Diseño de un sistema de información de apoyo a la toma de decisiones: Un conflicto para las empresas?

Autor: Ma. del Consuelo Tundidor Martínez

Gestión del cambio

05-2007

Se exponen en el artículo los aspectos fundamentales que inciden en la resistencia al cambio que surge ante lo nuevo dentro de las entidades y cómo el control de los cambios forma parte de la organización, control y dirección de las empresas por lo que se debe tener muy en cuenta en las políticas estratégicas de las organizaciones, llegando a obtenerse el éxito esperado tras el desarrollo de ventajas competitivas producidas al diseñarse un Sistema de información, responsable de facilitar el control de uno de los recursos fundamentales de las empresas, la información.

La vida en las diferentes organizaciones está siempre expuesta a constantes cambios, comportándose en ocasiones de forma brusca, aunque estos también se han dado en calma, pero lo real es que cada vez más las empresas deben enfrentarse a nuevos retos, incidiendo en la conducta de su desempeño.

La necesidad de las empresas de dar no solo soluciones rápidas a los diferentes problemas surgidos sino, además con la calidad requerida, dando por consiguiente respuestas a los constantes cambios del entorno  que atenta contra la existencia de las entidades, surgimiento de nuevos competidores externos, cambios monetarios, tecnologías cambiantes, constituyendo retos que proponen que cada una de las organizaciones se ponga en vigor el control y el uso eficiente  de los recursos de la entidad, siendo importante el factor humano y la información, además de obligar a las personas que toman decisiones a estar debidamente preparadas para estos eventos y no solo eso, sino tener también la capacidad, habilidad y creatividad de motivar a los individuos a la renovación continua, sin obviar las comunicaciones dentro de la organización cuyo funcionamiento es vital llamado a transformar la cultura organizacional en beneficio de los resultados obtenidos como cumplimiento de las metas para las cuales se crearon las empresas.

Los grandes avances tecnológicos originan una cantidad importante de nuevas herramientas que obligan a las organizaciones adquirirlas para incluirlas en el desarrollo de sus procesos, con la finalidad de mantenerse competitivas en un mercado permanentemente revolucionario y cada vez más saturado. Esto determina un cambio estructural en la estableciéndose  cambios organizacionales. Las empresas no pueden ser conservadoras cuando se trata de la optimización de sus procesos por medio de la inserción de nuevos instrumentos tecnológicos, los mismos deben encontrarse fundamentalmente en las Áreas  estratégicas; sin embargo, es importante que todas las unidades de la organización se encuentren orientadas. "El éxito de una empresa depende de la calidad de su información y de la velocidad con la que esta puede ser comunicada".*1

Lo anterior presupone la optimización del Flujo de la Información desarrollado dentro de la empresa pues permitirá a los usuarios del Sistema de Información de apoyo a las decisiones demandar de la misma en el momento oportuno y que se requiera de este recurso,  para procesarla debidamente y lograr un mejor desempeño de las tareas de la entidad,  trayendo consigo cambios,  los cuales  suponen crisis, ya que la propia tendencia a la continuidad por parte del comportamiento social, la hace inevitable incluso en los cambios más insignificantes.

La crisis continúa hasta que se alcanza alguna nueva forma de adaptación en que los antiguos elementos se fusionan con los nuevos elementos. Esto sucede porque los miembros de la organización pueden percibir los efectos del cambio de diferente manera, como beneficiosos, perjudiciales o ambivalentes, de acuerdo a sus conveniencias personales y su capacidad de adaptación.

Entonces, se puede aseverar que cualquier cambio que se introduce en la organización produce resistencia y la adopción de estos Sistemas de Información Gerencial no es la excepción pues la implantación de un sistema de este tipo tiene un impacto en la estructura y en los procesos, por consiguiente, en los miembros de la misma. Por eso, no solo se trata de aplicar una nueva tecnología, sino que la clave está en saber manejarla para aprovechar al máximo su potencial. Para esto, la administración debe reconocer las etapas del proceso, con el objetivo de establecer medidas que garanticen un adecuado manejo de la resistencia que se presenta y hasta lograr que el cambio sea exitoso, en pocas palabras orientarlo  de forma estratégica sacando beneficio y logrando los resultados esperados.

Por lo que no sería incorrecto investigar la Resistencia al Cambio, utilizando para ello las herramientas que nos brinda la Ciencia de la Administración, pues en muchas ocasiones la implementación de un Sistema de Información trae aparejado como bien aparece al principio de este artículo, el surgimiento de una categoría que amerita análisis desde la definición del Sistema previsto en su diseño, específicamente al exponer la Factibilidad Operativa o sea conocer o analizar si el nuevo sistema puede ser o no operado en la organización lo cual está en dependencia de diferentes factores que va desde las condiciones con las cuenta la empresa hasta el grado de aceptación de los usuarios, por lo se propone antes de implementar por mucha necesidad que se tenga de contar con un Sistema de Información Gerencial automatizado, por demás decirlo, ser exhaustivo en la fase de diseño previendo cada una de las etapas y muy importante es no olvidar la participación en esta fase del factor humano o sea que se halle como una parte importante dentro del proyecto, de hecho lo es además del recurso información , no obviar el diagnosticar el estado de la información, la cultura y el nivel de conciencia de los usuarios ante el reto que se avecina.

“…falta por lo general una persona que asuma la responsabilidad de gestionar el cambio organizacional impulsado por la tecnología y de actuar como un adalid del cambio, impulsando la innovación de la empresa a través de las tecnologías de información.”*1
 
¿Por qué cambio representa un conflicto?

Cambio significa acción y efecto de cambiar, trayendo consigo alteraciones evidentes que influyen en los miembros de la organización, consistiendo en que los mismos deben adoptar nuevas maneras de pensar a la hora de tomar decisiones y de aplicar determinadas acciones para desarrollar sus funciones, elementos a tenerse en cuenta en la estrategia de la compañía, en trabajar con equipos de personas, en fin de llevar de una forma y frecuencia diferente la labor que se realiza, incluyendo las relaciones con superiores y/o subordinados o compañeros de área.
 
¿Por qué se da tan frecuente la resistencia al cambio?

Según Miguel Sagüés González _ Estrada plantea en su artículo *1, resumiéndolo de la siguiente forma:

· Respuestas de las personas ante el cambio.
· Dependencia de la conducta de las personas del análisis del costo _ beneficio.
· Violación de la relación individuo _ entidad.
· Inexistencia o poca visibilidad por parte del trabajador de ventajas aparejadas al cambio.
· Aparición de incertidumbre en el individuo.
· Formación de rumores alrededor del cambio.

El resumen anterior se dirige hacia la conducta de los individuos dentro de la entidad, en cualquiera de los cambios que se propongan debe palparse la ventaja que trae consigo como por ejemplo: la implementación de un sistema de información que apoye la toma de decisiones una vez previsto las factibilidades del mismo para desarrollar la estrategia de la organización orientada a cumplimentar los objetivos.
 
Propuestas de soluciones

Siguiendo lo expuesto por el profesor Miguel Sagüés González _ Estrada en su artículo *1, consideramos trascendental proponer algunas soluciones:

· Análisis del cambio: Analizar cómo incidir el cambio sobre las conductas de las personas que integran la entidad, o sea no romper lo que Sagüés llama contrato psicológico y desarrollar aspectos que influyan positivamente sobre las personas, además de aplicar un correcto diagnóstico donde se incluya la rapidez de aceptación de lo nuevo y cómo incide en el grado de ansiedad de aquellos a los que el cambio afecta*1

· Comunicar: Una vez aplicado los instrumentos con la finalidad de conocer el impacto que ha tenido la aplicación de lo nuevo, además de detectar las consecuencias no factibles para desarrollar lo propuesto máximo si se tiene idea clara que dicho cambio es necesario para lograr el éxito, entonces los responsables del cambio deben aprovechar todos los aspectos que la comunicación les brinda para que la necesidad sea entendida y así lograr un comportamiento diferente ante lo nuevo.

· Concienciar: Tener en cuenta dentro de la cultura organizacional la conciencia de los individuos surgiendo la imperiosa necesidad la manera diferente de ver las cosas.  “… Una crisis visible por la que atraviesa una compañía puede ser un importante factor de presión para hacer efectivo el cambio de conductas,…” *1, siendo así hasta cuando el cambio trajera consigo un costo relevante para aquellos que ven la necesidad del cambio. En realidad salirse de lo tradicional es un efecto propio de las crisis e incluso se da paso al proceso cuestionándose lo establecido, pero por sí solas las crisis no dan frutos, se debe tener muy en cuenta la disposición de las personas de la organización a acceder ante las nuevas formas de actuar y pensar.

Concluyendo parcialmente la introducción del cambio presupone seguir determinados pasos:*1

· Creación de una concienciación sobre la necesidad del cambio.
· Confección de un diagnóstico de la situación que crea la necesidad del cambio y determinación de la dirección del cambio.
· Comunicación del cambio a los afectados.
· Supervisión del cambio y realización de ajustes en el caso de que sea apropiado.

Cultura en Sistemas de Información

“Un adecuado funcionamiento de la comunicación dentro de la empresa puede contribuir, si es orientado estratégicamente a modificar la cultura organizacional en beneficio de la organización…”*2

Refiriéndonos al procesamiento de la Información sabiendo utilizar a la misma debidamente, pero para ello es necesario potencializar las habilidades de las personas para que puedan utilizar la información, considerada como el líquido  de las entidades para sobrevivir sin obviar el factor humano.

En la actualidad el nivel y desarrollo de los Sistemas de Información hay que hacer hincapié en que todos los miembros de la organización tengan conciencia de la importancia que juegan los S. I. y no solo eso sino aceptarla el rol que despliegan dentro de las entidades para cumplir con eficiencia los objetivos y alcanzar la competitividad que permitirá posicionarse en el mercado de hoy, globalizado por demás plantearlo.
 
¿Cómo desarrollar tal cultura?

· Gestión Interna.  Durante esta fase se debe seleccionar los recursos necesarios para ello, jugando un importante rol la dirección general pues es quien debe asumir el compromiso organizativo.

1. Formar a los trabajadores a través de seminarios, conferencias o cursillos dentro y fuera de la entidad.
2. Motivación factor importante pues a través de la promoción y la Incentivación desarrolla el espíritu de creación colectiva, de innovación.
3. Estructura organizativa potencia el papel de los sistemas de información cualquiera que sea su función, haciendo participar no solo a directivos sino los trabajadores en general.

· Comunicación Interna. Son los mensajes que deben emitirse a todo lo largo de la organización, discrepando con Sagüés, el principal actor no es el director general, de ser así estaríamos alimentando la verticalidad en las comunicaciones, pues las mismas no son más que las comunicaciones donde se integran los dirigentes con los empleados con el fin de lograr una buena imagen interna.

1. Declaración de la misión de la entidad donde se debe tener en cuenta a los S. I. pues el desarrollo de las tecnologías de la información van a permitir a la empresa cumplir con su cometido.
2. Utilización de estas tecnologías en función de las comunicaciones como por ejemplo: el uso de videos conferencias para trasmitir los avances, resultados y el futuro, además de incluir diferentes aspectos de los S. I. para ver cuál camino seguir, qué se ha hecho, etc.
3. Creación de boletines empresariales, revistas, tablón de anuncios, desarrollo de Forum de Ciencias y Técnicas donde se expongan los avances, lo nuevo por llegar y los resultados obtenidos.

· Comunicación externa. Promoción de la empresa en la red de redes, folletos, artículos dirigidos a los clientes.
· El comportamiento de los altos directivos. Los mismos deben prestar mayor atención al desarrollo de los S. I.; viendo a la organización como un todo, preocupándose con la inclusión de las tecnologías y mantenimiento de las mismas.

*2. Barreiro Pousa, Luis Dr. “El Perfeccionamiento Empresarial y la Comunicación Interna” Revista Espacio. Cuba. No.1. año 2000
 
Bibliografía consultada

· Barreiro Pousa, Luis Dr. “El Perfeccionamiento Empresarial y la Comunicación Interna” Revista Espacio. Cuba. No.1. año 2000
· García, Gustavo; Rancel Johanna. ”Resistencia al cambio tecnológico en las organizaciones durante el desarrollo de un Sistema de Información en el área de RHH”
· Marolla (1993). ¿Quién se opone al cambio? El manejo del componente humano en la introducción de nuevas tecnologías. El manejo del componente humano en la introducción de nuevas tecnologías. Management y Gestión. Tomado 13 de julio 2006. http://www.marolla.ar

*1. Sagüés González _Estrada, Miguel, “La resistencia al cambio en las organizaciones y el desarrollo de una cultura de sistemas de información”. 1994 _ 1995. Publicado por el departamento de Investigación de Empresa, María de Molina, 13 28006, Madrid, España.

Ma. del Consuelo Tundidor Martínez

Licenciada en Educación en las Especialidades de Física y Astronomía Especialista en Ciencias de la Computación. Con estudios hechos en Tecnologías de la información y las comunicaciones, Administración de riesgos, Gestión de la Información, Dirección Estratégica. Es autora del artículo Diseño de un Sistema de Información Gerencial de apoyo a la toma de decisiones, publicado en www.monografías.com , específicamente en: http://www.monografias.com/trabajos38/informacion-gerencial/informacion-gerencial.shtml Categoría: Administración y Finanzas, Desarrollo Organizacional Descripción: Análisis y Diseño de los Sistemas de Información.  La Habana. Cuba mconsuelo1992arrobayahoo.es

consueloarrobamedicuba.sld.cu

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