Cómo estructurar la toma de decisiones en tu empresa

¿Quién toma las decisiones en tu empresa? ¿Cómo y cuándo se toman las decisiones en tu negocio? ¿Quiénes son los responsables de los resultados deseados? ¿Sabes cuáles son las cinco entidades que deben dirigir tu empresa para llevarla a grandes alturas?

Los resultados en los negocios dependen completamente del Quién, Cuándo y Cómo se toman las decisiones en una empresa.

Uno de los treinta errores del emprendedores es casualmente:  “Postergar la toma decisiones en la empresa”.

Como consultor me he especializado en medianas empresas, estos negocios venden un promedio de ocho millones de dólares al año, tienen más de doscientos cincuenta trabajadores y pueden generar a sus propietarios unos ciento mil dólares o más de ganancia mensual.

Muchas de  estas empresas son propiedad de dos o tres socios.

Algunas no utilizan los órganos que obliga la ley. Dos de ellos que no solo son creados en el pacto constitutivo, sino que son instancias para formalizar y documentar los diferentes tipos de decisiones que deben tomarse en toda sociedad mercantil.

Miren que interesante lo siguiente:

“Una empresa es propiedad de dos hermanos y dos primos.  Ellos están involucrados completamente en la operación del negocio.

Venden quinientos mil dólares al mes.  Tienen trescientos empleados. 

Las diferencias entre ellos son muy grandes y los retos que les presenta la nueva economía los ha obligado a mejorar la gestión gerencial. 

¿Qué decisión tomaron? Nombraron una Junta Directiva.

Durante veinte años se han reunido todos los martes y allí han tomado las decisiones; pero la empresa ya no es la misma.  Ahora los retos son mayores.

Nombrar una  Junta Directiva es algo que recomiendo a todos mis clientes, pero en este caso hay una situación particular.  En esta Junta Directiva, los socios quisieron participar dentro de ellos.

Sin embargo, ellos sí trabajan en la empresa ocupando diferentes puestos de trabajo.

Hace un mes la Junta Directiva nombró un Gerente General externo, que será el jefe de ellos.

Ya veremos como resulta el experimento.  Estos cuatro socios son los dueños de la empresa; pero en la gestión diaria estarán bajo la autoridad de un Gerente General que será su jefe directo.  ¿Qué piensan ustedes? Un Gerente General que será el jefe directo de los dueños de la empresa. 

Será todo un reto.”

En este artículo he querido compartir con ustedes una breve descripción de los tres  órganos o entidades, que recomiendo existan en toda empresa mediana.

Asamblea de Accionistas

Es el órgano supremo de la empresa.

Es donde se toman las decisiones estratégicas y donde se definan las políticas y los resultados deseados.

Cuando una sola “persona” es propietario del 100% de las acciones.

La Asamblea de Accionistas no es una reunión cualquiera de socios una tarde, para conversar sobre la empresa. Es un acto oficial, el cual debe ser convocado según como lo establece la ley.  De esa “reunión” se debe levantar un Acta de Asamblea, la cual será transcrita en el un libro que tiene categoría legal, se llama: “Libro de Asamblea de Accionistas”.

Lo que se acuerde en la Asamblea de Accionistas se debe acatar obligatoriamente.

La legislación mercantil de nuestros países obligan a las sociedades a realizar, al menos, una Asamblea Ordinaria de Accionistas cada año, después del cierre fiscal.  En esa Asamblea, los socios conocerán los Estados Financieros y los resultados de la empresa, verán los inventarios y decidirán si se distribuyen utilidades.

También se pueden llevar a cargo Asambleas Extraordinarias para tomar otro tipo decisiones.

Mi recomendación es convocar formalmente a Asambleas, cada vez que en la empresa se estén tomando decisiones de gran transcendencia  Esto legaliza las decisiones y todos los socios conocerán la decisión y aprobarán el camino que seguirá la empresa.

Junta Directiva

En empresas pequeñas y medianas, con uno o pocos socios parece salir sobrando la figura de una Junta Directiva; pero debes tener claro que cuando se constituye legalmente la sociedad se creó una Junta Directiva que tiene potestades y responsabilidades ante la ley.

Estos son aspectos que algunas pequeñas empresas, manejan a la ligera.  Nombran a cualquier persona, porque consideran que es un simple requisito, pero esas personas son responsables ante la ley de los negocios de la empresa.

Incluso la figura del “Fiscal” que existen en casi todas nuestras legislaciones, tiene hasta responsabilidad penal si no informa de situaciones que podrían poner en riesgo la vida de la empresa.

En muchos de nuestras pequeñas y medianas empresas, los mismos socios son los miembros de la Junta Directiva.  Generalmente el fundador o líder del proyecto, es nombrado Presidente de la sociedad.  Y sucede con mucha frecuencia que el Presidente de la Junta Directiva es el mismo Gerente General de la empresa.

La Junta Directiva se debe reunir mensualmente. También se levanta un acta de cada sesión y se lleva a un libro llamado: “Libro de Actas de Junta Directiva”.

A la Junta Directiva también se le suele llamar Consejo de Administración.

En este órgano el Presidente informa sobre la situación financiera de la empresa, en el mes que recién termina.  Sobre los resultados de la empresa y de cada uno de los negocios.

Acá se toman decisiones más operativas, que tienen impacto en plazo inmediato.  Por ejemplo, la Junta Directiva sería la nombraría al Gerente General de la empresa.  También puede resolver sobre nuevos productos, sobre el presupuesto de la empresa, sobre nuevas inversiones estratégicas relacionadas directamente con el negocio que lleva la empresa.

Las decisiones que toma la Junta Directiva serán ejecutadas por el Presidente o el Gerente General de la empresa.

A la Junta Directiva se pueden invitar funcionarios de la empresa, consultores externos y otras personas para apoyar la toma de decisiones, cuando se considere conveniente.

Comité Gerencial

Recomiendo a mis clientes implementar el Comité Gerencial.

Es una reunión semanal de dos horas máximo, en donde el Gerente General se reúne con su equipo gerencial (jefe de departamento) para conocer sobre las operaciones del negocio, para tomar decisiones en conjunto y para que cada uno informe sobre los resultados alcanzados en su área de trabajo.

Es tremendamente útil porque fortalece y estimula el trabajo en equipo.

Sugiero que se levante una minuta de estas reuniones para que todos estén enterados de los acuerdos tomados y los compromisos de cada uno.  En la próxima reunión, se inicia con la lectura de la minuta y se revisan los resultados.

El éxito o el fracaso en los negocios, está ligado completamente a la forma en que se toman las decisiones.

Mi recomendación para las empresas de tamaño mediano que atiendo (Ventas Anuales = 6 a 12 millones de dólares, Cantidad de Empleados = 250 o más) es implementar estos tres organismos en la empresa:

  • Asamblea de Accionistas
  • Junta Directiva
  • Comité Gerencial

Por supuesto, la figura del Gerente General es protagónica.  Es el líder de la empresa, es el director de la orquesta.

Si tu empresa es de un solo propietario, y eres quien ostenta la Gerencia General, implementa el Comité Gerencial y reúnete con tu equipo todas las semanas para monitorear los resultados.

Si has constituido una sociedad mercantil, debes convocar obligatoriamente una vez al año a la Asamblea de Accionistas y al menos cada tres meses a la Junta Directiva.  Esto si tienes una empresa pequeña.

Pero si tu visión es crear una gran empresa, ya tienes en tus manos la estructura sobre la cual cimentarás ese crecimiento.

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Núñez Montenegro Enrique. (2013, febrero 6). Cómo estructurar la toma de decisiones en tu empresa. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/como-estructurar-toma-decisiones-empresa/
Núñez Montenegro, Enrique. "Cómo estructurar la toma de decisiones en tu empresa". GestioPolis. 6 febrero 2013. Web. <http://www.gestiopolis.com/como-estructurar-toma-decisiones-empresa/>.
Núñez Montenegro, Enrique. "Cómo estructurar la toma de decisiones en tu empresa". GestioPolis. febrero 6, 2013. Consultado el 9 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/como-estructurar-toma-decisiones-empresa/.
Núñez Montenegro, Enrique. Cómo estructurar la toma de decisiones en tu empresa [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/como-estructurar-toma-decisiones-empresa/> [Citado el 9 de Diciembre de 2016].
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