En el mundo empresarial el efectivo es visto como la parte más importante y delicada en cuanto a la manipulación, uso y preservación del mismo, es por ello que en toda empresa nunca debe faltar buenas directrices que garanticen el buen aprovechamiento del este activo.
1. Introducción
Dicha importancia radica en que el efectivo es el medio por el cual
se logran obtener bienes o servicios, útiles para el objetivo general de
una empresa y que generalmente se maneja por medio de la tenencia del
mismo en cuentas bancarias. En la mayoría de los casos el saldo del
estado de cuenta bancaria al final de cada mes y el saldo que aparece en
los libros del depositante, no coinciden, en estos casos es necesario
efectuar una conciliación mensual con cada uno de los bancos en los
cuales se tengan cuentas corrientes, de esta forma determinan las
diferencias existentes y se consigue el saldo correcto. La conciliación
bancaria no es un registro contable, sino una herramienta de control
interno del efectivo. El presente documento trata sobre el
procedimiento, métodos y las reglas de presentación para elaborar una
conciliación bancaria.
2. Procedimiento contable previo para la elaboración de una conciliación
bancaria
Uno de los mayores problemas que se presentan a la hora de elaborar una conciliación, es que a veces NO se sabe que hacer con los ajustes hechos el mes anterior, a continuación se presentan algunos pasos o recomendaciones anteriores al estudio de los libros para proceder con la conciliación del mes correspondiente.
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PARTIDA O
CAUSA |
PROCEDIMIENTO |
|
|
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EMPRESA |
BANCO |
|
PARTIDAS NO
REGISTRADAS EN EL BANCO |
|
·
Verificar que los cheques en Tránsito (del mes pasado)
aparezcan en el Estado de cuenta enviado por Banco.
·
Verificar que los Depósitos en Tránsito (del mes pasado)
aparezcan en el estado de cuenta enviado por Banco. |
|
PARTIDAS NO
REGISTRADAS EN LA EMPRESA |
· Revisar que las
Notas de Débito o Cheques omitidos (del mes pasado) estén
reflejadas en el libro mayor de Banco.
·
Revisar que las Notas de Crédito o Depósitos omitidos
(del mes pasado) estén reflejadas en el libro mayor de
Banco. |
|
|
ERRORES |
· Comprobar que se
hayan asentado todos los errores (del mes pasado) en los
libros de la empresa (libro mayor de Banco) ya sean por
diferencias, mal ubicación, omisión o prescripción de
cheques. |
· Comprobar que se hayan
asentado todos los errores (del mes pasado) en el estado de
cuenta bancario, ya sean por diferencias, mal ubicación,
omisión o partidas que no corresponden a la empresa. |
Importante: de NO encontrar los ajustes de los errores asentados en los
libros y/o estado de cuenta bancario (actuales) estas se deben tomar en
cuenta para la conciliación actual o si estuviesen pero con diferencia
en cantidad o mal ubicados, de igual forma se tomará en cuenta para su
correspondiente ajuste en la conciliación actual de darse el caso
contrario en que SI se encuentren tales partidas ya registradas en los
libros y/o estado de cuenta bancario (actuales) con y con montos
compatibles las mismas no se toman en cuenta para ningún tipo de ajuste.
3. Normas para la elaboración del documento
Luego de realizar dichas revisiones se procede a la inspección de los libros de la empresa conjuntamente con el estado de cuenta enviado por el banco y así detectar cuales son las discrepancias que existen entre los dos para poder ajustarlas. Al cotejar y detectar todas las diferencias y/o equivocaciones que puedan tener dichos registros se debe elaborar el documento que avale la elaboración de la conciliación, esto respetando algunas normas de presentación que se demuestran a continuación:
· Encabezado.- el encabezado debe poseer como requisitos básicos:
· Nombre de la empresa o razón social.
· Nombre del documento “Conciliación Bancaria”.
· Fecha a la cual se está elaborando el documento.
· Nombre del Banco y número de la cuenta a conciliar.
· Nombre de la persona que elabora el documento.
· Tipo de método a utilizar (opcional).
· Cuerpo.- la estructura del cuerpo va a depender del método que se
valla a utilizar para realizar la conciliación.
· Saldos correctos. (cuatro o dos columnas)
· Saldos encontrados. (una sola columna)
En esta parte de es donde se mostraran todas las diferencias que puedan existir entre los dos saldos, y es igual para los dos métodos el orden que explicaré en el numeral posterior. Lo único que varia en la presentación de los métodos es en el número de columnas y el signo (positivo o negativo) que se le asigna a las partidas que causan discrepancia entre los saldos.
· Pie del documento.- independientemente del método que se utilice al
final deben aparecer las rúbricas del autor de la conciliación, la
persona que la conforma y las necesarias para mantener un eficiente
control interno en la empresa.
4. Métodos para elaborar una conciliación bancaria
4.1. Saldos correctos
A tales efectos me primero me centraré en el método Saldos Correctos por ser el método más utilizado y didáctico en cuanto a su aprendizaje para la elaboración de una conciliación y que en sí para efectos de lo que a continuación explicaré será igual para los dos métodos. Lo cual consiste en comparar el estado de cuenta enviado por el banco con los registros asentados en el libro mayor de banco de la empresa, para luego proceder a ajustar las diferencias hasta lograr que los dos saldos sean iguales. Para empezar a preparar dicho documento por dicho método, es de suma importancia que se conozcan las normas de presentación y estructuración del cuerpo del mismo:
1) Primero, se presentan las “Partidas no registradas en el Banco”,
donde se incluyen las partidas no asentadas por parte del banco y solo
se toman en cuenta en este renglón los:
1)a). Cheques en Tránsito: o cheques pendientes, son aquellos que a
consecuencia de haberse emitido un cheque pero a la fecha de realizar la
conciliación, el mismo no ha sido cobrado por el beneficiario en el
banco, por lo que aparecerá Abonado el los libros de la empresa y no
estará Cargado en el estado de cuenta bancario hasta que sea cobrado.
1)b). Depósitos en Tránsito: son aquellos depósitos que se por lo
general se envían al final de mes y estos no son Acreditados en el banco
por lo que estarán Cargados en los libros de la empresa pero no en
estado de cuenta del mes.
2) Segundo, se presentan las “Partidas no registradas en Libros”
donde se incluyen las partidas no asentadas u omitidas por parte de
empresa donde se encuentran:
2)a). Notas de Crédito: son todos los abonos efectuados por parte del
banco por concepto de: descuentos de giros, pignoraciones, pagares,
intereses a favor de la empresa, entre otros, pero que no se han cargado
en nuestros libros.
2)b). Notas de Débitos: Son cargos efectuados por el banco a la empresa
por concepto de: cobro de intereses, comisiones, efectos descontados
devueltos, entre otros, que por no haberse recibido la información
respectiva del mismo no se ha abonado en los libros de la empresa.
2)c). Cheques Omitidos ó no Registrados: son los cheques que se
emitieron realmente pero que nunca fueron asentados en los libros de la
empresa.
2)d). Depósitos Omitidos ó no Registrados: son los depósitos que se
realizaron pero no se hizo su correspondiente registro.
3) Tercero, se deben presentar los “Errores”, donde se reflejan todos
los ajustes por concepto de equivocaciones que puedan tener los dos
documentos cotejados:
3)a). Errores de la Empresa: es donde se incluyen los ajustes de todas
los errores y equivocaciones por parte de la empresa, entre las cuales
tenemos:
3) Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se abonan con
un monto por encima o por debajo del monto de emisión.
3) Depósitos de diferentes cantidades: son los depósitos que se cargan
con un monto por encima o por debajo del monto de emisión.
3) Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de abonarlos se
cargaron.
3) Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de ser cargados fueron
abonados en los libros de la empresa.
3) Notas de Débito y Cedito mal ubicadas: son aquellos que por error se
cargan en vez de abonarse y viceversa.
3) Depósitos ó Cheques de otros bancos: son aquellos que por error se
cagan o abonan en los libros, pero que no corresponden a esa cuenta o
banco, ya que se pueden tener diversas cuentas en diversos bancos.
3) Cheques Caducados: son aquellos cheques a los cuales llega su fecha
de vencimiento y todavía no se han ido a cobrar en el banco, por lo que
hay que desincorporarlos haciéndoles un cargo por el monto del mismo.
3)b). Errores del Banco: aunque no son muy comunes, aquí se incluyen los
ajustes de todas las omisiones, errores y equivocaciones por parte del
Banco, entre las cuales tenemos:
3) Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se cargan con
un monto por encima o por debajo del monto de emisión.
3) Depósitos de diferentes cantidades: son los depósitos que se abonan
con un monto por encima o por debajo del monto de emisión.
3) Cheques Omitidos ó no registrados: son los cheques que se emitieron
realmente pero no fueron asentados en el estado de cuenta bancario.
3) Depósitos Omitidos ó no registrados: son los depósitos que se
emitieron realmente pero no fueron asentados en el banco.
3) Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de cargarlos se
abonaron.
3) Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de abonarlos fueron
cargados en el estado de cuenta bancario.
3) Notas de Débito y Cedito mal ubicadas: son aquellos que por error se
cargan en vez de abonarse y viceversa.
3) Depósitos ó Cheques de otras Empresas: son aquellos que por error se
cagan o abonan en el banco, pero que no corresponden a esa cuenta,
puesto que un banco posee diversos clientes.
Importante: el orden del 1) al 3) se deben presentar tal cual se
mostró aquí, contrario a sus numerales o desgloses cuyo orden puede ser
cualquiera, lo primordial es que se plasmen todos los ajustes necesarios
para lograr los saldos correctos o encontrados.
Ejemplo de una conciliación elaborada por el método saldos correctos:
El siguiente documento refleja los movimientos del mes de julio en el
libro mayor de banco Bolívar Fuerte perteneciente a El Trébol C.A.:
|
LIBRO MAYOR DE BANCO BOLÍVAR FUERTE
CODIGO DE CUENTA Nº: 1.1.02.01.02 |
CTA. CORRIENTE Nº 5698-22356-96
MOVIMIENTOS JULIO DE 2006 |
||||
|
FECHA |
CONCEPTO |
DEBE |
HABER |
SALDO |
|
|
01/07/06 |
Saldo |
|
|
230.000,00 |
|
|
01/07/06 |
Corrección del Depósito Nº 1956 |
166.500,00 |
|
396.500,00 |
|
|
01/07/06 |
Corrección del Cheque Nº 4505 |
|
122.600,00 |
273.900,00 |
|
|
02/07/06 |
Cheque Nº 4508 |
|
47.700,00 |
226.200,00 |
|
|
04/07/06 |
Depósito Nº 3984 |
180.000,00 |
|
406.200,00 |
|
|
06/07/06 |
N.C. Efectos descontados |
100.000,00 |
|
506.200,00 |
|
|
14/07/06 |
Cheque Nº 4509 |
|
55.000,00 |
451.200,00 |
|
|
20/07/06 |
Cheque Nº 4510 |
|
52.000,00 |
399.200,00 |
|
|
25/07/06 |
Depósito Nº 4866 |
130.000,00 |
|
529.200,00 |
|
|
28/07/06 |
Cheque Nº 4511 |
|
65.500,00 |
463.700,00 |
|
|
30/07/06 |
Depósito Nº 5698 |
78.000,00 |
|
541.700,00 |
|
|
28/07/06 |
Cheque Nº 4512 |
|
15.800,00 |
525.900,00 |
|
|
31/07/06 |
Depósito Nº 6892 |
40.000,00 |
|
565.900,00 |
|
Este es el estado de cuenta enviado por el banco al 31 de julio de 2006:
|
BANCO BOLÍVAR FUERTE S.A.C.A.
Capital Bs. 280.000.000,00
ESTADO DE CUENTA
DESDE 01/07/2006 HASTA 31/07/2006 |
CONTROL Nº 3377233
EL TRÉBOL C.A.
Código de cuenta Nº 5698-22356-96
PÁG. 1/1 |
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|
FECHA |
CONCEPTOS |
CARGOS |
ABONOS |
SALDOS |
|
JULIO |
Saldo |
|
|
185.900,00 |
|
01 |
Depósito Nº 2365 |
|
153.800,00 |
339.700,00 |
|
02 |
Cheque Nº 4508 |
47.700,00 |
|
292.000,00 |
|
05 |
Depósito Nº 3984 |
|
180.000,00 |
472.000,00 |
|
06 |
N.C. Efectos descontados |
|
100.000,00 |
572.000,00 |
|
06 |
N.D. Gastos de cobranza |
5.000,00 |
|
567.000,00 |
|
15 |
Cheque Nº 4506 |
25.000,00 |
|
542.000,00 |
|
20 |
Cheque Nº 4510 |
25.000,00 |
|
517.000,00 |
|
25 |
Depósito Nº 4866 |
|
130.000,00 |
647.000,00 |
|
30 |
Depósito Nº 5698 |
|
78.000,00 |
725.000,00 |
Ahora veremos la conciliación que se realizó el mes pasado para ajustar
los saldos, véase que ya traen un saldo distinto desde el principio,
230.000,00 Dr. según libros y 185.900,00 según banco Cr.
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EL TRÉBOL C.A. |
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|
CONCILIACIÓN BANCARIA |
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|
BANCO BOLÍVAR FUERTE AL 30/06/06 |
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|
CORRIENTE Nº 5698-22356-96 |
MÉTODO: SALDOS CORRECTOS |
||
|
DESCRIPCIÓN |
PARCIAL |
LIBROS |
BANCO |
|
Saldos al 30/06/06 |
|
230.000,00 |
-185.900,00 |
|
CHEQUES EN TRÁNSITO |
|
|
|
|
17/06/06 Cheque Nº 4506 |
25.000,00 |
|
|
|
20/06/06 Cheque Nº 4507 |
40.800,00 |
|
65.800,00 |
|
DEPÓSITOS EN TRANSITO |
|
|
|
|
30/06/06 Deposito Nº 2365 |
153.800,00 |
|
-153.800,00 |
|
ERRORES DE EMPRESA |
|
|
|
|
Deposito Nº 1956 registrado |
18.500,00
|
|
|
|
Deposito Nº 1956 correcto |
185.000,00 |
166.500,00 |
|
|
Cheque Nº 4505 mal ubicado |
61.300,00 |
-122.600,00 |
|
|
SALDOS CORRECTOS AL 30/06/06 |
273.900,00 |
-273.900,00 |
|
Como se puede notar en la conciliación anterior se ajustaron los saldos
de los libros y el banco hasta que los mismos se igualaron, lo cual
resulta ser el fin de la conciliación.
Ahora elaboraré la conciliación del mes de julio con el mismo método para demostrar cuales son las diferencias entre los dos a y así llegar a los “saldos correctos” que deberían tener ambos.
Como ya se explicó en la primera parte primero se deben cotejar las partidas que fueron ajustadas en la conciliación pasada, a lo que se debe inspeccionar si dichas partidas ya fueron asentadas, de lo contrario se deberían tomar en cuenta para la conciliación actual.
De tal forma se puede notar el cheque Nº 4506 ya fue cobrado por su beneficiario el 15 julio, contrario del Nº 4507 el cual todavía no aparece en el estado de cuenta como cobrado, por lo que si el cheque no tiene fecha de vencimiento éste se considera que todavía esta en tránsito.
También véase que el depósito Nº 2365 fue asentado en los libros del banco al valor que se registró en libros, de haber alguna diferencia en los depósitos o cheques en transito, se procede a determinar de quien es el error, porque de darse tal caso, ya sea por omisión o diferencia en cantidad, el ajuste de dichas partidas se debe reflejar en la conciliación del mes de julio.
Los errores de empresa también fueron asentados en el libro mayor de Banco, por lo que no se tomarán en cuenta para ajustar.
Ahora, se revisan cuales son las diferencias que surgieron como consecuencia de las operaciones realizadas en el mes de julio, por lo que se coteja partida por partida, en este ejemplo se encuentran los siguientes: como cheques en transito están en Nº 4507 del mes pasado, y el Nº 4509, 4511 y 4512 de este mes, como depósitos en transito tenemos solo el Nº 6892, existe una Nota de Debito por gastos de cobraza de los efectos descontados que no se registró, y finalmente encontramos una diferencia en el cheque Nº 4510 el cual se registró en libros por Bs. 52.000,00 y aparece cobrado por Bs. 25.000,00, con un análisis de los soportes encontrados se dedujo que error fue de la empresa.
Al encontrar las partidas que se van a ajustar se procede a realizar
el documento de control interno:
|
EL TRÉBOL C.A. |
|||
|
CONCILIACIÓN BANCARIA |
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|
BANCO BOLÍVAR FUERTE AL 31/07/06 |
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|
CORRIENTE Nº 5698-22356-96 |
MÉTODO: SALDOS CORRECTOS |
||
|
DESCRIPCIÓN |
PARCIAL |
LIBROS |
BANCO |
|
Saldos al 31/07/06 |
|
565.900,00 |
-725.000,00 |
|
CHEQUES EN TRÁNSITO |
|
|
|
|
20/06/06 Cheque Nº 4507 |
40.800,00 |
|
|
|
14/07/06 Cheque Nº 4509 |
55.000,00 |
|
|
|
28/07/06 Cheque Nº 4511 |
65.500,00 |
|
|
|
28/07/06 Cheque Nº 4512 |
15.800,00 |
|
177.100,00 |
|
DEPÓSITOS EN TRANSITO |
|
|
|
|
31/07/06 Deposito Nº 6892 |
40.000,00 |
|
-40.000,00 |
|
NOTAS DE DEBITO |
|
|
|
|
06/07/06 Gastos de Cobranza |
5.000,00 |
-5.000,00 |
|
|
ERRORES DE EMPRESA |
|
|
|
|
Cheque Nº 4510 registrado |
52.000,00 |
|
|
|
Cheque Nº 4510 correcto |
25.000,00 |
27.000,00 |
|
|
SALDOS CORRECTOS AL 31/07/06 |
587.900,00 |
-587.900,00 |
|
Ahora veamos el mismo documento pero elaborado con cuatro columnas:
|
EL TRÉBOL C.A. |
||||
|
CONCILIACIÓN BANCARIA |
||||
|
BANCO BOLÍVAR FUERTE AL 31/07/06 |
||||
|
CORRIENTE Nº 5698-22356-96 |
MÉTODO: SALDOS CORRECTOS |
|||
|
DESCRIPCIÓN |
LIBROS |
BANCO |
||
|
|
DEBE |
HABER |
DEBE |
HABER |
|
Saldos al 31/07/06 |
565.900,00 |
|
|
725.000,00 |
|
CHEQUES EN TRÁNSITO |
|
|
|
|
|
20/06/06 Cheque Nº 4507 |
|
|
40.800,00 |
|
|
14/07/06 Cheque Nº 4509 |
|
|
55.000,00 |
|
|
28/07/06 Cheque Nº 4511 |
|
|
65.500,00 |
|
|
28/07/06 Cheque Nº 4512 |
|
|
15.800,00 |
|
|
DEPÓSITOS EN TRANSITO |
|
|
|
|
|
31/07/06 Deposito Nº 6892 |
|
|
|
40.000,00 |
|
NOTAS DE DEBITO |
|
|
|
|
|
06/07/06 Gastos de Cobranza |
|
5.000,00 |
|
|
|
ERRORES DE EMPRESA |
|
|
|
|
|
Corrección del Cheque Nº 4510 |
27.000,00 |
|
|
|
|
SUBTOTALES |
592.900,00 |
5.000,00 |
177.100,00 |
765.000,00 |
|
SALDOS CORRECTOS AL 31/07/06 |
587.900,00 |
|
|
587.900,00 |
Donde como se observa, los ajustes se realizan en por cuatro columnas
sin colocar ningún signo negativo porque de esta forma en completamente
innecesario, se realiza la sub-totalización donde se suma verticalmente
todas las columnas para luego extraer el saldo definitivo a través de la
diferencia de ambos, tanto en libros como en banco.
4.2. Saldos encontrados
Este método se basa en la elaboración la conciliación empezando con alguno de los dos saldos, (el de Banco o el de la Empresa), para luego reflejar en una sola columna las diferencias, depósitos o cheques que compensen las discrepancias entre ambos, para que al final se encuentre en saldo contrario, lo cual resulta ser la finalidad de éste método.
Para ejemplificar tomaremos en cuenta el anterior, por lo que
señalaré la presentación del documento:
|
EL TRÉBOL C.A. |
||
|
CONCILIACIÓN BANCARIA |
||
|
BANCO BOLÍVAR FUERTE AL 31/07/06 |
||
|
CORRIENTE Nº 5698-22356-96 |
MÉTODO: SALDOS ENCONTRADOS |
|
|
DESCRIPCIÓN |
PARCIAL |
TOTAL |
|
SALDO SEGÚN BANCO AL 31/07/06 |
|
725.000,00 |
|
CHEQUES EN TRÁNSITO |
|
|
|
20/06/06 Cheque Nº 4507 |
40.800,00 |
|
|
14/07/06 Cheque Nº 4509 |
55.000,00 |
|
|
28/07/06 Cheque Nº 4511 |
65.500,00 |
|
|
28/07/06 Cheque Nº 4512 |
15.800,00 |
-177.100,00 |
|
DEPÓSITOS EN TRANSITO |
|
|
|
31/07/06 Deposito Nº 6892 |
40.000,00 |
40.000,00 |
|
NOTAS DE DEBITO |
|
|
|
06/07/06 Gastos de Cobranza |
5.000,00 |
5.000,00 |
|
ERRORES DE EMPRESA |
|
|
|
Cheque Nº 4510 registrado |
52.000,00 |
|
|
Cheque Nº 4510 correcto |
25.000,00 |
-27.000,00 |
|
SALDO SEGÚN LIBROS AL 31/07/06 |
565.900,00 |
|
Nótese que en este caso se comenzó con el saldo del estado de cuenta
(Bs. 725.000,00 Cr.), luego se reflejaron todos los ajustes al igual que
el método anterior, pero en una sola columna, hasta que al final se
“encontró” el saldo del mayor de Banco (Bs. 565.900,00 Dr.).
Bibliografía
Paton, N. A., Manual del contador, Editorial Mc Graw Hill, Argentina,
III Edición 1994
Finney Miller, Curso de contabilidad, Capitulo III, Editorial Mc Graw
Hill, México, II Edición 1999
Francy Ortiz, Guía de estudio El Efectivo, Subproyecto Contabilidad II,
UNELLEZ-APURE. 2004.
