Partiendo de considerar un necesario enfoque de gerencia para el Análisis Económico Financiero cubano que parta de una estructuración por funciones empresariales, se justifica la necesidad de enriquecer en nuestras empresas el análisis de la función de abastecimiento. Se considera además la necesidad de tomar en cuenta la diferenciación de tres formas analíticas: la perspectiva, corriente y operativa. En este sentido se proponen en este trabajo tareas analíticas de aplicación fundamental para la forma analítica corriente relacionadas con la función de abastecimiento, pudiendo instrumentarse algunas de ellas también, en su esencia, en las demás formas analíticas.
Introducción:
En los últimos años se han introducido en la gestión económica cubana experiencias teóricas acumuladas en el contexto internacional. En materia de control económico y financiero se han puesto a consideración muchos enfoques teóricos renovadores, tales como el método ABC, el Cuadro de Mando Integral, etc., cuyas posibilidades de aplicación han sido valoradas por algunos economistas.
Aunque quizás, lo más importante no sea tratar de aplicar criterios de control y análisis aplicados en otras economías, sino crear nuevos métodos y procedimientos propios más acordes a nuestra realidad económico- social. No se puede perder de vista que la economía cubana asume un carácter planificado y centralizado, así como que el objeto social de las empresas queda definido en función de la principal ley económica de nuestro sistema, la ley de la satisfacción de las necesidades siempre crecientes de la población.
Esta condicionante determina que en el diseño de metodologías analíticas además de tener en cuenta los más modernos criterios, métodos y procedimientos analíticos utilizados en el mundo, se deban tener en cuenta las particularidades de nuestra economía socialista.
Teniendo en cuenta esta concepciones de trabajo, y partiendo del criterio analítico por funciones empresariales, así como de la definición de las formas analíticas perspectivas, corrientes y operativas; proponemos, para la forma analítica corriente fundamentalmente, varias tareas de análisis aplicables a la función de abastecimiento, tan insuficientemente analizada en Cuba, no obstante a su enorme incidencia en la gestión empresarial.
Desarrollo:
1. Enfoque analítico sugerido por funciones empresariales.
Un enfoque moderno del análisis económico – financiero tiene que estructurarse por funciones empresariales, donde se logre responsabilizar a las diferentes áreas de la estructura productiva, no solo con los resultados, sino con las formas mas ágiles, objetivas y convenientes para medir el cumplimiento de las metas y de la mejor combinación de los parámetros que muestren la eficiencia, eficacia y efectividad logradas.
Partiendo de una estructuración del análisis económico basado en la evaluación del desempeño de áreas funcionales, pueden definirse bloques de análisis para las siguientes funciones principales: Abastecimiento, Producción y Dirección Técnica, Comercialización, Análisis del Trabajo y los Salarios, así como para el Análisis de la Gestión Económico Financiera en general.
La función de abastecimiento ha sido insuficientemente considerada en la práctica analítica de nuestras empresas en todas sus múltiples aristas, no obstante a constituir los costos de abastecimiento una partida de costo tan significativa, sobre todo para nuestras empresas que importan una parte importante de sus materias primas; así como para nuestras empresas agropecuarias, donde el abastecimiento en la recolección y transportación de los materiales en el perímetro de sus estructuras internas, son igualmente significativos.
Las tres formas del Análisis Económico Financiero que contempla en sus puntos de vistas el profesor Pedro Lino son: “Perspectiva, Corriente y Operativa”[1].
Forma perspectiva: Esta forma analítica tiene relación directa con la planificación perspectiva, permitiendo trazar las estrategias a largo y mediano plazo. Consideramos que el análisis perspectivo no debe entenderse con frecuencia anual solamente, siendo más conveniente considerarlo de forma similar al antiguo criterio de la planificación continua. Trimestralmente, e incluso mensualmente, se pueden instrumentar tareas analíticas en base a un enfoque de trabajo analítico perspectivo para 12 meses adelante.
Forma corriente: Esta forma analítica es la más usada y se ha orientado en mayor medida al análisis de Estados Financieros, pero debe incluir además tareas analíticas que abarquen todo el sistema de funciones empresariales, en base a informaciones contables, productivas o de otra índole que permitan el control de la eficiencia, la eficacia y la efectividad, lo que incluye la medida del objeto social.
La forma operativa: El análisis operativo en el mundo actual adquiere cada vez más importancia, por el dinamismo que caracteriza la actividad económica actual. La aplicación de los medios computacionales en el control contable, productivo y comercial hace posible el conocimiento operativo, inclusive diario, del comportamiento de la gestión empresarial, no solo del conocimiento acerca del comportamiento de indicadores productivos y comerciales, sino además de la posibilidad de conocer los resultados económicos, con ayuda de estimaciones de gastos fijos. Un buen análisis operativo condiciona, simplificándolo hacia lo sintético, los mecanismos e instrumentos financieros que se han de aplicar en el análisis corriente y perspectivo.
Las formas analíticas perspectiva y operativa en la función de abastecimiento:
En la función de abastecimiento la forma analítica perspectiva puede comprender el análisis de alternativas de abastecimiento externo e interno por inventarios fundamentales, donde el frente de abastecimiento debe presentar para su aprobación a los ejecutivos, adjunto al plan del próximo período. Por ejemplo, puede considerarse un análisis de alternativas de abastecimiento que tomen en cuenta por cada posible proveedor los siguientes datos: Tipo y cantidad de materiales, precio de costo (Incluido recargos comerciales, impuestos aduanales, etc.), gastos de transporte, indicadores específicos de calidad del material, etc., de tal manera se pueda decidir la alternativa de abastecimiento mas conveniente con una base de múltiples opciones y múltiples criterios de elección.
El análisis operativo de la función de abastecimiento puede realizarse en base a algunas de las tareas analíticas propuestas para el análisis corriente, descritas en el segundo epígrafe de este trabajo, simplificándolas y acortando el plazo de aplicación a la semana o al día. Por ejemplo, el cumplimiento de los abastecimientos en cantidad, calidad y oportunidad, el análisis de la cantidad y calidad de la producción y su distribución, y el análisis del cumplimiento del transporte para el abastecimiento y la distribución de la producción.
2. Análisis corriente en la función de abastecimiento.
Analizaremos de manera particular la forma analítica corriente para la función de abastecimiento, la que puede comprender las siguientes tareas:
I. Cumplimiento de los abastecimientos en cantidad, calidad y oportunidad: El análisis de los abastecimientos debe abarcar el cumplimiento en cantidad, calidad y oportunidad de la compra y puesta a disposición de la actividad productiva de los materiales principales, los que deciden el cumplimiento del objeto social, dando una visión inicial y rápida, más bien en el orden cualitativo. De lo que deberán derivarse análisis más concretos, tal como la afectación económica respectiva a la gestión empresarial. Por ello deben realizarse los análisis necesarios que muestren estas afectaciones, el siguiente esquema de análisis se muestra en forma de ejemplo:
II. Pérdidas por incumplimiento en la cantidad: Es de especial importancia la evaluación de las afectaciones productivas por el incumplimiento de la puesta “a pie de obra” de los materiales principales desde los almacenes principales de la empresa o por tiro directo de los abastecedores. Para evaluar el particular podría tomarse en cuenta la producción dejada de obtener en los principales productos por los materiales más decisivos, con la ayuda del siguiente formato:
III. Afectación económica por incumplimiento en la calidad: El objetivo de esta tarea es considerar en forma resumida la afectación productiva por incumplimiento de parámetros de calidad controlados por la gestión empresarial. A modo de ejemplo mostramos el siguiente esquema de análisis aplicable a una empresa procesadora de productos lácteos:
Este análisis presupone que previamente se hayan determinado los niveles que debieron haberse obtenido de cada uno de los indicadores de calidad de la leche fresca como insumo fundamental (plan), según normas o indicadores de rendimiento prefijados como comportamiento óptimo en las condiciones técnico económicas concretas de cada empresa, y en base, por supuesto, a los niveles de suministros realmente recibidos. El precio equivalente de grasas y de sólidos no grasos debe establecerse en base al precio del sustituto utilizado, pudiendo ser un precio promedio para los sólidos no grasos.
Este análisis se puede realizar con periodicidad determinada para todos aquellos materiales principales que reportan una alta estructura en el costo de producción y los rendimientos productivos, como es el caso de la leche fresca.
IV. Cumplimiento de las Normas de Inventario: El cumplimiento de las normas de inventario es un factor de análisis de extrema importancia en el análisis de la gestión en cuanto a la detección de capital de trabajo inmovilizado innecesariamente, siendo un elemento de control de gran complejidad en el caso cubano pues gran parte de los insumos son importados, lo que al mismo tiempo amerita la necesidad de mantener niveles mínimos necesarios de divisa inmovilizada. Este análisis es el punto de partida para generar la búsqueda de alternativas de abastecimiento más convenientes, pudiendo realizarse mediante el siguiente esquema:
El control del cumplimiento de las normas de inventario requiere de la debida revisión periódica de las normas de inventario, teniendo en cuenta las condiciones cambiantes de fuentes de abastecimiento. Este análisis no es necesario efectuarlo para todos los materiales y en todos los períodos, pero si establecerlo con cierta periodicidad. Los resultados de este tipo de análisis requieren de la determinación de las causas de los altos niveles de inventario, debiendo establecerse una evaluación acerca de: Cumplimiento de los pedidos al mercado externo por materiales fundamentales; así como de los días de almacenaje en puerto, días de almacenaje en almacenes mayoristas nacionales, días de transportación hasta la empresa, días de manipulación y almacenaje, y días de reserva. Este análisis debe servir de base para la búsqueda de alternativas de proveedores y transportistas mas ágiles que nos permitan cumplir con las normas de inventario o reducirlas, de tal forma se eliminen en lo posible los recursos inmovilizados innecesariamente.
V. Análisis de la rotación de los inventarios seleccionados: Este análisis se enfoca igualmente a evitar la inmovilización de recursos financieros, y viene a ser un complemento del cumplimiento de las normas de inventario, debiendo aplicarse a aquellos inventarios con un sobrecumplimiento significativo y reiterado. La rotación de los inventarios puede efectuarse como sigue:
Para el análisis de la rotación de los materiales, tenemos en cuenta la utilización del método PEPS (Primero que entra primero que sale) como el más correlativo a las condiciones económicas de Cuba, y se requiere para ello el control de los materiales por lotes. No es necesario establecer el control por lotes para todo tipo de material, solo para aquellos que por experiencia han generado pérdidas por deterioro o mermas de almacenaje por encima de lo previsto, y que por supuesto se manipule en magnitudes significativas.
VI. Evaluación de los costos específicos de abastecimiento: El análisis de los costos específicos de abastecimientos comprende dos componentes esenciales que deben quedar delimitados: Costos manipulación y almacenaje y costos de transporte en aprovisionamiento. Este tipo de análisis puede brindar indicadores importantes acerca de la eficacia de la actividad de abastecimiento como base para la toma de decisiones acerca de las mejores alternativas de abastecimientos. La siguiente tabla muestra los parámetros utilizados.
VII. Eficiencia en la utilización del transporte especializado: Cuando una empresa se abastece, en buena medida, por medios propios, se hace importante la evaluación de la eficiencia en la utilización del parque de equipos especializados. Este análisis se puede instrumentar mediante el siguiente esquema:
Eficiencia en la utilización del transporte especializado
VIII. Cumplimiento de la razones de la rotación de inventarios: Para el cálculo de las razones financieras deben tenerse en cuenta dos niveles de análisis: Inventarios comprados para comercializar e inventarios comprados para consumo. La siguiente tabla se sugiere como modelo de cálculo.
Cumplimiento de las Razones de la Rotación de Inventarios.
Conclusiones y recomendaciones:
- Junto a la introducción de métodos y procedimientos analíticos o de control internacionalmente utilizados, deben realizarse la adaptación suficiente, así como concebirse criterios y procedimientos analíticos que tomen en cuenta las peculiaridades de orientación socialista de nuestra economía, tal y como se ha explicado.
- Un criterio de análisis necesario en nuestras empresas es el enfoque por funciones empresariales, donde debe destacar de manera importante para la realidad cubana, la función de abastecimiento, tan pobremente tomada en cuenta en los informes analíticos de nuestros directivos empresariales.
- Se recomienda tener en cuenta las tareas analíticas propuestas aquí, concebidas teniendo en cuenta estas prerrogativas generales para el Análisis Económico Financiero cubano de la construcción del socialismo.
[1] Del Pozo Álvarez, Pedro Lino. Tesis de Doctorado. “ ”. Universidad de Camagüey. Facultad de Economía. 2005. Página 20.
