GESTIÓN EMPRESARIAL - 7

Autor: José Abraham Castañeda Vargas

HERRAMIENTAS PARA EMPRENDEDORES

09-2006

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SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN (1a)  Parte
 
Habiendo llegado hasta aquí, iniciamos la construcción del elemento más importante de nuestra gestión, la información. La cual debe ser eficiente, oportuna, real, medictiva, de resultados.  
 
Vamos a hacer un inventario de los elementos que hasta aquí, hemos desarrollado, y los cuales se convierten en los pilares de nuestro trabajo, veamos cuales han sido:

Pasos previos del DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL (Entregas 1 y 2)
 
1. De estos análisis tomamos aquellos que nos son muy importantes, así:
 
ü Flujogramas de las operaciones,
ü Mapas o árboles de procesos,
ü Estructura organizativa
 
Estos elementos, en su orden nos dan la siguiente información:
ü Los Flujogramas nos permiten revisar y encontrar la operatividad, la cual debe ser, analizada para encontrar la lógica de cada una de las acciones que se realizan en la empresa, debe ser sometida a una juiciosa revisión que nos conduce a evitar, dobles pasos, cuellos de botella, operaciones sin sentido, actividades innecesarias, inconexas y nos permite racionalizar las actividades.
ü Estos mismos Flujogramas, una vez racionalizados, vienen a ser el sustento de nuestro ejercicio de programación en Sistemas, con miras a obtener las verdaderas operaciones que debemos realizar y el sustento de las Bases de Datos, indispensables en la construcción del Sistema de Información.

ü Se convierten en el Diseño de las operaciones del Sistema.
 
A su vez los Mapas o árboles de procesos, una vez racionalizados, nos indican:
ü Cuales son en forma definitiva las actividades que debemos desarrollar para el funcionamiento de la empresa.

ü Nos permiten establecer las funciones inherentes y lógicas para la conformación de los cargos de la organización.

ü Nos permiten describir los procedimientos de las operaciones.
ü Nos permiten establecer las relaciones de funcionalidad de las distintas áreas de la empresa.
ü Por último, nos permiten elaborar el organigrama de la empresa, reflejando las áreas de trabajo que se hallan en cada sector.

2. Con los elementos anteriores procedemos a realizar la diagramación indispensable para la ejecución de la programación del Sistema de Información Integrado.

Ahora bien, en que consiste la diagramación. Es el diseño de los flujos de operaciones y obviamente de información, que debe ser registrado en el Sistema de Información, el cual contiene e informa los estados del proceso en sus distintas fases de procesamiento de las operaciones.
 
Para lograr este propósito, se deben tener en cuentas los siguientes pasos:
 
ü El diseño de las Bases de Datos, representadas por las diferentes áreas de trabajo, deducidas del árbol de procesos. Este diseño debe ser muy cuidadoso, para que no vayan a faltar datos o bien se sobrecargue la Base con información innecesaria.
ü La interrelacionalidad evidente en el mapa de procesos, que permita el fluir de la información, con el registro obvio dentro del Sistema, en cada una de las Bases, que tengan relación en el flujo.
ü El procesamiento de la información que fluye y su incorporación en los registros de acumulados respectivos.
ü La afectación de los respectivos saldos de valor y la incorporación de los valores para su proceso posterior.
ü La incorporación en los informes, de las necesidades de información de cada una de las áreas, teniendo cuidado de no saturar de resultados el proceso.
ü El establecimiento de niveles de información, en función de la jerarquía de los cargos y los volúmenes de datos.
ü El cuidadoso diseño de los informes que se produzcan y la accesibilidad y rango de los usuarios.

3. En cuanto a la PLANEACIÓN ESTRATÉGICA, debemos tener en cuenta los aspectos relacionados con :
 
ü FUNCIONALIDAD. Veamos lo descrito en Informe 6.  “Es el fluir de las distintas operaciones que se realizan a través de la estructura orgánica, en desarrollo de los diferentes procesos, los cuales fundamentan las actividades que se han previsto para la consecución de las metas esperadas. Este conjunto de acciones emanadas de la organización, deben obrar con la agilidad suficiente para que los procesos no sean alterados o bien demorados en su ejecución, con el consiguiente perjuicio de las acciones que a continuación se susciten o estén previstas.”
 
ü MEDICIONES. Corresponde a los medidores de gestión que deben incorporarse al Sistema de Información, para que produzca la información de resultados que las operaciones están generando.  
 
Ahora veamos lo que decía el Informe No. 6. “tocaremos un aspecto muy importante de estas mediciones, que es la posibilidad de ajuste y corrección que surja de la aplicación de los medidores, en cuanto ellos nos indiquen posibles desviaciones o cambios, porque aquí radica la versatilidad y mejoramiento de los objetivos propuestos.  La dirección de la Empresa debe analizar los resultados y obrar en consecuencia con los mismos.”

Próximas entregas:
 
1. Sistema Integrado de Información (Continuación)
2. Plan Estratégico de Servicio
 

José Abraham Castañeda Vargas Economista Ingeniero de Sistemas MBA en Organización y Admón. Empresas  MSI en Finanzas Phi en Automatización (Robótica) Especializaciones y estudios Complementarios en: Evaluación y desarrollo de Proyectos, Planeación y Desarrollo Social, Mercadeo, Administración de Personal, Organización y manejo Centros de Distribución y Sistemas Geográficos Digitalizados mega.secomarrobaetb.net.co