Teoría de la contabilidad de costos

La contabilidad de costos es un sistema de información que clasifica, asigna, acumula y controla los costos de actividades, procesos y productos, para facilitar la toma de decisiones, la planeación y el control administrativo.

Costo

Desembolso, egreso o erogación que reportará un beneficio presente o futuro, por tanto es capitalizable, es decir, se registra como un activo; cuando se produce dicho beneficio, el costo se convierte en gasto.

Ejemplos de costo: En general, todos los egresos relacionados con la función de Producción de una empresa, como son: Compra de materiales; Seguros de los equipos productivos, Vigilancia de la Planta de Producción, Salarios de los empleados del área productiva, depreciaciones de los equipos, servicios públicos de la planta de producción, egresos de mantenimiento, etc.

Gasto

Es un desembolso, egreso o erogación que se consume corrientemente, es decir en el mismo período en el cual se causa, o un costo que ha rendido su beneficio. Los gastos se confrontan con los ingresos (es decir, se presentan en el Estado de Resultados) para determinar la utilidad o la pérdida neta de un período.

Ejemplos de gasto: Todos los egresos relacionados con las funciones de Administración y Ventas de una organización, como son: Salarios del personal administrativo y de ventas, depreciación de los edificios donde funcionan las oficinas administrativas y de mercadeo, gastos de papelería y útiles de las oficinas de Gerencia General, Contabilidad, Presupuesto, Tesorería, Auditoría interna, Archivo General, etc. El costo de la mercancía vendida es un costo de producción convertido en gasto.

Objetivos de la Contabilidad de Costos

1. Proporcionar la información para determinar el costo de ventas y poder determinar la utilidad o pérdida del período.
2. Determinar el Costo de los inventarios, con miras a la presentación del balance general y el estudio de la situación financiera de la empresa.
3. Suministrar información para ejercer un adecuado control administrativo y facilitar la toma de decisiones acertadas.
4. Facilitar el desarrollo e implementación de las estrategias del negocio.

Diferencias y similitudes entre la Contabilidad de Costos y la Contabilidad Financiera

Elementos del Costo

Cualquier artículo, bien o producto tiene tres elementos constitutivos de su costo total:

1. Materiales Directos (MD) o Materias Primas (MP)
2. Mano de Obra Directa (MOD)
3. Costos Indirectos de Fabricación (CIF)
   1. Materiales Indirectos (MI)
   2. Mano de Obra Indirecta (MOI)
   3. Costos generales de Fábrica (CGF)

1. Los Materiales Directos (MD) o Materias Primas (MP) son aquellos insumos necesarios en la producción de un bien y que pueden cuantificarse plenamente con una unidad de producto.

2. La Mano de Obra Directa (MOD) corresponde a los salarios básicos, las prestaciones sociales y los aportes patronales de los trabajadores involucrados directamente en la transformación de los MD en productos terminados.

3. Los Costos Indirectos de Fabricación (CIF) son aquellas erogaciones necesarias para la fabricación (transformación de los materiales o insumos en productos terminados), como Materiales indirectos (MI) y Mano de obra indirecta (MOI) que no pueden identificarse plenamente con una unidad de producción, como por ejemplo: MI: materiales o insumos como pegantes, tachuelas, en general, materiales acerca de los cuales no es fácil o no es práctico conocer la cantidad exacta del mismo dentro del artículo, bien o producto, o que en caso contrario, su costo tiene muy poca participación dentro del costo total del producto; MOI: los salarios de los jefes de departamento y el personal del área productiva, los salarios de los supervisores; Por otra parte, el tercer componente de los CIF son los llamados gastos generales de fabricación, como son los gastos de mantenimiento, lubricantes, repuestos menores, etc., la vigilancia de la planta de producción, los seguros de las maquinarias, las depreciaciones de los equipos, el alquiler de la planta de producción (es el edificio en donde está instalada la capacidad de producción, representada por máquinas, equipos y personal), los servicios públicos, el impuesto predial (en lo que corresponde únicamente al área de producción), etc.

Clasificación de los Costos y Gastos

Las distintas erogaciones de una organización pueden clasificarse según diferentes criterios, como son:

1. De acuerdo con la función a la que pertenecen, se clasifican en Costos de Producción, Gastos del Período, y Gastos Financieros:

• Costos de Producción: Son los que se generan de manera directa e indirecta en el proceso de transformación de los insumos, o materias primas y materiales indirectos en productos terminados: Corresponden a la suma de los tres elementos del costo: MD + MOD + CIF.
• Gastos del Período: Son los Gastos de Administración y los Gastos de Distribución o Ventas.
• Gastos de Administración: Son los que se originan en la operación, dirección y control de una compañía. Ej.: sueldos del personal administrativo, el impuesto predial (en la parte que corresponde al área de la empresa en donde funcionan las oficinas administrativas), útiles y papelería consumidos en las dependencias administrativas (Tesorería, Contabilidad, Auditoría interna, Presupuesto, Gerencia general, Gerencia Financiera, Compras, etc.)
• Gastos de Distribución y/o Ventas: Es el valor agregado que se genera en el proceso de ventas, hasta la entrega del producto desde la empresa hasta el cliente (solo en los casos en que la empresa asuma el flete). Ej.: comisiones por ventas, fletes, publicidad, gastos de papelería del departamento de mercadeo, sueldos del área de mercadeo, consumos de servicios públicos incurridos en las oficinas de mercadeo, combustible de los vehículos de reparto, la depreciación, los gastos de mantenimiento, los impuestos de timbre y rodamiento de dichos vehículos, arrendamiento de vehículos pare el reparto de mercancía vendida, etc.
• Gastos Financieros: Se relacionan con la obtención de fondos para la operación de la empresa, incluyen los intereses que se pagan por los préstamos y los gastos incurridos en el proceso de solicitud y aprobación de créditos para la compañía, gastos bancarios, etc.

Esta clasificación facilita cualquier análisis que se quiera hacer por áreas o actividades.

2. En función del tiempo, se clasifican en Costos (Gastos) Históricos y Costos Predeterminados:

• Costos (Gastos) Históricos: Los costos históricos son costos reales, ya cumplidos que tienen como única ventaja la comparación de su resultado con las ventas para conocer la utilidad.
• Costos Predeterminados: Los costos predeterminados son herramientas de planeación que sirven para determinar patrones de producción y precios de venta. Los costos predeterminados más conocidos son: los costos estimados y los costos estándar.

Un costo estimado es un pronóstico de lo que será el costo futuro del producto que se fabrica, de la mercancía que se comercializa o del servicio que se presta. Su cálculo es muy sencillo, pues depende de la interpolación (proyección) de una tendencia histórica, o de la tendencia esperada de un factor macroeconómico (inflación, devaluación, crecimiento esperado del PIB (Producto Interno Bruto)), etc., además de la experiencia de quien lo elabora; por esto último, se dice que un costo estimado es más bien subjetivo.

Un costo estándar es lo que debería costar un producto sobre la base de ciertas condiciones estudiadas de capacidad de producción o servicio, costos unitarios de adquisición de insumos y cantidades que demanda el producto o servicio. Su implementación suele ser costosa, pues se basa en técnicas de ingeniería como estudios de tiempos y movimientos, programación lineal, diseño industrial, I&D, etc., por lo que es menos utilizado que el costo estimado. Sin embargo, si las condiciones financieras de una compañía lo permiten, sería preferible utilizar una estructura de costos estándar, ya que estos, al ser elaborados científicamente, tenderán a ser más exactos que los costos estimados.

3. De acuerdo con su identificación con una actividad, departamento, producto, proceso o línea de producción, se clasifican en Directos e Indirectos.

• Costos Directos: Son los que pueden identificarse plenamente con un producto, con un proceso, con una actividad o con un área, sección, departamento o centro de costos.
• Costos Indirectos: Son los que no cumplen con la definición anterior.

Ejemplos: El sueldo del jefe del departamento de producción es directo al centro de costos de producción y es indirecto respecto al producto. – Los costos de mantenimiento de los equipos son directos al centro de costos de mantenimiento, pero son indirectos respecto al producto. – La materia prima es un costo directo del producto. – Los servicios públicos son indirectos al producto. – Los salarios de los supervisores de producción son indirectos al producto, pero son directos al centro de costos de producción.

4. De acuerdo con el tiempo o período en que se enfrentan a los ingresos del período, se clasifican en Costos del Producto y en Gastos del Período.

• Costos del Producto: Son aquellos que se acumulan en inventarios de materia prima, productos en proceso y productos terminados, y se enfrentan a los ingresos por ventas bajo el nombre de Costo de la mercancía vendida o Costo de ventas, de lo contrario, quedan inventariados (es decir, cuando el nivel de producción de un período es mayor al nivel de ventas, se presenta una acumulación de inventarios). Estos son los tres elementos del costo de un producto: MP o MD, MOD, y CIF.
• Gastos del Período: Son los que afectan la utilidad en el momento en que se consideren causados, no se acumulan en inventario alguno, y se identifican con un solo período. Corresponden a los egresos generados o incurridos en las áreas de Administración y Ventas (Mercadeo). Ej.: alquiler de las oficinas administrativas, gastos de papelería, sueldos, servicios públicos, etc., de las oficinas dependientes de las áreas de Administración y Ventas.

5. De acuerdo con el control que se tenga sobre su ocurrencia, se clasifican en costos o gastos controlables, y costos o gastos no controlables.

• Costos o Gastos Controlables: Son aquellos sobre los cuales una persona de determinado nivel tiene autoridad para incurrir en ellos o no. Ej. : El consumo de papelería (costo) de la oficina de mantenimiento es controlable por parte del jefe del departamento de mantenimiento. – Las comisiones por ventas (gasto) son controlables por parte del jefe del departamento de mercadeo.
• Costos o Gastos no Controlables: Son aquellos sobre los cuales una persona de determinado nivel no tiene autoridad para realizarlos o no: Ej. Los sueldos de los empleados del departamento de Contabilidad (gasto) no son controlables por parte del Jefe de ese departamento. – La depreciación de los equipos de producción (costo) no es controlable por parte del jefe del departamento de producción, pues el nivel o monto de esta está determinada por las políticas de la alta dirección o administración de la compañía.

6. De acuerdo con su comportamiento frente a cambios en el nivel de actividad, se clasifican en Costos (Gastos) Variables, Costos (Gastos) Fijos y Costos (Gastos) Mixtos: Escalonados y semivariables o semifijos:

Mixtos: Los costos mixtos son aquellos que tienen un comportamiento fijo dentro de un rango relevante de actividad, pero experimentan cambios abruptos de manera directa ante cambios en el nivel de actividad. Ejemplo: Los salarios de los supervisores. Si se requiere un supervisor para 5 operarios, y el salario estipulado por supervisor es de $600.000/mes, en el momento en que el nivel de actividad requiera de más de 5 operarios, habrá la necesidad de contratar a su vez un nuevo supervisor, con lo cual el costo fijo de supervisión, “saltará” de $600.000 a $1’200.000.

Costos (Gastos) Variables: Son los que en su total, cambian o fluctúan en relación directa a una actividad o volumen de producción dentro de un rango relevante, pero su valor por unidad producida permanece constante. Ej.: La MP cambia de acuerdo con los volúmenes de producción, pero permanece constante por unidad de producción. – Las comisiones por ventas en su total cambian de acuerdo con el volumen de las ventas, mas son constantes por unidad vendida, expresadas como un porcentaje sobre las ventas.

Costos (Gastos) Fijos: Son los que en su total permanecen constantes dentro de un rango relevante de actividad o producción, mas su valor por unidad cambia en relación indirecta con cambios en los niveles de actividad o producción. Ej. El alquiler de la Planta de Producción permanece constante independientemente de las unidades producidas en un período a otro, pero el costo unitario del alquiler por unidad producida, será menor entre mayor sea el nivel de producción de un período, y viceversa.

Rango relevante de actividad: Es aquel intervalo de producción o actividad dentro del cual permanecen constantes tanto los Costos y Gastos Fijos totales (CFT) de producción, como los Costos y gastos variables por unidad (CVu), lo cual determina la estructura de los costos de producción de la empresa o su estructura de gastos. Por fuera de este rango, la estructura de costos o gastos será diferente, y sea porque cambien los CFT o los CVu, o ambos.

7. De acuerdo con su importancia sobre la toma de decisiones, los costos (gastos) pueden ser Relevantes, o Irrelevantes.

Costos Relevantes: Son los que se modifican o cambian de acuerdo con la opción o alternativa que se adopte; también se les conoce como costos diferenciales. Ej.: cuando se produce un pedido especial, existiendo capacidad ociosa, en este caso los únicos costos que cambian si se acepta el pedido son el de MD, MOD, energía eléctrica, fletes (gasto), etc., siendo estos entonces relevantes para tomar la decisión; La depreciación del edificio de producción, y los salarios de los ingenieros de producción, permanecerán constantes, por lo que estos son costos irrelevantes para tomar la decisión de aceptar el pedido especial, o no.

Costos Irrelevantes: Son los que permanecen inmutables sin importar el curso de acción elegido. Ej., en el ejemplo anterior, la depreciación de los equipos, si esta es en línea recta. (Si la depreciación es la del método de unidades de producción, entonces esta sí será un costo relevante para tomar la decisión, ya que mediante este método de depreciación acelerada, a mayor producción, mayor será el cargo por depreciación de los equipos involucrados en la producción de un período).

Esta clasificación ayudará a clasificar las partidas relevantes e irrelevantes en la toma de decisiones.

8. De acuerdo con el tipo de costo incurrido, se dividen en costos (gastos) Desembolsables, y Costos de oportunidad.

Costos (Gastos) Desembolsables: Son los que implican salidas de efectivo. Ej.: La Nómina de la mano de obra de un período.

Costo de oportunidad: Es aquel que se origina al tomar una determinada decisión en lugar de otra u otras, y consiste en el beneficio dejado de percibir por la siguiente mejor opción descartada. Este costo no implica salida de efectivo, sino el efectivo sacrificado o dejado de percibir. Ej.: El costo incurrido por un médico al decidir asistir a un seminario o congreso en lugar de ir a su consultorio. El costo de oportunidad es igual al beneficio dejado de percibir por no asistir al consultorio, es decir, el valor total de las consultas perdidas durante el tiempo dedicado a asistir al seminario o congreso.

9. De acuerdo con el cambio originado por un aumento o disminución en el costo total, o el cambio en cualquier elemento del costo, a causa de una variación en el nivel de actividad u operación de la empresa, los costos se clasifican en Costos Diferenciales y Costos Sumergidos o Hundidos.

Costos Diferenciales:

Costos decrementales: Son los que resultan de una disminución o reducción de los niveles de operación de la empresa. Ej.: El hecho de eliminar una línea de producción ocasionará costos decrementales en los MD, en la MOD, e indirectamente y de forma parcial, en los CIF.

Costos incrementales: Resultan de un aumento en los niveles de actividad u operación de la empresa. Un ejemplo clásico se presenta con la introducción de una nueva línea, al aumento resultante así de los costos de los MD, la MOD, y de algunos CIF, se les llama costos incrementales de MP, MOD y CIF, respectivamente.

Costos Sumergidos o Costos Hundidos: Son los que permanecerán inmutables frente a cambios en los niveles de actividad u operación. Ej.: al tomar la decisión de aceptar un pedido especial o no, existiendo capacidad ociosa, el costo de la depreciación (en línea recta) de la maquinaria es un costo sumergido.

10. De acuerdo con su relación con una disminución de actividades, los costos pueden ser Evitables e Inevitables.

Costos Evitables: Son aquellos plenamente identificables con un producto, proceso, área, departamento, o línea de producción, de tal forma que si alguno de estos se elimina, dichos costos se suprimirán. Ej.: Los MD de una línea que se eliminará del mercado.

Costos Inevitables: Son los que no se suprimen aunque el producto, proceso, área, línea de producción, o departamento, sea eliminado. Ej.: Al suprimirse una línea de ensamble, el salario del jefe de producción no desaparecerá.

Bibliografía

• Backer, Morton y Jacobson, Lyle, Contabilidad de costos, un enfoque administrativo y de gerencia, McGraw Hill.
• Gimenez Carlos, Costos para Empresarios, Ediciones Macchi, 1995
• Vazquez, Juan Carlos, Costos, Edit. Aguilar.