La función de Organización y Métodos es un servicio eminentemente de asistencia y asesoría al nivel gerencial de las empresas, cuyo objetivo primordial es incrementar la eficiencia administrativa mediante la elaboración de estudios técnico-administrativos que buscan el mejoramiento de los procedimientos, métodos y sistemas de trabajo.
Esta actividad se realiza a través de propuestas que elaboran los
Analistas de Organización & Métodos, después de haber realizado los
estudios respectivos a los procedimientos que utiliza la empresa,
tratando de buscar hacerlos más sencillos y efectivos, lo cual trae como
consecuencia reducción de costos y esfuerzos innecesarios para lograr la
simplificación del trabajo.
Las propuestas deberán ser analizadas por el nivel gerencial, y será
allí en donde se decida si se ponen en práctica o si son denegadas.
Los Estudios de Organización & Métodos son útiles para cualquier
empresa, ya sea esta Industrial, comercial ó de servicios.
La Asistencia y asesoría de Organización y métodos a la dirección de la
Empresa, puede darse a nivel externo y a nivel interno de la misma.
Siendo de esta forma:
EXTERNAMENTE: Existen oficinas consultoras de Asesoría, cuya labor
fundamental es realizar Estudios de Organización y Métodos, las cuales
muestran la siguiente característica:
Poseen personal calificado en el ramo, con experiencia en diferentes
tipos de empresas y con conocimiento de muchos problemas
organizacionales. Por lo anterior, al momento de realizar un Estudio de
Organización y métodos pueden plantear diversidad de soluciones de
acuerdo a los problemas existentes, en base a conocimientos teóricos ó
experiencias en otras empresas.
Sin embargo pueden alejarse de la realidad de la Empresa, ya que en
algunas ocaciones es difícil llegar a conocer la Cultura Organizacional,
problemas históricos y el sentir general del personal, puesto que por
ser personas extrañas a ellos la confianza y sinceridad puede ser
limitada.
INTERNAMENTE: El departamento de O&M, realiza permanentemente Estudios
de Organización y métodos, bajo las siguientes características:
Posee personal propio, con experiencia y conocimiento de diferentes
áreas de la Empresa y con tiempo completo para dedicarse a buscar
mejorar los procedimientos internos. Además puede llegar a conocer a
profundidad las características internas elementales de cada área, así
como la forma de pensar de las personas en relación a los antecedentes
históricos de los procedimientos que se utilizan y de la Empresa en
general.
Sin embargo la poca experiencia externa con otros tipos de empresas,
puede llegar a limitar las posibles alternativas de solución a los
problemas que sean objeto de estudio, puesto que no existen puntos de
comparación.
En la medida que la función de Organización & Métodos constituye un
instrumento de cambio y mejoramiento, su ubicación dentro de la
estructura orgánica de cualquier entidad o empresa, merece consideración
seria y ponderada, por lo que existe diversidad de razones y opiniones
para ubicarla en el mas alto nivel de las Empresas, entre ellas destacan
las siguientes:
- Al depender de la jefatura máxima de la empresa, se eliminan
resistencias indebidas a sus recomendaciones y sugerencias.
- Se obtiene una visión amplia y panorámica de la organización,
especialmente en términos de la coordinación que deben tener todas las
actividades, lo que sirve para fijar con mayor precisión sus posibles
áreas de trabajo y lograr mejores resultados.
Los Estudios de Organización & Métodos representan el análisis de los
problemas estructurales y de los sistemas de trabajo de la
administración, con el propósito fundamental de asesorar a las unidades
administrativas para el mejoramiento de sus métodos de trabajo y el
aprovechamiento óptimo de los recursos disponibles y por adquirir, para
lograr eficiencia y eficacia en el desarrollo de sus funciones.
El alcance de los estudios de Organización & Métodos comprende desde los
cambios estructurales de la organización, hasta las menores
modificaciones introducidas en los métodos de trabajo de una pequeña
unidad administrativa, vá desde la simplificación de trámites hasta la
reforma total de la organización.
De acuerdo a su campo de aplicación, los estudios de Organización &
Métodos pueden realizarse a en forma general para toda la organización y
también en alguna de sus unidades componentes, áreas o puestos de
trabajo en especial.
El estudio de toda la organización se realiza a nivel general de toda la
empresa, comprende un examen minucioso de todos los elementos
administrativos que se encuentran establecidos dentro de la empresa,
entre los que destacan objetivos, políticas, organización, estructura,
sistemas de trabajo, recursos, etc.
A este nivel el estudio también puede realizarse en aquellas funciones
generales de a organización, comunes a varias área o unidades
administrativas.
El estudio específico de alguna de sus unidades componentes, áreas o
puestos de trabajo en especial, se realiza con el fín de considerar
posibles mejoras en sus métodos y procesos de trabajo, aunque se realiza
en forma independiente no se puede descartar dentro del estudio el
análisis de las relaciones existente con otros componentes similares de
la organización.
Este tipo de estudio se aplica también para la creación de nuevas
unidades administrativas o puestos de trabajo, con la finalidad de
aprovechar y mantener los sistemas de organización existentes, pero
sobre todo buscar el éxito de su funcionamiento.
Para que los Estudios de Organización & Métodos obtengan los éxitos
deseados es importante contar con la aprobación y apoyo de la alta
Gerencia, así como la anuencia y simpatía de las autoridades del área
objeto de estudio, y sobretodo con la participación del personal
involucrado dentro del área, lo cual solamente se logrará si se les
comunica adecuadamente, de lo contrario será inevitable encontrar
resistencia al cambio durante el estudio y en las propuestas de cambio
que se lleguen a formular.
Como toda técnica o herramienta profesional los estudios de Organización
& Métodos deben contar con una metodología para su desarrollo, para el
efecto se han determinado cinco fases que de acuerdo a su secuencia
ayudan a la realización del mismo.
- PLANIFICACIÓN DEL ESTUDIO
- RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN
- ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN
- ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DEL INFORME FINAL
- IMPLEMENTACIÓN Y SEGUIMIENTO
PLANIFICACIÓN DEL ESTUDIO:
Ningún esfuerzo de mejoramiento administrativo debe iniciarse sin una
cuidadosa planificación y preparación previa del curso de acción que
habrá de seguirse para alcanzar su propósito.
El primer paso dentro de la planificación del Estudio de Organización &
Métodos es definir la naturaleza del problema y detectar las principales
fallas a resolver, para luego determinar con claridad el objetivo del
estudio y con ello evitar malos entendidos que obstaculicen o dispersen
el trabajo.
Cuando se ha definido la naturaleza y el objetivo del estudio, debe
llevarse a cabo una investigación preliminar o reconocimiento para
determinar la situación actual y visualizar los estudios que se deben
realizar, la complejidad de la investigación, las técnicas más
apropiadas para realizarlo y los posibles costos de las propuestas de
solución.
El estudio preliminar por ser el primer contacto con la realidad que se
va a estudiar, puede dar una idea de la magnitud del problema, detectar
los inconvenientes que pueden surgir durante el estudio proporcionando
nuevos elementos de juicio a considerar y como consecuencia de ello
provocar una reformulación del estudio en términos más objetivos.
En términos generales los objetivos de la investigación preliminar son:
- Determinar las necesidades específicas que existen dentro del campo de
aplicación y la identificación del problema que requiere atención
prioritaria.
- Descripción detallada de la ubicación, naturaleza y extención del
problema.
- Establecer el tipo de conocimientos técnicos o habilidades que se
requerirán para resolver el problema.
- Estimar el tiempo, recursos humanos y materiales que serán necesarios
para resolver el problema, así como las técnicas administrativas
Determinada la naturaleza y la magnitud del problema, definido el
objetivo del estudio y practicada la investigación preliminar debe
formularse el plan y los programas de trabajo para llevarlo a cabo,
examinando las diferentes opciones para efectuar la investigación
definitiva y fijar las normativas y condiciones generales que regirán su
desarrollo.
Esta última etapa de la Planificación del estudio debe presentarse en un
informe que indique la apreciación del problema y el plan de trabajo que
se utilizará para resolverlo, especificando con claridad que es lo que
se va a realizar y por qué, en donde, cómo, cuándo y quienes lo harán,
así como las acciones, los recursos, el tiempo y el costo de su
elaboración e implementación.
Este documento debe contener una explicación clara y concisa de las
áreas de investigación que cubrirá (sistemas, procesos, funciones,
puestos, etc.) y de los hechos, datos e informes que sean necesarios
para llegar a conclusiones y recomendaciones sólidas y efectivas, a
través de la descripción de los siguientes contenidos:
- Antecedentes y justificación del estudio
- Propósito y objetivos del estudio y los resultados que se esperan
obtener
- Alcance y limitaciones del estudio
- Acciones o fases necesarias para lograr el objetivo
- Los recursos humanos, materiales y financieros necesarios en cada
acción o fase del estudio
- El cronograma de actividades que indique las fechas de inicio o
terminación de cada acción o fase del estudio
- Las estrategias y tácticas administrativas que se adoptarán para
conducir la investigación
- La delimitación de responsabilidades para cada una de las fases del
estudio
- Los programas auxiliares de información y orientación acerca de la
naturaleza y propósitos del plan
El plan de trabajo debe someterse a la consideración de las autoridades
del área objeto de estudio y a la aprobación de la alta gerencia,
quienes determinarán el costo-beneficio del proyecto, así como las
implicaciones que pueden darse dentro de la empresa si se realiza.
RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN:
Es importante recopilar información general de tipo documental sobre:
manuales, leyes, decretos, acuerdos, reglamentos, informes,
estadísticas, anuarios y estudios anteriores sobre el área o problema a
evaluar, así como información específica del campo de trabajo sobre:
organigramas, descripciones de puestos, expedientes del personal, datos
sobre volúmenes de trabajo, descripción de los principales procesos,
relación con otras dependencias, condiciones y características de la
ubicación, espacios físicos, mobiliario y equipo; en general toda
aquella información que específica del área objeto de estudio.
Reunir y registrar aquellos hechos que permiten conocer y analizar lo
que realmente sucede en el área objeto de estudio, evitará la
formulación de impresiones deformadas de la realidad, incurrir en
interpretaciones erroneas, falsas conclusiones y proponer medidas de
mejoramiento que al aplicarlas resulten inoperantes.
En el proceso de recopilación de datos se debe evitar recoger
información insuficiente o acumular hechos innecesarios que provoquen
confusiones y alarguen inutilmente la duración de la investigación. Lo
anterior solamente se podrá lograr teniendo siempre presente el objetivo
del estudio y proceder continuamente a su revisión y evaluación con la
finalidad de asegurarse de que los datos tienen relación con el
problema, detectar si de ellos se desprenden nuevos problemas y derivar
posibles cambios o mejoras.
El registro de los datos recopilados debe quedar por escrito al momento
de la observación de los hechos, para disponer de un historial completo
del caso que permita:
- Respaldar las acciones que se formulen y las propuestas de cambio que
se implementen.
- Comparar en cualquier fase de la investigación los resultados
parciales con los planes y programas respectivos.
- Facilitar la información al personal para que conozca los objetivos
del estudio, lo que se ha hecho y lo que falta por hacer, teniendo la
posibilidad de obtener sugerencias y/o recomendaciones para mejorarlo.
- Archivar los informes o estudios sobre los trabajos realizados,
constituyen la mejor fuente de información para realizar trabajos
similares, evitando la duplicidad de esfuerzos y como un elemento de
apoyo por si existiera cambio del personal que realiza el estudio.
Las técnicas generales que se utilizan para la recopilación de los datos
son la investigación documental, la entrevista, el cuestionario y la
observación directa. La elección de las diversas técnicas está en
función de los objetivos de la investigación, de la naturaleza del
problema de estudio, de los datos que deban obtenerse, pero sobretodo de
la visión y criterio del Analista.
Independientemente a la(s) técnica(s) que se utilice, la labor de
investigación debe afrontarse sin prejuicios por parte del Analista, sin
opiniones preconcebidas, adoptando una actitud amable y discreta a fín
de ganarse la voluntad y confianza del personal del área de estudio y
estimular la participación activa en los trabajos que se realicen y no
propiciar la resistencia al cambio por parte de ellos. Además es
importante que dentro de esta etapa no se realice ningún tipo de
ofrecimiento o promesa que no se tenga certeza y posibilidades de ser
cumplidas para evitar actitudes y criterios desfavorables
posteriormente.
La investigación debe comprender la recopilación de los antecedentes y
datos relativos a la situación actual del área evaluada. Entre los
antecedentes se encuentran los aspectos jurídicos que se verán
involucrados dentro del problema, los problemas similares que con
anterioridad se hayan presentado y las soluciones que se hayan
recomendado o adoptado en su momento en un intento de resolver el
problema.
Por lo que respecta a la situación actual, para el estudio de
Organización & Métodos es importante cubrir con aquella información que
permita:
- Definir los objetivos del área afectada
- Conocer la estructura orgánica actual
- Revisar las políticas establecidas y las normas administrativas
relacionadas con el problema en estudio.
- Determinar las funciones asignadas a cada área y/o puesto de trabajo,
que tengan relación con el problema.
- Examinar las condiciones de trabajo, cultura organizacional,
relaciones internas y externas del personal, canales de comunicación.
ANALISIS DE LA INFORMACION:
Consiste en organizar los datos recopilados de acuerdo a los objetivos
del estudio de Organización & Métodos, para someterlos a un proceso de
análisis o examen crítico que permita descubrir los problemas y
establecer cuales son las causas que impiden la operación normal del
sistema, procedimiento o método de trabajo, generando deficiencias,
errores, retrazos o duplicaciones dentro de su desarrollo.
Esta fase sirve de base para el desarrollo de alternativas de solución a
los problemas detectados y/o que originalmente generaron la necesidad de
realizar el estudio y para la formulación de recomendaciones de
mejoramiento administrativo en general.
El análisis de una situación o evento administrativo consiste en dividir
o separar sus elementos componentes hasta llegar a conocer la
naturaleza, las características y las causas que originan los problemas
detectados, sin perder de vista la relación de interdependencia e
interacción que debe existir dentro de ellos.
El propósito del análisis es establecer las bases para proponer opciones
de solución al problema que se estudia, con el fín de evaluarlas y
establecer las acciones o medidas correctivas que permitan la
eliminación del problema y el mejoramiento administrativo del área
objeto de estudio.
El análisis de la información provee de una descripción ordenada de los
datos, para someterlos a un examen crítico que permita conocer todos sus
aspectos y detalles, y logre conducir los esfuerzos de racionalización a
diagnosticar los problemas.
Las actividades que conforman la fase del análisis de la información
deben desarrollarse en la siguiente secuencia:
- Conocer el hecho o la situación que se analiza, o sea tener en mente
el objetivo del estudio.
- Describir claramente el problema o los problemas principales
detectados.
- Descomponer cada uno de los problemas para conocer todos sus detalles
o particularidades.
- Examinarlo críticamente y comprender cada uno de sus elementos
componentes.
- Ordenar cada elemento de acuerdo al criterio de clasificación elegido,
realizando comparaciones y buscando analogías o discrepancias con otros
hechos similares.
- Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerandolos
individualmente y en conjunto, tomando en cuenta que los fenómenos
administrativos no se comportan en forma aislada y por sí solos, sino
que son también causa-efecto de las circunstancias del ambiente interno
y externo que los rodea.
- Formular un diagnóstico de la situación, identificando y explicando
las deficiencias y sus causas con el fín de resolverlos.
Para el análisis de la información debe adoptarse un enfoque amplio e
integral, relacionando el problema con toda la organización y cada una
de sus unidades componentes.
Un enfoque muy eficaz al momento de realizar el análisis consiste en
adoptar una actitud interrogativa y formular de manera sistemática una
serie de preguntas que resumen la justificación de las actividades
administrativas. Es importante que las preguntas se realicen con mucha
objetividad y claridad para lograr obtener las respuestas adecuadas y
lograr que la persona que responde a las preguntas también llegue a
cuestionarlas.
Las preguntas que se deben utilizar dentro del interrogatorio deben
adecuarse al evento o situación que se esté evaluando, la aplicación
queda a criterio del Analista pero no debe pensarse en preguntas
sofisticadas sino lo más simple posible, por ejemplo:
¿ Qué se hace ?
¿ Para qué se hace ?
¿ En donde se hace ?
¿ Cuándo se hace ?
¿ Quién lo hace ?
¿ Cómo se hace ?
¿ Cuánto cuesta hacerlo ? etc.
Después de obtener para cada una de las preguntas, respuestas claras y
precisas, estas deberán someterse a un nuevo interrogatorio, planteando
la pregunta ¿ Por qué se hace ?, a partir de ese momento se iniciará el
examen crítico de los datos y las nuevas respuestas que se obtengan
darán la pauta para la formulación de acciones de mejoramiento. Esto
será posible mediante la eliminación, combinación, cambio o
simplificación de alguno o todos los elementos objeto de análisis.
Este sencillo procedimiento para el análisis administrativo persigue la
finalidad de sugerir las bases para el examen crítico que debe aplicarse
en un estudio de Organización & Métodos. Es evidente que el rigor con el
que se analicen los datos estará en relación directa con el tipo de
estudio que el Analista sea capaz de emprender y del grado de desarrollo
en que se encuentre el área objeto de estudio.
La elección de las técnicas e instrumentos de análisis obedecerá a la
factibilidad de su aplicación, a los estudios que se van a realizar, al
apoyo financiero y los recursos que sean accesibles, pero sobre todo a
los conocimientos y grado de preparación del personal que realice las
funciones de Analista de Organización & Métodos.
ELABORACION Y PRESENTACION DEL INFORME FINAL:
Comprende la elaboración de un documento que describe los hallazgos y
las alternativas de cambio o solución a los problemas detectados,
incluye las conclusiones y recomendaciones que a criterio del
investigador permitirán un mejor desarrollo administrativo dentro del
área evaluada.
La búsqueda de opciones de mejoramiento administrativo se inicia en la
fase de la planificación o construcción del estudio de Organización &
Métodos, la cual presupone una labor inversa a la efectuada durante el
proceso de análisis, es decir, que los elementos separados y desgregados
en el proceso anterior se combinan mediante una labor de síntesis,
formando nuevas unidades, integradas en tal forma que proporcionen las
respuestas adecuadas a las interrogantes planteadas a lo largo de la
investigación, lo cual no es más que llegar a las conclusiones del
estudio.
Como resultado de las conclusiones a las que se llegue después del
análisis de los datos y de la formulación del diagnóstico de la
situación que originó el estudio, pero sobre todo utilizando los
conocimientos técnicos, la imaginación y creatividad, el Analista estará
en posibilidad de formular por lo menos dos alternativas de solución al
problema evaluado, para presentarlas a manera de sugerencia o
recomendación.
La redacción de recomendaciones no debe incluir todas las opciones
posibles que se hayan detectado cuando estas sean muy numerosas, sino
que conviene seleccionar solamente las más viables y las que puedan
ocasionar mayor impacto en los interesados. Cada opción debe ser
acompañada de la estimación de costos, los requerimientos de recursos,
así como la descripción de sus ventajas y limitaciones.
En el desarrollo de alternativas u opciones para el diseño de un nuevo
sistema de trabajo es necesario combinar los insumos ( imputs ) con los
productos ( ouputs ), procesamiento, requerimiento y flujo de
información, así como también considerar la estructura de la
organización, los objetivos, las políticas, los planes de operación, las
funciones, los procesos, los recursos, la distribución del espacio y los
controles que cada una de las alternativas requieren para la
implementación del cambio.
Antes de proceder al desarrollo de las recomendaciones en un estudio de
Organización & Métodos, se deben tener presentes las siguientes
consideraciones y/o sugerencias:
- No perder de vista los objetivos iniciales que motivaron la
realización del estudio.
- La experiencia de trabajos realizados con anterioridad pueden ser
valiosas, pero debe combatirse la tendencia a apegarse a soluciones que
sigan ciertos patrones establecidos dentro de la organización.
- Es de suma importancia que a quienes resulten directamente afectados
por los cambios y recomendaciones se les de oportunidad de participación
en las evaluaciones antes de que se tomen las decisiones finales.
- Dar preferencia a las recomendaciones pácticas o viables,
entendiéndose por ellas las que dentro de las condiciones que prevalecen
dentro del área objeto de estudio sean las más factibles de aproximarse
a la realidad.
- Considerar las limitaciones que puedan emanar de disposiciones
jurídicas y administrativas cuando presenten dificultades para su
modificación.
- Descartar soluciones que requieran de complejos esquemas de
cooperación por parte de más de una unidad, cuando esta sea difícil de
lograr.
- Aprovechar toda la ayuda disponible con el objeto de llegar a mejores
resultados, atendiendo las inquietudes, comentarios y opiniones del
personal que labora dentro del área de estudio y de otras personas
ajenas a ella, así como la asesoría de especialistas en campos
determinados.
La mejor solución será aquella que permita realizar un trabajo o tomar
una decisión dentro del tiempo mínimo requerido y con el aprovechamiento
adecuado de los recursos disponibles, para obtener resultados en un
corto plazo.
Todas las recomendaciones que se presenten dentro del informe final
deben incluir la formulación del programa para su implementación que
determine las actividades que deben desarrollarse y la secuencia de su
realización, acompañado del cronograma que indique las fechas en las
cuales deberá iniciar y terminar cada una de las actividades del
programa, dejando establecido quien debe ser el responsable del control
total del proyecto y de cada una de sus actividades componentes.
Las recomendaciones que se sugieran deben presentarse por escrito,
redactandose para ello un informe que además de exponer las razones que
fundamentan los cambios propuestos faciliten la toma de decisiones al
respecto.
El informe debe ser redactado de acuerdo a la naturaleza y
características de los lectores, lo cual hará variar la forma y el
contenido del mismo dependiendo a quien vaya dirigido. Los funcionarios
de alto nivel requieren informes condensados que les permitan tomar con
cierta seguridad decisiones correctas y oportunas, los cuales deben ser
redactados en lenguaje excento de tecnicismos y detalles muy
particulares. Los informes técnicos y detallados deberán reservarse para
aquellas personas que se verán involucradas en la implementación de los
cambios sugeridos.
Puede ser de mucha utilidad incluir en el informe gráficas, diagramas,
cuadros y demás instrumentos de análisis administrativos que se
consideren elementos auxiliares para apoyar las propuestas y
recomendaciones, pero que sobretodo faciliten la interpretación y
análisis de las alternativas de solución.
Los resultados de los estudios de Organización & Métodos deben ser
presentados directamente al Gerente general y al personal involucrado en
su aprobación y en su ejecución. La presentación no debe ser extensa ni
tediosa, por lo que debe ponerse mucho empeño en su contenido y apoyarse
con ayudas audiovisuales y materiales para hacerla más atractiva.
La resulatdos deben ser diseñados, preparados y presentados por los
Analistas encargados de la evaluación, para que las recomendaciones sean
comprendidas y las dudas sean aclaradas en el mismo momento.
El objetivo de la preparación del informe es dar a conocer los
resultados del estudio de Organización & Métodos al nivel gerencial y a
las autoridades del área objeto de estudio, para obtener la aprobación y
apoyo necesarios para su implementación.
Una vez que las autoridades competentes decidan sobre la alternativa a
implementar, se estará en condición de diseñar el nuevo sistema y la
implementación del mismo.
IMPLEMENTACION Y SEGUIMIENTO:
Se refiere a la puesta en práctica de el nuevo sistema y comprende la
integración de los recursos humanos y materiales necesarios y la
ejecución del programa previsto bajo la supervisión y asesoría del
Analista creador del sistema.
La implementación de las recomendaciones formuladas puede ser
considerada más importante que cualquiera de las otras fases
desarrolladas con anterioridad, ya que comprende el momento en el que la
teoría del estudio se convierte en práctica y debe ponerse en vigor para
solucionar los problemas que lo motivaron.
Esta fase puede sub-dividirse en cuatro aspectos fundamentales, los
cuales son:
- Formulación de un programa para la implementación del nuevo sistema.
- Integración de los recursos humanos y materiales que sean necesarios.
- Descripción del nuevo diseño y capacitación sobre el programa de
implementación a los responsables de la ejecución del programa.
- Ejecución del programa.
En la formulación del programa de implementación del nuevo sistema debe
determinarse las actividades que deberán desarrollarse y la secuencia de
su realización, las cuales pueden representarse a través de un diagrama
o cronograma de actividades.
En lo que respecta a la integración de los recursos humanos y materiales
es importante considerar todos los requerimientos que serán necesarios
para cumplir adecuadamente con la implementación del nuevo diseño, tales
como características del personal, de las instalaciones, del mobiliario
y equipo, fomularios y papelería en general, así como los documentos
administrativos de soporte al cambio entre los que se pueden mencionar,
manuales administrativos, reglamentos e instructivos entre otros.
Definitivamente no basta con formular un programa de implementación e
integrar los recursos humanos y materiales necesarios, si no se describe
y capacita sobre el nuevo diseño y el programa de implementación a los
responsables de la ejecución del mismo.
Con base a los requerimientos del nuevo sistema y al programa de
implementación que se decida utilizar se debe seleccionar y capacitar al
personal que vaya a estar involucrado con los nuevos procedimientos y
métodos de trabajo. Tomando como base los manuales e instructivos que se
desarrollen para que pueda ejecutar sus labores correctamente y adquiera
el conocimiento mínimo necesario de las actividades que le corresponderá
desarrollar dentro del proceso total.
En este aspecto es importante resaltar que el logro de la implementación
del nuevo sistema no es responsabilidad del Analista que tuvo a su cargo
la evaluación, los implementadores deben ser los integrantes del área de
desarrollo, por lo que la adecuada capacitación y convencimiento de cada
uno de ellos es de suma importancia para lograr establecer quién o
quiénes serán los responsables directos de la ejecución del programa
total y de cada una de las etapas que lo integran.
La participación del Analista de Organización & Métodos al momento de
poner en práctica sus recomendaciones, constituye un requisito
escencial, ya que su misión no concluye con la formulación de propuestas
de mejoramiento y la preparación del programa de implementación. Deberá
estar presente en el lugar en donde se realicen los cambios durante todo
el tiempo que se requiera y de ser necesario regresar eventualmente en
forma planificada y esporádica al lugar de implementación del nuevo
sistema.
En lo concerniente a la ejecución del programa, la función del Analista
de Organización & Métodos es únicamente de asesoría y asistencia al
personal involucrado, quien deberá participar solamente como orientador
del Jefe de la Unidad en desarrollo y del personal que deberá
ejecutarlo, durante el proceso de implementación de las recomendaciones
hasta que las mismas funcionen adecuadamente y a la vez retroalimentarse
con los problemas y las dificultades que puedan surgir en esta fase.
Para prevenir los obstáculos y la resistencia al cambio de quienes se
vean afectados por los nuevos métodos de trabajo es necesario incluir
programas de información y orientación sobre la naturaleza, propósito y
bondades del nuevo sistema.
Después de cumplir con las actividades anteriores se procede a ejecuta
el programa, que no es más que proceder a poner en operación el nuevo
sistema, aplicando el método de implementación que previamente se haya
seleccionado, realizando las actividades programadas para el efecto y
siguiendo con los lineamientos fijados en los manuales e instructivos
respectivos.
La ejecución del programa debe responder adecuadamente a la sencillez o
complejidad de los nuevos sistemas, no existe una sola metodología para
realizarla, por lo que dependiendo de los cambios que se deseen
implementar se deberá elegir entre alguna o varias de los métodos que se
describen a continuación:
- El método instantáneo
- El proyecto piloto
- La implementación en paralelo
- El método parcial o por aproximaciones sucesivas
Generalmente si el nuevo sistema es relativamente sencillo y no
involucra un gran volúmen de operaciones o un número excesivo de
unidades administrativas, el método de implementación instantáneo es el
más aconsejable y el más aceptado en la práctica.
Es una forma fácil de implementar los nuevos sistemas a menos de que los
cambios por sencillos que sean impliquen utilización de equipo diferente
y desconocido para el personal o exista alto grado de resistencia al
cambio.
El método de implementación a través del proyecto piloto consiste en
realizar un ensayo del nuevo sistema en tan solo una parte del total de
la organización, con la finalidad de medir su eficacia. Debe entenderse
por esto que sólo es posible cuando existe una relativa semejanza en las
condiciones que imperan dentro del área objeto de estudio o de la
organización como un todo.
Su principal utilidad radica en que permite introducir los cambios en
una escala reducida, realizando cuantas pruebas sean necesarias para
determinar la validez y efectividad del sistema propuesto antes de
operarlo en forma global. Sin embargo sus desventajas no pueden
generalizarse ya que no es posible asegurar que lo que es válido para
una parte del todo, lo es también para las partes restantes. Además
generalmente al proyecto piloto se destinan recursos fuera de lo normal
y atención especial que no puede ampliarse posteriormente a toda la
organización.
Cuando se trata de la implementación de proyectos complejos y riesgosos
para la organización, es recomendable utilizar el método de
implementación en paralelo, el cual consiste en la operación simultánea
por un período determinado de tiempo tanto del sistema tradicional como
del que se va a implementar. Esto permite realizar modificaciones y
ajustes sin crear graves problemas hasta que el nuevo sistema esté
funcionando normalmente antes de que se suspenda la operación del
anterior.
Este método garantiza mayor seguridad en las operaciones que se realizan
durante el cambio, ya que cualquier contingencia puede afrontarse sin
precipitaciones, también permite que el personal que se encargará del
nuevo sistema pueda familiarizarse con sus nuevas atribuciones sin la
presión de trabajar con la posibilidad de coneter errores. Pero su mayor
virtud está en que permite realizar comparaciones de los nuevos métodos
contra los métodos tradicionales y verdaderamente medir su impacto.
El método de implementación parcial o de aproximaciones sucesivas es el
más adecuado para implementar sistemas de gran magnitud y riesgo para la
organización, puede afirmarse que para estos casos es el único que
permite realizarla con éxito. Consiste en seleccionar parte del nuevo
sistema o pequeñas porciones del mismo e implementarlas procurando no
causar graves alteraciones y avanzar al siguiente paso solamente hasta
que se haya consolidado suficientemente el anterior.
Se trata de un método más lento y cómodo que los anteriores, por lo que
en ocasiones requeriría más tiempo que el previsto inicialmente. Sin
embargo esta aparente desventaja se compensa ya que asegura un cambio
gradual perfectamente controlado.
Estando implementado el nuevo sistema debe observarse su funcionamiento
con el propósito de determinar que los objetivos del sistema se estén
logrando, cerciorarse de que todos sus elementos componentes estén
operando adecuadamente, realizar los afinamientos o modificaciones
necesariasy confirmar que todas las rutinas reemplazadas estén
efectivamente descontinuadas.
Los mecanismos para obtener la información que se utilice para comprobar
la eficacia de las mejoras implementadas son sumamente variables de
acuerdo a las características particulares del área objeto de estudio,
por lo que su recopilación y análisis debe quedar a criterio del
Analista de Organización & Métodos y de los responsables de dar
seguimiento y control a los cambios implementados.
A partir de las observaciones que se realicen y del análisis de la
información que se pueda obtener, durante un lapso de tiempo indefinido
se podrán analizar y adoptar cambios para alguna de las etapas
componentes o para el sistema en general. Es conveniente conocer los
resultados del nuevo sistema antes de intentar introducir las medidas
correctivas de manera precipitada en el momento y lugar en el que se
presenten, a menos de que las deficiencias detectadas sean muy evidentes
y las medidas correctivas lleguen a considerarse estríctamente
necesarias.
Es recomendable tomar en cuenta que la adopción de medidas correctivas
es un evento que surje constantemente ya que en muchos casos, la
solución a un problema particular resulta parcial si no se modifican las
causas que lo generan, y estas pueden detectarse posteriormente a la
fase de ejecución del estudio inicial.
Los cambios implementados no deben permanecer estáticos, por el
contrario deben ser adaptados constantemente de acuerdo con las
necesidades cambiantes de la empresa. La experiencia ha demostrado la
necesidad de poner especial atención a la revisión periódica de los
sistemas, lo cual permite evitar la obsolescencia de los mismos que
afectan en forma directa a la organización en general.
