Desde mediados de la década del 70 se vienen produciendo profundos
cambios en el entorno en que se mueven las organizaciones.
Actualmente, la tasa de innovación tecnológica es la más acelerada que
se ha conocido en la humanidad. Se reduce significativamente el tiempo
que transcurre entre un descubrimiento científico y su aplicación a la
producción, así como el ciclo de vida de los productos. Por otra parte,
se modifican las tecnologías de comercialización y financiación de las
operaciones comerciales.
Tres características han tenido estos grandes cambios: en primer lugar,
la extraordinaria celeridad con que se han producido; en segundo, la
profundidad y amplitud del espectro de cuestiones que abarcan; y, en
tercero, su imprevisibilidad, es decir, la imposibilidad no sólo de
preverlos, sino de imaginárselos.
Todo ello ha puesto en crisis muchos paradigmas gerenciales
tradicionales que, en la actualidad, resultan estrechos o inoperantes
bajo las nuevas circunstancias de gestión. Una investigación efectuada a
principios de la década de los 90 arrojó que las habilidades
profesionales fundamentales de los gerentes en el 2000 deberán ser: la
formulación de estrategias, la dirección de recursos humanos, la
mercadotecnia y las ventas, el manejo de las finanzas y la negociación y
la solución de conflictos.
Investigaciones llevadas a cabo por prestigiosos especialistas del
ámbito de la gerencia, sobre qué hacen y cómo lo hacen los gerentes de
éxito, ponen de manifiesto que los gerentes, más que planificar,
organizar, coordinar, dirigir y controlar, se pasan la mayor parte del
tiempo negociando todo y con todos. Y es que, probablemente, este sea
uno de los rasgos característicos de la gerencia contemporánea: las
funciones gerenciales se desarrollan, esencialmente, en un ambiente
negociador.
La palabra negociación ha cobrado una importancia tan marcada que la
sitúa por encima de otras formas de solución de conflictos, como son el
arbitraje, los procesos judiciales o el uso de mediadores, tanto en la
arena internacional como en las relaciones económicas y comerciales
entre países, organizaciones y empresas.
DESARROLLO
I. El Concepto de Negociación
La mayoría de las personas y, especialmente, los empresarios, se ven
constantemente envueltos en negociaciones de diferente índole. Por
ejemplo, cuando se reúnen para establecer un contrato, comprar o vender
cualquier producto o servicio, resolver deficiencias, tomar decisiones
colegiadas, acordar planes de trabajo, etc.
Por ello, negociar, y negociar bien, adquiere una fundamental
importancia para poder lograr mejores relaciones en la vida y, como
consecuencia, más agradables y sólidas posiciones. Por todo ello,
negociar, merece ser estudiado.
En tal sentido, lo primero que se debe comprender es la esencia y el
alcance del concepto de negociación. A continuación se relacionan un
conjunto de definiciones del concepto de negociación de prestigiosos
especialistas sobre el tema con el objeto de presentar las diferentes
aristas y enfoques que sobre ella se perciben:
"Las negociaciones se pueden definir prácticamente como el proceso
que les ofrece a los contendientes la oportunidad de intercambiar
promesas y contraer compromisos formales, tratando de resolver sus
diferencias". (Colosi y Berkely , 1981)
"¿Qué es negociación? Nada puede ser tan simple en su definición y tan
amplio en su sentido. Cada deseo que demanda satisfacción (y todos lo
necesitan) es en definitiva una potencial ocasión para que la gente
incite un proceso de negociación.
La negociación depende de la comunicación. Esto ocurre entre individuos
que actúan ellos mismos, o como representantes. Cada vez que la gente
intercambia ideas con la intención de relacionarse, cada vez que
intentan acuerdos, uno de ellos está negociando". (Nierenberg, 1981)
"Negociar es hacer negocio, es decir, intercambiar y regatear. Ello
supone que cada uno desea lo que posee el otro, pero, evidentemente, al
menor precio posible. Supone, además, una satisfacción (obtener lo que
se desea) y una insatisfacción (dar lo que se posee), al mismo tiempo.
Por otra parte, sólo se negocia cuando cada uno desea obtener algo a
costa del otro, lo cual supone una trampa: la que se teme, y en la que
se quiere hacer caer al otro". (Desaunay, 1984)
"La negociación es un proceso y una técnica mediante los cuales dos o
más partes construyen un acuerdo. Las partes empiezan discutiendo sobre
el asunto en el cual tienen intereses, lo que genera entre ellas
variados sentimientos. Los motivos que asisten a cada negociador generan
en ellos conductas que, a menudo, se expresan en propuestas verbales.
Este intercambio hace que las partes desarrollen intensos deseos de
controlar el tema que les preocupa". (Monsalve, 1988)
"La negociación es un proceso mediante el cual dos o más partes -que
tienen intereses tanto comunes como opuestos- intercambian información a
lo largo de un período, con miras a lograr un acuerdo para sus
relaciones futuras". (Villalba, 1989)
"Proceso de lograr aceptación de ideas, propósitos e intereses, buscando
el mejor resultado posible, de tal manera que todas las partes sean
beneficiadas".
(Correa y Navarrete, 1997)
Siempre que se intente influir en una persona o grupo de personas a
través del intercambio de ideas, o con algo de valor material, se está
negociando. La negociación es el proceso que se utiliza para satisfacer
las propias necesidades cuando alguien más controla lo que se desea.
Cada deseo que se gustaría realizar o cada necesidad que se ven
obligados a satisfacer son situaciones potenciales para la negociación.
La negociación entre empresas, grupos o individuos normalmente ocurre
porque uno tiene algo que el otro quiere y está dispuesto a negociar
para obtenerlo. Por tanto, es un proceso que incluye dos o más partes,
con intereses comunes, pero a su vez en conflicto, que voluntariamente
se reúnen para presentar y discutir propuestas comunes con el propósito
de llegar a un acuerdo.
II. Tipos de Negociaciones
El conocimiento pleno del tipo de proceso negociador resulta de vital
importancia para su adecuada preparación. Es por ello que, antes de
enfrentarlo, es necesario definir con la mayor claridad posible el tipo
de negociación en la que se va a participar. Las negociaciones pueden
clasificarse de la siguiente forma:
· Según las personas involucradas: Las negociaciones pueden efectuarse
entre individuos, entre estos y grupos o entre grupos. A medida que
intervienen más personas se complejiza más el proceso pues entran a
jugar mayor número de intereses, puntos de vista, comportamientos,
conductas, expectativas y niveles de satisfacción, lo que genera un
sinnúmero de diferencias y demanda una mayor preparación del proceso.
· Según la participación de los interesados: Pueden clasificarse en
negociaciones directas e indirectas (a través de mediadores, árbitros,
abogados, etc.). En el primer caso, por lo general, el proceso es más
expédito y dinámico, mientras que, en el segundo caso, el proceso se
puede retardar y, lo que puede ser más peligroso, complicarse por la
falta de comunicación entre las partes debido a la entrada de
intermediarios.
· Según asuntos que se negocian: Existe una gama amplia de asuntos que
pueden negociarse, desde aspectos políticos, comerciales y técnicos,
hasta personales y afectivos. En cada caso resulta imprescindible tener
un conocimiento adecuado del objeto de la negociación, así como crear el
ambiente propicio para lograr el efecto deseado.
· Según el status relativo de los negociadores. Bajo tal criterio las
negociaciones pueden clasificarse en horizontales, cuando las partes se
encuentran en un mismo nivel de la escala jerárquica ; verticales,
cuando las partes que negocian se encuentran vinculados a través de una
relación de subordinación directa; o diagonales, cuando la negociación
se produce entre partes que se encuentran en diferentes escaños de la
pirámide jerárquica.
· Según el clima humano. De acuerdo con este criterio las negociaciones
pueden ser amistosas o polémicas, así como abiertas y sinceras o
manipuladas. Las negociaciones amistosas y abiertas y sinceras resultan
mucho más fáciles que el otro extremo.
· Según los factores desencadenantes. De acuerdo con estas, las
negociaciones pueden clasificarse como: negociaciones libres (entre
compradores y vendedores); forzadas, cuando un hecho específico provoca
la negociación, morales o afectivas, cuando la causa del proceso
negociador tiene que ver con comportamientos, actitudes o valores; y
legales, cuando la causa que la origina es una demanda judicial
concreta.
· Según canal de comunicación. Pueden clasificarse en cara a cara,
telefónicas, epistolares o sobre la base de representantes. La
diferencia fundamental entre ellas reside en el grado en que fluye el
proceso de comunicación que se establece entre las partes.
Según el modo de negociación. Pueden clasificarse en negociaciones
competitivas y en negociaciones cooperativas. Dentro de la misma
negociación se pueden presentar estos modos. La comprensión de los
mismos y su combinación adecuada en el proceso puede ayudar en el
proceso de negociación.
III. Conocimientos y Habilidades Necesarias para Negociaciones Efectivas
"La calidad de la negociación se mide por el impacto y la influencia que
ejerzamos en la contraparte y no sólo por la intención que tengamos en
la misma" Berlew y Moore (1987)
Para ser efectivos en una negociación se requiere una serie de
conocimientos y habilidades imprescindibles. Entre las que se destacan:
1. Habilidades de relación interpersonal
Las negociaciones no deben ser un debate, el propósito del negociador
debe ser influir, persuadir y convencer a la parte contraria. Para ello,
es imprescindible que el negociador se pertreche de una metodología que
le permita:
· Conocer y mostrar sus fuerzas.
· Administrar sin mostrar sus debilidades.
· Solucionar conflictos.
· Conocer a la otra parte y sus necesidades.
· Presentar argumentos de acuerdo con las características conductuales
del otro negociador.
· Comportarse de tal manera que genere confianza.
· Saber escuchar, comunicar.
· Crear un clima de cooperación entre los negociadores.
· Buscar incrementar su grado de flexibilidad, lo que implica capacidad
para colocarse en el lugar del otro y aceptar cambios.
La sentencia de Sócrates "conócete a tí mismo" se adelanta a cualquier
consejo de esta naturaleza en el terreno de las negociaciones. Tener
éxito en una negociación no significa necesariamente presionar para
obtener más dinero o una mayor participación, sino promover los
intereses en su totalidad, lo cual puede incluir, además de dinero y
bienes materiales, también la satisfacción de necesidades espirituales.
Entre estas habilidades dos resultan básicas: la capacidad de persuasión
y la capacidad de discutir de manera provechosa. Ambas son herramientas
personales de incalculable valor en el negociador de éxito. Ser una
persona persuasiva y capaz de discutir provechosamente implica utilizar
cotidianamente un grupo de técnicas, hábitos y habilidades.
2. Conocimiento de su propio negocio
El negociador debe tener el mayor conocimiento posible acerca del área
de la negociación. Para ello deberá desarrollar y obtener:
· La mayor información posible acerca del objeto de la negociación.
· Datos relativos al mercado.
· Conocimientos acerca de la estructura competitiva del sector.
· Conocimiento acerca de políticas gubernamentales, factores y
regulaciones medioambientales, aspectos financieros y legales que pueden
afectar lo que está siendo negociado.
3. Tecnología del negociador
Se refiere al dominio de los procesos y técnicas de negociación. Implica
el conocimiento y aplicación de una metodología que permita al
negociador:
· Planear, ejecutar y controlar la negociación dentro de una secuencia
lógica y predeterminada.
· Utilizar ciertas ideas que vuelvan su argumento más atrayente hacia la
sensibilización de la otra parte.
· Desarrollar la habilidad de hacer concesiones y superar obstáculos.
La negociación es un arte y, por tanto, los negociadores no pueden
encasillarse en un modelo único de negociación, pues cada negociación,
sin dudas, constituye un acto de creación. Todo ello conduce a la
necesidad de estudiar las etapas del proceso de negociación.
IV. Etapas del Proceso de Negociación
El proceso de negociación puede analizarse en tres etapas:
1. Planificación: contempla el diagnóstico, la estrategia y las
tácticas.
2. Negociación Cara a Cara: contiene sus propias etapas
3. Análisis posterior: incluye el análisis de los resultados del proceso
1. La planificación es la parte más importante de la negociación pues
garantiza la preparación del proceso. Una buena preparación previa es el
camino más seguro para llegar a una negociación satisfactoria. Lo que se
haga o se deje de hacer antes de llegar a la mesa de negociaciones se
revelará en cuanto se llegue a ella.
Un negociador mal preparado tiene que limitarse a reaccionar ante los
acontecimientos, nunca podrá dirigirlos.
El arte de la dirección consiste en saber lo que hay que hacer y cómo
hacerlo. Lo mismo puede decirse del arte de la negociación. Y es,
precisamente, la fase de la planificación la apropiada para definir lo
que hay que conseguir y cómo conseguirlo.
La mayoría de los directivos se inclinan mucho más a tomar medidas que a
dedicar tiempo a reflexionar sobre las condiciones y la planificación
adecuada, quizás debido en parte por las limitaciones de tiempo y las
presiones de trabajo. Para muchos, planificar resulta aburrido y tedioso
por lo que se deja a un lado para "entrar rápido en acción", sin pensar
que no planificar es planificar un fracaso.
En tal sentido, en la planificación de una negociación resulta de gran
ayuda la estratificación del proceso en tres fases: 1. Diagnóstico
2. Estrategia
3. Tácticas
El diagnóstico
Constituye una fase de vital importancia para la negociación, pues a
partir de ella se obtiene una información relevante que apoya la
estrategia y tácticas a emplear. El diagnóstico se concentra en tres
aspectos claves: análisis del tipo de negociación, análisis del poder de
negociación y análisis DAFO. A continuación se analizarán cada uno de
ellos.
· Tipo de negociación: Se identifica el tipo de negociación a la que se
enfrentan y su nivel de complejidad. Sobre la base de estas
apreciaciones, se podrá definir el modo de negociación, es decir,
cooperativo o competitivo. Si se conoce plenamente el tipo de
negociación a la que se enfrentan, estarán en condiciones de trazar
estrategias más coherentes y tácticas más adecuadas.
· El poder negociador. Enfrentarse a un proceso negociador presupone,
ante todo, evaluar el balance del poder negociador entre las partes.
Existen muchas fuentes de poder. Algunas están basadas en recursos
(poderío financiero), otras en leyes, reglamentos o precedentes,
mientras que otras -tal vez las más importantes y las que menos se toman
en consideración en la negociación- se basan en factores psicológicos.
Karrass (1985) plantea que "el poder es una cosa extraña.
Es la idea que nos hacemos de él, lo cual no significa que no sea real.
Es muy real, y es capaz de proporcionar enorme energía en una
negociación. Pero, en gran medida, reside en nuestra mente. Es tan
fuerte o tan débil como nosotros creemos que es". El poder negociador
transita por el análisis de un grupo de factores determinantes que son:
ü Información: Mientras más conozca sus fortalezas y debilidades y las
de su contraparte, así como del objeto de negociación y del entorno,
mayor poder tendrá.
ü Legitimidad: Ninguna fuente de poder puede hipnotizar tanto como el
poder de la legitimidad. El poder está investido por factores tales como
la opinión pública, un sentido de rectitud, una buena trayectoria, una
posición bien respaldada. El uso de modelos de contratos impresos, de
"listas oficiales" de precios, de negociaciones anteriores, así como de
regulaciones establecidas puede darle más legitimidad a sus posiciones.
ü Compromiso: El compromiso, la lealtad y la amistad son baluartes de
poder. La gente que está comprometida con sus metas o con la
satisfacción de otros tiene un poder oculto. El compromiso con su
organización, su convencimiento sincero de sus valores y de lo que hace,
le da credibilidad y mucha fuerza para argumentar y defender sus
posiciones.
ü Tiempo: El tiempo y la paciencia son poder. La persona que está más
restringida por el límite de tiempo proporciona al oponente una base de
poder. Saber utilizarlo bien para buscar más información, para no
precipitarse, para ser más convincente, para no dejarse presionar, para
no dar la sensación de que está "desesperado" y, al mismo tiempo, para
no perder oportunidades por no reaccionar "a tiempo".
ü Saber callarse: Para no dar más información de la necesaria y para
escuchar debidamente y esperar las respuestas de la contraparte es
importante.
ü Asumir riesgos: La seguridad es una meta de los humanos. La persona
que está dispuesta a aceptar una carga más grande de inseguridad con
respecto a un premio o a un castigo, aumenta su poder.
ü Dependencia: En la medida que su contraparte dependa más de usted (o
al menos piense de esa forma), tendrá más poder. Si usted depende más de
su contraparte (o ésta lo piense así), tendrá menos poder.
ü Habilidades para negociar: Para identificar sus necesidades y
objetivos y los de su contraparte; para argumentar sus posiciones;
encontrar opciones; salir airoso de situaciones conflictivas; ser firme
y flexible y, al mismo tiempo, para crear un clima colaborativo, para
convencer sobre su "poder”
ü Esfuerzo: Negociar es un trabajo arduo. En tal sentido, el deseo de
trabajar es poder. Tal vez el trabajo más pesado lo imponen los
requerimientos de planeación. La parte más dispuesta a trabajar duro
gana en poder.
· Análisis DAFO. Todo el esfuerzo previo desarrollado en el análisis del
tipo de negociación y del poder negociador constituyen importantes
puntos de partida para efectuar un análisis DAFO (debilidades, amenazas,
fortalezas y oportunidades) de la negociación. Como resultado de este
análisis se podrá obtener la información acerca de los factores internos
y externos que favorecen el proceso negociador y la posibilidad de
lograr acuerdos.
La Estrategia
Es donde los especialistas exponen mayor diversidad de posiciones. Sin
embargo, hay algo en común entre ellos y es que la parte más sensible de
un proceso de negociación es la determinación de la estrategia.
La estrategia de la negociación debe centrarse en la anticipación de las
respuestas de la otra parte ante propuestas y sugerencias, así como en
la capacidad y disposición de ésta para obtener sus objetivos.
La estrategia comienza con el conocimiento de la situación crítica
negociable, es decir, aquellas situaciones donde es importante que las
partes involucradas deban quedar satisfechas con los acuerdos que se
logren, por la importancia de mantener o crear una relación a largo
plazo o donde se requiere la necesidad de compromiso de una o ambas
partes.
Una vez identificada la situación crítica negociable, es necesario
analizar a fondo un grupo de categorías básicas que marcan el hilo
conductor de la estrategia de negociación:
· Necesidades
Constituyen las carencias, insatisfacciones o insuficiencias que motivan
a los negociadores a ir a la negociación con la finalidad de
satisfacerlas. Son las cuestiones más esenciales y estables de todos los
factores que intervienen en un proceso de negociación. Las necesidades
son tan múltiples como los intereses o escala de valores que posee el
individuo, su cultura y condiciones en que vive, por lo que pueden
identificarse necesidades materiales y espirituales.
La identificación precisa de las necesidades propias y de las
de la contraparte constituye el factor más importante para alcanzar el
éxito en una negociación. Generalmente, las necesidades no se declaran o
explicitan, sino lo que más bien afloran son los objetos y objetivos de
la negociación, otras dos categorías básicas de la estrategia.
· Objetos
Son las vías, los instrumentos a través de los cuales los negociadores
tratan de satisfacer sus necesidades en un proceso de negociación. Una
misma necesidad puede satisfacerse a través de diferentes objetos, que
pueden modificarse en el proceso de negociación.
· Objetivos
Son las metas, los resultados que se proponen alcanzar los negociadores
en los diferentes objetos de negociación. En las negociaciones son
denominados también posiciones.
La Táctica
Si bien se decía anteriormente que la estrategia es, en esencia, lo
que piensan los negociadores, la táctica es lo que hacen los
negociadores. Si se mira sólo a la estrategia se puede tropezar con
obstáculos que están a la vista y nunca alcanzar los objetivos.
No existen tácticas correctas para la estrategia equivocada. Si no sabe
a dónde va, qué sentido tendría discutir cómo puede llegar. La táctica
se refiere a la formulación de pautas a corto plazo que permiten
alcanzar los objetivos a largo plazo.
Por tanto, en la táctica es necesario tener en cuenta cómo se
inicia el proceso negociador, cómo se abandona, cuál será la primera
oferta y qué concesiones se pueden hacer. Esto incluye también organizar
el equipo negociador, o sea, designar funciones que cumplirán los
miembros del equipo, cómo se coordinarán dichas funciones, cómo se
distribuirá la información sobre las necesidades y objetivos de la otra
parte y cómo concretamente se pueden satisfacer.
2. La negociación cara a cara
Los negociadores exitosos se preocupan mucho por su comportamiento "cara
a cara". Ellos evitan cuidadosamente el uso de las frases irritadoras
como: "Mi oferta es generosa" o "mi oferta es justa o razonable".
Para ello, es necesario tener una clara idea acerca del proceso
de negociación cara a cara, comenzando por conocer las etapas de dicho
proceso y cómo canalizar sus energías durante la misma mediante la
aplicación de los diferentes estilos de influencia.
Etapas de la negociación cara a cara
La negociación cara a cara cuenta de cinco etapas bien definidas. Estas
son:
· La apertura. En esta etapa se da inicio al proceso, por lo que resulta
necesario en la misma hacer las presentaciones formales, exponer y
acordar la agenda, definir las reglas de trabajo para llevar a cabo la
negociación y concretar la logística del proceso.
· Las expectativas. En esta etapa las partes presentan sus expectativas,
hacen las aclaraciones correspondientes y efectúan los ajustes
necesarios a la agenda como resultado de este proceso.
· El intercambio. Es aquí donde comienzan a ponerse en práctica las
estrategias y tácticas previamente definidas, se produce en un primer
momento una especie de comparación opciones vs. demandas, en la que se
evalúan las formas de hacerlas corresponder para llegar a resultados
concretos. Se desarrollan las juntas privadas, los lobbies, empiezan los
impasses y comienzan a manifestarse los conflictos.
· El acercamiento. Es, posiblemente, la etapa más decisiva para el logro
de resultados concretos y la más creativa desde el punto de vista de las
decisiones que se adoptan para alcanzarlos. En la misma se identifican
las áreas comunes de las partes, se generan nuevas opciones, se plantean
las concesiones, se solucionan los conflictos y se toman un grupo de
acuerdos preliminares.
· El cierre. Incluye la revisión de los acuerdos, la definición de las
fechas y los responsables, los mecanismos de seguimiento y monitoreo de
los acuerdos y la aprobación final.
3. Análisis posterior
En esta etapa se analizan los resultados del proceso, las experiencias
adquiridas, las perspectivas futuras y el control o seguimiento de los
resultados.
V. Fórmulas para el Éxito de la Negociación
1. La negociación no es una competencia. Se puede encontrar un mejor
trato para ambas partes.
2. Tiene más poder del que usted cree. Busque los límites del poder de
su oponente.
3. Escriba un plan. Nunca decida en ningún punto a menos que este
preparado para hacerlo.
4. Sin importar que tan grandes sean las diferencias, nunca tenga
miedo de negociar.
5. No hable. Escuche sin criticar.
6. No se sienta limitado por la posición o la autoridad. Una vez que
haga su tarea, debe estar dispuesto a enfrentarlos.
7. No se sienta limitado por los hechos, promedios o estadísticas.
8. Una negociación difícil tiene conflictos. La persona que tiene una
necesidad de caer bien esta propenso a ceder demasiado.
9. Ponga metas más altas. Prepárese para tomar los riesgos. También
esté preparado para trabajar duro y ser paciente.
10. Pruebe a su oponente. Nunca sabe lo que él estará dispuesto a ceder.
Tome el tiempo y sea persistente.
¡......muchos éxitos en la próxima negociación!
CONCLUSIONES
El proceso de negociación se puede definir como un proceso humano entre
dos o más partes, con intereses comunes, pero a la vez en conflicto, que
deciden intercambiar para satisfacer sus intereses y necesidades y
lograr un acuerdo.
Las negociaciones pueden clasificarse teniendo en cuenta las personas
involucradas, la participación de los interesados, los asuntos que se
negocien, el status relativo de los negociadores, el clima humano, los
factores desencadenantes, el canal de comunicación y el modo de
negociación.
Para ser efectiva la negociación se requiere una serie de conocimientos y habilidades tales como: habilidades de relación interpersonal, conocimiento de su propio negocio y la tecnología del negociador.
El proceso de negociación puede analizarse en tres etapas:
Planificación: contempla el diagnóstico, la estrategia y las tácticas.
Negociación Cara a Cara: contiene sus propias etapas.
Análisis posterior: incluye el análisis de los resultados del proceso.
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· Suárez, Demetrio y Luis Pérez. "Curso de Negociación",1992.
· Villalba, Julián. ¿Es posible gerenciar negociaciones?,1989
MSc. Mislany Hernández Aguiar y MSc. Yineisy Cedré Santos - Profesora asistente del Centro Universitario de Sancti Spíritus José Martí Pérez mislanysarrobasuss.co.cu mislanyhdezarrobayahoo.es MSc. Yineisy Cedré Santos Cuba
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