Desde siempre el ser humano ha estado consciente de que la obtención de
eficiencia solo es posible a través del ordenamiento y coordinación
racional de todos los recursos. Una vez establecidos los objetivos (lo
que se quiere hacer) a través de la planeación, será necesario
determinar que medidas utilizar para lograrlos (como hacerlo).
Definición
"Organización es la estructura de las relaciones que deben existir entre
las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y
humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima
eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados" Agustín Reyes
Ponce.
"Organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar
los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su
caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía, estableciendo
las relaciones que entre dichas unidades debe existir." Eugenio Sixto
Velasco.
"Estructura de relaciones entre personas, trabajo y recursos" Beckles,
Carmichael y Sarchet.
"Organización es la coordinación de las actividades de todos los
individuos que integran una empresa con el propósito de obtener el
máximo de aprovechamiento posible de elementos materiales, técnicos y
humanos, en la realización de los fines que la propia empresa persigue"
Issac Guzmán V.
"Organizar es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos
objetivos, asignar a cada grupo un administrador con autoridad necesaria
para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical
toda la estructura de la empresa" Koontz & O'Donnell.
"La estructura y asociación por lo cual un grupo cooperativo de seres
humanos, asigna las tareas entre los miembros, identifica las relaciones
e integra sus actividades hacia objetivos comunes" Joseph L. Massie.
Elementos del concepto.
Estructura.La organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social, ya que establece la disposición y correlación de las funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos.
Sistematización.Todas las actividades y recursos de la empresa, deben coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.
Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades.Organizar,
implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de
promover la especialización.
Jerarquía.La organización como estructura, origina la necesidad de
establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.
Simplificación de funciones.Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.
Importancia de la organización:
Es de carácter continuo; jamas se pude decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc.).
Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.
Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.
Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.
Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar las funciones
y responsabilidades.
Principios de organización
Unidad de mando
Un subordinado sólo deberá recibir ordenes de un solo jefe, cuando no se
respeta este principio se generan fugas de responsabilidad, se da la
confusión y se produce una serie de conflictos entre las personas.
Especialización
Consiste en agrupar las actividades de acuerdo a su naturaleza, de tal
forma que se pueda crear la especialización en la ejecución de las
mismas.
Paridad de autoridad y responsabilidad
La autoridad se delega y la responsabilidad se comparte y por ello se
debe mantener un equilibrio entre la autoridad y la responsabilidad.
Equilibrio de Dirección–Control
Consiste en diseñar una estructura de tal forma que nos permita
coordinar las acciones y al mismo tiempo evaluar los resultados de la
misma.
Definición de puestos
Se debe definir con claridad el contenido de los puestos en relación a
los objetivos de los mismos.
Pasos básicos para organizar
Dividir la carga de trabajo entera en tareas que puedan ser ejecutadas,
en forma lógica y cómoda, por personas o grupos. Esto se conoce como la
división del trabajo.
Combinar las tareas en forma lógica y eficiente, la agrupación de
empleados y tareas se suele conocer como la departa mentalización.
Especificar quien depende de quien en la organización, esta vinculación de los departamentos produce una jerarquía de la organización.
establecer mecanismos para integrar las actividades de los departamentos en un todo congruente y para vigilar la eficacia de dicha integración. Este proceso se conoce con el nombre de coordinación.
División del trabajo: se refiere a descomponer una tarea compleja en sus
componentes, de tal manera que las personas sean responsable de una
serie limitada de actividades, en lugar de tareas en general. Todas las
tareas de la organización desde la producción hasta la administración se
pueden subdividir. La división del trabajo crea tareas simplificadas que
se pueden aprender a realizar con relativa velocidad por consiguiente
comenta la especialización, pues cada persona se convierte en experta en
cierto trabajo. Además como crea una serie de trabajo, las personas
pueden elegir puestos, o puedan ser asignadas a aquellas, que se ciñan a
sus talentos e intereses.
Departamentalización: se refiere agrupar en departamentos aquellas
actividades de trabajo que son similares o tiene una relación lógica,
para ello se labora un organigrama donde mediante cuadros se representan
los diferentes departamentos que integran la organización. Por ejemplo
los profesores se pueden agrupar en departamentos de química,
departamento de ingles, etcétera. La Departamentalización es el
resultado de las decisiones que toman los gerentes en cuanto a las
actividades laborales una vez que han sido dividida las tareas se pueden
relacionar en grupos "parecidos" como pueden suponer existen muchas
variedades de trabajos y departamentos en las organizaciones y los
trabajos y departamentos de una organización serán deferentes a las de
otras.
Jerarquía: desde los primeros días de la industrialización los gerentes
se preocupan por la cantidad de personas y departamentos que podrían
manejar con eficacia, este interrogante pertenece al tramo de control
administrativo (con frecuencia llamado tramo de control o tramo
administrativo) cuando se a dividido el trabajo, creados departamentos y
elegido el tramo de control los gerentes pueden seleccionar una cadena
de mando; es decir, un plan que especifique quien depende de
quien. Estas líneas de dependencia son características fundamentales de
cualquier organigrama para representar la jerarquía que es plan que
especifica quien controla a quien en una organización.
Coordinación: consiste en integrar las actividades de departamentos
interdependientes a efecto de perseguir las metas de organización con
eficiencia, sin coordinación los miembros de la organización perderían
de vista sus papeles dentro de la misma y enfrentarían la tentación de
perseguir los intereses de los departamentos, a espesa de las metas de
la organización. Un grado importante de organización con toda
posibilidad beneficiara un trabajo que no es rutinario ni pronosticable,
un trabajo en el cual los factores del ambiente están cambiando y existe
mucha interdependencia.
Factores que influyen en la estructura organizacional
Existen factores internos y factores externos que influyen en la
estructura organizacional.
Factores internos
Enfoque conceptual adoptado - toma de decisiones centralizadas contra toma de decisiones descentralizada, con mayor delegación de autoridad.
Espacio de control (el número de empleados que reportan a un supervisor).
Diversidad de productos y clase de operación.
Tamaño de la organización.
Características de los empleados (profesionistas, empleados de oficina,
trabajadores)
Factores externos
Tecnología (cómo se transfieren los insumos a las salidas de
producción).
Características del mercado (estabilidad, extensión, tipos de clientes).
Dependencia del medio ambiente (competencia, restricciones legales,
reglamentación, proveedores y efectos del extranjero)
La estructura de organización es fundamental para la planificación y el control de utilidades porque tanto la planificación como el control se relacionan directamente con la distribución de autoridad y responsabilidad dentro de toda la empresa. La distribución Se ofrece un marco de trabajo conceptual.
Proporciona fundamentos para el estudio de la administración promoviendo el entendimiento de lo que es la administración.
Son factibles de las contribuciones de otras escuelas administrativas ya que puede usarse lo mejor del pensamiento contemporáneo administrativo.
Se obtiene flexibilidad, si bien es aplicable a una variedad de situaciones, se da al usuario el margen necesario para adaptarlo a un conjunto particular de situaciones.
Se reconoce flexibilidad y arte de la administración y se fomenta la mejor manera de utilizarlo en una forma práctica.
Se proporciona una genuina ayuda a los practicantes de la administración. El patrón del proceso hace que el gerente analice y entienda el problema y lo lleve a determinar los objetivos y los medios para alcanzarlos.
Los principios de la administración están derivados, refinados y aplicados y sirven como directrices necesarias para una útil investigación administrativa.
Se estimula el desarrollo de una filosofía determinada de la
administración, cada una de las fases de sus aplicaciones requiere
servirse de valores, convicciones del gerente y el entendimiento de los
objetivos, recursos en torno del cual opera.
Se formaliza comúnmente en la estructura de la organización.
Técnicas de organización
Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización
racional.
Bibliografía
Administración moderna
Agustín Reyes Ponce
Editorial Limusa
México 1992
Administración, Teoría y Práctica
Stephen P. Robbins
Editorial Prentice Hall
México 1997
Elementos de administración
Quinta edición
Harold Koontz & Heinz Weihrich
Editorial McGraw Hill
México 1992
