TUTORIAL DE ADMINISTRACIÓN.Planeaciòn.

Autor: Castro Barra Belem Mireya, Garcia Gomez Nadxieli Paola y Olmos Espinoza Martin

OTROS CONCEPTOS ADMINISTRACIÓN

12-2006

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Concepto

El segundo paso en el proceso de las Relaciones Publicas, después de la investigación, es la planificación. Antes de poder desarrollar y programa de Relaciones Publicas es esencial que se piense detenidamente en lo que hay que hacer y hacia donde se quiere llegar, así como también la secuencia del mismo.

Antes de emitir una definición de planeaciòn, se analizarán algunas emitidas por los autores mas reconocidos, con el fin de obtener los elementos comunes a dicho concepto:

Agustín Reyes Ponce. La planeaciòn consiste en fijar un curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de las operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempo y números necesarios para su realización.

Burt K. Scalan. Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla políticas, planes, procedimientos y cuenta con un método de retroalimentación de información para adaptarse a cualquier cambio de circunstancias.

Ernest Dale. Determinación del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y de los pasos necesarios para alcanzarlos a través de técnicas y procedimientos definidos.

George L. Terry. Planeaciòn es la selección y relación de hechos, así como la formulación y uso de suposiciones respecto al futuro en la visualización y comulación de las actividades propuestas que se creen sean necesarias para alcanzar los resultados deseados.

José Antonio Fernández Arena. La planeaciòn es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define un problema, se analizan las experiencias pasadas y se esbozan planes y programas.

Jorge L. Oria. Función administrativa continua y dinámica de seleccionar entre diversas alternativas los objetivos, políticas, procedimientos y programas de una organización.
br> Joseph L. Massie. Método por el cual el administrador ve hacia el futuro y descubre los alternativos cursos de acción; a partir de los cuales establece los objetivos.

Leonard J. Kazmier. La planeaciòn consiste en determinar los objetivos y formular políticas, procedimientos, y métodos para lograrlos.

Robert Murdick y Joel Ross. Es el pensamiento que procede a la acción, comprende el desarrollo de las alternativas y la relación entre ellas, como medida de acción necesaria para lograr el objetivo.

Robert N. Anthony. Planear es el proceso para decidir las acciones que deben realizarse en el futuro. Generalmente el proceso de planeaciòn consiste en considerar las diferentes alternativas en el curso de las acciones y decidir cual de ellas es la mejor.

Henry Sisk y Mario Sverdlik. Análisis de información relevante del presente y del pasado, y una ponderación de probables desarrollos futuros, de tal manera que pueda determinarse unos cursos de acción que posibilite a la organización lograr sus objetivos.

Elementos Notables de los Conceptos

Analizando detenidamente estas definiciones se observa que todos los autores mencionados, consideran que el concepto de planeaciòn comprende los siguientes elementos:
Objetivo: El aspecto fundamental de planear es determinar los resultados deseados (¿qué es lo que se quiere?)
Cursos alternos de acción: al planear es necesario determinar diversos caminos, formas de acción o estrategias, para conseguir los objetivos.
Elección: la planeaciòn implica la determinación, el análisis y la selección, de la decisión más adecuada.
Futuro: la planeaciòn trata de prever situaciones futuras y anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras.
Entonces, con los anteriores elementos, es posible definir a la planeaciòn como:
"La determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá que realizarse en un futuro."

Importancia de la planeaciòn.

La planeación es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, ya que a través de ella se prevén las contingencias y cambios que puede deparar el futuro, y se establecen las medidas necesarias para afrontarlas. Por otra parte, el reconocer hacía donde se dirige la acción, permite encaminar y aprovechar mejor los esfuerzos. Los fundamentos básicos que muestran la importancia de la planeación son:
Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos.
Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, mas no los elimina.
Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías del éxito.
Mantiene una mentalidad futurista teniendo una visión del porvenir, y un afán de mejorar y lograr las cosas.
Condiciona a la empresa al ambiente que le rodea.
Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando así las “corazonadas” o empirismos.
Reduce al mínimo los riesgos, y aprovecha al máximo las oportunidades.
Las decisiones se basan en hechos y no en emociones.
Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), sumistra las bases a través de las cuales operará la empresa.
Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.
Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.
Disminuye al mínimo los problemas potenciales, y proporciona al administrador magníficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo.
Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión.
La moral se eleva sustancialmente, al conocer todos los miembros de la empresa hacia donde se dirigen sus esfuerzos.
Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos en todos los niveles de la empresa.
Principios de la planeaciòn

Cada etapa del proceso administrativo se rige por una serie de principios cuya aplicación es indispensable para lograr una administración racional. Los principios de la gerencia son verdades fundamentales de aplicación general que sirven como guías de conducta a observarse en la acción administrativa.

Por tanto, para planear eficazmente, es necesario tomar en cuenta los siguientes principios:
Factibilidad: Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elaborar planes demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposible de realizarse. La planeaciòn debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actúan en el medio ambiente.
Objetividad y Cuantificación: cuando se planea es necesario basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos, y nunca en opiniones subjetivas, especulaciones o cálculos arbitrarios. Este principio, conocido también como Precisión, establece la necesidad de utilizar datos precisos tales como estadísticas, estudios de mercado, estudios de factibilidad, cálculos probabilísticas, modelos matemáticos y datos numéricos, al elaborar planes para reducir el mínimo de riesgos.
Flexibilidad: Al elaborar un plan, es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas, y que proporcionen nuevos cursos de acción que se ajusten fácilmente a las condiciones. El no establecer “colchones de seguridad” puede ocasionar resultados desastrosos.
Unidad: Todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plan general, y dirigirse al logro de los propósitos y objetivos generales, de tal manera que sean consistentes a su enfoque, y armónicos en cuanto al equilibrio e interrelación que debe existir entre estos.
Cambio de estrategias: Cuando un plan se extiende en relación al tiempo (largo plazo), será necesario rehacerlo completamente. Esto no quiere decir que se abandonen los propósitos, sino que la empresa tendrá que modificar los cursos de acción (estrategias), y consecuentemente las políticas, programas, procedimientos y presupuestos, para lograrlos.
Tipos de planes

Estratégicos.Son los que establecen los lineamientos generales de la planeación, sirviendo de base a los demás planes (táctico y operativos), son diseñados por los miembros de mayor jerarquía de la empresa y su función consiste en regir la obtención, uso y disposición de los medios necesarios para alcanzar los objetivos generales de la organización, son a largo plazo y comprenden a toda la empresa.

Tácticos o funcionales.Estos determinan planes más específicos que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y se subordinan a los Planes Estratégicos. Son establecidos y coordinados por los directivos de nivel medio con el fin de poner en práctica los recursos de la empresa. Estos planes por su establecimiento y ejecución se dan a mediano plazo y abarcan un área de actividad específica.

Operativos.Se rigen de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Planeación Táctica y su función consiste en la formulación y asignación de actividades más desarrolladas que deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa. Los planes operativos son a corto plazo y se refieren a cada una de las unidades en que se divide un área de actividad.

Proceso de Planeación
Definición:
La planeación, se inicia a partir de la definición de los propósitos, éstos son los fines esenciales o directrices que definen la razón de ser, naturaleza y carácter de cualquier grupo social.
 
 

 
 
Los propósitos proporcionan las pautas para el diseño de un plan estratégico, se expresan genéricamente y su determinación es una función reservada a los altos ejecutivos de la empresa.

Toda organización debe establecer los propósitos como base para la formulación de un plan; las siguientes cuatro características los diferencian de los objetivos.
Son básicos o trascendentales, porque constituyen el fundamento de los demás elementos.
Son genéricos o cualitativos, porque no se expresan en términos numéricos.
Son permanentes, porque permanecen vigentes durante el período de vida de la organización.
Son semipermanentes, porque pueden abarcar un período determinado.
Un propósito de una empresa puede ser:
Incrementar las utilidades sobre la inversión de los accionistas.

Importancia de los Propósitos
Sirven de cimiento para los demás elementos de la planeación, así como para los demás tipos de planes.
Permiten orientar a los responsables de la planeación sobre el curso de acción que deben seguir al formular los planes.
Identifican a la empresa ante el personal y la sociedad, con una imagen de responsabilidad social.
Son la razón de la existencia del grupo social, tanto en su estado presente como en su proyección hacia el futuro.
Definen el éxito o fracaso de una empresa, ya que proporcionan las directrices generales de los mismos.
Características que deben reunir los propósitos
Evitar que la Dirección pierda el tiempo en aspiraciones desatinadas o erróneas.
Deben darse a conocer a todos los miembros de la empresa.
Evitar dogmatizarlos.
Deben estar acordes a los valores institucionales del grupo social.
No deben utilizarse para intereses personales, sino para el bienestar de la organización.
Deben implantarse, si es que no se han considerado.
No deben definirse con frases ambiguas y vacías, el autoengaño no ayuda a la implantación de planes.
Premisas

Las premisas son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectarán el curso en que va a desarrollarse el plan.

Por su naturaleza pueden ser:
Internas. Cuando se originan dentro de la empresa y pueden influir en el logro de los propósitos (variaciones de capital, ausentismo, rotación de personal, accidentes, siniestros, emplazamientos a huelga, innovaciones, reacciones del personal ante los sistemas organizacionales, el prestigio de los jefes ante el personal, los puntos fuertes y débiles de los altos ejecutivos, de los accionistas, etc.)
Externas. Son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa, pero que pueden tener efecto decisivo en el desarrollo de sus actividades y que por lo mismo, deben tomarse en cuenta al planear:
De carácter político
Estabilidad política del país.
Sistema político de gobierno.
Intervención estatal en los negocios.
Restricciones a la importación y exportación.
Relaciones internacionales.
De carácter legal
1. Tendencias fiscales:
Impuestos sobre ciertos artículos o productos.
Forma de pago de impuestos.
Exenciones de impuestos.
Impuestos sobre utilidades excesivas.
2. Tendencias laborales:
Laboral.
Mejoramiento del ambiente.
Descentralización de empresas en las zonas urbanas.
3. Económicas
Deuda pública.
Fenómenos inflacionarios.
Nivel de salarios.
Nivel de precios.
Poder adquisitivo de la población.
Ingreso per cápita.
Renta nacional.
Producto nacional bruto.
Inversión extranjera.
4. Sociales
Crecimiento y distribución demográfica.
Movilidad de la población.
Empleo y desempleo.
Nuevas construcciones y obras públicas.
Alfabetización.
Sistemas de salubridad e higiene.
5. Técnicas
Rapidez de los avances tecnológicos.
Cambios en los sistemas.
6. Otros factores
Competencia.
Posición en el mercado.
Políticas de operación.
Cambios en la demanda.
Fuentes de financiamiento.
Transporte.
Distribución del ingreso.
Productividad e ingreso nacional.
Comportamiento de los consumidores.
Programas de investigación.
 
Objetivos

Definición

Los objetivos representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines por alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico.
Una vez que se han establecido los propósitos e investigado las premisas que pueden afectar su realización, se determinan los objetivos, que indican los resultados o fines que la empresa desea lograr en un tiempo determinado. Ejemplo: Lograr una utilidad neta de 150 millones de pesos durante los dos proximos años.

Clasificación de los objetivos

En función del área que abarquen y del tiempo al que se establezcan pueden ser:
Estratégicos o generales.Comprenden toda la empresa y se establecen a largo plazo. Ejemplo; Obtener una utilidad neta de 100 millones de pesos en los proximos cinco años.
Tácticos o departamentales.Se refieren a un área o departamento de la empresa, se subordinan a los objetivos generales y se establecen a corto o mediano plazo. Ejemplo; Incrementar las ventas totales a tres millones de pesos mensuales en el presente año.
Operacionales o especificas.Se establecen en niveles o secciones más específicas de la empresa, se refieren a actividades más detalladas e invariablemente son a corto plazo. Se determinan en función de los objetivos departamentales y obviamente de los generales.
Los objetivos operacionales pueden ser:
Secciónales. Cuando se refieren a una sección o grupo. Ejemplo; Vender medio millón de pesos semanales del producto X por medio del grupo de ventas de las zona centro.
Individuales.Son metas personales. Ejemplo; Cada vendedor adscrito a la sección y vendera diariamente cien cajas de valvulas "JGM".
Lineamientos para establecer objetivos
Asentarlos por escrito.
No confundirlos con los medios o estrategias para alcanzarlos.
Al determinarlos, recordar las seis preguntas clave de la administración. ¿Que, Como, Donde, Quién, Cuando, Por que?.
Los objetivos deben ser perfectamente conocidos y entendidos por todos los miembros de la organización.
Deben ser estables; los cambios continuos en los objetivos originan conflictos y confusiones.
Técnicas de la planeación

La finalidad de las técnicas de la planeación consiste en que el administrador que las utilice, tome las decisiones más adecuadas de acuerdo a la situación más específica del medio y de la organización en donde se actúe. Las técnicas pueden ser usadas en cualquier proyecto.

Manuales de Objetivos y Políticas

Este manual, es una guía autorizada dentro de la estructura de un organismo social, contiene un grupo de objetivos a alcanzar a corto, mediano y largo plazo, clasificándolos por departamentos, con expresión de las políticas correspondientes a esos objetivos y a veces de algunas reglas muy generales que ayudan a aplicar adecuadamente las políticas.

Gráficas de Proceso y de flujo

La presentación gráfica de la situación actual o de las labores a desarrollar por cualquier organismo social, puede estar contenida en un diagrama de flujo, que servirá de auxiliar en la construcción de planes. Este tipo de diagramas puede ser considerado desde un punto de vista mecánico, que corresponde a lo que se va a hacer; y desde un punto dinámico, cómo se está haciendo.

La gráfica de flujo, es la representación pictórica o simbólica de un procedimiento administrativo. Debido a su extenso uso, ésta gráfica ha tenido diversas variaciones en su uso con objeto de adaptarse a problemas especiales, siendo las más usuales:
La gráfica de flujo de operaciones.
La gráfica de flujo de formas.
La gráfica esquemática de flujo de diagramas.
Gráfica de Gantt. Es un diagrama o gráfica de barras que se usa cuando es necesario representar la ejecución o la producción total, ésta muestra la ocurrencia de actividades en paralelo o en serie en un determinado período de tiempo.

Técnicas de Trayectoria Crítica. Son aquellos planes en los que no solamente se fijan los objetivos y la secuencia de operaciones, sino además el tiempo y los recursos necesarios que utilizan los sistemas que tienen como base común el trazo de una red de actividades y que han sido colocados bajo el nombre genérico de M.E.T.R.A. (método de evaluación de trayectorias en redes de actividades) utilizando PERT, CPM, y RAMPS.

Bibliografía
Administración moderna
Agustín Reyes Ponce
Editorial Limusa
México 1992
Administración, Teoría y Práctica
Stephen P. Robbins
Editorial Prentice Hall
México 1997
Elementos de administración
Quinta edición
Harold Koontz & Heinz Weihrich
Editorial McGraw Hill
México 1992
 

Castro Barra Belem Mireya Ingenieria En Sistemas Computacionales, 5° "B". Garcia Gomez Nadxieli Paola, Docente C.P. Maria De Lourdes De Lojo Gomez Olmos Espinoza Martin olmos_marrobahotmail.com