Concepto de administración de la función informática. Ensayo

Introducción

En el presenta trabajo se habla de la administración de la Función en Informática la cual nos da a conocer el funcionamiento de una empresa la cual tiene como características el uso del funcionamiento del software, hardware y las telecomunicaciones que hay en la actualidad. Es una propuesta que define lo que debiera de hacerse con la informática por las empresas mexicanas.

Es un planteamiento que propone utilizar la información como un arma estratégica de competencia en todas las empresas, sin importar tamaño ni giro Es una iniciativa real y alcanzable que se propone remover conciencias para no seguir siendo espectadores pasivos ante el desarrollo informático en el resto del mundo Representa una nueva forma de concebir a la informática, así como de observar y entender a una organización. Es una mezcla de ambos conceptos tradicionales, pero vistos y pensados con los recursos tecnológicos actuales.

A veces cuando se pone en marcha un negocio o simplemente se trabaja para una compañía o empresa, en el área de cómputo, no tenemos presente sobre cuáles son nuestras responsabilidades al estar a cargo de un departamento de este tipo,

Mantener en óptimas condiciones de funcionamiento los equipos computacionales que se utilizan en el Instituto, proporcionando para ello la asistencia técnica que se requiera, y apoyar al Departamento de Redes y Comunicaciones en la instalación de redes locales. La tecnología de la computación electrónica ha modificado de manera importante la forma de trabajar de toda la humanidad. La dependencia que tenemos en la actualidad de las computadoras es evidente. Sin embargo, los sucesos han ocurrido con tal rapidez que se requiere de un análisis formal para comprobar la magnitud de esa dependencia. Una manera drástica, pero muy objetiva de ilustrarla, sería imaginar lo que podría suceder si de un momento a otro se desconectaran todas las computadoras en el mundo.

Los efectos serían más graves que los causados por una guerra.

Administración de la función Informática (AFI)

La informática está en nuestras vidas, gran parte de nuestra sociedad se ha desarrollado al amparo de las nuevas tecnologías y debe su éxito en gran parte a esta ciencia. Debido al gran auge que ha supuesto la informática, considero importante clarificar el concepto y posicionarlo en el lugar que le corresponde para evitar confusiones.

La informática es la ciencia que se encarga del tratamiento automático de la información. Este tratamiento automático es el que ha propiciado y facilitado la manipulación de grandes volúmenes de datos y la ejecución rápida de cálculos complejos.

Antecedentes

Comenzaremos precisamente que AFI son las siglas de Administración de la Función Informática, que se imprimió en 1992, actualmente una organización no se puede operar sin la función cela informática.

Hoy en día nos damos cuenta ampliamente que el conocimiento de los sistemas de información es esencial para los gerentes de las empresas, ya que sin este tipo de información las empresas se estancaran de por vida, ya que no nos pueden ofrecer nuevos servicios y quizás no conducir su trabajo al 100%.

Directa o indirectamente, usted interactúa en el mundo moderno con una computadora: en los cajeros automáticos de los bancos, en la compra de un boleto de avión, en su oficina, en la simple orden de hamburguesas que come en el restaurante. Es pues, muy familiar para todo el que hacer del hombre actual el manejo de programas de cómputo, así como de la información generada por estos medios.

Las organizaciones de hoy en día requieren un sistema que esté autorizado para que proporciones una rapidez para poder accesar a la información, ya que cada de estos sistemas tiene que llevar otros sistemas para poder agilizar su función de la empresa y poder manejar grandes volúmenes de la información.

Estas nuevas demandas de la Función Informática para las nuevas organizaciones que pueden ser pequeñas, medianas y grandes empresas; deben de contar con equipos de cómputo nuevos ya que si no se actualizan tienden a desaparecer ese tipo de empresas por no dar capacitación a sus empleados.

El objetivo de este trabajo es que nos permita una estandarización de la Función Informática para cada uno de los procesos y tareas que exista en las empresas para que nos permitan el uso de las decisiones de los recursos humanos. Dentro de las organizaciones se puede ver que hay un alto grado del control interno, es dinámico para el manejo de los recursos humanos y tener la misma filosofía para cada una de esas tareas que tiene cada grupo en las empresas.

Por eso AFI ha demostrado que dentro de nuestro deterioro informático, a lo que nos hemos dedicado es a administrar la crisis de la informática, en vez de administrar la función informática. Pero algo todavía peor es que, si estamos conscientes de que se ha vivido con tan deteriorado ambiente informático, corrigiendo problema tras problema (despilfarrando), por qué no hemos aprendido de tan gran experiencia. En vez de eso, seguimos repitiendo los mismos errores y, en consecuencia, corrigiendo una y otra vez los mismos problemas.

AFI vuelve a demostrar que no es posible aplicar el modelo de aprendizaje, porque no es posible aplicar este modelo dentro de un contexto de seguimiento por excepción, pues para aplicar favorablemente dicho modelo, se requiere un ambiente de seguimiento por función, dentro del cual el modelo inexorablemente funciona.

Por lo anterior, afirmo que los informáticos seremos muy pronto requeridos para emprender un supremo esfuerzo para lograr aprovechar de la mejor manera posible los recursos de cómputo (humanos, técnicos y materiales). Tenemos que ofrecer y dar a las empresas mejores resultados en esas labores. Nuestra obligación consiste en reparar en forma definitiva lo que por tanto tiempo hemos descompuesto.

Y más aún, empezar a abrir con una nueva dirección el camino para las nuevas generaciones de informáticos. AFI ofrece estas posibilidades, empezando por re direccionar el obsoleto e ineficaz concepto de apoyo informático hacia un contexto mucho más amplio, perceptible éste como función informática, vital para las organizaciones modernas.

Las tecnologías de la informática y las comunicaciones han modificado de manera importante la forma de trabajar de toda la humanidad. La dependencia que tenemos en Administración de la función Informática la actualidad de la telemática es evidente; sin embargo, los sucesos han ocurrido con tal rapidez que se requiere un análisis Formal para comprobar la magnitud de esta dependencia. Una manera drástica, pero objetiva de ilustrarla, sería imaginarlo que sucedería si desde este momento permanecieran desconectadas todas las computadoras en el mundo. Los efectos serían más graves que los causados por una guerra.

El área de informática representa una entidad dentro de la organización, la cual tiene como objetivo satisfacer las necesidades de información de la empresa, de manera veraz y oportuna. Su función primordial es complementar la labor administrativa para hacerla más segura, fluida y así simplificarla.

El área de informática es responsable, entre muchas cosas más, de centralizar, custodiar y procesar la mayoría de los datos con los que opera la empresa. Prácticamente todas las actividades de los demás departamentos se basan en la información que les proporciona dicha área.

La toma de decisiones depende en gran medida de la capacidad de respuesta del proceso de datos. Por lo anterior, casi no se escatima la inversión para proveerla al área de informática del equipo técnico (material y humano) necesario. De hecho, en la mayoría de las organizaciones el área de informática absorbe la mayor parte del presupuesto. La importancia que tiene el área de informática dentro de la organización la coloca en una posición que influye incluso en una gran parte de las de- cisiones administrativas y de proyección de las empresas

El autor nos habla de su experiencia, más o menos que fue hace 25 años en al ámbito informático y que nos ha desmostado que en las áreas informáticas están eficientemente administradas.

La falta de administración con lleva a un despilfarro de los recursos de cómputo, tanto humanos como materiales. He observado que la causa más frecuente de los errores que se cometen en el área de informática es precisamente su falta de administración.

He realizado auditorías técnicas en muchas empresas para detectar innumerables deficiencias en el área de informática.

Al principio era relativamente rápido encontrar las causas individuales de los errores e implantar los correctivos. Si bien mejoraba en gran medida la operación y se resolvían temporalmente los problemas y, durante un tiempo todo parecía estar bajo control, después, errores que no se habían presentado surgían como por arte de magia. Esto me inquietó, porque parecía que nunca podríamos adelantarnos, o por lo menos, amortiguar las consecuencias de tales errores.

Dediqué mucho tiempo para encontrar un método realmente efectivo que cubriera la mayoría de las posibilidades de solución de errores previamente identificados; pero a medida que avanzaba en el análisis, concluí que era imposible encontrar un método único realmente satisfactorio, porque mientras se ajustaba a la solución de cierto tipo de errores, por otro lado resultaba incongruente como solución de otra clase de errores; es decir, la solución integral no podía enmarcarse en una sola estrategia momentánea. Hace 10 cuando las empresas empezaron con algunos departamentos que son:

• Análisis y diseño de sistemas
• Unidad de programación
• Soporte técnico
• Análisis

Ya que estos se encargan de elaborar un documento bien estructurado en donde se encontraba lo concerniente a cada programa y lo enviaba al departamento de programación.

En el departamento de programación se estudiaba la definición de cada programa y se aclaraban dudas con el analista correspondiente se procedía a elaborar el programa y se regresaba al analista una carpeta con los resultados de la última prueba y la lista fuente del programa. Como los datos prueba habían sido definidos por el analista, las cifras de control eran verificadas con facilidad por éste, quien había considerado todas las posibilidades de combinación de datos a las cuales se apegaría el programa en producción. La carpeta enviada al analista formaba parte de la documentación del sistema; otra carpeta propia para la operación del programa se entregaba al departamento de operación.

El departamento de operación mantenía estrecha comunicación con los analistas de sistemas y con los usuarios para determinar los calendarios de producción.

Finalmente, el departamento de soporte técnico se encargaba de mantener en operación el sistema operativo y de asesorar técnicamente a los demás departamentos.

Después de aquí en adelante se hicieron más departamentos como son:

• Asesoría a usuarios.
• Departamento de seguridad de datos.
• Departamento de capacitación.
• De departamento de método! y procedimientos.

Es oportuno intentar describir ahora, y no definir, porque no existe una definición, lo que quiero decir con el factor AFI, ya que frecuente- mente se me ha reclamado en múltiples institutos y universidades; pero permítaseme decir primero que no existe una definición porque todavía no lo considero un concepto, sino apenas un planteamiento en camino de convertirse en un concepto.

El factor AFI puede ser descrito como el mecanismo particular con que debe dotarse a cada empresa para poder establecer con toda claridad y en todo momento, el alcance y acercamiento de la misión de la función informática, a través del ciclo de crecimiento competitivo.

Las investigaciones que he realizado por años para tratar de descubrir las causas de raíz que han generado el problema anterior me han encaminado a reconocer que éste existe debido a un bajo nivel administrativo de las áreas de informática, por la manera improvisada como fueron estructuradas dichas áreas.

Al no haber existido un modelo previo que indicara cómo hacerlo, lo hicimos como pudimos, sin tiempo ni bases certeras de estudio. El resultado un impresionante despilfarro informático.

Durante este ciclo las empresas necesariamente, si quieren crecer, competir y permanecer, deberá estar informadas. Sin embargo, encontré también que la calidad de la información con que cuentan está directamente relacionada con la madurez de sus procedimientos administrativos; mientras más maduros se tengan dichos procedimientos, mayor es la posibilidad de desarrollar buenos sistemas de información; y mientras se cuente con mejores sistemas de información, mayor será el éxito al automatizarlos e implantarlos operativamente en la organización, lo cual reditúa necesariamente en la generación constante de información de calidad.

Existen diferentes fases en el factor AFI:

• Fase 1. En esta fase, la empresa no está preparada para competir. Los directivos de la empresa saben que ésta está fuera del mercado, ya sea porque acaba de iniciar operaciones o porque está en colapso. Aquí nos atañe el colapso, y así lo manejaremos para la siguiente explicación. Saben que la razón de estar fuera es que tienen tantas deficiencias y se han viciado a tal grado, que es lo que les impide tener crecimiento dentro del entorno de competitividad, y por tal razón no cuentan en ese momento con los requisitos suficientes para mantenerse dentro de la lucha.
• Fase 2. En esta fase, ya habiendo analizado la situación anterior y las razones que la originaron, se requiere y se asume que logran desarrollar un esquema claro de objetivos por alcanzar, con el fin de llegar a niveles de crecimiento que los coloque a la altura de los requerimientos de competitividad de la época que se está viviendo. En otras palabras, existe entre los directivos un ferviente deseo de entrar en la competencia.
• Fase 3. En esta fase ya se han establecido los objetivos por alcanzar y es evidente el deseo de competir. Ahora, ya habiendo madurado los objetivos planteados para entrar en la lucha, se procede a la elaboración de planes de detalle que enmarquen las actividades que los lleven a superar los vicios que hicieron sucumbir a la empresa y a emprender el crecimiento hacia el logro de los objetivos ahora replanteados. En este momento ya no es un solo deseo de competir, esto se ha convertido en una firme decisión.
• Fase 4. En esta fase ya se entra de lleno en la competencia. Se determina y se pone en práctica la estrategia de competencia. El uso de indicadores de información forma parte de la estrategia.
• Fase 5. En esta fase, la empresa está tratando de ubicarse dentro del entorno de la competencia. Es decir, ya dentro de la lucha, empieza a tener información de cómo se está comportando en comparación con sus competidores. Estos indicadores de información la mantienen al tanto del lugar que está alcanzando respecto de los objetivos por alcanzar. Además, la experiencia que va logrando lo colocan en posición de crecimiento competitivo; es decir, está en posibilidad de determinar los parámetros realistas de información que requiere para, ya que está dentro de la competencia, permanecer en ella.
• Fase 6. En esta fase ya no es suficiente con permanecer dentro de la competencia, ahora es obligatorio sobresalir. Es el momento de ir en busca de la excelencia; es decir, ser mejor que los demás competidores. Este impulso es necesario para no decaer, pues en este momento la fuerza competitiva genera una presión constante. Todos los competidores están buscando alternativas de crecimiento que les permitan incrementar su mercado; por ello es casi seguro que los objetivos de una empresa empiecen a requerir ajustes de permanencia.
• Fase 7. En esta fase habrá empresas que no resistan la presión constante de los competidores y empiecen a perder mercado, al grado que salen expulsadas de la competencia. Es decir, hay un decaimiento de competitividad porque sus objetivos alcanzados, cualesquiera que éstos sean, ya no son congruentes con el crecimiento alcanzado por sus competidores. Es evidente que no contaron con indicadores efectivos de información que les permitiera crear mecanismos correctivos oportunos, y no detectaron a tiempo sus deficiencias.
• Fase 8. En esta fase, ya fuera de la competencia, es necesario analizar y evaluar detalladamente su situación, observando con detenimiento el cuadro competitivo que deberán enfrentar. Es obvio que el análisis y la evaluación de su situación, así como la observación del esquema competitivo, tendrán que hacerse con apoyo en sus sistemas de información.

Importancia de la función informática

La función informática nos ayuda a organiza y controlar el funcionamiento técnico y administrativo del centro de cómputo, un ejemplo muy claro puede ser que introduzcan equipo de cómputo a una organización que este genera el cambio de una organización así como también cambios en la organización. Es importante la Planeación y la Organización dentro de un departamento o empresa informática, ya que precisamente es la sistematización la base sobre la cual trabaja la informática, además de que existen en ellas demasiados recursos que desean ser coordinados y organizados (hombre- máquina) para un trabajo armonioso y exitoso.

La función Informática y su relación con el ciclo competitivo de las organizaciones

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización i no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos vende acuerdo con los objetivos.

Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de los planes se puede desviar.

Enfrentar el cambio. Esta forma parte ineludible del ambiente de cualquier organización. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atención del público.

Surgen materiales y tecnologías nuevas. Se aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales. La función del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios que están afectando los productos y los servicios de sus organizaciones.

Tendencias de las tecnologías de información

Los sistemas de información se le conocen como la infraestructura de los recursos humanos.

La tendencias de la información de administración de la función son unas series de técnicas científicas que permiten al ser humano tener contacto con la función de la informática de hoy en día, las tendencias de las direcciones de las Funciones de la informática son la iniciación de los sistemas manuales que se pueden convertir en sistemas computarizados, sin embargo la Administración de la función en la informática nos garantiza un desempeño amplio para la organización ya que estos pueden estar compuestos por el sistema de computadoras los cuales son:

• Hardware: corresponde a todas las partes físicas y tangibles de una computadora: sus componentes eléctricos, electrónicos, electromecánicos y mecánicos; sus cables, gabinetes o cajas, periféricos de todo tipo y cualquier otro elemento físico involucrado estés son hardware típicos de una computadora.
• Software: se refiere al equipamiento lógico o soporte lógico de un computador digital, y comprende el conjunto de los componentes lógicos necesarios para hacer posible la realización de una tarea específica, en contraposición a los componentes físicos del sistema (hardware). Tales componentes lógicos incluyen, entre otros, aplicaciones informáticas tales como procesador de textos, que permite al usuario realizar todas las tareas concernientes a edición de textos; software de sistema, tal como un sistema operativo, el que, básicamente, permite al resto de los programas funcionar adecuadamente, facilitando la interacción con los componentes físicos y el resto de las aplicaciones, también provee una interfaz ante el usuario.
• Datos: Entre las recientes tendencias en las bases de datos se incluye el crecimiento de las bases de datos distribuidas y el surgimiento de las bases de datos orientadas a objetos e hipermedia.
• Telecomunicaciones: La tendencia de las telecomunicaciones estará determinada por el gran impacto que la red de Internet ofrece a los usuarios, ya que cada vez es mayor el uso de este medio, demandando grandes flujos de información y alta seguridad en la transmisión de datos, por lo que el hardware, software y canales de telecomunicaciones deberá responder a dichas demandas, por otro lado los anchos de banda a nivel de redes locales deberán contemplar la transmisión de multimedia, en donde la información requiere cada vez más envíos de grandes cantidades de información.

La Importancia de evaluar los compromisos del trabajador

La mayoría de los jefes del área de informática se comprometen a entregar resultados en tiempo record, sin tomar en cuenta a los que realmente hacen el trabajo.

Este problema es muy común, puesto que el nombramiento de jefe automáticamente representa «don de mando». Esto no sólo es válido en el ambiente informático, sino en cualquier área operativa, en el área de informática, en donde el verdadero trabajo es resultado del factor creatividad.

Entonces, se aprecia que el «don de mando» no garantiza resultados correctos ni oportunos; sin embargo, no son pocos los jefes que creen que así obtendrán mejores logros. En ocasiones se piensa que por el solo hecho de tener un título académico, aun sin ser afín al área de informática, se está en posibilidades de dirigirla, lo cual tampoco resulta cierto. Así pues, no es difícil reconocer que cuando algunos jefes aceptan compromisos para ser cumplidos en tiempos récord, lo hacen con desconocimiento del esfuerzo que eso requiere.

La mayoría sólo ha representado pérdidas cuantiosas, tanto en tiempo como en dinero, además del descontento y la falta de motivación general de quienes participaron.

1. Un jefe deberá ser una persona con suficientes conocimientos de informática para que éstos le permitan evaluar la magnitud y complejidad de un proyecto, antes de adquirir un compromiso ante superiores o usuarios.
2. Deberá tener la capacidad técnica suficiente para desglosar en macroactividades el esquema total de cada proyecto.
3. En función de las macroactividades, él mismo deberá evaluar los recursos técnicos y humanos que se requerirán para realizar dicho proyecto.
4. Una vez evaluado lo anterior, tendrá los elementos suficientes para determinar si cuenta con dichos recursos.
5. Si cuenta con los recursos necesarios, la situación es más cómoda; sin embargo, antes de comprometerse a dar fechas de terminación, deberá asignar las macroactividades al personal que designe, y dejar que ellos sean quienes, al descomponer cada macroactividad en actividades de detalle, determinen las fechas de terminación; y así, al conjugar todas éstas, tendrá una visión más realista del periodo total requerido para la terminación completa del proyecto.
6. Es conveniente destacar que cada actividad resultante del desglose de las macroactividades deberá apegarse a la política de «productos terminados»; es decir, la terminación real de cada una deberá estar representada por algo tangible que permita visualizar su verdadera terminación.
7. Un jefe deberá ser capaz de detectar que, desde el punto de vista técnico, las fechas de terminación programadas por sus subordinados no estén demasiado holgadas, ya que si esto sucediera podría resultar que la persona a quien se le hayan asignado tales actividades no sea la idónea.
8. Por último, es Función del jefe establecer controles de avance y seguimiento de proyectos, ya que esto le ayudará a visualizar las desviaciones imprevistas que pudieran surgir, y así establecer correctivos oportunos. En este punto hay que destacar que para el logro completo de todo proyecto, el jefe debe abstenerse de asignar actividades extras que desvíen de su objetivo al personal ya asignado.

Conclusión

Al concluir este trabajo me doy cuenta que lo importante que es un centro de cómputo, fácil de entrar pero a la vez difícil de administrarlo, hay diversas formas y maneras de administrar un centro de cómputo dando así como resultado lo siguiente:

Administrar con mayor eficiencia los centros de cómputo existentes.

Tomar las decisiones de manera oportuna, segura y económica, garantizando los más altos beneficios a los usuarios de los sistemas en producción, coadyuvando así en obtener una sana continuidad del negocio Tratamos de identificar nuestros problemas basándonos en una información clara y concisa, poniendo en práctica nuestras habilidades para un mayor desempeño para la administración de centros de cómputo.

Referencias bibliográficas

• Hernández Jiménez, Ricardo, Administración de la función informática factor AF1, México: Trillas, 2015.
• Administración de la Función Informática: Una Nueva Profesión autor Ricardo Hernández Jiménez, año 2003, Editorial Limusa.
• Hernández Jiménez, Ricardo, Administración de la función informática: factor AF1, — 7a ed, México: Trillas, 2003 (reimp. 2006). 400 p.