevistas y examen de los registros. La actividad de auditoría se dedica a la obtención de
la evidencia, dado que ésta provee una base racional para la formulacn de juicios u opiniones. El
rmino evidencia incluye documentos, fotografías, alisis de hechos efectuados por el auditor y en
general, todo material usado para determinar si los criterios de auditoría son alcanzados. Enrminos
generales la evidencia de auditoría puede clasificarse en cuatro tipos:
1) Evidencia sica. Se obtiene la evidencia física por medio de una inspección u observacn
directa de Actividades ejecutadas por las personas; Documentos y registros; Hechos relativos
al objetivo del examen. La evidencia física se documenta en un memondum que resume los
asuntos revisados, papeles de trabajo que muestran la naturaleza y alcance de la verificación
practicada, pudiendo ser el resultado de una inspección y estar representada por fotografías,
cuadros, mapas u otras representaciones gráficas. El obtener y utilizar evidencia gráfica es una
forma eficaz de explicar o describir una situación en un informe. Por ejemplo, una fotografía
clara de un almacén que ilustra prácticas ineficientes tiene un impacto mucho mayor que cien
palabras. El auditor debe obtener evidencia física, como por ejemplo "muestras" en respaldo
de sus hallazgos. La efectividad de la labor de auditoría varía sen se adquiera familiaridad
con la naturaleza física de las operaciones, bienes y otros recursos de la entidad. La habilidad
38 Contraloría General de la República (2015) Manual de auditoria gubernamental-MAGU. Lima. Editora Perú.
39 Editorial Océano (2015) Enciclopedia de la Auditoria. Madrid. Editorial Océano.
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de informar acerca de una condicn identificada es mucho más convincente que
declaraciones basadas en otros tipos de evidencia. Es una buena práctica que dos miembros
del equipo de auditoría efectúen la inspección sica. Igualmente, deben efectuarse las
coordinaciones necesarias con los funcionarios a cargo de la entidad, para que éstos les
acompañen y corroborar los hallazgos. Es práctico firmar el memorándum o acta de
inspección, según sea el caso, a fin de evitar cualquier controversia acerca de la precisión de
los hallazgos de auditoría, los cuales deben formar parte de los papeles de trabajo. El
adecuado uso de la técnica de observacn, incluyendo el reconocimiento del valor de la
evidencia física depende, en gran parte, del auditor que efectúa el trabajo. Por ejemplo, si éste
se mantiene alerta y es curioso e imaginativo, observará en forma crítica los inventarios, las
condiciones de las estructuras y equipo y las actividades del personal de la entidad.
2) Evidencia testimonial. Es la información obtenida de otros a través de cartas o declaraciones
recibidas en respuesta a indagaciones o por medio de entrevistas. El resultado de las
entrevistas pueden expresarse en un memorándum basado en notas tomadas durante ellas. Es
conveniente que tales declaraciones estén firmadas por los funcionarios o empleados
entrevistados. La declaración verbal o escrita de un funcionario acerca de, por ejemplo, la
cantidad y condiciones de las existencias en almacén, tiene un valor limitado como evidencia.
Las declaraciones se tornan más importantes y útiles, si están corroboradas por revisiones de
los registros y las pruebas físicas de inventario. Las declaraciones de funcionarios de la
entidad son fuentes valiosas de informacn (explicaciones, justificaciones o líneas de
razonamiento) y proporcionan elementos de juicio que no serían fáciles de obtener a través de
una prueba de auditoría.
3) Evidencia documental. Es aquella plasmada en escritos y registros, como documentos,
contratos y otros. La forma más común de evidencia en la auditoría consiste de documentos
clasificados como: Externos: aquellos que se originan fuera de la entidad (por ejemplo,
facturas de vendedores y correspondencia que se recibe). Internos: aquellos que se originan
dentro de la entidad (por ejemplo, registros contables, correspondencia que se envía, guías de
recepcn y comunicacn interna). El auditor debe evaluar la confiabilidad de la evidencia
documental utilizada en respaldo de sus hallazgos de auditoría. Por ejemplo, un documento
externo que se obtenga directamente de su lugar de origen es más confiable que el mismo
documento obtenido en la entidad. Siempre debe considerarse la posibilidad de que los
documentos obtenidos en la entidad podrían estar alterados. Cualquier alteracn importante
debe investigarse. Si el auditor no está seguro de que las alteraciones son apropiadas, sería
conveniente efectuar una verificacn de la fuente de origen. Los factores que aseguran la
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confiabilidad de la evidencia interna son: Si los documentos han circulado fuera de la entidad;
Si los procedimientos de control interno de la entidad son satisfactorios para asumir que la
evidencia es precisa y confiable; Si la evidencia está sola o si sirve para corroborar otros tipos
de evidencia. La evidencia interna que circula fuera de la entidad puede tener la misma
confiabilidad que la evidencia externa. Relativamente pocos tipos de documentos están sujetos
a revisión y aprobación externa. Algunos ejemplos son órdenes de compra devueltas con el
visto bueno del proveedor y guías de remisión debidamente aceptadas. Los procedimientos
internos tienen un efecto importante en la confiabilidad de la evidencia documental que se
origina en la entidad y que circula lo en ella. Por ejemplo, una tarjeta de control de
asistencia sería evidencia confiable de la labor efectuada si: El empleado registra su hora de
ingreso a la oficina en el reloj de control; El área de personal verifica la tarjeta de control,
comparándola con la información del área de trabajo; y, Los auditores internos o la
administracn efectúan revisiones sorpresivas de asistencia
4) Evidencia Anatica. Se obtiene al analizar o verificar la información. El juicio profesional
del auditor acumulado a tras de la experiencia orienta y facilita el análisis. La evidencia
anatica puede originarse de: Computaciones; Comparaciones con: Normas establecidas;
Operaciones anteriores; Otras operaciones, transacciones o rendimiento; Leyes o
reglamentos; Raciocinio; Análisis de la información dividida en sus componentes.
Interpretando lo establecido por la Contraloría General de la República (2015)40, se tiene que los
atributos de la evidencia pueden referirse a: i) Suficiencia de la evidencia. Evidencia suficiente es
aquella tan veraz, adecuada y convincente que al ser informada a una persona prudente, que no es un
auditor y no tiene conocimiento específico del asunto, arribe a la misma conclusión del auditor.
Suficiencia se refiere al volumen o cantidad de la evidencia, tanto como a sus cualidades de
pertinencia y competencia. La norma general básica de evidencia en respaldo de los hallazgos de
auditoa manifiesta que debe ser suficiente y competente. Los requisitos de buenos papeles de trabajo
requieren que sean claros y comprensibles, sin explicaciones verbales innecesarias. La complejidad de
la actividad de auditoría y el tipo de hallazgos identificados es tan grande, que no es factible percibir
en rminos específicos la naturaleza de toda la información de respaldo que debe incluirse en los
papeles de trabajo. Para que un hallazgo tenga un soporte apropiado en los papeles de trabajo, es
necesario que se efecen todos los pasos de su desarrollo. Además, los papeles de trabajo deben
contener, para cada paso requerido en el proceso, resúmenes claros o extractos de documentos
necesarios para demostrar el trabajo efectuado y los resultados obtenidos. Un paso importante es
40 Contraloría General de la República (2015) Manual de auditoria gubernamental-MAGU. Lima. Editora Perú.
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identificar los efectos de una deficiencia. El efecto puede visualizarse por ejemplo, al incurrirse en un
mayor costo; no lograr los objetivos y metas previstos o, provocar reacciones adversas en las
operaciones de la entidad. Los papeles de trabajo de respaldo deben demostrar los efectos en la forma
s específica posible, basándose en computaciones, comparaciones, declaraciones, documentación
de la entidad, informes de auditoría interna u otras fuentes; ii) Competencia. Para que la evidencia
sea competente, debe ser válida y confiable. A fin de evaluar la competencia de la evidencia, el
auditor debe considerar con cuidado si existen razones para dudar de su validez o su integridad. De
ser así, debe obtener evidencia adicional o revelar esa situación en su informe. Los siguientes
supuestos constituyen criterios útiles para juzgar si la evidencia es competente: La evidencia obtenida
de fuentes independientes es más confiable que la obtenida del propio ente auditado; La evidencia que
se obtiene cuando se ha establecido un sistema de control interno apropiado, es más confiable que
aquella obtenida cuando el sistema de control interno es deficiente, no es satisfactorio o no se ha
establecido; La evidencia que se obtiene físicamente mediante un examen, observación, cálculo o
inspección es s confiable que la que se obtiene en forma indirecta; Los documentos originales son
s confiables que sus copias; La evidencia testimonial que obtenida en circunstancias que permite a
los informantes expresarse libremente merece más crédito que aquella que se obtiene en
circunstancias comprometedoras (por ejemplo, cuando los informantes pueden sentirse intimidados).
De acuerdo con la NAGU 3.40: Evidencia suficiente, competente y relevante: El auditor debe obtener
evidencia suficiente, competente y relevante mediante la aplicación de pruebas de control y
procedimientos sustantivos que le permitan fundamentar razonablemente los juicios y
conclusiones que formule respecto al organismo, programa, actividad o función que sea objeto de la
auditoa; iii) Pertinencia (Relevancia). La evidencia pertinente es aquella que es válida y se
relaciona con el hallazgo espefico. Los papeles de trabajo e informacn acumulada al desarrollar un
hallazgo específico deben tener una relación directa con el mismo y las recomendaciones. Este
requerimiento no excluye el tomar notas apropiadas o hacer observaciones que sen consideradas
para otras áreas problema a examinar. Debe evitarse la acumulación indiscriminada de papeles y
documentos referidos al tema que no tienen relación directa con el hallazgo de auditoa.
Al obtener evidencia y evaluarla el auditor gubernamental debe considerar lo siguiente: i)
Conocimientos obtenidos directamente a través de la percepción sensorial del auditor, son más
persuasivos que aquellos conocimientos logrados indirectamente (Por ejemplo, en un examen físico
el auditor mira, toca, gusta, percibe, etc.); ii) La evidencia obtenida directamente por el auditor de
fuentes ajenas e independientes a la entidad auditada provee de mayor seguridad y confiabilidad. (Por
ejemplo: confirmación directa de saldos bancarios, pstamos, actividades de contratistas, etc.); iii) La
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evidencia que ha sido producida bajo condiciones satisfactorias de control interno tiende a ser más
confiable. (Por ejemplo: pruebas de que una transacción no ha sido iniciada, autorizada, ejecutada y
registrada exclusivamente por una sola persona); iv) Los originales de documentos son más confiables
que sus copias; v) El costo (en efectivo y/o tiempo) de obtención de la evidencia más confiable y
deseable, puede ser tan elevado que el auditor tendría obligatoriamente que aceptar evidencia de
menor calidad, pero que considere satisfactoria dentro de las circunstancias; vi) Lo s importante
del asunto a ser verificado( hallazgo de auditoría), requiere la obtención de la evidencia más sólida y
consistente y, consecuentemente, puede justificar la obtención de evidencia s costosa; vii)