Calidad de la auditoría

Autor: Lic. Ederlys Hernández Meléndrez y Lic. Adelkys Rosa Sánchez Gómez

AUDITORÍA Y CONTROL INTERNO

05-2006

La problemática de la calidad es un tema que ha sido desarrollado en múltiples investigaciones, fundamentalmente en bienes tangibles y mediante el establecimiento de normas que regulan su funcionamiento y control. Al igual que en el control de calidad, la falta de planificación y prevención es la norma en muchas empresas en lo relativo tanto al control, como al accionar de la Auditoría.

Un aspecto importante a cuestionar en las Auditorías es que la misma sea percibida como una entidad dedicada sólo a la inspección, y no al asesoramiento con el objetivo de proteger y mejorar el funcionamiento de la organización. Es menester conformar una nueva visión de las Auditorias con un enfoque sistémico, de tal manera de ubicarla como un componente de dicho sistema, encargado de proteger el buen funcionamiento del sistema de control interno (subsistema a nivel empresa), sino además, de salvaguardar el buen funcionamiento de la empresa a los efectos de su supervivencia y logro de las metas propuestas.

En la nueva visión de la auditoría, ésta debe estar integrada a la Gestión Total de Calidad haciendo pleno uso de los diferentes instrumentos y herramientas de gestión a los efectos de lograr mayores niveles en la prestación de sus servicios. El presente trabajo está encaminado a resaltar la importancia de la vinculación de los temas de calidad al servicio de Auditoria prestado por cualquier entidad fiscalizadora o firmas de auditores.

Conceptos y Evolución del termino Calidad.

La Calidad como término de gran importancia surge a partir de que los empresarios o comerciantes, como se les llamaban anteriormente, se percatan de la necesidad de competir en el mercado con sus productos o servicios. Evidentemente este elemento y sus conceptos han evolucionado con el decursar del tiempo.
 
Diferentes autores se han referido a través del estudio de la calidad como requerimiento de un producto o servicio para garantizar su competitividad y permanencia en el mercado. Mencionaremos algunos a modo de ejemplo:
 
· “Cumplir especificaciones” P. Crosby,
· “Adecuación para el uso, satisfacción de necesidades del cliente” J. Juran,
· “Un grado predecible de uniformidad y fiabilidad a bajo costos, adecuado a las necesidades del mercado” E. W. Deming,
· “Un sistema eficaz para integrar los esfuerzos de mejora de la Calidad de los distintos grupos de una organización, para proporcionar productos y servicios a niveles que permitan la satisfacción del cliente” A. V. Feigenbaum,
· Calidad como Función de Pérdida. G. Taguchi.
 
Podemos definir entonces como calidad el grado en el que un conjunto de características inherentes de un producto, sistema o proceso cumple con los requisitos, de los clientes y otras partes interesadas. La calidad no es: círculos de calidad, utilizar “algunas” herramientas o tener escrito un grupo de procedimientos.

Evolución histórica del concepto de calidad

A lo largo de la historia el término calidad ha sufrido numerosos cambios que conviene reflejar en cuanto su evolución histórica. Para ello, describiremos cada una de las etapas el concepto que se tenía de la calidad y cuáles eran los objetivos a perseguir.

Esta evolución nos ayuda a comprender de dónde proviene la necesidad de ofrecer una mayor calidad del producto o servicio que se proporciona al cliente y, en definitiva, a la sociedad, y cómo poco a poco se ha ido involucrando toda la organización en la consecución de este fin. La calidad no se ha convertido únicamente en uno de los requisitos esenciales del producto sino que en la actualidad es un factor estratégico clave del que dependen la mayor parte de las organizaciones, no sólo para mantener su posición en el mercado sino incluso para asegurar su supervivencia.

Calidad en la Auditoria

Según los grupos gerenciales de las empresas japonesas, el secreto de las compañías de mayor éxito en el mundo radica en poseer estándares de calidad altos tanto para sus productos o servicios como para sus empleados; por lo tanto el control total de la calidad es una filosofía que debe ser aplicada a todos los niveles jerárquicos en una organización, y esta implica un proceso de Mejoramiento Continuo que no tiene final.
 
Consideración que dicho proceso debe ser: económico, es decir, debe requerir para llevar a cabo este proceso de Mejoramiento Continuo, se debe tomar en menos esfuerzo que el beneficio que aporta; y acumulativo, que la mejora que se haga permita abrir las posibilidades de sucesivas mejoras a la vez que se garantice el cabal aprovechamiento del nuevo nivel de desempeño logrado.
 
 ¿Que significa Mejoramiento Continuo para alcanzar calidad en los procesos?.
 
James Harrington (1993), para él, mejorar un proceso, significa cambiarlo para hacerlo más efectivo, eficiente y adaptable, qué cambiar y cómo cambiar depende del enfoque específico del empresario y del proceso.
 
Fadi Kabboul (1994), define el Mejoramiento Continuo como una conversión en el mecanismo viable y accesible al que las empresas de los países en vías de desarrollo cierren la brecha tecnológica que mantienen con respecto al mundo desarrollado.
 
Abell, D. (1994), da como concepto de Mejoramiento Continuo una mera extensión histórica de uno de los principios de la gerencia científica, establecida por Frederick Taylor, que afirma que todo método de trabajo es susceptible de ser mejorado (tomado del Curso de Mejoramiento Continuo dictado por Fadi Kabboul).
 
Eduardo Deming (1996), según la óptica de este autor, la administración de la calidad total requiere de un proceso constante, que será llamado Mejoramiento Continuo, donde la perfección nunca se logra pero siempre se busca.
 
Finalmente podemos afirmar que el Mejoramiento Continuo es un proceso que describe muy bien lo que es la esencia de la calidad y refleja lo que se necesita hacer si se quiere ser competitivo a lo largo del tiempo.
 
La importancia de esta técnica gerencial radica en que con su aplicación se puede contribuir a mejorar las debilidades y afianzar las fortalezas de los procesos y las entidades.
 
La búsqueda de la excelencia comprende un proceso que consiste en aceptar un nuevo reto cada día. Dicho proceso debe ser progresivo y continuo. Debe incorporar todas las actividades que se realicen en la empresa a todos los niveles.

Ventajas
 
1. Se concentra el esfuerzo en ámbitos organizativos y de procedimientos puntuales.
 
2. Consiguen mejoras en un corto plazo y resultados visibles
 
3. Si existe reducción de productos en nuestro caso decimos procesos defectuosos, trae como consecuencia una reducción en los costos.
 
4. Incrementa la productividad y dirige a la organización hacia la competitividad, lo cual es de vital importancia para las actuales organizaciones.
 
5. Contribuye a la adaptación de los procesos a los avances tecnológicos.
 
6. Permite eliminar procesos repetitivos. Importante cuando de Auditorías se trata.
 
A través de los años la Auditoria se ha trabajado por sus ejercitantes, así como por las entidades fiscalizadoras, trazándose sólo metas limitadas, que les han impedido ver más allá de sus necesidades inmediatas, es decir, planean únicamente resultados a corto plazo y por otro lado no existen criterios de calidad definidos para medir si los resultados alcanzados tienen niveles óptimos de esta y por lo tanto la ausencia de estos criterios imprescindibles provoca que no se orienta el trabajo hacia la obtención de resultados que permitan credibilidad y alta rentabilidad.
 
La comunidad europea ya se ha pronunciado  por   las exigencias de calidad en la auditoría, de acuerdo con las conclusiones del Consejo Europeo de Lisboa, la Comisión de las Comunidades Europeas y el Comité de Auditoría de la Unión  Europea publicó una Comunicación titulada "La estrategia de la Unión Europea en materia de información financiera: el camino a seguir", que subraya la importancia de que las Auditorías realizadas en toda la Unión Europea tengan  el más alto grado de uniformidad y además se pronunció porque los Estados miembros  adopten medidas que garanticen que todas las personas que realizan Auditorías estén sujetas a un sistema de control de calidad.
 
El término "personas" corresponde al empleado que realizan Auditorias legales (auditores de cuentas). Actualmente no todas las personas que realizan Auditorias legales en la Unión Europea están sujetas a un sistema de control de calidad. Expresan además que el control de calidad de las Auditorías legales es fundamental para asegurar la buena calidad de estas. La buena calidad de las Auditorías redunda en una mayor credibilidad de la información financiera publicada y en una mejor protección de accionistas, inversores, acreedores y otros tenedores de valores y afirman que las opiniones de Auditorias en la Unión Europea deben dar un nivel mínimo de garantías acerca de la fiabilidad de la información financiera. Podría entonces aducirse que los Estados miembros deberían haber tomado medidas para garantizar que todos los auditores de cuentas que realicen Auditorias legales estén sujetos a un sistema de control de calidad.
 
Estos aspectos nos permiten percatarnos que el tema esta siendo trabajado y tratado en la comunidad internacional y ya se asumen posiciones sobre el mismo.
 
Definir la calidad en la realización de la Auditoria constituye también un aspecto de vital importancia en el mundo económico y empresarial según las tendencias actuales, por cuanto significa la seguridad de que estas se hayan realizado cumpliendo con los principios y normas establecidos para su ejercicio además de lo importante que resulta comprobar y evaluar la correspondencia del dictamen con la situación real de la entidad auditada. Este tema ha constituido una necesidad identificada a nivel mundial por las diferentes entidades fiscalizadoras, dadas las situaciones que se han presentado y que han puesto en crisis el criterio y el trabajo realizado por auditores, generando un deterioro del prestigio de estos y su independencia, causados por la corrupción y otros tipos de fraudes. En el contexto nacional se ha pronunciado el Ministerio de Auditoria y Control por la necesidad de diseñar un procedimiento que permita determinar la confiabilidad y la calidad del trabajo realizado por sus auditores.
 
Las exigencias de calidad aseguraran una concepción correcta de la Auditoria y la llevara a conseguir la plenitud y desarrollo de todo su potencial. Este imperativo surge de la fase de crecimiento de la actividad, en la cual está enmarcada la misma en nuestro país, por lo que los aspectos relacionados con las condiciones para su desarrollo y su permanencia deben estar presentes en toda revisión del trabajo del auditor para así conducirlo hacia un camino de confianza y credibilidad en su labor, prestigiándolo ante la sociedad.
 
La mayor parte de los países del denominado “Tercer Mundo” y, en especial, las economías latinoamericanas, atraviesan por una situación cada vez más difícil en el contexto de la economía mundial.

 El desarrollo, en cierta medida desarraigado de sus necesidades nacionales, ha convertido prácticamente, en una quimera los anhelos de establecer un nuevo, verdadero y justo orden económico internacional, el cual ha devenido una globalización, predominantemente neoliberal, de los mercados y de las economías, con consecuencias nefastas para estos países. Por tanto, los momentos actuales requieren, ante todo, de una voluntad política de no someter ciegamente las decisiones económicas a doctrinas y “recetas neoliberales”, así como de la definición clara de una estrategia que se fundamente en el incremento progresivo de la competitividad del sector empresarial, para lo cual es menester desarrollar las “aptitudes domésticas” para seleccionar, asimilar y transformar tecnologías, sin dejar de generar otras de carácter autóctono.

Cuba no ha estado ajena a todas las transformaciones que se han dado en el campo empresarial a nivel mundial, pero desarrollando su propio modelo económico y sus estrategias, sin tener en cuenta las recetas del mundo actual que recorren de una parte a otra los países subdesarrollados y de economía dependientes absolutamente de los desarrollados.

Por tal razón las empresas productoras de bienes o servicios cubanas se encuentran en la búsqueda de metas superiores a alcanzar en sus resultados, abogando por establecer parámetros de calidad establecidos ya o por establecer.
 
Durante mucho tiempo la Auditoría ha estado ocupada en establecerse y no ha tenido mucho espacio para un análisis interno; ya en estos momentos ha logrado un grado de madurez que no le permite soslayar una introspectiva que considere aspectos que requieren atención y que primordialmente garanticen la calidad del trabajo del auditor para así conducirlo hacia un camino de confianza y credibilidad en su labor, prestigiándolo ante la sociedad.
 
La auditoría es un proceso sistemático para obtener y evaluar evidencias, esto requiere del auditor, un conjunto de procedimientos lógicos y organizados que aún cuando varían según el caso, deben seguir parámetros generales que permitan un trabajo de calidad, convirtiéndose esta en una preocupación constante y permanente del auditor.
 
La evolución de la función de auditoría no se ha detenido en los últimos años y van aumentando sus atribuciones y responsabilidades. El camino recorrido es largo, hoy se encuentra al lado del nivel más alto de dirección e informándole a esta, lo que la coloca ante grandes desafíos.
 
La auditoría es una parte importante del control de la administración. Cuando requiere una evaluación de los resultados de esta el trabajo de los auditores puede ser usado para proporcionar una seguridad razonable de que los controles de la administración están funcionando adecuadamente.
 
La calidad es imprescindible en la fase de desarrollo de un sistema auditor, ya que ofrece la seguridad razonable de que el servicio de auditoría mantiene la capacidad para efectuar de forma eficiente y eficaz sus funciones, y así alcanzar un alto nivel de credibilidad y confianza ante la dirección, auditores y sociedad. Se pueden entrar a analizar varios parámetros que deben ser considerados en la calidad de la auditoría.
 
De la experiencia que día a día se va acumulando resulta sorprendente las graves falencias que en materia de auditoría y control interno adolecen las empresas, incluyéndose entre ellas no sólo a pequeñas y medianas, sino también a grandes empresas, para ello basta como ejemplo el famoso caso del Banco Barhing, o el de las grandes empresas estatales.

En primer lugar debemos subrayar la falta de cumplimiento a las normas básicas y fundamentales en materia de control interno, pero por otro lado está la ausencia de amplitud de conceptos en cuanto al patrimonio a proteger, y de los métodos e instrumentos de análisis a ser utilizados por los auditores internos.

Al igual que en el control de calidad, la falta de planificación y prevención es la norma en muchas empresas en lo relativo tanto al control, como al accionar de la auditoría. Por ello no es de sorprenderse ver a los auditores tratando de analizar que es lo que salió mal, porqué, y que hacer para evitar su repetición, cuando lo correcto es actuar preventivamente, y de acontecer algún hecho perjudicial no quedarse en los aspectos más superficiales sino profundizar hasta llegar hasta la causa-raíz, tratando de desentrañar de tal forma las razones que llevaron al sistema a engendrar dichas falencias.

Otro aspecto importante a cuestionar en las auditorías es que la misma sea percibida como una entidad dedicada sólo a la inspección (y a veces hasta con una perspectiva policíaca), y no al asesoramiento con el objetivo de proteger y mejorar el funcionamiento de la organización. Es menester conformar una nueva visión de las auditorias con un enfoque sistémico, de tal manera de ubicarla como un componente de dicho sistema, encargado de proteger el buen funcionamiento del sistema de control interno (subsistema a nivel empresa), sino además, de salvaguardar el buen funcionamiento de la empresa a los efectos de su supervivencia y logro de las metas propuestas.

En la nueva visión de la auditoría, ésta debe estar integrada a la Gestión Total de Calidad haciendo pleno uso de los diferentes instrumentos y herramientas de gestión a los efectos de lograr mayores niveles en la prestación de sus servicios.
 
La problemática de la calidad es un tema que ha sido desarrollado en múltiples investigaciones, fundamentalmente en bienes tangibles y mediante el establecimiento de normas que regulan su funcionamiento y control. Hasta hoy el marketing, y particularmente el de servicios, no le ha dado en nuestro país el peso que verdaderamente debe tener la calidad con que se deben brindar los servicios y mucho menos la posibilidad de utilizarla como una estrategia de diferenciación, máxime cuando se presenta como una herramienta decisiva para lograr que los servicios que ofertamos sean percibidos de forma no similar por el cliente, con respecto a los de la competencia.
 
El sector servicios ha ido adquiriendo una importancia creciente en el conjunto económico de la mayoría de las naciones. Tanto en volumen de actividad, como en cifras de empleo es el sector económico más importante y el más dinámico. Aunque la medida de la producción en los servicios es más difícil que en la industria o la agricultura, y las actividades suelen ser más informales lo que puede producir una subestimación de la importancia de los servicios alrededor del 60% del PIB en la mayoría de los países desarrollados procede del sector terciario (comercio y servicios) y una proporción similar de la población ocupada trabaja en este sector. Además estas proporciones no han dejado de crecer en los últimos años.
 
Los servicios tienen característica diferenciales que constituyen el principal motivo que justifica el estudio de Calidad Total en la Gestión de Servicios, algunas diferencias de los servicios respecto a los bienes tangibles suponen problemas considerables para la evaluación de la calidad total y hace necesario la aplicación de métodos específicos para ello.
 
La fuerte presión competitiva que se registra en la actualidad, hace que las empresas tengan que esgrimir el arma de la calidad para fidelizar a sus clientes y conseguir otros nuevos; y esto, que es cierto para todo tipo de empresas, lo es mucho más para las empresas de servicios.
 
Debe tenerse en cuenta que el servicio hay que brindarlo bien desde la primera vez, debido a que no puede haber desechos; un servicio defectuoso ni se puede revender en un mercado de ocasión, ni se puede reparar. Es por ello necesario profundizar en la manera de mejorar la calidad de los servicios para atender correctamente a los clientes potenciales, fidelizando su compra o el servicio y adquiriendo, a su vez, ventajas competitivas frente a los bancos competidores.
 
En algunas ocasiones se escucha a algunos especialistas decir que no saben cómo diferenciar sus servicios de los de la competencia.
 
La importancia de la calidad del servicio como factor de diferenciación es tan grande que debe ser objeto de un riguroso y sistemático control, el cual detecte cualquier insuficiencia o inadecuación en la prestación de los servicios.
 
Pero esta calidad es un fenómeno subjetivo y, por consiguiente, difícil de medir, puesto que se basa en las percepciones y preferencias de los clientes o usuarios y viene a ser la diferencia entre lo que éstos esperan obtener del servicio y lo que realmente obtienen, por lo que se plantea que una de las principales formas de diferenciar los servicios de una empresa es proporcionar de forma consistente una calidad de servicio superior a la de la competencia.
 
Las Organizaciones de Auditoría deben tener un apropiado Sistema Interno de Control de la Calidad y debe ser objetivo de un programa de revisión externa de la calidad.
 
En los momentos actuales que se requiere agilizar la labor de las auditorías, logrando que la norma de calidad juegue un importante papel es por ello que el trabajo debe estar encaminado a determinar sí:
 
· La organización de auditoría supervisa la actividad en todas las etapas de trabajo, por ello requiere que el supervisor participe en la exploración o examen preliminar, supervisión y revisión, etapa de las disposiciones legales y demás regulaciones, etapa de controles de la administración, Control Interno, etapa de las evidencias y análisis de los Estados Financieros.
 
· Debe hacer cumplir las Normas Aplicables de la Auditoría.

· Los informes se confeccionen con calidad y que los documentos que lo soporten también posean esta calidad; los informes deben ser claros, precisos, sin faltas de ortografía.
 
· Por la importancia de la calidad del servicio de auditoría, como factor de diferenciación es tan grande debe ser objeto de un riguroso y sistemático control, el cual permita detectar  cualquier insuficiencia o inadecuación en la prestación de los servicios
 
· La organización de auditoría realiza las revisiones expresadas anteriormente a los auditores de las Divisiones que le están subordinadas con el fin de chequear al menos una vez en  cada Auditoría.
 
Se impone entonces, la revisión de la calidad en cada Supervisión, ya sea por el Jefe de Grupo o por Supervisión, sin que ello, pueda ceñirse sólo a estos, de cierta manera puede ser efectuada por el Auditor, sería muy factible para lograr mejoras en su trabajo, y por qué no en su evaluación personal.

Responsables:

· Departamento de Auditoría
· Supervisor
· Jefe de Grupo
· Auditor
 
Estándares;
 
Consiste en una Guía, con determinado aspectos a evaluar.
Cada etapa a su vez, desglosa la evaluación para determinados aspectos.
Se concluye con una evaluación final.
Al menos una vez al año, debe evaluarse la calidad de los Auditores, Jefes de grupo, Supervisores, y Jefe de Unidad.
 
Recomendaciones:
 
ü La Guía Evaluativa de la Calidad de la Auditoría, debe aparecer en los manuales de Auditoría de todas las Organizaciones dedicadas a la realización de las auditorías.
ü Formalizar un Documento Estándar a tales fines, el cual deberá adaptarse a las condiciones de la Organización.
 

Lic. Ederlys Hernández Meléndrez  ederlysmelendrezarrobayahoo.com  Profesora Auxiliar adjunta de la Universidad de Las Villas, aspirante a titular, más de 30 años vinculados a la actividad empresarial. Supervisora de la Corporación Copextel SA. Cuba. Basta experiencia en temas de Contabilidad, Finanzas y Auditoría. Actualmente trabaja en un proyecto de tesis doctoral vinculado a Manuales de Procedimientos de Contabilidad y Auditoría en dicha Corporación. Miembro de la Sociedad Cubana de Auditoría. Aspirante al Título de Doctor. Lic. Adelkys Rosa Sánchez Gómez adelkyssarrobayahoo.com.mx  Graduada de Licenciatura en Contabilidad y Finanzas en el año 2001. Actualmente labora como Profesora de Auditoría en la Facultad de Contabilidad y Finanzas del Centro Universitario "José Martí Pérez" de Sancti Spíritus, Cuba. Ha cursado diversos estudios de postgrados en Materia de Auditoría, Contabilidad y Finanzas y temas relacionados. Aspirante al Título de Doctor.

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