Cómo mejorar la gestión del almacén de medicamentos de un hospital. Caso Hospital General de San Juan del Río, Queretaro

INTRODUCCIÓN

En este proyecto lo que se realizo es la mejora al departamento de almacén de medicamento, material quirúrgico y de curación del Hospital General de San Juan del Río.

Buscamos los errores que el personal venía trabajando a lo largo del tiempo y así descubrió las carencias que este departamento tenía, los principales errores eran 2: el exceso de medicamento y la caducidad de los mismos.

Por ese motivo se decidió implementar un programa que les ayude a tener un control de pedido y fechas de caducidad para eso desarrollamos el proyecto que hemos nombrado “Semáforo de Alerta” buscando que sea de gran utilidad para ellos.

En cada capítulo se fue descubriendo con que contaba el Hospital y que faltaba para la mejora del departamento ya que este Hospital abastece a la mayoría de los municipios aledaños de san Juan del Río Querétaro.

CAPÍTULO I

CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA

En este capítulo hacemos referencia a lo ya estructurado del Hospital General, iniciado por su origen y por la razón de ser, mostrando sus diferentes departamentos con los que cuenta y servicios que ofrece

1.1 Antecedentes de los hospitales

Durante el período histórico en el que se debatía la definición liberal de la República, se advierte la ausencia de competencia institucional del Gobierno Federal en la prestación de servicios de atención médica y en lo relacionado a las acciones de salubridad; conforme a la Constitución de 1857, dicha competencia estaba bajo la jurisdicción de los estados y municipios, realizando la federación algunas de ellas en forma limitada, sin concebirse la existencia de un verdadero Sistema de Salud.

En 1927 se iniciaron los trabajos de la primera Delegación Federal de Salubridad instalada en el país, la actual Secretaría de Salud. Las labores de la primera época se limitaban a iniciar la vacunación anti variolosa casa por casa en la ciudad de México.

En 1945 la fusión a nivel nacional del Departamento de Salubridad Pública y la Secretaría de Asistencia ocasiona que los servicios a nivel estatal, tomen la denominación de Servicios Coordinados de Salubridad y Asistencia.

En 1978 por instrucciones del C. Presidente de la República a través del Secretario de Salubridad y Asistencia, se programó y se puso en operación el Programa de Extensión de Cobertura de los Servicios de Salud, a poblaciones mayores de 500 habitantes.

En el año 1998 se concluyó con 145 Centros de Salud; para 1999 se amplió a 159 unidades de primer nivel y para el año 2000 la infraestructura aumentó a 175; esto es, 30 Centros de Salud más en comparación a 1998.

Los 56 Hospitales Generales y el Hospital Integral de los Servicios de Salud ofrecen sus servicios de manera conjunta con 81 consultorios y 410 camas censables en el año de 2010.

1. 2 Historia del Hospital de General de San Juan del Rio

Desde su inauguración, el Hospital General de San Juan del Río, Qro, es un símbolo de salud, bienestar y garantía para la población de San Juan del Río.

Para tener un servicio como el que brinda, tuvieron que pasar muchos años y toda una serie de cambios en los que participaron varios personajes de la historia de esta ciudad que de alguna manera marcaron el inicio de lo que hoy es este Hospital.

Para poder tener una idea más clara de todo este proceso histórico del Hospital General, habría que remontarnos en el tiempo e iniciar recordando tiempos lejanos por los años de 1660 en los que el intenso tráfico de viajeros hacia el norte del país, los obligaba a alojarse en el pueblo, debido a que las crecientes del río impedía su paso, forzándolos a permanecer en el pueblo.

Estas condiciones favorecían el contagio de enfermedades que se hicieron endémicas, por lo que las autoridades de esa época solicitaron la fundación de un hospital para poder atender a los enfermos. Este privilegio le fue concedido al pueblo de San Juan del Río.

Tuvo su fundación en virtud de la licencia y facultad del Virrey Conde de Baños, que la extendió con fecha 15 de julio de 1661, en cumplimiento de las cédulas reales.

Así mismo, por el arzobispo de México Don Mateo de Sagade y Bugeiro, cuya aprobación fue dada el 9 de julio del mismo año. Su fundación se logró gracias al testamento que otorgó el 9 de febrero de 1661, ante el escribano público Hernando Díaz de Meneses, el español Tomás Enríquez Rangel, benefactor y vecino del pueblo que dejaba gran parte de su fortuna para este fin. Como albacea quedó Simón Núñez Bala, cura del pueblo.

El patronato del Hospital pertenecía a su majestad el Rey, pero se le adjudicó a Simón Núñez Bala, pasando a su muerte a los demás curas que le sucedieron. Quedaron como fundadores de este Hospital y convento el hermano fraile Baltasar de Aguilar y el fraile Juan Vicente y un religioso que era cirujano. Tomaron posesión del hospital el 23 de octubre de 1672.

El hospital se construyó en lo apartado del pueblo, cerca de las márgenes del Río. En la iglesia había un altar mayor para el patriarca De la orden, Juan de Dios. El hospital tenía la facultad de extender permisos para la apertura de mesones y fondas, cosa que le redituaba buenas entradas de dinero, para ayuda del sostenimiento y gastos. Además de estos ingresos el hospital tenía otros que generaban parte de la herencia de Núñez Bala, que eran lo que produjesen diez mil ovejas, y los cien pesos anuales que se obtenían de limosnas junto con los doscientos cincuenta pesos que se obtenían de renta de algunas fincas; todas estas entradas permitían atender con holgura a los cinco religiosos que ahí trabajaban y a los setenta y dos enfermos que en promedio había al año.

Hasta aquí llegan los informes que se pudieron recabar, dejando un gran vacío de información. En épocas posteriores.

El hospital se instaló en lo que actualmente son las instalaciones de la preparatoria de la Universidad Autónoma de Querétaro, a un costado de la iglesia de Jesusito de la Portería y la iglesia de San Juan de Dios, en donde siguió trabajando hasta principios del Siglo XX en que cambió su nombre por el de Hospital Civil de San Juan del Río, ubicándose en el mismo sitio.

Desde su creación se inició la labor humanitaria de su personal, orientada a la atención de las personas más necesitadas, como sucede en la actualidad. Durante el año de 1914, el Hospital Civil atendió a las fuerzas revolucionarias durante un ataque de viruela y se habla de que en 1917 se presentó una epidemia de gripe española o influenza, que provocó la muerte de una gran cantidad de pobladores, incluso de familias enteras.

El hospital siguió su labor hasta que en el año de 1960 fue inaugurado el Centro de Salud B, con Hospital con 15 camas y servicio de cirugía, que era atendido por algunos médicos y cuatro religiosas de la orden de las misioneras marianas, las cuales fueron sustituidas por personal de enfermería contratadas a partir del año de 1966.

El Centro de Salud funcionó hasta el mes de julio de 1979, con el fin de construir en el mismo sitio lo que sería las instalaciones del Hospital General de San Juan del Río, Qro. En avenida Juárez no 102, centro y que fue inaugurado el 1° de septiembre de 1984.

Con el paso de los años este sitio también se volvió insuficiente ante las demandas de la población. Para el año 1990 el Hospital contaba con: una sala de expulsión, un quirófano, 6 consultorios, 30 camas censables, y 30 no censables, 14 médicos especialistas, 4 médicos generales, 18 médicos de base, 4 médicos internos, 48 enfermeras de base y 9 pasantes de enfermería.

El crecimiento del hospital se volvió una necesidad, por lo cual se inició la construcción del futuro hospital en la zona oriente de la ciudad. Tras una serie de problemas de tipo administrativo, fue inaugurado por el presidente Ernesto Zedillo el 4 de septiembre de 1997.

El crecimiento del Hospital no se ha detenido, sino por el contrario, continúa haciéndose con más recursos humanos y materiales.

En la actualidad laboran en él 450 personas en todos los turnos, durante los 365 días del año, ofreciendo servicios de calidad para la población de San Juan del Río e incluso los Estados vecinos. Con 62 camas censables y 30 no censables.

En la actualidad, el Hospital General de San Juan del Río, Qro. Se encuentra certificado como Hospital Amigo del Niño y de la Madre por la UNICEF y como Hospital General por CERTSALUD.

Así mismo se ha iniciado dentro del hospital la implantación del sistema de gestión de calidad el cual ha tenido un gran éxito dentro del mismo, repercutiendo favorablemente en la calidad del servicio a toda la población que así lo requiere, contando también con un sistema de registro hospitalario computarizado el cual abarca todos los servicios.

En el año de 2001, el Hospital General de San Juan del Río, Qro. Participó por el premio Estatal de Calidad, siendo finalista. En el año 2002 participa nuevamente por el premio Estatal de Calidad, resultando ganador. Durante el año 2003 se participó en actividades para el Premio Nacional de Calidad en Salud, habiendo resultado ganador en ese proceso. Durante el mes de junio del 2006 el Hospital fue distinguido como unidad Modelo por parte de la Secretaria de Salud.

Actualmente nos encontramos en el proceso de Implementación de un Sistema de Gestión de Calidad con la intensión que en un futuro no lejano podemos obtener la Certificación Internacional ISO 9000.

1.3 Especialidades con las que cuenta el Hospital

1.3.1 Gineco-Obstetricia

Funciones: Esta especialidad, sus funciones son sus diversas y multifacéticas áreas de trabajo, tales como la mastología, la endocrinología ginecológica, la oncología, la medicina materno-fetal, la infertilidad, la uro-ginecología, la sexualidad, la ecografía, laparoscopia y la colposcopía entre otras, hacen parte integral del entrenamiento teórico-práctico del residente en formación, con un enfoque netamente integral y centrado en nuestra realidad socio-económica.

1.3.2 Pediatría

Funciones: Es estudiar al niño y sus enfermedades Cronológicamente, la pediatría abarca desde el nacimiento hasta la adolescencia. Dentro de ella se distinguen varios periodos: recién nacido (primer mes de vida), lactante (1-12 meses de vida), párvulo (1-6 años), escolar (6-12 años) y adolescente (12-18 años).

1.3.3 Cirugía

Funciones: Tiene como función llevar a la normalidad funcional y anatómica la cobertura corporal, es decir la forma del cuerpo. Mediante cirugía busca reconstruir las deformidades y corregir las deficiencias funcionales mediante la transformación del cuerpo humano.

1.3.4 Medicina Interna

Funciones: Dedica a la atención integral del adulto enfermo, sobre todo a los problemas clínicos de la mayoría de los pacientes que se encuentran ingresados en un hospital.

1.3.5 Urgencias

Funciones: Toma de relevo oral por parte del turno saliente. Recepción y custodia de la llave de la caja fuerte que contiene los estupefacientes del Servicio de Urgencias, previo cuadrase de los mismos con el enfermero/a saliente. Dicha llave no será asignada a los enfermeros/as volantes. Revisión de la Sala de Críticos (junto con la auxiliar de enfermería.) al inicio de cada turno, dejando constancia de ello en el libro instaurado para tal fin. Reposición de material y aparataje tras su uso con los pacientes que accedan a esta sala. Revisión de los boxes de reconocimiento y su aparataje comprobando su correcto funcionamiento.

1.3.6 Imagenología

Funciones: Las radiografías panorámicas, postero-anteriores y laterales con el correspondiente análisis cefalométrico son indispensables para establecer el diagnóstico y tratamiento en ortodoncia y para estudiar del crecimiento craneofacial postnatal.

1.3.7 Patología

Funciones: Autopsias de tipo médico. Archivo de protocolos de autopsia. Estudios de piezas quirúrgicas, biopsias y material de citología exfoliaría. Archivos de resultados de patología quirúrgica y citopatología. Museo de piezas anatomopatológicas o piezas fijadas y conservadas de manera conveniente.

Archivos de fotografías de autopsias y piezas quirúrgicas. Archivos de laminillas de autopsias, piezas quirúrgicas y biopsias Instalaciones para practicar estudios de rutina e investigación.

1.4 Misión

Otorgar servicios médicos de calidad, oportunos y con sentido humano, para el cuidado de la salud a la población que lo requiera, en un entorno de seguridad, confianza y satisfacción, respaldados por la capacitación continua de su personal.

1.5 Visión

En el año 2011 continuamos siendo líderes en la atención médica de segundo nivel en servicios hospitalarios distinguiéndonos por nuestro desempeño, respaldados en una actitud de profesionalismo, respeto y seguridad a nuestros usuarios.

1.6 Valores

Nuestro principal recurso son las personas. El paciente es el centro de referencia y actuación de la organización. Experiencia, conocimientos profesionales y tecnológicos, con afán de superación e innovación.

Accesibilidad a las prestaciones y asistencia humanizada, cuidando el entorno familiar.

Seriedad, fiabilidad, credibilidad y comunicación.

Vocación, compromiso y dedicación.

Respeto mutuo, trabajo en equipo y sentido de pertenencia.

Comunicación y solidaridad con compañeros, ciudadanos y otros centros.

La Calidad total es el instrumento adecuado para lograr resultados Excelentes.

Respeto al medio ambiente.

Integridad, es la totalidad de las aptitudes y valores que una persona posee y de acuerdo a los cuales se conduce. Ser integro es una cualidad altamente apreciada y reconocida en todos los ámbitos del quehacer humano.

La integridad dentro de toda comunidad social y de trabajo nos conduce hacia una perfección.

1.7 Objetivos de Calidad

Otorgar atención médica integral de segundo nivel.

Cumplir con tiempo de espera en consulta externa no mayor de 30 min.

Contar con un área de atención inmediata en urgencias.

Obtener consenso de satisfacción del usuario en un porcentaje igual o mayor del 85%.

Generar expedientes clínicos completos y ordenados de acuerdo a las especificaciones de cada servicio, en un 90%.

Tener estados financieros y presupuestales actualizados por periodos mensuales.

Garantizar el surtimiento al 100% de medicamentos del cuadro básico de uso intrahospitalario.

Cumplir con el 100% del programa de capacitación del personal.

Cumplir con el 80 % de mantenimiento preventivo. De acuerdo a presupuesto.

Cumplir al 100% los requisitos legales de regulación sanitaria.

Desarrollar actividades de investigación en el hospital.

1.8 Estructura organizacional.

1.8.1 Descripción de funciones

A) Director General

Objetivo: Se encarga de dirigir las actividades que realiza el hospital general para cumplir los objetivos planeados.

Funciones: El funcionamiento del Hospital se coordina desde la dirección General, la cual se apoya en dos áreas: La Dirección Médica y la Dirección Administrativa. Su principal función es la de conducir las políticas y normas para la prestación de servicios de atención médica; así como participar en la formación y desarrollo de recursos humanos y promover la investigación científica, en congruencia al modelo de atención para población abierta y al Sistema Estatal de Salud. La dirección cuenta con el apoyo de un patronato, cuyos miembros nombrados por el Ejecutivo del Estado, participan activamente en el cumplimiento de las metas propuestas por la Secretaría de Salud en beneficio de la comunidad.

B) Gineco-Obtetrícia

Objetivo: Apropiar un conocimiento teórico, claro y práctico de los contenidos en el área de ciencias básicas y otras áreas de la medicina, cuyo conocimiento y entendimiento le permitirá el manejo integral de la mujer. Ello incluye todos los aspectos importantes para entender la fisiología normal del organismo, la fisiopatología en presencia de enfermedad y las alteraciones propias del embarazo desde el punto de vista materno y fetal.

El médico debe demostrar conocimientos claros en las siguientes secciones: anatomía, inmunología, fisiología reproductiva, infectología, patología, endocrinología, Oncología, medicina Materno-fetal, de cirugía mínimamente invasiva,

Comprender, entender, apropiar y manejar los conocimientos, habilidades y destrezas “especializados” relacionados con el diagnóstico, manejo preoperatorio, operatorio y postoperatorio.

Funciones: Esta especialidad, sus funciones son sus diversas y multifacéticas áreas de trabajo, tales como la mastología, la endocrinología ginecológica, la oncología, la medicina materno-fetal, la infertilidad, la uroginecología, la sexualidad, la ecografía, laparoscopía y la colposcopia entre otras, hacen parte integral del entrenamiento teórico-práctico del residente en formación, con un enfoque netamente integral y centrado en nuestra realidad socio-económica.

C) Pediatría

Objetivo: Es estudiar al niño y sus enfermedades Cronológicamente, la pediatría abarca desde el nacimiento hasta la adolescencia. Dentro de ella se distinguen varios periodos: recién nacido (primer mes de vida), lactante (1-12 meses de vida), párvulo (1-6 años), escolar (6-12 años) y adolescente (12-18 años).

Funciones: Crecimiento y Desarrollo Físico, Nutrición y Alimentación, Desarrollo Psiconeurológico y Comportamiento Infantil, Pediatría Ambulatoria (Semiología, Supervisión del Niño Sano y Morbilidad Prevalente), Cirugía Infantil (Semiología Quirúrgica Pediátrica, Introducción a la Patología Quirúrgica Infantil), Neonatología (Semiología y Patología del Recién Nacido), Semiología e Introducción a la Patología Pediátrica.

D) Cirugía

Objetivo: En la actualidad, el cirujano desempeña un papel fundamental en la prevención, el diagnóstico, el tratamiento definitivo, el tratamiento paliativo y la rehabilitación del paciente canceroso.

Funciones: Tiene como función llevar a la normalidad funcional y anatómica la cobertura corporal, es decir la forma del cuerpo. Mediante cirugía busca reconstruir las deformidades y corregir las deficiencias funcionales mediante la transformación del cuerpo humano.

E) Medicina Interna

Objetivo:

Dedicar la atención integral del adulto enfermo, sobre todo a los problemas clínicos de la mayoría de los pacientes que se encuentran ingresados en un hospital.

Funciones:

Atención clínica integrada y completa de los pacientes con problemas de salud en el hospital. Guía al enfermo en su compleja trayectoria por el sistema sanitario hospitalario, dirigiendo y coordinando la actuación frente a su enfermedad y al resto de especialistas necesarios para un diagnóstico y tratamiento adecuados.

Los médicos internistas son los expertos a quien recurren los médicos de atención primaria y el resto de especialistas, para la atención de enfermos complejos, cuyo diagnóstico es difícil o bien se encuentre afecto de varias enfermedades o presenta síntomas de varios órganos, aparatos o sistemas del organismo.

Atender a los pacientes con las enfermedades más habituales que acuden al hospital, ingresados o en consultas ambulatorias. La extensa formación de los internistas no evita sin embargo que sean expertos en el control de los factores de riesgo cardiovascular, enfermedades infecciosas y muy especialmente el VIH, la insuficiencia cardiaca congestiva, la enfermedad tromboembolia venosa y todas las enfermedades reumatológicas y autoinmunes.

F) Urgencias

Objetivo: Realizar estudios sobre aspectos clínicos y organizativos de la atención sanitaria a las urgencias en el ámbito de nuestra comunidad. Colaborar con otros grupos de trabajo afines y otras sociedades científicas en la constitución de grupos multidisciplinarios y en la realización de estudios de investigación.

Convocar reuniones temáticas, mesas redondas y grupos de discusión en jornadas y congresos autonómicos y nacionales y en otros foros relacionados con la medicina de familia y las urgencias. Promover y organizar cursos de formación continuada para médicos de familia y otros profesionales de Atención Primaria y profundizar con otras sociedades científicas en el desarrollo de acreditaciones. Favorecer el desarrollo de grupos de consenso sobre temas de especial interés y de protocolos de actuación clínica.

Profundizar en los aspectos laborales y organizativos de interés para el médico de familia en el ámbito de las urgencias. Elaborar publicaciones (libros, manuales, protocolos, etc.) referentes a las urgencias en atención primaria.

Funciones: Toma de relevo oral por parte del turno saliente. Recepción y custodia de la llave de la caja fuerte que contiene los estupefacientes del Servicio de Urgencias, previo cuadraje de los mismos con el enfermero/a saliente. Dicha llave no será asignada a los enfermeros/as volantes. Revisión de la Sala de Críticos (junto con la auxiliar de enfermería.) al inicio de cada turno, dejando constancia de ello en el libro instaurado para tal fin. Reposición de material y aparataje tras su uso con los pacientes que accedan a esta sala.

Revisión de los boxes de reconocimiento y su aparataje comprobando su correcto funcionamiento. Recepción de los pacientes que acuden a esta área bien por su propio medio.

G) Recursos Humanos

Objetivo: Contar con un sistema de administración de recursos humanos que le permita al hospital disponer oportunamente de personal calificado, motivado y compensado, a fin de lograr las metas de servicio al usuario.

Funciones: Organizar, dirigir, controlar y evaluar el funcionamiento de la generalidad de las unidades y servicios referentes al área de recursos humanos.

H) Recursos Financieros

Objetivo: Tener en orden todo asunto monetario relacionado con el hospital y hacer buena función del mismo

Funciones: Administrar a cada área del Hospital la cantidad monetaria asignada. Tener reporte de cuánto dinero entra al Hospital y en que se está utilizando dicha cantidad.

I) Enfermería

Objetivo: Consiste en ayudar al anciano sano o enfermo a conservar o recuperar la salud para que pueda llevar a cabo las tareas que le permitan el mayor grado de independencia posible.

Funciones: Estudiar la situación salud-enfermedad del anciano y recopilar información. Analizar e interpretar datos. Emitir un juicio/diagnóstico de enfermería. Planificar los cuidados priorizando según las necesidades. Evaluar los resultados.

J) Laboratorio

Objetivo: Cada encargado de sección tiene la responsabilidad de garantizar la calidad de los resultados de los exámenes como también la oportuna entrega de éstos a la Unidad de Emergencia, Servicios Críticos, Servicios Clínicos, Policlínicos, Especialidades o a pacientes que acuden a nuestra Unidad.

Funciones: Apoyar a los Servicios Clínicos, de Apoyo Clínico y otros, en el diagnóstico, tratamiento y seguimiento de pacientes y al control epidemiológico y a la salud pública.

Lograr la cobertura cualitativa y cuantitativa y oportuna de los servicios prestados conforme al desarrollo de los programas de salud y a las exigencias técnicas de sus acciones.

Lograr que los servicios del laboratorio sean permanentes, eficaces, eficientes, confiables y oportunos.

Optimizar el aprovechamiento del personal especializado, profesional, técnico y auxiliar, así como los recursos físicos e implementación existente.

Velar por el apropiado desarrollo técnico y gestionar su aplicación según los recursos disponibles.

K) Imagenología

Objetivo: Identificar las indicaciones de los principales estudios de imagenología., sus fundamentos y los criterios de calidad que deben aplicarse para la obtención de resultados confiables, oportunos y útiles en el diagnóstico.

Funciones: Las radiografías panorámicas, postero-anteriores y laterales con el correspondiente análisis cefalométrico son indispensables para establecer el diagnóstico y tratamiento en ortodoncia y para estudiar del crecimiento craneofacial postnatal.

L) Patología

Objetivo: Conocimientos avanzados sobre los mecanismos celulares y moleculares que subyacen al desarrollo de los procesos patológicos de mayor relevancia socio-sanitaria.

Funciones: Autopsias de tipo médico. Archivo de protocolos de autopsia. Estudios de piezas quirúrgicas, biopsias y material de citología exfoliaría. Archivos de resultados de patología quirúrgica y citopatología. Museo de piezas anatomopatológicas o piezas fijadas y conservadas de manera conveniente.

Archivos de fotografías de autopsias y piezas quirúrgicas. Archivos de laminillas de autopsias, piezas quirúrgicas y biopsias Instalaciones para practicar estudios de rutina e investigación.

M) Trabajo social

Objetivo: Proporcionar al paciente, familiares y acompañantes Información general sobre el hospital y los servicios que en él se prestan.

Funciones: Aporta alternativas y soluciones a las dificultades y problemas sociales que surgen en el transcurso de la enfermedad con el objetivo de evitar los desajustes socio-familiares que se producen como consecuencia de la pérdida de la salud.

N) Epidemiología

Objetivo: Establecer la causa de la enfermedad, así como los factores de riesgo que llevan a que se desencadene. Reconocer la distribución de la enfermedad en la población. Reconocer la historia natural de la enfermedad y su pronóstico.

Funciones: El estudio de la distribución y de los determinantes de los estados o fenómenos relacionados con la salud en poblaciones específicas y la aplicación de este estudio al control de los problemas sanitarios.

O) Psicología

Objetivo: Es estudiar el comportamiento humano, pero entiéndase bien que damos a este término un sentido muy laxo, es decir, que mediante él entendemos y englobamos todas las actividades de los individuos.

Funciones:

Estudia los procesos mentales, incluyendo procesos cognitivos internos de los individuos, así como los procesos socio cognitivos que se producen en el entorno social, lo cual involucra la cultura.

1.10 Área o Departamento donde se realiza la actividad

1.10.1 Almacén

Objetivo: Mantener y contar con suficiente medicamento para las diferentes especialidades con la que cuenta el hospital general.

Funciones: Abastecer las 24 horas los departamentos correspondientes de este.

Controla las entradas y salidas de medicamentos y material quirúrgico.

Revisa máximos y mínimos del stock.

Fue importante conocer desde cuando surge la necesidad de crear un hospital y la evolución del cómo llego al municipio de San Juan del Rio, ya que este es de gran utilidad porque no solo fueron favorecidos los sanjuanenses sino también se vieron beneficiadas comunidades aledañas porque en la actualidad atiende a mas de 500 personas al día y ahora con el seguro popular empiezan a incrementar estas cifras.

El área donde se desarrolla el proyecto es un punto clave para conocer la distribución de medicamento y material quirúrgico de acuerdo a su clasificación y manejo.

CAPÍTULO ll

MANEJO DEL ALMACÉN

En el presente capítulo se hace referencia de algunas definiciones como: qué es un almacén, tipos de almacén, qué es un inventario y cuántos tipos de inventario existen, basándose en las 5’s para desarrollar los objetivos de un sistema de almacenaje, así como la importancia de tener un buen control del almacén, entre otros. Esto con la finalidad de tener un amplio panorama para desarrollar eficientemente el proyecto.

2 .1 Almacén

Es el subproceso operativo concerniente a la guarda y conservación de los productos con los mínimos riesgos para el producto, personas, compañías y optimizando el espacio físico del almacén.

Esta optimización de espacios tiene como objetivo la facilitación del desarrollo de las actividades y para ello la zonificación del almacén resulta necesaria.

El almacén es el lugar o espacio físico en que se depositan las materias primas, el producto semi-terminado o el producto terminado a la espera de ser transferido al siguiente eslabón de la cadena de suministro. Sirve como centro regulador del flujo de mercancías entre la disponibilidad y la necesidad de fabricantes, comerciantes y consumidores.

Tiene su origen en la palabra árabe “Al Majzan” (Majzan significa depósito)

En el caso del Hospital General cuenta con alguna de estas:

A) Escaleras especiales para facilitar el alcance de los medicamentos.

B) Carro repartidor que ayuda a la entrega de medicamento a las diferentes áreas del hospital.

2.1.2 Principios del almacén

La primera razón de ser de un almacén nace para facilitar la práctica y reducir el lapso de tiempo entre el lugar donde están ubicados los medicamentos y materiales de curación hasta el paciente final.

En la actualidad los almacenes tienen que estar sincronizados en tiempo real con la cadena de suministro, para poder igualarlo de acuerdo a la demanda, eliminar el exceso de inventario y optimizar el flujo de bienes a lo largo de la cadena.

A) Principios básicos del almacén

Todo almacén puede considerarse redituable según el apoyo que preste a las funciones, así como también es importante que lo almacenado tenga un movimiento rápido en entradas y salidas, ya que todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva los costos, razón por la cual debe de conservarse el mínimo de existencias con el mínimo de riesgos de faltantes y el menor costo posible de operación.

B) Los principios básicos de almacén se describen de la siguiente manera:

1.- La custodia fiel y eficiente de los productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una sola persona en cada almacén.

2.- El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas, hasta donde sea posible, de recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y de ayuda en el control de inventarios.

3.- Debe existir una sola puerta, o bien una de entrada y otra de salida, y ambas bajo control.

4.- Llevar un registro al día y control interno de entradas y salidas.

5.- Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre común.

6.- Toda operación de entrada o salida del almacén requiere la documentación autorizada según un sistema establecido.

7.- Toda operación de entrada o salida del almacén requiere la documentación autorizada según un sistema establecido.

8.- La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté asignada a él, y estará restringida al personal autorizado.

9.- Los materiales almacenados deberán obtenerse fácilmente cuando se necesiten.

10.- La disposición del almacén deberá facilitar el control de los materiales.

2.1.3 Objetivo del almacén

1. Rapidez en las entregas de medicamentos y materiales de curación.

2. Reducción de Costos.

3. Maximización del volumen disponible.

4. Maximización de las operaciones de manipulación y transporte.

5. Aprovechar al máximo la superficie actual del almacén.

6. Evitar pérdidas y diferencias en inventario, y poder realizar inventarios periódicamente.

7. Salvaguardar y mantener el inventario en condiciones óptimas.

8. Clasificación de los medicamentos en el almacén por su rotación.

La gestión de almacenes implica una serie de decisiones básicas tales como:

A) Decidir el número de almacenes y su tamaño.

B) Elegir las localizaciones para los almacenes.

C) El tipo y nivel de almacenaje. Una de las decisiones más importantes es utilizar almacenes en la propiedad, alquilados o manejar almacenes ajenos.

Algunos productos requieren almacenes especializados como es el caso de los Medicamentos controlados. Otra decisión fundamental es el nivel de automatización de los almacenes.

D) Establecer la organización y los procedimientos concretos de gestión dentro del almacén.

E) El número de almacenes depende de varios factores de acuerdo a las características de cada medicamento.

F) La localización de los almacenes se decide analizando los costes de los diversos emplazamientos alternativos.

G) Establecer el sistema de organización. Se hace preciso decidir el número de empleados de los almacenes, seleccionarlos, formarlos y asignarles responsabilidades.

Un aspecto importante en los almacenes es la distribución en planta. Es decir, como se reparten por la superficie del almacén los distintos productos.

2.2.4 Funciones del almacén

Para la administración de los medicamentos es fundamental tomar en cuenta a el almacén como un medio para lograr los objetivos establecidos, constituyendo un elemento esencial.

Esto se lleva acabo considerando:

Recepción de materiales en almacén: Se recibe el material que entra al hospital general, su objetivo primordial es obtener rapidez en la descarga y lograr que la permanencia de la mercancía en el área de recepción sea la más mínima posible

Almacenamiento de materiales: se encargan de los materiales para evitar cualquier tipo de accidentes.

Despacho de materiales: Entregar el material que sea solicitado en el momento correcto y verificar que la persona que solicite el material sea la correcta así como llevar un control del material que se entrega para evitar cualquier mal entendido.

Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y contabilidad: Tener una buena comunicación con los demás departamentos para llevar un control más eficiente de los medicamentos.

Otras de las de las funciones más importantes que se desempeña en el almacén son:

A) Mantener los medicamentos y materiales de curación cubierto de incendios, robos y deterioros.

B) Permitir a las personas autorizadas el acceso a los materiales almacenados.

C) Mantener en constante información al departamento de compras, sobre las existencias reales de medicamentos y materiales de curación.

D) Llevar en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y salidas)

E) Vigilar que no se agoten los medicamentos (máximos – mínimos).

2.1.5 Beneficios del almacén

A) Agilidad del desarrollo del resto de procesos logísticos.

B) Mejora de la calidad del producto

C) Optimización de costes

D) Reducción de tiempos.

E) Rapidez de entregas

F) Fiabilidad

G) Reducción de costes

2.1.6 Tipos de almacenamiento

Racking: permite utilizar de manera eficiente el espacio vertical, almacenando existencias en grandes racks. Sin embargo, el ordenarlo puede requerir mayor trabajo y ser más caro, ya que es necesario utilizar sistemas automáticos de elevación.

Por zonas: despacha el ordenamiento y permanencia agrupando existencias comunes juntas en lugares de fácil acceso. La zonificación puede resultar en una utilización del espacio menos eficiente.

Aleatorio: agrupa productos de acuerdo al espacio disponible sin relacionar las características de los productos. Aunque el espacio del almacén se utiliza correctamente, el almacenamiento aleatorio no ayuda a la recogida rápida, especialmente cuando se trata de grandes cantidades.

De temporada o promociones: los productos sujetos a temporalidades son ubicados en áreas de fácil acceso y abastecimiento para minimizar los costes de manipulación. Los flujos de entrada y salida del almacén de las mercancías son variadas, como por ejemplo:

Ultimas entradas primeras salidas (UEPS): La última mercancía que entra en almacén, es la primera que sale para expedición. Esta modalidad es frecuentemente utilizada en productos frescos.

Primeras entradas primeras salidas (PEPS): La primera mercancía que entra al almacén, es la primera que es sacada del almacén. Es la modalidad más utilizada para evitar las obsolencias.

First expired – First out (FEFO): El de fecha más próxima de caducidad es el primero en salir.

2.1.7 Primeras entradas primeras salidas (PEPS)

Este método se basa en la suposición de que las primeras unidades en entrar al almacén o la producción serán las primeras en salir razón por la cual al finalizar el periodo contable las existencias quedan valuadas a los últimos precios de costo de adquisición.

2.2 Inventarios

Se denominan existencias o inventarios a la variedad de materiales que se utilizan en la empresa y que se guardan en sus almacenes a la espera de ser utilizados, vendidos o consumidos, permitiendo a los usuarios desarrollar su trabajo sin que se vean afectados por la falta de continuidad en la fabricación o por la demora en la entrega por parte del proveedor.

Los inventarios varían en razón de su consumo o la venta de cada artículo que los componen, lo que da lugar al movimiento de las existencias por ingresos de nuevas cantidades y salida de estas a solicitud de los usuarios, produciendo la rotación de los materiales y la generación de utilidades en función de dicha rotación.

2.2.1 Objetivo del inventario

Proveer o distribuir adecuadamente los medicamentos necesarios para la institución. Colocándolos a disposición en el momento indicado, para así evitar aumentos de costos, perdidas de los mismos. Permitiendo satisfacer correctamente las necesidades reales de la institución, a las cuales debe permanecer constantemente adaptado. Por lo tanto la gestión de inventarios debe ser atentamente controlada y vigilada.

2.2.2 Administración del inventario

La administración de inventario implica la determinación de la cantidad de inventario que deberá mantenerse, la fecha en que deberán colocarse los pedidos y las cantidades de unidades a ordenar.

La administración de inventario es primordial dentro de cualquier institución ya que existen diversos procedimientos que nos va a garantizar como lograr la satisfacción para llegar a obtener un nivel óptimo del almacén

Su éxito va estar enmarcado dentro de la política de la administración de inventario:

1. Establecer relaciones exactas entre las necesidades probables y los abastecimientos de los diferentes medicamentos.

2. Definir categorías para los inventarios y clasificar cada medicamento en la categoría adecuada. .

3. Mantener un nivel adecuado de inventario.

4. Satisfacer las necesidades de los pacientes.

5. Recurrir a la informática.

2.2.3 Las 5´S

Se llama estrategia de las 5S porque representan acciones que son principios expresados con cinco palabras japonesas que comienza por S. Cada palabra tiene un significado importante para la creación de un lugar digno y seguro donde trabajar. Estas cinco palabras son:

Clasificar. (Seiri)

Orden. (Seiton)

Limpieza. (Seiso)

Limpieza Estandarizada. (Seiketsu)

Disciplina. (Shitsuke)

Las cinco “S” son el fundamento del modelo de productividad industrial creado en Japón y hoy aplicado en empresas occidentales. No es que las 5S sean características exclusivas de la cultura japonesa. Todo en algun momento hemos utilizado las 5S.

Estrategia 5S

La estrategia de las 5S es un concepto sencillo que a menudo las personas no le dan la suficiente importancia, sin embargo, una institución limpia y segura nos permite realizar las siguientes metas:

1.- Dar respuesta a la necesidad de mejorar el ambiente de trabajo, eliminación de despilfarros producidos por el desorden, falta de aseo, fugas, contaminación, etc.

2.- Buscar la reducción de pérdidas por la calidad, tiempo de respuesta y costes con la intervención del personal en el cuidado del sitio de trabajo e incremento de la moral por el trabajo.

3.- Facilitar crear las condiciones para aumentar la vida útil de los equipos, gracias a la inspección permanente.

4.- Mejorar la estandarización y la disciplina en el cumplimiento de los estándares al tener el personal la posibilidad de participar en la elaboración de procedimientos de limpieza, lubricación y apriete.

A) SEIRI

Separar lo necesario de lo innecesario

Significa eliminar del área de trabajo todos los elementos innecesarios y que no se requieren para realizar nuestra labor.

1.- Clasificar lo necesario de lo innecesario para el trabajo rutinario.

2.- Mantener lo que necesitamos y eliminar lo excesivo.

3.-Separar los elementos empleados de acuerdo a su naturaleza, uso, seguridad y frecuencia de utilización con el objeto de facilitar la agilidad en el trabajo.

4.- Organizar las herramientas en sitios donde los cambios se puedan realizar en el menor tiempo posible.

5.- Eliminar información innecesaria y que nos puede conducir a errores de interpretación o de actuación.

Beneficios del SEIRI

1.- Liberar espacio útil en planta y oficinas

2.- Reducir los tiempos de acceso al material, documentos, herramientas y otros elementos de trabajo.

3.- Mejorar el control visual de stocks de repuestos y elementos de producción, carpetas con información, planos, etc.

4.- Eliminar las pérdidas de productos o elementos que se deterioran por permanecer un largo tiempo expuestos en un ambiento no adecuado para ellos; ejemplo, materia de empaque, etiquetas, envases plásticos, cajas de cartón y otros.

5.- Facilitar el control visual del material que se van agotando.

B) SEITON

SEITON – ordenar

Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Seiton consiste en organizar los elementos que hemos clasificado como necesarios de modo que se puedan encontrar con facilidad.

1.- Disponer de un sitio adecuado para cada elemento utilizado en el trabajo de rutina para facilitar su acceso y retorno al lugar.

2.- Disponer de sitios identificados para ubicar elementos que se emplean con poca frecuencia.

3.- Disponer de lugares para ubicar el material o elementos que no se usarán en el futuro.

4.- Lograr que el equipo tenga protecciones visuales para facilitar su inspección autónoma y control de limpieza.

C) SEISO

SEISO – limpiar

Limpiar el sitio de trabajo y los equipos y prevenir la suciedad y el desorden. Seiso significa eliminar el polvo y suciedad de todos los elementos de la institución, Seiso implica inspeccionar el equipo durante el proceso de limpieza. Se identifican problemas de escapes, averías, fallos o cualquier tipo de fuga. Esta palabra japonesa significa defecto o problema.

La limpieza se relaciona estrechamente con el buen funcionamiento de los equipos. Seiso implica un pensamiento superior a limpiar.

Exige que realicemos un trabajo creativo de identificación de las fuentes de suciedad y contaminación para tomar acciones de raíz para su eliminación, de lo contrario, sería imposible mantener limpio y en buen estado el área de trabajo. Se trata de evitar que la suciedad, el polvo, y las limaduras se acumulen en el lugar de trabajo.

Beneficios del SEISO

1.- Reduce el riesgo potencial de que se produzcan accidentes.

2.- Mejora el bienestar físico y mental del trabajador.

3.- Se incrementa la vida útil del equipo al evitar su deterioro por contaminación y suciedad.

4.- Las averías se pueden identificar más fácilmente cuando el equipo se encuentra en estado óptimo de limpieza

5.- Se reducen los despilfarros de materiales y energía debido a la eliminación de fugas y escapes.

6.- La calidad del almacén se mejora y se evitan las pérdidas por suciedad y contaminación del producto y empaque.

D) SEIKETSU

SEIKETSU – estandarizar

Preservar altos niveles de organización, orden y limpieza. Seiketsu implica elaborar estándares de limpieza y de inspección para realizar acciones de autocontrol permanente. “Nosotros” debemos preparar estándares para nosotros”. Cuando los estándares son impuestos, estos no se cumplen satisfactoriamente, en comparación con aquellos que desarrollamos gracias a un proceso de formación previo.

El Seiketsu pretende:

1.- Mantener el estado de limpieza alcanzado con las tres primeras S

2.- Enseñar al operario a realizar normas con el apoyo de la dirección y un adecuado entrenamiento.

3.- Las normas deben contener los elementos necesarios para realizar el trabajo de limpieza, tiempo empleado, medidas de seguridad a tener en cuenta y procedimiento a seguir en caso de identificar algo anormal.

4.- En lo posible se deben emplear fotografías de como se debe mantener el equipo y las zonas de cuidado.

5.- El empleo de los estándares se debe auditar para verificar su cumplimiento.

Beneficios del SEIKETSU

1.- Se guarda el conocimiento producido durante años de trabajo.

2.- Se mejora el bienestar del personal al crear un hábito de conservar impecable el sitio de trabajo en forma permanente.

3.- Se evitan errores en la limpieza que puedan conducir a accidentes o riesgos laborales innecesarios.

4.- La dirección se compromete más en el mantenimiento de las áreas de trabajo al intervenir en la aprobación y promoción de los estándares

5.- Se prepara el personal para asumir mayores responsabilidades en la gestión del puesto de trabajo.

E) SHITSUKE

SHITSUKE – disciplina

Crear hábitos basados en las 4’s anteriores. Shitsuke o Disciplina significa convertir en hábito el empleo y utilización de los métodos establecidos y estandarizados para la limpieza en el lugar de trabajo. Podremos obtener los beneficios alcanzados con las primeras “S” por largo tiempo si se logra crear un ambiente de respeto a las normas y estándares establecidos. Las cuatro “S” anteriores se pueden implantar sin dificultad si en los lugares de trabajo se mantiene la Disciplina. Su aplicación nos garantiza que la seguridad será permanente, la productividad se mejore progresivamente y la calidad.

Shitsuke implica:

1.- El respeto de las normas y estándares establecidas para conservar el sitio de trabajo impecable.

2.- Realizar un control personal y el respeto por las normas que regulan el funcionamiento de una organización.

3.- Promover el hábito de autocontrolar o reflexionar sobre el nivel de cumplimiento de las normas establecidas.

4.- Comprender la importancia del respeto por los demás y por las normas en las que el trabajador seguramente ha participado directa o indirectamente en su elaboración.

Beneficios del SHITSUKE

1.- Se crea una cultura de sensibilidad, respeto y cuidado de los recursos de la empresa.

2.- La disciplina es una forma de cambiar hábitos.

3.- Se siguen los estándares establecidos y existe una mayor sensibilización y respeto entre personas.

4.- La moral en el trabajo se incrementa.

5.- El cliente se sentirá más satisfecho ya que los niveles de calidad serán superiores debido a que se han respetado íntegramente los procedimientos y normas establecidas.

6.- El sitio de trabajo será un lugar donde realmente sea atractivo.

El Almacenaje es un área crítica, desafortunadamente muchos no entienden esto ni el rol del almacenaje, por lo que se requiere un enfoque más activo. Debemos ser conscientes de la importancia que tiene un almacén, para la institución y si no se sabe manejar correctamente puede ocasionar pérdidas para dicha institución. Así como aplicar las 5’s dentro del hospital, y en especial el almacén ya que tiene que sujetarse a esta normas para tener un contrala al acceso de los medicamentos, material quirúrgico y de curación.

CAPÍTULO III

SITUACIÓN ACTUAL DEL ALMACÉN DEL HOSPITAL GENERAL DE SAN JUAN DEL RIO

Como ya se definió en el capítulo anterior la importancia de tener un excelente control de Entradas y Salidas del Almacén, además de realizar inventarios físicos periódicamente, entre otros aspectos importantes, es por ello que en el presente capítulo explicaremos amplia y detalladamente cómo es que se lleva a cabo el manejo del Almacén en el hospital general de San Juan del Rio, así como aquellas áreas de oportunidad en las que podemos dar propuestas de mejora para eficientar y optimizar el control de Almacén.

3.1 Almacén del Hospital General

Actualmente el HOSPITAL GENERAL DE SAN JUAN DEL RIO; cuenta con dos almacenes; uno de ellos es la cede del hospital, ya que allí se concentra todo el medicamento, material quirúrgico y de curación que se requiere para cubrir todas las necesidades de dicho hospital tanto para uso interno como para los derechohabientes, el almacén es de gran capacidad, y es el encargado de distribuir el medicamento, material quirúrgico y de curación a la clínica; el almacén cede no está ubicado dentro de la clínica su ubicación es el centro de San Juan del Río en av. Juárez Poniente s/n.

El almacén que se encuentra dentro del Hospital es el encargado de cubrir las diferentes aéreas las cuales son:

. Farmacia: aquí son entregados los medicamentos de mayor utilización y de fácil manejo para el derechohabiente.

. Cirugía: aquí es entregado todos los materiales quirúrgicos y de curación así como medicamentos solicitados por el médico.

. Ceye: A esta área se le manda los materiales que necesitan ser esterilizados.

. Diálisis: aquí se entrega la eritropoyetina y material para realizar diálisis

. Urgencias: En esta área se ocupa poco medicamento y mas material de curaciones poca la rotación de medicamento.

El almacén que se encuentra dentro del hospital se encarga de abastecer diario a todas estas áreas mencionadas en los tres turnos atendiendo las solicitudes de medicamentos, material quirúrgico y de curación solo en cantidades solicitadas para poder llevar un control exacto de cada producto cuando éste sale del almacén, cada turno cuanta con su propio personal incluyendo el turno especial.

3.1.2 Almacén de medicamentos

La situación actual del almacén de medicamentos y material quirúrgico se encuentra de la siguiente forma cuenta con un área de 30 mts 2, en los cuales se encuentra un refrigerador de 20 pies; donde se coloca el medicamento que requiere de una temperatura a los que se le conoce como medicamentos controlados. Cuenta con 10 anaqueles de medicamentos y 20 anaqueles más de material quirúrgico y de curación, las condiciones de trabajo del equipo de este departamento se vienen desarrollando de una forma nata es decir que no cuentan con un stock real de medicamentos, material quirúrgico y de curación, los anaqueles no tiene un orden de acuerdo a fechas de caducidad y no establece el número de piezas exactas que deben estar exhibidas además de que las claves de los medicamentos no son actualizadas constantemente; de la misma forma se presenta en los 20 anaqueles equipo de material quirúrgico y de curación aquí también se desconoce la distribución de las claves, es decir que estos almacenes no están bien organizados, y a que constantemente se modifica la ubicación de los medicamentos, material quirúrgico y de curación y por lo tanto no cuentan con algún reglamento específico para el acomodo de cada uno.

Debido a todo esto no se tiene un buen control por que en ocasiones los medicamentos se localizan en otro lugar y se piensa que no se tiene ese producto y se realiza una compra entonces lo que se hace es incrementar la cantidad de medicamento, material quirúrgico y de curación así como origina gasto en la institución.

3.1.3 Encargados del almacén

Para tener el control y orden de los almacenes se cuenta con dos personas, una que es el responsable del almacén de medicamento y mientras que la otra persona es encargada de material quirúrgico y de curación; ellos son los principales encargados de traer lo que se vaya ocupando del cede al hospital para la ayuda de la entrega de surtir las solicitudes realizadas por las diferentes departamentos del hospital se cuentan con cuatro personas que son los apoyos del encargado de realizar la entrega de medicamentos, material quirúrgico y de curación tomando en cuenta las solicitudes en cantidades exactas.

Las funciones que se realizan dentro del almacén son:

. Recibir el medicamento, material quirúrgico y de curación asegurándose que venga en buenas condiciones y que corresponda conforme el pedido.

. Acomodar el material en el lugar que le corresponda.

. Surtir el medicamento y material a las áreas que le solicite.

. Captura de datos del material entregado.

. Tener en orden los medicamentos, material quirúrgico y de curación.

. Tienen la autorización para realizar solicitud de compras cuando lo crean conveniente.

. Los encargados del almacén son responsables de tener todo el material en buenas condiciones para recibirlo y acomodarlo.

3.2 Inventarios

El inventario se realiza a finales de año o cuando el sector salud así lo solicita, es importante tomar en cuenta que por cada producto se realiza indefinidamente cada que se requiere ya sea para pedir más producto o para comprobar que se pueda surtir un pedido en su totalidad, es por ello que no se tienen fechas específicas para llevar a cabo un inventario.

El último inventario que se ha realizado es el de junio del 2010 y es el que ha servido como base para realizar las modificaciones en el sistema, ya que a partir de este año es cuando se han estado llevando a cabo un cambio en todo el control de los inventarios.

Para que se pueda realizar un buen inventario se necesita que todo el sistema este bien para poder cargar las existencias para así saber cuánto tenemos y poder planear una buena compra.

3.3 Proceso para la adquisición de medicamento

1.- El encargado del los medicamentos solicita lo que se utilizaran a lo largo de un año.

2.- El encargado del medicamento de curación y material quirúrgico solicita lo que se utilizara en un lapso de un año.

3.- Se consulta al Jefe del Departamento sobre lo que se está solicitando.

4.- Si el Jefe del Departamento da su aprobación para solicitud de medicamentos, se prosigue a elaborar la requisición, la cual debe incluir los siguientes datos:

A) Indicar el No. de Oficio, así como la fecha.

B) Descripción de los medicamentos solicitados

C) Cantidad solicitada.

5.- Se elabora un oficio en donde se debe solicitar que se lleve a cabo la compra de los medicamentos solicitados en la requisición que se anexa al oficio…

3.3.1 Proceso para la recepción de los medicamentos en el almacén.

1.- Primero se reciben los medicamentos enviados desde Querétaro hasta las instalaciones del almacén, algunos de los medicamentos se guardan en una bodega cercana al hospital y cada vez que se requieran más medicamentos los encargados del almacén van a la bodega por ellos.

2.- El enviado de Querétaro debe traer con el Copia y Original de la Factura de compra. Y en ocasiones la orden de compra.

3.- El jefe del departamento debe sellar y firmar de recibido la original y copia de la factura.

4.- Ya que se ha firmado de recibido la factura, se procederá a elaborar el formato de Entrada de Medicamentos.

5.- Después de llenado el formato, se imprime y se anexa con la copia de la factura.

7.- Una vez que se encuentran los medicamentos en el almacén se procede a darlos de alta en el sistema, para que cada que salga un medicamento quede registrado.

3.4 Salida de medicamento

Para la salida del medicamento del almacén, las diferentes áreas que lo solicitan realizan una requisición por medio del sistema, aquí los encargados de surtir los medicamentos imprimen las requisiciones para de esta manera poder surtirlas.

Al término de cada turno se le entregan todas las requisiciones a la secretaría del almacén para que se encargue de capturarlos en el sistema y de esta manera queden dados de baja en el sistema los medicamentos que se surtieron en ese turno.

El departamento del almacén no presta medicamento sin que exista una requisición ya que tratan de evitar que el medicamento se pierda o realicen un mal uso del medicamento, además de que todo medicamento que sale del almacén tiene que quedar registrado en una base de datos.

3.5 Programa que se maneja.

Actualmente se cuenta con el programa ASPEL-SAE para Windows versión 3.0 para llevar los registros del hospital este programa “es un sistema de cómputo que permite lograr una óptima automatización del proceso administrativo, facilitando la realización de las principales operaciones de entrada y salida de los medicamentos, material quirúrgico y de curación del almacén.

A través de diferentes procesos la información se actualiza en línea es decir la información del cuadro básico que se mantiene al día en todo momento evitando la duplicidad en la captura de información.

Este programa apenas se aceptó para el sector salud y por lo tanto apenas se están acoplando a su uso y sobre todo apenas se está creando la base de datos de los diferentes tipos de materiales con los que se cuenta por lo que no se tiene un buen control.

Anteriormente se utiliza un SAE pero versión 6.0 y era más complicado, ya que por algún error te sacaba automáticamente del programa y no fue muy difícil acoplarse al actual sistema pero si lleva tiempo el estar cargando las listas de los proveedores, productos en fin toda una base de datos.

3.6 Formatos utilizados para el control del material

El hospital maneja los formatos de orden, requisición, cotización, factura y solicitud de medicamento, material quirúrgico y de curación para saber que entra y que sale del almacén; hay personas responsables que se encargan de tener una copia de esos documentos a pesar que se quedan grabados en el sistema pero cada uno lleva su respectivo control, y todo esto ayuda para que cuando exista alguna duda se pueda consultar fácilmente.

A continuación mencionamos los tipos de documentos con los que cuenta el almacén para el control interno y externo de este mismo, y que nos indica cada uno es decir cuál es el uso real de dicho documento:

A) Orden: Es el documento por medio del cual se realiza un pedido formal al proveedor para surtir cierto producto.

B) Requisición: Este documento se elabora para solicitar y elegir al proveedor, al elaborarse una requisición de mercancía nos disminuyen los pendientes por recibir y se incrementan las existencias de los productos, además modifica los rubros de costo promedio y último costo de los productos. Así mismo se generará un movimiento de entrada por concepto de “compra” dentro del cuadro básico de movimientos al inventario.

C) Cotización: Este documento se refiere a una propuesta al proveedor del monto al que ascendería la compra de cierta mercancía. Por la naturaleza de las cotizaciones éstas no afectan ningún módulo, es decir al elaborar en el sistema una cotización al cliente no se generan movimientos al inventario.

D) Factura: Este es el documento final que acredita la compra realizada por el sector salud.

E) solicitud de material: Dicho documento es de uso interno; es una comunicación del hospital con el almacén, este documento es la única forma de obtener lo que se requiere en diferentes áreas del hospital ya sea medicamentos, material quirúrgico y de curación.

Después de haber analizado detalladamente el manejo del los almacenes que pertenecen al Hospital General se detectaron varios problemas uno de ellos es el poco compromiso que existe por parte del personal responsable para dar de alta y baja los materiales del almacén, así como también la entrada de personal no autorizado a los almacenes.

Es por ello que, en el próximo capítulo se expondrán cuáles son las propuestas para mejorar el control de los almacenes, la cuales optimizarán en una forma considerable el control de los artículos. Además de la propuesta de reubicación del almacén y localización de los materiales dependiendo de sus características.

CAPÍTULO IV

PROPUESTAS PARA LA OPTIMIZACIÓN DEL MANEJO Y CONTROL DEL ALMACÉN

Después de haber analizado detalladamente el manejo del almacén del Hospital General, en lo que respecta a las entradas, salidas, y a las claves fuera del lugar convenido como los inventarios físicos que allí se realizan, entre otros aspectos, pudimos darnos cuenta de todas aquellas áreas de oportunidad que tenemos, las cuales si las analizamos cuidadosamente y damos propuestas que realmente optimicen el control y manejo del almacén se verán beneficiados tanto el área administrativa quien tiene bajo su responsabilidad el almacén así como los usuarios del mismo, además de que se evitarán que los medicamentos se caduquen, así como la falta de control al capturas todos los movimientos que se lleven a cabo dentro y fuera del almacén.

Es por ello que, dentro de este capítulo se describirá la forma detallada y amplia de la propuesta que considero podría hacer más eficiente el manejo del almacén además de cuáles serán los beneficios de cada una de las mejoras que aquí se proponen.

Sabemos del lugar tan importante que ocupa un almacén dentro de una institución, y todos aquellos problemas o retrasos que se pueden llegar a presentar en caso de que no se cuente con el material suficiente y que las especificaciones no sean las correctas. Ya que si no se cumple con esto, se pueden dar retrasos en las actividades que se tengan planeadas o realizar mal el trabajo.

4.1 Propuesta

El primer paso que se llevó a cabo para la elaboración de este proyecto fue el conocer el medicamento y como esta acomodado por medio de la clave del sector salud así como la clave Oracle (cuadro básico de medicamentos).

Después se analizaron los medicamentos de acuerdo a su fecha de caducidad, lote y número de piezas existentes en el anaquel, esto con la finalidad de registrar en una base de datos toda la información posible, para poder realizar de manera más detallada un stock real para un almacén dentro del hospital.

Una vez detectadas deficiencias se llevó a cabo un protocolo donde se mencionó cual podría ser la solución a ese problema.

Lo antes mencionado se realizó bajo normas de calidad tomando en cuenta la importancia de las 5S’s ya que se logra mantener el departamento limpio, acomodado y seguro, para evitar que todo el medicamento y material de curación quede fuera de uso, por lo que se proponen las siguientes acciones:

a) Limpieza general de las superficies, estantes y equipos;

b) Barrer, trapear y desmanchar los pisos;

c) Detectar lo que no sirve para desecharlo y designar un lugar para lo que es útil,

d) Acomodar los medicamentos y material de curación en los estantes correspondientes.

También se propone una estrategia para poder controlar la entrada y salida de medicamento así como material de curación esto con la finalidad de optimizar los recursos.

El protocolo que se creó fue nombrado “SEMAFORO DE ALERTA” el cual es un programa que nos indica por medio de colores la falta de medicamento en el almacén el cual cuida fecha de caducidad, lote, y cantidades exactas que deben exhibirse en el anaquel.

4.2 Procedimiento de pedidos

Este procedimiento son consejos de como se obtendría un mejor control del almacén, esto lo deberán realizar los encargados del almacén o alguna otra persona que este autorizada para realizar este tipo de actividades dentro del Hospital Genera.

1. Una vez que reciban los medicamentos se deberá proceder a ponerla en el lugar asignado para cada uno en el almacén.

2. Se ingresará en el programa todos los medicamentos que hayan recibido en el almacén.

3. Deberá ser revisada constantemente el acomodo de medicamentos para prevenir accidentes y deterioro del material.

4. Tratar de que cada semana se realice un conteo selectivo de los medicamentos para checar que todo esté en orden.

5. Deberán hacerse inventarios periódicos para corroborar que este bien con lo que indica el programa.

4.3 Procedimiento del recibo de medicamentos

Este procedimiento debe realizarse para comprobar que efectivamente llegó el medicamento que fue solicitado por el almacén y que no exista algún problema después.

1. A la hora de recibir el medicamento deberá hacerse en donde no se obstruya e paso a los peatones.

2. Al recibir el medicamento deberá ser minuciosamente, es decir revisar caja por caja, checar que el medicamento venga en buenas condiciones y que venga de acuerdo al pedido que fue enviado por alguna encargada de esta actividad y que cumpla las especificaciones solicitadas en el pedido.

3. Revisar las facturas para cotejar que lo que reciben físicamente es lo que indica la factura.

Esto es básicamente lo más importante que se debe hacer para que el almacén del Hospital pueda comprobar que efectivamente recibió o no el medicamento que fue requerido y después de recibir el medicamento no debe olvidarse pasarlo a la persona encargada de ingresar el material al programa para que lo cargue y muestre las existencias sean que verídicas y no se tenga problemas a la hora de surtir el medicamento o para revisar alguna existencia.

4.4 Beneficios que se obtendrán con esta propuesta

El manejo eficiente y eficaz del inventario traerá amplios beneficios inherentes como son:

1.- Evitar que los medicamentos caduquen

2.- Evitar el exceso de medicamento exhibido

3.- Mayor espacio al almacén

4.- Realizar el pedido exacto anualmente

5.- Saber la existencia real del almacén

6.- Facilidad de inventario

7.- Reducción de costos al hacer el pedido

8.- Facilita el trabajo físico de los encargados del almacén

9.- Mejor ubicación de los medicamentos

10.- Mejor presentación del departamento de Almacén.

4.5 Recomendaciones

Se recomienda hacer uso diario de los programas de limpieza dentro del departamento, y hacer las modificaciones correspondientes en caso de ser necesario.

Llevar a cabo adecuadamente el “SEMAFORO DE ALERTA” para tener un orden exacto en los datos existentes dentro del almacén.

También es aconsejable que el encargado del almacén esté pendiente del medicamento que se requiera ara cada área del Hospital.

Las 5 S’s no se implementan solas, por lo que se sugiere poner dedicación y como siempre, de nuestro compromiso para lograr los objetivos y metas propuestas.

Las actividades principales que realizaron se deberán seguir realizando en el departamento de Almacén del Hospital General:

1. En primer lugar, la planificación de los espacios necesarios y de la organización interna del almacén, así como un inventario de los medicamentos, material quirúrgico y de curación que pudieran utilizarse en un momento determinado.

2. Recepción de Materiales. En esta operación se verificaron los medicamentos entrantes, que vinieran en perfecto estado, así como fueran los medicamentos requeridos por las diferentes áreas del Hospital.

3. Control de Calidad. Antes del almacenamiento del medicamento debe realizarse siempre el control de calidad ya que de él depende el buen servicio y atención para nuestros derechohabientes.

CONCLUSIÓN

Analizando las carencias que el departamento presento se tomaron las medidas necesarias para corregir los errores que se venían arrastrando, se reubicaron los medicamentos, material quirúrgico y de curación despejando pasillos que eran importantes para poder surtir a los derechohabientes.

Se busca que el programa “Semáforo de Alerta” sea de gran utilidad y facilite el trabajo del personal que elabora en este departamento y así sea más factible la atención a los derechohabientes.

Para mí fue importante aportar un programa que sea útil en un departamento con muchas carencias para posteriormente sea implementado en otras aéreas del mismo Hospital.

GLOSARIO

Mastalgia: Es el término médico que se emplea para denominar al dolor que se presenta en las glándulas mamarias.

Uroginecología: Es una disciplina médico-quirúrgica, subespecialidad de la ginecología y de la urología, que se ocupa del estudio, diagnóstico y tratamiento de las patologías relacionadas con los aparatos urinario y genital femenino, muy especialmente las disfunciones del suelo pélvico.

Ecografía: Es un procedimiento de imagenología que emplea los ecos de una emisión de ultrasonidos dirigida sobre un cuerpo u objeto como fuente de datos para formar una imagen de los órganos o masas internas con fines de diagnóstico. Un pequeño instrumento “similar a un micrófono” llamado transductor emite ondas de ultrasonidos.

Artroscopia: Es un tipo de endoscopia. Consiste en la visualización de una articulación, como puede ser la rodilla, con el fin de observar el menisco y el resto de su anatomía interna.

Colposcopia: Es un procedimiento ginecológico que se realiza normalmente para evaluar a la paciente con resultados anormales en la prueba de Papanicolaou.

Cuadraje: Es el nivel de la imagen que refleja los rayos x.

Boxes: Es un término utilizado en las carreras de motor para hacer referencia al lugar.

Estupefacientes: Termino que se le da a los tranquilizantes en pastilla.

Panorámico: Antiguamente denominado Telecabina del Valle Blanco.

Cefalometría: Es el nombre que se da a las medidas que se obtienen del cráneo humano, por lo general realizadas por radiografías.

Cráneo facial: El nervio petroso superficial mayor es un nervio en el cráneo que nace como una de las ramas del nervio facial.

Citología: Es la rama de la biología que estudia las células en lo que concierne a su estructura, sus funciones y su importancia en la complejidad de los seres vivos.

Citopatología: Es una ciencia que estudia la muestra ginecológica, incluyendo los frotas de Papanicolaou, muestras no-ginecológicas y las laminillas provenientes de otros establecimientos.

Anatomía patológica: Es la especialidad médica que se encarga del estudio de las lesiones alteraciones celulares, tejidos, órganos, de sus consecuencias estructurales y funcionales y por tanto de su repercusión de las repercusiones en el organismo.

Psicopedagogía: Estudia al hombre como ser que aprende, teniendo por objeto, entonces, al “aprendizaje”. El Psicopedagogo es el profesional que se ocupa de comprender a las personas como “aprendientes”, e interviene para favorecer dicho acontecer vital.

Senología: Formados por el impacto de un gran objeto,

Neonatología: Dedicada al diagnóstico y tratamiento de las enfermedades del ser humano durante los primeros 28 días de vida, desde la atención médica del recién nacido en la sala de partos Paliativo: Son las atenciones, cuidados y tratamientos que se dan

BIBLIOGRAFÍA

www.labibliotecamedica.org

Bibliografías proporcionadas por el Hospital General de San Juan del Río Qro.

www.gestiopolis.com

www.oms.gob.mx

www.gestiopolis.com

Catálogo de medicamentos cuadro básico del sector salud

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Posada Velázquez Rafael. (2011, marzo 31). Cómo mejorar la gestión del almacén de medicamentos de un hospital. Caso Hospital General de San Juan del Río, Queretaro. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/como-mejorar-la-gestion-del-almacen-de-medicamentos-de-un-hospital/
Posada Velázquez, Rafael. "Cómo mejorar la gestión del almacén de medicamentos de un hospital. Caso Hospital General de San Juan del Río, Queretaro". GestioPolis. 31 marzo 2011. Web. <http://www.gestiopolis.com/como-mejorar-la-gestion-del-almacen-de-medicamentos-de-un-hospital/>.
Posada Velázquez, Rafael. "Cómo mejorar la gestión del almacén de medicamentos de un hospital. Caso Hospital General de San Juan del Río, Queretaro". GestioPolis. marzo 31, 2011. Consultado el 27 de Mayo de 2015. http://www.gestiopolis.com/como-mejorar-la-gestion-del-almacen-de-medicamentos-de-un-hospital/.
Posada Velázquez, Rafael. Cómo mejorar la gestión del almacén de medicamentos de un hospital. Caso Hospital General de San Juan del Río, Queretaro [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/como-mejorar-la-gestion-del-almacen-de-medicamentos-de-un-hospital/> [Citado el 27 de Mayo de 2015].
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