SISTEMA ANTIFRAUDE

Autor: Dr. Mauricio Lefcovich

OTROS CONCEPTOS ADMINISTRACIÓN

11-2006

El fraude en la empresa. Cómo detectarlo y prevenirlo.

El fraude puede definirse como aquel comportamiento por el que una persona trata de aprovecharse de otra sorprendiéndola en su honradez. Mientras la sociedad reacciona ante los actos manifiestos de violencia y terrorismo, concentrando recursos y dedicación en la búsqueda de soluciones, hay enormes pérdidas encubiertas, posiblemente aún más perjudiciales a largo plazo generadas por acciones de fraude, a las cuales no se les presta la debida atención.
 
En los últimos años y debido al gran incremento de la violencia internacional, las empresas han tratado de mejorar las medidas de seguridad física. Al tiempo que ha aumentado la atención prestada a las pérdidas manifiestas, han dejado de atender como se merece los riesgos más subrepticios, tales como los derivados de la acción del empleado desleal o corrupto, las conexiones o la competencia poco honradas, el espía industrial o el delincuente organizado.
 
El propio sigilo con que se produce el fraude lo oculta de nuestra atención: actúa como un tumor maligno que corroe a la propia empresa y, a través de esta erosión, es la sociedad en conjunto la que paga sus consecuencias.
 
Ante tal circunstancia y dado el efecto que los fraudes tienen en la marcha de la empresa, bueno es adoptar las medidas conducentes a detectar, prevenir, reducir y eliminar los mismos.
 
La regla que debe tenerse siempre presente es la que nos afirma que “la forma más fácil de ganar dinero es dejar de perderlo”.

Clasificación de los diversos tipos de fraude

De investigaciones realizadas en los Estados Unidos, Canadá y el Reino Unido surgen los siguientes tipos de fraude y el porcentaje que cada uno de ellos representa del total:

Nº	Tipo de fraude	Porcentaje del total
1	Fraudes por quiebra	0,19%
2	Soborno	7,18%
3	Fraudes informáticos	0,23%
4	Fraudes a consumidores	50,26%
5	Cheques y tarjetas de crédito	2,64%
6	Malversación	7,18%
7	Hurtos	9,57%
8	Receptación (de artículos robados)	8,37%
9	Fraudes en seguros	4,79%
10	Fraude y falsificación de valores	9,57%
		100,00%

El fraude comprende aspectos tan variados como:
 
§ El uso con fines particulares o personales de materiales, insumos, energía, servicios, información y tiempo de trabajo por parte del personal, se trate de empleados o directivos.
 
§ La venta de información, se trate de la generada por investigación y desarrollo de productos, estudios de mercados o base de clientes.
 
§ Falsificación de marcas y/o productos.
 
§ Sobornos.
 
§ Robos de insumos, materiales, productos, fórmulas y documentación.
 
§ Entrega de parte de proveedores de material o componentes de menor calidad, y en menor cantidad a la contratada, con la intención manifiesta de beneficiarse en perjuicio de la empresa adquirente.
 
§ Utilización de fondos de la empresa de manera ilegítima, cobro de intereses y comisiones no pactadas, cobro de servicios no pactados.
 
§ Tergiversación o manipulación de datos contables a los efectos de mostrar el cumplimiento de objetivos; en muchos casos con el propósito de obtener premios especiales.
 
§ Manipulación de la contabilidad para ocultar errores o falencias de gestión (ocultar una mala gestión crediticia o un sobre-stock, entre otras).
 
Podemos apreciar de los casos ejemplificados que el fraude puede ser realizado por agentes internos, externos o una combinación de ambos, con el propósito de obtener beneficios, los cuales resultan en una pérdida explicita o implícita, y mediata o inmediata para la empresa.
 
Actitudes ante el fraude
 
No hay aspectos más controvertidos de la actividad comercial que la seguridad, la prevención del fraude y su detección. Parece evidente que, en algunas áreas, el comportamiento fraudulento se tolera abiertamente o está incluso institucionalizado.

Por otra parte cabe consignar la naturaleza contagiosa y corrosiva que tiene la falta de sanción de los pequeños fraudes, los cuales a que ellos se multipliquen y incrementen en magnitud. Basta con que parte de la plantilla obtenga beneficios no autorizados para que el resto desee lo mismo.

Multiplíquense los costes por todos los empleados a lo largo del año y se pone claramente de manifiesto que el fraude no puede tolerarse bajo ningún punto de vista.
 
La experiencia indica que la dirección no ejerce o establece un sistema de control adecuado por cuanto:
 
1. No alcanza a comprender los riesgos que le son inherentes.
 
2. Niegan la posibilidad de ocurrencia.
 
3. Se niegan a realizar gastos o inversiones conducentes a su prevención y contralor.
 
4. No confían plenamente en la capacidad de los controles.
 
5. Consideran que las medidas sobre seguridad no son buenas para la moral del personal, pues contribuyen a su desmotivación.
 
6. Consideran que sus auditores internos o externos, detectarían el fraude.
 
Factores decisivos del fraude en la empresa
 
En la empresa el fraude es la resultante de la combinación de dos factores: la oportunidad y la motivación. La oportunidad puede estar generada por la capacidad de acceso, los conocimientos y el tiempo con los cuales cuenta la o las personas implicadas en el fraude. En cuanto a la motivación, la necesidad, la justificación y el desafío son los elementos claves.
 
Como resultado de lo observado podemos afirmar que el fraude es muchas veces previsible, tanto en su alcance como en su dirección, debido ello, a los controles y clima interno creados y generados por la dirección de la empresa.
 
Categorías de riesgo de fraude

Estilo de dirección	Buenos controles	Controles insatisfactorios
Estilo de dirección y prácticas de personal claros	TIPO 1 Fraude improbable	TIPO 2 Fraude posible
Dirección débil o poco recta y prácticas de personal deficientes	TIPO 3 Fraude probable	TIPO 4 Fraude inevitable

 De todo ello se sigue que, si puede negarse la motivación para la falta de honradez, las posibilidades delictivas se reducen; se cortará de raíz la mayoría de los fraudes, si se limitan las oportunidades y se convierte la detección en el resultado inevitable del delito.
 
Lamentablemente la falta de comprensión por parte de la dirección lleva a las empresas a ser víctimas del Tipo 4. Con sólo lograr un cambio de liderazgo y una modificación clara en la cultura corporativa se pasaría de una condición de “fraude inevitable” a una situación de “fraude posible”. De allí, la importancia de la política empresaria, siendo la mejor de ellas la fijación de un objetivo de “Cero Fraude”.
 
Detección de fraudes
 
El primer objetivo de la detección es contribuir a crear un entorno empresarial seguro y solvente mediante la prevención de pérdidas productos del fraude. Por otro lado la detección ha de llevar a la investigación y a la recuperación de los fondos perdidos.
 
En la búsqueda sistemática de detectar fraudes han de seguirse siempre las siguientes reglas generales:
 
1. Nunca pasar por alto lo evidente.
 
2. Buscar las desviaciones, no la solución más compleja.
 
3. Concentrarse siempre en el punto más sencillo y débil del fraude.
 
4. Si se han manipulado las cuentas o destruido registros, aquella persona cuya culpabilidad hubiera resultado más evidente, si la manipulación o destrucción no se hubieran producido, será considerada como el primer sospechoso.
 
5. Si tras la investigación de todos los hechos, el culpable parece ser determinada persona, es más que probable que realmente lo sea.
 
6. La prevención y detección de fraudes no constituye una actividad esporádica, sino que debe formar parte rutinaria de la actividad empresarial.
 
7. No es imprescindible detectar todos los fraudes a la vez. El objetivo principal de la detección de fraudes es evitar que se produzcan. De tal forma si cada caso se detecta e investiga, se genera un efecto disuasorio.
 
8. Deben destinarse recursos suficientes a la tarea de detección de fraudes. La detección de fraudes no es un mero subproducto de la auditoría tradicional.
 
9. La detección de fraudes es una tarea ardua.
 
10. Para detectar y prevenir fraudes es menester delegar específicamente dicha labor en un responsable.
 
Técnicas de detección
 
Entre las principales diez técnicas destinadas a detectar los síntomas, las manipulaciones, los falseamientos y las ocultaciones tenemos:
 
1. Auditoría de puntos críticos. La misma consiste en el examen de cuentas y registros a los efectos de detectar síntomas de manipulaciones y conversiones fraudulentas. El resultado de la misma es una lista de síntomas fraudulentos o aspectos posiblemente fraudulentos a partir de los cuales cabe iniciar actividades de investigación.
 
2. Análisis sobre susceptibilidad al fraude de los trabajos. Esta técnica gira en torno a una sencilla pregunta: “Si hubiera un ladrón en este puesto de trabajo, ¿qué podría hacer?”. Se trata de un sencillo análisis de los riesgos de fraude desde la perspectiva del ladrón potencial” (Análisis Negativo).
 
3. Tablas de vulnerabilidad. El fraude sólo se produce cuando existe una oportunidad para ello. Cuanto más o menos dificultosa sea la oportunidad, tanto más probable es que sea aprovechada. La vulnerabilidad puede definirse como la posibilidad de que un acto desfavorable para la víctima tenga lugar sin que sea detectado. Para ello y mediante el uso de una tabla predeterminada se evalúan los niveles de riesgos de los diversos sectores, procesos y actividades de la organización.
 
4. Vigilancia. La misma puede utilizarse también con carácter preventivo. Es realmente sorprendente como los delincuentes comienzan a actuar con frecuencia de buena fe al verse sometidos a vigilancia.
 
5. Observación. Constituye una técnica destinada a la investigación y detección.
 
6. Informantes e investigaciones encubiertas. Ello persigue lograr de una manera oculta, información y pistas que puedan emplearse y demostrarse en el curso de una investigación abierta y franca.
 
7. Inteligencia empresarial. Desde una perspectiva de detección de fraudes, la inteligencia empresarial trata de asegurarse de que las ventas y suministros de la empresa no se ven perjudicados por prácticas de competencia desleal.
 
8. Comprobaciones in situ. Una comprobación in situ puede definirse como una verificación especial, apoyada por la dirección de la empresa, sobre una circunstancia u operación comercial concreta.
 
9. Determinación de posibles delincuentes. El objetivo de la misma es coordinar y concentrar los recursos para descubrir a los delincuentes conocidos o a los meros sospechosos y no cejar en el empeño hasta que las sospechas se hayan confirmado o revelado infundadas.
 
10. Matriz de Control Interno. Si bien es sobre todo un sistema de prevención, debidamente implementado permite la detección de anomalías gracias al control planificado de riesgos ponderados para las diversas áreas, sectores, procesos y actividades de la empresa.
 
Como defenderse
 
Si lo que hace posible una conducta fraudulenta es la existencia de una oportunidad, una necesidad económica o psicológica, una justificación moral y una escasa posibilidad de detección, es indudable que la mejor forma de defensa es atacar el problema en todos sus frentes.

Ello implica reducir las necesidades económicas y sicológicas, así como las justificaciones morales, incrementando al mismo tiempo las posibilidades de detección del fraude. Las contramedidas son tan interdependientes como lo son los factores causales.
 
Siempre debe tenerse en cuenta al establecer un sistema preventivo, la necesidad de un equilibrio entre la flexibilidad de las operaciones empresariales, los costos y las defensas que se adopten. Si los controles son demasiados estrictos, se interrumpen las actividades y los empleados pierden interés.

 Si, por el contrario, dichos controles son demasiados laxos, serán fácilmente superados por los delincuentes. El equilibrio entre prevención y restricción es difícil y casi imposible a menos que los controles preventivos estén concebidos creativa y eficazmente, como así también respaldados por otras medidas.
 
Las defensas, deben estratificarse y obligar al delincuente a seguir una línea de conducta ilegal, para la que no exista una explicación que le haga inocente. Ello ha de ser obvio para toda aquella persona que tenga en mente la comisión de un fraude contra la empresa.
 
La regla fundamental a aplicar es: “primero, piensa como un ladrón para determinar las oportunidades y, de tal forma idear los controles que lo disuadan”.
 
La seguridad cotidiana funciona sólo si los controles se hacen respetar por sí mismos o si los empleados perciben debidamente:
 
§ los riesgos de las áreas en las que trabajan;
§ cuáles son los objetivos en materia de seguridad de parte de la empresa;
§ lo que se espera de ellos;
§ la suficiencia y coherencia de los controles; y
§ que los incumplimientos han de ser sancionados.
 
El punto de partida es siempre establecer una clara política en materia organizacional. La alta dirección fija la configuración de la ética y estilo de la empresa. De tal forma, si los propios directivos dejan de comportarse con honradez o toleran tipos inaceptables de comportamiento, los empleados encontrarán, sea cual fuere su rango, mayores razones o posibilidades de justificar sus infracciones.
 
La política de seguridad ha de ser fijada por los directivos y debe hacerse extensiva a toda la organización. Dicha política ha de fijar una clara asignación de responsabilidades.
 
Los puntos o aspectos a tener debidamente en consideración comprenden:
 
§ La selección de personal.
§ La protección de la información.
§ Contratación de seguro por riesgo de infidelidad.
§ Planificación de emergencias.

§ Establecimiento de seguridad física.
§ Implementación de un eficaz sistema de control contable.
§ Fijación de responsabilidades claramente establecidas.
§ Rotación y separación de tareas.

§ Información y confirmación de terceros.
§ Defensa contra los falseamientos comerciales, personales y físicos.
§ Establecimiento de un Sistema de Protección de Activos.
 
Conclusiones
 
No tomar debidamente en consideración los riesgos de fraude, constituye a no dudarlo uno de los mayores riesgos. Significa literalmente exponerse a la ambición y malos deseos tanto de internos como de externos a la organización. La empresa que no presta atención a los riesgos de ilícitos, corre el riesgo de sufrir cuantiosas pérdidas. Al igual que las pérdidas por falencias de calidad y bajos niveles de productividad, las mismas se agrupan entre los costos ocultos, aquellos no percibidos.
 
Una errónea gestión del riesgo en materia delictiva y consecuentemente en la gestión preventiva traerá tarde o temprano grandes dolores de cabeza a la empresa y muy especialmente a sus directivos.
 
Es por ello que la mejor forma de limitar los riesgos e incrementar al mismo tiempo la rentabilidad de la empresa es estableciendo un eficaz y eficiente sistema de detección y prevención de fraudes, lo que da en llamarse sistema antifraudes.
 
De igual forma que en los sistemas de mejora continua, reducción de costos y mejora de calidad, el éxito del sistema antifraude depende plenamente del compromiso de los directivos.

Bibliografía

Corporate Fraud – Michael Comer – McGraw Hill Book Company (UK) Limited – 1987
Fraude, el enemigo que ............. Revista Mercado – Junio de 2006 – Páginas: 80-87
Los Doce Ceros – Mauricio Lefcovich – www.gestiopolis.com - 2005
 

Dr. Mauricio Lefcovich - Consultor en Administración de Operaciones y Estrategia de Negocios. Especialista en Calidad, Productividad, Mejora Continua, Reducción de Costos y Satisfacción del Consumidor. E-mail: mlefcovicharrobahotmail.com