TUTORIAL DE ADMINISTRACIÓN. Dirección.

Autor: Castro Barra Belem Mireya, Garcia Gomez Nadxieli Paola y Olmos Espinoza Martin

OTROS CONCEPTOS ADMINISTRACIÓN 

12-2006

AEsta etapa del Proceso Administrativo llamada también ejecución, comando o liderazgo, es una función de tal trascendencia que algunos autores consideran que la administración y la dirección son una misma cosa debido a que al dirigir es cuando se ejercen más representativamente las funciones administrativas, de manera que todos los dirigentes pueden considerarse administradores.

Definición

"Comprende la influencia interpersonal del administrador a través de la cual logra que sus subordinados obtengan los objetivos de la organización, mediante la supervisión, la comunicación y la motivación." Robert B. Buchele.

"Consiste en coordinar el esfuerzo común de los subordinados, para alcanzar las metas de la organización." Burt K. Scanlan.

"La guía y supervisión de los esfuerzos de los subordinados, para alcanzar la metas de la organización." Leonard J. Kazmier.

"Consiste en dirigir las operaciones mediante la cooperación del esfuerzo de los subordinados, para obtener altos niveles de productividad mediante la motivación y supervisión." Lerner y Baker.

Elementos del concepto
Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.
Motivación.
Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados.
Supervisión
Alcanzar las metas de la organización.

Importancia de la Dirección.
Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la Planeación y la Organización.

A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros de la estructura organizacional.

La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y consecuentemente, en la productividad.

Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de organización, y en la eficiencia de los sistemas de control.
A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.

Principios de la Dirección
De la armonía del objetivo o coordinación de intereses.La Dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa. Los objetivos de la empresa solo podrán alcanzarse si los subordinados se interesan en ellos, lo que se facilitará si sus objetivos individuales e intereses personales son satisfechos al conseguir las metas de la organización, y si éstas no se contraponen a su autorealización.

Impersonalidad de mando.Se refiere a que la autoridad y su ejercicio (el mando), surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados, por esto, tanto los subordinados como los jefes deben estar conscientes de que la autoridad que emana de los dirigentes surge como un requerimiento para lograr los objetivos, y no de su voluntad personal.

De la supervisión directa.Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes, de tal manera que éstos se realicen con mayor facilidad.

De la vía jerárquica.Postula la importancia de respetar los canales de comunicación establecidos por la organización formal, de tal manera que al emitirse una orden, sea transmitida a través de los niveles jerárquicos correspondientes a fin de evitar conflictos, fugas de responsabilidad, debilitamiento de autoridad de los supervisores inmediatos, así como pérdidas de tiempo.

De la resolución del conflicto.Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestión administrativa al momento en que aparezcan; ya que al no tomar una decisión en relación con un conflicto por insignificante que parezca, puede originar que éste se desarrolle y provoque problemas graves colaterales.

Aprovechamiento del conflicto.El conflicto es un problema, que se antepone al logro de las metas de la organización, pero que, al obligar al administrador a pensar en soluciones, ofrece la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas.

Liderazgo

"Es el arte o proceso de influir en las personas para que se esfuercen con buena disposición y entusiasmo hacia la consecución de las metas grupales"

Componentes del Liderazgo

Todo grupo de personas que de el máximo rendimiento posible, tiene una persona al frente que es hábil al dirigirlos. Esta habilidad está compuesta por cuatro factores, que son:

La habilidad de utilizar el poder eficientemente y de manera responsable.
La habilidad de comprender que todos los seres humanos tienen diferentes fuerzas de motivación, según las ocasiones y las situaciones.
La habilidad de inspirar.

La habilidad de actuar de manera tal que desarrolle un clima que conduzca a responder a las motivaciones y suscitarlas.

Estilos de Liderazgo

El Liderazgo se clasifica de acuerdo con el uso de autoridad en:
Autócrata. Es aquél que ordena y espera el cumplimiento, es dogmático y firme, y que dirige mediante la habilidad de negar o dar recompensas o castigos.
Demócrata o Participativo. Consulta con los subordinados en torno a acciones y decisiones propuestas y alienta su participación.
Liberal. Utiliza muy poco su poder, si es que lo usa, y concede a los subordinados un alto grado de independencia en sus operaciones.

Comunicación

Definición:

"Es el proceso a través del cual se transmite y se recibe información en un grupo social"
Elementos de la Comunicación.
Fuente de la comunicación o emisor.Es aquella persona o grupo en el que se origina la comunicación y quién dirige todo su proceso.

Receptor de la comunicación.Es aquella persona o grupo a quién va dirigida dicha comunicación.

Canal de comunicación o transmisor.Toda comunicación necesita un medio o canal por cual pase; la palabra hablada, la palabra escrita, determinados gestos o actitudes, ciertos signos, y aún, algunas inacciones.

Contenido de la comunicación.Es aquello que queremos comunicar, el mensaje que queremos transmitir. Todo el proceso debe realizarse en forma tal que ese proceso vaya integra y fielmente de la fuente al receptor, ya que es el fin de la comunicación.
Respuesta.Toda comunicación implica forzosamente una reacción o respuesta, por eso se dice que la comunicación es bilateral.

Ambiente de la comunicación.En gran parte la claridad, la fidelidad y la reacción, dependen del estado en que se encuentren las reacciones entre la fuente y el receptor.

Especies de Comunicación
Por razón de los canales que sigue y de su contenido, se dividen en:
Formal. Se origina en la estructura formal de la organización y fluye a través de los canales organizacionales, lleva un contenido querido y ordenado por la empresa. (correspondencia, instructivos, manuales, etc.)

Informal. Surge de los grupos informales de la organización y no sigue los canales formales aunque se puede referir a la organización , este tipo de comunicación es de gran importancia, ya que por su característica puede llegar a influir más que la comunicación formal. (comentarios, chismes, rumores, opiniones, etc.)
Por razón del receptor, pueden ser:

Individual. Cuando va dirigida a una persona en concreto.
Genérica. Cuando va dirigida a un grupo sin precisar nombres de personas.
Por razón de la obligatoriedad que se espera en la respuesta:
Imperativa. Exige una respuesta precisa.

Exhortativa. Espera una acción sin imponerla obligatoriamente.
Informativa. Simplemente comunica algo, sin señalar nada que se espere, al menos en un plazo inmediato.

Por razón de su forma de ser:
Oral. Personal, telefónica, interfono, etc.
Escrita.

Gráfica.
Por su sentido:
Vertical. Cuando fluye de un nivel administrativo superior a uno inferior. "ordenes, instrucciones" o viceversa "quejas, reportes, sugerencias".
Horizontal. Se da en niveles jerárquicos semejantes. "memoranda, circulares, juntas, etc."

Requisitos de la Comunicación efectiva.

Claridad. La comunicación debe ser clara, para ello el lenguaje en que se exprese y la manera de transmitirla, deben ser accesibles para quien va dirigida.

Integridad. La comunicación debe servir como lazo integrador entre los miembros de la empresa, para lograr el mantenimiento de la cooperación necesaria para la realización de los objetivos.

Aprovechamiento de la organización informal. La comunicación es más efectiva cuando la administración utiliza la organización informal para suplir canales de información formal.

Equilibrio. Todo plan de acción administrativo debe acompañarse del plan de comunicación para quienes resulten afectados.

Moderación. La comunicación debe ser la estrictamente necesaria y lo más concisa posible, ya que el exceso de información puede ocasionar burocracia e ineficiencia.
Difusión. Preferentemente toda la comunicación formal de la empresa debe efectuarse por escrito y pasar solo a través de los canales estrictamente necesarios, evitando papeleo innecesario.

Evaluación. Los sistemas y canales de comunicación deben revisarse y perfeccionarse periódicamente.

Autoridad

Mando:
Es el ejercicio de la autoridad y asume dos formas:

a) Ordenes. Es el ejercicio de la autoridad a través del cual un supervisor transmite a un subordinado la indicación de que una actividad debe ser realizada. Para que sea efectiva, deben considerarse los siguientes factores.

Aspectos motivacionales que deben emplearse al transmitir la orden.
Transmitirlas adecuadamente, por escrito, con claridad y precisión.
Explicar y fundamentar la necesidad de que se cumpla la orden.

Oportunidad, elegir el momento y lugar más apropiado para transmitir la orden.
b) Instrucciones. Son las normas que habrán de observarse en situaciones de carácter repetitivo, los medios más convenientes para transmitirlas son los instructivos y las circulares. Al emitirlas, es necesario considerar los aspectos que se enunciaron en el caso de la ordenes.

Supervisión

"Consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen adecuadamente".

Este término se aplica por lo general a niveles jerárquicos inferiores, aunque todo administrador en mayor o menor grado lleva a cabo esta función. Por esto, se considera la supervisión, el liderazgo y los estilos gerenciales como sinónimos, aunque referidos a diversos niveles jerárquicos.

En esta función confluyen todas las etapas de dirección y su importancia radica en que de una supervisión efectiva dependerán:
La productividad del personal para lograr los objetivos.
La observancia de la comunicación.
La relación entre jefe-subordinado.
La corrección de errores.

La observancia de la motivación y del marco formal de disciplina.
Por tanto, el liderazgo está ligado con la supervisión y de acuerdo con los diversos estilos de liderazgo que existan en la empresa, variara el grado de eficiencia y productividad de la misma.

Bibliografía
Administración moderna
Agustín Reyes Ponce
Editorial Limusa
México 1992
Administración, Teoría y Práctica
Stephen P. Robbins
Editorial Prentice Hall
México 1997
Elementos de administración
Quinta edición
Harold Koontz & Heinz Weihrich
Editorial McGraw Hill
México 1992
 

Castro Barra Belem Mireya Ingenieria En Sistemas Computacionales, 5° "B". Garcia Gomez Nadxieli Paola, Docente C.P. Maria De Lourdes De Lojo Gomez Olmos Espinoza Martin olmos_marrobahotmail.com