El nivel de control existente en una organización se ve reflejado en sus Costes Totales. Sea por defecto o por exceso, una organización, con o sin fines de lucro, se ve expuesta a costos que pueden llegar a ser muy elevados. La cuestión fundamental es encontrar ese punto medio en materia de control que hace mínimos los costos directa o indirectamente por él generados.
La representación gráfica de los costes correspondientes a los diversos niveles de control tiene la forma de U, indicándonos que a nulos o bajos niveles de control tenemos altos costos, y que otro tanto se da con altos o elevados niveles de control.
Con nulos o bajos niveles de control la organización sufre los costos de la falta de prevenciones, los elevados niveles de desaciertos o malas decisiones, los fraudes, malversaciones y altos niveles de desperdicios. La falta de calidad, no sólo de los productos, sino también de los procesos, las numerosas actividades de reprocesamiento, tanto de productos como de insumos e información interna, la pérdida de clientes, la comisión de delitos y la falta o ausencia de control presupuestario y de gestión, elevan en gran forma los costos de la organización. Entre otros ejemplos tenemos las pérdidas generadas por los problemas de cobranza y la incobrabilidad de deudores, resultantes de un óptimo sistema de control en materia crediticia. Otro caso son los resultados negativos de la contratación de personal sin la adopción de las suficientes medidas de prevención.
Por otro lado, el exceso de controles, manifestados por las inspecciones de productos e insumos adquiridos, los gastos de inspección de los procesos y productos, el exceso de trámites burocráticos, la lentitud para la toma de decisiones en materia comercial, terminan alejando buenos negocios, desaprovechando posibilidades y desperdiciando recursos por el exceso de controles, acompañado siempre ello de un exceso en la centralización de las decisiones.
Como en el cuerpo humano, tanto la falta de determinados minerales como su exceso pueden llegar a ser muy dañinos, de igual forma tanto la falta como el exceso de controles son manifiestamente perjudiciales para las organizaciones.
La organización no puede carecer de controles, pero tampoco puede ser presa del exceso. Cómo hacer para llegar al nivel que permita un óptimo de control al mínimo coste? Algunas posibles alternativas son las siguientes:
Trasladar el control de los insumos, tanto en calidad como en cantidad, a sus proveedores.
Implementar sistemas de cómputos que generen controles automáticos e informen por excepción.
Instaurando sistemas “a prueba de errores”.
Aplicando una política de delegación de funciones y responsabilidades, otorgando la suficiente y necesaria cuota de poder a los empleados y obreros (empowerment).
Mediante la implementación de sistemas de administración y toma de decisiones por excepción, aprovechando de tal forma la mayor estandarización posible a la hora de adoptar decisiones.
Aplicando el análisis paretiano a la hora de efectuar controles y análisis de actividades y procesos, de manera tal de concentrar los recursos en aquellos puntos con mayor incidencia en los costes.
Evaluando de manera continua y sistemática, tanto mediante el personal interno, como con la opinión de clientes y consultores externos, acerca del grado de complejidad burocrática en los procesos de la empresa.
Simplificar los sistemas de autorización mediante la aplicación de la Administración por Presupuestos. Aprobados dichos presupuestos, los gastos y sus pagos se harán por personal designado, dentro de los límites de los diversos conceptos, y ateniéndose a los plazos.
Evaluando el costo horario de las distintas actividades gerenciales. Si un Gerente Financiero recibe un salario de $ 10.000.- mensuales y destina un 20% de su tiempo a la firma de cheques, no sólo se está generando un “cuello de botella” a la hora de autorizar los mismos, sino que además el costo de dicho proceso es elevado, más allá del valor de los cheques. Mucho más sabio es darle más poder al Tesorero y a cierto delegado financiero del Controller, haciendo uso de un Sistema de Control Presupuestario (computarizado).
Está claro luego de lo analizado que las mayorías de las empresas tienen mucho para hacer a la hora de reducir los costos generados por los excesos de controles. Cuanto más controles se exigen, más lenta se vuelve la toma de decisiones y resolución de problemas, más papeles y firmas se requieren, más funcionarios destinados a una tarea improductiva se tienen, más lenta es la respuesta a los requerimientos de los clientes, más tiempo se tarda en adoptar medidas innovativas, y mayor son los recursos y tiempo perdidos en trámites burocráticos.
La desburocratización, el teletrabajo y la tercerización de operaciones son métodos que ayudan en ésta ímproba tarea de reducir costos, volviendo más competitiva y rentable a la organización.
