EL DESARROLLO DE PROTOTIPOS COMO HERRAMIENTA DE MEDICIÓN DEL IMPACTO DE LA CAPACITACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN

Autor: M.Sc. Lic. Jesús Mesa Oramas

Marketing estratégico

02-2007

Resumen En el presente trabajo se relacionan los aspectos fundamentales y las ventajas en términos de reducción de costos y flexibilidad que proporciona utilizar la estrategia de elaboración de prototipos para el desarrollo de nuevos productos de apoyo a las acciones de capacitación, ilustrándose la viabilidad de su  aplicación a través del análisis de un ejemplo práctico.

I. Introducción

En un mundo cada día más competitivo como el de hoy, el entorno al que se enfrentan las empresas, es muy cambiante (dinámico) y tiene un fuerte impacto sobre éstas, pues cualquier tipo de desequilibrio que se haga presente en una región o país, se convierte rápidamente en una perturbación de carácter global, debido a las relaciones de interdependencia establecidas como consecuencia del proceso de globalización y el acelerado desarrollo de las comunicaciones.
 
A lo anterior debe añadirse el surgimiento de nuevas formas de trabajo como el trabajo virtual (actividades laborales que no se realizan en un lugar específico, sino que el sujeto las desarrolla de manera independiente y reporta los resultados periódicamente a la empresa), así como los sistemáticos cambios en la concepción de mercadeo y comercialización, como es el caso del comercio electrónico, por sólo mencionar uno.
 
Los aspectos antes mencionados evidencian la necesidad de una alta flexibilidad organizacional y una elevada preparación del personal, tanto en el plano profesional, como en el dominio de los aspectos organizativos y metodológicos que rigen en la empresa, con lo cual se consolida la presencia de ésta en el mercado a partir de la claridad, rapidez y grado de certeza de las respuestas que brindan a los clientes ante preguntas sobre productos o servicios, formas de pago y destinos poco usuales.
 
En este contexto, cobra especial importancia la puesta en práctica de acciones de capacitación los cuáles requieren en todas sus manifestaciones del desarrollo de la Base Material de Estudio correspondiente, que, atendiendo a las posibilidades que proporcionan hoy día las tecnologías de la información, a nivel del personal docente, colocan al primer nivel de Dirección de los Centros de Capacitación de las de las Empresas ante la siguiente disyuntiva: ¿desarrollar los nuevos productos con recursos propios o contratarlo fuera de la organización?.
 
Como es de esperar, ambas alternativas, proporcionan ventajas y desventajas, no obstante lo cual puede afirmarse que si se logra que los docentes elaboren, incluso de manera «pedestre» estos materiales, el costo del desarrollo será inferior respecto a su análogo contratado a terceros y su concepción final se encontrará en mayor correspondencia con las necesidades pedagógicas de su destino.
 
Tomando en cuenta los aspectos antes señalados se acometió la elaboración del presente trabajo, en cual se relacionan los aspectos fundamentales y las ventajas en términos de reducción de costos y flexibilidad que se logra al utilizar la estrategia de elaboración de prototipos y la modalidad de auto preparación para el desarrollo de nuevos productos de apoyo a las acciones de capacitación, ilustrándose su aplicación a través del análisis de un caso práctico.


II. Prototipos y modelos de capacitación

II.1. La capacitación como sistema

El enfoque moderno de análisis empresarial a través de los procesos que tienen lugar en la organización, incluye, como se indicó anteriormente, el aspecto de la capacitación, el cual no siempre es visto como corresponde: un incremento en el Capital Humano, sino es considerado como gasto, atendiendo a su ubicación en el Estado de Resultados de la organización, lo cual refuerza la importancia de reducir el impacto financiero de esta actividad, en la medida de lo posible.
 
Para alcanzar este objetivo, válido para toda actividad, pueden utilizarse diversas alternativas, entre ellas, la disminución en el tiempo de desarrollo y elevar la eficacia de los productos, así como la flexibilidad de éstos para ser utilizados en diversas acciones, es decir, que no se asocien exclusivamente a una acción de capacitación específica, cuando resulte factible.
 
Como último aspecto, y no por ello menos importante, es necesario destacar que cualquiera sea la estrategia seleccionada, resulta indispensable la medición del impacto que reviste su empleo, tanto en el orden cualitativo como cuantitativo, lo cual obliga a la elección de una estrategia que satisfaga simultáneamente los requisitos antes mencionados.

II.2. Selección de la estrategia para el desarrollo de nuevos productos

Si se consideran en su totalidad las características del proceso docente – educativo antes expresadas, una variante atractiva para el desarrollo de nuevos productos, conociendo que resulta difícil disponer de todos los requerimientos de información para lograr que una primera versión pueda ser utilizada para su reproducción seriada, es la elaboración de prototipos por parte de la entidad docente, los cuales debe ser sometidos a prueba durante un determinado periodo de tiempo o, en su defecto, hasta alcanzar una cierta cantidad de acciones de capacitación que garanticen la cantidad de datos suficientes para evaluar los aciertos y aspectos desfavorables o susceptibles de mejora, lo que constituye un esquema de trabajo a ciclo completo: entradas, salidas y retroalimentación, cuyas ventajas pueden resumirse en:
 
Rapidez en la obtención del producto, al ser elaborado en la propia entidad y no requerir de coordinaciones externas.
Bajo costo, pues se realiza con los recursos disponibles, es decir, no se demandan recursos materiales adicionales, pues requiere básicamente del Recurso Humano disponible en la organización.
Facilidades para la incorporación de los cambios que se determinen en el período de prueba.
 
A lo antes expresado puede añadirse como complemento a la estrategia seleccionada, el empleo de diseños modulares no circunscritos a una determinada acción de capacitación, definidos como «la unidad más pequeña del producto que puede realizarse con personalidad propia del tema objeto de trabajo», lo que proporciona ventajas adicionales al contribuir a la reducción de los costos, no sólo en la etapa de desarrollo, sino de reproducción seriada, pues disminuye el riesgo de obsolescencia por cambios en los programas, algo muy frecuente dada la dinámica actual del sector empresarial.

II.3. Características de los prototipos

Una vez adoptada la decisión de utilizar como estrategia para el desarrollo de nuevos productos el empleo de prototipos, el próximo paso es determinar las características de este tipo de herramienta, con vistas a utilizarlo de forma eficiente.
 
Como primer aspecto debe definirse que se considera como prototipo a los efectos de este trabajo «un ente que puede ser utilizado en una determinada actividad, no una idea en papel, que se desarrolla con la finalidad de probar ideas y suposiciones relacionadas con ésta».
 
De lo antes expuesto se aprecia que, en la práctica esta estrategia constituye un algoritmo iterativo de solución (no un proceso de prueba y error), cuyo objetivo es que los usuarios expresen de manera directa y con mayor facilidad las características que les agradaría disponer y las indeseables, a lo que debe añadirse que resulta especialmente útil cuando: se acomete un diseño nuevo y por tanto no existe experiencia al respecto; sólo se conoce una parte de las características esenciales y, se prevé que durante la utilización surgirán nuevos requerimientos.
 
En correspondencia con lo anterior es una aplicación que funciona, desarrollada con rapidez y bajo costo, factibilidad de integrar coherentemente varias solicitudes de los usuarios, que evolucionan a través de un proceso iterativo.
 
Por tanto, un procedimiento para el desarrollo de prototipos puede resumirse en los cinco pasos siguientes:
 
Identificar los requerimientos de información que el usuario conoce.
Desarrollar un prototipo utilizable.
Someterlo a la práctica y determinar las modificaciones.
Realizar los cambios pertinentes.
Repetir los pasos anteriores hasta que sean satisfechas las necesidades del usuario.
 
No resulta ocioso señalar algunas concepciones erróneas en relación al desarrollo de los prototipos, tales como: representa una actividad trivial, sólo son aplicables para aplicaciones pequeñas de poca complejidad y que la participación del usuario en su obtención es simbólica.

II.4. Empleo de prototipos en capacitación sistema
II.4.1. Aspectos generales

Una vez seleccionada la estrategia de trabajo (desarrollo prototipos), el paso siguiente es establecer las directrices de trabajo imprescindibles por parte del nivel de dirección facultado para ello, lo cual abarca, entre otros, los aspectos siguientes:
 
Tipos de productos que pretenden desarrollar: Modalidades (tipos) de productos que se pretenden desarrollar: videos, discos compactos, presentaciones en formatos electrónica, ficheros para descargar, en este caso especificando el formato de los mismos: páginas WEB (HTML), ejecutables (exe), etc.
Destino de los productos que pretenden desarrollar: Materiales Metodológicos orientados a la auto preparación de profesores, instructores, entrenadores y alumnos, Base Material de Estudio de Apoyo a los Cursos, etc.
Soportes auxiliares requeridos: Necesidad de elaborar algún tipo de material auxiliar que facilite su empleo, tales como notas de aplicación, etc.
Aspectos de identidad (imagen): Para cada uno de los tipos de productos que se aprueben, deben establecerse los aspectos de imagen que deben acompañarlos, para lo cual es necesario responder, entre otras, a las siguientes preguntas: ¿Llevan el embalaje y el producto el logotipo del Centro de Capacitación (CC) y de Casa Matriz si existe, así como datos del CC?; ¿Se recogerán datos de los autores en el embalaje y en el producto? ¿Cuáles?; ¿Se incluirán la fecha y versión?; ¿Se realizará la protección contra copias (copyright) y se incluirá en el embalaje y el producto el símbolo ©?
Objetos de trabajo: Temas de interés para la organización, así como la escala de prioridades para su desarrollo.
Duración del período de prueba del prototipo: Los diferentes tipos de productos, deberán disponer de un período de prueba en dependencia de su modalidad, ya sea en cantidad de cursos, tiempo de utilización, cantidad de estudiantes o profesores que lo evalúen, etc.
Niveles de aprobación: Una definición muy importante que debe realizar el primer nivel de dirección es quién está facultado para autorizar la puesta a prueba de un nuevo material, así como el paso de un prototipo a un producto seriado.
Otros aspectos: Este es un apartado que se prevé para incluir elementos no contemplados anteriormente y que sean solicitados por nivel de dirección pertinente.
II.4.2. Preparación de Cursos

En el caso de la capacitación, uno de los componentes que requiere de un dinamismo permanente es la confección y puesta en práctica de nuevos cursos, pues demanda una determinada cantidad recursos en la etapa de elaboración, con especial énfasis en los materiales que se entregan a los participantes, a los que deben adicionarse los requeridos para su modificación de acuerdo a los resultados obtenidos en la práctica.
 
Atendiendo a esta razón, una forma para utilizar los prototipos en el desarrollo de cursos es utilizar la modalidad de auto preparación, entendida como un curso en el cual los interesados reciben las clases y la ejercitación correspondiente a través de plataformas electrónicas (correo, intranet de la organización, Internet, etc.); realizan de forma independiente (no asistida por profesores) el estudio de los materiales y resuelven los ejercicios propuestos, emiten sus criterios sobre el curso, acreditando sus conocimientos a través de una evaluación realizada en el centro docente en una fecha determinada, en la cual puede incluirse una sesión de aclaración de dudas, pero nunca de resolución de los ejercicios propuestos.

Para este propósito, puede utilizarse el siguiente procedimiento, cuyo primer paso es la determinación de las necesidades de capacitación de los trabajadores, a través de diversas herramientas como pueden ser diagnósticos, evaluación del desempeño, etc.
 
El segundo paso es elaborar un curso de auto preparación y someterlo a la práctica, ya sea mediante su colocación en la intranet de la organización o de manera gratuita en algún portal de Internet, aunque en este último caso, si bien los criterios obtenidos no tienen por que coincidir con los de la organización, constituyen un termómetro válido.
 
Por otra parte, la utilización de Internet tiene un impacto social global, pues se benefician muchas personas ajenas a la empresa, en tanto desde el punto de vista de la organización, contribuye a difundir su nombre e imagen a escala planetaria.
 
Un tercer momento corresponde a la evaluación de los criterios que de manera voluntaria expresen los matriculados, prefiriéndose para las evaluaciones cuantitativas una escala que varíe entre uno a diez.
 
Como cuarto paso se procede a modificar el curso en aquellos aspectos que fueron evaluados de manera desfavorable por sus destinatarios.
 
Finalmente se repiten los cuatro pasos anteriores hasta tanto se logre la concordancia entre los objetivos previstos en el diseño y los percibidos por los usuarios.

III. Presentación de un caso ilustrativo

Con vistas a ilustrar cuanto puede ayudar a perfeccionar un nuevo curso su publicación en la modalidad de auto preparación, a continuación se analizan los resultados obtenidos a partir del análisis de las opiniones emitidas sobre un curso de Contabilidad Básica, puesto a disposición de los interesados de manera gratuita en un portal de Internet en noviembre del año 2004, el cual en la fecha de adquisición de los datos (8/diciembre/2006) exhibía los índices siguientes:
 
Cantidad de alumnos matriculados (N, población): 23392
Cantidad de alumnos matriculados que de manera voluntaria emitieron su criterios y evaluación cuantitativa en una escala de uno a diez (n, muestra): 385.
Gráficamente, los resultados de la valoración cuantitativa, se corresponden con los mostrados en las figuras 1 y 2, donde se aprecia que el 10,9% del total de opiniones emitidas (42 de las 385), evalúan el curso entre uno y seis puntos, en tanto el 43.1% (166) le otorgan la máxima calificación, diez.

  Los resultados anteriores permiten afirmar que:
 
La distribución de los datos no es normal, y, por tanto, no es posible realizar directamente inferencia de tipo estadístico.
La muestra es altamente polarizada, pues cerca de la mitad, el 43.12%, le otorga la máxima calificación (10). Esto quiere decir que aquellos que se sintieron satisfechos con el curso se motivaron a expresar su opinión.
Cerca del once por ciento (10,91%) de los que emitieron su criterios, estuvo en desacuerdo con el curso, en otras palabras, debieron ser mejor orientados en el resumen para que no se matricularan y evitar la creación de expectativas que no serían satisfechas.
Considerando la polarización de la muestra, se decidió analizar dos submuestras de la misma, con las características siguientes:
 
Submuestra #1: Despreciar las calificaciones entre uno y tres puntos, pues éstas representan sólo cinco criterios y reducir el número de las votaciones máximas de 166 a 19, con lo cual la distribución de la frecuencia se corresponde con la mostrada en la figura 3, donde por simple inspección se aprecia que esos datos exhiben un comportamiento normal o muy cerca de éste.
 

Submuestra #2: Constituye una refinación de la anterior, pues en este caso se elimina de la submuestra #1, las evaluaciones de cuatro puntos, como se indica en la figura 4.
 

Bajo estas condiciones, los estadígrafos básicos de cada muestra, se corresponden con los mostrados en la tabla 1, donde se aprecia que:

En cualquier variante, la calificación media del curso es superior a 7.5 lo cual indica que es aceptado como válido, pero en el caso de la Muestra General, que se encuentra polarizada, este valor (8.5) lo eleva a la categoría de bueno.

La submuestra #2 muestra el comportamiento más estable, al exhibir la menor relación entre la desviación estándar y la media .  En correspondencia con este resultado puede señalarse que la calificación más «exacta» del curso es 7.6, que lo clasifica en la categoría de aceptable.
 
Una vez obtenida la calificación, que indica la aceptación del curso, es necesario realizar una evaluación cualitativa de los criterios desfavorables emitidos, con vistas a determinar las modificaciones que deben realizarse al curso.
 
Para este análisis debe utilizarse la muestra general (N=385), pues en ella se encuentren la mayoría de los criterios desfavorables, al incluir las calificaciones más bajas.
 
Los resultados de esta evaluación se ilustran en la figura 5, donde se aprecia la existencia de dos críticas fundamentales: muy teórico, sin ejemplos y muy básico, así como que más de la mitad (51.06%) de los criterios expresados (47), coincide en señalar su carácter básico como una deficiencia.

Los resultados anteriores conducen a las reflexiones siguientes.
 
En primer lugar, el título, «Contabilidad Básica», y su Resumen, donde se establecen claramente los contenidos, pero no se indican explícitamente los destinatarios y su alcance (básico) sólo se esboza en la frase «…aspectos fundamentales…», provocando que matriculen personas con expectativas superiores al alcance previsto en la preparación del curso y se sientan defraudadas a posteriori.
 
Lo descrito anteriormente, conduce a las dos modificaciones siguientes:
 
Modificar el título actual «Contabilidad Básica» por «Contabilidad para Principiantes».
Modificar el siguiente texto del resumen actual «…a través de sus capítulos se resumen los aspectos fundamentales abordados por la Contabilidad Básica, pudiendo agruparse sus contenidos …», por el siguiente «…a través de sus capítulos se presentan a los participantes los conceptos y principios de la Contabilidad Básica, los cuales se ilustran a través de ejemplos sencillos cuyos contenidos pueden agruparse…»,
 
Otro aspecto que debe resaltarse es que la relación existente entre la crítica de lo básico de sus contenidos y las bajas votaciones, 58,6% (14 de 24), parece ser un índice de que existe un determinado grupo de personas que disponen de conocimientos básicos sobre el tema, pero demandan un curso con mayor alcance en sus contenidos, al mismo tiempo que más del 40% que lo evalúo aceptable opina también que es muy básico, aún para principiantes.
 
De igual forma debe señalarse que no existe ningún criterio negativo respecto a los temas abordados, lo cual indica que su selección cubre las expectativas.
 
Como último aspecto, es necesario evaluar cuán representativa resulta la muestra (n=385) de la población, que en este caso viene dada por la cantidad de personas matriculadas en el curso (N=23392).

Para este propósito, puede utilizarse la expresión (1) que relaciona, las magnitudes antes señaladas, con el error cometido en la estimación (e), la desviación estándar  y el nivel de confianza   para un nivel de significación .

Si se despeja el error (e) en la ecuación anterior se obtiene la expresión de trabajo dada por (2), cuyos resultados para la Muestra General y las dos submuestras se muestra en la tabla #2, donde se aprecia que el error máximo cometido para los niveles de significación seleccionados (90% y 95%) varían desde más del 8.0% hasta cerca del 13.0%, que pueden considerarse relativamente elevados.

Tabla 2.  Error cometido en la estimación de la media y la desviación estándar.

No obstante, es importante señalar dos aspectos relacionados con el tamaño de la muestra. En primer lugar, en particular en el ejemplo analizado, la cantidad de criterios disponibles depende de la voluntariedad de los matriculados para emitirla y no de una acción concreta orientada para este propósito, lo cual es un factor a tomar en consideración al utilizar prototipos de cursos como herramienta para la medición de impacto, con vistas a lograr que la información obtenida sea suficientemente representativa de las opiniones de la muestra y con ello incrementar la rapidez, eficiencia y eficacia en el proceso de adopción de acciones correctivas.
 
Un segundo elemento a tener en cuenta, en ejemplo analizado, es que la cantidad de criterios soportados en el sitio es limitada y se agotó a los dos meses de su publicación, donde indudablemente la población (cantidad de alumnos matriculados) era muy inferior a la utilizada en este trabajo para evaluar el error: N=23392.
 
Bajo estas condiciones, procede estimar el efecto de este factor, para lo cual pueden utilizarse como referencia el cálculo del promedio diario de matrícula entre la fecha de adquisición de los datos mostrados en la figura 1 y los existentes en el momento de redacción de este apartado, el cual es de aproximadamente once estudiantes diarios, en tanto la tasa promedio diaria, considerando el periodo total (fecha de elaboración de este trabajo menos fecha de publicación del curso), es de 27 matriculas.
 
A partir de los promedios antes obtenidos se elaboró la tabla 3, donde se relaciona el error cometido en la estimación de según la expresión 2, donde se aprecia que éste es inferior en cualquier caso al 10.0%, aún cuando la cantidad de alumnos matriculados en el periodo de emisión de los criterios, sea cuatro veces superior al promedio diario de inscripciones en todo el período.
 
Tabla 3.  Error considerando diversos niveles de matriculas al momento de cierre de la emisión de criterios por parte de los matriculados.
 

*: Suma del promedio de todo el período con el actual.
 
Estos resultados ponen de manifiesto que, en el ejemplo analizado, el error relacionado en la tabla 2, es superior al obtenido si el análisis se hubiera efectuado considerando la matrícula existente (población) en el momento en que se agotó la capacidad de almacenamiento para la emisión de criterios en el sitio. Esta situación, constituye un alerta acerca de la necesidad de realizar un monitoreo permanente durante el período de ensayo del espacio disponible, si se establecen límites para éste para garantizar la máxima participación.


IV. Conclusiones

Como conclusión del presente trabajo puede señalarse que se demostró la factibilidad y ventajas del empleo de prototipos para el desarrollo de nuevos productos de apoyo a la capacitación, así como para la medición de su impacto, la cual se ilustra a través de los resultados de un caso práctico, en el cual se hace uso de la auto preparación como herramienta de capacitación.


V. Bibliografía

Mesa, J.: «El Modelo Zener: un enfoque sistémico de la capacitación de los Recursos Humanos en la empresa»; http://www.gestiopolis.com/recursos2/documentos/fulldocs/rrhh/modzener.htm
mar/2003.
 
Mesa, J.: «La capacitación como herramienta del desarrollo de los Recursos Humamos en la empresa: consideraciones básicas»; deGerencia.com, mar/2005.
 
Mesa, J.; Paz, V.: «Curso de Contabilidad Básica»; mailxmail.com; nov/2004.
 
Senn, J.A.:«Análisis y Diseño de Sistemas de Información»; Editorial McGraw-Hill; México; 1989.
 
Spigel, M.R.:«Teoría y problemas de Estadística»; Editorial Pueblo y Educación; La Habana, Cuba; 1977.


 

M.Sc. Lic. Jesús Mesa Oramas  - jmesaarrobacimex.com.cu

Profesor Principal, Centro CIMEX de Capacitación.