Todas y cada una de las actividades establecidas en cualquier organismo
deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la organización de
que se trate.- La existencia de un puesto sólo es justificable si sirve
para alcanzar realmente los objetivos del ente.
Este principio a primera vista parece obvio, sin embargo, la realidad
muestra que muchas veces se crean puestos con la consecuente implicación
de costos y esfuerzos inútiles, sólo por darle “chamba” al amigo o por
compromisos de índole político, que en nada contribuyen a lograr los
objetivos, sino que, al contrario, sólo ocasionan gastos innecesarios y
se burocratizan los procesos. No hay que confundir a los sistemas
organizacionales con sistemas burocráticos o de papeleo excesivo; al
organizar es necesario tener presente que la finalidad primordial de la
organización es promover la eficiencia, simplificar el trabajo y no
complicarlo.
Por lo que respecta a la jerarquía, es necesario establecer centros de
autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los
planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en una
línea clara e ininterrumpida, desde el más alto ejecutivo hasta el nivel
más bajo. Este principio establece que la organización es una jerarquía
por principio administrativo.
Ahora bien, al establecer niveles jerárquicos en un organismo, se hace
indispensable determinar la autoridad y la responsabilidad de cada nivel
de la organización, así a cada grado de responsabilidad conferido, debe
corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha
responsabilidad. No tiene objeto hacer responsable a una persona por
determinado trabajo, si no se le otorga la autoridad necesaria para
poder realizarlo.
En el mismo sentido, a cada grado de responsabilidad conferido, debe
corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha
responsabilidad. De la misma manera resulta absurdo conceder autoridad
para realizar una función a un empleado, si no se le hace responsable
por los resultados.
Pero debe quedar muy claro que al conferírsele autoridad a una persona
en el nivel que sea, debe entenderse que aplica estrictamente a las
actividades que se deben desarrollar para el logro de los objetivos de
la entidad, ya que son muchas las veces que se confunde esa autoridad y
se piensa que se debe ejercer indiscriminadamente, sólo porque el jefe
lo ordenó, sin importar que las tareas no correspondan a las actividades
estrictas de trabajo.
En otras ocasiones, si el jefe no sabe tomar decisiones acertadas en el planteamiento de algún problema específico y dichas decisiones las impone (partiendo de la base que la autoridad hay que ejercerla), en lugar de resolver un problema, los crea con el consecuente malestar de los afectados.
La postura cómoda de un jefe inepto que resuelve los problemas de
manera autoritaria diciéndole al afectado “o la tomas o busca otras
opciones laborales” deja mucho qué desear, porque si ese colaborador es
valioso, por una mala decisión perjudica a la institución con su
pérdida. Debe entenderse que una de las razones por las que se contrata
a un jefe es para que solucione problemas, no para que los complique.
Este fenómeno es muy común en las organizaciones políticas, donde los
subordinados “idolatran” a los jefes y todo lo que éstos ordenan se debe
cumplir al pié de la letra, consecuentemente, los jefes, piensan que son
omnipotentes y que todas sus decisiones sin importar si son acertadas o
no, deben cumplirse solamente porque ellos lo están ordenando. ¿Usted,
qué opina?
