Procedimiento para la fase examen preliminar de la auditoría de gestión

Autor: Roberto González Peralo

Auditoria y control interno

04-2007

Las transformaciones económicas que está recibiendo la economía cubana a partir de la resolución económica del V congreso del Partido Comunista de Cuba, obligan a la inserción de los productos y servicios cubanos en el mercado mundial, caracterizado por la escasez de recursos naturales y su encarecimiento, el alto nivel competitivo existente, el surgimiento de grandes bloques económicos con centros de poderes que controlan el poder político y con un complejo industrial militar que les permite la utilización de la fuerza para imponer sus políticas y sus modelos.

Para poder competir en estas desventajas exige la existencia de un sistema administrativo eficiente, funcional y altamente competitivo. De ahí la necesidad de contar con una metodología que nos permita evaluar los elementos de la gestión y detectar los problemas que impiden el buen funcionamiento de la entidad de forma general y el grado en que cada área, departamento o individuo incide en las deficiencias.

La evaluación integral es un nuevo enfoque dentro de la cultura administrativa moderna que consiste en implantar, utilizar y desarrollar métodos y técnicas que reflejen en forma objetiva el nivel real de la administración y la situación de la empresa.

Consecuentemente, surge la Auditoría de Gestión como impulsora del control constructivo y la mejor gestión de las actividades empresariales, donde el auditor o el equipo de auditores que la lleva a cabo deben ser agentes de cambios, y a su vez, protagonistas con los ejecutivos y personal de la empresa, para el logro de una gestión de la más alta calidad. Así mismo, el control juega un papel importante pues sin él, el resto de los pasos del proceso no son significativos, por lo que además, la auditoría va de la mano con la administración, como parte integral en el proceso administrativo y no como otra ciencia independiente de la propia administración.

La Auditoría de Gestión es una herramienta fundamental para medir y evaluar la correcta utilización de los recursos a través de indicadores universales como eficacia, eficiencia y economía. Es necesaria como una herramienta que permita poner al descubierto las deficiencias que producen efectos negativos en la gestión de las entidades, cuantificar los errores administrativos que se estén cometiendo y determinan las causas que la originan para poder corregirlos de manera eficaz, generando en la empresa un saludable dinamismo que la conduce exitosamente hacia las metas propuestas.

El Comité Estatal de Finanzas, órgano rector de la Auditoría en Cuba en la década de los 80 se traza como objetivo de trabajo realizar auditorías a la elaboración de los planes que permiten diagnosticar sobre la idoneidad o no, de lo ejecutado por las necesidades que tiene la empresa de ser eficiente. Siendo este trabajo uno e los antecedentes de la Auditoría de Gestión en Cuba.

A principios de los años 90 comienza a tener auge la Auditoría de Gestión como resultado del desarrollo social, el avance tecnológico y la práctica productiva, a lo que contribuye la apertura de nuestras relaciones hacia un mundo hasta ese momento poco explorado en el país y en el que se ha hecho necesario actuar, se han promovido desde entonces talleres y otras vías de divulgación e impulso de esta labor

Se parte de la idea de que diseñar y aplicar una Auditoría de Gestión permitirá:

Ø Elevar integralmente el control de los recursos humanos, financieros, materiales en un desarrollo sostenible.
Ø Promover el avance hacia las metas de estos sectores vitales en el desarrollo de la población.
Ø Propiciar que la alta gerencia dedique su tiempo a funciones que por su naturaleza son indelegables.
Ø Promover el desarrollo de las auditorías de gestión en nuestra sociedad.

No obstante lo anterior, aún son insuficientes las Auditorías de Gestión que se ejecutan. En estas primeras auditorias los directivos de las empresas no reconocen en ésta, una aliada en el logro de los objetivos que deben cumplir. Los auditores se ven y son vistos como los “buscadores de fraudes y errores” de viejos paradigmas. Es evidente que existe un desfasaje en el tiempo entre los cambios económicos - sociales que se promueven y el desarrollo de la Auditoría de Gestión. Según especialistas del Ministerio de Auditoría y Control y Administrativos, consideran como causas fundamentales ((M. R. López Toledo, 2001))
 
1. Desconocimiento de los ejecutivos sobre esta auditoría y sus ventajas. Los estilos de dirección más modernos, en los cuales Cuba está inmersa, buscan la menor distancia posible entre la alta gerencia y la base. Esto implica un gran nivel de desagregación y es aquí donde la Auditoría de Gestión auxilia a los ejecutivos, velando por el cumplimiento de los objetivos económicos, sociales y ecológicos para que la administración dedique su tiempo a tareas indelegables. Sin embargo, existen un divorcio entre esos estilos de dirección y la Auditoría de Gestión. Se toma lo primero y se desecha lo segundo. Resultado, los ejecutivos está sobrecargados de trabajo, lo que impide lograr los resultados que se esperan.

2. Escaso sustento metodológico. Si bien la Auditoría de Gestión es dinámica necesita de un marco conceptual en que el auditor pueda trabajar. Es insuficiente aún la información o lineamientos que le permita al auditor, partiendo de ellos, ejecutar su labor de forma creativa pero sistemática y ordenada. En nuestra investigación y considerando la importancia que tienen determinados organismos en el territorio, ya sea por su incidencia en los ingresos en divisas, el turismo, o en la población, la agricultura se han elaborado guías de trabajo que propicien la transferencia de estas tecnologías novedosas que permitan promover el cambio que modifique la situación actual y contribuya al mejor entendimiento de esta auditoría tanto por auditores como por todo el personal que se beneficia de ella .

3. Insuficiencia de los auditores para romper sus paradigmas. De todos es sabido que el conocimiento científico constituye el soporte de alto nivel de todo desarrollo impetuoso. Es muy difícil que este pueda ser llevado a cabo por personas que no dominen sus características y sus propiedades y que a su vez aporten perfeccionamientos y mejoras. Los recursos humanos son un factor clave en el desarrollo tecnológico. Los auditores no están totalmente preparados para el cambio, los agobia la rutina de la auditoría tradicional.

4. Incapacidad del trabajo en equipo para lograr una alta productividad científica. En la Auditoría de Gestión, como ya se ha explicado, se necesita de varias disciplinas para obtener una descripción y comprensión del objeto a estudiar. La interdisciplinariedad descansa en la unidad material del mundo y responde a una necesidad de la actividad científica vinculada a la práctica social, en el caso de este tipo de auditoría se convierte en un requisito esencial donde tiene que lograrse una cooperación orgánica entre los miembros del equipo. En muchas de las auditorías efectuadas en el territorio esto no se logra, y el auditor se limita, en ocasiones, a consultar con otros especialistas.

También el tiempo conspira contra la efectividad de los resultados que se detectan pues al transcurrir un tiempo no menor de 6 meses ya lo detectado no puede ser resuelto o no merece la pena resolverlo. Pues se pretende abarcar la totalidad de las actividades en las empresas sin percatarse que el éxito en la Auditoría de Gestión está en identificar el área crítica de la entidad, por lo que hay que hacer un análisis exhaustivo que permita detectar los problemas en sí, sus causas y las recomendaciones, en poco tiempo.

Para darle cumplimiento a estos objetivos hay que tener en cuenta una de las etapas más importantes en estas auditorías; es la Planeación, porque en ella se establecen los objetivos de la Auditoría, tiempo de ejecución, cantidad de personal, campo de acción y amplitud del trabajo. Para garantizar una buena Planeación es necesario realizar la etapa de Examen Preliminar lo más objetivo posible, y que nos brinde la información de tal forma que podamos hacer una Planeación, eficaz, eficiente y económica.

El motivo de la etapa Examen Preliminar, es obtener un conocimiento general del objeto de la organización, de sus principales características, su funcionamiento interno y del medio externo en que se desenvuelve, con el fin de determinar qué programas y procedimientos de auditorías se ajustan más a la entidad, cantidad de auditores a emplear, tiempo estimado de ejecución y determinar el costo para reformular el Presupuesto de Auditoría.

Basándonos en los planteamientos de M. R. López Toledo (2001), los auditores no tienen suficientes instrumentos para poder desarrollar esta Auditoría y en especial, en la etapa Estudio Preliminar, no cuentan con herramientas que les permitan:

Ø hacer el análisis minucioso de la información que adquieren,
Ø obtener de forma efectiva y con una fundamentación científica las posibles deficiencias,
Ø determinar las posibles áreas críticas,
Ø reflejar las posibles causas.
Todo lo anterior, dificulta la posibilidad de:
Ø poder concentrar los mayores esfuerzos y recursos donde están identificados los problemas,
Ø disminuir el tiempo de ejecución, cantidad de personal y el costo de la Auditoría,
Ø conseguir una Auditoría con mayor calidad en cuanto a resultados alcanzados.

A partir de lo expuesto hasta el momento, nos planteamos como Problema Científico: ¿Cómo realizar una Planeación de la Auditoría de Gestión más objetiva, efectiva, eficiente y económica en las organizaciones?

La hipótesis que nos hemos diseñado es: Sí se propone un procedimiento a seguir para la ejecución de la Fase Examen Preliminar de la que se obtenga una información más específica, detallada y cercana a la realidad de la entidad a auditar, en un tiempo relativamente corto, entonces se realizará una Planeación de la Auditoría de Gestión más objetiva, efectiva, eficiente y económica.

A partir del problema de investigación y para validar la hipótesis, se persigue el siguiente Objetivo General: Proponer un procedimiento para la ejecución de la Fase Examen Preliminar en la realización de la Auditoría de Gestión en las organizaciones.

Esta investigación tiene como antecedentes algunos trabajos investigativos sobre Auditoría de Gestión presentados en Tesis de Maestría y Doctorados, en los que se estudiaron los procedimientos empleados y los resultados que se obtuvieron. En nuestro territorio el uso de Auditorias de Gestión son insuficientes. Algunas empresas aisladas han intentado implementarlas, las cuales se han consultado, pero al no dar el resultado esperado no le han dado un seguimiento, por lo que se cuenta con muy pocas referencias prácticas de estas Auditorías.

La estructura que se siguió para el desarrollo de la investigación es la siguiente:

En la Introducción se realiza un extracto del contenido de la investigación y se realiza un análisis de cómo es que surge la necesidad de la presente investigación.

En el Capítulo 1: Se hace un análisis del surgimiento y desarrollo de la Auditoría de Gestión, sus principales conceptos y características que la distinguen. La metodología que está instituida en Cuba para este tipo de Auditorías y el análisis conceptual de las variables eficacia, eficiencia y economía. 

En el Capítulo 2: Se hace un análisis teórico de las técnicas y procedimientos a emplear en la procedimiento propuesto en la ejecución de la fase Examen Preliminar. Se realiza un balance de los aspectos más importantes a tratar en la estructura organizacional y el plan estratégico, el Expediente Único de Auditoría, Presupuesto, Estados Financieros los clientes externos e internos. Se estudian las herramientas análisis financiero, el método de experto, la encuesta con el método SERVQUAL, el diagrama de Ishikawa y Pareto.

En el Capítulo 3: Se muestran los resultados obtenidos en la aplicación del procedimiento, así como un análisis valorativo de la metodología aplicada.

Roberto González Peralo

roberto.peraloarrobaumcc.cu

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