ASPECTOS FUNDAMENTALES QUE DEFINEN EL TRATAMIENTO DE LOS COSTOS PARA EL DISEÑO DE TÉCNICAS O SISTEMAS

Autor: Lic. Adys Chezpik García, Msc. María L..Lara Zayas y Lic. Sarahí S. Pérez Porto

Costos

03-2007

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El presente trabajo toma en cuenta elementos imprescindibles para  la toma de decisiones en el ámbito empresarial, siendo la medición sistemática del uso de los recursos mediante la aplicación de los métodos de la Contabilidad de Costos primordial para el logro de la eficiencia económica, conociendo los recursos utilizados en la producción de bienes y servicios, así como evaluar la productividad del trabajo, categorías de gran importancia en la recuperación de la economía.

Introducción

En el mundo de hoy existen importantes transformaciones en el funcionamiento de la economía mundial, caracterizada por una recesión global, en la que Cuba no está totalmente exenta de sus efectos, ni es ajena a los males que afectan a la humanidad; en particular los países del tercer mundo lo que ha conllevado a cambios sustanciales en la actividad empresarial y a la necesidad de cierta estabilidad financiera en las empresas; viéndose obligada en estas circunstancias a hacer un mejor uso de los recursos, elevar la productividad del trabajo, alcanzar mejores resultados con menos costos.
 
Lo expuesto anteriormente corrobora la importancia que representa  la contabilidad como herramienta de dirección. La Contabilidad es la ciencia que evoluciona y que tiene como objetivo principal clasificar, medir y valorar las operaciones financieras realizadas por la empresa, basada en conocimientos razonados y lógicos para registrar, sintetizar y analizar los resultados, obteniendo una base informativa adecuada para su gestión y toma de decisiones en el contexto externo e interno de la empresa.
 
La Contabilidad de Costos junto a la Contabilidad Financiera constituyen dos ramas importantes de la contabilidad, ambas surgen para cumplir fines ciertamente definidos y por la necesidad de especialización.
 
Específicamente la contabilidad financiera se encarga de la clasificación, anotación e interpretación de las transacciones económicas, reflejando la situación económica de la empresa al cierre del ejercicio contable (Estados Financieros). Constituye fuente de información a usuarios internos y externos ( inversionistas, analistas financieros, acreedores, agencias gubernamentales y otros grupos interesados).
 
La Contabilidad de Costos es una parte de la Contabilidad referida a la actividad interna de la Empresa, principalmente a los aspectos siguientes:
 
. Conocer costos y rendimientos de los factores de producción y centros de
 trabajo.
. Costos de los productos o servicios terminados o semiterminados.
. Valorar inventarios y establecer márgenes.
 
La Aplicación de los métodos del costo nos permite conocer los recursos utilizados en la producción de bienes y servicios, así como evaluar la productividad del trabajo, categorías de gran importancia en la recuperación de la economía cubana.
 

Desarrollo

La Contabilidad  evoluciona y dentro de sus objetivos principales se encuentran clasificar, medir y valorar las operaciones financieras realizadas por la empresa, basada en conocimientos razonados y lógicos para registrar, sintetizar y analizar los resultados, obteniendo una base informativa adecuada para su gestión y toma de decisiones en el contexto externo e interno de la empresa. Evaluar éstos conceptos depende del crecimiento de los recursos, y la necesidad de colmar las expectativas de información de la gerencia empresarial para contribuir al proceso de toma de decisiones.
 
1.1 Definición, objetivos e importancia  de la Contabilidad de Gestión.
 
La Contabilidad financiera, así como la Contabilidad de Gestión constituyen las  ramas más importantes de la Contabilidad que aparecen por la necesidad de especialización y cumplimiento de fines claramente definidos.
 
La Contabilidad financiera se encarga de la clasificación, anotación e interpretación de las transacciones económicas, reflejando la situación económica de la empresa al cierre del ejercicio contable (Estados financieros). Constituye fuente de información a usuarios externos (inversionistas, analistas financieros, acreedores, agencias gubernamentales y otros grupos interesados). En tal sentido se considera que la Contabilidad Financiera se interesa fundamentalmente en los Estados Financieros para el uso externo.
 
La Contabilidad de Gestión capta, mide y valora la circulación interna de la empresa, racionalizando y controlando los recursos de la misma para suministrar a los directivos de esta la información necesaria y suficiente que permite a éstos adoptar decisiones en el ámbito interno y a corto plazo en función de la organización, de acuerdo a las metas propuestas.
 
La Contabilidad dedicada a la información con fines internos, ha sido uno de los instrumentos más utilizados como sistema informativo para la dirección, ya que permite conocer el resultado de la empresa y de cada una de sus áreas, contribuyendo decisivamente al proceso de toma de decisiones. Es de gran importancia para las organizaciones ya que pretende servir de orientación o punto de partida para todo tipo de decisiones internas a diferentes niveles dentro del horizonte temporal del corto plazo.
 
La Gerencia utiliza la contabilidad de Gestión para planear comprendiendo las transacciones comerciales y hechos económicos esperados y su repercusión en la Empresa, evalúa haciendo juicio sobre las contradicciones de diferentes hechos pasados y/o futuros, además de controlar velando por integridad de la información financiera que ataña las actividades de la organización y asegurar la Contabilidad,  Estableciendo un sistema informativo que contemple las responsabilidades de la organización y analice la efectividad de desempeño de la gerencia.
 
Para la toma de decisiones la dirección se nutre fundamentalmente de la contabilidad que brinda información acerca del marco interno de la empresa por ser esta portadora de datos relevantes que permiten conocer el resultado de la Empresa y sus áreas, contabilidad que debe adecuarse a la utilización correcta de los recursos de la misma, evitar los despilfarros. Teniendo dentro de sus planes la mejora continua, así como el desarrollo de nuevos sistemas de costos, ejerciendo un papel decisivo en la información.
Al diseñar nuevos sistemas de costos se hace imprescindible tomar en cuenta los diferentes propósitos de la Contabilidad de Gestión como puntal para el desarrollo de la organización.
 
Objetivos de la Contabilidad de Gestión
 
A medida que las organizaciones se desarrollan, debido a la información que rinden a la Gerencia, evoluciona junto a ella la Contabilidad de Gestión variando en relación al entorno económico y social, atendiendo a la competencia y la aparición de nuevas tecnologías que influyen en esta evolución.
 
Teniendo en cuenta que la evolución de la Contabilidad de Gestión ha estado relacionada con el desarrollo de la gestión empresarial y con las obligaciones de las organizaciones en cada etapa del desarrollo económico, se resume como sus principales propósitos los siguientes:
 
Ø La Evaluación de inventarios y determinación de utilidades.
Ø La Planeación y control de las operaciones empresariales.
Ø La Toma de decisiones.
 
La Evaluación de los inventarios y de las utilidades, se refiere al proceso de acumulación de los costos de los productos y servicios de una organización, lo que puede ser utilizado por los gerentes fundamentalmente como una guía para la fijación de los precios de venta, satisfaciendo las necesidades de los informes externos, al presentar el costo de los inventarios y las utilidades del período.
 
La planeación y el control son dos elementos estrechamente vinculados. La planeación consiste en el establecimiento de los objetivos y de las vías para alcanzarlos y el control es la ejecución de la decisión planteada y la evaluación del desempeño según los resultados obtenidos. Relacionado con estos aspectos, revisten gran importancia, los presupuestos y los informes de ejecución, herramientas básicas para ayudar a la gerencia en todo el proceso de planeación y control, mediante el análisis de los resultados.
 
La Contabilidad de Gestión además de los objetivos anteriormente expuestos persigue:
 
1- Informar a las personas involucradas en la organización, brindándole información requerida, haciendo uso de sistema de información ideales para una buena gestión.
2- Indica la forma adecuada y precisa de hacer uso de los recursos con eficiencia y eficacia.
3- Incentiva a los involucrados en alcanzar los objetivos a usar los sistemas ligados al control de la gestión.
 
Para el proceso de toma de decisiones y en el control de la Gestión es importante el papel que juega la Contabilidad de Gestión en la organización, respondiendo esta a las necesidades establecidas por la dirección empresarial.
 
1.2 La Contabilidad de Costo. Definición. Importancia. Su diferencia con la Contabilidad Financiera
 
La Contabilidad de Costo es una rama de la Contabilidad de Gestión la cual se relaciona fundamentalmente con la acumulación y el análisis de la información de costo para uso interno por parte de los gerentes, en la valuación de inventarios, la planeación, el control y la toma de decisiones.
 
La Asociación Internacional de Contadores define Contabilidad de Costos en la Declaración sobre Contabilidad Gerencial (DCG) Número 2 ¹ como:
 
“Técnica o método para determinar el costo de un proyecto, proceso o producto, empleada por la mayoría de las entidades legales en una sociedad o específicamente recomendado por un grupo autorizado de Contabilidad”
 
La Contabilidad de Costos es una parte de la Contabilidad referida a la actividad interna de la Empresa, principalmente a los aspectos siguientes:
 
· Conocer costos y rendimientos de los factores de producción y centros de trabajo.
· Costos de los productos o servicios terminados o semiterminados.
· Valorar inventarios
· Establecer márgenes.
 
Diferencia entre la Contabilidad de Costo y la Contabilidad Financiera

La Contabilidad financiera y la Contabilidad de Costos pueden diferenciarse teniendo en cuenta el criterio de los usuarios que hacen uso de la información:
Además de lo expuesto anteriormente, existen 6 grandes diferencias entre ambas:
 
· Por su finalidad u objetivo.
· Localización física del departamento
· Obligatoriedad
· Criterios de Valoración
· Ámbito de actuación
· Formalismo
· Por su finalidad u objetivo :
 
La Contabilidad Financiera (CF) persigue obtener beneficios y patrimonio de la empresa, es decir sigue las masas patrimoniales y las naturalezas, así como los conceptos de gastos e ingresos basados en el análisis del Estado de Resultado de un período contable.

Contrario a esta la Contabilidad de Costo (CC) controla la gestión interna de la Empresa, mide la eficacia de la producción (mono de obra, maquinaria, materias primas, etc), además de valorar los inventarios y analizar los costos para fijar precios y márgenes.
 
·  Localización física del departamento:
 
Ambas contabilidades dependen del área financiera de las Empresas. La CF se ubica en las oficinas y la CC en los Centros fabriles, la CF maneja factura de compra y venta, información relacionada con el exterior de la empresa; la CC maneja partes del trabajo, hojas de inventario, etc.
 
· Obligatoriedad
 
La CF es obligatoria, la misma ofrece información para uso de la hacienda, los acreedores, accionistas y proveedores, es decir es importante para los agentes externos. Mientras que la CC es para uso exclusivo de la Empresa (directivos).
 
· Criterios de Valoración
 
 Para la CF están establecidos las Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados con los criterios aplicables a gastos, inversiones, ingresos, amortizaciones…etc.
 
La CC tiene establecidos criterios que atienden a la nacionalidad económica y de los directivos de la Empresa para el reparto de gastos indirectos entre productos.
 
Los Criterios de valoración de ambas pueden ser distintos pero los resultados contables de esta deben coincidir. Los costos deben estar registrados por naturalezas de la CF, así como en los ingresos no deben existir diferencias.
 
· Ámbito de actuación
 
La CF es pública y por ende debe ser transporte para las buenas relaciones con terceros (agentes externos). Mientras que los resultados de la CC no pasan los límites de la Empresa.
 
· Formalismo
 
En su presentación la CF obedece a modelos de los Estados financieros para que sea posible su entendimiento, responde a normas contables.
Para la CC la presentación es libre, de acuerdo al tipo de empresa.
 
Los principales objetivos de la contabilidad de costo, son
 
Ø Evaluar la eficiencia en cuanto al uso de los recursos materiales, financieros y de la fuerza de trabajo, que se emplean en la actividad.
Ø Servir de base para la determinación de los precios de los productos o servicios.
Ø Facilitar la valoración de posibles decisiones a tomar, que permitan la selección de aquella variante, que brinde el mayor beneficio con el mínimo de gastos.
Ø Clasificar los gastos de acuerdo a su naturaleza y origen.
Ø Analizar los gastos y su comportamiento, con respecto a las normas establecidas para la producción en cuestión.
Ø Analizar la posibilidad de reducción de gastos.
Ø Analizar los costos de cada subdivisión estructural de la empresa, a partir de los presupuestos de gastos que se elaboren para ella.
 
Una definición muy acertada de costo es la de Pedersen: “Coste es el consumo valorado en dinero de bienes y servicios para la producción que constituye el objetivo de la empresa”

Para Schneider costo “… el equivalente monetario de los bienes aplicados o consumidos en el proceso de producción.’ ˝

El Plan Contable General Francés contiene la siguiente definición: “El precio de coste de un objeto, de una prestación, de un grupo de objetos o de prestaciones, es todo lo que ha costado este objeto, esta prestación, este grupo de objetos o de prestaciones, en el estado en que se encuentra en el momento final.”

“El coste está constituido por el consumo parcial o total de los inputs que en todo proceso productivo contribuyen a la obtención de los outputs. El coste representa la valoración, en términos monetarios, de esta contribución con los inputs a la obtención de los outputs.”

Los inputs y outputs son las entradas y salidas del proceso productivo; las entradas se refieren a materiales directos, mano de obra directa y otros gastos indirectos de fabricación; las salidas se asocian con los productos terminados o servicios prestados.

En Contabilidad de Costos, Horngren define por costo “… los medios en la forma contable convencional, en unidades monetarias, que deben ser pagadas para adquirir bienes y servicios.”

El Costo es definido por Polimeni como:  “El valor sacrificado para obtener bienes o servicios.”

Es oportuno aclarar que : “Todo sacrificio, para que sea coste, debe aumentar el valor del bien al que se aplica; todo sacrificio que no cumpla esta condición se debe considerar como un despilfarro.”
 
Diversos han sido los conceptos expresados sobre el término costo, aunque todos coinciden en que el costo es el valor de los recursos materiales y humanos, consumidos o empleados en la elaboración de un producto o en la prestación de un servicio, que constituye un medidor de eficiencia económica productiva, por lo que su comportamiento facilita evaluar los resultados.
 
El Costo no surge hasta que el consumo se efectúe, por lo cual no cabe identificarlo con el concepto gasto que precede al costo. El costo atiende al momento de consumo, el gasto hace referencia al momento de adquisición.
 
1.3 Clasificación de los costos.

Criterios para la Clasificación de los costos.
 
Al revisar sobre criterios de clasificación de los costos, podemos evaluar los siguientes:

1- Con relación a los elementos que lo forman:

Ø Costo de producción o industrial: Incluye el costo de los materiales, mano de obra y otros costos de fabricación; es utilizado normalmente como criterio de valoración de las existencias. Cuando el producto se vende el costo de producción se descarga en el costo de los artículos vendidos.
Ø Costo de distribución: Es el costo relativo a la comercialización y entrega de los productos a los clientes.
Ø Costo de empresa:   Es el costo total del período que se obtiene por agregación de los costos de producción y distribución.
 
2- Con relación al volumen de producción:

Ø Costo fijo: Es aquel en el cual el costo fijo total permanece constante, independientemente de que varíe el nivel de actividad de la empresa, mientras que el costo fijo por unidad varía con la producción, es decir, el costo fijo por unidad se reduce a medida que se incrementa la actividad, al repartir los costes fijos entre un mayor número de unidades. (Figura 2)
Ø Costo variable: Es aquel en el cual el costo variable total cambia en proporción directa a las variaciones en el volumen de producción, mientras el costo variable unitario permanece constante. (Figura 2)
Ø Costo mixto: Es aquel que contiene características tanto de costo fijo como variable.
 

3- Con relación a la producción:

Ø Costo primo: Es aquel directamente relacionado con la fabricación de un producto; equivale a la suma de materiales directos y mano de obra directa, es decir, las partidas directas del costo.
Ø Costo de conversión: Es aquel incurrido en la transformación de los materiales directos en artículos terminados; está conformado por la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación, se observa que contempla la mano de obra directa como partida directa e incorpora las partidas indirectas del costo.
 
4- Con relación a su posible asignación:

Ø Costo directo: Es el costo de materiales y mano de obra capaz de identificar con artículos o áreas específicas. Este al igual que los costos primos, incluye las partidas directas.
Ø Costo indirecto: Es el que por afectar al proceso en su conjunto no es directamente identificable con ningún artículo o área, por lo que es necesario utilizar técnicas de asignación para su distribución. Este refleja las partidas indirectas del costo al igual que los costos de conversión.
 
5- Con relación a las funciones:

Ø Costo de manufactura: Se relaciona con la producción de un artículo; es la suma de los materiales directos, la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación.
Ø Costo de mercadeo: Se incurre en la venta de un producto o servicio.
Ø Costo administrativo: Se incurre en la dirección, control y operación de una empresa; incluye el pago de salario a la gerencia y al personal de oficina.
Ø Costo financiero: Se relaciona con la obtención de fondo para la operación de la empresa; incluye el costo de los intereses de los préstamos así como el costo de otorgar créditos a los clientes.
6- Con relación al grado de control:
Ø Costo controlable: Sobre él pueden ejercer influencia directa los encargados de las áreas de responsabilidad.
Ø Costo no controlable:   No se encuentra bajo influencia directa de los encargados de las áreas; su responsabilidad es asumida por los niveles de dirección superiores.
 
7- Con relación al momento de cálculo:

Ø Costo real, retrospectivo, histórico o efectivo: Es calculado a partir de los consumos reales en el proceso productivo durante un período de tiempo.
Ø Costo estándar, prospectivo o predeterminado: Es calculado a partir de los consumos predeterminados, a un precio determinado para un período futuro; puede ser considerado como un costo norma.
 
8- Con relación a la planeación, el control y la toma de decisiones:
Ø Costo estándar: Es el costo por unidad de materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación, que deberían incurrirse en un proceso de producción bajo condiciones normales; satisfacen el mismo propósito del presupuesto.
Ø Costo presupuestado: Es el total de costos que se espera incurran en un determinado período.
 
1.3 Elementos básicos del costo
 
Como se ha planteado en el epígrafe anterior el costo de producción es el valor del conjunto de bienes y esfuerzos en que se ha incurrido o se va a incurrir, que deben consumir los centros fabriles para obtener un producto terminado, en condiciones de ser entregado al sector comercial. Forman parte del costo de un producto los materiales directos, la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación expresados en valor.
 
Los Materiales son los principales bienes que se usan en la producción y que se transforman en artículos terminados con la adición de mano de obra directa y costos indirectos de fabricación. Los materiales se pueden dividir en materiales directos e indirectos.
 
Los Materiales directos son todos aquellos elementos físicos que sean imprescindibles consumir durante el proceso de elaboración de un producto, de sus accesorios y de su envase, y representa el principal costo de la materia prima en el proceso de manufactura. Esto con la condición de que el consumo del insumo debe guardar relación proporcional con la cantidad de unidades producidas.
 
Según Horngren los materiales directos son “…toda aquella materia prima que físicamente puede ser observada como formando parte integrante del producto terminado y que su cantidad en el producto puede ser determinada mediante una forma que sea factible económicamente.”  
 
Los Materiales indirectos son todos los que no están asociados directamente con el producto fabricado.
 
Materiales indirectos son aquellos que “ … los costos para determinar la cantidad exacta que de estos materiales tiene el producto terminado, para así calcular más exactamente el costo del producto, no se justifican en términos de los beneficios a obtenerse.”
 
La Mano de obra es el esfuerzo físico o mental gastado en la fabricación de un producto. Su costo se puede dividir en mano de obra directa e indirecta.
 
“ La Mano de obra directa se definió como la mano de obra que está directamente involucrada en la producción de un artículo terminado, la cual puede ser fácilmente rastreada en el producto y representa un costo de mano de obra importante en su producción.
 
La Mano de obra indirecta es la que no participa directamente en el proceso productivo “… no es fácilmente rastreada en el producto y se considera que no se justifica determinar el costo de la mano de obra en relación con el producto.”
 
Los Costos indirectos de producción o cargas fabriles son todos los costos de producción, excepto los de materia prima y mano de obra directa. Son todos los costos en que necesita incurrir un centro para el logro de sus fines; costos que, salvo casos de excepción, son de asignación indirecta, por lo tanto precisa de bases de distribución.
 
Los Costos indirectos de fabricación pueden subdividirse según el objeto de gasto en tres categorías:
Materiales indirectos
Mano de obra indirecta
Costos indirectos generales de fabricación.
 
Además de los materiales indirectos y la mano de obra indirecta, las cargas fabriles incluyen el costo de la adquisición y mantenimiento de las instalaciones para la producción y varios otros costos de fábrica. Incluidos dentro de esta categoría tenemos la depreciación de la planta y la amortización de las instalaciones, la renta, calefacción, luz, fuerza motriz, impuestos inmobiliarios, seguros, teléfonos, viajes, etc. Todos los costos indirectos de fabricación son directos con respecto a la fábrica o planta.
 
La Clasificación en costos fijos y variables es útil en la preparación de presupuestos para las operaciones futuras. Los costos clasificados como directos e indirectos con respecto al producto o al departamento son útiles para determinar la rentabilidad de las líneas de producto o la contribución de un departamento a las utilidades de la empresa.
 
La Materia prima y la mano de obra directa dan origen a desembolsos, los cuales forman parte de las cargas fabriles. La primera supone costos de manipuleo, inspección, conservación, seguros etc. La segunda obliga a habilitar servicios sociales, oficinas de personal, oficinas de estudios de tiempos, etc.
 
Para propósitos de costeos de los productos, todos los costos incurridos en la fábrica se asignan eventualmente a los departamentos de producción a través de los cuales circula el producto. La acumulación y clasificación de los costos por departamentos se llama distribución o asignación de costos. Los costos que pueden atribuirse directamente al departamento se asignan directamente. Los costos indirectos de fabricación y los costos de los departamentos de servicios se asignan también a la producción a medida que ésta pasa por los departamentos.
 
1.4 Clasificación de los gastos para su registro
 
En el contexto empresarial cubano los gastos para su registro se agrupan por elementos y partidas, atendiendo a las disposiciones del Ministerio de Finanzas y Precios.
 
Según las bases generales para el perfeccionamiento empresarial “Son elementos de gastos, aquellos que se identifican con su naturaleza económica, estén o no asociados directa o indirectamente con el producto o servicio.”
 
Los Elementos de gasto son todos aquellos que se incurren durante el proceso productivo o de servicio, tales como, administración, distribución, ventas, y en otras ajenas a las actividades fundamentales de la entidad.

Los lineamientos generales del costo establecen como elementos de gasto los siguientes:
 
Ø Materias primas y materiales
Ø Combustibles
Ø Energía
Ø Salarios
Ø Otros gastos de la fuerza de trabajo
Ø Depreciación y amortización
Ø Otros gastos monetarios
 
La Agrupación de los gastos por partidas, está asociada al proceso de producción o de servicio, teniendo como objetivos fundamentales la determinación y cálculo del costo del producto, servicio o proceso. Las partidas de costos agrupan los gastos, por la forma de inclusión en el producto, y por su incidencia directa o indirecta.
 
Los Gastos se agrupan por partidas por el hecho de que la agrupación por elementos es insuficiente para la planificación, el registro, el cálculo y el análisis del costo de producción por tipos de productos.
Las partidas establecidas son:
Partidas de costo directo:
 
Ø Materias Primas y Materiales
Ø Salario y Otros Gastos de Fuerza de Trabajo
 
Partidas de costo indirecto:
 
Ø Gastos Indirectos de Fabricación
 
El Registro de los gastos se garantiza a partir del sistema de Contabilidad de Costos utilizado, a través de él, los gastos de producción pueden analizarse por áreas de responsabilidad o por centros de costo.
 
 
1.5 Definición de área de responsabilidad y centro de costo
 
Unido al crecimiento y desarrollo que pueda alcanzar una compañía surge la necesidad de delegar responsabilidades, por tanto la gerencia principal de la misma debe reorganizar y reevaluar las tareas con el objetivo de descentralizar las funciones de la Compañía, ideando además la forma de coordinar y controlar las labores desempeñadas por las gerencias subordinadas a ésta, las cuales necesariamente rindieron información del uso de recursos, obtención de ingresos y gastos incurridos a la Compañía.
 
Claramente queda descrito en el SMA No. 1B del NAA, los objetivos de la Contabilidad Gerencial.
 
“Implementación de un sistema de reporte que esté de acuerdo con las responsabilidades organizacionales. Este sistema de reporte contribuirá al uso efectivo de recursos y a la medición de ejecución administrativa. La transmisión de las metas y objetivos de la gerencia a través de la organización en forma de responsabilidades asignadas, es una base para identificar las áreas de responsabilidad. Los contadores gerenciales deben suministrar un sistema contable y de reporte que acumule e informe sobre los ingresos aprobados, gastos, activos, obligaciones e información cuantitativa relacionada, para los gerentes. Estos tendrán un mejor control sobre tales elementos ¹
 
Es necesario un profundo análisis de las actividades dentro de la Compañía que deben ser descentralizados así como el tipo de enfoque a utilizar atendiendo a la naturaleza particular de cada actividad, además del grado de responsabilidad de las personas que coordinarán las operaciones y tomarán las decisiones en los diferentes áreas que estarán subordinadas a la Compañía.
 
La Contabilidad por niveles de responsabilidad es un método bajo el cual se puede planear y controlar los costos a través de áreas de responsabilidad. En ellos se elaboran su presupuesto por el gerente, determinando su grado de alcance con razonabilidad y basado en la responsabilidad de las personas que incurren en los costos, llevándose a cabo controles establecidos como:
 
1- Planes con objetivos y metas.
2- Delegación de responsabilidad y autoridad de los costos incurridos.
3- Desarrollar estándares de ejecución.
4- Análisis de informes presentados para evaluar metas y controlar ejecución.
5- Establecer un sistema de auditoría que examine las variaciones que se presenten desfavorables y que aplique seguimiento a éstos.
 
Esta forma de llevar la Contabilidad es importante para las Empresas que van en crecimiento acelerado, puesto que disminuye la presión de la gerencia central.
 
La Toma de decisiones se efectúa cerca de las operaciones y a niveles más bajos, por tanto el volumen de información que llega a la gerencia principal es mayor, responsabilizándose con la confiabilidad de éstos los gerentes locales, lo que hace posible que el gerente principal tome decisiones de mayor índole basado en el trabajo de las gerencias subordinadas.
 
Cuando las actividades de la Empresa como se expresa anteriormente quedan segmentados por áreas con sus respectivos gerentes, adquieren la categoría de centros de responsabilidad, dentro de ellos los centros de costo, que como parte de la organización, solamente se controlan la incurrencia de los costos, sin incluir las ventas o las actividades de mercado, su desempeño se mide en términos de costos presupuestados y el gerente es el máximo responsable.
 
1.7Sistema de costo. Objetivos
 
Los Sistemas de costo son un conjunto de métodos, normas y procedimientos, que rigen la planificación, determinación y análisis del costo, así como el proceso de registro de los gastos de una o varias actividades productivas en una empresa, de forma interrelacionada con los subsistemas que garantizan el control de la producción y de los recursos materiales, laborales y financieros.
A continuación se señalan los objetivos de un Sistema de Costo, dentro de los que se encuentran:
 
Ø Fijar pautas a las que se someten los procedimientos de asignación de los costos.
Ø Determinar los criterios a aplicar en la distribución y prorrateo de los gastos.
Ø Establecer la oportunidad o fecha en que deben ser calculados los costos.
Ø Las modalidades de cálculo.
Ø Las bases que se pueden utilizar.
Ø Como tienen que ser tratados ciertos costos.
Ø Formas de determinar los costos totales y unitarios.
Ø Metodología para la presupuestación de costos y determinación de estándares.
 
La Acumulación de los datos rutinarios del costo de producción es una tarea muy importante que consume tiempo. Una adecuada acumulación de costos provee a la administración de bases para predecir las consecuencias económicas de sus decisiones. Existen dos métodos de acumulación de los costos, el sistema periódico y el sistema perpetuo.
 
Un sistema periódico de acumulación de costos provee información limitada durante el período y requiere ajustes en intervalos de tiempo para terminar el costo de artículos manufacturados. Bajo este sistema se toman inventarios físicos periódicamente para ajustar las cuentas de inventarios y establecer el costo de producción. Un sistema de acumulación periódico no se considera como un sistema completo de contabilidad de costos mientras que los inventarios de materias primas, trabajo en proceso y artículos terminados se puedan determinar únicamente después de que se realicen los inventarios físicos. A causa de estas limitaciones, los sistemas periódicos de acumulación de costos, se utilizan generalmente en pequeñas compañías manufactureras.
 
Un sistema perpetuo de acumulación de costos es un método que provee información continua acerca de los inventarios de materias primas, de trabajos en proceso, de artículos terminados y del costo de las ventas. Dicho sistema de costos es usualmente utilizado en la mayoría de las medianas y grandes empresas.
 
Hay dos tipos básicos de sistema de acumulación perpetua de costos clasificados de acuerdo a sus características: el sistema de costos por órdenes de trabajo y el sistema de costos por procesos.
 
Sistema de Costo por proceso
 
Dicho sistema es adecuado a las empresas de producción manufacturera, donde dos o más procesos se ejecutan en un mismo departamento, resultando conveniente para estos casos dividir la unidad departamental en Centros de Costos para acumular sus costos y no por departamentos, este sistema permite conocer los costos de manufactura incurridas por la Empresa en cada período, determinándose el costo unitario total para saber el ingreso final alcanzado.
 
Polimeni describe las características fundamentales de este sistema.
 
1- Los Costos se acumulan y registran por departamentos o centros de costos.
 
2- Cada departamento tiene sus propia cuenta de inventario de trabajo en proceso en el libro mayor. Esta cuenta se carga con los costos del proceso incurridos en el departamento y se acredita con los costos de unidades terminados transferidos a otro departamento o a artículos terminados.
 
 
3- Las Unidades equivalentes se usan para determinar el inventario de trabajo en proceso en término de unidades terminadas al final de un período.
 
4- Los Costos unitarios se determinan por departamento en cada período.
 
5- Las Unidades terminadas y sus costos se transfieren al siguiente departamento o al inventario de artículo terminado. En el momento en que las unidades dejan el último departamento del proceso, los costos totales del período han sido acumulados y pueden usarse para determinar el costo unitario de los artículos terminados.
 
6- Los Costos totales y unitarios de cada departamento son agregados periódicamente, analizados y calculados a través del uso de informes de producción.
 
Atendiendo a las características de este método para asignar los costos es evidente que los departamentos o centros de costos juegan un papel importante pues en los mismos se llevan a cabo procesos antes de llegar los artículos al almacén, cada uno de ellos incurren en costos de MOD, MD y CIF los cuales se cargan en cuentas separadas de trabajo en proceso.
 
La Aplicación de este sistema trae consigo el uso de dos métodos los cuales se diferencian por la forma de tratarse los inventarios iniciales de trabajo en proceso, siendo estas técnicas de costeo.
 
· Primeros en entrar, primeras en salir (PEPS) donde las unidades de trabajo en proceso se registran separadas de las unidades del período presente y sus costos se separan en iniciales y en terminadas del período, resultando dos saldos del costo por unidades terminadas.
 
· Costeo promedio ponderado: Se agregan a los costos corrientes del período, las del inventario inicial de trabajo en proceso y el total es dividido entre la producción equivalente; obteniéndose los costos promedio ponderado por unidad. Lo que denota la no separación de unidad terminada y trabajo inicial en proceso.
 
Sistema de costo por órdenes
 
Otro de los sistemas básicos para distribuir los costos se encuentra:
Ø  Sistema de costo por órdenes de trabajo:
Aplicable para empresas que laboran bajo multitud de pedidos para satisfacer las necesidades de diversos clientes. La fabricación del producto se realiza atendiendo a las exigencias de cada cliente y el precio que se estipula está ligado al costo total de dicho artículo, es decir su costo estimado.
 
 
Para este sistema los elementos básicos del costo se tratan de la siguiente forma:
 
Ø  Materiales directos:  Son acumulados para cada orden de trabajo, se obtienen de los almacenes con la aprobación requerida previamente, luego son cargados a la orden, debitando la cuenta trabajo en proceso.
 
Ø Materiales indirectos:   Difieren de los directos en que son cargados al control de costos indirectos fabricados por departamento y se asignan a las órdenes de trabajo específicos para terminación, esto a través de una tasa de aplicación.
 
Ø Mano de obra directa:   Se acumulan en tarjetas, registrándose el total de horas trabajados por los empleados. Este costo se carga a las órdenes de trabajo indicándose el número de horas directas trabajadas en cada orden o número de horas indirectas trabajadas en el departamento por empleado diariamente. Se realiza un débito a la cuenta trabajo en proceso para distribuir las horas mano de obra directa y su costo. Las horas mano de obra indirecta y su costo correspondiente se efectúa mediante un débito a la cuenta control de Costo Indirectos de Fabricación, distribuidas en las órdenes de trabajo.
 
Ø Costos indirectos de fabricación: Son acumulados en las hojas de costos indirectos de fabricación del departamento e cuestión, aplicándose a las órdenes específicas.
Los deterioros que pueden efectuarse en cualquier proceso productivo, en relación a su costo se trata de la siguiente forma:
 
Ø Deterioro normal:   Es absorbido por las unidades buenas, incrementándose sus costo unitario, debido a que su costo total es distribuido en menor unidades, incluyéndose las unidades buenas.
 
Ø Deterioro anormal:   Es deducido del trabajo en proceso y separado en la cuenta de pérdida para deterioro anormal, por tanto su costo por unidades no es incrementado.
 
Ø Unidades defectuosos:   Los que pueden ser reprocesados son incluidos como artículos defectuosos normales y anormales y su contabilización es similar al deterioro normal y anormal.
 
Las Tres etapas de un sistema de costos definidas por Guatri son:
 
Ø “Clasificación: Agrupamiento de los costes según las características de los factores o medios.
 
Ø Localización: Distribución de los costes entre los centros o secciones productivas en las que se desarrolla el proceso.
 
Ø Imputación:   Atribución de los costes a los productos.”
 
Sin lugar a dudas, en un sistema de costos inicialmente los gastos se agrupan por elementos de acuerdo a su naturaleza económica y por partidas de costo según su forma  de inclusión en el producto y su incidencia directa o indirecta; en segundo lugar los costos se asignan a cada subdivisión estructural de la empresa con la elaboración de presupuestos; por último los costos se atribuyen a los artículos manufacturados con el fin principal de establecer sus precios de venta.
El análisis de los resultados obtenidos en estas etapas permitirá a la empresa conocer cuánto se ha gastado en el proceso productivo, cómo se ha gastado y dónde se ha gastado.
 
Los Objetivos concretos mínimos de todo sistema de costos son:
Ø Establecer un sistema de valoración interna para los productos terminados, productos en proceso, así como la valoración del costo de los productos vendidos, paso previo y necesario al cálculo del resultado interno.
 
Ø Crear la información suficiente para el control de la producción (productiva y rendimiento de las secciones), de los costos (consumos) y de los resultados (beneficios o pérdidas).
 
Ø Proveer la información para la optimización de la gestión de la empresa en orden al mejor cumplimiento de sus objetivos, tanto a corto como a largo plazo.
 
En resumen, el objetivo de un sistema de costos no se limita al costeo del producto para la valuación de los inventarios y la determinación de los resultados, sino que abarca otros propósitos como la planeación, el control, el análisis y la toma de decisiones, aspectos que se toman en consideración para diseñar técnicas que registren la incurrencia de los mismos.


Conclusiones

Ø Se demuestra la necesidad de una fundamentación teórica para la actividad de
 costo, partiendo de que la teoría es la primicia para el diseño de las técnicas o sistemas para el tratamiento de los mismos.


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Lic. Adys Chezpik García, Msc. María L..Lara Zayas y Lic. Sarahí S. Pérez Porto

chezpikarobasuss.co.cu

Centro Universitario de Sancti Spíritus José Martí Pérez, Cuba.

Msc. Profesora Titular María L..Lara Zayas.

Centro Universitario de Sancti Spíritus José Martí Pérez, Cuba.

Lic.Contabilidad y Finanzas Sarahí S. Pérez Porto  División Territorial Copextel, S.A. Sancti Spíritus, Cuba.