Gestión empresarial VIII

Autor: José Abraham Castañeda Vargas

HERRAMIENTAS PARA EMPRENDEDORES

10-2006

SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN (2a)  Parte

Sobre el Sistema Integrado de Información, es muy poco lo que podemos agregar, dado que en los pasos anteriores, fue suministrada la información pertinente. Más sin embargo, queremos destacar un aspecto, al cual no queríamos referirnos, por las implicaciones que pueden derivarse del mismo.

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Es el análisis de los elementos de Hardware, es decir los elementos computacionales que nos permitirán tener la información, al día, en el momento oportuno y con las debidas correlaciones, ya establecidas.
 
Sobre este particular queremos hacer algunas observaciones, fundamentales a nuestro juicio, para no tener situaciones imprevistas. Las principales son las siguientes:
 
1. Seleccionar un equipo o equipos de marca, con las especificaciones y características suficientes para que brinde un servicio eficiente. El fabricante debe tener representación en el país, debidamente acreditada y con la solvencia técnica adecuada para dar soporte a los equipos y colaborar en la selección del Software (programas), indispensable para una correcta operación.
 
2. El aspecto relacionado con el Software (Programas), debe ser igualmente analizado con personal técnico propio y pedir consejo al fabricante del equipo, para tener la certeza de seleccionar los programas más adecuados para las necesidades de la empresa y las características de los equipos. Este aspecto es vital.

3. Revisar cuidadosamente que los equipos seleccionados, cubran las expectativas de procesamiento, en forma suficiente, tomando las precauciones que aconseje el equipo técnico, tanto del fabricante como del personal humano técnico que tiene a su cargo estas labores.
 
4. Prever con los funcionarios propios y los del fabricante del equipo, los respaldos que la técnica y el sentido común aconsejan tener, tales como reserva en discos duros, posibilidad de un doble procesador, según las características de la red, discos espejo y especialmente la selección de las características técnicas de las comunicaciones que se van a implantar.
 
5. Otro aspecto importante para la empresa, es la capacitación y adiestramiento del personal que debe hacerse cargo de la responsabilidad de estas labores y tener previsto de antemano los niveles de reserva y conocimiento de los empleados colocados en los segundos niveles de responsabilidad, para que en un momento dado, se puedan hacer cargo de las funciones, en caso de fallar los primeros.
 
6. La preparación, montaje y prueba previa de las instalaciones, tanto de red como de comunicaciones, previendo los ensanches que en el futuro deban realizarse. Este aspecto representa un soporte importante en la operación del Sistema, especialmente para futuros crecimientos.
 
7. El montaje en los equipos de los programas seleccionados, igual que la generación de las Bases de Datos diseñadas, representan una base sólida, para el futuro procesamiento, siempre y cuando se tomen las precauciones pertinentes. Es preferible reiniciar totalmente este paso que comenzar a modificar sobre la marcha los diseños elaborados.
 
8. En el caso que existan en la empresa, equipos de computo y que se esté tratando solo de mejorar la plataforma, deben tomarse todas las medidas sugeridas para evitar dificultades operativas con el procesamiento futuro de datos.
 
9. La fase de instalación y prueba de programas, equipos e instalaciones resulta crucial, cuando se han olvidado, o bien no se han tenido en cuentas las recomendaciones expresadas en estos escritos. Por lo tanto, cualquier medida que tienda a asegurar la calidad del procesamiento de datos, no solo afianza la seguridad, sino también evita trastornos y nuevos costos no previstos.
 
10. De igual manera los procesos de prueba previos, antes de dar al servicio el SII, tienen un valor significativo porque permiten detectar las fallas e inconsistencias de todos los procesos, con especial énfasis en la producción de informes de resultado o simplemente indicativos del proceso en prueba.
 
11. Los datos utilizados para la prueba de programas y procesos, deben ser consistentes, es decir representar verdaderos valores, similares a los reales, para que las pruebas con ellos den los resultados esperados y además permitan validar el proceso.
 
12. Igual rigor debe establecerse para las pruebas en las pantallas terminales de los usuarios, de manera particular aquellas que generan datos para le Sistema, o bien corresponden a los ingresos de datos para los procesos.
 
Hasta aquí, lo concerniente al Sistema Integrado de Información, diseñado y puesto en práctica en la empresa. El él reside la veracidad, oportunidad, alerta, indicación de pasos, o bien las ayudas para los distintos usuarios, quienes esperan del Sistema, su conducción, ayuda, señalamiento de siguientes actividades e indicaciones sobre las acciones que deben tomarse, en que tiempo y con cuales datos.
 
También como al Sistema hemos incorporado la medición de resultados, los datos e informes producidos por el mismo, deben corresponder a la realidad y nos indican además los pasos que debemos corregir o modificar.
 
Próximas entregas: Plan Estratégico de Servicio
 

José Abraham Castañeda Vargas Economista Ingeniero de Sistemas MBA en Organización y Admón. Empresas  MSI en Finanzas Phi en Automatización (Robótica) Especializaciones y estudios Complementarios en: Evaluación y desarrollo de Proyectos, Planeación y Desarrollo Social, Mercadeo, Administración de Personal, Organización y manejo Centros de Distribución y Sistemas Geográficos Digitalizados mega.secomarrobaetb.net.co 

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