El proceso académico y su administración en la educación superior

El proceso académico y su administración en la educación superior

Resumen

El enfoque de la gestión académica como un proceso económico, que tiene » entradas» de insumos materiales y humanos, un proceso de transformación y producción de conocimientos, así como la generación de un servicio académico- bien sea el de la enseñanza, bien el de la solución de un problema científico o técnico complejo, bien sea el de la extensión de la cultura científica -, que también es literalmente una producción de servicios y posee salidas que son los nuevos conocimientos, las publicaciones, las aplicaciones tecnológicas, las metodologías elaboradas, los paquetes tecnológicos integrales, las patentes, las producciones de ediciones diversas en distintos tipos de soporte, el servicio de eventos, de convenciones, la capacitación especializada, las clases, las conferencias de actualización, la organización del proceso académico y otros muchos productos, hacen de la actividad académica un campo de tácita aplicación de la Administración de Negocios.

Para este estudio se toma como referencia la organización de la actividad académica al nivel de la célula básica del sistema organizacional: la del departamento docente. En la práctica se orienta a la fundamentación de la gestión académica, como administración de negocio, tomando como base de referencia y análisis el caso del Departamento de Estudios Económicos de la Universidad de Cienfuegos, donde laboran los autores del presente trabajo.

El trabajo refleja uno de los resultados fundamentales de la tesis de maestría de la autora titulada «La administración de la labor académica como actividad de negocios en el departamento docente» donde se hace una descripción de los procesos fundamentales de la actividad académica y su administración en la educación superior.

Introducción

El ámbito de realización de la actividad académica

La administración de la gestión académica en la Educación Superior muestra cada vez más su complejidad por la multilateralidad de sus relaciones y por las interrelaciones que alcanza con una larga lista de aspectos, tanto internos al propio sistema de educación, como externos, que pertenecen al entorno en que se desenvuelven.

La complejidad que, por los motivos apuntados, distinguen al proceso académico de la educación superior, y por tanto a su administración, hacen necesario enfrentarle con una sistemática diferente. Se trata de que esta complejidad, cada vez menos, acepta la improvisación sustentada en las buenas intenciones y deseos, en los nobles propósitos o ideales. Este proceso en la actualidad está demandando de estudios previos, de previsión científicamente sustentada, de un manejo sistematizado, de una orientación hacia el servicio a la sociedad, con rigor en la proyección, orientación, control, evaluación, ajustes y correcciones del sistema, que integre procesos de mejora continua de su calidad para la garantía de la excelencia.

La gestión académica es un proceso complejo que involucra la entrada de recursos diversos (tangibles e intangibles), un procesamiento de la complejidad más elevada que pueda existir (pues tiene que vérselas con el desarrollo de las capacidades intelectuales y emotivas, que involucra aspectos aptitudinales y actitudinales), y genera salidas bajo la forma de productos de alta complejidad (como: nuevos conocimientos, profesionalidad, habilidades congnoscitivas, investigativas, capacidades de solución en el descubrimiento, formulación, planteamiento y resolución de problemas profesionales, pretendiendo que se minimicen los errores y se maximicen los aciertos en aras de garantizar el continuado progreso de la sociedad humana en equilibrada armonía con la naturaleza a la que pertenece).

El proceso de gestión académica que realizan los departamentos docentes suelen presentar distinta complejidad según las tareas que le correspondan. Una de las distinciones más significativas está asociada al hecho de que tengan la responsabilidad de una carrera o especialidad o el que no tengan como contenido el trabajo en esta dirección. El caso que aquí se estudia es, precisamente, el de una estructura conocida como Departamento-carrera. Ello aporta complejidades adicionales al trabajo académico, tanto en su conducción como en su previsión, orientación, control, medición y evaluación de los resultados.

En el orden de la gestión académica la primera necesidad que se evidencia es la de un enfoque integrador de la diversidad y complejidad de este tipo de actividad, lo que requiere de un sistema de administración que se adecue a esta exigencia objetiva del proceso que se conducirá. La dirección del departamento docente en la educación superior, en tanto administración de la actividad académica, exige que sea considerada en toda su compleja multilateralidad. Ella no está presente en la estructura jerárquica tradicional con que se ha enfocado la administración de la actividad académica, y el sistema de normativas que rigen este trabajo actualmente no lo contemplan de este modo.

Los avances que aparecen con la introducción del enfoque estratégico de la gestión en la Educación Superior han puesto inicios a un modo de hacer que encierra en sí una nueva e interesante alternativa a los procederes tradicionales de dirección, lo que provoca la germinación de un estilo de administración portador de la posibilidad formal de solución al problema que hoy obstaculiza la gestión y a cuyo planteamiento se orienta este trabajo con un fundamento eminentemente desde el sustrato económico de la organización, en tanto el mismo condiciona muchos de los restantes aspectos de la actividad social.

Ante esta problemática, en la que se desenvuelve la gestión académica de los departamentos docentes en los CES, se ha planteado para esta investigación, como problema científico: comprobar la viabilidad del enfoque de la administración de negocios al trabajo del departamento docente en la educación superior, tomando como base de referencia y análisis el caso del Departamento de Estudios Económicos de la Universidad de Cienfuegos, donde labora la autora de la presente tesis presentada en opción al grado de la Maestría en Administración de Negocios.

El objetivo general que persigue la investigación es: ofrecer, desde el enfoque de la administración de negocio, una alternativa racional y viable de administración integrada del trabajo académico en el departamento docente de la educación superior a partir de considerar las tareas sustantivas de esta componente estructural, la complejidad del entorno en que se desenvuelve, la acrecentada exigencia de la sociedad hacia estas instituciones, las demandas por satisfacer provenientes del entorno, la precisión de los diversos procesos que se entrelazan en la actividad académica, las características que es necesario garantizar en las componentes (recursos materiales y humanos) que en el mismo intervienen, los modos de controlar, registrar, medir, evaluar, normalizar, acreditar y certificar los procesos para garantizar su calidad de excelencia, fortalecer la eficacia, optimizar el uso de los recursos disponibles, asegurar un crecimiento y desarrollo sostenido y sustentable de los colectivos académicos en el entorno y dirección que le está socioeconómicamente determinado.

La administración, como disciplina de aplicación de los avances científicos en diversos campos, ha avanzado aceleradamente en las últimas décadas, poniendo al descubierto muchos aspectos que resultan decisivos en la gestión de dirección. Un elemento esencial de nuestros tiempos es la consideración del papel determinante del entorno en la gestión de cualquier organización. Al propio tiempo, el hecho de que ese entorno, a tenor de la expansión de los vínculos de interdependencia que se presentan en la sociedad contemporánea, impulsado por la internacionalización de todos los procesos de la vida social, se hace cada vez más universal, lo cual tiene una elevada significación cuando del desarrollo de organizaciones se trata y, en el caso de la actividad académica, la importancia de esto alcanza grados superlativos, en tanto que está directamente condicionada por los avances de las ciencias, y el desarrollo de estas no es privativo de una nación o colectivo particular, sino que es el resultado de un extenso sistema de intercambio, debate, cooperación y competencia que tiene por base el marco internacional.

La hipótesis central que ha servido de sustento al desarrollo de la investigación es que la gestión de administración de un colectivo académico en las condiciones actuales presenta tal grado de complejidad que los procederes tradicionalmente aceptados para ello en la educación superior cubana no son adecuados dado el propósito de conseguir que la gestión logre grados de eficiencia y eficacia que aseguren la sostenida elevación de la calidad orientada a la excelencia académica, lo que hace necesario acudir a la experiencia acumulada en otras esferas de la gestión, como la que se atesora dentro del ámbito de las disciplinas de administración de negocios, con un enfoque económico.

Este problema, que está presente en el sistema de la educación superior no sólo a escala local o nacional, sino a nivel internacional, se concreta, manifiesta y, consecuentemente puede solucionarse, en el departamento docente, ya que en él es donde trabaja el recurso humano que da o no la solución del mismo. En el departamento es donde se realizan los procesos sustantivos del sistema: la investigación, la enseñanza y la extensión, es donde el profesional altamente calificado que posee el sistema es capaz o no de crear, de producir, es donde se fertiliza o se extingue la motivación por el desarrollo del sistema, es donde se asegura el proceso formativo de los profesionales, es donde en realidad se hace la inversión y se asegura o no su efectividad y eficiencia. A tenor de ello el Departamento Docente en la Educación Superior deviene la célula básica de la gestión académica, por lo que su dirección asume un papel protagónico y decisivo en la conducción del proceso académico hacia la calidad sostenible que la sociedad demanda de la educación superior.

De aquí que lo relacionado con el entorno del trabajo académico va desde el marco del colectivo departamental, considerando las individualidades de sus integrantes, hasta los límites que abarcan las tendencias, características, exigencias y componentes del sistema de educación superior y del desarrollo de las ciencias a escala internacional.

Desarrollo

Administración del negocio académico en el Departamento de Estudios Económicos

La gestión administrativa del trabajo académico en el departamento docente, al igual que la actividad de planeación, de evaluación de los entornos internos y externos, de análisis y desempeño en medio de la competencia y la gestión de los recursos materiales, financieros y humanos con previsión y proyección estratégica, plantea un nivel de complejidad a la actividad en este nivel estructural, que hace necesario partir de una precisión de los procesos que le integran para poder tener claridad de en qué tipo de negocio se debe desplegar la actividad de administración.

Hasta recientemente los sistemas de producción de bienes o servicios se enfocaban a partir de estructuras funcionales, donde ya estratificación del proceso, segmentado en partes, cobraba la forma de funciones, y las divisiones estructurales eran las encargadas de cumplir con aquellas funciones establecidas. La resultante esperada era el producto (bien o servicio) concebido, como resultado de un flujo a través de una cadena. Tal engranaje, similar al sistema de eslabones de cadenas industriales para producciones seriadas, fue válido y representó un serio avance en la organización científica del trabajo en la industria.

Aunque no por los éxitos en un medio era predecible su igual realización en otro, fueron transplantados esos métodos a otros procesos. No obstante, el propio desarrollo y la experiencia del desenvolvimiento de la competencia, se encargaron del demostrar, tanto las limitaciones de efectividad en la industria cuando se desarrollaba la tecnología, como su falta de capacidad para asegurar la gestión del trabajo en otras condiciones.

En particular la limitación más seria que posee este sistema es la de ser incapaz de asegurar una adecuada organización del proceso en las condiciones cuando el papel creador del individuo en la toma de decisiones para ejecutar la producción del bien o servicio, se enfrenta a la imposibilidad de soluciones dadas las restricciones que le imprime el modelo funcional de los diferentes segmentos en que se ha fragmentado el proceso.

De tal manera, la organización del proceso académico, por su contenido y carácter de trabajo que en la práctica es totalmente creador, exige su enfoque en tanto proceso, en contraposición al enfoque funcional del sistema, en que se segmentan las tareas, responsabilidades, se divorcian los resultados, se exige por indicadores resultativos, y no se presta atención a la gestión a lo largo de un proceso, con la finalidad de alcanzar los resultados planeados de una manera sustentada y orientada al aseguramiento de la calidad del producto final.

Para enfrentar estas limitaciones del sistema que hoy funciona, es que se propone cómo hacer en la organización de la administración de la actividad académica en el departamento.

Los procesos de la actividad académica en el Departamento de Estudios Económicos.

El proceso de la actividad académica en el Departamento de Estudios Económicos tiene tres componentes, los cuales deben estar integrados. En esencia ellos son, por necesidad misma de los procesos, integrables y manifiestan una coherencia interna; conforman una trilogía indestructible. Pero cuando se le enfocan de manera aislada, resultan cada uno por sí una carga pesada de realizar, cada uno se contrapone al otro, y la actividad que se prioriza de las tres, sufre las consecuencias de la falta de integración, manifiesta en la ausencia de calidad, la dificultad de alcanzar relevancia, las incompletitudes que se pueden apreciar en diversos componentes internos del proceso, bien sea investigativo, docente o de extensión.

Las tres actividades sustantivas de la educación superior son, de hecho, los procesos que, integrados, conforman el macroproceso académico. Es decir, la investigación científica, la enseñanza y la extensión. Cada uno en sí constituye un proceso; pero todos interconectados tienen en el primero —la investigación— a su condicionante esencial, este proceso es el que nutre y cohesiona a los demás, aportando la base y el medio para el trabajo docente y los fundamentos para la extensión, a la vez que en su ejecución, bien en la preparación, bien en la realización o en la difusión de los resultados, se desarrollan los otros dos procesos componentes del trabajo académico. No obstante, tanto a los efectos de la organización del proceso académico como de su control, evaluación y proyección del mejoramiento de la calidad, con la finalidad de normalizarle, acreditarle y certificarle como actividad de excelencia académica, es necesario apreciarle a cada uno en su independencia y también en sus interrelaciones.

El estudio desplegado de los procesos referidos, nos ha llevado a precisarle en cuanto a las componentes esenciales que le integran y a las interconexiones que presenta este proceso a lo interno de él mismo y sus relaciones con otras componentes del entorno.

Por la complejidad de los referidos procesos, cuestión esta nunca suficiente y reiteradamente referida, resulta que la presentación que sigue de ellos nunca será completa y exhaustiva; pero sí permite tener una apreciación más precisa de estos procesos hacia sus interioridades, además de que constituyen la base indispensable de partida para que nos podamos proponer en el trabajo del departamento su estructuración secuencial e interdependiente, que permita prever la normalización de los procedimientos con la finalidad de proyectar los necesarios procesos de mejora de la calidad de los procesos para acceder a la acreditación, normalización según ISO-9004 del 2000 y pretender a la certificación de calidad.

La descripción del proceso de investigación se concibe como sigue:

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Como se puede apreciar en el esquema que representa el proceso de la investigación, aparecen ya explícitamente reflejados los otros dos procesos a partir de los resultados de la investigación (en la tercera etapa) donde están las aplicaciones a la enseñanza de los resultados de la investigación y las publicaciones, patentes, derechos de autor, softwares e informes, que son formas de divulgación o extensión de los resultados.

Sin embargo, la presencia de los otros dos procesos no sólo se reducen a los momentos en que quedan explícitos en cuanto al destino de los resultados. También están implícitos en las dos etapas anteriores. Desde el momento en que se inicia la detección de los problemas, los contactos con los clientes potenciales, la recopilación de la información factual, teórica, secundaria y primaria, los procesos de enseñanza y de extensión están presentes.

La enseñanza de los profesionales en formación dentro del pregrado o de los profesionales en activo que actualizan, desarrollan su capacitación o se inscriben en el proceso de la formación para la obtención de grados científicos, está presente desde los inicios del proceso. A los profesionales que se preparan en el pregrado se les está incorporando al proceso de detección de problemas de la realidad económica del entorno desde el momento en que vinculados a las entidades económicas del territorio comienzan el cumplimiento de las tareas del componente laboral investigativo del Plan de Estudios. Pero el proceso de enseñanza con un enfoque problémico, basado en la metodología de la investigación científica, ya inicia desde el primer año de la carrera el trabajo con y sobre problemas del ámbito de la economía real con un proceder científico para su planteamiento.

Por otro lado, los estudiantes de pre y postgrado son los colaboradores de los profesores en el proceso de la investigación. No sólo así es posible lograr el avance del trabajo científico, con una organización conveniente del proceso de colaboración de todos los recursos disponibles, sino que es la manera de asegurar coherencia en el trabajo científico técnico en la educación superior. El principio aquí es: aprender a hacer haciendo, a investigar y resolver con proceder científico los problemas del ejercicio profesional, investigando. Sólo satisfaciendo tal organización de la labor académica dentro del proceso de enseñanza es que se logra preparar profesionales capaces de desarrollar de modo independiente su gestión profesional una vez graduados.

El proceso de extensión de la cultura económica en particular y de la cultura universitaria en general hacia el entorno, es, al propio tiempo, parte integrante de la gestión dentro del proceso de la investigación científica. Iniciar el proceso de la investigación significa llevar hacia el análisis del entorno, en interacción con los potenciales clientes, la cultura de enfrentar la solución de los problemas económicos de la realidad con enfoque y rigor científico, importante momento de extensión de la acción universitaria en el medio en que se desempeña la academia.

Paralelamente al proceso de ejecución de la planeación, realización de tareas previstas, evaluación de los resultados parciales, obtención, formulación e introducción de los resultados, se desarrolla un proceso sistemático de análisis de los resultados en sesiones científicas, en las sesiones de trabajo de los grupos científicos que se nuclean alrededor del proyecto, de sus etapas, tareas, etc. Este proceso entraña un doble significado: por un lado es un proceso de formación de los investigadores, de desarrollo de las habilidades propias del científico en el campo de las ciencias económicas, y en tanto en estos equipos estarán profesores, estudiantes de postgrado y pregrado, es una labor, también de extensión por la realización de talleres, seminarios, debates, rendiciones de cuenta, evaluaciones parciales y otras formas más que adopta el trabajo científico investigativo.

Como se puede apreciar, tal enfoque del problema introduce una modificación sustancial a la concepción del proceso académico, visto en general. El papel del profesor no se circunscribe al proceso de transmisión de información sobre lo ya sabido, sino que incorpora el planteamiento del problema científico, en cuya solución y a través de ella, forma las habilidades profesionales necesarias al estudiante. Asimismo, el estudiante se incorpora a un proceso de producción de conocimiento, proceso creativo, que demanda el aprendizaje acelerado de conocimientos acumulados en la profesión, pero que al propio tiempo plantea las interrogantes sobre la incompletitud de la información para enfrentar su elaboración, desarrollando la conciencia de la imperfección del conocimiento humano y el desarrollo de las necesarias habilidades para su completamiento, formando capacidades de presentación de resultados, y otras importantes hábitos y valores profesionales.

El proceso docente, en función de los factores apuntados, también se modifica. Ahora se trata de desarrollar la ciencia que se profesa y enseñar la ciencia que se desarrolla, pero a través del ejercicio de su propio desarrollo. Esta perspectiva de la enseñanza es la que se encierra en el proceso de enseñanza aprendizaje sustentado en el método de la investigación científica, a que nos ha convocado la dirección de nuestro organismo desde hace más de cinco años.

De tal manera, el proceso académico está integrado por tres procesos íntimamente intercorrelacionados, cuya expresión gráfica podría presentarse como sigue:

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La descripción del proceso de enseñanza se concibe, a modo de esquema simplificado, de la manera siguiente:

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Como se puede apreciar del esquema simplificado del proceso de enseñanza – aprendizaje que se presenta arriba, este proceso es multiforme y variado en su contenido y formas de realización. Sus diferentes partes integrantes cuentan en el proceso de la investigación con el sustento que se presenta a modo de trasfondo, buscando dar a entender su presencia en relación con cada una de las partes integrantes.

El proceso en sí de enseñanza – aprendizaje, a su vez, se integra de una serie de subprocesos, a través de los cuales se desarrolla. A los efectos de diseñar con más detalle sus componentes, se precisaría la descripción de cada subproceso integrante, lo que sería válido para el propósito de formular procedimientos de mejora de la calidad; pero esto excede al propósito del presente trabajo, y más bien constituirá parte de continuación del estudio, con la finalidad de precisar un sistema de aseguramiento de la calidad de todo el proceso académico, a partir de garantizar la excelencia académica de la educación superior.

Finalmente el tercer proceso, el de la extensión, puede reflejarse en forma de esquema como sigue:

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El proceso de extensión presupone, al propio tiempo, igual que los anteriores, la presencia de una multiformidad de subprocesos que deben ser organizados y gestionados en el Departamento de Estudios Económicos con la finalidad de extender al entorno los diversos resultados de estudios propios o resultados del conocimiento del campo de las ciencias económicas alcanzados por la humanidad.

El desarrollo de la gestión extensionista en el departamento docente, al propio tiempo, posee la característica de demandar no sólo recursos sino coordinaciones importantes con una serie de componentes del entorno: editoriales, asociaciones profesionales, empresas, profesionales individualmente, grupos de trabajo, centros de estudios, equipos de investigaciones, organizaciones internacionales, otras Universidades y departamentos partners, y un grupo más de instituciones diversas que se dedican de manera especializada a la gestión de promoción y extensión.

La complejidad de los procesos a los que se enfrenta en su gestión el Departamento de Estudios Económicos ha sido considerada en el análisis estratégico del mismo, y del cual se ha derivado la proyección de la estrategia, a partir de su Misión y considerando la Visión futura del mismo. Esta estrategia general de trabajo del Departamento se concreta a través de cinco objetivos estratégicos, dentro de la cual se precisan en primer lugar, los propósitos en relación a los tres procesos esenciales del sistema.

Propuesta estructural del Departamento de Estudios Económicos para asegurar la administración del negocio académico.

Para enfrentar la gestión de administración de los procesos integrantes del proceso académico, el funcionamiento del sistema debe adoptar una estructura organizativa que supere la limitación de las determinaciones de áreas funcionales, que facilite la transmisión acelerada de la información necesaria para la gestión de los procesos, que asegure la flexibilidad del sistema para enfrentar de manera continuada la adopción de las decisiones más coherentes con las características de procesos creativos, cambiantes y en interacción con el entorno en que se desempeñan los profesionales del campo de las ciencias económicas.

Esquema de la organización del Departamento de Estudios Económicos y su funcionamiento.

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 Conclusiones

La gestión administrativa del trabajo académico en el departamento docente, al igual que la actividad de planeación, de evaluación de los entornos internos y externos, de análisis y desempeño en medio de la competencia y la gestión de los recursos materiales, financieros y humanos con previsión y proyección estratégica, plantea un nivel de complejidad elevado a la actividad en este nivel estructural

Resulta necesario que la organización del trabajo de un departamento docente de la educación superior (DEE) se realice sobre la base del funcionamiento con una estructura aplanada, que se corresponde con la forma de red (Esquema del proyecto del Departamento); esto implica que el trabajo se realice en equipo, a partir y sobre la base de proyectos, conducidos con base en un liderazgo real que exige de la elección (formal o informal) de los líderes.

La educación (instrucción, enseñanza y formación de valores) tiene que estructurarse sobre la base de los métodos de la investigación científica esto implica que las clases sean del tipo enseñanza problémica; que la práctica se realice sobre la base de proyectos de curso con la estructura de proyectos de investigación lo que posibilita que los estudiantes aprendan y se capaciten investigando en los perfiles de las disciplinas de la profesión.

El proceso de la Educación Superior tiene por base la investigación; la actividad fundamental de la Educación Superior es la científica investigativa, el resultado fundamental es la producción de conocimientos.

En el proceso de investigación científica se forman los profesionales (capacidad teórica, habilidades prácticas de plantearse problemas para su solución) y las formas que adopta la producción del servicio de un CES son: Nuevos conocimientos, desarrollos o aplicaciones de conocimientos como producción fundamental para la extensión universitaria (libros, manuales, normas, metodologías y otros como soportes del producto fundamental).

Recomendaciones

1. Diseñar en detalles los procesos para enfrentar el trabajo de implantación de las normas ISO 9004 del 2000 con vistas a asegurar la excelencia del proceso académico.

2. Realizar el estudio de mercado de la demanda de los servicios o productos académicos que ofrece el DEE hacia el entorno territorial y o empresarial

Bibliografía.

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El proceso académico y su administración en la Educación Superior.

Contenido

1. Resumen

2. Introducción

3. Administración del negocio académico en el Departamento de Estudios Económicos

4. Los procesos de la actividad académica en el Departamento de Estudios Económicos.

5. Conclusiones

6. Bibliografía.