El objetivo fundamental de este artículo es analizar la importancia del clima organizacional en la gestión universitaria municipalizada. Se especifica la exploración del clima organizacional a través de uno de sus elementos esenciales como es la comunicación. Se esperarán conocer y resolver problemas que puedan afectar el desempeño del colectivo de los trabajadores lo que contribuye al desarrollo de actitudes negativas que pueden influir en el logro de los objetivos que se plantea la organización en su cotidianidad.
En el desarrollo de este estudio se procedió a elaborar una encuesta para medir el nivel de comunicación, que nos permitió recabar información acerca de las percepciones de los coordinadores de los Programas de Formación referente al tema el cual es considerado factor de gran importancia para diagnosticar el clima organizacional. De acuerdo a los resultados obtenidos se demostró que: Existe poca comunicación entre el equipo de profesores, considerando a su vez que la mayoría opina que la comunicación es un factor determinante en la organización. Todas estas observaciones nos permitieron elaborar recomendaciones para mejorar el clima organizacional de esta institución educativa.
Introducción
Las instituciones de Educación Universitaria son organizaciones sociales complejas que funcionan de acuerdo con ciertas metas o programas y obtienen resultados que les significan relaciones de interacción con el entorno. La gestión universitaria en Venezuela, se ha visto afectada por un conjunto de variables internas y externas que exigen grandes cambios, produciendo en éstas organizaciones realizar esfuerzos de mejoramiento hacia el logro de sus objetivos y en la actualidad con la relación de la Universidad con su entorno y su repercusión en lo social.
Importante es señalar que son múltiples los factores que influyen en el ambiente laboral de cualquier institución de Educación Universitaria, éstos se convierten en asuntos claves para lograr la eficiencia de la misma en todos y cada uno de los procesos inherentes a la gestión universitaria; sin embargo, cabe destacar que la atmósfera de dichas organizaciones depende de las percepciones que tenga el personal involucrado.
La autora de la investigación considera que el clima organizacional es un tema de gran importancia; debido a lo cambiante del proceso histórico e inédito que vive hoy día la República Bolivariana de Venezuela ya que constantemente se está buscando el mejoramiento del ambiente laboral para así lograr los objetivos propuestos. La medición del clima organizacional permite modificar las condiciones de aquellos elementos que son determinantes en el establecimiento del clima laboral logrando una mejoría de las funciones de la institución.
El clima organizacional de una Universidad nacida en el seno de Revolución involucra ciertos factores tales como: la comunicación, la satisfacción laboral y la motivación. Se desarrolló una investigación relacionada con los factores que influyen en el clima organizacional de la Universidad Bolivariana de Venezuela en el estado Mérida, permitiendo proponer recomendaciones que permitan mejorar las actividades de la organización en pro de las comunidades, triunfadores y sociedad en general.
Consideraciones Teóricas de la Investigación:
El clima organizacional El clima organizacional está caracterizado por el conjunto de factores que se dan en un entorno de trabajo utilizando como elemento fundamental las percepciones que el trabajador tiene de las estructuras y procesos que ocurren en un medio laboral. En palabras de Edel (2007) es una tarea muy compleja, por lo que llevaría mucho tiempo tratar de comprender todos los factores que lo determinan. Para evitar esta complejidad se hace necesario especificar las variables de mayor interés. Estas variables se relacionan con la estructura y los procesos organizacionales.
Méndez Álvarez (2006) presenta una definición sugerente y completa de clima:
“El ambiente propio de la organización, producido y percibido por el individuo de acuerdo a las condiciones que encuentra en su proceso de interacción social y en la estructura organizacional que se expresa por variables (objetivos, motivación, liderazgo, control, toma de decisiones, relaciones interpersonales (,) cooperación) que orientan su creencia, percepción, grado de participación y actitud determinando su comportamiento, satisfacción y nivel de eficiencia en el trabajo” (Citado por Autor: Orbegoso A. 2008).
Chiavenato (2002), se refiere al clima organizacional como “la calidad del ambiente de la organización que es percibido o experimentado por sus miembros y que influye ostensiblemente en su comportamiento. El clima organizacional entraña un cuadro amplio y flexible de la influencia del ambiente en la motivación”. (Citado por Corcega A. y Subero L. 2009).
Se puede decir, entonces que el clima organizacional se refiere a las características del medio ambiente en el que se desempeñan los miembros de una organización, se puede hablar de ese espacio físico como de las relaciones sociales entre el colectivo o equipo de trabajo, el cual puede variar de acuerdo a la situación que se esté presentado en los diferentes tipos de organizaciones y en el caso que nos ocupa en una organización universitaria. El clima organizacional será es considerado como adecuado cuando el personal se siente satisfacción, disfruta la labor que desempeña y considera favorable a su organización, si esto ocurre entonces los conflictos son escasos, y existe un marco óptimo para el desarrollo del trabajo. En este orden de ideas la comunicación juega un rol fundamental porque nos permitirá para mantener relaciones francas, sinceras y concretas.
Comunicación Organizacional:
La comunicación es uno de los aspectos más importantes de la forma individual del ser social, y mediante su estudio es posible hallar el vinculo de lo social y lo individual en las relaciones humanas que establece el hombre con el mundo Circundante. A medida que avanzan los anos ha ido incrementándose su significación, sobre ella gira la vida motivacional del ser humano.
La comunicación, es por tanto, la realización de todo un sistema de relaciones humanas en diferentes niveles. “Es un modo de realización de todo un sistema de relaciones sociales que tiene lugar a través de los contactos directos e indirectos de las personalidades y los grupos en el proceso de su actividad social.” (Colectivo de autores, 1987, pag. 172)
Según Chiavenato (2002), la comunicación “implica trasferencia de información y significado de una persona a otra; es la manera de relacionarse con otras personas a través de datos, ideas, pensamientos y valores”, Citado por Castrejon L. y otros (2006).
La comunicación organizacional según McPhee (1985) consiste en la “… planificación, coordinación, implementación, control y evaluación de todas aquellas estrategias, políticas y acciones de la organización, orientadas a conquistar la máxima colaboración de los diferentes públicos (tanto interno como externo) con el objetivo de alcanzar la consecución de sus metas”; la comunicación que se forma y que da forma a los procesos de las tareas y a la estructura formal en la organización la comunicación implica además, un intercambio de información y la transmisión de mensajes con sentido dentro del marco de la organización.
La comunicación está dirigida a alcanzar la magnitud de funcionar como mecanismo fundamental para la interiorización de conocimientos, la incorporación de habilidades, el perfeccionamiento de las empresas y el fortalecimiento de la cultura organizacional. Poole, Putnam y Seibold (1997).
Las relaciones entre los integrantes de una organización, constituyen un proceso comunicacional, a través del mismo se emite y obtiene información, se transmiten modelos de conducta, y se enseñan metodologías de pensamientos. Al mismo tiempo, una buena comunicación permite conocer las necesidades de todos aquellos que integran una organización permitiendo construir, transmitir, consolidar y preservar una clara visión compartida, los valores, la misión y los objetivos de la misma. En consecuencia de lo antes expuesto se puede señalar quela comunicación es inherente al ser humano motivo por el cual es de vital importancia en todas las relaciones de trabajo.
Importancia de la Comunicación en las Organizaciones: Según Corcega A. y Subero L. (2009). La comunicación organizacional se da entre los miembros que integra la organización; en donde los canales utilizados, los contenidos y los objetivos pretendidos, tienen que ver con la institución.
Ayón (2006) señala que “la comunicación en una organización es de gran importancia, ya que gracias a ésta el trabajo en equipo es más eficiente, ayuda a tener un armonioso ambiente laboral donde los malentendidos disminuyen y se logran mejores resultados dentro de las diferentes áreas. En consecuencia se tiene una alta productividad en las mismas, lo que se resume en una organización fuerte, sólida y en crecimiento”
La comunicación organizacional es aquella que tiene lugar en el seno de las organizaciones y que tanto como los agentes participantes, los canales utilizados, la naturaleza de los contenidos, los objetivos pretendidos tienen que ver con la organización. Cuando las personas conocen las estrategias, los objetivos, sus responsabilidades y las de los demás, se crea un clima laboral que facilita la coordinación de esfuerzos en beneficio de las metas planteadas; lo que influye en el desempeño eficiente de los trabajadores y en la satisfacción de personas o grupos en la organización.
Niveles de Comunicación: Según Diez (2004), Citado por Niño L. (2006) manifiesta que:
La comunicación ascendente: Fluye desde los subordinados a los superiores y continúan ascendiendo por la jerarquía organizativa. Este flujo es frecuentemente canalizado a través de encuesta, cuestionarios y buzones de sugerencias. Uno de sus principales inconvenientes es que en muchas ocasiones los gerentes filtran los mensajes ascendentes y no transmiten toda la información.
La comunicación descendente: Fluye de las personas situadas en los niveles más altos de la jerarquía organizativa hacia las que se encuentran en los niveles inferiores. Se utiliza generalmente para la transmisión de políticas, estrategias y objetivos de la organización, instrucciones de trabajo, procedimientos y prácticas organizacionales, retroalimentación respecto a la corrección del desempeño y para la adoctrinación de sus miembros.
Comunicación Horizontal o Cruzada: (Según Nuñez, K. 2012): Dentro de este tipo de flujo de comunicación se considera a la información de dirección horizontal (aquella que se presenta entre niveles similares de jerarquía dentro de la organización) y el conocido “flujo diagonal” (el flujo diagonal se presenta cuando las partes que intervienen en el proceso de comunicación forman parte de niveles jerárquicos diferentes y no establecen una relación de dependencia entre ellas).
Es decir, la comunicación ascendente va del colectivo, del personal hacia los coordinadores regionales o nacionales y se produce generalmente bajo la forma de sugerencias, recomendaciones, propuestas, quejas, sugerencias, peticiones, etc. La descendente se desarrolla cuando la información se origina desde los niveles superiores hacia el personal, en forma de circulares, notificaciones, correspondencia, avisos, mensajes, etc. Mientras que la comunicación horizontal es de tipo informal y surge entre los miembros del personal de un mismo nivel, es necesaria para la coordinación e integración de las diversas funciones que tienen las coordinaciones o instancias que integran la organización.
Metodología:
Técnicas y Recolección de Datos: Todo proceso de investigación requiere de técnicas e instrumentos que faciliten la obtención de datos necesarios para alcanzar los resultados. Por tal motivo, Curcio, C (2002), indica que “las técnicas se refiere al camino a través del cual se establecen relaciones o mediaciones instrumentales entre el investigador y el consultor, para la recolección de datos y el logro de los objetivos”. Para efectos de la presente investigación se empleo la técnica de la encuesta, la cual para Morales, V. citado por Arias, F (ob.cit.) “constituye una técnica de investigación dirigida a el estudio, para recoger datos cuantitativos de las opiniones y comportamientos de conjuntos de números de personas”.
Para definir la comunicación como un elemento que caracteriza el clima organizacional de la Universidad Bolivariana de Venezuela en el estado Mérida: Se procedió a elaborar una encuesta para medir el nivel de comunicación, constituida por preguntas que dieron respuestas al estudio de factores ya definidos; y que nos permitieron recabar información acerca de las percepciones de los coordinadores de los Programas de Formación referente al ambiente laboral de la institución que fue objeto de estudio. Para la realización de esta investigación se trabajó con tres áreas claves que son: Coordinaciones Estadales de los Programas de Formación, Control de Estudio y Centros de Estudios, pues se consideran tienen una alta incidencia en los resultados e impactos de la Municipalización de la Educación Universitaria. Con un total poblacional de 30 trabajadores, a los que se le aplicaron las encuestas.
Descripción del instrumento:
• La encuesta estuvo constituida por 16 items, el instrumento de recolección de datos está formado por proposiciones afirmativas, negativas y poco, se aplicó a 30 trabajadores entre trabajadores académicos y personal administrativo.
• La aplicación de la encuesta se llevo a cabo de forma personal donde el entrevistado debía seleccionar solo una respuesta a cada pregunta.
Análisis y Resultados: Definir las condiciones en que se encuentra la comunicación como un elemento fundamental del clima organizacional en la Universidad Bolivariana de Venezuela en el estado Mérida.
De los resultados que a continuación analizaremos es importantes antes destacar que en toda organización humana la comunicación es esencial ya que permitirá el funcionamiento armónico, el intercambio de saberes, generación de conocimientos y para que fluya toda la información necesaria que contribuirá de manera positiva al logro de los objetivos, planes o metas que se propongan y más aún en la articulación en la que confluyen o se distinguen varios grupos de un mismo sistema tales como: profesores, coordinadores, directivos, personal administrativos, estudiantes y comunidades.
Considero que la comunicación es un factor determinante en la organización para mejorar las relaciones laborales.
Es importante señalar que El 70% de las personas opinan que la comunicación es un factor determinante en la organización por lo que se consideran satisfechas en relación a un 30% que se sienten entre poco satisfechos e insatisfechos, es este sentido se puede afirmar que una buena comunicación es un aspecto fundamental para el buen desenvolvimiento de la organización universitaria con la particularidad de los aspectos propios de la municipalización, ya que la misma se establece en todos los momentos, en la cotidianidad y en todos los procesos de la vida laboral.
Considero que existe poca comunicación entre el equipo de profesores de la UBV.
El 85% considera que existe poca comunicación entre el equipo de profesores de la UBV por lo que se encuentran satisfechas, y un 15% se consideran entre poco satisfechas e insatisfechas. Los resultados obtenidos evidencian que el proceso de comunicación existen elementos negativos que interfieren en el proceso de comunicación, los canales son escasos, no hay una buena comunicación entre los diferentes niveles de la organización y el personal. Estos resultados nos indica que es necesario arbitrar los medios adecuados para que existan comunicaciones eficaces dentro de la institución, y para esto debemos tener en cuenta que las mismas deben planificarse, mostrando los códigos y canales adecuados a utilizar.
Considero que no se le ha dado a la comunicación la importancia como una herramienta para fortaleces los objetivos propios de la Universidad.
El 75% de los encuestados opinaron que consideran que no se le ha dado a la comunicación la importancia como herramienta para fortalecer los objetivos de la Universidad con relación a un 25% que se consideran entre poco satisfechos e insatisfechos. Es imperioso analizar que por los resultados obtenidos es una ventaja considerar que el equipo o colectivo le da a la comunicación un nivel importante al considerarla como una herramienta de trabajo para el intercambio de información, para facilitar la toma de decisiones y la interacción social con todos los grupos internos y externos.
Considero que mediante una comunicación eficaz se puede construir, transmitir y preservar una clara visión compartida, los valores, la misión y los objetivos de una organización universitaria.
De acuerdo a los resultados obtenidos se puede observar que el 65% de las personas encuestadas consideran que mediante la comunicación se puede construir, transmitir una clara visión compartida, los valores, misión y objetivos de la organización. En consecuencia se infiere que a través de una buena comunicación, se pueden construir, un excelente y adecuado clima laboral que un mejor entendimiento entre los integrantes del equipo, mejorará la motivación y el compromiso originando alta participación para el logro de los objetivos.
Conclusiones
Es importante considerar el clima organizacional en la gestión universitaria como una valiosa herramienta para la gestión del cambio en busca del logro de una mayor eficiencia en la institución, brindan información oportuna y necesaria que permiten identificar las necesidades en relación con el futuro deseado dentro de la organización, para de esta forma trazar las estrategias y acciones pertinentes.
Crear y desarrollar un sistema de comunicación que permita conocer y apropiar la misión, valores y mística institucional, orientada a fomentar una visión integral de las tareas que realiza el equipo o colectivo de trabajo.
Recomendaciones
Mejorar la calidad de la información transmitida a todo el personal y optimizar los recursos de información: reuniones. Escuchar a todos los colaboradores, e incentivar la participación de tal manera que se involucren en la discusión de temas o aspectos propios de la universidad.
Bibliografía
Castrejon L. y otros. (2006). Influencia de las relaciones interpersonales en el clima Organizacional del departamento de recursos humanos De la contraloría del Estado Miranda. Colegio universitario de Los Teques “Cecilio Acosta” Los Teques – Edo. Miranda. http://www.orestesenlared.com.ve
Orbegoso A. (2008). El Clima Organizacional. Que es y como analizarlo.
Córcega A. y Subero L. (2009). Análisis de los factores que influyen en el clima organizacional del Liceo Bolivariano “Creación Cantarrana”, Cumaná-Estado Sucre. Año 2007-2008”. Venezuela. http://ri.biblioteca.udo.edu.ve/handle/123456789/371
Niño, L (2006). Incidencia del Clima Organizacional en el desempeño Laboral del personal administrativo de la Vicepresidencia de Administración y Finanzas de La empresa Tropicalum, C.A. La Victoria Estado Aragua.
King, K. (2012) Comunicación organizacional. Tipos y formas.
