Control de sistemas organizacionales y planeación

Introducción

Dentro del Proceso administrativo se considera a la planeación una de las funciones más importantes, debido a que en ésta se incluye la selección de los cursos alternativos de acción.  Entonces, la planeación no sólo se convierte en una función básica para quienes ejercen la administración en cualquier organización, sino que también, las otras funciones del proceso administrativo deben manifestarla.

De esta forma, un administrador deberá organizar, dirigir y controlar para garantizar el logro de los objetivos y metas según lo planeado.

Dentro de la planeación se lleva a cabo la selección de los objetivos organizacionales, así como el establecimiento de los medios para poder alcanzarlos. Habrá que considerar por tanto, a la planeación como una función que examina las condiciones del medio ambiente presente y futuro, en el cual habrán de desarrollarse las decisiones y acciones planeadas.

Mientras tanto, la función de control es en la cual se realiza la medición de lo realizado contra lo establecido en los planes. También implica la corrección de las desviaciones para de esta forma asegurar el logro de los objetivos fijados en la función de planeación.

Al ejecutar un plan, el control ayudará a medir el progreso, detectar las desviaciones en caso de presentarse e indicar las acciones correctivas.

Naturaleza y propósito de la planeación

De todas las funciones del proceso administrativo, se entiende que la planeación es la básica, a partir de ésta se podrá establecer la esencia misma de cualquier organización, sus objetivos y metas, así como la forma en la que podrán alcanzarse.

La planeación comprende la selección entre distintos cursos de acción para la organización en general y para cada departamento o área. Establece mediante los planes, la selección de los objetivos organizacionales y las metas departamentales, y la forma en la que deberán cumplirse.

La planeación involucra la acción de decidir por adelantado, respondiendo las siguientes preguntas; ¿Qué hacer? ¿Cómo y cuándo hacerlo? y ¿quién habrá de hacerlo? por lo tanto es la encargada de establecer las bases que harán que la organización llegue a donde quiera ir.

Se entiende por tanto, que la planeación es una función que resulta compleja e intelectualmente demandante; requiere el establecimiento de los cursos de acción y la fundamentación en que se sustentan las decisiones.

Actualmente, la mayoría de las organizaciones de cualquier tipo planea con mayor esmero en vista al futuro, tomando en cuenta más aspectos en sus operaciones. Ahora se apoyan menos en la intuición o en la suerte y lo hacen en el análisis de las variables del entorno.

Para realizar una buena planeación; para formular planes que no conlleven al fracaso, ésta debe efectuarse tomando como base las teorías y principios, ya que es a través de la comprensión de los fundamentos como podrá alcanzarse el éxito.

Aspectos principales de la planeación

Contribución a los objetivos y propósitos

La intención fundamental de cada plan es hacer posible y facilitar el logro de los objetivos y propósitos de la organización.

Primacía de la planeación

En la práctica todas las funciones del proceso administrativo están orientadas a asistir al logro de los objetivos organizacionales, sin embargo es la función de planeación la que establece los objetivos que se necesitan para encaminar todo esfuerzo de cooperación en grupo, por lo tanto la planeación precede a la ejecución de todas las otras funciones.

Antes que el administrador establezca las relaciones dentro de la organización, designe los recursos que serán necesarios –personales, financieros, tecnológicos, operativos- indique bajo que perspectiva habrá de ser guiado y dirigido el personal y qué tipo de control habrá de emplearse, los planes deberán realizarse con anticipación para trazar el rumbo de las demás funciones administrativas, y así  alcanzar los objetivos.

Es importante señalar que las funciones de planeación y control son inseparables. Algo que no es planeado no puede ser controlado, puesto que no habrá parámetros que funjan como guías y marquen el rumbo de las acciones.

Mantener el curso de las operaciones y al mismo tiempo estar atendiendo las desviaciones con relación a los planes, sólo se logrará con la correcta formulación y aplicación de las funciones de planeación y control. Los planes proporcionaran por consecuencia las normas de control.

Fuerza de la planeación

Todos los administradores ejercen la función de planeación, aunque obviamente la índole y la amplitud variarán de acuerdo al nivel de autoridad o puesto que posean dentro de la organización.

Un administrador podrá planear más que otro, o sus funciones en tal sentido podrán ser más importantes, por ello la planeación de uno puede resultar bastante básica o compleja y abarque ciertas funciones, mientras otro podrá ejercer la planeación impactando todo un departamento o área de la organización.

Así tanto un gerente, un jefe o un supervisor planean dentro de un área delimitada por procedimientos, políticas y reglas establecidas igualmente bajo la planeación de un administrador con mayor nivel de autoridad.

Eficiencia de los planes

Se sabe que un plan es eficiente cuando se puede calcular su aportación a los propósitos y objetivos de la organización, como retribución de los costos y otras consecuencias imprevistas que se generaron para su formulación y en su ejecución.

Un plan servirá de nada, si al compensar lo obtenido contra los resultados esperados, los costos generados resultan mayores a los ingresos conseguidos. O cuando la consecuencia de lo ejecutado son comportamientos muy negativos, para nada esperados dentro de la planeación.

Razonamiento básico de la planeación

Ahora se puede enunciar que la planeación es una función administrativa, que le permite a los directivos o administradores, a través de un análisis de la información del pasado, presente y de una evaluación de acontecimientos futuros preparar los planes y estrategias de trabajo que garanticen el logro eficaz de los objetivos.

Principios generales de la planeación

Son guías de actuación que permiten llevar a cabo la planeación.

Contribución al objetivo o unidad.

Cualquier plan desarrollado deberá tener como propósito común la orientación hacia el logro de los objetivos organizacionales.

Factibilidad.

Independientemente del tipo de plan elaborado, deberá ser posible de alcanzar. No debe presentar demasiada holgura, como tampoco un nivel de exigencia que lo torne casi imposible de lograr.

Objetividad o precisión.

Todos los datos presentados e información resultante deberán ser claros, cuantificables, verificables y comprobables.

Flexibilidad o cambio de ruta.

Debido al grado de infalibilidad que presentan los planes, en ocasiones habrá que hacer modificaciones atendiendo a los imprevistos, por lo que habrá que tener en consideración otras rutas, sin perder de vista el objetivo organizacional.

Participación y compromiso.

Todo el personal de la organización, de acuerdo a su espacio de intervención deberá comprometerse con el proceso de planeación.

Tipos de planes

Para que un plan no genere dificultades en su realización y resulte efectivo, depende del grado en que el administrador reconoce la variedad de planes existentes de los que se puede valer. Por lo tanto, dado que cualquier plan es capaz de abarcar cualquier curso de acción en el futuro, resulta natural que éstos sean variados.

Dependiendo del curso de acción futura, es que cada plan podrá ajustarse a lo que el administrador desee contemplar y resulte el idóneo para tal fin.

De acuerdo al contenido

De propósito o misión

Está claro que cualquier organización no importando qué tipo de operaciones realice debería tener claro cuál es su propósito o misión. Resultará complicado idear cómo podrán llevarse a cabo los objetivos -y obviamente  los planes para desarrollarlos- a menos que la organización forje una clara y concreta concepción de su propósito o misión.

Establecer cuál es el propósito o misión de una organización, puede resultar una tarea un tanto complicada, los administradores deberán considerar y dar respuesta a estas interrogantes ¿qué hago y para quienes lo hago? y ¿qué es lo que desean mis clientes? Bajo este enfoque la organización encauza sus esfuerzos a la satisfacción de sus clientes, reconoce sus actitudes y está al tanto de lo que esperan.

Se puede llegar a pensar que el propósito o misión de una organización es el de obtener utilidades y en cierta medida podrá serlo, sin embargo resulta que se trata de un objetivo básico, que cualquier organización puede alcanzar siempre y cuando se emprendan actividades, se tracen ciertas direcciones, que conlleven al alcance de las metas establecidas, todo bajo el cumplimiento de una misión compartida.

De objetivos

Los objetivos o metas son los fines hacia los cuales se dirigen las actividades. También representan el camino por donde la organización, dirección y control habrán de canalizar sus esfuerzos.

Habrá diferentes tipos de objetivos de acuerdo a su alcance organizacional y juntos constituirán el plan básico de la organización, y que por sí solas no podrán garantizar el logro del objetivo organizacional. Supongamos que un departamento establece sus propias metas que deberá cumplir, sin embargo estas deberán contribuir al alcance de las metas de toda la organización. Aunque las metas sean distintas en cada área o departamento, el cumplimiento de todas ellas conllevará al de las organizacionales, de allí su importancia.

De estrategias

Las estrategias determinan los cursos alternos de acción general o alternativas que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas, pues guían el pensamiento y acción empresarial.

Según Koontz entonces, el propósito de las estrategias es que éstas sirven para determinar y comunicar, a través de un sistema de objetivos y políticas, una imagen de lo que aspira ser la organización.

De políticas

Las políticas son planes generales que tienen como propósito guiar o encauzar el pensamiento o las acciones en el proceso de la toma de decisiones. Al ser guías de pensamiento las políticas permiten actuar con cierta discreción, de lo contrario serían reglas.

Los administradores se apoyan en la políticas por lo que procuran que estén estructuradas correctamente, es decir, que delimiten el área en la que ejercerán su influencia para la correcta toma de decisiones. También las políticas darán al empleado las pautas para que por si mismo sea capaz de intervenir en la solución de problemas y no tenga que recurrir constantemente a niveles superiores, dando lugar a la iniciativa dentro ciertos límites.

Las políticas permitirán que el administrador delegue autoridad al mismo tiempo que mantiene el control. Sirven como base para predecir y establecer el rumbo sobre ciertas cuestiones, evitan las repeticiones o reprocesos, todo esto agilizando en gran medida el proceso decisorio en todos niveles dentro de la organización y algo muy importante es que las políticas proporcionan junto con los demás planes una estructura unificada.

De procedimientos

Son los planes que establecen el método habitual de cómo manejar las actividades. Establecen la forma de actuación más que de pensamiento, al detallar exactamente cómo debe realizarse y cumplir cierta actividad, bajo una secuencia cronológica precisa.

Cada área organizacional contará con distintos planes de procedimientos, volviéndose más precisos y escrúpulos conforme los niveles se vuelven inferiores, esto debido a la necesidad de llevar un control más cuidadoso, de reducir el área de decisión, evitar errores por desconocimiento, al mismo tiempo que ayudan a lograr la mayor la eficiencia al establecer cómo hacer las cosas de la mejor manera.

De reglas

Las reglas se caracterizan por ser el tipo de plan más sencillo. Existe la confusión entre políticas o reglas, siendo estas últimas acciones específicas que deberían o no llevarse a cabo, lo que también da pie a que se lleguen a confundir con los procedimientos.

Los procedimientos especifican la forma de hacer algo en una secuencia temporal, que dan el sentido de ser un conjunto de reglas a seguir, las reglas sin embargo, pueden ser o no parte de un procedimiento.

Así se puede establecer que “no ingerir bebidas alcohólicas” es una regla que no tiene injerencia alguna con un procedimiento; pero un procedimiento que regule la salida de mercancía puede establecer la regla que “toda transacción debe quedar registrada en almacén”.

Las reglas por lo tanto son decisiones administrativas que establecen acciones que deben o no efectuarse, sin dejar espacio al juicio y albedrio discrecional.

De programas

Los programas son el conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, recursos y otros elementos que serán necesarios para llevar a cabo un curso de acción.

Estos pueden ser tan grandes, en cuanto a su alcance en el tiempo y espacio, como puede ser el planeado por una corporación transnacional en miras de incursionar sus operaciones en un nuevo país, como el planeado por un supervisor en su área de trabajo dentro del departamento de operaciones de una pequeña compañía para reducir tiempos y costos.

Un programa por su magnitud puede considerarse como programa primario, del cual se derivarán diversos programas secundarios, que a su vez pueden requerir de otros, así la correcta implementación de todos los programas, en conjunto sostendrán y contribuirán a la ejecución del programa primario.

Algo muy importante es que estos y todos los programas requieren coordinación y cálculo de tiempos, puesto que en caso de presentar una falla en cualquier eslabón, traerá a flote los costos resultantes y la disminución de ingresos derivado del retraso en el programa mayor.

De presupuestos

Un presupuesto es un plan expresado en términos numéricos de los resultados que se esperan obtener. Un presupuesto debe contener información numérica mensurable en términos financieros o económicos, o en función de horas-maquina, horas-hombre, unidades producidas, u otro término cuantificable.

Hacer un presupuesto es planear, ya que obliga a prever por anticipado al mismo tiempo que sirve como herramienta de control cuando en él se reflejen los planes.

De acuerdo al tiempo de duración o vigencia

Planes a corto plazo

Cuando su duración o vigencia es menor a un año.

Planes a mediano plazo

Cuando su duración o vigencia es de uno a tres años.

Planes a largo plazo

Cuando su duración o vigencia es mayor a tres años.

De acuerdo al nivel  jerárquico

Planes estratégicos

Son los planes elaborados por la alta administración, tienen la característica de ser globales e integrales. Son planes que por su magnitud son a largo plazo y por consecuencia generalmente una vez puestos en marcha son irreversibles.

Planes tácticos

Son planes a mediano plazo que obedecen a los estratégicos. Se ejecutan por departamentos o áreas funcionales de la organización.

Planes operacionales

Son planes a corto plazo que obedecen a los tácticos. Tienen injerencia y efecto sobre los puestos de nivel inferior y se ejecutan con el trabajo diario.

Proceso de la planeación

Control de sistemas organizacionales y planeación
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Naturaleza y propósito del control

Welsh señala que el control es el proceso de medir y evaluar el desempeño de cada elemento de una organización, y cuando sea necesaria efectuar la acción correctiva y asegurar el cumplimiento eficiente de los objetivos, metas, normas y políticas organizacionales.

Esta función administrativa implica el aseguramiento del logro de los objetivos, comparando y/o midiendo lo realizado contra las normas de los planes y la corrección de las desviaciones.

El control se vuelve necesario para medir el progreso, detectar las desviaciones e indicar la acción correctiva. Estas acciones pueden suponer correcciones menores como cambios en la forma o estilo de dirección, hasta correcciones radicales como la modificación de la estructura organizacional.

Proceso de control

1. Determinar el propósito del control.

Se necesita especificar qué se quiere medir y evaluar, pues dependiendo del objeto de control se determinará qué técnicas son las que se emplearán.

2. Establecimiento de estándares de ejecución.

Son los puntos de referencia o parámetros que establecerán el resultado esperado en los objetivos.

Estas normas o criterios de desempeño son fijados en unidades de medida cuantificables; tiempo, costo, ventas, peso, temperatura, horas, etc.

3. Medición del desempeño.

A través de un informe de desempeño es como se determinará de manera objetiva lo que realmente se logró.

4. Comparación del desempeño contra el estándar establecido.

Consiste en determinar las diferencias entre lo planeado y lo realmente logrado. Estas desviaciones o diferencias pueden ser positivas o negativas.

5. Análisis de las causas de desviaciones y establecimiento de medidas previas.

Principios generales del control

1. De Excepción.

Se debe poner especial atención a las variaciones excepcionales o anormales, dejando las de poca importancia a criterio del personal operativo.

2. Del carácter medial.

La función de control no es un fin sin o un medio para alcanzar los objetivos.

3. Equilibrio.

El grado de control estará en función del grado de delegación y responsabilidad conferidas.

4. De la prevención.

Establece que cuanto mejor sean anticipadas las contingencias con controles automáticos, serán menores las desviaciones negativas.

5. De la división de labores.

Quien ejecuta el control no deberá estar directamente involucrado con la actividad por controlar.

Medios de control

Dependerán básicamente del objeto por controlar; trátese de actividades, personas o funciones. Entre los más comunes destacan:

Análisis costo-beneficio.

Mide la eficacia del sistema al comparar el costo que implica llevar un control sobre algo contra los beneficios que resulten.

Evaluación del desempeño.

Se trata de la evaluación de la actuación del personal, con el objeto de verificar si cumplió con lo planeado.

Presupuestos.

Herramienta clásica de control expresada en términos cuantificables en relación con las operaciones en un periodo determinado. Utilizados como planes integradores y coordinadores para lograr los objetivos organizacionales.

Auditoria operacional.

Técnica que tiene por objeto la comprobación, verificación y evaluación de las actividades organizacionales y de su proceso administrativo. Esto con la finalidad de brindar un reporte que permita conocer la calidad en el proceso de realización y las sugerencias para mejorar si es necesario.

Comentario final

A manera de resumen, se puede establecer que la planeación es la función administrativa en la cual se definen las metas, se establecen las estrategias para su alcance, y se trazan los planes para integrar y coordinar todas las actividades.

Mientras tanto, es en la función de control en la cual es posible vigilar el desempeño actual de la organización, compáralo con una norma o estándar y de esta manera tener las bases para emprender las acciones que fueran necesarias.

Referencias bibliográficas

  • Chiavenato, I. (2001). Introducción al a teoría general de la administración. México: McGraw-Hill.
  • Koontz, H., & O’Donnel, C. (1979). Curso de administracion moderna. México: McGraw-Hill de México.
  • Nava García, J. L. (2003). Administracion. México: Cia. Editorial Nueva Imagen.
  • Reyes Ponce, A. (2002). Administración Moderna. México: Limusa.

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De La Peña Martínez Edgar. (2013, noviembre 21). Control de sistemas organizacionales y planeación. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/control-de-sistemas-organizacionales-y-planeacion/
De La Peña Martínez, Edgar. "Control de sistemas organizacionales y planeación". GestioPolis. 21 noviembre 2013. Web. <http://www.gestiopolis.com/control-de-sistemas-organizacionales-y-planeacion/>.
De La Peña Martínez, Edgar. "Control de sistemas organizacionales y planeación". GestioPolis. noviembre 21, 2013. Consultado el 9 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/control-de-sistemas-organizacionales-y-planeacion/.
De La Peña Martínez, Edgar. Control de sistemas organizacionales y planeación [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/control-de-sistemas-organizacionales-y-planeacion/> [Citado el 9 de Diciembre de 2016].
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