Tres son las fases que rodean exactamente el momento de cierre y presentación de las cuentas anuales, siendo las mismas fases tanto para las Sociedades Anónimas como para las Sociedades de Responsabilidad Limitada las siguientes:
1º. Formulación.
Los administradores de la sociedad están obligados a formular, en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social:
- Las cuentas anuales (balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria), firmadas por todos los miembros del órgano de administración.
- El informe de gestión, firmadas por todos los miembros del órgano de administración.
- La propuesta de aplicación del resultado
Además, deberán formular, para el caso en que proceda, las cuentas y el informe de gestión consolidados.
2º. Aprobación
Una vez formuladas las cuentas anuales, el Órgano de Administración deberá convocar Junta General para proceder, en su caso, a su aprobación, debiendo resolver, además, sobre la aplicación del resultado del ejercicio de conformidad con el balance aprobado.
Por lo que respecta al carácter de la Junta General, esta será ORDINARIA para el supuesto de una SA, distinción que en la SRL no se da al no existir en esta última forma societaria diferenciación entre Junta Ordinaria y/o Extraordinaria.
3º. Depósito y Publicidad de las cuentas
Tras la aprobación, y dentro del mes siguiente a ésta se deberá presentar en el Registro Mercantil la siguiente documentación:
- La certificación de los acuerdos de la junta general de aprobación de las cuentas anuales y de aplicación del resultado
- Un ejemplar de cada una de dichas cuentas.
- Un ejemplar del informe de gestión y del informe de los auditores, cuando la sociedad esté obligada a auditoría o ésta se hubiera practicado a petición de la minoría.
Dentro de los quince días siguientes al de la fecha del asiento de presentación, el Registrador calificará bajo su responsabilidad si los documentos presentados son los exigidos por la Ley, si están debidamente aprobados por la junta general y si constan las preceptivas firmas.
El primer día hábil de cada mes, los Registradores Mercantiles remitirán al Registro Central una relación de las sociedades que hubieran cumplido durante el mes anterior la obligación de depósito de las cuentas anuales.
El Boletín Oficial del Registro Mercantil publicará el anuncio de las sociedades que hubieran cumplido con la obligación de depósito.
Para el supuesto en que esta obligación no se llevara a cabo, la Ley prevé desde el cierre registral hasta una multa por importe de 1.202´02.- € a 60.101,21.-€.
En la práctica, ¿como se refleja este calendario?, supongamos dos cierres diferentes de ejercicio, uno a 31 de diciembre (coincidente con el año natural) y otro, a 30 de septiembre, y teniendo en cuenta que la Junta se deberá reunir dentro de los seis primeros meses desde el cierre del ejercicio para la censura de la gestión social y aprobación, en su caso de las cuentas anuales y aplicación del resultado:
