Informes de auditoría interna. Un nuevo proceso y enfoque
Autor: Dr. Mauricio Lefcovich
Auditoria y control interno
02-2007
Una nueva forma de informar.
La auditoría interna constituye una actividad estratégica por cuanto
por medio de su eficaz accionar permite reducir pérdidas, costos e
improductividades. Su producto se ve revelado a través de los informes y
recomendaciones.
Estos informes deben ser claros, precisos, oportunos y eficientes en
cuanto al uso de recursos.
Los directores y propietarios a los cuales van dirigidos tales informes
disponen cada día de menos tiempo, o para decirlo de otra manera para
una misma cantidad de tiempo tienen cada día una mayor demanda de
actividades. Ante ésta situación, los auditores internos se ven en la
imperiosa necesidad de ser, como antes se expreso, claros, concisos,
oportunos y aprovechar al máximo los recursos.
Cómo lograr lo antes expuesto? Cambiando radicalmente la manera de hacer
y exponer las observaciones y recomendaciones. Ya no hay tiempo ni
recursos para destinar a la preparación de tediosos y largos informes,
como así tampoco dedicar excesiva cantidad de tiempo en la lectura y
análisis de los informes por parte de los directivos o funcionarios a
los cuales van dirigidos.
Los informes deben acoplarse en a la hora de su diseño, al diseño del
proceso de controles, inspecciones y papeles de trabajo. De tal forma
extrayendo de los papeles de trabajo los resultados y observaciones, las
mismas pueden ser volcadas directamente al informe.
Ahora bien, qué características deben tener dichos informes?
1. Deben reflejar matricialmente, para cada sector, área, proceso,
producto o servicio, y en función a diversos conceptos tales como:
control interno, cumplimientos de normas impositivas, cumplimiento de
normas laborales, niveles y control de calidad, entre muchas otras a
definir para cada tipo de empresa y actividad en particular, mediante el
uso de componentes gráficos el nivel de riesgo o defectos detectados.
Dándole un color rojo para situaciones de riesgo, alto compromiso o
graves defectos, y un color amarillo para un nivel medio. De tal forma
los directivos tendrán un visión clara e impactante a primera vista de
la situación observada.
2. Para cada segmento de control con observaciones en dicha matriz, dar
la explicación por escrito en forma breve y clara, aconsejando las
medidas a adoptar.
1.1 Almacenes – Inventarios
Se observó para un total de 10 artículos diferencias apreciables entre
las cantidades que figuran en los Registros auxiliares y las cantidades
físicas recontadas. El total de la diferencia corresponde a un monto de
$ 24.500.- representativo del 5% del total contabilizado como
inventarios de insumos.
3. Generar un puntaje por cada ítem, y luego exponerlo gráficamente en
función a su mejora o empeoramiento en relación a los anteriores
controles. De tal forma podrá observarse ítems que si bien no presentan
en principio inconvenientes, su puntaje muestra un decaimiento en
relación a los anteriores controles, o bien otros ítems en los cuales a
pesar de registrar observaciones su situación (puntaje) mejora en
relación a los meses anteriores.
En el caso graficado se puede observar que aunque la Calidad de la
Información del área de Almacenes no registra inconvenientes, sí puede
observarse una caída en el puntaje. De dónde sale tal puntaje? El mismo
sale de las observaciones, cuestionarios, inventarios y cálculos
realizados en función de la auditoría.
Conclusiones
Sí a lo anterior le agregamos un software especialmente destinado a
dicho objetivo, tanto de calcular los puntajes como de sacar las
gráficas, y a ello se le suma la posibilidad de consultar dicha
información por pantalla, estamos ante una verdadera revolución en
materia de informes de auditoría, donde los costos de su generación
sufre una importante reducción, y donde además los tiempos destinados a
su análisis y comprensión se reducen notablemente, haciendo de los
informes de Auditoría Interna algo valioso y ágil, en lugar de algo
pesado y monótono.
Los funcionarios y directivos no están sólo para leer informes de
auditoría, tienen muchas otras labores o responsabilidades que atender,
por lo tanto la Auditoría Interna debe facilitarle la apreciación de los
mismos.
Bibliografía
Auditoría Interna. Un enfoque sistémico y de mejora continua – Mauricio
Lefcovich – www.monografias.com - 2003.
Consultor en Administración de Operaciones y Estrategia de Negocios. Especialista en Calidad, Productividad, Mejora Continua, Reducción de Costos y Satisfacción del Consumidor.
Conéctate con GestioPolis
¿Qué hay de nuevo?
Lo que se está compartiendo
Otros artículos que te van a interesar
Explora todas las publicaciones por tema