Diseño y aplicación de un modelo de gestión para el perfeccionamiento del trabajo con los cuadros.

Autor: MSc. María de los A. Linares Borrell

GESTIÓN DEL TALENTO

09-2006

El artículo recoge los resultados de una investigación realizada por varios años sobre el sistema de trabajo con los cuadros en Cuba y su relación con los resultados de las organizaciones.

Describe las características y políticas existentes para un sistema de trabajo reconocido como una fortaleza para las organizaciones, que requiere perfeccionamiento continuo con un bajo el enfoque de mejoras cualitativas, dado por las condiciones cambiantes del entorno y el creciente desarrollo de los recursos humanos.

Refleja como resultado un modelo teórico y una Guía de trabajo para llevarlo a la práctica, con métodos participativos y la aplicación de los procesos de Gestión de Recursos Humanos.

Introducción:

Los cuadros cubanos tienen una elevada responsabilidad ante la sociedad, que abarca el orden económico, político y social. Poseen encargos variados como son la aplicación de la Planificación Estratégica y la Dirección por Objetivos basada en valores, la Estrategia Nacional de Preparación y Superación de Cuadros y reservas y la aplicación del Sistema de Trabajo con los Cuadros (STC), entre otros, lo que demanda su influencia multiplicadora y acción positivas sobre las personas que componen la organización. Dar respuesta a tales responsabilidades hace imprescindible el conocimiento técnico elemental de los cuadros y sus dispositivos de trabajo sobre la gestión de recursos humanos.

Las formas de trabajo, el rigor técnico y los resultados satisfactorios de las organizaciones tienen mucho que ver con la manera en que opera el sistema de trabajo con los cuadros, lo que requiere coherencia entre el trabajo de los cuadros y las principales políticas estatales, lo que constituye la propuesta de este artículo presentando un modelo diseñado y aplicado para contribuir a ese perfeccionamiento.

Desarrollo:

La modelación de los fenómenos constituye una práctica científica aplicada a diferentes disciplinas, que en las investigaciones sociales es utilizada con buenos resultados para apreciar de forma gráfica el objeto de estudio, sus relaciones y dependencias.

Al estudiar la base teórica para el modelo se tuvieron en cuenta los elaborados por diferentes autores que a través de sus investigaciones han enriquecido el estudio acerca de los recursos humanos, entre ellos fueron objeto de análisis los criterios de Chiavenato (1988), Heneman et. al (1989), Werther & Davis (1991), Harper & Lynch (1992), Ivancevich (1992), Beer et. al (1992), French (1994), Domínguez Machuca (1996).

El Modelo de Gestión de Cuadros (Linares, 1999) fue elaborado, en su primera versión para aplicar los procesos de GRH al segmento de cuadros y reservas.

Tuvo en cuenta los requerimientos específicos de un diagnóstico que se fundamenta en la Planificación Estratégica y la DPO, como proyecciones estatales de la dirección de la sociedad. Tiene un enfoque holístico del flujo de gestión de recursos humanos, asociado a los valores y competencias del segmento considerado e introduce los elementos técnicos apropiados.

Su concepción se desarrolla como un proceso de aprendizaje continuo liderado por los cuadros de las organizaciones, apoyado en el diseño de políticas específicas (Mondy, 1997) que constituyen “una guía predeterminada que se establece para proporcionar dirección a la toma de decisiones”, en nuestro caso sobre la base a los objetivos sociales .

A continuación se resaltan los contenidos de algunos de los modelos  de GRH estudiados y sus elementos clave que sirven de base al Modelo de Gestión de Cuadros.

MODELO	ELEMENTOS CLAVE
Chiavenato	Sistema interdependiente, enfoque situacional
Heneman	Estrategia, contingencias, diseño de puestos
Werter & David	Sistema interdependiente (Administración)
Harper & Lynch	Actividades clave articuladas a estrategia, cultura, políticas y objetivos.
Ivancevich	Efectividad organizacional. Diseño de puesto- análisis interno- externo
Beer	Estrategia y filosofía empresarial- factores situacionales- tecnología de tareas. Análisis interno- externo
French	Procesos administrativos
CIDEC	Estrategia y cultura, políticas y objetivos
Domínguez Machuca	Procesos interrelacionados, análisis externo

Tabla No. 2 Elementos clave de algunos Modelos de GRH estudiados.

Beer otorga un peso significativo al elemento estratégico, lo cual se ajusta a la aplicación de los Programas de Planeación Estratégica y Dirección por Objetivos.

Estas razones nos llevaron a tomarlo como base de análisis. El centro del modelo lo constituye la interacción y la conformación como sistema de las cuatro políticas de GRH: influencia de los empleados, flujo de recursos humanos, sistemas de trabajo y sistemas de recompensas.
 
El Modelo aplicado, tiene como punto de partida el diseño estratégico, incluyendo los componentes de la Gestión de Recursos Humanos adaptado a las condiciones de las organizaciones cubanas.
 
En el procedimiento de aplicación se refleja de manera relevante el enfoque de enseñanza-aprendizaje, tanto en el orden personal como organizacional (Senge, 1994; Rodríguez, 1999; Estrategia Nacional, 1999; Estrategia Nacional modificada, 2004)
 
Se utilizaron muestras intencionales para todo el horizonte de cuadros en las organizaciones que se relacionan: una Corporación y el 70% de sus dependencias territoriales; una Asociación Empresarial, dos Organismos de la Administración Central del Estado y un Consejo de Administración Provincial.
 
Estos factores clave para el STC, se obtuvieron a través de la aplicación de dinámicas grupales con Consejos de Dirección y reuniones con los cuadros de diferentes niveles en los Ministerios y entidades seleccionados.
 
Se analizaron las políticas establecidas con carácter estatal, vinculadas al STC y fueron reconocidas como fortalezas, en las dinámicas grupales: la Planificación Estratégica, el Código de Ética y la Estrategia Nacional para la Preparación y Superación de los Cuadros.
 
Para asociar las políticas específicas derivadas del análisis de los subsistemas de GRH a las principales políticas estatales, y al STC, fue necesario definir los factores de mayor peso entre todos los presente, como parte de los elementos internos y externos de la organización.
 
Sobre la base de los conceptos de procesos y actividades clave se inicio la selección, listando todos los elementos relacionados con cada subsistema -que en ocasiones se repiten reafirmando la necesidad del enfoque sistémico- y luego mediante votación ponderada se arribó a la definición de los factores clave que aparecen en la Tabla 3. Esto permitió centrar la atención en los elementos considerados como determinantes para el éxito del STC. En el diseño gráfico del modelo aparecen los factores clave, asociados al subsistema que los generó.
 
La etapa final de reducción de las actividades clave se logró aplicando el Método Delphi por rondas a 19 expertos seleccionados. La selección de los expertos tuvo en cuenta los parámetros siguientes:

- Tiempo: más de cinco años
- Actividad: ejercicio como cuadro, funcionario del área de cuadro o personal docente vinculado a la actividad de cuadros.
- Nivel de escolaridad universitario.

POLÍTICAS ESPECIFICAS	FACTORES CLAVE	PRINCIPALES POLÍTICAS ESTATALES ASOCIADAS
Subsistema de Influencia	Liderazgo Métodos y estilos	Planificación Estratégica. Código de Ética.
Subsistema Flujo GRH -Selección -Capacitación -Evaluación	Competencias Motivación Liderazgo	Planificación Estratégica. Estrategia Nacional de Preparación. Código de Ética
Susbsistema Técnico	Competencias Formación	Planificación Estratégica Estrategia Nacional de Preparación.
Subsistema Estimulación	Motivación Formación	Planificación Estratégica Estrategia Nacional de Preparación

Tabla 3. Relación de Políticas específicas con Principales Políticas Estatales. Resultado de la investigación aplicada desde 1997 hasta 2005 y recogida en resultados del PNCT Perfeccionamiento de la Dirección y el Trabajo con los Cuadros.
 
El diseño del Modelo siguió la propuesta de Alvarez Blanco (1998) que contiene: Premisas, Objetivos, Principios, Estímulos (Entradas) y Salidas (Respuestas)
 
1. Premisas para la aplicación del Modelo.
 
Aplicación de la Planificación Estratégica y la D.P.O.
 
Definición de la Gestión para el Trabajo con los Cuadros como función de dirección a todos los niveles.
 
Disposición de todos los cuadros para la formación - acción.
 
Al evaluar las premisas, puede confrontarse la situación de que alguna de ellas se incumpla; en tal caso la organización podrá comenzar la aplicación del modelo siempre que paralelamente actúe sobre los aspectos que como premisas es necesario observar.
 
2. Objetivos del Modelo.
 
Diagnosticar la situación que presentan las organizaciones respecto al Trabajo con los Cuadros.

Definir políticas específicas para las organizaciones que sobre la base de las Principales Políticas Estatales permitan el mejoramiento continuo del Sistema de Trabajo de los Cuadros.

Identificar las acciones de formación en recursos humanos y otras que propicien el perfeccionamiento en la aplicación del Sistema de Trabajo con los Cuadros.
Validar los resultados de perfeccionamiento del trabajo con los cuadros.
 
3. Principios que sustentan el Modelo.
 
Integralidad: Propiciar con enfoque integrador, la comprensión de las diferentes causas que pueden provocar un efecto, más allá de funciones específicas independientes, con la óptica de los diferentes actores que inciden en los resultados de la organización.
 
§ Coherencia: Facilitar el análisis de las conexiones entre las diversas acciones y políticas para el cumplimiento de los objetivos.
 
§ Aprendizaje: Realización de acciones que modifican el comportamiento de los cuadros y las organizaciones por generación de conocimientos, capacidades y actitudes y su transferencia como contribución al logro de los objetivos.
 
§ Flexibilidad: Permitir la aplicación adaptándose a las características y condiciones de cada organización.
 
4. Entradas
 
Características generales y de desarrollo de los cuadros y reservas y de la organización.

5. Salidas.
 
Políticas específicas para el Trabajo con los Cuadros que tengan en cuenta las particularidades de las organizaciones.

Adquisición y/o desarrollo de competencias.

Documento guía y sus procedimientos de aplicación.

El Modelo de Gestión de Cuadros constituye una solución de implementación del Sistema de Trabajo con los Cuadros en entidades cubanas, expresado en forma gráfica para declarar sus componentes esenciales y documentos rectores (18).

Fuente: Informe de Investigación Diseño de Modelo de Gestión de Cuadros.

En la representación gráfica del Modelo, el flujo de los cuadros -como segmento objeto de estudio dentro de los Recursos Humanos- ocupa la posición central, ya que rige el movimiento de los mismos en la organización con sentido de desarrollo.

En la investigación precedente quedaron definidos tres aspectos relevantes que articulan este sistema de flujo con los restantes sistemas y son: las competencias, la motivación y el liderazgo.

Las competencias constituyen el elemento vertebral de sustento para el flujo de cuadros, por ser patrón de referencia obligada para la selección, la formación y la evaluación del desempeño; es este el elemento común con las políticas del Sistema Técnico, dentro del cual deben ser definidas.

La política específica relacionada con este proceso interactúa con la Influencia de los Cuadros, a través de un lado común, el liderazgo (puede asociarse al poder de referencia, al liderazgo en si mismo y la ejemplaridad, según la profundidad del análisis que se ejecute). La existencia de determinados métodos y estilos condicionará las definiciones respecto a lo que se hará en materia de selección, formación, evaluación.

El tercer lado tiene la motivación como punto de contacto con las Políticas de Sistemas de Estimulación, que siendo parte de la indagación para recompensar, permite conocer cuales son las necesidades y preferencias que impulsan a los cuadros e inciden en su actuación.

Una vez ajustados los elementos componentes del Modelo, resultó imprescindible comprobar su funcionamiento, por lo que se desarrolló el procedimiento de aplicación, que fue compilado en una Guía de trabajo con el fin de:

1. Describir la secuencia de acciones y la aplicación de técnicas para la aplicación del Modelo de Gestión de Cuadros propuesto.

2. Facilitar la implantación y cumplimiento del STC, previniendo los riesgos para la organización y las fallas y errores humanos, a través de la evaluación de su control interno y vigilancia .

La utilidad de la Guía está dada por el procedimiento de aplicación encaminado primeramente a conocer el nivel de funcionamiento del Sistema de Trabajo con los Cuadros (STC), sustentando el análisis en el proceso de Gestión de Recursos Humanos, articulado con la Planificación Estratégica.

En el orden de ejecución, propicia los procesos participativos y de trabajo en equipo, lo que genera el compromiso de los cuadros y el personal involucrado a todos los niveles, a través del diseño estratégico y la definición de políticas específicas para el trabajo con los cuadros.

Posibilita describir y declarar las competencias necesarias para los cuadros de una organización dada, así como las conductas a ellas asociadas, lo que se orienta a uno de los enfoques más empleados como tendencia, para describir los requerimientos de los puestos en aras de cumplir los objetivos de la organización y de los cuadros responsables de su ejecución.

La aplicación del procedimiento genera acciones de capacitación desde las necesidades, lo que facilita y refuerza la responsabilidad del cuadro por su propio aprendizaje y el de sus colaboradores. En este sentido se tendrán en cuenta las acciones de capacitación formal e informal.

Facilita la aplicación del STC en coherencia con la Planificación Estratégica de la organización, así como la elaboración de los planes de capacitación a partir de ella.

Genera la reflexión de los cuadros sobre la importancia de las competencias, el liderazgo y la motivación para lograr el cumplimiento de la labor de dirección, reflejada en el cumplimiento de los objetivos. Y para ello demuestra la necesidad de crear espacios de comunicación permanente.

Propicia una orientación del pensamiento hacia el enfoque de proceso y la actuación proactiva, de manera que el análisis del cumplimiento de las políticas, permita detectar y corregir las fallas que sean observadas, sobre la base de su mejora continua.

El alcance de la Guía de trabajo elaborada es amplio, puesto que el procedimiento es aplicable a los Organismos de la Administración Central del Estado, sus empresas y entidades, los Consejos de la Administración y sus dependencias a cualquier nivel.

El procedimiento abarca todas las áreas de la organización en que están incluidos los cuadros y reservas y no es responsabilidad única de los directivos de Recursos Humanos sino que requiere el impulso desde la alta dirección hasta todos los puestos de trabajo.

A continuación se describen las ventajas y  el contenido de la Guía.

La evaluación de la aplicación y los mecanismos de control, permiten conocer si el STC se está ejecutando adecuadamente y tomar las medidas oportunas para garantizar el cumplimiento de los objetivos de la organización desde el rol de los cuadros y sus reservas.

La guía brinda orientaciones para ejecutar cada acción y su secuencia y ofrece propuestas para la obtención de información, términos y definiciones, así como un ejemplo de aplicación de instrumentos diseñados para organizaciones específicas, con la finalidad de que pueda ser utilizado, tomado como referencia o adaptado a las condiciones y requerimientos de cada organización.

Se muestra de forma gráfica la concepción del procedimiento, se registra la secuencia de acciones relacionadas a su vez con la Planificación Estratégica de la organización, de la cual debe formar parte y reflejarse con todo rigor el trabajo de los recursos humanos en general, y específicamente el de los cuadros.

 Tabla 4. Descripción general del Procedimiento y sus fases, asociadas a las funciones de dirección. Fuente: M.A. Linares a partir de los resultados de investigación.

Gráfico 1. Fase Preparatoria para la Aplicación del Modelo de Gestión de Trabajo con los Cuadros. Fuente: M. A. Linares a partir de resultados de investigación.

Paso 1. Conferencia inicial del equipo de investigadores.
 
Se da inicio a las acciones con el desarrollo de una Conferencia para explicar el procedimiento a los cuadros de la entidad. Esta conferencia será impartida por el Jefe de Cuadros, de Recursos Humanos u otro compañero designado que se haya preparado sobre la base de esta guía. Se realiza además, la presentación del Programa de Capacitación que se impartirá a los miembros del Equipo de Aplicación.
 
Paso 2. Integración del equipo de aplicación y selección de los expertos de la organización para entrenarlos en el trabajo con el modelo.
 
El Director de Cuadros o de Recursos Humanos de la organización, quien tiene a su cargo la ejecución funcional del STC, presentará al Director de la misma la propuesta de integración del Equipo de Aplicación del procedimiento.

En dependencia de la cantidad de cuadros que posea la organización será el tamaño del equipo, que oscilará entre 5 y 8 integrantes. No se recomienda un número superior, para poder facilitar su organización y coordinación.
 
Paso 3. Capacitación al Equipo de Aplicación.
 
La Capacitación se garantiza mediante la impartición de un Programa de cuatro conferencias (3 horas/conferencia) y un taller (4 horas), empleando el método de formación acción, que aparece descrito en el Ejemplo de aplicación.

Este aspecto resulta imprescindible, no sólo en lo que respecta al manejo de los instrumentos de investigación que se utilizarán para el levantamiento de la información, sino también en todo el proceso que se seguirá para la aplicación.

Se debe implicar a la mayor cantidad de involucrados, especialistas y expertos y lograr el compromiso con los objetivos, el dominio de los métodos de trabajo, el cumplimiento de los plazos planificados, etc
 
Resulta imprescindible que el equipo de trabajo para la implantación domine las herramientas y las técnicas a aplicar y aquellas útiles para lograr la comunicación y participación. En este momento se diferenciarán las necesidades de cada miembro y se procederá en correspondencia con ello.

Deben ser aclaradas en detalle todas las inquietudes de los participantes, así como recoger las sugerencias que emanen del conocimiento de las particularidades de su organización u otras que puedan enriquecer el trabajo.

Gráfico 2. Fase de Aplicación del Procedimiento de Gestión del Trabajo con los Cuadros. Fuente: M. A. Linares.  A partir de resultados de investigación.
 
Paso 4. Diagnóstico del trabajo con los cuadros.
 
Tenga en cuenta que se declaran como premisas para la aplicación del modelo que da origen a esta guía:

Aplicación de la Planificación Estratégica y la Dirección por Objetivos basada en valores como concepción de desarrollo estratégico.

Definición de la Gestión para el trabajo con los Cuadros como función de dirección a todos los niveles.

Disposición de todos los cuadros para la formación - acción.
 
La efectividad de las políticas específicas que se elaboren a partir del diagnóstico y la proyección estratégica de la organización, podrá comprobarse mediante la retroalimentación al Diagnóstico del trabajo con los Cuadros.

Paso 5. Articulación con la Declaración de los Objetivos y Estrategias de la Organización.
 
Los resultados obtenidos en el Diagnóstico tienen que articularse con los Objetivos de la organización. Esto se logra del modo siguiente:
 
1. Hay que conocer el contenido de los objetivos y estrategias de la organización.
2. Los objetivos se desglosan en acciones concretas para poder cumplirlos. En este punto es necesario:

3. Se toman los resultados del diagnóstico y se declaran los aspectos del STC que pueden favorecer o afectar el cumplimiento de los objetivos.
- Deben realizarse un análisis pormenorizado de todos aquellos aspectos que puedan resolverse mediante acciones de capacitación.
 
Este paso sirve como elemento que contribuye a que la Estrategia de Preparación y Superación de Cuadros y Reservas tenga su base en los objetivos estratégicos y de igual forma se lleve hasta las acciones operativas que garanticen un Plan de Acción Anual para la capacitación que apoye el cumplimiento de los objetivos para ese período.
 
Paso 6. Definir Políticas específicas para el Sistema de Trabajo con los Cuadros.
 
Una vez realizado el diagnóstico del STC se definirá el contenido de las políticas específicas de recursos humanos para este segmento, describiendo las correspondientes a los subsistemas de flujo, de trabajo, de participación e influencia y de estimulación. Se realiza el análisis de las políticas existentes y la propuesta de mejora que se requiere para cumplir los objetivos, en el caso que proceda una reformulación.
 
Paso 7. Evaluación de Políticas del Sistema de Trabajo con los Cuadros.
 
Las políticas deben ser declaradas claramente, sin ambigüedades, de manera que sean comprendidas y de estricto cumplimiento una vez declaradas.
Estas podrán evaluarse a través de: Compromiso, Competencia y Coherencia y para cada caso se describe el contenido y medios de comprobación, con los instrumentos diseñados a tal efecto.

El objeto de análisis central fue el plano operacional, que obviamente no puede prescindir del plano estratégico, por ello se plantea desde ese punto de vista el análisis de los beneficios y costos en la tabla siguiente:

RESULTADOS OBTENIDOS EN LOS PLANOS DE ANALISIS
ESTRATEGICO	OPERACIONAL
1. El desarrollo de los procesos de Planificación Estratégica se reconoce mayoritariamente por los Organismos de la Administración Central del Estado y los Consejos de Administración como una contribución a la labor de dirección, lo que constituye una oportunidad para el enfoque estratégico del trabajo con los cuadros	1. Guía practica para la aplicación y perfeccionamiento del Sistema de Trabajo con los Cuadros
2. La aplicación del Procedimiento facilita la articulación de la Planificación Estratégica y los documentos rectores del Sistema de Trabajo con los Cuadros, a través de un diagnóstico detallado y la definición de políticas específicas, para los subsistemas de Gestión de Recursos Humanos.	2. El cuerpo de métodos y técnicas, que ejemplifica y facilita el uso de las herramientas de GRH como sustento técnico para la aplicación y perfeccionamiento del Sistema de Trabajo con los Cuadros.
3. Involucrar a todos los cuadros y reservas en la aplicación.	3. Aplicación de procedimiento de diagnóstico técnicamente argumentado, asociado a la Planificación Estratégica.
4. Detección de insuficiencias en la el nivel de preparación de algunos cuadros y funcionarios de cuadros, en temas de GRH.	4. La definición de políticas para el trabajo de y con los cuadros, llevadas a planos de necesidades específicas en las organizaciones, lo que facilita su  contribución a la Planificación Estratégica.
5. Constituye un referencial metodológico para futuras investigaciones en esta temática.	5. Utilización de acciones de dirección con fines de formación- acción
	6. Inversión por concepto de formación en temáticas relativas a la GRH.
	7. Aprendizaje organizacional

Tabla 5. Resumen de resultados en los planos estratégico y operacional. Fuente: M.A. Linares, Informes Ejecutivos de investigación de los Proyectos “Estudio del tratamiento de los Cuadros dentro de la GRH y su vinculación con los resultados de las organizaciones (2001) y Procedimiento para la Gestión e Implementación de un Modelo de Gestión de Cuadros (2006).

Conclusiones:
 
La Guía para aplicar un Procedimiento que contribuya a mejorar la Gestión del Trabajo con los Cuadros es aplicable a cualquier tipo de organización e involucra a todos los cuadros y reservas de las organizaciones en un proceso de formación y comunicación.

Los espacios de comunicación y los procesos de formación-acción, generados en la aplicación de la Guía, mejoran el desarrollo de las competencias personales y sociales.

Las personas que participaron en las aplicaciones corroboran como efectos intangibles positivos para el trabajo: la participación de todos en la dirección, la sensibilización hacia la solución de problemas, mejora en la calidad, apreciación del carácter intrínseco del trabajo y mejoría en las relaciones humanas.

La aplicación del Procedimiento facilita la articulación de la Planificación Estratégica y los documentos rectores del Sistema de Trabajo con los Cuadros, a través de un diagnóstico detallado y la definición de políticas específicas, para los subsistemas de GRH

El cuerpo de métodos y técnicas de aplicación práctica que se ofrece, facilita el uso de las herramientas de GRH como sustento técnico para la aplicación y perfeccionamiento del Sistema de Trabajo con los Cuadros.

El nivel de preparación de los cuadros y funcionarios de cuadros, aún resulta insuficiente en temas de GRH.

Las políticas para el trabajo de y con los cuadros, pueden llevarse a planos de necesidades específicas en todas las organizaciones, lo que facilita su contribución a la Planificación Estratégica.
 
RECOMENDACIONES

1) Incorporar este resultado a los procesos de formación de cuadros y reservas de los Organismos de la Administración Central del Estado y los Consejos de Administración..
 
2) Mantener el proceso de aplicación bajo el enfoque de mejora continua en al aplicar este resultado en las organizaciones.
 
3) Divulgar el resultado presentado a través de publicaciones y eventos.

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MSc. María de los A. Linares Borrell - Natural de Villa Clara, Cuba.  Asesora de la Dirección de Capacitación de Cuadros y Estudios de Dirección del Ministerio de Educación Superior de la República de Cuba. Profesora de la Universidad de La Habana y miembro de Grupos de Expertos de Capacitación y Planificación Estratégica y Programa de Investigación de la Academia de Ciencias de Cuba. marilynarrobareduniv.edu.cu 

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