La función de Organización y Métodos es un servicio eminentemente de asistencia y asesoría al nivel gerencial de las empresas, cuyo objetivo primordial es incrementar la eficiencia administrativa mediante la elaboración de estudios técnico-administrativos que buscan el mejoramiento de los procedimientos, métodos y sistemas de trabajo.
Esta actividad se realiza a través de propuestas que elaboran los Analistas de Organización & Métodos, después de haber realizado los estudios respectivos a los procedimientos que utiliza la empresa, tratando de buscar hacerlos más sencillos y efectivos, lo cual trae como consecuencia reducción de costos y esfuerzos innecesarios para lograr la simplificación del trabajo.
Las propuestas deberán ser analizadas por el nivel gerencial, y será allí en donde se decida si se ponen en práctica o si son denegadas.
Los Estudios de Organización & Métodos son útiles para cualquier empresa, ya sea esta Industrial, comercial ó de servicios.
La Asistencia y asesoría de Organización y métodos a la dirección de la Empresa, puede darse a nivel externo y a nivel interno de la misma. Siendo de esta forma:
Externamente: Existen oficinas consultoras de Asesoría, cuya labor fundamental es realizar Estudios de Organización y Métodos, las cuales muestran la siguiente característica:
Poseen personal calificado en el ramo, con experiencia en diferentes tipos de empresas y con conocimiento de muchos problemas organizacionales. Por lo anterior, al momento de realizar un Estudio de Organización y métodos pueden plantear diversidad de soluciones de acuerdo a los problemas existentes, en base a conocimientos teóricos ó experiencias en otras empresas.
Sin embargo pueden alejarse de la realidad de la Empresa, ya que en algunas ocasiones es difícil llegar a conocer la Cultura Organizacional, problemas históricos y el sentir general del personal, puesto que por ser personas extrañas a ellos la confianza y sinceridad puede ser limitada.
Internamente: El departamento de O&M, realiza permanentemente Estudios de Organización y métodos, bajo las siguientes características:
Posee personal propio, con experiencia y conocimiento de diferentes áreas de la Empresa y con tiempo completo para dedicarse a buscar mejorar los procedimientos internos. Además puede llegar a conocer a profundidad las características internas elementales de cada área, así como la forma de pensar de las personas en relación a los antecedentes históricos de los procedimientos que se utilizan y de la Empresa en general.
Sin embargo la poca experiencia externa con otros tipos de empresas, puede llegar a limitar las posibles alternativas de solución a los problemas que sean objeto de estudio, puesto que no existen puntos de comparación.
En la medida que la función de Organización & Métodos constituye un instrumento de cambio y mejoramiento, su ubicación dentro de la estructura orgánica de cualquier entidad o empresa, merece consideración seria y ponderada, por lo que existe diversidad de razones y opiniones para ubicarla en el mas alto nivel de las Empresas, entre ellas destacan las siguientes:
- Al depender de la jefatura máxima de la empresa, se eliminan resistencias indebidas a sus recomendaciones y sugerencias.
- Se obtiene una visión amplia y panorámica de la organización, especialmente en términos de la coordinación que deben tener todas las actividades, lo que sirve para fijar con mayor precisión sus posibles áreas de trabajo y lograr mejores resultados.
Los Estudios de Organización & Métodos representan el análisis de los problemas estructurales y de los sistemas de trabajo de la administración, con el propósito fundamental de asesorar a las unidades administrativas para el mejoramiento de sus métodos de trabajo y el aprovechamiento óptimo de los recursos disponibles y por adquirir, para lograr eficiencia y eficacia en el desarrollo de sus funciones.
El alcance de los estudios de Organización & Métodos comprende desde los cambios estructurales de la organización, hasta las menores modificaciones introducidas en los métodos de trabajo de una pequeña unidad administrativa, va desde la simplificación de trámites hasta la reforma total de la organización.
De acuerdo a su campo de aplicación, los estudios de Organización & Métodos pueden realizarse a en forma general para toda la organización y también en alguna de sus unidades componentes, áreas o puestos de trabajo en especial.
El estudio de toda la organización se realiza a nivel general de toda la empresa, comprende un examen minucioso de todos los elementos administrativos que se encuentran establecidos dentro de la empresa, entre los que destacan objetivos, políticas, organización, estructura, sistemas de trabajo, recursos, etc.
A este nivel el estudio también puede realizarse en aquellas funciones generales de a organización, comunes a varias área o unidades administrativas.
El estudio específico de alguna de sus unidades componentes, áreas o puestos de trabajo en especial, se realiza con el fin de considerar posibles mejoras en sus métodos y procesos de trabajo, aunque se realiza en forma independiente no se puede descartar dentro del estudio el análisis de las relaciones existente con otros componentes similares de la organización.
Este tipo de estudio se aplica también para la creación de nuevas unidades administrativas o puestos de trabajo, con la finalidad de aprovechar y mantener los sistemas de organización existentes, pero sobre todo buscar el éxito de su funcionamiento.
Para que los Estudios de Organización & Métodos obtengan los éxitos deseados es importante contar con la aprobación y apoyo de la alta Gerencia, así como la anuencia y simpatía de las autoridades del área objeto de estudio, y sobretodo con la participación del personal involucrado dentro del área, lo cual solamente se logrará si se les comunica adecuadamente, de lo contrario será inevitable encontrar resistencia al cambio durante el estudio y en las propuestas de cambio que se lleguen a formular.
Metodología de los estudios de Organización y Métodos
Como toda técnica o herramienta profesional los estudios de Organización & Métodos deben contar con una metodología para su desarrollo, para el efecto se han determinado cinco fases que de acuerdo a su secuencia ayudan a la realización del mismo.
- Planificación del estudio
- Recopilación de información
- Análisis de la información
- Elaboración y presentación del informe final
- Implementación y seguimiento
Planificación del estudio
Ningún esfuerzo de mejoramiento administrativo debe iniciarse sin una cuidadosa planificación y preparación previa del curso de acción que habrá de seguirse para alcanzar su propósito.
El primer paso dentro de la planificación del Estudio de Organización & Métodos es definir la naturaleza del problema y detectar las principales fallas a resolver, para luego determinar con claridad el objetivo del estudio y con ello evitar malos entendidos que obstaculicen o dispersen el trabajo.
Cuando se ha definido la naturaleza y el objetivo del estudio, debe llevarse a cabo una investigación preliminar o reconocimiento para determinar la situación actual y visualizar los estudios que se deben realizar, la complejidad de la investigación, las técnicas más apropiadas para realizarlo y los posibles costos de las propuestas de solución.
El estudio preliminar por ser el primer contacto con la realidad que se va a estudiar, puede dar una idea de la magnitud del problema, detectar los inconvenientes que pueden surgir durante el estudio proporcionando nuevos elementos de juicio a considerar y como consecuencia de ello provocar una reformulación del estudio en términos más objetivos.
En términos generales los objetivos de la investigación preliminar son:
- Determinar las necesidades específicas que existen dentro del campo de aplicación y la identificación del problema que requiere atención prioritaria.
- Descripción detallada de la ubicación, naturaleza y extensión del problema.
- Establecer el tipo de conocimientos técnicos o habilidades que se requerirán para resolver el problema.
- Estimar el tiempo, recursos humanos y materiales que serán necesarios para resolver el problema, así como las técnicas administrativas
Determinada la naturaleza y la magnitud del problema, definido el objetivo del estudio y practicada la investigación preliminar debe formularse el plan y los programas de trabajo para llevarlo a cabo, examinando las diferentes opciones para efectuar la investigación definitiva y fijar las normativas y condiciones generales que regirán su desarrollo.
Esta última etapa de la Planificación del estudio debe presentarse en un informe que indique la apreciación del problema y el plan de trabajo que se utilizará para resolverlo, especificando con claridad que es lo que se va a realizar y por qué, en donde, cómo, cuándo y quienes lo harán, así como las acciones, los recursos, el tiempo y el costo de su elaboración e implementación.
Este documento debe contener una explicación clara y concisa de las áreas de investigación que cubrirá (sistemas, procesos, funciones, puestos, etc.) y de los hechos, datos e informes que sean necesarios para llegar a conclusiones y recomendaciones sólidas y efectivas, a través de la descripción de los siguientes contenidos:
- Antecedentes y justificación del estudio
- Propósito y objetivos del estudio y los resultados que se esperan obtener
- Alcance y limitaciones del estudio
- Acciones o fases necesarias para lograr el objetivo
- Los recursos humanos, materiales y financieros necesarios en cada acción o fase del estudio
- El cronograma de actividades que indique las fechas de inicio o terminación de cada acción o fase del estudio
- Las estrategias y tácticas administrativas que se adoptarán para conducir la investigación
- La delimitación de responsabilidades para cada una de las fases del estudio
- Los programas auxiliares de información y orientación acerca de la naturaleza y propósitos del plan
El plan de trabajo debe someterse a la consideración de las autoridades del área objeto de estudio y a la aprobación de la alta gerencia, quienes determinarán el costo-beneficio del proyecto, así como las implicaciones que pueden darse dentro de la empresa si se realiza.
Recopilación de información
Es importante recopilar información general de tipo documental sobre: manuales, leyes, decretos, acuerdos, reglamentos, informes, estadísticas, anuarios y estudios anteriores sobre el área o problema a evaluar, así como información específica del campo de trabajo sobre: organigramas, descripciones de puestos, expedientes del personal, datos sobre volúmenes de trabajo, descripción de los principales procesos, relación con otras dependencias, condiciones y características de la ubicación, espacios físicos, mobiliario y equipo; en general toda aquella información que específica del área objeto de estudio.
Reunir y registrar aquellos hechos que permiten conocer y analizar lo que realmente sucede en el área objeto de estudio, evitará la formulación de impresiones deformadas de la realidad, incurrir en interpretaciones erróneas, falsas conclusiones y proponer medidas de mejoramiento que al aplicarlas resulten inoperantes.
En el proceso de recopilación de datos se debe evitar recoger información insuficiente o acumular hechos innecesarios que provoquen confusiones y alarguen inútilmente la duración de la investigación. Lo anterior solamente se podrá lograr teniendo siempre presente el objetivo del estudio y proceder continuamente a su revisión y evaluación con la finalidad de asegurarse de que los datos tienen relación con el problema, detectar si de ellos se desprenden nuevos problemas y derivar posibles cambios o mejoras.
El registro de los datos recopilados debe quedar por escrito al momento de la observación de los hechos, para disponer de un historial completo del caso que permita:
- Respaldar las acciones que se formulen y las propuestas de cambio que se implementen.
- Comparar en cualquier fase de la investigación los resultados parciales con los planes y programas respectivos.
- Facilitar la información al personal para que conozca los objetivos del estudio, lo que se ha hecho y lo que falta por hacer, teniendo la posibilidad de obtener sugerencias y/o recomendaciones para mejorarlo.
- Archivar los informes o estudios sobre los trabajos realizados, constituyen la mejor fuente de información para realizar trabajos similares, evitando la duplicidad de esfuerzos y como un elemento de apoyo por si existiera cambio del personal que realiza el estudio.
Las técnicas generales que se utilizan para la recopilación de los datos son la investigación documental, la entrevista, el cuestionario y la observación directa. La elección de las diversas técnicas está en función de los objetivos de la investigación, de la naturaleza del problema de estudio, de los datos que deban obtenerse, pero sobretodo de la visión y criterio del Analista.
Independientemente a la(s) técnica(s) que se utilice, la labor de investigación debe afrontarse sin prejuicios por parte del Analista, sin opiniones preconcebidas, adoptando una actitud amable y discreta a fin de ganarse la voluntad y confianza del personal del área de estudio y estimular la participación activa en los trabajos que se realicen y no propiciar la resistencia al cambio por parte de ellos. Además es importante que dentro de esta etapa no se realice ningún tipo de ofrecimiento o promesa que no se tenga certeza y posibilidades de ser cumplidas para evitar actitudes y criterios desfavorables posteriormente.
La investigación debe comprender la recopilación de los antecedentes y datos relativos a la situación actual del área evaluada. Entre los antecedentes se encuentran los aspectos jurídicos que se verán involucrados dentro del problema, los problemas similares que con anterioridad se hayan presentado y las soluciones que se hayan recomendado o adoptado en su momento en un intento de resolver el problema.
Por lo que respecta a la situación actual, para el estudio de Organización & Métodos es importante cubrir con aquella información que permita:
- Definir los objetivos del área afectada
- Conocer la estructura orgánica actual
- Revisar las políticas establecidas y las normas administrativas relacionadas con el problema en estudio.
- Determinar las funciones asignadas a cada área y/o puesto de trabajo, que tengan relación con el problema.
- Examinar las condiciones de trabajo, cultura organizacional, relaciones internas y externas del personal, canales de comunicación.
Análisis de la información
Consiste en organizar los datos recopilados de acuerdo a los objetivos del estudio de Organización & Métodos, para someterlos a un proceso de análisis o examen crítico que permita descubrir los problemas y establecer cuales son las causas que impiden la operación normal del sistema, procedimiento o método de trabajo, generando deficiencias, errores, retrasos o duplicaciones dentro de su desarrollo.
Esta fase sirve de base para el desarrollo de alternativas de solución a los problemas detectados y/o que originalmente generaron la necesidad de realizar el estudio y para la formulación de recomendaciones de mejoramiento administrativo en general.
El análisis de una situación o evento administrativo consiste en dividir o separar sus elementos componentes hasta llegar a conocer la naturaleza, las características y las causas que originan los problemas detectados, sin perder de vista la relación de interdependencia e interacción que debe existir dentro de ellos.
El propósito del análisis es establecer las bases para proponer opciones de solución al problema que se estudia, con el fin de evaluarlas y establecer las acciones o medidas correctivas que permitan la eliminación del problema y el mejoramiento administrativo del área objeto de estudio.
El análisis de la información provee de una descripción ordenada de los datos, para someterlos a un examen crítico que permita conocer todos sus aspectos y detalles, y logre conducir los esfuerzos de racionalización a diagnosticar los problemas.
Las actividades que conforman la fase del análisis de la información deben desarrollarse en la siguiente secuencia:
- Conocer el hecho o la situación que se analiza, o sea tener en mente el objetivo del estudio.
- Describir claramente el problema o los problemas principales detectados.
- Descomponer cada uno de los problemas para conocer todos sus detalles o particularidades.
- Examinarlo críticamente y comprender cada uno de sus elementos componentes.
- Ordenar cada elemento de acuerdo al criterio de clasificación elegido, realizando comparaciones y buscando analogías o discrepancias con otros hechos similares.
- Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerándolos individualmente y en conjunto, tomando en cuenta que los fenómenos administrativos no se comportan en forma aislada y por sí solos, sino que son también causa-efecto de las circunstancias del ambiente interno y externo que los rodea.
- Formular un diagnóstico de la situación, identificando y explicando las deficiencias y sus causas con el fin de resolverlos.
Para el análisis de la información debe adoptarse un enfoque amplio e integral, relacionando el problema con toda la organización y cada una de sus unidades componentes.
Un enfoque muy eficaz al momento de realizar el análisis consiste en adoptar una actitud interrogativa y formular de manera sistemática una serie de preguntas que resumen la justificación de las actividades administrativas. Es importante que las preguntas se realicen con mucha objetividad y claridad para lograr obtener las respuestas adecuadas y lograr que la persona que responde a las preguntas también llegue a cuestionarlas.
Las preguntas que se deben utilizar dentro del interrogatorio deben adecuarse al evento o situación que se esté evaluando, la aplicación queda a criterio del Analista pero no debe pensarse en preguntas sofisticadas sino lo más simple posible, por ejemplo:
- ¿Qué se hace?
- ¿Para qué se hace?
- ¿En dónde se hace?
- ¿Cuándo se hace?
- ¿Quién lo hace?
- ¿Cómo se hace?
- ¿Cuánto cuesta hacerlo?
- Etc.
Después de obtener para cada una de las preguntas, respuestas claras y precisas, estas deberán someterse a un nuevo interrogatorio, planteando la pregunta ¿ Por qué se hace ?, a partir de ese momento se iniciará el examen crítico de los datos y las nuevas respuestas que se obtengan darán la pauta para la formulación de acciones de mejoramiento. Esto será posible mediante la eliminación, combinación, cambio o simplificación de alguno o todos los elementos objeto de análisis.
Este sencillo procedimiento para el análisis administrativo persigue la finalidad de sugerir las bases para el examen crítico que debe aplicarse en un estudio de Organización & Métodos. Es evidente que el rigor con el que se analicen los datos estará en relación directa con el tipo de estudio que el Analista sea capaz de emprender y del grado de desarrollo en que se encuentre el área objeto de estudio.
La elección de las técnicas e instrumentos de análisis obedecerá a la factibilidad de su aplicación, a los estudios que se van a realizar, al apoyo financiero y los recursos que sean accesibles, pero sobre todo a los conocimientos y grado de preparación del personal que realice las funciones de Analista de Organización & Métodos.
Elaboración y presentación del informe final
Comprende la elaboración de un documento que describe los hallazgos y las alternativas de cambio o solución a los problemas detectados, incluye las conclusiones y recomendaciones que a criterio del investigador permitirán un mejor desarrollo administrativo dentro del área evaluada.
La búsqueda de opciones de mejoramiento administrativo se inicia en la fase de la planificación o construcción del estudio de Organización & Métodos, la cual presupone una labor inversa a la efectuada durante el proceso de análisis, es decir, que los elementos separados y desagregados en el proceso anterior se combinan mediante una labor de síntesis, formando nuevas unidades, integradas en tal forma que proporcionen las respuestas adecuadas a las interrogantes planteadas a lo largo de la investigación, lo cual no es más que llegar a las conclusiones del estudio.
Como resultado de las conclusiones a las que se llegue después del análisis de los datos y de la formulación del diagnóstico de la situación que originó el estudio, pero sobre todo utilizando los conocimientos técnicos, la imaginación y creatividad, el Analista estará en posibilidad de formular por lo menos dos alternativas de solución al problema evaluado, para presentarlas a manera de sugerencia o recomendación.
La redacción de recomendaciones no debe incluir todas las opciones posibles que se hayan detectado cuando estas sean muy numerosas, sino que conviene seleccionar solamente las más viables y las que puedan ocasionar mayor impacto en los interesados. Cada opción debe ser acompañada de la estimación de costos, los requerimientos de recursos, así como la descripción de sus ventajas y limitaciones.
En el desarrollo de alternativas u opciones para el diseño de un nuevo sistema de trabajo es necesario combinar los insumos ( inputs ) con los productos ( outputs ), procesamiento, requerimiento y flujo de información, así como también considerar la estructura de la organización, los objetivos, las políticas, los planes de operación, las funciones, los procesos, los recursos, la distribución del espacio y los controles que cada una de las alternativas requieren para la implementación del cambio.
Antes de proceder al desarrollo de las recomendaciones en un estudio de Organización & Métodos, se deben tener presentes las siguientes consideraciones y/o sugerencias:
- No perder de vista los objetivos iniciales que motivaron la realización del estudio.
- La experiencia de trabajos realizados con anterioridad pueden ser valiosas, pero debe combatirse la tendencia a apegarse a soluciones que sigan ciertos patrones establecidos dentro de la organización.
- Es de suma importancia que a quienes resulten directamente afectados por los cambios y recomendaciones se les de oportunidad de participación en las evaluaciones antes de que se tomen las decisiones finales.
- Dar preferencia a las recomendaciones prácticas o viables, entendiéndose por ellas las que dentro de las condiciones que prevalecen dentro del área objeto de estudio sean las más factibles de aproximarse a la realidad.
- Considerar las limitaciones que puedan emanar de disposiciones jurídicas y administrativas cuando presenten dificultades para su modificación.
- Descartar soluciones que requieran de complejos esquemas de cooperación por parte de más de una unidad, cuando esta sea difícil de lograr.
- Aprovechar toda la ayuda disponible con el objeto de llegar a mejores resultados, atendiendo las inquietudes, comentarios y opiniones del personal que labora dentro del área de estudio y de otras personas ajenas a ella, así como la asesoría de especialistas en campos determinados.
La mejor solución será aquella que permita realizar un trabajo o tomar una decisión dentro del tiempo mínimo requerido y con el aprovechamiento adecuado de los recursos disponibles, para obtener resultados en un corto plazo.
Todas las recomendaciones que se presenten dentro del informe final deben incluir la formulación del programa para su implementación que determine las actividades que deben desarrollarse y la secuencia de su realización, acompañado del cronograma que indique las fechas en las cuales deberá iniciar y terminar cada una de las actividades del programa, dejando establecido quien debe ser el responsable del control total del proyecto y de cada una de sus actividades componentes.
Las recomendaciones que se sugieran deben presentarse por escrito, redactándose para ello un informe que además de exponer las razones que fundamentan los cambios propuestos faciliten la toma de decisiones al respecto.
El informe debe ser redactado de acuerdo a la naturaleza y características de los lectores, lo cual hará variar la forma y el contenido del mismo dependiendo a quien vaya dirigido. Los funcionarios de alto nivel requieren informes condensados que les permitan tomar con cierta seguridad decisiones correctas y oportunas, los cuales deben ser redactados en lenguaje exento de tecnicismos y detalles muy particulares. Los informes técnicos y detallados deberán reservarse para aquellas personas que se verán involucradas en la implementación de los cambios sugeridos.
Puede ser de mucha utilidad incluir en el informe gráficas, diagramas, cuadros y demás instrumentos de análisis administrativos que se consideren elementos auxiliares para apoyar las propuestas y recomendaciones, pero que sobretodo faciliten la interpretación y análisis de las alternativas de solución.
Los resultados de los estudios de Organización & Métodos deben ser presentados directamente al Gerente general y al personal involucrado en su aprobación y en su ejecución. La presentación no debe ser extensa ni tediosa, por lo que debe ponerse mucho empeño en su contenido y apoyarse con ayudas audiovisuales y materiales para hacerla más atractiva.
La resultados deben ser diseñados, preparados y presentados por los Analistas encargados de la evaluación, para que las recomendaciones sean comprendidas y las dudas sean aclaradas en el mismo momento.
El objetivo de la preparación del informe es dar a conocer los resultados del estudio de Organización & Métodos al nivel gerencial y a las autoridades del área objeto de estudio, para obtener la aprobación y apoyo necesarios para su implementación.
Una vez que las autoridades competentes decidan sobre la alternativa a implementar, se estará en condición de diseñar el nuevo sistema y la implementación del mismo.
Implementación y seguimiento
Se refiere a la puesta en práctica de el nuevo sistema y comprende la integración de los recursos humanos y materiales necesarios y la ejecución del programa previsto bajo la supervisión y asesoría del Analista creador del sistema.
La implementación de las recomendaciones formuladas puede ser considerada más importante que cualquiera de las otras fases desarrolladas con anterioridad, ya que comprende el momento en el que la teoría del estudio se convierte en práctica y debe ponerse en vigor para solucionar los problemas que lo motivaron.
Esta fase puede sub-dividirse en cuatro aspectos fundamentales, los cuales son:
- Formulación de un programa para la implementación del nuevo sistema.
- Integración de los recursos humanos y materiales que sean necesarios.
- Descripción del nuevo diseño y capacitación sobre el programa de implementación a los responsables de la ejecución del programa.
- Ejecución del programa.
En la formulación del programa de implementación del nuevo sistema debe determinarse las actividades que deberán desarrollarse y la secuencia de su realización, las cuales pueden representarse a través de un diagrama o cronograma de actividades.
En lo que respecta a la integración de los recursos humanos y materiales es importante considerar todos los requerimientos que serán necesarios para cumplir adecuadamente con la implementación del nuevo diseño, tales como características del personal, de las instalaciones, del mobiliario y equipo, formularios y papelería en general, así como los documentos administrativos de soporte al cambio entre los que se pueden mencionar, manuales administrativos, reglamentos e instructivos entre otros.
Definitivamente no basta con formular un programa de implementación e integrar los recursos humanos y materiales necesarios, si no se describe y capacita sobre el nuevo diseño y el programa de implementación a los responsables de la ejecución del mismo.
Con base a los requerimientos del nuevo sistema y al programa de implementación que se decida utilizar se debe seleccionar y capacitar al personal que vaya a estar involucrado con los nuevos procedimientos y métodos de trabajo. Tomando como base los manuales e instructivos que se desarrollen para que pueda ejecutar sus labores correctamente y adquiera el conocimiento mínimo necesario de las actividades que le corresponderá desarrollar dentro del proceso total.
En este aspecto es importante resaltar que el logro de la implementación del nuevo sistema no es responsabilidad del Analista que tuvo a su cargo la evaluación, los implementadores deben ser los integrantes del área de desarrollo, por lo que la adecuada capacitación y convencimiento de cada uno de ellos es de suma importancia para lograr establecer quién o quiénes serán los responsables directos de la ejecución del programa total y de cada una de las etapas que lo integran.
La participación del Analista de Organización & Métodos al momento de poner en práctica sus recomendaciones, constituye un requisito esencial, ya que su misión no concluye con la formulación de propuestas de mejoramiento y la preparación del programa de implementación. Deberá estar presente en el lugar en donde se realicen los cambios durante todo el tiempo que se requiera y de ser necesario regresar eventualmente en forma planificada y esporádica al lugar de implementación del nuevo sistema.
En lo concerniente a la ejecución del programa, la función del Analista de Organización & Métodos es únicamente de asesoría y asistencia al personal involucrado, quien deberá participar solamente como orientador del Jefe de la Unidad en desarrollo y del personal que deberá ejecutarlo, durante el proceso de implementación de las recomendaciones hasta que las mismas funcionen adecuadamente y a la vez retroalimentarse con los problemas y las dificultades que puedan surgir en esta fase.
Para prevenir los obstáculos y la resistencia al cambio de quienes se vean afectados por los nuevos métodos de trabajo es necesario incluir programas de información y orientación sobre la naturaleza, propósito y bondades del nuevo sistema.
Después de cumplir con las actividades anteriores se procede a ejecuta el programa, que no es más que proceder a poner en operación el nuevo sistema, aplicando el método de implementación que previamente se haya seleccionado, realizando las actividades programadas para el efecto y siguiendo con los lineamientos fijados en los manuales e instructivos respectivos.
La ejecución del programa debe responder adecuadamente a la sencillez o complejidad de los nuevos sistemas, no existe una sola metodología para realizarla, por lo que dependiendo de los cambios que se deseen implementar se deberá elegir entre alguna o varias de los métodos que se describen a continuación:
- El método instantáneo
- El proyecto piloto
- La implementación en paralelo
- El método parcial o por aproximaciones sucesivas
Generalmente si el nuevo sistema es relativamente sencillo y no involucra un gran volumen de operaciones o un número excesivo de unidades administrativas, el método de implementación instantáneo es el más aconsejable y el más aceptado en la práctica.
Es una forma fácil de implementar los nuevos sistemas a menos de que los cambios por sencillos que sean impliquen utilización de equipo diferente y desconocido para el personal o exista alto grado de resistencia al cambio.
El método de implementación a través del proyecto piloto consiste en realizar un ensayo del nuevo sistema en tan solo una parte del total de la organización, con la finalidad de medir su eficacia. Debe entenderse por esto que sólo es posible cuando existe una relativa semejanza en las condiciones que imperan dentro del área objeto de estudio o de la organización como un todo.
Su principal utilidad radica en que permite introducir los cambios en una escala reducida, realizando cuantas pruebas sean necesarias para determinar la validez y efectividad del sistema propuesto antes de operarlo en forma global. Sin embargo sus desventajas no pueden generalizarse ya que no es posible asegurar que lo que es válido para una parte del todo, lo es también para las partes restantes. Además generalmente al proyecto piloto se destinan recursos fuera de lo normal y atención especial que no puede ampliarse posteriormente a toda la organización.
Cuando se trata de la implementación de proyectos complejos y riesgosos para la organización, es recomendable utilizar el método de implementación en paralelo, el cual consiste en la operación simultánea por un período determinado de tiempo tanto del sistema tradicional como del que se va a implementar. Esto permite realizar modificaciones y ajustes sin crear graves problemas hasta que el nuevo sistema esté funcionando normalmente antes de que se suspenda la operación del anterior.
Este método garantiza mayor seguridad en las operaciones que se realizan durante el cambio, ya que cualquier contingencia puede afrontarse sin precipitaciones, también permite que el personal que se encargará del nuevo sistema pueda familiarizarse con sus nuevas atribuciones sin la presión de trabajar con la posibilidad de contener errores. Pero su mayor virtud está en que permite realizar comparaciones de los nuevos métodos contra los métodos tradicionales y verdaderamente medir su impacto.
El método de implementación parcial o de aproximaciones sucesivas es el más adecuado para implementar sistemas de gran magnitud y riesgo para la organización, puede afirmarse que para estos casos es el único que permite realizarla con éxito. Consiste en seleccionar parte del nuevo sistema o pequeñas porciones del mismo e implementarlas procurando no causar graves alteraciones y avanzar al siguiente paso solamente hasta que se haya consolidado suficientemente el anterior.
Se trata de un método más lento y cómodo que los anteriores, por lo que en ocasiones requeriría más tiempo que el previsto inicialmente. Sin embargo esta aparente desventaja se compensa ya que asegura un cambio gradual perfectamente controlado.
Estando implementado el nuevo sistema debe observarse su funcionamiento con el propósito de determinar que los objetivos del sistema se estén logrando, cerciorarse de que todos sus elementos componentes estén operando adecuadamente, realizar los afinamientos o modificaciones necesarias y confirmar que todas las rutinas reemplazadas estén efectivamente descontinuadas.
Los mecanismos para obtener la información que se utilice para comprobar la eficacia de las mejoras implementadas son sumamente variables de acuerdo a las características particulares del área objeto de estudio, por lo que su recopilación y análisis debe quedar a criterio del Analista de Organización & Métodos y de los responsables de dar seguimiento y control a los cambios implementados.
A partir de las observaciones que se realicen y del análisis de la información que se pueda obtener, durante un lapso de tiempo indefinido se podrán analizar y adoptar cambios para alguna de las etapas componentes o para el sistema en general. Es conveniente conocer los resultados del nuevo sistema antes de intentar introducir las medidas correctivas de manera precipitada en el momento y lugar en el que se presenten, a menos de que las deficiencias detectadas sean muy evidentes y las medidas correctivas lleguen a considerarse estrictamente necesarias.
Es recomendable tomar en cuenta que la adopción de medidas correctivas es un evento que surge constantemente ya que en muchos casos, la solución a un problema particular resulta parcial si no se modifican las causas que lo generan, y estas pueden detectarse posteriormente a la fase de ejecución del estudio inicial.
Los cambios implementados no deben permanecer estáticos, por el contrario deben ser adaptados constantemente de acuerdo con las necesidades cambiantes de la empresa. La experiencia ha demostrado la necesidad de poner especial atención a la revisión periódica de los sistemas, lo cual permite evitar la obsolescencia de los mismos que afectan en forma directa a la organización en general.
