Comunicación formal e informal en las organizaciones

Introducción

La comunicación organizacional, es un proceso por el cual las actividades de una sociedad se recogen y se coordinan para alcanzar los objetivos de los individuos, del grupo de trabajo y de la organización misma. Esta, es a menudo un componente efectivo de gestión en todas las empresas u organizaciones. La perspectiva funcionalista de comunicación organizacional la define como un sistema de vías a través de las cuales fluyen los mensajes.  Esta comunicación se divide en básicamente en dos grupos, comunicación formal e informal.

La comunicación es función muy importante para gestionar cualquier organización si es pequeña o grande. La palabra comunicación se ha derivado de la sala América “Communis”, que significa común. Por lo tanto la comunicación significa el intercambio de ideas es común. Se puede definir como intercambio de hechos, ideas, opiniones o emociones entre dos o más personas para crear un terreno común de entendimiento. O bien, como el proceso de transmisión de información y mensaje de una persona a otra. Se trata al menos de dos personas, es decir, un emisor y un receptor. El remitente y desarrolla transmite un mensaje al receptor. El propósito es lograr entendimiento común entre el emisor y el receptor. La unidad básica de la comunicación en una organización es el enlace entre el gerente y subordinado.

Proceso de la comunicación

El proceso de comunicación implica al remitente, la transmisión de mensaje a través de un canal, al receptor y por último la decodificación del mensaje.

Remitente

La comunicación comienza con el remitente, que tiene un pensamiento o idea de una manera que pueda ser entendido por el receptor.

Canal de transmisión del mensaje

La información se transmite sobre un canal, el mensaje puede ser oral o escrito, y puede ser transmitido a través de una memorándum, un oficio, vía telefónica, televisión, etc. En todo momento se utilizan dos o más canales.

Receptor

El receptor es la persona que recibe el mensaje por distintos medios de comunicación.

Decodificación

Es la parte en la que el receptor convierte el mensaje en un pensamiento o idea.

Comunicación Formal

La comunicación formal se divide en escrita y oral. Tareas diarias se manejan a través de la comunicación oral, mientras que las cuestiones de mayor relevancia requieren la comunicación escrita.

Las relaciones formales

Se adopta esta comunicación entre los empleados, donde las relaciones formales han sido establecidas por la organización. El emisor y el receptor tienen algún tipo de relaciones organizacionales. La comunicación tiene que pasar a través de un canal definido al pasar de una persona a otra.

Mensaje Organizacional

Este canal tiene que ver con sólo los mensajes de organización autorizados y los mensajes personales están fuera de su jurisdicción.

Esfuerzo deliberado

Este canal de comunicación no se establece de forma automática, pero el esfuerzo tiene que ser hecho de su creación. Se decide teniendo en cuenta los objetivos de la organización.

Ventajas

Mantenimiento de la Autoridad

La comunicación formal mantiene fuertes relaciones entre los jefes y sus subordinados,  gracias a ello se mantienen la autoridad de los superiores. Sin embargo, es recomendable controlar  a los subordinados y fijar su responsabilidad  la cual es necesaria para llevar un control eficaz y exitoso.

Clara y eficaz comunicación

En la comunicación formal, hay un contacto directo entre los jefes  y los subordinados. Los superiores  deben saber cuándo y en qué momento los subordinados necesitan información. De esta manera, esta comunicación es capaz de hacer que la información sea oportuna.

Flujo ordenado de la información

  • La información tiene que pasar a través de una ruta definida de una persona a otra.
  • Fácil conocimiento de fuente de la información
  • En este tipo de comunicación, la fuente de cada información puede ser fácilmente localizada.

Desventajas

  • Sobrecarga de trabajo
  • Se dedica mucho tiempo en la comunicación oficial, y por lo tanto algunas otras tareas importantes se dejan sin vigilancia.
  • La distorsión de la información

Este método puede ser un obstáculo en el flujo de información. A veces la distancia entre el emisor y el receptor es tan grande que la información tiene que pasar por muchas manos y por el tiempo que alcanza el receptor está distorsionado. Por lo tanto, a veces, no logra su propósito.

Los directivos en ocasiones son indiferentes

A veces los jefes  no prestan mucha atención a las sugerencias y quejas de los subordinados. En tal caso, un subordinado puede llegar a perder su fe en la eficacia de la comunicación formal.

Tipos de comunicación formal

(Katz y Kahn, 1978) La comunicación formal es de dos tipos:

Comunicación Vertical

La comunicación vertical es de los tipos siguientes:

Comunicación descendente

La comunicación por la alta jerarquía con sus subordinados se llama comunicación descendente. Esta comunicación incluye órdenes, normas, información, políticas, instrucciones, etc. La principal ventaja de la comunicación descendente es que los subordinados reciben información oportuna útil que les ayuda en el rendimiento de las tareas.

Comunicación ascendente

Esta comunicación se desprende de los subordinados a hacia los superiores. El objetivo es aportar sugerencias, reacciones, informes, quejas, etc. Este tipo de comunicación ayuda a los mandos altos en la toma de decisiones.

Comunicación Horizontal

La comunicación horizontal nace cuando dos individuos del mismo nivel  realizan intercambio de información. Es utilizada por personas del mismo nivel jerárquico para resolver problemas de la organización, obteniendo un beneficio similar. Esta información incluye solicitudes, sugerencias, problemas mutuos e información relacionada con coordinación de grupos.

Comunicación en cadena

La comunicación en cadena se refiere a la comunicación entre un superior y un subordinado incluyendo a todas las personas que laboran en una organización.

Comunicación circular

Este tipo de comunicación tiene lugar entre los miembros de un equipo, cada uno de ellos puede comunicar con los miembros más cercanos.

Comunicación Free Flor

Supone que cada miembro del grupo puede hablar con todas las otras personas en el grupo.

Comunicación invertida

En esta forma de comunicación, un subordinado se le permite comunicarse con el jefe de su jefe. En esta forma de comunicación de los mensajes se mueven a una velocidad rápida.

Comunicación Informal

La comunicación informal se refiere al intercambio de información de manera no oficial. Esta basada en las relaciones informales:

  • Amistad
  • Pertenencia a un mismo club
  • Mismos intereses

Está libre de todas las formalidades organizativas. El intercambio de mensajes informales generalmente se lleva a cabo en comidas, eventos sociales, fiestas, etc. En estas ocasiones, los superiores pueden reunir información de sus subordinados que sean difíciles de obtener a través de la comunicación formal. Estos mensajes incluyen comentarios, sugerencias, etc. En este caso la comunicación se realiza a través de la gesticulación, movimiento de la cabeza, sonriendo o bien permaneciendo en silencio. No existe un canal definido de comunicación.

Ventajas

Comunicación rápida

  • En esta comunicación, los mensajes se mueven rápido y su efecto es igualmente grande en la gente.
  • La formación a través de las relaciones sociales

Esta comunicación nace de las relaciones sociales, está más allá de las restricciones de la organización. Ninguna relación de jefe-subordinado figura en la misma. Un jefe sociable puede recopilar mucha información a través de este canal.

Solución fácil de los problemas difíciles

Hay muchos problemas que no se pueden resolver con la ayuda de la comunicación formal. Hay más libertad en la comunicación informal que ayuda a la solución de problemas difíciles.

Satisfacción de las necesidades sociales de los empleados

Todo el mundo quiere buenas relaciones con los jefes en un lugar de su trabajo, estas relaciones dan satisfacción a los empleados y se sienten orgullosos de ello. Pero esto puede ser posible sólo con la ayuda de la comunicación informal.

Desventajas

Camino Incierto
Dado que va más allá de las restricciones de la empresa, no se cuenta con un canal definido.

Posibilidad de rumor y distorsión

La certeza de que la información sea verdadera o falsa no se encuentra en cualquier persona, en consecuencia, los rumores pueden surgir rápidamente.

Comunicación no sistemática

Esta comunicación no es sistemática y es posible que la información llegue a la persona  incorrecta, o bien, que no llegue a la persona apropiada.

La información no es fiable

La mayor parte de la información recibida a través de esta comunicación es poco confiable y ninguna decisión importante se pueden tomar sobre su base.

Conclusión

Sin la comunicación se tendrían muchos problemas en la organización y los problemas no se podrían resolver fácilmente. La comunicación es un medio, que todas las empresas deben considerar como un elemento importante como base para la toma de sus decisiones.

Referencias

Berlo, D. K. (1979). El Proceso de Comunicación. Argentina: Ateneo.

Bonilla G., Carlos. (1994) La comunicación. Función básica de las relaciones públicas, España: Trillas

Fernández C., C. (2002) La comunicación en las organizaciones, México: Trillas.

Goldhaber, G. M. (196). Comunicación Organizacional, México: Diana

Llauca C., R (2010) Técnicas de estudio. Normas de comunicación, Santiago: 21

Ocampo V. M. (2007) Comunicación empresarial. Plan estratégico como herramienta gerencial Bogotá: ECOE

Ocampo V. M. (2007) El comunicador y la organización.: Comunicación empresarial (1ra edición). Bogotá: Universidad de la Sabana

Thompson., S. F. (2009). Cultura Organizacional. Bogotá: Trillas.

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Hernández Rojas Sayuri. (2015, noviembre 19). Comunicación formal e informal en las organizaciones. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/comunicacion-formal-e-informal-en-las-organizaciones/
Hernández Rojas, Sayuri. "Comunicación formal e informal en las organizaciones". GestioPolis. 19 noviembre 2015. Web. <http://www.gestiopolis.com/comunicacion-formal-e-informal-en-las-organizaciones/>.
Hernández Rojas, Sayuri. "Comunicación formal e informal en las organizaciones". GestioPolis. noviembre 19, 2015. Consultado el 10 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/comunicacion-formal-e-informal-en-las-organizaciones/.
Hernández Rojas, Sayuri. Comunicación formal e informal en las organizaciones [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/comunicacion-formal-e-informal-en-las-organizaciones/> [Citado el 10 de Diciembre de 2016].
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