GESTIÓN EMPRESARIAL - 2

Autor: José Abraham Castañeda Vargas

HERRAMIENTAS PARA EMPRENDEDORES

06-2006

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DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL
 
PASOS PREVIOS
 
Para el logro del Diagnóstico Organizacional, es preciso realizar una serie de pasos, los cuales una vez terminados, nos conducen a una Evaluación, previo el cumplimiento de los siguientes pasos:
 
1. Recopilar la información existente en la Empresa, enunciada en la entrega No. 1 (Favor revisar entrega anterior).

a. Flujogramas de las operaciones,

b. Mapas o árboles de procesos,

c. Estructura organizativa,

d. Definición de funciones y responsabilidades,

e. Normas y procedimientos de las actividades,

f. Filosofía y propósitos de la Empresa,

g. Visión,

h. Misión,

i. Planes y objetivos estratégicos,

j. Medidores de Gestión .

2. Comprobar la vigencia de cada uno de los elementos para iniciar los procesos previos indispensables.
 
Se deben descartar los elementos no actualizados. En este punto es definitivo establecer que tan actualizado se encuentra el material y si puede ser objeto seguro de análisis, para partir de él en las consecuentes tareas.
 
Es preferible comenzar de cero, que tener elementos de juicio que están en desuso, o bien no reflejan la actualidad.
 
3. Elaborar el Acta donde se registran los elementos encontrados, con la indicación clara y precisa de su actualidad, o bien de su selección para reiniciar el proceso de reconstrucción.
 
4. Conformar los equipos de trabajo, asignando a cada equipo sus miembros, responsabilidades, alcance del trabajo, características del material que debe entregar y término de duración.
 
Además se debe sugerir su forma de organización, operación, las tareas y funciones de cada uno.
 
5. Los equipos fundamentales para adelantar el trabajo, esencialmente serían los siguientes:
 
a. Levantamiento detallado de las operaciones.
Este equipo debe estar conformado por especialistas en la graficación (Flujogramas) de las operaciones. Es aconsejable disponer de Ingenieros Industriales, o su equivalente, coordinados por un especialista en levantamiento de procesos.

b. Análisis y Construcción del mapa de procesos
Este equipo debe estar conformado por analistas especializados en la revisión, ajuste y modificación de los procesos y la elaboración de los mapas o árboles de los mismos, con la supervisión de un Experto en este tipo de labores. Este equipo es vital, porque de él depende la funcionalidad operativa de la Empresa.

c. Análisis funcional y organizativo.
Este equipo debe estar conformado por especialistas en Organización, Funciones y Sistemas, los cuales junto con el equipo de Dirección que viene a continuación, son los responsables de determinar los procesos, funciones y estructura de sistemas de la Empresa. Corresponde al equipo, el estudio, análisis y modificación de los flujos de las operaciones, la simplificación y racionalización del trabajo.

d. Dirección, Administración y Sistemas.
Este equipo esta conformado por los miembros de alta Dirección de la Empresa, asistidos por los especialistas en Organización, Administración, y Sistemas, quienes verificarán en última instancia el trabajo desarrollado por los equipos anteriores.
 
Cada uno de los pasos anteriormente descritos, debe confrontarse con las distintas Áreas de trabajo, definidas en los procesos, y sus decisiones deben estar consensuadas con los responsables de las mismas Áreas, con quienes establecerán las respectivas mediciones de la gestión en cada Área y los resúmenes de toda la Empresa.
 
Próximas entregas:
1. Diagnóstico Organizacional (Continuación)
2. Planeamiento Estratégico.
3. Sistema Integrado de Información.
4. Plan Estratégico de Servicio.

A los Empresarios, les deseamos muchos éxitos en su gestión.
 

José Abraham Castañeda Vargas Economista Ingeniero de Sistemas MBA en Organización y Admón. Empresas  MSI en Finanzas Phi en Automatización (Robótica) Especializaciones y estudios Complementarios en: Evaluación y desarrollo de Proyectos, Planeación y Desarrollo Social, Mercadeo, Administración de Personal, Organización y manejo Centros de Distribución y Sistemas Geográficos Digitalizados mega.secomarrobaetb.net.co