Conocimiento y tecnologías de la información en la toma de decisiones

Resumen

El conocimiento y la información han sido factores esenciales a lo largo de la historia de la evolución de las organizaciones, tanto para alcanzar metas organizacionales como para impulsar la productividad y el rendimiento laboral. La mayoría de los ejecutivos de las corporaciones se apoyan en las tecnologías de información y comunicación para recolectar, almacenar y administrar la información y el conocimiento. Sin embargo, dentro del nivel ejecutivo hay controversias si las tecnologías modernas apoyan o no efectivamente estos procesos que definitivamente son esenciales para una mejor toma de decisiones. Es por eso, que en este artículo, las Tecnologías de Información y de Comunicación (TIC), como los grandes almacenes de datos y las técnicas para manejar y administrar los datos y la información, están como una de las prioridades condicionantes que toda organización debe ejecutar para llevar a buen puerto sus objetivos organizacionales.

Introducción

Algunas de las herramientas tecnológicas aplicadas a las corporaciones modernas por los ejecutivos sénior (Alta dirección) para el proceso de la toma de decisiones son entre otras, la Administración del Conocimiento (KM) –que está cercanamente ligada a los trabajadores del conocimiento-; los Sistemas de Información Empresarial –donde el ERP es uno de los más importantes-; el almacenamiento de la información en grandes receptáculos conocidos como Data Warehouse (DW) y la Minería de datos (Data Mining) para explorar y gestionar dicha información; las redes digitales como el Internet y la Intranet, entre otras, son parte de esta influencia de la tecnología en las grandes compañías.

El conocimiento y las tecnologías de información en la toma de decisiones

Existe una controversia en las opiniones de los ejecutivos respecto a los grandes beneficios que representa incorporar estas herramientas tecnológicas para apoyar el proceso de la toma de decisiones. Pero, ¿realmente las TI juegan un papel relevante en la toma de decisiones de las grandes Corporaciones? ¿La implementación de ellas lleva a las corporaciones al éxito y a la obtención de sus metas? Aquí trataremos de dar respuesta a estas interrogantes.

Los especialistas ofrecen a los directivos dos tecnologías completamente diferentes para apoyar los procesos administrativos, de acuerdo a la opinión de Seely, B. J. y Duguid, P. (2000). Estas son la Ingeniería de Procesos y la Administración del Conocimiento, donde la primera trata de la coordinación estructurada de las personas y la información y es de arriba hacia abajo, además supone que es fácil codificar la creación de valor y establece que las organizaciones compiten en un entorno predecible. La segunda, en cambio se centra más en la eficacia que en la eficiencia y es de abajo hacia arriba. Considera que los directivos pueden fomentar mejor el conocimiento con la inventiva y la improvisación, con las cuales la gente consigue realmente las cosas. La Administración del Conocimiento, a diferencia de la Ingeniería de procesos, considera que las actividades de creación de valor no son fáciles de precisar y supone que las organizaciones compiten en un entorno impredecible. Por otra parte, la Administración del Conocimiento da soporte a las empresas de tal forma que aquellas que pudieran capturar eficientemente el conocimiento alojado en sus organizaciones podrían adueñarse del futuro.

De acuerdo a Shah, S., Horne, A. y Capellá, J. (2012), Las organizaciones que emplean los datos de una mejor manera, deben capacitar a los empleados con técnicas para aumentar su conocimiento de los datos para que incorporen con más eficacia la información en la toma de decisiones y además ofrecerles las herramientas adecuadas. Estas se pueden adquirir mediante talleres, o de una manera más efectiva, mediante la capacitación continua. Hoy en día, ha crecido exponencialmente la capacidad para encontrar, almacenar y analizar datos y las empresas invierten muchos millones de dólares para administrar la vital información de proveedores y clientes.

Para ello se apoyan en Sistemas de información como Data Warehouse -para almacenar grandes volúmenes de datos, que se define como una colección integrada de información corporativa diseñada para la recuperación y el análisis en apoyo a los procesos de toma de decisiones; Data Mining (Minería de datos), para hacer búsquedas de información; Sistemas de Información Gerencial como CRMs (Sistema de Administración de las relaciones con Clientes), para gestionar la información de los clientes; SCMs (Administración de la Cadena de Suministro) para administrar la logística entre proveedores y clientes y sus inventarios y DSS (Sistema de Soporte a la Toma de Decisiones).

Como mencionan Jacobson, A. y Prusak, L., La Administración del conocimiento es una herramienta muy útil en las organizaciones para la búsqueda y obtención del conocimiento. Tanto los buscadores en la Web como la Minería de datos recopilan una gran cantidad de terabytes de emails y documentos buscando pistas que conectar a solicitantes de información con las fuentes. Estos procesos de búsqueda de información son muy costosos y más aún, suben de precio cerca del 25% anual, según un estudio de Internacional Data Corporation (IDC). También señalan que los ejecutivos deben preocuparse por entender por qué unos empleados son más hábiles que otros para recolectar el conocimiento y en adaptarlo para su propio uso. Aconsejan que busquen en sus empresas quiénes hacen un buen trabajo como un CRM, por ejemplo, que tiene la capacidad de adquirir información de los clientes sobre los productos de su empresa que son importantes para ellos.

Por otro lado, consideran Johns, T. y Gratton Spotlight, L. (2013), que Los trabajadores del conocimiento son hoy independientes y capaces de realizar tareas en cualquier lugar y en cualquier momento, gracias al desarrollo de la virtualización del trabajo. Como una primera ola, arribaron los trabajadores independientes virtuales (Freelancers virtuales). El Trabajo independiente a gran escala inició en la década de 1980, cuando surgió como una “nación de profesionales independientes”, trabajadores virtuales que utilizan las tecnologías recientes del como el correo electrónico y las redes. Estas nuevas tecnologías permitieron a un individuo o a una compañía proveedora de servicios especializados, contratarse sin acudir a un centro de trabajo y realizar trabajos a distancias. Estas tecnologías beneficiaron al talento marginado y permitieron a padres en casa, jubilados y estudiantes entrar en el mercado laboral. Los principales servicios prestados incluían el diseño gráfico, la redacción de informes, la traducción y la transcripción de documentos. Las empresas se beneficiaron al contratar a trabajadores independientes virtuales para trabajos discretos que no dependían de colaboración en tiempo real, así,  ambas partes ganaron flexibilidad. Los trabajadores virtuales independientes, instalaron oficinas en sus hogares, ganando control sobre su libre ubicación, sus horas de trabajo y sus procesos.

En contraparte, hay quienes opinan que tecnologías como la Administración del Conocimiento no es lo que todos creen, por ejemplo, menciona Gilmour, D. (2003) que es una ficción que la Administración del Conocimiento está estratégicamente apoyando a las empresas de Estados Unidos, quienes gastan al año miles de millones de dólares en software y otros recursos para fomentar el compartir la información entre los empleados, pero no sabe dónde está la ventaja de esos gastos. Así las cosas, el problema reside en que la mayor parte de la información ejecutiva que se comparte se basa en un modelo publicitario fallido, donde alguien recolecta la información de los empleados, la organiza, avisa su disponibilidad y se sienta a ver qué sucede. Los empleados recolectan rápidamente una gran cantidad de información y no hay tiempo para capturarla completamente. Solo colectan una fracción y algunas veces el conocimiento publicado es ya obsoleto.

En nuestra era de información, los tiempos mejores son los peores, pues aunque el hardware es moderno, portátil y barato, las corporaciones invierten hoy mucho más en tecnologías, tanto como su gasto total en instalaciones -oficinas, bodegas y fabricas-. Por ejemplo, en 1987 las compañías de E.U. gastaban en promedio US$1,500 por empleado pero en 2005, este gasto se había más que triplicado, -US$ 5,100 por empleado-. Más aún ante la abundancia de tecnología en el mercado, los ejecutivos se enfrentan a tres problemas: 1. Qué hace cada tecnología, 2. Cuál tecnología deben comprar y 3. Cómo implementarla con éxito a sus procesos principales. La mayor parte de los directivos se sienten incapaces de manejar tanto cambio tecnológico y por esa razón se involucran menos con proyectos de Tecnologías de información. En 2005, un estudio entre casi 800 ejecutivos estadounidenses arrojó que el 50% afirmaba que era un gran problema alinear los negocios con las estrategias de tecnologías de información, señala McAfee, A. (2006).

Las opiniones sobre la ventaja estratégica al emplear las TI en las organizaciones tiene divididos en dos bandos a los ejecutivos: Los que creen que el soporte de las TI es crucial en la toma de decisiones ejecutiva y los que opinan que el empleo de las tecnologías de información no representa ninguna ventaja estratégica en las corporaciones. Sin embargo, lo importante para la toma de decisiones es que los ejecutivos no vean los proyectos de tecnologías de información solo como instalaciones tecnológicas, sino que también deben comenzar a entender estos proyectos como etapas de cambio organizacional, donde la alta dirección tiene la responsabilidad de administrar.

Cuanto más se intenta hacer un cambio, más cosas permanecen iguales, comentan Sirkin, H. L., Keenan, P. & Jackson, A. (2005, Oct). Además, Los ejecutivos emplean distintos enfoques en diferentes partes de la organización, lo que hace aún peor la confusión que normalmente acompaña al cambio.

La aplicación de las Tecnologías de Información en una organización representa también un notable cambio organizacional y de actitudes de los empleados, que muchas veces no logran entender los ejecutivos. Esta Gestión del cambio es complicada porque en parte entre los ejecutivos existe poco acuerdo en cuáles son los factores que más impactan en las iniciativas de cambio. Estudios realizados en este sentido muestran que en la mayoría de las organizaciones, dos de tres iniciativas de cambio fracasan.

Los ejecutivos tienen mucho que ver en el éxito o fracaso de cualquier proyecto que involucre a las tecnologías de información. Los administradores deben reaccionar y poner todos sus conocimientos y experiencia ante el cambio al utilizar una nueva tecnología. Como señala McAfee, A. (2006), las tecnologías pueden hacer que un proyecto fracase, pero no pueden asegurar que tenga éxito. Para esto, se requiere de la participación de los directivos de afuera de las TI. Los administradores aceptan –a puerta cerrada-, que el éxito de las TI requiere de su participación y compromiso, pero no tienen idea de cuándo dónde, y cómo deben involucrarse. En parte se debe a que estos usualmente operan sin contar con un modelo de lo que aportan las TI a las organizaciones, cómo pueden afectar a las empresas y qué deben hacer los ejecutivos para que sea exitosa la implantación de las tecnologías de información.

Referencia bibliográfica

  1. Gilmour, D. (2003) How to Fix Knowledge Management. Harvard Business Review. October 2003. 16, 17.
  2. Hansen, M. T. & Von Oetinger, B. (2001). Introducing T-Shaped Managers. Harvard Business Review. March 2001. 107, 109, 111.
  3. Jacobson, A. & Prusak, L. Intellectual Capital. The Cost of Knowledge. Harvard Business Review.2009. 34.
  4. Johns, T.& Gratton, L.(2012). The Third wave of Virtual Work. Harvard Business Review. January-February 2013.68, 69.
  5. Klein, G., Rothman, J. (2008). New Directions. Harvard Business Review. November-December 2008. 25.27.
  6. Lovallo, D. & Kahneman, D. (2003, Jul). Delusions of Success. Harvard Business Review.
  7. McAfee, A. (2006). Mastering the Three worlds of Information Technology. Harvard Business Review. November 2006. 141-146.
  8. Seely, B. J, & Duguid, P. (2000). Balancing Act: How to Capture Knowledge Without Killing It. Harvard Business Review. May-June 2000. 74-76.
  9. Sirkin, H. L., Keenan, P. & Jackson, A. (2005). The hard Side of Change Management. Harvard Business Review. October 2005. 110, 111.
  10. Shah, S., & Horne, A., & Capellá, J. (2012). Good Data Won’t Guarantee Good Decisions. Harvard Business Review. April 2012. 23-25.

Hazle saber al autor que aprecias su trabajo

Estás en libertad de marcarlo con "Me gusta" o no

Tu opinión vale, comenta aquíOculta los comentarios

Comentarios

comentarios

Compártelo con tu mundo

Escrito por:

Cita esta página
Plancarte Sánchez Federico. (2014, enero 28). Conocimiento y tecnologías de la información en la toma de decisiones. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/conocimiento-y-tecnologias-de-la-informacion-en-la-toma-de-decisiones/
Plancarte Sánchez, Federico. "Conocimiento y tecnologías de la información en la toma de decisiones". GestioPolis. 28 enero 2014. Web. <http://www.gestiopolis.com/conocimiento-y-tecnologias-de-la-informacion-en-la-toma-de-decisiones/>.
Plancarte Sánchez, Federico. "Conocimiento y tecnologías de la información en la toma de decisiones". GestioPolis. enero 28, 2014. Consultado el 6 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/conocimiento-y-tecnologias-de-la-informacion-en-la-toma-de-decisiones/.
Plancarte Sánchez, Federico. Conocimiento y tecnologías de la información en la toma de decisiones [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/conocimiento-y-tecnologias-de-la-informacion-en-la-toma-de-decisiones/> [Citado el 6 de Diciembre de 2016].
Copiar
Imagen del encabezado cortesía de aaronpk en Flickr