Cómo ganar eficiencia en la organización del trabajo

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La empresa actual nos demanda que seamos “multitarea”, sin embargo esto acaba convirtiéndose en una interminable cadena de interrupciones que nos lleva a una gran pérdida de tiempo con el consiguiente estrés. Podremos mejorar esto con mayor eficiencia en la organización del trabajo, organizando la documentación mediante carpetas.

¿Sabías que menos del 2% de la población es capaz de hacer varias tareas a la vez? Si perteneces a ese grupo ¡felicidades! Si por el contrario perteneces al numeroso grupo del 98% que no lo es, aquí van algunas ideas para ser más eficiente.

Sigue siempre la regla de “una sola cosa a la vez”

Claro que las prioridades pueden cambiar en cualquier momento, ahí es donde entra tu flexibilidad, esa “sola cosa” tiene que cambiar. Recoge la documentación que tenías sobre la mesa, métela en una subcarpeta, las hay de diferentes colores para distinguirlas, rotúlala con un post-it y déjala en una esquina de tu mesa.

Saca la documentación de la nueva tarea que ahora es más urgente y ponte con ella “a piñón”. Claro que si estás trabajando con documentos de Windows o Mac, harás lo mismo: crear una carpeta para el tema con el que estabas, archivar en ella los documentos, apuntar en el bloc de notas o documento de Word las páginas Web con las que estabas trabajando y salvarlo dentro de la carpeta, y crear una nueva para la siguiente tarea. Esto te ayudará en tu organización del trabajo.

La eficiencia está basada en la flexibilidad con la que cambias de tema

Y no en que tengas 7 temas sobre la mesa con el consiguiente revoltijo de documentación. Claro que tendrás que ir combinando los temas para que ninguno se quede sin empezar, pero la eficiencia real está en saber priorizar.

Para priorizar con eficiencia, hay tres cosas que debes tener en cuenta:

  1. Qué tareas son más importantes.
  2. Qué tareas son más urgentes.
  3. Qué tareas hay con más probabilidades de que te pidan que reportes, ya sea el cliente o tu propia empresa.

Organiza el trabajo a diario dedicando 10 minutos al finalizar tu jornada.

Así podrás dejar bien archivadas las tareas en carpetas, y decidido por donde empezar al día siguiente. Dedica otros 5 minutos al comenzar la nueva jornada para tener también en cuenta las nuevas tareas que surjan a primera hora.

Ganarás mucho tiempo cada día al no desperdiciarlo en tratar de “encontrarte” entre tu maraña de papeles, pestañas abiertas de páginas Web y prioridades confusas por no usar carpetas.

Te recomiendo seguir estos consejos sobre tu documentación; son los que yo aplico para eliminar el desorden físico y mental, y para conseguir mayor eficiencia en la organización del trabajo, con los que he conseguido tener mejores resultados. Y no olvides utilizar carpetas y subcarpetas para organizar bien tus tareas.

“El éxito es un estado de la mente. Si quieres éxito, comienza pensando en ti mism@ como alguien exitos@.” Joyce Brothers.

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Morón Marta. (2013, abril 26). Cómo ganar eficiencia en la organización del trabajo. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/como-ganar-eficiencia-en-la-organizacion-del-trabajo/
Morón, Marta. "Cómo ganar eficiencia en la organización del trabajo". GestioPolis. 26 abril 2013. Web. <http://www.gestiopolis.com/como-ganar-eficiencia-en-la-organizacion-del-trabajo/>.
Morón, Marta. "Cómo ganar eficiencia en la organización del trabajo". GestioPolis. abril 26, 2013. Consultado el 4 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/como-ganar-eficiencia-en-la-organizacion-del-trabajo/.
Morón, Marta. Cómo ganar eficiencia en la organización del trabajo [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/como-ganar-eficiencia-en-la-organizacion-del-trabajo/> [Citado el 4 de Diciembre de 2016].
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