El presente artículo nos muestra de manera sencilla elementos de vital importancia a tener en cuenta para la elaboración del Expediente de Auditoria, en que constituye un aspecto de obligatoria consulta a la hora de realizar posteriores Auditorias o Comprobaciones. Se pretende con el mismo ofrecer criterios y técnicas para la elaboración del Expediente que quizás puedan tomarse para homogenizar la presentación de los mismos. Se presentan además posibles manifestaciones de Riesgo en este proceso.
Introducción
La Auditoría se define como:
“un proceso sistemático, practicado por los auditores de conformidad con normas y procedimientos técnicos establecidos, consistente en obtener y evaluar objetivamente las evidencias sobre las afirmaciones contenidas en los actos jurídicos o eventos de carácter técnico, económico, administrativo y otros, con el fin de determinar el grado de correspondencia entre esas afirmaciones, las disposiciones legales vigentes y los criterios establecidos.”
La Auditoría Interna es aquella que se practica como instrumento de la propia administración encargada de la valoración independiente de sus actividades.
Por consiguiente, la Auditoría Interna debe funcionar como una actividad concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización, así como contribuir al cumplimiento de sus objetivos y metas; aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y dirección.
Los servicios de Auditoría comprenden la evaluación objetiva de las evidencias, efectuada por los auditores internos, para proporcionar una conclusión independiente que permita calificar el cumplimiento de las políticas, reglamentaciones, normas, disposiciones jurídicas u otros requerimientos legales; respecto a un sistema, proceso, subproceso, actividad, tarea u otro asunto de la organización a la cual pertenecen.
En toda entidad bien organizada y para poder mantener la vigilancia sobre la cadena de control de dirección, se hace necesario la creación de un programa sistemático de revisión y valoración para comprobar que las responsabilidades delegadas han sido bien encausadas y que las políticas y procedimientos establecidos se han llevado tal como estaba previsto.
Además, es de suma importancia que exista una revisión regular por un personal calificado para determinar que el sistema de control interno en general es el adecuado, y mediante pruebas constantes, determinar que han resultado operativamente efectivos. De existir fallas, deficiencias o cambios en las condiciones existentes, debido a lo cual el sistema de control interno resulte inefectivo, debe ser modificado apropiadamente efectuando los cambios necesarios a las nuevas situaciones.
Debemos insistir, que con independencia de la supervisión que ejerza el auditor interno sobre el cumplimiento de las responsabilidades delegadas por la dirección a sus ejecutivos, y de la verificación constante sobre el cumplimiento de los sistemas de control interno vigentes, es parte de su responsabilidad la obtención de evidencias suficientes y competentes que le permitan dictaminar, sobre la exactitud de la situación económico- financiera que presenta la entidad y cuyos resultados muestran los estados financieros que periódicamente se emiten.
Consideramos que un auditor interno puede convertirse en los ojos y oídos de la dirección de la empresa, teniendo en cuenta, no solo su calificación y ética moral, sino porque se trata de un funcionario que con el tiempo logra obtener un alto dominio de todas y cada una de sus funciones de la entidad donde labora, lo que le permite convertirse en un asesor de o de los ejecutivos de la gestión empresarial.
Desarrollo
En Temas anteriores hemos explicado la importancia del proceso de Auditoría y recordemos:
“La Auditoría es una actividad dedicada a ejecutar servicios que agrega valores consecuentemente a partir del desarrollo de diferentes tareas y actividades que deben cumplirse sistemáticamente teniendo en cuenta una cadena de valores ejecutada mediante subprocesos que identifican la continuidad lógica del proceso de Auditoría, por lo que con el propósito de garantizar una uniforme composición y adecuado formato del “Expediente de Trabajos de Auditorías”, proponemos algunas técnicas y herramientas útiles en aras de garantizar la organización de la documentación de las auditorías practicadas a las entidades subordinadas a una dependencias, o por los servicios brindados a otra unidad económica-contable independiente.
El Expediente requiere una adecuada preparación y ejecución de las diferentes etapas y/o procesos de la auditoría.
Una vez terminada la Auditoría y después de confeccionado el Informe correspondiente, los papeles de trabajo se organizan para ser archivados en el Archivo permanente, estos pueden ser consultados en auditorías futuras, o supervisados por otras organizaciones o personal especializado de la Organización.
Después de arreglados y anotados en el Índice, los papeles de trabajo están listos para su almacenamiento. Un procedimiento satisfactorio de almacenamiento es el que da protección contra azares tales como incendio y el robo, y asegura que los papeles de trabajo puedan encontrarse rápidamente y consultarse cuando sea necesario.
Unos papeles de trabajo que no son accesibles son obviamente de poca utilidad, por lo que el auditor una vez terminada la auditoría puede destruir aquellos papeles de trabajo que no tengan ninguna información en relación con el Informe, y que por supuesto constituyen papeles de trabajo inútiles. Esto evidentemente se realiza, después de una cuidadosa revisión.
Los Expedientes de Trabajo, deben permanecer en las oficinas por no menos de cinco años, y llevar los más antiguos para un Archivo Pasivo que se determine al efecto. Los archivos permanentes se conservan siempre por supuesto al alcance de la mano. La cuestión del tiempo que deberán retenerse los papeles de trabajo está sujeta a controversias, esto depende de limitaciones que restringe el tiempo dentro del cual puede ejercerse acción legal, y varía según el Estado, y el tipo de Organización. Sin embargo un auditor puede decir con seguridad que ciertos papeles de trabajo no tienen valor futuro posible.
Los objetivos fundamentales de este subproceso o etapa, son entre otros:
- Organizar la documentación de todos los papeles de trabajo originados en la realización de la auditoría correspondiente a:
1. Exploración
2. Planeamiento
3. Ejecución
4. Informe
- Permitir la localización inmediata de determinado papel de trabajo
- Consultar hallazgos ante comprobaciones de diferentes temas.
- Permitir a los auditores futuros el estudio de las características de la entidad y/o resultados significativos ante determinados hechos económicos.
- Reconocer la indiciación de cada papel, marcas
- Proteger la documentación de la auditoría contra robos, incendios.
El “Expediente de Trabajos de Auditorías” se habilitará siguiendo un conjunto de indicaciones que aseguren los objetivos antes expresados:
1. Confeccionar un “Expediente de Trabajos de Auditorías”, por cada Gerencia y/o Dependencia, en el cual se archiven los documentos de trabajo de las auditorías practicadas, ya sean éstas, Financieras, Comerciales, Informáticas, de Sistemas u otra Temáticas, Regulares o Especiales.
2. Identificar la documentación de cada auditoría por su portada o carátula, que lo contenga los datos generales de la entidad auditada, número de la Orden de Trabajo, nombre de los auditores actuantes señalando aquel que actuó como Jefe de Grupo según corresponda, fecha de inicio y terminación del trabajo y total de auditores- días empleados, así como la calificación resultante.
3. Cumplimentar los parámetros establecidos para la confección, organización y conservación de los papeles de trabajo.
4. Conservar y custodiar el expediente durante un plazo, como mínimo, de cinco años a partir de la fecha de concluida la auditoría.
5. Con el objetivo de uniformar y organizar la documentación en un orden lógico y funcional en el “Expediente de Trabajos de Auditorías” aparecerán archivadas los documentos con el orden siguiente:
- Carátula de Identificación
- Hoja Control de los Documentos
- Carta de envío del Informe Final
- Copia del Informe Final
- Acta de Información de la Auditoría
- Acta de Información de la auditoría a los empleados, si se exige
- Borrador del Informe, elaborado por el auditor actuante o Jefe de Grupo de Auditoría.
- Orden de Trabajo
- Carta de Presentación
- Exploración.
- Planeamiento.
- Resultados de los trabajos de supervisión en el terreno y/o de mesa.
- Plan de Medidas (presentado por la entidad auditada, para erradicar las deficiencias detectadas por la auditoría).
- Hoja de Control de los Auditores – Días utilizados
- Acta Información y Análisis Deficiencias y Violaciones por Áreas o Temas
- Acta de Requerimientos.
- Acta de Documentos Ocupados.
- Acta de Devolución de Documentos Ocupados
- Declaraciones (por parte de empleados, funcionarios y dirigentes sobre aclaraciones solicitadas por los auditores).
- Descargos por parte de empleados, funcionarios y dirigentes en relación con los señalamientos o impugnaciones que les fueron planteadas.
- Acta de Entrega y Devolución de Documentos del Expediente de Auditoría
- Papeles de Trabajo.
- • BG Balance General
- • ER Estado de Resultado
- • EC Estado de Costo de la producción y/o de la Mercancía Vendida
- • AJ Asientos de Ajustes
- • N Notas
- • A-Z Documentación acopiada en el curso de las comprobaciones e investigaciones realizadas, organizadas por Cuentas y agrupadas por temas.
- Otros documentos.
Los últimos pasos de una Auditoría son los referidos a la Reunión de Información y Análisis del Informe Final y posteriormente la confección del Plan de Medidas para erradicar las deficiencias detectadas, los documentos derivados como el Acta Información y el Plan de Medidas, se archivarán en el expediente de acuerdo con lo establecido en el Índice del expediente, para facilitar su localización y manejo y se agregarán para efectuar el folio de los documentos que conforman dicho Expediente, teniendo en cuenta la Hoja de Control de Documentos con los números de orden y de página que les corresponda.
6. Todos los documentos que conforman el expediente se numeran consecutivamente en cada hoja a partir del orden concebido en la Hoja control de Documentos del referido Expediente, y seguido d este número se coloca una diagonal y el digito que corresponde al último documento que conforma el Expediente.
Los P/T se organizan por temas y deben seguir el orden lógico del desarrollo del trabajo, colocándose primero los documentos relacionados con los aspectos generales de la auditoría.
Los P/T constituidos por hojas columnares, se doblan de forma que resulte fácil su identificación.
Cada Expediente tiene su tapa, la cual se titula en el centro superior: expediente de auditoría y en líneas subsiguientes y a varios espacios se expone:
- Categoría. Número de la Orden de Trabajo.
- Nombre de la entidad auditada.
- Organismo a la que está subordinada
- Tipo de auditoría.
- Fecha de inicio y terminación de la auditoría.
- Auditores participantes y sus cargos.
Los expedientes se controlan por medio del Registro de Auditorías ejecutadas.
Los expedientes se archivan siguiendo el número de la Orden de Trabajo correspondiente y se conservan y custodian durante el plazo de cinco años a partir de la fecha de conclusión de la auditoría. Si en el transcurso de dicho término no se ha ejecutado una nueva auditoría, los expedientes deben conservarse hasta que se ejecute otra auditoría.
Los expedientes de auditoría que por su clasificación requieran de una conservación especial, se archivan de acuerdo con lo establecido para cada caso, específicamente.
El expediente de auditoría se clasifica según se catalogue la auditoría de acuerdo con lo establecido en la Ley del Secreto Estatal y su reglamentación u otras disposiciones legales. La categoría o clasificación que se otorgue se consigna en el margen superior derecho de la tapa de cada legajo, donde se debe consignar además el número del ejemplar y el número de cada hoja.
Estos documentos pueden ser originales o fotocopias, según uso y destino de los mismos.
Los expedientes conformados por los documentos antes señalados son de uso exclusivo de la unidad organizativa que realizó el trabajo y el acceso a los mismos debe estar autorizado por el máximo nivel de ella u otro superior del propio Ministerio.
Hoja Control de Documentos
La hoja Control de Documentos tiene el doble propósito de facilitar la localización de los documentos dentro del expediente de auditoría y al mismo tiempo, poder determinar si falta alguno de ellos.
En este se relacionan todos los documentos y temas que conforman el expediente de auditoría y se coloca una copia del mismo como primera hoja del legajo que conforma el expediente.
Responsable:
El expediente será conformado por:
- Auditores actuantes
Estándares:
El Expediente constituirá la carpeta de archivo que contiene toda la documentación de los papeles de trabajo originados en la realización de la auditoría correspondiente a:
1. Exploración
2. Planeamiento
3. Ejecución
4. Informe (Papeles de Trabajo contenidos en la Publicación sobre “Ejecución”)
Riesgos:
Luego de concluir la auditoría, la documentación referente a cada auditoría realizada, incluidos los papeles de trabajo que constituyan las pruebas y evidencias de las conclusiones que constan en el informe del auditor”. Es lógico que se ordenen y archiven, y puede suceder que existan incumplimientos, ante determinadas acciones de alto riesgo en el desarrollo de esta, que ocasionen:
1. Que el auditor no tenga todas las evidencias que soportan el desarrollo de cada una de las etapas.
2. Incumplimiento en la confección de los papeles de trabajo de la auditoría.
3. Cumplimiento de tareas extemporáneas
4. Inadecuada organización del archivo de los papeles de trabajo.
5. Imposibilidad de que un tercero compruebe el Informe y la correspondencia con los exámenes.
