Construcción de indicadores de gestión, concepto y metodología

Variable cuya función es objetivar cambios para la toma de decisiones en cualquier organización

• NUMEROS ABSOLUTOS
• TASAS
• INDICES
• RAZONES
• PROPORCIONES

La tasa es un coeficiente que expresa la relación entre la cantidad y la frecuencia de un fenómeno o un grupo de fenómenos. Se utiliza para indicar la presencia de una situación que no puede ser medida en forma directa Compuesto por:

• Numerador
• Denominador
• Amplificador (de ser necesario)

Indicador de riesgo clásico

Ejemplo de Tasas:

• Tasa bruta de natalidad
• Tasa bruta de mortalidad
• Tasa de crecimiento demográfico
• Tasa de fecundidad general
• Tasa de fertilidad
• Tasa global de fecundidad

Un número índice es una medida estadística que permite estudiar las fluctuaciones o variaciones de una magnitud o de más de una en relación al tiempo o al espacio. Los índices más habituales son los que realizan las comparaciones en el tiempo, por lo que, como veremos más adelante, los números índices son en realidad series temporales.

• Cociente entre dos tasas
• Una de ellas es tasa de referencia

De modo general, podemos decir que: Una razón es un cuociente entre dos cantidades. El valor de ese cuociente se llama valor de la razón.

Dicha comparación podría indicarse como una razón, en cuatro formas distintas, de este modo:

1.- a:b

2.- a ÷ b

3.- a/b

4.- La razón de a es a b.

• Poco utilizadas
• Establecen relación entre 2 eventos

– Numerador y denominador: no relacionados

Siempre que hablemos de Razón entre dos números nos estaremos refiriendo al cociente (el resultado de dividirlos) entre ellos.

Cuando se nos presentan dos razones para ser comparadas entre sí, para ver como se comportan entre ellas, estaremos hablando de una proporción numérica.

Proporcionalidad: directa e inversa

Se denominan también % por ser más fáciles de comprender y manejar que las cifras en valor absoluto.

RAZÓN: Relación entre dos valores, por ejemplo A/B, que pueden ser valores de una misma variable o no.

PROPORCIÓN: Es la igualdad de dos razones: A/B = K/C se lee A es a B como K es a C

COEFICIENTE: Es el valor numérico de la proporción o el resultado de una división. (se obtiene a partir de una proporción cuando C = 1). A/B = K

Es la cantidad de numerador ( en sus unidades de medidas físicas y aritméticas) que hay por cada unidad de denominador (en sus unidades de medidas físicas y aritméticas ).

OTRA INTERPRETACIÓN DE K: Hay K unidades de numerador por cada unidad de denominador en sus unidades de medida. Ej. Yn /Node habitantes = $ ingreso per. cápita.

O ASÍ : por cada unidad de denominador ( en sus unidades de medida) hay K unidades de numerador ( Unidades de medida ) LO QUE NO SE PUEDE MEDIR NO SE PUEDE CONTROLAR

LO QUE NO SE PUEDE CONTROLAR NO SE PUEDE GERENCIAR

LO QUE NO SE PUEDE GERENCIAR NO SE PUEDE MEJORAR

INDICADORES DE DESEMPEÑO

Un KPI, del inglés Key Performance Indicator, conocido como Indicador clave de desempeño, (o también Indicador clave de rendimiento) es una medida del nivel del desempeño de un proceso; el valor del indicador está directamente relacionado con un objetivo fijado de antemano. Normalmente se expresa en porcentaje.

Los KPI suelen estar ligados a la estrategia de la organización (ejemplificadas en las técnicas como la del cuadro de mando integral).

Los KPI son «vehículos de comunicación»; permiten que los ejecutivos de alto nivel comuniquen la misión y visión de la empresa a los niveles jerárquicos más bajos, involucrando directamente a todos los colaboradores en la realización de los objetivos estratégicos de la empresa.

CLASES DE INDICADORES:

Indicadores de desempeño o de gestión :

• Miden el cumplimiento de meta y objetivo alcanzados en un proyecto/ programa o plan operativo.
• Instrumentos de medición de las variables asociadas a las metas
• Medidas que describen como una institución esta alcanzando sus objetivos y metas

Conceptualización

• El logro de la competitividad está referido primordialmente al modelo organizacional.
• Un elemento de primer orden son los indicadores de gestión.
• Factores para establecer el logro y el cumplimiento de la Misión, y enseguida objetivos y metas de un determinado proceso.
• El monitoreo de los indicadores establece las condiciones y síntomas que se derivan del desarrollo de las actividades.
• Se debe tener la cantidad adecuada de indicadores para garantizar un flujo de información constante, real y precisa sobre aspectos como: Efectividad, eficiencia, eficacia, productividad, calidad, la ejecución presupuestal, la incidencia de la gestión.

Ejemplos

• % de ejecución de egresos.
• % de uso de puestos de trabajo.
• % uso de instalaciones.
• Ordenes atendidas.
• Ejecución de planes.
• Grado de concentración.
• Grado de concordancia.
• Grado de cumplimiento.
• Grado de incidencia.
• Grado de información.
• Grado de oportunidad.
• Grado de racionalidad.
• Grado de satisfacción.
• Nº de personas a en servicio.
• Nº. de equipos              fuera    de servicio.
• Nº Contratas extras.
• Porcentaje de vacantes.
• Presupuesto ejecutado.
• Rastreo postinvestigación.
• Servicios prestados.
• Tiempo de entrega.
• Unidades movilizadas.

CONTAR CON LOS DATOS SUFICIENTES Y DEMOSTRABLES CONDICIONES QUE DEBEN CUMPLIR LOS

INDICADORES 

COSTOS RAZONABLES EN LA RECOLECCION DE DATOS

• OBJETIVOS DEFINIDOS
• DESEMPEÑO LOGRADO EN INSTITUCIONES SIMILARES, PROCESOS O PROGRAMAS.

PROCESOS DE SEGUIMIENTO

MEDICIÓN,  ANÁLISIS Y MEJORA

Para el caso de la Calidad

¿QUÉ ES HACER SEGUIMIENTO ?

• Acción de ir después o detrás de algo o de alguien
• Dirigir la vista o la atención hacia algo o alguien que se mueve y mantenerla en el.
• Acción de ir en busca de algo o alguien generalmente a partir de pistas y datos

QUÉ ES HACER MEDICIÓN ?

1. Comparar una cantidad con su respectiva unidad, con el fin de averiguar cuántas veces la segunda está contenida en la primera.
2. Comparar algo no material con otra cosa.
3. Tener determinada dimensión, ser de determinada altura, longitud, superficie, volumen, etc.

• DATOS DE ATRIBUTOS: Se cuentan, pero no se miden. Son muy importantes.

Ej: llegó el empleado a abrir a tiempo, se contestó el teléfono a más tardar al tercer timbre

• DATOS DE VARIABLES: son valores numéricos que cuantifican la medición

Ej: cantidades, porcentajes…

• El modelo de gestión orientado a los resultados asume que los propios ciudadanos interesados pueden evaluar la calidad, cantidad y oportunidad de los bienes y servicios recibidos, por lo que en algunos programas se incorpora la evaluación de resultados por parte de los destinatarios o actores interesados.

INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

• Los indicadores de evaluación de desempeño generan múltiples apoyos para la implementación de una gestión orientada a los resultados.

Los indicadores apoyan el conocimiento y el aprendizaje

Los indicadores permiten adoptar medidas para el mejoramiento de la gestión.

La utilización de los indicadores favorece la contestabilidad o competencia por recursos públicos Tiene relación con la transparencia y rendición de cuentas

La concertación estratégica

La gestión presupuestaria

El análisis sobre la totalidad del ciclo de las políticas públicas

Mayor transparencia hacia la ciudadanía

1. CONDICIONES DE LOS INDICADORES
2. AMBITOS SUSCEPTIBLES DE SER CONTROLADOS
3. CONSTRUCCION DE INDICADORES
4. PARTICULARIDADES DE LOS INDICADORES
5. ATRIBUTOS DE LOS INDICADORES
6. METODOLOGIA PARA CONSTRUIR INDICADORES
7. IMPACTO DE LA EVALUACIÓN EN EL PROCESO PRESUPUESTARIO
8. COMO INSTITUIR LA EVALUACIÓN DE RESULTADOS
9. TALLER SOBRE INDICADORES PRESUPUESTARIOS

INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

• Beneficios de la evaluación a través de indicadores de desempeño

Facilita el proceso de planificación y de formulación de políticas de mediano y largo plazo.

Permite detectar sectores de la organización con problemas de gestión.

Permite realizar ajustes y readecuar cursos de acción

Permite asignar más eficazmente los recursos públicos

Aumenta la transparencia

Permite evaluar los procesos y realizar evaluaciones ex post

• Algunas condiciones previas a cumplir(1)

La planificación estratégica es un proceso estructurado que permite a la organización especificar su misión y papel dentro de la estructura del Estado.

• Algunas condiciones previas a cumplir(2)
• Definidas las misión, los objetivos estratégicos y los productos relevantes de la institución, se requiere establecer metas de gestión que establezcan los logros que se quiere alcanzar en cada una de las áreas o ámbitos de acción que surgen a partir de los objetivos estratégicos.

Existen factores que desaconsejan el desarrollo de un sistema de indicadores para todas y cada una de las actividades y programas que desarrolla de una Institución

Fuentes de Información

Temporalidad

RECORDEMOS LA METODOLOGIA BASICA PARA LA CONSTRUCCION DE INDICADORES

○Qué se hace ?

○Qué se desea medir ?

○Quién utilizará la información ?

○Cada cuánto tiempo ?

○Con que se compara ?

DESTINATARIOS Y USUARIOS DE LOS INDICADORES

Gestores públicos

Órganos políticos externos a la administración

Ciudadanos y medios de comunicación

Órganos técnicos de control

Instituciones académicas y científicas

Organismos y organizaciones internacionales

INSTITUCIONALIZACION DE LA EVALUACION

Decisión política

Nuevo rol de los organismos de control

ALGUNAS DE LAS DIFICULTADES  MAS IMPORTANTES EN LA CONSTRUCCION DE LOS INDICADORES DE DESEMPEÑO

Debilidad en el nombramiento del personal directivo publico

Falta o escasos incentivos para asumir mayores niveles de responsabilidad

Las escasas consecuencias respecto del desempeño logrado

• La administración por resultados implica la priorización del logro de los objetivos estratégicos generales y específicos en el proceso de gestión de los recursos públicos.
• En tanto que la medición del desempeño implica la determinación de elementos mensurables, cuantitativa y cualitativamente, relacionados con el logro de los propósitos de la administración pública así como la determinación de expectativas sobre ellos
• La evaluación del desempeño, incluye elementos de respuesta a los interrogantes sobre cómo ha sido el desempeño, en qué medida y en qué condiciones se cumplieron los objetivos inicialmente establecidos.
• Induce mejoras en Información
• Fundamenta la discusión de Resultados
• Posibilita la Evaluación
• Apoya el proceso de Formulación de Políticas
• Facilita el establecimiento de Compromisos de Resultado

(*) Dirección de Presupuestos. Ministerio Hacienda. Chile.

INTERRELACIONES ENTRE EL PROCESO DE PRODUCCION DE BIENES Y SERVICIOS Y LA EFICIENCIA, EFICACIA, ECONOMIA(*)

PASOS BASICOS PARA LA CONSTRUCCION DE INDICADORES

• IDENTIFICAR y/o REVISAR PRODUCTOS Y OBJETIVOS

¿Qué será medido?

• IDENTIFICAR LAS DIMENSIONES Y AMBITOS DE DESEMPEÑO ¿Qué ámbitos y dimensiones del desempeño es conveniente medir?
• ESTABLECER RESPONSABILIDADES ORGANIZACIONALES

¿Cuáles serán los Centros de Responsabilidad, o Áreas responsables por el desempeño logrado

¿A qué niveles realizaremos la evaluación?

PASOS BASICOS PARA LA CONSTRUCCION DE INDICADORES CONSTRUIR LAS FORMULAS O ALGORITMOS

¿Cómo relacionamos las variables de medición?

• ESTABLECER LAS METAS O REFERENTES PARA LA COMPARACION

¿Sobre que comparamos los indicadores para saber si el desempeño es adecuado?

• RECOPILAR LA INFORMACION NECESARIA

¿Qué datos y antecedentes me permitirán construir los indicadores?

PASOS BASICOS PARA LA CONSTRUCCION DE INDICADORES

• VALIDAR: APLICAR CRITERIOS DE TECNICOS Y REQUISITOS

¿Cómo sabemos que los indicadores construidos miden efectivamente la gestión y los resultados?

• ANALIZAR LOS RESULTADOS OBTENIDOS

¿Por qué se produjeron los resultados?

• COMUNICAR E INFORMAR

¿Quiénes tienen que conocer nuestros resultados?

Organización, Usuarios, Dipres, Congreso, etc

(*) Indicadores de Desempeño. www.dipres.cl

IDENTIFICAR Y/O REVISAR DEFINICIONES ESTRATEGICAS: MISION, PRODUCTOS,  USUARIOS, OBJETIVOS

• ¿TENGO IDENTIFICADA LA MISIÓN, LOS PRODUCTOS Y LOS USUARIOS?
• ¿TENGO CLAROS LOS OBJETIVOS QUE DEBO LOGRAR?
• ¿ESTÁN LOS OBJETIVOS ALINEADOS CON LAS PRIORIDADES ESTRATÉGICAS DE LA ORGANIZACIÓN?
• ¿LOS OBJETIVOS ESTÁN EXPRESADOS EN METAS MENSURABLES?

¿QUE  AREAS DEL DESEMPEÑO RESULTA CONVENIENTE MEDIR?

EFICIENCIA EFICACIA

CALIDAD

FINANCIEROS

AMBITOS DE CONTROL

PROCESO             PRODUCTO         RESULTADO

(*) Indicadores de Desempeño. www.dipres.cl

ESTABLECER RESPONSABILIDADES ORGANIZACIONALES

• Los centros de responsabilidad.
• Tienen productos estratégicos claramente asignable
• Tienen objetivos concretos a alcanzar.
• Tiene a la cabeza un directivo responsable con por el cumplimiento de esos objetivos.
• Dicho directivo no solo cuenta con la responsabilidad sino que también con la autoridad y las atribuciones para tomar las decisiones necesarias para el logro de los objetivos.
• Tiene asignado recursos humanos, materiales y financieros.

A) BASES DE COMPARACIÓN

Lo que debe hacerse

Lo que se hace

Nº de usuarios atendidos

Nº de usuarios por atender

Nº Certificados  solicitados

Monto asignado para inversión

b) Definición de ratios

Costos medios: Costo total consultas/ consultas realizadas Producto medio:Nºinspecciones realizadas/Nºinspectores

c) Definición de estándares

% de recomendaciones aceptadas

% de clientes satisfechos

Nº de errores

Tiempo promedio de tramitación

• ABARCAR EL CONJUNTO DE DIMENSIONES DE DESEMPEÑO DE LA GESTION: EFICIENCIA, EFICACIA, CALIDAD, ECONOMIA
• GENERAR COMPROMISOS INTERNOS, POR LO TANTO SU CUMPLIMIENTO NO DEBE DEPENDER DE OTRAS ENTIDADES O DE FACTORES EXOGENOS
• DEBEN TENER UN COMPONENTE DE REALISMO: QUE PUEDAN SER ALCANZADAS CON LOS RECURSOS HUMANOS Y FINANCIEROS.
• Información contable-presupuestaria
• Estadísticas de producción física, cargas de trabajo del personal
• Encuestas, estudios especiales
• Benchmarking,etc

CONCEPTOS Y EJEMPLOS DE INDICADORES DE GESTION

EFICACIA:

Mide el grado de cumplimiento de los objetivos y metas establecidos, a través de los productos o resultados obtenidos, sin referencia al costo de consecución de los mismos

EFICACIA – Cobertura

Franquicia utilizada/franquicia potencial

SERVICIO DE CAPACITACON Y EMPLEO. CHILE

Padrones reaforados urbanos y suburbanos del Interior / total de padrones

DIRECCION NACIONAL DEL CATASTRO

Area de cultivo incluida en programa / área total de cultivo

DIRECCION GENERAL DE SERVICIOS AGRICOLAS

Controles de buses interurbanos/Parque de buses intgerurbanos

SUBSECRETARIA DE TRANSPORTES. CHILE

Reclusos que desarrollan actividad industrial / total de reclusión

DIRECCION NACIONAL DE CARCELES

Que es lo que se pretende medir con los indicadores de eficacia

• Si los programas son idóneos respecto de otras alternativas para conseguir los mismos objetivos
• La capacidad de obtención de los efectos esperados o impactos en la población destinataria.

Que es lo que se pretende medir con los indicadores de eficacia

Las desviaciones entre los productos que se obtienen y los esperados (medidas de cobertura, focalización, capacidad de cubrir la demanda, etc). Algunas posibles causas pueden ser:

Se sobre o sub estimó la capacidad de proveer los bienes servicios

– Hubo una mayor demanda por factores foráneos (capacidad de cubrir la demanda, no en focalización, ni cobertura dado que previamente se definen los parámetros)

Establece la relación entre la producción física del bien o servicio y los insumos utilizados para alcanzar el nivel de producto.

Ejemplos de aplicación de ámbito público:

Costo medio de producción (costo por beneficiario, costo por componente, etc)

Productitividad Media (usuarios atendidos por unidad de tiempo, fiscalizaciones por inspector, etc)

Gastos administrativos/Gastos Totales

EFICIENCIA – Producto Medio

N° de inspecciones / número de inspectores

DIRECCIÓN GENERAL IMPOSITIVA

N° de expedientes resueltos por semestre / dotación de personal en la tarea

CONTADURIA GENERAL DE LA NACION

N° de inspecciones al transporte de pasajeros / personal afectado a la tarea

DIRECCION NACIONAL DE TRANSPORTE

Nº de padrones reaforados / funcionarios afectados a la tarea

DIRECCION NACIONAL DEL CATASTRO

N° de consultas / número de médicos

UNIDAD DE ATENCIÓN AMBULATORIA EXTRA-HOSPITALARIA

• Calidad

Mide la capacidad de la organización por cumplir con los requisitos de satisfacción del producto que esperan los usuarios, en términos de oportunidad, accesibilidad, precisión, etc.

• Economía

Capacidad de la institución por generar y movilizar adecuadamente los recursos financieros de un programa o institución.

Ejemplos:

Capacidad de autofinanciamiento

Nivel de recuperación de préstamos

Capacidad de ejecución del presupuesto

ECONOMIA  (*)

(Gasto Efectivo del Programa/Presupuesto total asignado) *100. MINVU

Ingresos por recuperación de costos año i/Total gasto año i) (MIDEPLAN/FOSIS)

(Monto de crédito de corto plazo recuperados/Monto total créditos corto plazo con vencimiento año)*100 INDAP.

(*) www.dipres.cl

• MEDIR LO CORRECTO :

CONOCER EL PROCESO DE PRODUCCION QUE SE MIDE, ASEGURANDOSE QUE LA MEDIDA DE DESEMPEÑO REPRESENTA UN PROCESO CLAVE PARA LA OBTENCION DE LA META.

INDEPENDENCIA

• MEDIR LO QUE LA INSTITUCION SEA CAPAZ DE CONTROLAR CONFIABILIDAD

• CONTAR CON LOS DATOS SUFICIENTES Y DEMOSTRABLES
• NO HAY UNA MEDIDA UNICA QUE DEMUESTRE POR SI SOLA EL DESEMPEÑO DE LA INSTITUCION
• SE REQUIERE UN COMBINACION DE ELLAS:

RESULTADOS, EFICACIA, EFICIENCIA, CALIDAD

• “CIERTOS INDICADORES PUEDEN SER CONTRADICTORIOS ENTRE ELLOS”:

Aumentar la cobertura del programa de raciones a un 55% de la población escolar.

Llegar a un costos promedio de $5 Alcanzar1000 calorías por ración

INDICADOR DE EFICACIA

Población escolar en programa / población escolar total

INDICADOR DE EFICIENCIA

Costo promedio de las  raciones: gasto total programa / número de raciones

INDICADOR DE CALIDAD

Calorías por ración.

Porcentaje de aceptación de los escolares (encuesta)