Cómo hacer el plan de copias de seguridad de la información para tu negocio

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¿Sabes cómo puedes llevar al traste con todo lo que has conseguido en tu negocio o PyME?

Es muy fácil, si no sabes que debes tener, o no te preocupas por tener, copias de seguridad correctas de tu información, tarde o temprano perderás lo más valioso de tu negocio: la información.

A veces por desconocimiento, o por no tener tiempo suficiente este punto tan importante lo pasamos por alto, o lo vamos posponiendo, hasta que ocurre el desastre.

¿Cómo tener un buen plan de copias de seguridad de la información de tu negocio?

La mejor opción es acudir a una empresa experta en soluciones de copias de seguridad. Un buen plan de copias de seguridad se basa en 4 pilares. Da igual si se trata de proteger un sólo programa u ordenador o  si tenemos que proteger una empresa con 4 servidores y 40 ordenadores. Si uno de estos puntos no se ejecuta las copias de seguridad fallarán.

  1. Análisis
  2. Diseño
  3. Ejecución
  4. Comprobación

Voy a explicar estos 4 puntos intentado poner como ejemplo una peluquería de 2 empleados  y al final haré una propuesta de solución de copias para este tipo de negocio

1. Análisis

En este punto hay que hacer las siguientes preguntas para poder realizar los otros puntos siguientes:

¿Cuál es la información más importante por orden en tu negocio?

En el caso de una peluquería las respuestas podrían ser:

  • Las fichas de mis clientes con su información. Cortes anteriores, tipo de pelo, alergias, etc.
  • La agenda
  • La facturación
  • Las mezclas de los tintes. Fórmulas
  • El stock
  • La contabilidad

¿Dónde está la información?

Siguiendo con el ejemplo de la peluquería las respuestas podrían ser:

  • Las fichas de los clientes y la agenda están en un programa en un ordenador
  • La facturación también, en el mismo programa
  • Las fórmulas de los tintes están en una libreta
  • El stock también en el ordenador
  • La contabilidad la lleva una asesoría

¿Cada cuánto tiempo se actualiza sensiblemente tu información?

Es decir, un banco por ejemplo actualiza los datos cada segundo y necesitan un sistema de copia de seguridad constante, una duplicación en tiempo real de datos, pero una peluquería quizás actualiza los datos una vez cada hora, cada media hora. Depende de su tamaño. El volumen de datos es pequeño.

¿Si perdieras un archivo o un dato cuánto necesitarías ir hacia atrás en el tiempo, dentro del sistema de copias, para recuperarlo?

Este punto es un poco confuso, porque se mezclan dos conceptos. Voy a intentar explicarlo lo mejor que pueda:

Desde que tengas que incorporar facturación en el sistema de copias, la actual legislación (española) obliga a los negocios a guardar la información de hasta 5 años atrás. Si hicieramos cada día la copia en un pendrive y cada día borráramos la copia del día anterior, siempre tendríamos la copia del día antes y si en el ordenador tenemos los 5 años de facturación, en el pendrive (copia) también estarían los 5 años. Bien, lo tendríamos resuelto.

Pero ¿qué pasaría si alguien (algún empleado sin querer, o un virus) borra 2 años de facturación antiguos y no nos damos cuenta hasta dentro de una semana? En el pendrive estaría la copia del día anterior pero tendríamos lo mismo que en el ordenador, sólo 3 años de facturación. Aquí necesitaríamos acceder a las copias realizadas hace una semana, pero como no hemos incluido un plan de conservación, no tenemos estas copias.

Se trata de establecer un Plan de Conservación  que nos permita almacenar y acceder a copias completas al menos 120 días atrás.

2. Diseño

Ya tenemos la información que necesitamos. Ahora hay que diseñar el Sistema de copias de seguridad. Aquí podemos hacer varias cosas y dependerá de lo protegidos que queremos estar y de la información del punto anterior.

Como norma general deberemos implementar un sistema de copias físicamente dentro de la empresa que realice backups diarios y tener un sistema que nos permita sacar backups fuera de la empresa. También un protocolo que compruebe este sistema al menos cada 15 días

Las copias de seguridad de la parte informática normalmente se basan en dos componentes: El Software que realiza las copias y el destino donde se guardan.

El Software de copias se encarga de hacer un plan de copias y ejecutar los backups según la programación que desees. Hay programas gratuitos (FreeWare) tipo Cobian Backup que permiten cierto grado de configuración y programas más completos como Symantec Backup Exec, el que me gusta recomendar.

Como destino  de las copias hasta hace muy poco se usaban las cintas magnéticas del tipo DAT, DLT, o ULTRIUM. Las cintas nos permitían tener un Plan de Conservación muy largo por poco coste. Además permitían tener una copia (backup)  fuera de la empresa cada semana de una forma sencilla, sacando la cinta fuera cada semana.

Actualmente los sistemas de cinta están siendo sustituidos por NAS, o discos duros en red. Que permiten copias mucho más rápidas y el coste es menor ya que no hay que sustituir las cintas cada año.

El inconveniente del NAS es que no contempla el sacar la copia fuera de la oficina. Pero esto se puede solucionar poniendo otro NAS en una oficina remota, o realizando copias en la Nube.

3. Ejecución

Ya tenemos nuestro sistema de copias diseñado, ahora hay que montarlo. La configuración del sistema de copias es tan importante como el resto de los puntos. Un fallo en este punto y podemos pasarnos un año pensando que tenemos copias perfectamente montadas y a la hora de recuperar un fichero encontrarnos con el problema que no podemos recuperarlo porque no se incluyó en las copias debido a una mala configuración del Software de copias.

Debemos asegurarnos que todos los Activos definidos en el primer punto están incluidos en la configuración y se están copiando.

También debemos asegurarnos que tenemos un Plan de Conservación establecido para poder retroceder en el tiempo de copias.

Otro aspecto importante es la actualización del sistema. Los sistemas informáticos se mueven, se actualizan casi diariamente y el software de copias también debe hacerlo. Es importante que un técnico se encargue de revisar y actualizar tu sistema de copias al menos cada 6 meses.

4. Comprobación

He visto bastantes sistemas de copias de seguridad montados por compañeros de profesión en empresas serias que fallan en este último punto. En el último caso, la persona responsable de administración, quién tenía la tarea encargada de cambiar las cintas magnéticas todos los días, llevaba dos años enteros desde que se montó el sistema sin fallar ni un sólo día en esta tarea. Sin embargo, las copias estaban paradas hacía más de un año.

¿Por qué? Muy sencillo, porque las copias de seguridad FALLAN. Y es necesario que se revisen y que se resuelvan los problemas que ocurren para asegurar su continuidad.

Se debe establecer un protocolo de comprobación de las copias, revisarlas para asegurarnos que se ejecutan en las programaciones definidas.

También es importante revisar cada cierto tiempo, quizás cada año,  que los activos definidos en el primer punto siguen siendo los mismos y si han cambiado, también hay que cambiarlos en el punto 3, es decir en la ejecución.  He visto también en muchas ocasiones como los programadores cambian de lugar la base de datos porque se quedaron sin espacio y no se ha cambiado en el software de copias esta nueva ubicación, con lo que se dejó de copiar la base de datos. La copia se sigue ejecutando, los técnicos siguen revisando, pero nadie se ha dado cuenta que la base de datos de la facturación cambió de ubicación y ya no está en el sistema de copias.

Como último punto de la comprobación, es importante realizar un simulacro de recuperación de datos al menos una vez al año también. Para asegurarnos que el sistema cumple con lo que necesitamos. Este punto puede ser complejo dependiente del sistema informático que tengamos.

Si necesitas ayuda con las copias de seguridad de la información de tu negocio no dudes en consultarme.

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Castillo Ubeda Carlos. (2015, agosto 24). Cómo hacer el plan de copias de seguridad de la información para tu negocio. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/como-hacer-el-plan-de-copias-de-seguridad-de-la-informacion-para-tu-negocio/
Castillo Ubeda, Carlos. "Cómo hacer el plan de copias de seguridad de la información para tu negocio". GestioPolis. 24 agosto 2015. Web. <http://www.gestiopolis.com/como-hacer-el-plan-de-copias-de-seguridad-de-la-informacion-para-tu-negocio/>.
Castillo Ubeda, Carlos. "Cómo hacer el plan de copias de seguridad de la información para tu negocio". GestioPolis. agosto 24, 2015. Consultado el 9 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/como-hacer-el-plan-de-copias-de-seguridad-de-la-informacion-para-tu-negocio/.
Castillo Ubeda, Carlos. Cómo hacer el plan de copias de seguridad de la información para tu negocio [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/como-hacer-el-plan-de-copias-de-seguridad-de-la-informacion-para-tu-negocio/> [Citado el 9 de Diciembre de 2016].
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