OPTIMICE LA PRODUCTIVIDAD DE SU EMPRESA UTILIZANDO LAS HERRAMIENTAS DE GOOGLE

Autor: Gustavo R. Parés Arce

Nueva economía internet y tecnología

01-2007

Herramientas

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Antecedentes Tengo que confesar que hace un par de años no veía forma alguna con la cual se pudiera competir con la paquetería Office de Microsoft, aún cuando conozco un poco del software libre (open source) y he utilizado el Open Office me parecía muy lejano el día en el cual existiera un conjunto de herramientas que le hicieran una competencia real. Seguramente usted ha utilizado google.com como un motor de búsqueda en la Web, sin embargo esta empresa tiene un amplio conjunto de herramientas que le permitirá a su empresa convertirse en más competitiva en distintos temas como pudiera ser la colaboración, comunicación, almacenamiento, página Web, manejo de calendarios así como otras herramientas que sirven para el marketing de su sitio Web.

Lo primero que debemos entender es el que el modelo de negocio de Google es muy diferente al de Microsoft, ya que Google no cobra a los usuarios por utilizar sus herramientas en contraste a Microsoft que cobra cientos de dólares por utilizar su sistema operativo y herramientas como el Office.


Introducción

La intención de este documento es introducir la idea e inquietud en los lectores para que exploren con mayor profundidad las distintas herramientas que ofrece Google para convertir a las PyMEs en células de desarrollo más competitivas. El día de hoy se pudiera operar una empresa utilizando el conjunto de herramientas de Google sin requerir comprar el Microsoft Office. Para algunos paquetes no hay la funcionalidad todavía disponible, sin embargo en general las empresas tampoco utilizan más herramientas que el Word, Excel, Power Point y Outlook.

En Latinoamérica no existe una fuerte cultura tecnológica, motivo por el cual considero que el precio de adquirir la paquetería de Office es una barrera real muy importante por la cual muchas empresas no optimizan su operación con la ayuda de una computadora y sistemas. Otro aspecto interesante es que para soportar las herramientas de Google no requerirá administrar licencias, parches, actualizaciones técnicas ni problemas por virus.

Diferentes modelos de negocio

El modelo de negocios de Google se fundamenta en generar ingresos a través de anunciantes que pagan por promover el contenido de sus sitios Web, mientras que el modelo de negocios de Microsoft se ha basado en desarrollar software fácil de utilizar y a través de su gran poderío de distribución crear un monopolio en ciertos segmentos de software y sistema operativo. El mismo modelo de negocios ha propiciado que estas empresas pretendan lograr competencias centrales diferentes la de Microsoft continua teniendo como centro sus propios productos, arquitectura y distribución comercial, mientras que Google no pretende cobrar por utilizar sus herramientas como el correo electrónico, el buscador u otras herramientas como lo son el reader o blogger.

Herramientas para usar en la oficina

Google Docs & Spreadsheets vs Microsoft Office

Google Docs le permitirá crear nuevos documentos y salvarlos en formato html, Word, Open Office,  RTF o PDF, lo que le permitirá intercambiar información con demás empresas y personas aún cuando utilicen Office o cualquier otra paquetería. Además de contar con esta facilidad también cuenta con una potente herramienta de colaboración en la cual se puede crear un documento por una persona e invitar a otras aún cuando se encuentren en otro país a revisar y modificar el documento.

No se preocupe por mantener el control de versiones ya que esa funcionalidad está incluida en la herramienta sin requerir configurar nada. La interfaz es amigable y bastante intuitiva motivo por el cual usted no requiere ser un experto para utilizar esta herramienta. Otros beneficios es que no requiere tener computadoras muy potentes ni grandes servidores para almacenar sus documentos ya que esta herramienta de Google le permitirá almacenar sus documentos en línea así como publicarlos y compartirlos con todo el mundo.

Microsoft Office por el otro lado es el sistema más utilizado en el mundo para el procesamiento de texto con su producto estrella Word, ahora la discusión no está encaminada a decir que esta herramienta no sirve o que no tiene una amplia funcionalidad, ya que sería una gran mentira, pero lo que es importante resaltar es que dado que tiene un costo para una empresa pequeña de varios cientos de dólares, aunado a que se requiere instalarlo y mantenerlo. Para una empresa que inicia el invertir de 2 a 10 mil dólares en software de oficina representa un alto sacrificio en muchos casos motivo por el cual se opta por no adquirirlo o utilizarlo de forma ilegal. Además de la inversión inicial está el problema del soporte técnico y el mantenimiento de las licencias lo que implica un mayor gasto operativo en personal de sistemas o administración.

Para concluir con esta comparación daré un ejemplo sencillo con 2 escenario, el día de hoy empiezo una empresa para la cual requiero hacer una carta de presentación, ahora explicaré cómo le debería hacer con cada una de las herramientas presentadas anteriormente:

Escenario 1 - Preparar una carta de presentación: Usted deberá preparar una carta de presentación de su empresa, usted solamente cuenta con una computadora y una conexión a Internet.

Con la herramienta de Google Docs, lo único que requiero es utilizar una computadora conectada a Internet firmarme con mi usuario y contraseña, presionar el botón de crear un documento, redactarlo salvarlo, publicarlo e imprimirlo. Costo total $ 0 USD, tiempo 20 minutos.

Con la herramienta de Word primero requeriría comprar la el software el cual supongamos que por lo menos cuesta 200 USD, debo instalarlo en una computadora, registrar el producto para después redactar el documento, salvarlo en el disco duro de la máquina e imprimirlo. Si requiera publicarlo o trabajar en un ambiente colaborativo requeriría implementar muchos otros productos de Microsoft que cuestan miles de dólares y son complicados de administrar e instalar. Costo total $ >200 USD, tiempo 3 horas.

Escenario 2 - Corregir y presentar la carta de presentación a un cliente: Imagine que su socio está fuera de la ciudad y usted requiere que revise también la carta de presentación antes de enviarla a su primer cliente.

Con Google Docs usted podrá compartir el documento e invitar a su socio a colaborar en el documento en línea, de esa forma el podrá hacer sus comentarios y correcciones sobre el documento, con la herramienta de control de versiones usted podrá decidir que cambios aceptar para finalmente salvar la versión final en el formato que más les resulte conveniente, inclusive pudieran publicar su carta de presentación para enviarles por correo electrónico a sus clientes su carta de presentación. Si usted requiere actualizar su carta de presentación podrá modificarla en línea y las demás personas lo verán actualizado unos segundos después.

Con Word usted  estaría forzado a enviarle por correo el documento a su socio para que el lo trabajara de forma independiente, para después regresarle el documento por correo electrónico, esto con las inconveniencias de tener varias versiones del documento viajando por el correo, en ocasiones se corrompen los archivos y no se puede trabajar en ellos motivo por el cual se puede complicar la colaboración, ya que realmente cada quien trabaja en momentos diferentes el documento. También cabe señalar que al trabajar con los archivos de Word es probable que se contagien de algún virus informático lo que produce problemas en las computadoras y las redes que se infectan. Ahora finalmente usted deberá enviar por correo electrónico a su cliente la carta de presentación, la cual si después requiere actualizar tendrá que volversela a enviar.

LA comparación entre google Spreadsheets y Excel es muy similar a la anterior, nada más que ahora pensemos en un presupuesto o en una lista de actividades de un plan de trabajo para el cual requieren participar muchas personas en distintas ciudades y zonas horarias. En este caso también Google Docs resultaría ser una herramienta más flexible y sencilla de usar.

GMAIL vs Hotmail-Outlook

Cualquier empresa que quiera ser competitiva deberá utilizar el correo electrónico como una herramienta básica de colaboración, sin embargo muchas empresas pequeñas y medianas no lo utilizan ya sea porque no conocen como hacerlo o porque creen que las opciones de correos gratuitos no son de interés. GMAIL asigna 2 gigas de espacio lo cual es suficiente para poder trabajar varios meses y lo más interesante es que tiene integrado un filtro anti-spam así como herramientas para archivar y clasificar los correos electrónicos, otro punto importante es que no tiene tantos anuncios o imágenes como hotmail o yahoo, lo cual le da un aspecto más profesional y cómodo de usar.

Otro aspecto importante es que está integrado con la funcionalidad de chat y Google Talk que es una herramienta que permite hablar por la red así como también es un mensajero parecido al MSN Messenger. Finalmente otro beneficio del GMAIL es que es cómodo para trabajar sin requerir utilizar algún otro software para administrar los correos electrónicos.

Aún cuando todos tenemos alguna cuenta de Hotmail y tenemos un aprecio sentimental por ella, cada vez son menos los que la utilizan con frecuencia y mucho menos para temas laborales, ya que tiene la problemática de tener muchos correos Spam, así como de tener menor capacidad de almacenamiento que otras opciones de correo gratuito, asimismo el contenido de navegación tiene muchos anuncios y banners que propician un aspecto menos profesional. Hotmail se puede usar desde la página Web o también desde el software del Office conocido como Outlook. El problema con el Outlook además de que cuesta la utilización es que consume muchos recursos (memoria RAM) de la computadora, además de que frecuentemente se infecta de virus y se requiere estar haciendo configuraciones e instalación de parches. Finalmente otro problema del Outlook es que cuando el buzón de mensajes es muy grande se corrompe y existe un alto riesgo de perder esa información.

Beneficios y tendencias de las herramientas en línea

El primer y posiblemente más importante beneficio para un emprendedor con poco capital consiste en eque podrá ser inclusive más productivo utilizando las herramientasde google que de Microsoft, ya que facilita la colaboración elimina el pago de licencias así como la administración de los sistemas de forma interna. Estoy personalmente convencido que mientras se vaya fortaleciendo este concepto y estas herramientas en línea se reducirá la participación de mercado del Microsoft Office, pero lo más importante es que ya existe una alternativa para los paises subdesarrollados para contar con herramientas en línea que le permitirán a la microempresa en Oaxaca (MEX) o en Tucumán (ARG) competir con las empresas de Houston (EUA) o Amsterdam (HOL).

Con la introducción de lo que se conoce como la Web 2.0 existe una mayor democratización de la tecnología lo que le abre la puerta a muchas más personas y empresas  a jugar en el plano internacional con una mayor igualdad de condiciones ya que la distribuidora comercial no requiere tener un satélite para hacer mapas más precisos de sus rutas de distribución ya que cuenta con Google Earth, o la empresa mexicana no tendrá miedo de llamar a sus clientes a Chile ya que con Skype, Google talk u otras tecnologías cada vez es más barato hacer llamadas internacionales de forma barata.

Conclusión

Invito a los emprendedores, empresarios y gerentes a no comprar el Microsoft Office, ya que no lo requieren para iniciar sus operaciones, mejor inviertan esos 2 ó 3 mil dólares en aquello que les permita incrementar sus ventas. Investiguen un poco respecto a las herramientas descritas en esta nota, verán que se van a sorprender.
 

Gustavo R. Parés Arce - gustavo.paresarrobagmail.com

Maestro en Administración (MBA) con especialidad en Alta Dirección por el Tec de Monterrey Campus Ciudad de México. Contribuyente regular de la revista Microempresa Mexicana en la sección de tecnología, así como profesor de catedra en el Tec de Monterrey Campus Santa Fe impartiendo materias relacionadas a como usar la tecnología para optimizar la productividad de las empresas. Autor de varios artículos de Tecnología y RH publicados en EUA, Perú, España, Rusia, China, Canadá, México y Colombia.