Clasificación de los sistemas de registros de mercancías

Introducción                          

Hoy en estos tiempos, los sistemas contables nos hacen ver, con mayor facilidad y flexibilidad información financiera más compleja y detallada. Esta información financiera es fructífera para la iniciativa privada como para el gobierno, los bancos, los administradores y los individuos particulares, porque les permite evaluar cifras pasadas, que les ayuda a preparar planes para el futuro, por medio de los cuales puedan alcanzar sus objetivos y metas financieras.

A fin de cuentas, no es más que un reflejo de la realidad en que está inmersa la entidad cuya situación financiera pretende presentar. La complejidad que caracteriza al mundo en nuestros días ha impactado a la empresa, al entorno en que se desenvuelve y, como consecuencia lógica, a la contabilidad. Dicha complejidad se presenta tanto en la estructura financiera y organizacional de las empresas como en los fenómenos de inflación y devaluación que cotidianamente observamos. La contabilidad debe estar preparada para adaptarse a las complejidades del mundo actual de tal manera que pueda seguir cumpliendo su propósito de generar información útil para la toma de decisiones.

De esta manera se entiende que la contabilidad necesita de sistemas de registros por los cuales veremos.

Algunas veces, en función de consideraciones tales como los recursos necesarios para iniciar un negocio, la complejidad del mismo, el tamaño, etc., una sola persona puede constituirse en una entidad económica y comenzar a realizar el objetivo planeado. Para todo fin práctico, una entidad económica constituida por una sola persona está funcionalmente completa y puede operar adecuadamente.

Resumen

El sistema de registros de mercancías en el conjunto de procedimientos que permiten identificar la existencia y cantidad de mercancía, que junto con otras cuentas produce información cuantitativa, expresada en unidades monetarias.

El registro de operaciones de mercancías es uno de los más importantes, ya que de éste depende la exactitud de la utilidad o pérdida del ejercicio

Para el registro se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

  • Capacidad económica del negocio
  • Volumen de operaciones
  • Claridad en el registro
  • Información deseada

El objetivo de llevar este control es observar la productividad de la empresa, tener conocimiento de las existencias con la que se encuentra el almacén, procurar las inversiones excesivas y evadir los malos manejos.

Para poder llevar a cabo lo anterior es necesario contar con información que muestre las situaciones en las que se encuentra la empresa, para así poder tomar las mejores decisiones para lograr los cuatro puntos anteriormente mencionados.

Un sistema de registro puede llevarse a cabo por medio de una cuenta única de transacciones o por medio de una serie de cuentas en las que se haga énfasis a todas aquellas cuentas que tengan relación con las mercancías.

Existen tres sistemas tradicionales de registro: sistema global, sistema pormenorizado y sistema de inventarios perpetuos.

El global establece una única cuenta para realizar el registro de operaciones y constituye por sí misma el sistema global de “mercancías”.

El sistema analítico se basa en el análisis de las operaciones realizadas con mercancías. El análisis consiste en la identificación y separación de los elementos que integran un todo. El sistema analítico consiste en la separación de los conceptos afectados por operaciones realizadas con mercancías.

El sistema de inventarios perpetuos es el más completo de todos los sistemas para control de mercancías y presenta como ventaja el control constante de los costos de adquisición, entrega en venta y todas aquellas que tengan que ver con mercancías salidas del almacén.

Abstract                     

The system records of goods in the set of procedures that identify the existence and amount of merchandise, which along with other accounts produces quantitative information expressed in monetary units.

The recording of transactions in goods is one of the most important, since it depends the accuracy of the profit or loss for the period

For the record should take into account the following aspects:

  • Economic capacity of business
  • Trading volumen
  • Registration clarity
  • Desired information

The aim of bringing this control is to observe the productivity of the company, have knowledge of stocks with which the store is located, try avoiding excessive investment and mismanagement and / or obsolescence.

To carry out the above is necessary to have information showing situations where the company is located, in order to make the best decisions to achieve the four points above.

There are three traditional registration systems: global system, detailed system and perpetual inventory system.

Global provides a single account to form the recording of transactions and is itself the global system of “goods”.

The analytical system is based on the analysis of the transactions with goods. The analysis involves the identification and separation of the elements that make up a whole. The analytical system is the separation concepts affected by transactions with goods.

The perpetual inventory system is the most complete of all control systems for goods and presents the advantage of constant cost control acquisition, sale and delivery of all those having to do with goods store outlets.

Aspectos Metodológicos

Para el desarrollo de este trabajo se realizo una investigación documental de diferentes fuentes que analizan los sistemas de registros de mercancías y la definición de cada sistema y su importancia.

Seleccionamos fuentes confiables y posteriormente descartamos aquella información que no contenía los temas que necesitábamos.

Nuestra investigación documental es de tipo informativa (expositiva), se ha analizado y seleccionado la información más relevante, de libros de la Facultad de Contaduría y Administración de la UNAM, tesis, entre otros.

Marco teórico

Desde tiempos inmemorables, los egipcios y demás pueblos de la antigüedad, acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los tiempos de sequía o de calamidades. Es así como surge o nace el problema de los inventarios, como una forma de hacer frente a los periodos de escasez, que le asegurarán la subsistencia de la vida y el desarrollo de sus actividades normales. Esta forma de almacenamiento de todos los bienes y alimentos necesarios para sobrevivir motivó la existencia de los inventarios.

La base de toda empresa comercial es la compra y ventas de bienes y servicios;  de aquí viene la importancia del manejo de inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del periodo contable un estado confiable de la situación económica de la misma.

El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un papel vital para el funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción y de esta forma afrontar la demanda.

Algunas personas que tengan relación principal con los costos y las finanzas responderán que el inventario es dinero, un activo o efectivo en forma de material. Los inventarios tienen un valor, particularmente en compañías dedicadas a las compras o a las ventas y su valor siempre se muestra por el lado de los activos en el Balance General.

INVENTARIO

El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero, antes de venderlos, en un periodo económico determinados. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes.

Es uno de los activos más grandes existentes en una empresa. El inventario aparece tanto en el balance general como en el estado de resultados. En el balance General, el inventario a menudo es el activo corriente mas grande. En el estado de resultado, el inventario final se resta del costo de mercancías disponibles para la venta y así poder determinar el costo de las mercancías vendidas durante un periodo determinado.

Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito.

La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.

Clasificación de lo sistemas de los registros de mercancías

La expresión Clasificación Arancelaria tiene fundamentalmente dos significados. El primero, como denominación de un sistema de clasificación de mercancías objeto de comercio internacional; el segundo, para designar al código utilizado en una operación de importación o de exportación mediante el que las autoridades asignan y los usuarios conocen los impuestos, derechos, regulaciones no arancelarias, etc.

Sistema de registros de mercancías

Conjunto de procedimientos de registro que privilegian el uso de determinadas cuentas contables que permiten identificar la existencia y cantidad vendida de mercancía que es objeto constante del binomio compra-venta con el fin de satisfacer una necesidad para el comprador y para el vendedor la producción de una utilidad económica y, que aplicadas junto con otras cuentas produce información cuantitativa, expresada en unidades monetarias, de las transacciones que realiza una entidad económica y los eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan.

En todo negocio, el registro de operaciones de mercancías es uno de los más importantes, ya que de tal registro depende la exactitud de la utilidad o pérdida en ventas.

Para el registro de las operaciones de mercancías, existen varios procedimientos, los cuales se deben establecer teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

  • Capacidad económica del negocio.
  • Volumen de operaciones.
  • Claridad en el registro.
  • Información deseada.

Las finalidades de llevar un control adecuado de las mercancías son los siguientes:

  1. Observar constantemente la productividad de la empresa. Sirviéndonos para ello de la información que nos ofrece la cuenta de costos de ventas.
  2. Tener en cualquier momento un conocimiento de las existencias de que se dispone en nuestros almacenes.
  3. Procurar evitar las inversiones excesivas en inventarios.
  4. Evitar pérdidas por malos manejos y la obsolescencia.

Para llevar a cabo lo anterior, es necesario obtener una información que nos muestre las situaciones antes expresadas para lo cual es indispensable que exista un sistema de registro de las operaciones efectuadas por la empresa, y que dicho sistema de registro nos confiere una información con la frecuencia necesario y que nos presente la situación del negocio para poder así tomar las decisiones tendientes a lograr  lo indicado en los cuatros incisos precedentes.

Un sistema de registro puede llevarse a cabo por medio de una cuenta única para todas las transiciones o por medio de una serie de cuentas en las cuales se haga una pormenorización relativa a todas aquellas operaciones efectuadas que tengan alguna relación a las mercancías.

Existen tres sistemas tradicionales de registro que a continuación se mencionan:

  1. Sistema global
  2. Sistema pormenorizado
  3. Sistema de inventarios perpetuos

SISTEMA GLOBAL.- También es llamado “sistema de mercancías generales”, reside en establecer una única cuenta para realizar el registro de estas operaciones. La cuenta constituye por sí misma el sistema global se denomina “Mercancías” o “Mercancías generales”.

SISTEMA ANALÍTICO.-  Con el fin de superar las inconveniencias observadas en el sistema global o de mercancías generales, se diseñó el sistema analítico o pormenorizado, que como su nombre lo dice, se basa en el análisis de las operaciones realizadas con mercancías.

  • El análisis consiste, en general, en la identificación y separación de los elementos que integran un todo así.
  • El sistema analítico o pormenorizado consiste en la identificación y separación de los conceptos afectados por las operaciones realizadas con mercancías.

SISTEMA DE INVENTARIOS PERPETUOS.- el sistema de inventarios constantes o perpetuos, es el más completo de los sistemas para el control de las operaciones con mercancías, y presenta como ventaja el control “constante” de los costos de adquisición de mercancía entregada en venta y de las correlativas salidas de almacén.

IMPORTANCIA DE LOS REGISTROS

Toda entidad económica necesita controlar las transacciones que afectan su posición financiera o los resultados del periodo. Los registros son la memoria permanente de toda empresa. Cuando un cliente al cual le vendemos mercancía nos requiere el saldo de su cuenta, normalmente se le entrega un estado de cuenta, el cual detalla los movimientos que tuvo para un periodo determinado, el saldo final de la misma. La contabilidad y sus registros muestran todo lo que sucedió en la empresa durante un periodo.

Se puede afirmar que todas las decisiones empresariales giran, de alguna manera, alrededor de la información financiera que se desprende de los registros contables. Los registros de contabilidad son importantes por las siguientes razones:

  • Permiten efectuar un seguimiento preciso a grupo de operaciones o algunas operación especifica.
  • Son la base para la elaboración de los estados financieros.
  • Ayudan a tomar decisiones en diferentes áreas de la empresa.

TIPOS DE CUENTAS

Para registrar las operaciones, existen varios tipos de cuentas bajo las cuales se ordenan y clasifican las operaciones. Las cuentas son los registros detallados que reflejan los cambios en los activos, pasivos y el patrimonio de una empresa. Las cuentas podemos clasificarlas en tres tipos dentro de un sistema contable.

  • Cuentas reales
  • Cuentas nominales
  • Cuentas de orden

Conclusión

En todo negocio, el registro de operaciones de mercancías es uno de los más importantes pues este nos proporciona información de los recursos más importantes de una entidad, además que este nos proporciona las ganancias o pérdidas en las ventas y de esta manera se tiene buscar una forma de solucionar el problema.

En la información acá presentada se dio a conocer conceptos básicos de la clasificación y cuales son los sistemas registro de las mercancías, así como los procedimientos que este debe de seguir para su elaboración. No basta con saber los procedimientos que se necesitan para la elaboración de un inventario si no el sistema contable del registro más apropiado para su implementación. Además es una manera de poder mantener un buen control en los productos de posesión al igual se espera un buen manejo en estos. Con lo mencionado se da a conocer que no importa el tamaño de la organización si no que es una mejor forma de conocer los recursos almacenados  con los que contamos.

Con lo proporcionado en este trabajo se espera despertar el interés del lector hacia el tema y darle una visión sobre lo que incluye la información financiera así como una técnica contable de suma importancia aplicable en las empresas para el almacenamiento de las mercancías y para la evaluación de las salidas y entradas de estas.

Te sugerimos veas el siguiente video “en el que se explican, a través de ejemplos, las ventajas y desventajas de los sistemas de inventarios perpetuos y de inventarios pormenorizados o analíticos, dos de los sistemas de registro de mercancías más empleados; además se indica cuáles son las cuentas que se utilizan en su contabilización. Un buen material  para aprender más sobre el tema.

Referencias bibliográficas

  1. Carbajal s. julio Manuel. (2012). Introducción a la clasificación arancelaria de las mercancías.  Recuperado de Coedición universo arancelario/jumvic foreign trade especialistas.
  2. Uson. (2003). Sistemas de registros. Recuperado de http://tesis.uson.mx/digital/tesis/docs/3195/Capitulo3.pdf .
  3. Clasificado. (2005). Manejo y control de inventarios.  Recuperado de https://docs.google.com/document/d/1i_7JycioRV35bxTWytsbN1k7fQx-6ET8feWO9zoCcBk/mobilebasic?pli=1
  4. Guerrero R. José. (2014). Internet. Recuperado de https://books.google.com.mx/books?id=x-DhBAAAQBAJ&pg=PA161&dq=sistema+analitico+o+pormenorizado&hl=es-419&sa=X&ei=PhU9VfeND8LQsAXrnYDwAw&ved=0CCQQ6AEwAg#v=onepage&q=sistema%20analitico%20o%20pormenorizado&f=false.
  5. Evilla M. (2011, 3 de febrero). Internet. Recuperado de http://m.monografias.com/trabajos82/sistemascontables/sistemascontables2.shtml

Autores: 

Angélica Yazmin Flores Martínez.
Jocelyn Mariana López Pérez.
Javier Eduardo Pérez Gutiérrez.
Diana Vázquez Grajales.
Ana Cristina Vázquez Velázquez.

Estudiantes de Segundo Semestre de Ingeniería en Gestión empresarial.

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Lara Martinez Octavio Rolando. (2015, julio 31). Clasificación de los sistemas de registros de mercancías. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/clasificacion-de-los-sistemas-de-registros-de-mercancias/
Lara Martinez, Octavio Rolando. "Clasificación de los sistemas de registros de mercancías". GestioPolis. 31 julio 2015. Web. <http://www.gestiopolis.com/clasificacion-de-los-sistemas-de-registros-de-mercancias/>.
Lara Martinez, Octavio Rolando. "Clasificación de los sistemas de registros de mercancías". GestioPolis. julio 31, 2015. Consultado el 4 de Diciembre de 2016. http://www.gestiopolis.com/clasificacion-de-los-sistemas-de-registros-de-mercancias/.
Lara Martinez, Octavio Rolando. Clasificación de los sistemas de registros de mercancías [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/clasificacion-de-los-sistemas-de-registros-de-mercancias/> [Citado el 4 de Diciembre de 2016].
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