BENCHMARKING: ALCANCE, RELEVANCIA

Autor: Ing. Carlos Mora Vanegas

Gestión del cambio

05-2006

Todas las empresas que se crean, tienen la oportunidad de desarrollarse, dependiendo como actúan en el entorno en donde se desenvuelven, como están organizadas, con que gerencia cuenta, como ha integrado sus recursos, y si realmente han desarrollado, creado estrategias que le han garantizado su éxito.

En este escrito nos adentramos en desarrollar la relevancia, alcance, beneficios de saber manejar adecuadamente lo que el benchmarking encierra, confiamos que lo que se exponme proporcione a los interesados información beneficiosa.

CONSIDERACIONES BÁSICAS, REPERCUSIONES, IMPORTANCIA

No cabe la menor duda, que un ejemplo paradigmático del cambio de la sociedad moderna es la transformación en las organizaciones, en particular en las empresas.

La realidad del presente caracterizada por cambios, desarrollos tecnológicos, competitividad, utilización adecuadas de sus recursos y con una gerencia proactiva, innovadora, estratega, conllevan a que las empresas para desarrollarse,

 cumplir con sus metas, estén bien integradas a la demanda que los escenarios exigen, en donde operan empresas altamente calificadas, que han desarrollado sus propios modelos, estrategias que la colocan en una ventajosa posición competitiva.

Ya están desapareciendo empresas que tenían estructuras jerárquicas burocráticas y muchos niveles, y mostraban estrategias y comportamientos de control, junto a complicados mecanismos para la gestión de los recursos humanos,

 el presente, nos indica que en las organizaciones productivas lo más importante son la cantidad de bienes o servicios producidos que garanticen calidad, que sepan satisfacer la demanda de los consumidores.

En los últimos 10 años, la técnica del Benchmarking se ha convertido en una práctica de uso común en las empresas más modernas del mundo, y es hoy por hoy una de las estrategias de negocio más efectiva, utilizada por organizaciones de todos los tamaños y pertenecientes a todas las industrias.

Benchmarking en el área de procesos es la continua actividad de comparar y medir los procesos de negocio de una organización, con los procesos más modernos de empresas líderes en el mundo. El objetivo es identificar y entender mejores prácticas aplicables a la compañía; y una mejor práctica significa, simplemente la mejor forma de ejecutar un proceso o actividad.

Efectuar un Benchmarking de los procesos de negocio no es más que comparar a la empresa misma con lo que hace su entorno, el cual está compuesto por empresas de la misma industria u otras diferentes, pero cuyas prácticas son aplicables a cualquier tipo de negocio.

 Todo esto hoy es posible gracias a la globalización tecnológica y económica, que permite que distintas empresas compartan información referente a sus prácticas de negocio de forma organizada ahora bien.

Por supuesto, que ha surgido en los últimos años un nuevo modelo de organización, «un nuevo modelo de empresa», «una nueva tendencia en la organización» y de gestión de mano de obra. La prioridad ofrecida a la calidad hace que el recurso humano sea decisivo y surja una «nueva lógica de organización.

Dentro de este marco es fundamental la «ingerencia» del trabajador en la calidad de la producción. Emergen nuevos sistemas participativos o formas de «expresión de los trabajadores» a partir de la creación de «círculos de calidad», «equipos de trabajo», «grupos de corrección», y allí el benchmarking tiene participación indiscutible en la búsqueda de soluciones a las problemáticas de las organizaciones modernas.

Benchmarking es un concepto relativamente reciente. Surgió en 1982, en un encuentro llevado a cabo en Xerox. Se utilizó para señalar las diferencias que se observaron entre los logros alcanzados por esa compañía y sus competidoras.

 En esa ocasión se analizaron áreas tales como costos de operación, precios de ventas, características de los productos, etc.

Durante la década de los ochentas fue creciendo en aceptación e incorporándose a las empresas y organizaciones como una forma sistematizada de hacer comparaciones competitivas con énfasis en procesos y resultados.

En 1989 Robert Camp, recopilando sus experiencias en Xerox, escribió el primer libro sobre el tema, el cual adquirió rápidamente gran éxito.

En 1992 Michel J. Spendolini hace una síntesis de los conceptos de benchmarking manejados hasta el momento.

Durante el primer lustro de los noventa benchmarking ha penetrado en prácticamente todos los ámbitos de empresas y organizaciones, que observan este concepto como instrumento útil de conocimiento, crecimiento y mejoramiento continuo.

Se ha desarrollado algunas bases conceptuales y operativas, como por ejemplo, las aportadas por Spendolini: quien señala, que es un proceso (1) sistemático (2) y continuo (3) para evaluar (4) productos (5), servicios (5) y procesos de trabajo (5) de las organizaciones (6) que son reconocidas (7) como representantes de las mejores prácticas (8) con el propósito de realizar mejoras organizacionales (9).

Desglose de los Elementos del Concepto:

Grupo 1: Es un proceso pues es una actividad que transcurre y se desarrolla.
Grupo 2: Está estructurado, hay un método para hacer benchmarking.
Grupo 3: No es una actividad de un sólo momento ni a corto plazo

Grupo 4: Es una actividad de búsqueda de información para la toma de decisiones
Grupo 5: Es aplicable a todas las áreas de la organización
Grupo 6: Es útil para todo tipo de organizaciones

Grupo 7: Está orientado a identificar a quienes destacan
Grupo 8: Por tener las mejores prácticas
Grupo 9: Con el fin de conocerlas, hacer comparaciones, aprender de ellas y proponer cambios

La definición de Benchmarking en los párrafos precedentes resulta muy simplista, por cuanto sólo la plasma como una técnica para medir, comparar o duplicar mejores prácticas de otras compañías, pero en realidad su significado es mucho más amplio y complejo.

 Dicho de otro modo, Benchmarking no consiste en realizar espionajes a las prácticas de otras compañías sino en obtener un mejoramiento continuo en los procesos de negocio de una empresa, a través del estudio de las experiencias de otras compañías exitosas, y el entendimiento y análisis de sus procesos de negocio.

 El poder del Benchmarking radica en el análisis y evaluación de los procesos y mejores prácticas y en la adaptación que se pueda hacer de las mismas en una compañía.

 Una práctica puede ser determinada como la 'mejor' para un proceso de una empresa, pero quizás para otra no resulte tan efectiva debido a diferencias culturales, estratégicas, tecnológicas, entre otras. He aquí la importancia del análisis y el juicio en un proceso de Benchmarking.

Existen diversas maneras para aplicar Benchmarking en las empresas, dependiendo del tipo de proyecto y del alcance que se le quiera dar a esta actividad, que podría incluir de manera global actividades como: Selección del proceso de negocio, determinación de la situación actual y del estado deseado del proceso, identificación de áreas y actividades de mejora, y desarrollo del plan de acción.

Categorías de Benchmarking.

Benchmarking Interno. En la mayor parte de las grandes empresas con múltiples divisiones o internacionales hay funciones similares en diferentes unidades de operación.

Una de las investigaciones de benchmarking más fácil es comparar estas operaciones internas. Debe contarse con facilidad con datos e información y no existir problemas de confidencialidad. Los datos y la información pueden ser tan amplios y completos como se desee.

Este primer paso en las investigaciones de benchmarking es una base excelente no sólo para descubrir diferencias de interés sino también centrar la atención en los temas críticos a que se enfrentará o que sean de interés para comprender las prácticas provenientes de investigaciones externas. También pueden ayudar a definir el alcance de un estudio externo .

Benchmarking Competitivo. Los competidores directos de productos son contra quienes resulta mas obvio llevar a cabo el benchmarking.

Ellos cumplirían, o deberían hacerlo, con todas las pruebas de comparabilidad. En definitiva cualquier investigación de benchmarking debe mostrar cuáles son las ventajas y desventajas comparativas entre los competidores directos.

Uno de los aspectos más importantes dentro de este tipo de investigación a considerar es el hecho que puede ser realmente difícil obtener información sobre las operaciones de los competidores. Quizá sea imposible obtener información debido a que esta patentada y es la base de la ventaja competitiva de la empresa.

Benchmarking Funcional. No es necesario concentrarse únicamente en los competidores directos de productos. Existe una gran posibilidad de identificar competidores funcionales o líderes de la industria para utilizarlos en el benchmarking incluso si se encuentran en industrias disímiles.

Este tipo de benchmarking ha demostrado ser productivo, ya que fomenta en interés por la investigación y los datos compartidos, debido a que no existe el problema de la confidencialidad de la información entre las empresas disímiles sino que también existe un interés natural para comprender las prácticas en otro lugar.

Por otra parte en este tipo de investigación se supera el síndrome del “no fue inventado aquí” que se encuentra frecuentemente cuando se realiza un benchmarking con la misma industria.
 

Ing. Carlos Mora Vanegas

El Dr. Mora es Ingeniero - Administrador, Profesor Titular en el Área de estudios de Postgrado de la Universidad de Carabobo (Venezuela).

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