Cómo escoger los sistemas de información para su empresa

¿Qué es lo que necesita una Organización hoy día para administrar automáticamente su Información?, ¿Existe un modelo único?, ¿Económicamente se puede subsistir con soluciones y no sucumbir en el intento?.

Estas interrogantes invaden a las Grandes Corporaciones, a las Instituciones Públicas y también a las PYME, cada una en su justa dimensión.

Todas las generaciones en la evolución de la Informática, de alguna u otra manera se han detenido a considerar este álgido punto. Con la  incorporación de las telecomunicaciones, el Internet, el outsourcing, la videoconferencia, el workflow, las soluciones ERP y ahora los servicios Cloud, se pueden gestar soluciones de diferente tipo que serán válidas dependiendo de cada organización.

Es cierto que mientras mayor sea la automatización mayor control de las operaciones y mucha más información para la toma de decisiones, más contribución al  afianzamiento de los valores Institucionales y  corporativos a través de diferentes medios tales como carteleras digitales donde se  genere un bombardeo comunicacional sobre esta materia, sobre el ambiente, sobre las medidas preventivas en materia de seguridad, atención al cliente y muchos otros ámbitos legales; el e-learning o entrenamientos a través de la Red, portales externos para suministrar información al cliente y difundir las acciones que se emprenden en materia de Responsabilidad Social, entre otros temas, portales internos  que apoyen la gestión interna y documente a los trabajadores sobre el acontecer diario…¿Dónde podemos llegar?, donde queramos  o realmente hasta donde cada Institución o Empresa esté en disposición y capacidad de Invertir.

Esta última variable, sobre todo en países con mayor tasa inflacionaria se convierte en un Talón de Aquiles donde aflora su vulnerabilidad dado el alto costo en las soluciones, el mantenimiento de las mismas, la seguridad que debe imperar para la preservación de la estructura y de la información, los altos costos de Consultoría, el precio creciente del hardware y software que se necesita y que se obsoletizan rápidamente, el costo de los servicios de telecomunicaciones y pare usted de contar.

No se alarmen,  a continuación se presentan algunas recomendaciones que no pretenden ser una panacea, pero si son las consideraciones básicas e iniciales que se sugiere se emprendan.

  • Ubicar su Empresa o Institución.- Determinar en qué medida la automatización contribuye determinantemente sobre los resultados de la empresa. ¿Si usted automatiza más, vende más?, ¿Genera la automatización una ventaja competitiva?, ¿Produce la automatización una reducción importante de los costos operacionales?, ¿La comercialización siente un impacto favorable en materia de sectorizarla y emprender iniciativas por esta acción?, ¿Produce una solidaridad del Cliente?, ¿Dinamiza las ventas generando alta satisfacción al cliente?, ¿Crea un control total de las Operaciones y del Recurso humano hasta el nivel de convertirse en bastión de las actividades? . En este punto usted determina si la automatización es Contributoria o Protagónica. No se engañe si la automatización en su empresa no es Protagónica y tienda a relegarla a planos secundarios, hoy día, si no automatiza no sobrevive, acá lo que se trata es determinar el peso en la Misión y Objetivos de su organización para que en esa dimensión usted asigne más o menos recursos financieros.
  • Determine la conveniencia o inconveniencia de ceder la Administración de algunas actividades a terceros de comprobada reputación, sobre todo aquellas que no tienen vinculación directa con el objetivo central del negocio o institución.
  • Elabore un Plan Rector de automatización a 10 años, priorizando las actividades según las necesidades. Este plan debe ser revisado cada año y ajustarlo, si es necesario, en función de la dinámica interna y los cambios tecnológicos que se susciten.
  • Sea realista en la selección de sus soluciones ni maximice, ni minimice la Inversión, su elección no puede estar sujeta a encantos tecnológicos en primera instancia o por ahorros  económicos en segunda instancia, en ambos casos se puede producir un efecto Boomerang que atentaría contra sus intereses. La opción escogida debe brindar y estar ajustada a sus posibilidades, a la fiabilidad y tranquilidad para su organización y a la necesidad de la misma. Así como “Sistemas de Cajita” no deben ser adquiridos para una Entidad Bancaria o para Petroleras, Cementeras y Grandes Corporaciones, de la misma manera una solución de Alto Nivel, por ejemplo SAP, sería inconveniente para un negocio pequeño, no por su alcance sino por su costo.
  • Construya una Red Sólida, es preferible disminuir la cantidad de puntos automatizados y crecer gradualmente utilizando tecnología de proveedores de reconocida calidad, que incrementar la cantidad de puntos utilizando tecnología compatible, que más temprano que tarde, se convertirán en un dolor de cabeza. Respaldo detrás de la Inversión.
  • Fortalezca la Seguridad de su estructura. Las políticas de Seguridad deben estar claramente definidas, establecidas y sujetas a revisión periódica, tanto de la información, como los equipos y lugares destinados para su ubicación. De la misma manera el diseño de Roles y Perfiles de los puestos de trabajo. Estos últimos no dependen del ocupante actual, deben ser definidos para  el cargo que la estructura organizacional definió en su organigrama.
  • Utilice un marco metodológico apropiado para contribuir a que su Plataforma Tecnológica tenga los Estándares de Seguridad y las mejores prácticas de Tecnología de Información alineándose con Cobit, ISO27001 e Itil, entre otras. Este punto debe desarrollarlo con especialistas.
  • Asigne un porcentaje de su Presupuesto Anual a la Automatización, el cual debe ser respetado y empleado de acuerdo a las prioridades que se establezcan.

Las sugerencias antes presentadas son consideradas internacionalmente como Best Practices  y recuerden que cada Empresa e Institución tienen una realidad propia, diferente una de la otra y es responsabilidad de la Dirección de cada Organización, debidamente asesorada, la definición de la correcta selección y administración de la estructura de información.

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Hernández Mendoza Heberto. (2014, enero 29). Cómo escoger los sistemas de información para su empresa. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/como-escoger-los-sistemas-de-informacion-para-su-empresa/
Hernández Mendoza, Heberto. "Cómo escoger los sistemas de información para su empresa". GestioPolis. 29 enero 2014. Web. <http://www.gestiopolis.com/como-escoger-los-sistemas-de-informacion-para-su-empresa/>.
Hernández Mendoza, Heberto. "Cómo escoger los sistemas de información para su empresa". GestioPolis. enero 29, 2014. Consultado el 2 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/como-escoger-los-sistemas-de-informacion-para-su-empresa/.
Hernández Mendoza, Heberto. Cómo escoger los sistemas de información para su empresa [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/como-escoger-los-sistemas-de-informacion-para-su-empresa/> [Citado el 2 de Diciembre de 2016].
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